คู่มือการปฏิบัติงาน ส านัก...

คมอการปฏบตงาน ส านกวทยบรการ

2

คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

กระบวนการระบบบรการคนทรพยากรสารสนเทศ

ของส านกวทยบรการ

โดย นางสาวสปรยา มหาสมบตกล

นายภานวฒน สะมะอน

(ส านกวทยบรการ) (25 เมษายน 2560)

3

สารบญ

หนา

1. วตถประสงคของการจดท าคมอ 4

2. ขอบเขต 4

3. ค าจ ากดความ 4

4. หนาทความรบผดชอบ 4

5. การตรวจเอกสาร 4-5

6. ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow) 6

7. ขนตอนการปฏบตงาน 7

8. แนวทางในการปฏบตของบคลากร 8

9. มาตรฐานคณภาพงาน 8

10. ระบบตดตามประเมนผล 8

11. เอกสารอางอง 8

12. แบบฟอรมทใช 8 13. ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา 9

ภาคผนวก 10 ก. ตวอยางแบบฟอรม 11 ข. กฎระเบยบ/ค าสง 12 ค. บนทกทเกยวของ 13 ... N. ประวตของผจดท า 14-15

4

คมอการปฏบตงาน กระบวนการ..ระบบบรการคนทรพยากรสารสนเทศ...

1. วตถประสงค 1.1 เพอใหส านกวทยบรการมการจดท าคมอการปฏบตงานทชดเจน อยางเปนลายลกษณอกษร ทแสดงถงรายละเอยดขนตอนการปฏบตงานของกจกรรม/กระบวนการตางๆ ของหนวยงาน และสรางมาตรฐานการปฏบตงานทมงไปสการบรหารคณภาพทวทงองคกรอยางมประสทธภาพ เกดผลงานทไดมาตรฐานเปนไปตามเปาหมาย ไดผลตผลหรอการบรการทมคณภาพ และบรรลขอก าหนดทส าคญของกระบวนการ 1.2 เพอเปนหลกฐานแสดงวธการท างานทสามารถถายทอดใหกบผเขามาปฏบตงานใหม พฒนาใหการท างานเปนมออาชพ และใชประกอบการประเมนผลการปฏบตงานของบคลากร รวมทงแสดงหรอเผยแพรใหกบบคคลภายนอก หรอผใชบรการ ใหสามารถเขาใจและใชประโยชนจากกระบวนการทมอยเพอขอการรบบรการทตรงกบความตองการ 1.3 เพอเปนแนวทางใหผปฏบตงานในกระบวนการระบบบรการคนทรพยากรสารสนเทศสามารถปฏบตงานไดอยางตอเนองซงจะสอดคลองและเออประโยชนตอการด าเนนงานดานบรการของส านกวทยบรการ 2. ขอบเขต คมอการปฏบตงานน ครอบคลมขนตอนการปฏบตงานตงแตผใชบรการน าหนงสอมาคนตดตอบรรณารกษ/เจาหนาทสารสนเทศ ถง ขนตอนทผใชบรการไดยมตอหนงสอ และคาปรบการยมเกน 3. ค าจ ากดความ ทรพยากรสารสนเทศ ไดแก หนงสอ วารสาร รายงานการวจย วทยานพนธ และเอกสารอนๆทรวบรวมไวในส านกวทยบรการ ระบบการยม-คน เปน ระบบงานหนงในระบบหองสมดอตโนมต OPAC ของนวสาร ผใชบรการ ไดแก อาจารย นสต และเจาหนาท บรรณารกษ/ทเจาหนาทสารสนเทศ คอ บคลากรทปฏบตงานประจ าส านกวทยบรการ 4. หนาทความรบผดชอบ บรรณารกษ/เจาหนาทสารสนเทศ มหนาท เปดระบบการยม-คน ด าเนนการตรวจสอบสถานะของผยม และตรวจสอบหนงสอทน ามาคนของผใชบรการวามคาปรบหรอไม 5. การตรวจเอกสาร

ส านกวทยบรการมกฎระเบยบการ คนและยมตอทรพยากรสารสนเทศทบรรณารกษ/เจาหนาทสารสนเทศตองเรยนร และตองตรวจสอบเอกสารตามกฎระเบยบ ดงน

- ผคนหรอยมตอจะตองน าบตรประจ าตวนกศกษา หรอบตรประจ าตวเจาหนาทอาจารยมายมดวยตนเองเทานน หามใชบตรผอนโดยเดดขาด

- ไมอนญาตใหผยมคนเดยวกน ยมทรพยากรสารสนเทศทมชอเรอง ชอผแตง ซ ากนไดมากกวา 1 เลม - ผยมมสทธยมทรพยากรสารสนเทศรายการเดมตอไดอก 1 ครงเทานน โดยทรพยากรสารสนเทศท

ยมตอนนจะตองไมเกนก าหนดสง ไมมคาปรบ หรอไมมผอนจองไว - ผทตองการยมตอจะตองน าทรพยากรสารสนเทศมายมตอดวยตนเองพรอมทงน าบตรนกศกษา หรอ

บตรเจาหนาท อาจารยมาแสดงดวย

5 - ผทตองการยมตอจะตองแจงความจ านงกบเจาหนาทหรอบรรณารกษวาตองการคนและยมตอ

มฉะนนจะไมมสทธยมตอทรพยากรสารสนเทศนนไดอก

6 6. ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow)

7

7. ขนตอนการปฏบตงานการยมทรพยากรสารสนเทศ

รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน 1. ผใชบรการน าหนงสอมาคนทเคานเตอรบรการ

1.1 การคนทรพยากรสารสนเทศใหผใชบรการน าบตรนกศกษาและทรพยากรสารสนเทศมาดวยทกครง หรอตออายทรพยากรสารสนเทศกตองน าทรพยากรสารสนเทศมาดวยทกครง เมอมาทเคานเตอรบรการแลวแจงกบเจาหนาทไดเลยวาตองการทจะยมตอหรอคนทรพยากรสารสนเทศ ถาหากมคาปรบในการยมเกนเวลาจะตองเสยคาปรบตามทก าหนด

2. เปดโปรแกรมการยม-คน 2.1 ผใชบรการยมทรพยากรสารสนเทศแสดงบตรประจ าตวอาจารย นสต หรอเจาหนาทเพอใหบรรณารกษ/เจาหนาสารสนเทศตรวจสอบความถกตองตวบคคลตามบตรทยนกบทางส านกวทยบรการ 2.2 เปดระบบยม-คนโดยเขาทโปรแกรม Ciculation

3. สแกนบารโคดหนงสอวาผใชบรการจะ คน หรอ ยมตอ

3.1 การเปดระบบยม-คนเพอสแกนรายชอสามารถเขาไดตามล าดบดงน 1. เขาทโปรแกรม Ciculation โดยใชรหส user : Administrator / password : nvs2 และ Login 2. คลกท “ระบบบรการ ยม-คน อตโนมต” ทชองสเหลยมดานซายจากนนเลอกค าวา “โปรแกรม” และคลก “01. การยม-คน-ยมตอ” 3. พมพหรอสแกนบารโคดแลวจะมประวตของผใชบรการออกมา ถาตองการคนใหคลก 2 ครง ทเลขบารโคด หรอถาการยมตอใหคลกในชองสเหลยมทชองยมตอแลวคลก 2 ครง ทเลขบารโคด

4. ลบบารโคดออกจากระบบ 4.1 ถาตองการคนใหคลก 2 ครง ทเลขบารโคด หรอถาการยมตอใหคลกในชองสเหลยมทชองยมตอแลวคลก 2 ครง ทเลขบารโคด

5. คดคาปรบและรบเงนคาปรบ

5.1 ในการคดคาปรบการยมทรพยากรสารสนเทศเกนก าหนดนน ทางส านกวทยบรการจะคดวนละ 5 บาท ตอ 1 เลมโดยการช าระคาปรบใหท าตามขนตอนดงน 1. เมอคลกเลขบารโคดออกแลวจะมมจ านวนคาปรบขนมาดานลางของโปรแกรม 2. จากนนใหคลกทช าระคาปรบโดยจะเปนรปภาพถงเงนสเขยว และคลกค านวนคาปรบใหมทรปลกศร 2 อน 3. ถาตองการลดคาปรบใหบนทกเลขลงไปในชองสวนลด 4. เปลยนสถานะจาก Pending เปน Complete 5. เปลยนสถานะใบเสรจจาก Pending เปน Closed และบนทกทรปแผนดส

6. ปรนใบเสรจ 6.1 ตอจากขอ 5 ในหนาช าระคาปรบใหคลกค าวาพมพทรปเครองปรน และปรนใบเสรจออกมาใหผใชบรการ

7. น าหนงสอทคนมาคดแยกเพอขนชนบรการ

7.1 น าทรพยากรสารสนเทศทไดคนมาคดแยกตามหมวดหมเพองายตอการน าขนชนบรการ

8

8. แนวทางในการปฏบตของบคลากร

บรรณารกษและเจาหนาทสารสนเทศตองตรวจสอบเอกสารเกยวกบการคนใหถกตองในทกๆครงทมการคนทรพยากรสารสนเทศ เชน ทรพยากรสารสนเทศ ตรวจสอบวาใชหนงสอของส านกวทยบรการหรอไม

9. มาตรฐานคณภาพงาน

บรรณารกษและเจาหนาทสารสนเทศด าเนนขนตอนการยมหนงสอเขาระบบการยม-คนในระบบหองสมดอตโนมตของส านกวทยบรการ ในระยะเวลา 3 นาท ตอผใชบรการ 1 คน พรอมทงแจงวนก าหนดสงกบผใชบรการ

10. ระบบตดตามประเมนผล

ผใชบรการใชเวลาในการการยมทรพยากรสารสนเทศทเคานเตอรบรการไดอยางรวดเรว ภายใน 3 นาท

11. เอกสารทเกยวของในการปฏบตงาน

1. คมอการใชบรการส านกวทยบรการ

2. บนทกขอความคาปรบหนงสอ

12. แบบฟอรมทใช

1. ใบเสรจช าระคาปรบ

9

13. ปญหา / ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา

ท ผงกระบวนการ ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงาน วธการแกไขปญหา/ ลดความเสยง

1 ทรพยากรสารสนเทศสญหาย และความไวของระบบอนเตอรเนต

1. ความเสถยรของอนเตอรเนต 1. หากอนเตอรเนตไมเสถยร บรรณารกษและเจาหนาท สารสนเทศจะรบหนงสอและจดบนทกรหสสมาชกหองสมดเพอทจะไดคยขอมลออกเมออนเตอรเนตเสถยร

10

ภาคผนวก

11 ภาคผนวก ก. ตวอยางแบบฟอรม

แบบฟอรมการกรอกประวตสมาสมาชกใหม

12 ภาคผนวก ข. กฎระเบยบ/ค าสง

ระเบยบการยม-คนทรพยากรสารสนเทศ

13 ภาคผนวก ค. บนทกทเกยวของ

บนทกขอความคาปรบหนงสอ

14

ประวตของผจดท า

ชอ : นางสาวสปรยา มหาสมบตกล

ต าแหนง : บรรณารกษ

หวขอคมอการปฏบตงาน : กระบวนการระบบการคนทรพยากรสารสนเทศของส านกวทยบรการ

15

ประวตผจดท า

ชอ : นายภานวฒน สะมะอน

ต าแหนง : เจาหนาทสารสนเทศ

หวขอคมอการปฏบตงาน : กระบวนการระบบการคนทรพยากรสารสนเทศของส านกวทยบรการ

ระบบบรการคนทรพยากรสารสนเทศ ป2559

เรมตน

ผใชบรการน าทรพยากรสารสนเทศทตองการคน มาตดตอบรรณารกษทเคานเตอรบรการ

เปดโปรแกรมระบบยม-คน เพอสแกนบารโคดทรพยากรสารสนเทศ

คนหนงสอเกนก าหนด สแกนบารโคดทรพยากรสารสนเทศ ยมตอ เพอเขาระบบยม-คน

คดคาปรบ คนหนงสอตามก าหนด ท าขนตอนการยม

รบเงนคาปรบ

น าทรพยากรสารสนเทศทคนมาคดแยก เพอเตรยมขนชนบรการ

ปรนทใบเสรจ

จบการท างาน

ด าเนนการลบบารโคดออกจากระบบยม-คน

ผงกระบวนการ / งาน (Work flow) ชอกระบวนการ...............ระบบบรการคนทรพยากรสารสนเทศ........................................................................................................................................................................ ขอก าหนดส าคญของกระบวนการ...........ด าเนนการคนใหผใชบรการไดส าเรจ............................................................................................................................................... ตวชวดส าคญของกระบวนการ...............จ านวนทรพยากรสารสนเทศทถกคน.................................................................................................................................................. ท ผงกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน เอกสารทเกยวของ ผรบผดชอบ

1 ผใชบรการน าหนงสอมาคนท

เคานเตอรบรการ

1 นาท ผใชบรการน าทรพยากรสารสนเทศทจะคนมาตดตอทเคานเตอรบรการ เพอแจงขอยมทรพยากรสารสนเทศ

- ผใชบรการคนทรพยากรสารสนเทศในหองสมดไดสะดวกรวดเรว - มความพงพอใจในการใหบรการ

ทรพยากรสารสนเทศ บรรณารกษ /เจาหนาทสารสนเทศ

2 เปดโปรแกรมการยม-คน เพอสแกนบารโคดหนงสอ

1 นาท เปดโปรแกรมการยม-คน เพอท าการสแกนทรพยากรสารสนเทศ

- เจาหนาทตรวจสอบความทรพยากรณสารสนเทศวามการช ารดหรอไม


3

สแกนบารโคดหนงสอ

คนหนงสอเกนก าหนด ยมตอ

2 นาท เปดระบบยม-คน เพอสแกนบารโคดทรพยากรสารสนเทศเพอท าการออกจากระบบยม-คน หรอหรอถาผใชบรการตองการยมตอสามารถท าไดตามผงกระบวนการยมทรพยากรสารสนเทศ

- เจาหนาทตรวจสอบใหดวาทรพยากรสารสนเทศเลมไหนคนหรอยมตอ


4 ลบบารโคดออกจากระบบยม-คน

1 นาท ท าการคลกบารโคดออกเพอท าการน าทรพยากรสารสนเทศออกจากระบบ

- ตรวจสอบเลขบารโคดใหตรงกบทรพยากรสารสนเทศทก าหนด


5 คดคาปรบและรบเงนคาปรบ

1 นาท ท าการคดคาปรบและเกบเงนกบผใชบรการส าหรบผใชบรการทท าการยมทรพยากรสารสนเทศเกนก าหนด

- แจงคาปรบใหผใชบรการทราบ - เกบเงนกบผใชบรการ

คาปรบการยมทรพยากรเกนก าหนด

บรรณารกษ /เจาหนาทสารสนเทศ

6 ปรนใบเสรจ

2 นาท ท าการปรนใบเสรจใหกบผใชบรการเพอยนยนการช าระเงน

- ตรวจสอบความถกตองในการช าระเงนในใบเสรจใหเรยบรอย

ใบเสรจการช าระเงน บรรณารกษ /เจาหนาทสารสนเทศ

7

น าหนงสอทคนมาคดแยก เพอขนชนบรการ

10 นาท น าทรพยากรสารสนเทศทไดท าการคนมาแลวมาแยกหมวดหมเพอท าการน าขนชนบรการอยางสะดวก

- ตรวจเชคทรพยากรสารสนเทศกอนขนชนบรการ


คู่มือการปฏิบัติงาน ส านัก...

Documents