คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

ป 2561

กระบวนการ การบนทกรายงานการประชมคณะกรรมการบรหาร

คณะอกษรศาสตร จฬาลงกณมหาวทยาลย

ส าหรบผชวยเลขานการ

ของ นางสาวทพนภา ชนสกล

กระบวนการ การบนทกรายงานการประชมคณะกรรมการบรหารคณะอกษรศาสตร

จฬาลงกณมหาวทยาลย ส าหรบผชวยเลขานการ

1. วตถประสงค

1.1 เพอเปนแนวทางการบนทกรายงานการประชม ทแสดงถงแนวการปฏบตงานของการบนทก

รายงานการประชม และเอกสารทเกยวของ

1.2 เพอเปนขอมลอางอง แสดงวธการท างานทสามารถถายทอดใหกบผเขามาปฏบตงานใหมหรอ

ผปฏบตงานแทนสามารถปฏบตงานเหลานได

1.3 เพอเปนแนวทางใหผปฏบตงานในกระบวนการการบนทกรายงานประชมฯ พฒนาสมรรถนะของ

ตนเอง

2. ขอบเขต

กระบวนการปฏบตงานน ครอบคลมการบนทกรายงานการประชมคณะกรรมการบรหารคณะอกษร

ศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลย ส าหรบผชวยเลขานการ ตงแตเพมเตมความรจากการอานรายงานการ

ประชมฉบบกอน ศกษาระเบยบการเขยนรายงานการประชม และเอกสารทเกยวของ รวมถงแนะน าการใช

เทคโนโลยทจะชวยในการเขยนรายงานการประชม ทงนกระบวนการบนทกรายงานการประชมน เปนแนว

ทางการท างานทผจดท าจะถายทอดใหผทมาปฏบตงานในสวนนตอไปไดทราบแนวทางการท างาน วาควร

เรมตนอยางไร ศกษาระเบยบใดบางและแชรประสบการณทส าคญ รวมทงขอพงระวง ผทปฏบตงานตอ

สามารถน าไปปรบใชใหเหมาะสมกบตนเองได

3. แนวทางในการปฏบตของบคลากร

ผชวยเลขานการ เพมเตมทกษะดวยการอานรายงานการประชมกอนหนา เพอทราบถงแนว

ทางการเขยนรายงานฯ และศกษาระเบยบการเขยนรายงานการประชม การเตรยมความพรอมจะชวยใหการ

เขยนมแนวทางทชดเจน สามารถจดประเดนทส าคญไดครบถวน หากมเวลาฝกท าแบบฝกหดการเขยนจบ

ประเดนหลก ประเดนรอง หากมความเชยวชาญในระดบหนง กจะชวยใหการเขยนรายงานการประชมแตละ

ครงส าเรจไดเรว ลดเวลาการท างาน และลดความเครยดจากการท างานได

4. เอกสารอางอง

http://203.131.210.100/km/wp-content/uploads/2010/07/meetingreport-writing.pdf

ผงกระบวนการ (Work flow) ชอกระบวนการ การบนทกรายงานการประชมคณะกรรมการบรหารคณะอกษรศาสตร จฬาลงกณมหาวทยาลย ส าหรบผชวยเลขานการ ขอก าหนดส าคญของกระบวนการ พมพเนอหารายงานการประชมถกตอง ตวชวดส าคญของกระบวนการ การรบรองรายงานการประชมทกครง ไมมใหแกไขค าทพมพผด

ท ผงกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน เอกสารทเกยวของ ผรบผดชอบ 1 ศกษา-อาน รายงานการประชม และ

ระเบยบการเขยนรายงานการประชม 3 วน น าแฟมรายงานประชมแตละครง

มาศกษา และอานการเขยนรายงานการประชมเพอเปนแนวทางในการเขยนรายงานการประชม ศกษาระเบยบการเขยนรายงานการประชม

เขยนถกตองตามระเบยบการเขยนรายงานการประชม

แฟมรายงานการประชม ระเบยบการเขยนรายงานการประชม

ผชวยเลขานการคณะกรรมการบรหารคณะ

2 วนประชมคณะกรรมการบรหารคณะฯ

3-5 ชม. แจกส าเนาวาระการประชม, รายงานการประชม ตดตงอปกรณเชอมตอคอมพวเตอรกบเครอง I-Pad

ผเขาประชมไดรบเอกสารครบทกทาน

วาระการประขม รายงานการประชม

ผชวยเลขานการคณะกรรมการบรหารคณะ

3 จดท ารายงานการประชมคณะกรรมการบรหารคณะ

1-2 วน พมพรายงานการประชม พมพไดครบตามวาระการประชม

รายงานการประชม ผชวยเลขานการคณะกรรมการบรหารคณะ

4 ตรวจทานค าผดของรายงานการประชม

1 ชม. อาน-ตรวจทานรายงานการประชม รายงานประชมเนอหาถกตอง

รายงานการประชม ผชวยเลขานการคณะกรรมการบรหารคณะ

5 สงตนฉบบรายงานการประชมใหเลขานการคณะกรรมการบรหารคณะฯ

1 ชม. สงตนฉบบรายงานประชมไปทอเมลของเลขานการคณะกรรมการบรหารคณะ

เลขานการคณะกรรมการบรหารคณะไดรบตนฉบบราย งานการประชม

ตนฉบบรายการประชม

ผชวยเลขานการคณะกรรมการบรหารคณะ

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน

1. น ำแฟมรำยงำนประชมแตละครง มำศกษำ และอำนกำรเขยนรำยงำนกำรประชมเพอเปนแนวทำงในกำรเขยนรำยงำนกำรประชม

อำนแฟมรำยงำนกำรประชมของครงทผำนมำเพอเปนแนวทำงกำรจดรำยงำนกำรประชม โดยแฟมรำยงำนกำรประชมเกบอย 2 ท คร งลำสดจะอย ในตหองเลขำนกำรคณะกรรมกำรบรหำรคณะ และครงทผำนมำเกน 1 ป อยทหองใตดน อำคำรมหำวชรำวธ ตเกบเอกสำรตงอยบรเวณทำงลงบนไดดำนซำยมอและขวำ (เอกสำรแนบท 1 ศกษำระเบยบกำรเขยนรำยงำนกำรประชม)

2. แจกส ำเนำวำระกำรประชม, รำยงำนกำรประชม ตดตงอปกรณเชอมตอคอมพวเตอรกบเครอง I-Pad

วนประ ชมคณะกรรมกำรบรหำรคณะอกษรศำสตร ผชวยเลขำนกำร ปฏบตงำนดงน 1 แจกส ำเนำวำระกำรประชม รำยงำนกำร ตำมจ ำนวนรำยชอกรรมกำร และผ เ ขำรวมประชม จ ำนวน 35 คน (จะมกรรมกำรบำงทำนไมรบส ำเนำ เนองจำกกรรมกำรไดรบส ำเนำทำงอเมลแลว) จดบนทกต ำแหนงทนงของกรรมกำรแตละคนวำนงต ำแหนงใดเพอจะไดทรำบ และแจกส ำเนำไดถกตอง (เอกสำรแนบท 2 ภำพผงหองประชม) 2. ตดตงเครองตอ I-pad และ เครองคอมพวเตอรเพอควำมสะดวกในกำรเปลยนสำยเสยบ (เอกสำรแนบท 3 ภำพกำรตออปกรณเชอตอ) หำกเกดเกยวกบคอมพวเตอรหรอเครองฉำยโปรเจเตอร โทรตดตอชำงเทคนคของอำคำรบรมรำชกมำร ชอคณพษณ โทร 087-504-7036 (อำจมกำรเปลยนแปลงกรณำตรวจสอบกอน) 3. ชวยเสรฟชำ กำแฟ (หำกมเวลำวำง) 4. เตรยมอปกรณเครองเขยน ไดแก ปำกกำสน ำเงน สแดง ดนสอบ น ำยำลบค ำผด ไมบรรทด กระดำษเปลำ 4 แผน 5. เรมกำรประชม - นบจ ำนวนกรรมกำรทเขำมำในหองประชม วำครบเกนครงของจ ำนวนกรรมกำร จ ำนวน 17 คนขนไป เมอครบแจงประธำนใหเรมประชม รำยละเอยดกำรจดรำยงำนกำรประชม - จดเวลำเรมกำรประชม - จดวำระกำรประชม เรมจดดงน - จดชอผพดอำนวำระ

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน

- จดประเดนส ำคญ ใครท ำอะไร ทไหน อยำงไร จดใจควำมส ำคญเปนหลก ไมตองจดในสวนทกรรมกำรทำนอนอภปรำย แตฟงสรปจำกประธำน หรอผทพดวำระนนเปนหลก - จดทประชมมมตวำอยำงไร เรองรบรองรำยงำนกำรประชม ลงทำย ทประชมพจำรณำแลว มมตรบรองรำยงำนกำรประชม เรองสบเนอง ลงทำย ทประชมพจำรณำแลวมมตอนมต หรอมมตใหด ำเนนกำรอยำงไรใสรำยละเอยด วำทประชมพจำรณำแลว มมตให....... เรองแจงเพอทรำบ ลงทำย ทประชมรบทรำบ หรอเรองทรำยงำนจำกทประชมอนใหรบทรำบ ลงทำย ทประชมพจำรณำแลวมมตเหนชอบ เรองเพอพจำรณำ ลงทำย ทประชมพจำรณำแลวมมตอนมต เรองเสนอเพอทกทวง ลงทำย ทประชมพจำรณำแลว มมตอนมต เรองอนๆ ลงทำย ทประชมรบทรำบ - ประธำนแจงปดกำรประชม จดเวลำเลกประชม - ตรวจดใบลงนำมผเขำรวมประชมวำทำนใดยงไมไดลง นำม เพรำะบำงทำนอำจเขำมำภำยหลงจำกทเรมประชมไปแลว 6. หลงกำรประชม เกบส ำเนำวำระกำรประขม ส ำหรบคนทไมมำประชม และจดเกบอปกรณเชอมตอใหครบ

พมพรำยงำนกำรประชม

พมพรำยงำนกำรประชม (เอกสำรแนบท 4 ฟอรมรำยงำนกำรประชม) ดงน 1. ตรวจสอบใบลงนำมผเขำรวม มผเขำประชม ผเขำรวมประชม และผไมเขำรวมประชม 2. พมพเวลำเรมประชม 3. กจกำรทประชม วำระท 1 เรองรบรองรำยงำนกำรประชมครงท.... ประธำนขอใหทประชมรบรองรำยงำนกำรประชมครงท... หำกมแกไข ใสเพมเตมวำแกไขอยำงไร เชน ทประชมพจำรณำแลว มมตแกไขหนำ 18 บรรทดท 24 จำก “ภำควชำ

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน

บรรณำรกษศำสตร ชน 7 อำคำรบรมรำชกมำร ” เปน “ภำควชำบรรณำรกษศำสตร ชน 8 อำคำรบรมรำชกมำร” จำกนนทประชมมมตรบรองรำยงำนกำรประชมครงท ...... 4. เรองสบเนอง เรองเสนอเพอพจำรณำ เรองเสนอเพอทกทวง และเรองอนๆ พมพ เนอหำของหวขอนน บำงประเดนอำจตองหำขอมลเพมเตมจำกเอกสำรอนเพมเตม จำกบนทกตนเรองทสงมำในแฟมสวำระกำรประชม หรอตรวจสอบไดจำกระเบยบ ขอบงคบทเผยแพรไวทเวบไซดของตนเรองนน หรอเอกสำรทแชรไวใน google form หวขอเอกสำรกำรประชม ในสวนกำรเขำดเอกสำร google form ตองใหผดแลขอมลแชร link google form ผรบแชรกตองสมครเมล gmail ดวย

อำน-ตรวจทำนรำยงำนกำรประชม

เมอพมพครบทกวำระ ใหพจำรณำอำนเนอควำม กำรสะกดค ำ รวมถงกำรจดหนำรำยงำนกำประชม เชน กำรยอหนำ กำรเวนบรรทด ดงน

1. หวขออยกงกลำง โดยเลอกกด Home – Paragraph – เลอกสญลกษณ Center Your Content on the Page

2. ผเขำประชม ผเขำรวมประชม ผไมมำประชม อยชดทยอหนำแรก

3. รำย ชอผประชม ใสหมำยเลขตำมล ำดบ โดยคอมพวเตอรจะเรยงตวเลขใหอตโนมต และยอหนำใหในครำวเดยวกนเลย

4. เรมประชมเวลำ... อยชดยอหนำเดยวกบค ำวำผเขำประชม

5. กจกำรทประชม อยตรงกลำงโดยเลอกกด Home – Paragraph – เ ล อ ก ส ญ ล ก ษ ณ Center Your Content on the Page

6. วำระท .... อยชดยอหนำเดยวกบค ำวำเรองประชมเวลำ ...

7. หวขอเรองในแตละวำระเลอกกด Tab 1 ครง ก ำหนดระยะ Tab 1.5 เซนตเมตร เมอพมพขอควำมขน

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน

บรรทดใหมใหหวบรรทดใหมตรงกบค ำวำวำระ ในหวขอนน

8. ค ำลงทำย ทประชมมมต หรอรบทรำบ ใหเลอกกด Tab 1 ครง ทระยะเดยวกบขอควำมดำนบน

9. เวนระยะหวขอแตละเรอง 1 บรรทด เพอไมใหแตละขอชด และดแนนเกนไป

สงตนฉบบรำยงำนประชมไปทำงอเมลของเลขำนกำรคณะกรรมกำรบรหำรคณะ

เมอตรวจทำนเรยบรอย สงตนฉบบรำยงำนกำรประชมไปทเมลของเลขำนกำรคณะกรรมกำรบรหำรคณะ ก ำหนดชอไฟล ประชมคณะกรรมกำรบรหำรคณะ ครงท.../..... ขอพงระวง กำรเสยเวลำจดรปหนำเอกสำรใหม คอ ไฟล Microsoft Word แตละเครองคอมพวเตอรจะตำงรนกน เมอเปดไฟลเอกสำรกบเครองคอมพวเตอรอน รปแบบกำรจดหนำอำจไมเหมอนดงไฟลตนฉบบ อำจจะประสำนใหศนยคอมพวเตอรของคณะอกษรศำสตร ลงโปรแกรม Microsoft Word ให เ หมอนกนระหวำง เคร องคอมพว เตอรของผชวยเลขำนกำร กบเลขำนกำร เพอไมเสยเวลำในกำรจดรปหนำรำยงำนกำรประชมใหม

เอกสารแนบ

การเขยนรายงานการประชม

รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมต

ของทประชมไวเปนหลกฐานดงนน เมอมการประชมจงเปนหนาทของฝายเลขานการทจะตองรบผดชอบจดทา

รายงานการประชม

ปญหาของการเขยนรายงานการประชม

1. ไมรวธการดาเนนการประชมทถกตอง

2. ไมรจะจดอยางไร

3. ไมเขาใจประเดนของเรอง

ผเขยนจะตองรวธคดกอนเขยน รลาดบความคด รโครงสรางความคด รองคประกอบเนอหา

ของหนงสอ รยอหนาแรกของหนงสอราชการ คออะไร ยอหนาตอไป คออะไร จบอยางไร จะทาใหเขยน

หนงสอไดเขาใจงาย ไมสบสนวกวน

การจดรายงานการประชม

รายงานการประชม พจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2542 ให ความหมายวา รายละเอยด

หรอสาระของการประชมทจดไวอยางเปนทางการ

ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ใหความหมายวา การบนทกความ

คดเหนของผมาประชม ผรวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน

รายงานการประชมจดเปนหนงสอราชการชนดท 6 คอ หนงสอทเจาหนาทจดทาขนหรอรบไวเปน

หลกฐานในราชการ ดงนน การจดทารายงานการประชมตองจดทาใหถกตอง ตามระเบยบ

ความสาคญของรายงานการประชม

รายงานการประชม มความสาคญกบองคการมาก หากรายงานการประชมมความหมายผดไปจาก

การอภปราย ยอมเกดความเสยหายตอองคการได โดยมความสาคญดงน

1. เปนองคประกอบของการประชมการประชมอยางเปนทางการ มองคประกอบ ไดแก ประธาน

องคประชม เลขานการ ญตต ระเบยบวาระการประชม มต รายงานการประชม และหนงสอเชญประชม

ในการประชมบางเรองอาจมองคประกอบไมครบกได แตรายงานการประชมกถอเปน

องคประกอบทขาดไมได เพราะการประชมนนมวตถประสงคจะใหผมอานาจหนาท หรอมความรความ

เชยวชาญในเรองทมการประชมนนมารวมแสดงความคดเหนเพอนาไปสการลงมต คอเสยงขางมาก และ

สามารถนาไปปฏบตไดตอไป

รายงานการประชมจงเปนองคประกอบทมความสาคญ เพราะจะตองใชเปนหลกฐานในการ

อางองยนยน หรอตรวจสอบในภายหลง รายงานการประชมจะมผลสมบรณตอเมอมการรบรองรายงานการ

ประชมเรยบรอยแลว

2

2. เปนหลกฐานการปฏบตงาน ยนยนการปฏบตงานทไดบนทกรายงานผลการปฏบตงาน การ

แลกเปลยนความคดเหน การกาหนดนโยบาย ขอเสนอแนะ และมตทประชม

3. เปนเครองมอการตดตามงาน รายการประชมทมการจดมตไว จะเปนหลกฐานสาคญให

เลขานการหรอผไดรบมอบหมายไดตดตามงานตามมตทประชม

การประชมจะมระเบยบวาระ เรองทเสนอใหทประชมทราบ ซงผปฏบตจะรายงานผลหรอ

ความกาวหนาในการปฏบตงานตามมตทประชมครงกอน ทงนจะเปนประโยชนแกองคการใหสามารถเรงรด

และพฒนางานได

4. เปนหลกฐานอางอง รายงานการประชมทรบรองรายงานการประชมแลว ถอเปนเอกสารทใช

อางองไดตามกฎมาย หากมปญหาหรอความขดแยงในทางปฏบต สามารถใชมตทประชมเพอยตความขดแยงนน

5. เปนขอมลขาวสาร เลขานการจะสงรายงานการประชมใหผเขารวมประชมไดรบทราบขอมล

หรอทบทวนเรองราวทผานมาในการประชมครงกอน นอกจากนยงเปนประโยชนสาหรบผไมมาประชมไดศกษา

ขอมลและรบทราบมตทประชมดวย

รายงานการประชมเปนขอมลขาวสารทสามารถเผยแพรใหบคลากรในหนวยงานไดรบทราบ

และถอวาเปนรปแบบหนงของการประชมสมพนธภายใน เพอสรางความเขาใจอนดตอองคการ

การเขยนจดหมายเชญประชม

การประชมแตละครง เลขานการตองมหนาททาจดหมายเชญประชมเพอนดหมาย

คณะกรรมการสมาชก หรอผทมสวนเกยวของกบการประชมของหนวยงานนน ๆ ผเขาประชมจะไดทราบวาจะ

มการประชม เรองอะไร วนใด เวลาใด มระเบยบวาระการประชมอะไรบาง เพอผเขาประชมจะไดเตรยมตวหา

ขอมลตาง ๆ มาเสนอแกทประชม

การเขยนจดหมายเชญประชมมหลกการเขยน ดงน

1. จดหมายเชญประชมควรสงลวงหนาใหผเขารวมประชมทราบลวงหนาอยางนอย 7 วน กอน

การประชม เพอใหเตรยมตวเขาประชม หรอหากมธระจะไดแจงใหหนวยงานทราบ

2. แจงเรองทจะประชม วน เวลา สถานท พรอมทงระเบยบวาระการประชมใหชดเจน

3. ใชสานวนภาษาทชดเจน รดกม และไดใจความ ไมเขยนเยนเยอ วกวน เพราะจะทาใหผอาน

เขาใจความหมายไมถกตอง

4. การเขยนจดหมายเชญประชม อาจจะเขยนระเบยบวาระการประชมลงไปในจดหมายเชญ

ประชม หรอแยกระเบยบวาระการประชมอกแผนตางหากกไดโดยทวไปการเขยนจดหมายเชญประชม

- ยอหนาแรกจะแจงวาผมอานาจ เชน ประธาน คณบด ผอานวยการ ฯลฯ ตองการนดประชม

เรอง อะไร ครงทเทาไร เมอไร ทไหน

- ยอหนาถดมาจะแจงหวขอประชมหรอระเบยบวาระการประชม และยอหนาสดทายจะเชญ

ใหผเขาประชมไปประชมตามวน เวลา และสถานททกาหนด

3

การเขยนรายงานการประชม

1. ควรจดรายงานการประชมควรจดเฉพาะใจความสาคญ ไมจาเปนตองจดทกคาพดหากเปน

การประชมสาคญ ๆ อาจตองจดอยางละเอยด จดทกญตตทผประชมเสนอใหพจารณาแตไมตองจดคาพดท

อภปรายกน หรอความเหนทผประชมเสนอทงหมด

2. ใชภาษาใหถกตองชดเจน ทสามารถสอความหมายใหผรบสารหรอขอตกลงของทประชมเพอ

นาไปปฏบตตามมตของทประชม โดยบนทกอยางกะทดรด เฉพาะใจความสาคญของเหตผลและมตของทประชม

3. การเขยนรายงานการประชมควรเขยนเรยงตามลาดบวาระการประชมครงนน ๆ โดยเขยนหว

เรองหรอปญหาในแตละวาระพรอมทงมตของทประชมในญตตนน ๆ ดวย

4. ไมตองจดคาพดโตแยงของแตละคน หรอคาพดทเปนรายละเอยดปลกยอยมากเกนไป ยกเวน

เปนการบนทกอยางละเอยดทตองการขอมลทมรายละเอยดมาก

5. ผเขยนรายงานการประชมตองตงใจฟงการประชมอยางมสมาธเพอเขยนรายงานการประชม

ไดถกตองตามมต และตามความเปนจรง

6. ควรแยกประเดนสาคญของผทประชมเสนอมาใหอานเขาใจงาย ไมสบสน

7. ถาขอมลเปนตวเลข จานวนเงน สถต ควรเขยนใหถกตอง ชดเจน เรยงเปนลาดบชดเจนท

สามารถสอความหมายไดงาย

8. ใชถอยคาสานวนแบบยอความใหไดใจความสมบรณ ไมใชคาฟมเฟอย หรอสานวนโวหารท

เราอารมณทอาจสอความหมายไปในทางใดทางหนง ไมตรงตามวตถประสงคของเรองทประชม

4

แบบรายงานการประชม

รายงานการประชม.........................................................

ครงท.................................

เมอวนท............................

ณ .........................................................................................

------------------------------

ผมาประชม

1. ..............................................................

2. ..............................................................

3. ..............................................................

ผไมมาประชม (ถาม)

1. ..............................................................

2. ..............................................................

3. ..............................................................

ผมารวมประชม (ถาม)

1. ..............................................................

2. ..............................................................

3. ..............................................................

เรมประชมเวลา

....................................................................

ขอความ

..............................................................................................................................................................................

................. ..................................................... .....................................................................

............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................

เลกประชมเวลา

....................................................................

ผจดรายงานประชม

...................................................................

5

แบบรายงานการประชม

1. รายงานการประชมใหลงชอคณะทประชมหรอชอการประชมนน เชน “รายงานการประชม

คณะกรรมการ................”

2. ครงท การลงครงททประชม ม 2 วธ ทสามารถเลอกปฏบตได คอ

2.1 ลงครงททประชมเปนรายป โดยเรมครงแรกจากเลข 1 เรยงเปนลาดบไปจนสนป

ปฏทน ทบเลขปพทธศกราชทประชมเมอขนปใหมใหเรมครงท 1 ใหม เรยงไปตามลาดบ เชน ครงท 1/2555

, 2/2555

2.2 ลงจานวนครงทประชมทงหมดของคณะทประชม หรอการประชมนนประกอบกบครงท

ทประชมเปนรายป เชน ครงท 12 – 1/2555 , 12 – 2/2555

3. เมอวนท ใหลงวน เดอน ป ทประชม เชน วนองคารท 12 กมภาพนธ 2555

4. ณ ใหลงชอสถานท ทใชเปนทประชม

5. ผมาประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชมซงมาประชมใน

กรณทเปนผไดรบการแตงตงเปนผแทนหนวยงานใหระบวาเปนผแทนของหนวยงานใด พรอมตาแหนงในคณะ

ทประชม ในกรณทเปนผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทนและลงดวยวามาประชมแทนผใด หรอ

ตาแหนงใด หรอแทนผแทนหนวยงานใด

6. ผไมมาประชมใหลงชอหรอตาแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชม ซงมไดมา

ประชมโดยระบใหทราบวาเปนผแทนจากหนวยงานใดพรอมทงเหตผลทไมสามารถมาประชม ถาหากทราบ

ดวยกได

7. ผเขารวมประชมใหลงชอหรอตาแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชม ซงไดเขา

มารวมประชมและหนวยงานทสงกด (ถาม)

8. เรมประชมใหลงเวลาทเรมประชม

9. ขอความใหบนทกขอความทประชม โดยปกตเรมดวยประธานกลาวเปดประชมและเรองท

ประชมกบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรอง ประกอบดวยหวขอ ดงน

9.1 วาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ

วธเขยน ไดแก หวขอเรอง บคคลนาเขา เนอหา บทสรป (ทประชมรบทราบ)

9.2 วาระท 2 เรองรบรองรายงานการประชม (กรณเปนการประชมทไมใชการประชมครงแรก)

วธเขยน เชน ประธานไดเสนอรางรายงานการประชมครงท 1/2553 เมอวนท

5 พฤษภาคม 2553 ใหทประชมพจารณา ทประชมพจารณาแลว รบรองรายงานการประชมโดยไมมกแกไข

หรอมการแกไขดงน.........................

6

การรบรองรายงานการประชม อาจทาได 3 วธ คอ

วธท 1 การรบรองแบบเรงดวน มความจาเปนเรงดวนทจะตองรบรองรายงานการประชมเพอ

นาไปใชงานสาคญ เรงดวนใหประธานหรอเลขานการของทประชม อานสรปมตทประชมพจารณารบรอง

วธท 2 การรบรองในการประชมครงตอไป ใหประธานหรอเลขานการ เสนอรายงาน การประชม

ครงทแลวมาใหทประชมพจารณารบรอง

วธท 3 การรบรองโดยการแจงเวยน ใชในกรณทประชมครงเดยว / ครงสดทาย หรอประชมครง

ตอไปอกนานมาก

9.3 วาระท 3 เรองทเสนอใหทประชมทราบ วธเขยนเหมอนกบระเบยบวาระท 1

9.4 วาระท 4 เรองทเสนอใหทประชมพจารณา

วธเขยน หวขอเรอง ผนาเขา เนอหา (ประกอบดวย ประเดนปญหาและ

ผลกระทบ ขอเทจจรง ความคดเหน ขอเสนอ ) บทสรปมตทประชม เชน ทประชมพจารณาแลวใหสวนงานหา

ขอมลเพมเตมประกอบการพจารณาในครง ตอไป

9.5 วาระท 5 เรองอน ๆ (ถาม) เปนเรองดวนและสาคญ เกดขนหลงจากออกหนงสอเชญ

ประชมไปแลว

10. ประธาน กลาวการปดประชม

11. เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม

12. ผจดรายงานการประชม

สวนประกอบของขอความในแตละเรอง ควรประกอบดวยเนอหา 3 สวน คอ

สวนท 1 ความเปนมา หรอสาเหตททาใหตองมการประชมพจารณาเรองนนๆ

สวนท 2 ความคดเหนหรอขออภปรายตางๆ ซงคณะทประชมไดแสดงความคดเหนหรอได

อภปรายในเรองดงกลาว

สวนท 3 มตทประชม ซงถอเปนสวนสาคญ ทจาเปนตองระบใหชดเจน เพอจะไดใชเปน

หลกฐาน หรอใชเปนแนวทางในการปฏบตตอเรองตางๆ ทไดประชม

การจดรายงานการประชม อาจทาได 3 วธ คอ

วธท 1 จดรายละเอยดทกสานวนทพด ของกรรมการ หรอผเขารวมประชมทกคน พรอมดวยมต

ใชในกรณทเปนปญหาตความดานกฎหมาย / เปนทางการ

วธท 2 จดอยางยอ จดยอประเดนสาคญของกรรมการหรอผเขารวมประชม อนเปนเหตผล

นาไปสมตของทประชม พรอมดวยมต

วธท 3 จดแตเหตผลกบมตของทประชม ไดแกปญหาขอเทจจรง ความเหนขอเสนอแนะ และมตทประขม

7

ทกษะการจบประเดนสรปความ

1. เรองแจงทราบ 5W1H ใชเทคนค 5W1H ในการคดวเคราะหปญหาคออะไร หรอ อะไรคอปญหา

Who ใคร (ในเรองนนมใครบาง)

What ทาอะไร (แตละคนทาอะไรบาง)

Where ทไหน (เหตการณหรอสงททานนอยทไหน)

When เมอไหร (เหตการณหรอสงททานนทาเมอวน เดอน ป ใด)

Why ทาไม (เหตใดจงไดทาสงนน หรอเกดเหตการณนนๆ)

How อยางไร (เหตการณหรอสงททานนทาเปนอยางไรบาง)

2. เรองพจารณา ประเดนปญหา ผลกระทบ ขอเทจจรง ความคดเหน ขอเสนอ มตทประชม บคคล

อภปราย พดในทประชม ผจดรายงานการประชมตอง “จบเจตนา” ของผพดวาตองการอะไร ดงน

2.1 รายงาน - รายงานการปฏบตงาน ความคบหนาของผลงาน / รายงาน

ปญหาอปสรรค

2.2 แจง - การพดแจงใหเพอทราบ 5W1H

2.3 ชแจง - การพดเพอชแจงสาเหต เรองราว หรอชแจงระเบยบการปฏบต

2.4 แสดงความคดเหน - การแสดงความคดเหนเกยวกบประเดนทพจารณาอย ทาแลวเกด

ประโยชน ผลด ผลเสยหรอไมอยางไร

2.5 ใหขอเสนอ – การใหขอเสนอควรทาอะไร หรอ อยางไร

8

ตวอยางการเขยนรายงานการประชม

ขอท 1 ขอท 1

ขอท 2

ขอท 3

ขอท 4

-------------------------------------------

ขอท 5

รายงานการประชมคณะกรรมการประจาคณะวารสารศาสตรและสอสารมวลชน

ครงท 1/2556

วนศกรท 22 มกราคม พ.ศ. 2556

ณ หองประชมเกษม ศรสมพนธ ชน 4 อาคารคณะวารสารศาสตรฯ ศนยรงสต

ผมาประชม 1. รองศาสตราจารยพรทพย สมปตตะวนช ประธานกรรมการ (คณบดคณะวารสารศาสตรและสอสารมวลชน) 2. นายภทรพงศ ศรเธยรอนทร กรรมการผทรงคณวฒ 3. อาจารย ดร.พงษศกด พยฆวเชยร กรรมการผทรงคณวฒ 4. ผชวยศาสตราจารยชลพร เกษโกวท กรรมการผทรงคณวฒ 5. ผชวยศาสตราจารยปทมา สวรรณภกด กรรมการ (รองคณบดฝายบรหาร และ หวหนาสาขาภาพยนตรและภาพถาย) 6. รองศาสตราจารยกลยกร วรกลลฎฐานย กรรมการ (รองคณบดฝายวชาการ) 7. รองศาสตราจารยวงหทย ตนชวะวงศ กรรมการ (รองคณบดฝายวจยและวางแผน) 8. อาจารยวาร ฉตรอดมผล กรรมการ (รองคณบดฝายการนกศกษา) 9. อาจารย ดร.นธดา แสงสงแกว กรรมการ (ผอานวยการโครงการปรญญาตร ภาคภาษาองกฤษ (B.J.M.) 10. อาจารยสมชชนนท เอกปญญากล กรรมการ (ผแทนจากสภาอาจารยประเภทหนวยงาน และ หวหนาสาขาวชาโฆษณา) 11. อาจารยเกศราพร ทองพมพฤกษา กรรมการ (หวหนาสาขาวชาหนงสอพมพและสงพมพ) 12. อาจารยดวงแกว เธยรสวสดกจ กรรมการ (หวหนาสาขาวชาประชาสมพนธ) 13. นางสาวหรรษา วงศธรรมกล เลขานการคณะกรรมการ 14. นางสาวธารารตน พรหมบบผา ผชวยเลขานการคณะกรรมการ 15 นางสาวศรณยภทร ศรวชา ผชวยเลขานการคณะกรรมการ

9

- - ขอท 6 ขอท 6

ขอท 7

----------------------------------

ขอท 8

-----------------------------------

ประธานกลาวเปดประชมและแจงใหทประชมทราบและพจารณาวาระตางๆ ดงน

ขอท 9

ผไมมาประชม

1. อาจารยประไพพศ มทตาเจรญ ตดราชการ

(รองคณบดฝายวเทศสมพนธและประชาสมพนธ)

2. รองศาสตราจารยกตมา สรสนธ ตดราชการ

(ผแทนคณาจารย)

3. รองศาสตราจารยแอนนา จมพลเสถยร ตดราชการ

(ผอานวยการปรญญาโท)

ผเขารวมประชม

1. นางปทมมาศ เฟองการรบ

2. นางสาวอมราลกษณ ภวไนยวรพงศ

3. นางปยาพชร คนชม

เปดประชมเวลา 13.30 น.

วาระท 1 เรองทแจงใหทประชมทราบ 1.1 เรอง................................................................ ประธานแจงทประชมวา ........................................................................... ...................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................... มตทประชม ทประชมรบทราบ วาระท 2 เรองรบรองรายงานการประชม 2.1 เรองรบรองรายงานการประชมครงท .......................... ทประชมพจารณารายงานการประชมคณะกรรมการประจาคณะวารสารศาสตรและสอสารมวลชน ครงท ........... เมอวนท ................. แลว มมตใหแกไขรายงานการประชม ดงน หนาท 4 วาระท 3 ขอท 1 “............ขอความเดม..............” แกไขเปน “............ขอความใหม..............”

มตทประชม ทประชมรบรองรายการประชมครงท 11/2555 โดยใหแกไขดงกลาว

10

ขอท 9

วาระท 3 เรองสบเนอง

3.1 เรอง...................................................................................................

3.1.1 เรอง................................................................................

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

มตทประชม ทประชมรบทราบ

3.1.2 เรอง...................................................................................

.....................................................................................................................................................

......................................................................................................................

มตทประชม ทประชมรบทราบ

3.2 เรอง..........................................................................................

ประธานแจงทประชมวา ..........................................................................

.....................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

มตทประชม ทประชมรบทราบ

วาระท 4 เรองพจารณา

4.1 เรอง พจารณา..............................................................................

.....................................................................................................................................................

......................................................................................................................

มตทประชม ทประชมเหนชอบในหลกการ และใหดาเนนการตามทเสนอ

4.2 เรอง......................................................................................

4.2.1 เรอง......................................................................................

............................................................................................................................................

............................................................................................................................................

มตทประชม ทประชมเหนชอบในหลกการ และใหดาเนนการ

ตามทเสนอ

4.2.2 เรอง......................................................................................

.....................................................................................................................................................

......................................................................................................................

มตทประชม ทประชมเหนชอบในหลกการ และใหดาเนนการ

ตามทเสนอ

4.3 เรอง พจารณา..............................................................................

.....................................................................................................................................................

11

ขอท 9

-----------------------------------

ขอท 10

------------------------------------------

ขอท 11

ปดประชมเวลา 15.10 น.

ธารารตน พรหมบบผา ผจดรายงานการประชม

หรรษา วงศธรรมกล ผตรวจรายงานการประชม

วาระท 5 เรองอนๆ

5.1 เรอง.......................................................................

.....................................................................................................................................................

.........................................................................................................................

มตทประชม ทประชมรบทราบ

5.2 เรอง วนประชมครงตอไป

ประธานแจงทประชมวา ประชมครงตอไปในวน.....................................

.....................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

มตทประชม ทประชมรบทราบ

12

ขอบกพรองในการเขยนรายงานการประชม

1. ชอรายงานและผจด มการใชคาตางๆไมตรงกน ควรใชใหเปนมาตรฐาน คอ รายงานการ

ประชมและผจดรายงานการประชม

2. ชอการประชม บางแหงตงชอการประชมไมเหมาะสม เชน “การประชมแผน”.........พมพชอ

คณะกรรมการตามทแตงตง เชน “การประชมคณะกรรมการวางแผน” เปนตน

3. วนทและสถานทประชม

- บางครงวนและวนทไมตรงกน เชน วนพธท 5 แตความจรง คอวนพฤหสบดท 5 เปนตน

- สถานทประชมบางแหงระบเฉพาะชอหรอหมายเลขหองประชม ควรระบหนวยงานดวย

เชน หองประชม 306 ชน 3 อาคารคณะวารสารศาสตรฯ มธ.ศนยรงสต เปนตน

4. วนเวลาประชม

- การใชคาวา เปด-ปดประชม ทถกควรใชคาวา เรมประชม และ เลกประชม สวนคาวา

เปด-ปด ควรใชในกรณของประธาน คอ ประธานกลาวเปดการประชม – ปดการประชม

- การเขยนตวเลขเวลา ตองเขยน 09.00 น. ไมใช 9.00 น. และเขยนตามจรงไมใชตาม

เวลาทนดหมาย เศษของนาทอนโลมเปนเลข 0 หรอ 5 นาท เชน 15.45 น.

5. ผมาประชม บางแหงใช ผเขาประชม รายชอผเขาประชม ฯลฯ ควรใชใหเปนมาตรฐานคอผมา

ประชม และ ผไมมาประชม สวนผเกยวของทเขาประชม แตไมใชกรรมการหรอคณะบคคลทไดรบการแตงตง

เรยกวา ผเขารวมประชม

บทสรป

รายงานการประชมนน เปนการบนทกเรองราวทเกดขนในการประชม ซงมทงสวนทเปน

สาระสาคญและสวนทเปนพลความ เปนรายละเอยดปลกยอยทอาจไมจาเปนตองบนทกไวในรายงานการ

ประชมได ผททาหนาทจดรายงานการประชมเพอมาทาเปนบนทกรายงานการประชมในภายหลง จงตองม

คณสมบตและมทกษะความสามารถ ดงทไดนาเสนอมาแลวขางตน

รายงานการประชมเปนเอกสารทตองบนทกชอผเขาประชม ผจดรายงานการประชม ผตรวจ

รายงานการประชม ตลอดจนผทเกยวของในการประชมทกคน จงตองเขยนโดยราลกอยเสมอวา จะตอง

ตรวจสอบรายชอ นามสกล ยศและตาแหนง ของผทปรากฏชอในรายงานการประชมอยาง พลาดไมได

อยางไรกตาม หากผทมหนาทรบผดชอบในเรองของการจดการจดทาบนทกรายงานการประชมจะไดเตรยมตว

ใหพรอม กจะชวยใหการทาหนาทดงกลาวประสบความสาเรจและไดรบการยอมรบไดโดยไมยากลาบาก

..................................................

เอกสารแนบท 2

แผนผงหองประชม 707

เอกสารแนบท 3

ภาพประกอบการใชเครองเปลยนอปกรณ

ภาพท 1 ภาพอปกรณเครอง

เปลยน

ภาพท 2 น าสายตอท 1 ตอกบเครอง

ฉายโปรเจคเตอร ภาพท 3 น าสายเครองตอโปรเจคเตอร

ตอเขากบเครองเปลยนอกรณ

ภาพท 3 น าสายเครองตอโปรเจคเตอร

ตอเขากบเครองเปลยนอกรณ

ภาพท 4 น าสายท 3 ตอกบเครอง i-pad

หรอเครองอน

เอกสารแนบท 4

1

รายงานการประชมคณะกรรมการบรหารคณะอกษรศาสตร ครงท .........../..............

วนพธท ......... เมษายน 2561 ณ หองประชม 707 อาคารบรมราชกมาร .................................................................

ผเขาประชม

1. ประธาน 2. กรรมการ 3. กรรมการ 4. กรรมการ 5. กรรมการ 6. กรรมการ 7. กรรมการ 8. กรรมการ 9. กรรมการ 10. กรรมการ 11. กรรมการ 12. กรรมการ 13. กรรมการ 14. กรรมการ 15. กรรมการ 16. กรรมการ 17. กรรมการ 18. กรรมการ 19. กรรมการ 20. กรรมการ 21. กรรมการ 22. กรรมการ 23. กรรมการ 24. กรรมการ

ขอ 1

เอกสารแนบท 4

2

25. กรรมการ 26. เลขานการ 27. ผชวยเลขานการ

ผเขารวมประชม 1. .... 2. ....

ผไมเขาประชม 1. ตดภารกจอน

2. ตดภารกจอน

3. ตดภารกจอน 4. ตดภารกจอน

เรมประชมเวลา 13.10 น.

กจการทประชม

วาระท 1: เรองรบรองรายงานการประชมครงท 3/2561 ประธานขอใหทประชมรบรองรายงานการประชมครงท 3/2561 ทประชมพจารณาแลว มมตรบรองรายงานการประชมครงท 3/2561

วาระท 2: เรองสบเนอง 2.1 2.2

วาระท 3: เรองแจงเพอทราบ 3.1 3.2 3.3 3.4 วาระท 4: เรองเสนอเพอพจารณา

4.1 4.2

ขอ 2

ขอ 3

ขอ 4

เอกสารแนบท 4

3

4.3 4.4 4.5

วาระท 5: เรองเสนอเพอทกทวง 5.1 5.2

5.3 วาระท 6: เรองอน ๆ ปดประชมเวลา 14.25 น.

(อาจารย ดร. เพมทพย บวเพชร)

เลขานการ (นางสาวทพนภา ชนสก ล) ผชวยเลขานการ ผจดบนทกรายงานการประชม

ขอ 4