บทท 4

ผลการปฏบตงานตามโครงงาน

จากการทผจดท าไดฝกงานในต าแหนงพนกงานฝกหดแผนกการตดตอสอสารภายใน

องคกรจงท าใหทราบวาแผนกตดตอสอสารภายในองคกรใน บรษทคอนโทรลดาตา(ประเทศไทย)จ ากด นนเปนฝายทไดมการตดตอสอสารและจดงานอเวนทแกองคกรอยเปนประจ า ดงนนแผนกการตดตอสอสารจงมการใชเอกสารทเกยวของกบการจดงานอเวนท (Event) ดงนน ในเนอหาสวนของรายละเอยดโครงงานผจดท าไดรวบรวมโครงสรางเอกสารและขอมลตางๆ ทเกยวของกบการจดงานอเวนท โดยไดแบงหวขอออกเปน 3 หวขอ ดงน

4.1.1 การวางแผนงานอเวนท 4.2.1 รปแบบงานสมมนา (Seminar) 4.3.1 เอกสาร

(Event Plan) 4.2.2 รปแบบงานแสดงสนคา (Trade show) Activity plan

4.1.2 การเขยนแถลงขาว 4.2.3 รปแบบงานประชม (Press conference) 4.3.2 เอกสาร

(Press release) Sequence

4.1.3 การจดการแถลงขาว 4.3.3 เอกสาร

(Press Conference) MC – Script

4.3.4 เอกสาร

Event Summary

การจดอเวนท : The Power Of Wisdom

4.1 ขนตอนการจดงานอเวนท

4.2 รปแบบการจดอเวนท

4.3 เอกสารทเกยวของ

กบการจดอเวนท

4.1 ขนตอนการจดงานอเวนท

4.1.1 การวางแผนการจดงานอเวนท (Event plan)

กอนการจดงานอเวนทขนตอนตางๆเปนสง ส าคญมากทจะท าใหงานส าเรจลลวงไม

ตดขดและเปนทพดถงในงานถดๆไป จากประสบการณการฝกงานทไดปฏบตงานจรงในงาน The Power Of Wisdom ท าใหเลงเหนวาขนตอนของการจดอเวนทเปนความจ าเปนอยางมาก ซงแบงออกเปน 5 ขนตอน

1. ก าหนดวตถประสงค (Objective) ก าหนดวาจะจดเพอเหตผลใด เพอใคร อยางไรเพอใหงานออกมาสอดคลองกบความตองการทสด - จากการจดงาน The Power Of Wisdom จดประสงคจดขนกเพอใหขอคดก าลงใจ

ในการใชชวตในชวงวยท างาน 2. การวางแผนการจดงาน(Event plan)ก าหนดผเขารวมงาน สถานทการจดงาน และสง

อ านวยความสะดวกตางๆแกผเขารวมงาน โดยการจดท าเอกสารทเกยวของกบการจด

งานเพอเตรยมความพรอมในการจดงาน - จากการจดงาน The Power Of Wisdom ไดจดท าเอกสาร Activity plan เพอใชใน

การก าหนดรายละเอยดของการจดงาน การจดสถานท การตกแตง และสงอ านวยความสะดวกตางๆ

3. ก าหนดผรบผดชอบ (Staff and Crew) ก าหนดผรบผดชอบในดานตางๆไมวาจะเปน

ผรบผดชอบในดานสถานทจดงาน ตกแตง และสงของอ านวยความสะดวก สอมลตมเดยในงาน และสครปวทยากร เปนตน - จากการจดงาน The Power Of Wisdom ไดประชมและแบงหนาทกบแตละแผนก

เชน แผนกคอมพวเตอรดแลการลงทะเบยนหนางาน แผนก Corporate Communication ดแลทางดานสอโฆษณาในการประชาสมพนธงาน

4. ก าหนดสถานทจดงาน (Place) ควรก าหนดขอบเขตอยางชดเจน และรองรบผเขารวมงานไดอยางครบถวน - จากการจดงาน The Power Of Wisdom ไดใชหองประชมชน 18 อาคาร CDG

House เปนหองสมมนา เนองจากหองทกวางขวางและบรรจคนไดเยอะและไมอดอดจนเกนไป

5. งบประมาณ (Budget) การใชงบประมาณในการจดงานควรระมดระวงเปนพเศษ การใชจายตองใหตรงประเดนมากทสดไมใหบานปลายในภายหลง

- จากการจดงาน The Power Of Wisdom คาใชจายทใชงานไปทงหมดมดงน

คาใชจายในการจดหาสอการแสดง

คาวทยากรทมาบรรยาย

คาวสดประกอบตกแตงสถานทจดงาน

คาใชจายในการประชาสมพนธดวยสอมวลชนตางๆ

คาใชจายส าหรบกจกรรมประกอบ

คาอาหาร เครองดม ส าหรบบคลากร และเจาหนาทผจดงาน

คาใชจายส ารองในกรณฉกเฉนทตองแกปญหา 6. การวางแผนการประชาสมพนธ การประชาสมพนธแบงออกเปน 2 ชวงไดแกการ

ประชาสมพนธภายนอกหรอกอนการจดงาน การประชาสมพนธภายในบรเวณสถานทจดงาน หลงจากไดขอสรปการพจารณาวางแผนเรองตางๆ ดงกลาวขางตน

แลว ควรวางแผนเรองการประชาสมพนธใหเหมาะสมกบประเภทของงาน วตถประสงค สถานท ระยะเวลา ผจด กลมเปาหมายตางๆของงาน

- จากการจดงาน The Power Of Wisdom ผจดท าไดจดท าสอโปสเตอร และสอวดโอตามอาคารตางๆ เพอสรางการรบรใหกบกลมเปาหมาย

4.1.2 การเขยนแถลงขาว (Press Release) คอ ขาวสารทองคกร หรอหนวยงานธรกจ

ตางจดท าและสง ใหสอมวลชนเปนลายลกษณอกษร เพอใหสอมวลชนไดน าไปตพมพ

เผยแพร หรอกระจายขาวเหลานไปสประชาชนเพอใหประชาชนทราบและเขาใจในตว

สถาบน จงเปนสงส าคญในการจดงานอเวนทโครงสรางส าคญในการเขยนแถลงขาว

สามารถแบงออกเปน 6 สวนดงน

1. พาดหวขาว (heading) เปนสวนแรกของขาวแจกทจะเรยกรองความสนใจในขาวแตละขาว โดยเขยนสรปเนอหาขาว เพอชวยใหผอานสามารถประเมนความส าคญของขาวนนได ดวยเพยงแตมองผานไป อยางรวดเรวเทานน และหากผอานสะดดตาสะดดใจกจะตดตามอานขาวนนอยางละเอยดตอไป

2. พาดหวรอง (sub - heading) เปนสวนขยายพาดหวขาวใหชดเจนยงขน จะมหรอไมมกได

3. ความน า (lead) หรออาจเรยกวา วรรคน า หรอ โปรย เปนสวนทเขยนขนในยอหนาแรกของขาว เพอเรยกความสนใจจากผอานและเสนอขอมลทนาสนใจรองจากพาดหวขาว เปนการขยายพาดหวขาว โดยน าองคประกอบของขาวคอ ใคร (who) ท าอะไร (what) ทไหน (where) เพราะเหตใดหรอท าไม (why) และอยางไร (how) ทเรยกวา "5W + 1H" ขนมาเขยนน าไว ความน าจะเปนขอความทเปนเนอขาวโดยยอทงหมด ซงท าใหผอานจบใจความไดทนท ความน าทเปนทนยมในการเขยนขาวแจกคอ ความน าแบบสรป (summary lead) ซงเขยนสรปยอสาระส าคญจากขอเทจจรงอนเปนองคประกอบของขาว ซงองคประกอบของขาวในทน คอ ใหรวา ใคร ท าอะไร ทไหน เมอใด และอยางไร

4. สวนเชอม (neck หรอ bridge) เปนสวนเชอมขอความระหวางความน ากบเนอหาทตอเนองกนอาจมความยาวประมาณ 1 ยอหนาสน ๆ ขนอยกบความจ าเปนของเนอหาและดลยพนจของผเขยนวา จะเชอมโยงขอความในจดไหน โดยทวไปสวนเชอมจะใชเพอวตถประสงคในการเพมเตมขอความบางสวน เชน ต าแหนงหนาทของบคคล สถานท ซงหากใสไวในความน า อาจจะยาวเกนไป นอกจากน สวนเชอมยงเปนขอความทตอเนองขอความทมความส าคญรองลงมาจากทปรากฏในความน า รวมทงบอกทมาของขาว หรอแหลงขาว และใหขอมลเกยวกบภมหลงของเหตการณ หรอความเดมทเกดมาแลวดวย

5. เนอขาว (body หรอ detail) คอ สวนทอธบายขอเทจจรงในความน า โดยใหรายละเอยดของเหตการณหรอเรองราวจะท าใหผอานไดทราบ และเขาใจล าดบความส าคญของเหตการณทเกดขนทงหมด เปนสวนทจะใหขอมลและความละเอยดทมากกวาในสวนวรรคน าและสวนเชอม หรอกลาวไดวา เปนสวนขยายวรรคน า และวรรคเชอมใหสมบรณทสด เนอขาวอาจมขนาดสน หรอมความยาวมากเปนขาวหลายวรรคตอน ขาวสนซงมความยาวเพยงวรรคเดยวนน ความน ากบเนอขาวจะเปนอนเดยวกน และอยภายในวรรคเดยวกน การเสนอเนอขาวมกจะเสนอตามล าดบความส าคญของเรองราว จากส าคญทสดไปถงส าคญนอยทสด หรออาจเสนอขาวตามล าดบเวลาหรอเหตการณกได

6. สรป (conclusion) สวนทายของขาวแจกอาจจะมการสรปไวกได ขาวแจกบางขาวเพยงแตเขยนแสดงความเปนมา และบอกขอเทจจรงลวน ๆ แตบางขาวกลบหาขอสรปซงอาจจะเปนจดใดจดหนงของขาว หรอเขยนย าขอเทจจรงเดน ๆ ทไดเสนอไปแลวในความน าและตวขาวอกครงกได

รปท 4.1 รปตวอยางการเขยนแถลงขาว

พาดหวขาว

พาดหวรอง

ความน า

สวนเชอม

เนอขาว

เนอขาว

สรป

4.1.3 การจดการแถลงขาว (Press Conference) คอ หวขอหรอประเดนทตองการชแจง เผยแพร ประชาสมพนธ โครงการกจกรรมส าคญตางๆขององคกรน าเสนอผานสอมวลชนเพอสรางการรบรแกกลมเปาหมายในวงกวางและในระยะเวลาทรวดเรว โดย

ขอส าคญของการแถลงขาวม 7 ขอดงตอไปน 1. วางแผนลวงหนาอยางนอย 2 สปดาหวาจะท าอะไร อยางไร เมอไร

2. ก าหนดสถานทแถลงขาว - สงอ านวยความสะดวกสอมวลชน เชน โทรศพท โทรสาร เครองถายเอกสาร

อนเตอรเนต หองสขา - ความยงยากของระบบเสยง เชน ล าโพง ไมโครโฟน เสยงกอง เสยงรบกวน หากเปนภายนอก ค านงถงเสยงลม แสงแดด - มมพกคอยและเครองดม อาหารวางของผสอขาว

3. ก าหนดเวลาในการจดงาน

- ก าหนดลวงหนาอยางนอย 1 สปดาห - ปกตควรใชวน องคาร พธ พฤหสบด - ไมตรงกบกจกรรมทส าคญอนๆ ทสอมวลชนตองไปท าขาว - วนพเศษบางวน เชน วนประกาศผลลอตเตอร สอจะปดตนฉบบเรวมาก

4. ท าความเขาใจกบทมงาน ใหเขาใจตรงกนวา แผนเปนอยางไร ท าเพออะไร ท าอยางไร

5. การวางแผนทมงานแถลงขาว - ทมงานตองเตรยมการรบมอกบสงทคาดไมถง เชน ไฟดบ ไมโครโฟนไมดง มผ กอกวนการแถลงขาว ผสอขาวถามค าถามทไมควรถาม - ตองค านงเสมอวา การแถลงขาวน มความส าคญอยางยงในการสนบสนนใหองคกรบรรลภารกจ

- สรางความสมพนธอนดกบสอ 6. เตรยมขอมล ขาวสาร เอกสาร แผนพบ โปสเตอรทจะใชในการแถลงขาว เพอ

จดท าชดแถลงขาว (Press kit) แจกผสอขาวในวนแถลงขาว เตรยมรายชอของสอ และตดสนใจวาจะเชญใครบาง ท าหนงสอเชญรวมท าขาวการแถลงขาวและแฟกซใหกบสอ อยางนอย 1 สปดาหกอนการแถลงขาว

7. เตรยมรางค าแถลงขาว ทสน กระชบ ตรงประเดน ไมควรเกน 10 นาท พรอมแนวทางถามตอบ

จากการปฏบตงานจรงจากงาน The Power Of Wisdom ไดเชญสอมวลชนมาท าขาวการจดงาน โดยมรายละเอยด 5 ขอดงตอไปน

1. ตองการเสนอขาวอะไร โดยจดประสงคของงาน The Power Of Wisdom เพอแสดงให

เหนถงภาพลกษณขององคกรทตองการใหประชาชนรถงการเขาใจพนกงานในบรษท

2. ตองการเสนอใหใคร งาน The Power Of Wisdom ตองการเสนอใหกบประชาชนทวไปและผทสนใจในการเปนพนกงานบรษท CDG โดยเผยแพรกจกรรมทมประโยชนในการใชชวตในการท างานในบรษท

3. ตองการน าเสนออยางไร โดยการเชญผสอขาวมารวมในงานเพอใหเหนและรสกถงจดประสงคของการจดงานและถายภาพภายในงานไปเผยแพร

4. การแถลงขาวอยางไมเปนทาง โดยทางบรษทไดเชญผสอขาวมารบฟงจดประสงคของงาน และลกษณะงานทจะจดขน โดยใชแผนผงรปภาพสถานทจดงาน และรปรางงานคลาวๆใหผสอขาวเหนภาพ

5. เปดโอกาสใหผสอขาวซกถามค าถาม โดยค าถามสวนใหญเนนของเรองการจดงาน วาจะมครงตอไปหรอไม จดทไหน สถานทจดงานจะเปลยนไปใชทอนหรอไม

4.2 รปแบบการจดอเวนท งานอเวนท (Event) คอการประชาสมพนธเพอการรบร

แกประชาชนในดานตางๆ เชนการประชม สมมนา และการแสดงสนคาของผประกอบการตาง โดยงานอเวนท (Event) มรปแบบแตกตางกนออกไป 3 รปแบบดงตอไปน

4.2.1 รปแบบงานสมมนา (Seminar) คอการประชมในเรองใดเรองหนงทก าหนดขนมา เพอแลกเปลยนความรความคดเหนโดยขอมลตางๆ จะถกรวบรวมน ามาใชวเคราะหรวมกน ซงผลจากการสมมนาจะน ามาซงขอสรปแนวทางในการแกไขปญหา

การสมมนาเปนงานอกประเภทหนงทมความนยมเปนจ านวนมาก เพราะสามารถให

ความร ขอมลแกคนเปนจ านวนมากไดในเวลาเดยวกน การจดสมมนามหลายรปแบบ จดเปนแบบสวนตวหรอแบบสาธารณะ จดเปนการเรยนรแบบตอเนองหลายครงหรอแบบงานเดยวจบ จะจดเปนเชงธรกจหรอเปนการใหความรอยางเดยว นอกจากนนยงเลอกจดเปนการสอนโดยวทยากรหรอเปนเชงสนนทนากได ทงนขนอยกบเนอหาประเดนหลกของการจดสมมนาดวย อยางไรกตามงานสมมนามความเปนทางการนอย

กวาการเรยนรในหองเรยนเปนอยางมากเพราะท าใหผเขารวมงานรสกผอนคลายอกทงยงเปนโอกาสทจะแสดงความคดเหนหรอโตเถยงขอสรปกนภายในงานไดอกดวย ซงในการจดงาน The Power of Wisdom เปนงานสมมนาทไดเชญวทยากรมาบรรยายใหฟงในเรองการใชชวตในชวงวยท างาน

การเตรยมงานสมมนา

การเตรยมงานสมมนาคลายกบการบรหารบรษทใหประสบความส าเรจ ควรมการวางแผนลวงหนาไวหลายเดอนทงเรองธมงาน หวขอทจะพด พดเรองอะไร และพดใหใครฟง โดยกอนการจดงานมการนดประชมในสวนแผนกทเกยวของเพอวางแผน การจดงานตางๆ และจดประสงคของการจดงานเปนอยางไร

สถานท

การเลอกสถานท ไมควรจดหองทใกลทสด เพราะรปแบบการจดสมมนาทแตกตางกนออกไปตองการสงอ านวยความสะดวกทแตกตางกนออกไปดวย ยงผเขารวมสมมนาเปนระดบสงมากขนไปเทาไหร สถานทจะตองดขนไปตามนน สวนเรองของ

ขนาดสถานทตองพจารณาจ านวนของผเขารวมสมมนาประกอบเขาไปดวย ในการThe Power Of Wisdom เปนงานสมมนาภายในองคกรจงใชหองประชม ซงอยช น 18 อาคาร CDG House

รปท 4.2 รปหองประชมสมมนาการจดงาน The Power Of Wisdom

คาเขารวมสมมนา โดยตามความจรงแลวงานสมมนาทตองเสยเงนมกมผเขารวมมากกวางานสมมนาท

เขาไดฟร ไมตองเสยคาใชจาย แตงาน The Power Of Wisdom เปนงานภายในองคกรจงไมตองเสยคาใชจายแตอยางใด

วทยากร

การเลอกวทยากรเปนเรองส าคญ โดยทวไปแลวงานสมมนาจะประกอบดวยการใหความร 60% และการใหความบนเทงอก 40% ฉะนนควรเลอกวทยากรทคอนขางมชอเสยง เปนทรจก และใชความมชอเสยงนนมาในงาน โดยในงาน The Power Of Wisdom ไดเชญ พระมหาสมปอง ตาลปตโต ซงตรงกบจดประสงคของการจดงานในครงน

รปท 4.3 รปพระมหาสมปอง ตาลปตโต วทยากรในงาน The Power Of Wisdom

ผรวมสนบสนน งานสมมนาเปนงานทเหมาะส าหรบการสงเสรมใหกบผรวมสนบสนนงาน (Sponsor)

เชน งานสมมนาเกยวกบธรกจรถยนต กลมเปาหมายกจะเปนผทสนใจเครองยนตหรอท าธรกจทเกยวกบรถยนตอยแลว ฉะนนการใช Sponsor ทอยในวงการเดยวกนกจะเปนทสนใจของผมางานอยางมากโดยบรษท Control Data Thailand เปนบรษททเกยวกบเทคโนโลยสารสนเทศ จงไดเชญ คณศภชย ชตกศล ผชวยผจดการทวไปบรษท ซดจ ซสเตมส ทท าในดานเทคโนโลย มาเปนแขกในงานครงน

รปท 4.4 รปโลโกบรษท ซดจ ซสเตมส

จดหมายเชญ

ท าจดหมายเชญและประชาสมพนธใหไดมากทสด หากตองการใหการประชาสมพนธนนประสบความส าเรจกควรใหเวลาอยางนอย 3-4 สปดาหกอนงาน โดยอาจจะใชวธสง Email (ใช BCC เพอซอนผสง) ใบปลว เขยนกจกรรมขาว หรอการพดปากตอปาก และควรหลกเลยงการสงไปรษณยเพราะเปนการตดตอทเสย

คาใชจายมากทสดแตไดผลนอยทสด ในการสงจดหมายเชญเขารวมงาน The Power Of Wisdom นน ไดสงจดหมายเชญผานทาง Email โดยมใจความในการเชญชวนเขารวมงาน และบอกจดประสงคของการจดงาน

4.2.2 งานแสดงสนคา : Trade show

งานแสดงสนคาเปนงานทมความส าคญตอองคกร เพราะนอกจากจะไดน าเสนอผลตภณฑแลวยงไดมปฏสมพนธกบลกคาและผประกอบการธรกจอนๆอกดวย งานแสดงสนคาตางๆ จดขนอยบอยๆ โดยมเจาภาพเปนสภาหอการคา มทงงานประเภทชมชนไปจนถงงานใหญระดบประเทศโดยทวไปแลวงานแสดงสนคานมขอดอยทการจดเปนส าหรบเฉพาะกลม เชน งานเรอออกทะเล หรองาน Expo ตางๆ กจะเปนส าหรบผทสนใจเรองการตกแตงบานหรอผรบเหมาตางๆ เปนตน

การเตรยมงานแสดงสนคา

ควรวางแผนกอนการจดงานเปนเวลามากกวา 1 เดอน วางแผนการเตรยมงาน ผเขารวมงานและประเภทของสนคา และสถานทการจดงานทสามารถทจะรองรบคนมาเปดบธเปนจ านวนมากได

สถานท การเลอกสถานท ควรจดสถานททมพนทใชงานเปนจ านวนมากเพอรองรบของของผมาจดแสดงสนคา เชน ศนยประชมแหงชาตศรกตต ไบเทค บางนา เปนททมพนทใชงานเปนจ านวนมากและสะดวกตอการเดนทาง

คาใชจาย การจดงานแสดงสนคา เปนงานทตองใชงบจ านวนมากจงจ าเปนตองวเคราะหไตรตรองในทกๆดานของงานเพอไมใหกระทบตอสวนตางๆในงาน

การคาดการผเขารวมงาน

การเลอกสถานทตองค านงถกการเดนทางของผเขารวมงาน รถโดยสารประจ าทางตางๆ และเสนทางการเดนทางทสามารถมาไดงาย

การวางผงสนคา

การจดงานแสดงสนคา จะตองตงบธของสนคาแตละประเภทใหอยในสวนเดยวกนเพอไมใหเกดความสบสนและเปนการจดระเบยบในการจดงาน

รปท 4.5 รปงานแสดงสนคา (Trade Show)

รปท 4.6 รปงานแสดงสนคา (Trade Show)

4.2.3 งานการประชม : Conference

การจดงานประเภทงานประชมเปนงานส าคญอกงานหนงส าหรบนกจดงาน ค าวา “ประชม” สามารถใชไดกบหลายกลมบคคล ตงแตการประชมขอสรปทางวทยาศาสตรของนกวจยไปถงการฝกการขายของกลมตวแทนผขายตางๆ การวางแผนการจดงานอาจ

เปนหนาทของคนในองคกร หรอจะใชผเชยวชาญการจดงานการประชมกได สงทตองค านงถงในการจดงานการประชม

สถานท ประเมนจากจ านวนผเขารวมประชม ขนาดอาจใหญเลกตางกนไปตงแตหองประชม

ขนาดเลก ขนถงหองโถงขนาดใหญ

คาใชจาย ในยคสมยทแตละองคกรตองประหยดงบประมาณกนมากขน บางองคกรอาจใชหองประชมภายในองคกรเปนสถานทในการจดงานแทนทจะไปเชาหองโถงโรงแรม

ขนาดใหญ ในกรณองคกรทมขนาดใหญและมพนทมากอยแลวกอาจจะไดเปรยบกวา

การคาดการจ านวนผเขารวมประชม การเลอกผเขารวมประชมจากตางท ตางถน โดยเฉพาะในจงหวดทไกลออกไปอาจ

เปนอปสรรคและเปนการเพมคาใชจายใหทงผเขารวมประชมและทงผจดงาน

ทพก ถงแมวาทประชมอาจจะใหญและเพยงพอตอผเขาประชม แตหากในเมองนนมทพกนอยและไมเพยงพอส าหรบผทมาประชม นนกอาจไมใชตวเลอกทเหมาะสมนก

การวางผงหองประชม เรองหองประชมอาจเปนเรองไมส าคญส าหรบใครบางคน แตงานการประชมบางงานอาจตองม Presentation ประกอบการประชม ฉะนนเรองต าแหนงของจอ Monitor และต าแหนงเกาอในหองประชมจงเปนอกปจจยทตองค านงถง

ประเภทของการประชม

Academic conferences : การประชมทางการศกษา

Medical conferences : การประชมทางการแพทย

Business conferences : การประชมทางธรกจ

Training conferences : การประชมฝกอบรม

Internet conferences : การประชมผานเครอขาย Internet

รปท 4.7 รปงานประชมบรษท CDG

4.2 เอกสารทเกยวของกบการจดอเวนท

เอกสารทเกยวของกบการปฏบตงาน ซงมความส าคญในการจดอเวนทดงนนจงควรศกษาเอกสารเพอใหงายตอการด าเนนงาน โดยแบงออกเปน 4 ประเภทดงน

4.3.1 เอกสาร Activity plan คอเอกสารทก าหนดรายละเอยดตางๆของการจดงาน

การตกแตงสถานท หรอการประชม เปนตน โดยประกอบดวยรายละเอยดดงตอไปน

1. ชองาน The Power Of Wisdom 2. วนเวลาในการจดงาน 3. แผนและการประชม ในขนตอนนจะประกอบไปดวย

- การประชมเตรยมความพรอม (Brief Preparation) โดยจะตองนดประชมผจดงานเพอบอกจดประสงคและการเตรยมงานตางๆ

- การประชมและการนดวนส าหรบผบรหารของบรษท (Brief & Book schedule MD Or Gms) โดยท าหนงสอแบบทางการสงไปยงผบรหาร

- การยนยนวนและเวลา สถานท (Confirm event date, time, venue)

- Agenda signed off การลงนามการประชม - การจองสถานทจดงานและประชมการตกแตงสถานทจดงาน (Book meeting

rooms set up and event date) - การประชมทมและ (Brief Working Team with required facilities and

support) - การวางแผนสอสารกบแผนกตางๆเพอเชญชวน และจดท างบประมาณ

(Communication Plan & Budget) - การท ารปแบบและแผนการตกแตงสถานทจดงาน และงบประมาณในการ

ตกแตง (Signage, Decoration Plan & Budget) - แผนการลงทะเบยนกอนเขางานโดยใชบตรประจ าตวพนกงาน รวมดวย

โปรแกรมการลงทะเบยนในคอมพวเตอร (Online Registration plan)

4. การเตรยมสคลปบทพดแกวทยากร และพธกรประจ างาน ประกอบไปดวยรายละเอยดดงน

- รบฟงค าถามและความคดเหนจากผมสวนรวมในการท างาน (Collate Q&A receive from staff )

- บทพดในการเชญวทยากรขนสเวท (On stage MC Key message)

- การพดเชญชวนผเขารวมงาน (Welcome MC Script) - ความตอเนองของวทยากรหรอพธกรบนเวท (On stage sequence) - สอประกอบการบรรยายของวทยากร (Power point for MC)

- เพลงทใชบรรเลงกอนการเขางาน (Intro music during seating) - การเตรยมน าขวดส าหรบวทยากร (3 Drinking water bottle for speaker (on

stage)) - อาหารเชาและกลางวนของพระและผตดตาม ซงในงาน The power of wisdom

ไดเชญพระมหาสมปองมาเปนวทยากร โดยในแตละงานจะตางกนออกไป 5. การตกแตงสถานทจดงาน ประกอบไปดวยทงหมดดงน

- การรางขอความทก าหนดตามแผนการจดงาน (Draft message according to CC plan)

- ออกแบบสอโฆษณาเพอเชญชวนผเขารวมงานและตกแตงสถานท (Design PR Display & decoration)

- แบบการตกแตขนาดสถานท และการวางอปกรณ (Sign off PR Display &

decoration Layout room) - การตกแตงและตดตงเครองมอตางๆใหครบถวนในสถานทจดงาน (Full set up

decoration & display (Balloon, see brief)) 6. สถานทจดการและการตดตงสงอ านวยความสะดวกในสถานทจดงาน ประกอบไป

ดวยทงหมดดงน

- ค านวณขนาดของสถานทจดงานวาเพยงพอกบผเขารวมงานหรอไม (Circulate room set up & required facilities)

- การตดตงสงอ านวนความตางๆในสถานทจดงานแกผเขารวมงาน (Room & facility set up)

7. การเชญชวนผเขารวมงาน - การเชญชวนบรษทคคามาเขารวมกจกรรมเพอสรางสมพนธอนดในแตละ

องคกร (Invitation to GMs) - การเชญชวนผมสวนรวมในการท างานในต าแหนงการละทะเบยนเขางานเพอ

รบรจดประสงคของงาน (Invitation to staff: message 1 (Registration)) - นบจ านวนผทเขารวมงานครงท 1 (Update number of registrant #1)

- นบจ านวนผทเขารวมงานครงท 2 (Update number of registrant #2) - การสงค าเชญชวนเพอปองกนการเตอนกนลม (Invitation to staff; message 3

reminder)

- นบจ านวนผทเขารวมครงท 4 Update number of registrant #4 - การน ารปภาพประชาสมพนธลงสอออนไลนของบรษทเพอเชญชวนให

ผสนใจเขารวมงาน (Upload link (Banner Ad) to Intranet) - การน าคลบวดโอขาวประชาสมพนธการจดงานลงตามอาคารและในลฟฟ

(SPARKS TV Invitation to staff) - การน าขาวประชาสมพนธการจดงานมายอใหรวบรดเขาใจงายและน าไป

ตดตามสถานทตางๆของอาคาร (My Space Invitation to staff) 8. ของทระลกและเงนแกวทยากร

- ถวายปจจย 35,000 บาท - ถวายเพล 2 มอ

9. แผนก IT ท าวดโอถายทอดสด

- การแจงและเชญชวนทกแผนกโดยการท าตารางเวลา (Inform & Invite all parties: MC, OA, IS, VDO recorder on schedule (include MCs))

- การสรปแผนงานกบผควบคมกลองวดโอ (Brief VDO Recorder) - ตดตงอปกรณในสถานทจดงานและทดสอบอปกรณเพอไมใหเกดความ

ผดพลาด(Equipment & facilities set up & testing)

- ขนตอนส าคญกอนการเรมงานจะตองซอมระบบทกๆอยางใหเรยบรอยกอนวนงานจรง(FULL DRY RUN)

- ตดตงระบบการลงทะเบยนออนไลน (Set up online registration) - การเตรยมรายชออปกรณทจ าเปนตองซอกบฝายขาย (Prepare list of

equipment/requirements for vendor) - การเตรยมความพรอมภายในสถานทจดงาน (Internal set up and testing)

- การสงรายชอของทแผนก IS ตองการส าหรบการบนทกวดโอ (Send list of IS requirement for VDO recording to vendor)

- การประชมโดยการเชญแผนก IS และ ฝายขาย (Briefing Meeting (IS & Vendor))

- การน าวดโอสนๆในงานลงแผนซด 10 นาทตอ 1 คลป (Submit 10 copies of VDO CD with small clips (10 min/clip))

10. กจกรรมหลงจบงานทประกอบไปดวยการขอบคณผเขารวมงาน และการจดท า

เอกสารหลงจบงาน ประกอบไปดวยทงหมดดงน - เอกสารแบบสอบถามหลงจบงาน (Draft Questionnaire) - ตรวจสอบค าถามและลงชอ (Review questions & Sign off) - กลาวขอบคณทมงาน (Communicate to staff: Thank you & Online Evaluation)

- การรายงานสรปการจดงาน และทบทวนงานกบทม (Wrap up & Review with team)

- การสงค าขอบคณแกผจดกจกรรม (Thank you message to Working team) - พดคยกบผดแลเรองคลปวดโอของงาน (Communicate to staff: available VDO) - หารายชอผเขารวมงาน โดยเชคชอ รหสพนกงาน และ อเมลในโปรแกรม Excel

(Provided registrant list in excel (name, ID, email etc)) - ขนตอนสดทายของงานคอการจดเกบของสงตางๆในสถานทจดงาน (Clear out

all decorations & signage) - ผรบผดชอบงาน (By) ในขนตอนนจะเปนการบอกถงผรบผดชอบในแตละสวน

งานโดยการเขยนชอผรบผดชอบลงไปเพอกนลม

- สถานะ (Status) คอ การเชควาสวนงานใดไดท าเสรจเรยบรอยแลว โดยการเขยนค าวา “Done” ลงไป

- มกราคม (January) คอ เดอนของการจดกจกรรมตงแตการจดงานจนถงการท าเอกสารและการปดงาน โดยจะแตกตางกนออกไป เมอสวนงานไหนท าเสรจเรยบรอยแลวใหเราระบายสด าลงในชองวนทท างาน

รปท 4.1 Activity plan

รปท 4.8 รปเอกสาร Activity Plan

ชองาน วนเวลา

เดอนทจดงาน

สถานะของการท างาน

แผนและ

การประชม

บทพดและ

สครปวทยากร

การตกแตงสถานท

การตดตงอปกรณ

การสงค าเชญเขารวมงาน

มอบของทระลก

ผ รบผดชอบในแต

ละหนาท

แผนก It ดแล

การถายทอดสด

กจกรรมหลงจบงาน

4.3.2 เอกสาร Sequence คอเอกสารทใชในการ ก าหนดความตอเนองของงาน เวลาและผรบผดชอบโดยจะตองเขยนเรยงล าดบตงแตเปดงานไปจนถงปดงาน เพอไมใหสบสน และสามารถเขาใจไดงาย โดยในการจดงาน The Power Of Wisdom มรายละเอยด

ทงหมด ดงน

1) ชองาน : The power of wisdom การคดชองานควรใหสอดคลองกบจดประสงคของงาน 2) วนท 19 – 20 January 2016 วนเวลาควรค านงถงผเขารวมงาน และความเหมาะสมตางๆ 3) เวลา (Time) เวลาในการจดเตรยมงานในแตละขนตอนมไวเพอเปนการยนยนเวลากบ

แผนกทเกยวของ 4) นาท (Min) ระยะเวลาของการจดเตรยมงานโดยในแตละการจดการจะไมเทากนแลวแต

ความเหมาะสม 5) เหตการณทเกดขนตามล าดบโดยจะมตงแตเรมงานจนจนจบงาน (Sequence) ดงน

- การเตรยมหองประชม ชน 18 (Set up Room 18 Floor)

- ตกแตงชน 1 และ ชน 18 โดยการตงปายโฆษณากจกรรมหนาทางเขา (Decorate 1 & 18 Floor)

- ซอมระบบการลงทะเบยน (Registration dry run) เพอปองกนความผดพลาดทจะเกดขน

- เตรยมความพรอมกลองวดโอ (VDO Sony & CC & Live streaming) ในการบนทกการบรรยายของพระมหาสมปอง

- การซอมบทพดของพธกรเพอไมใหผดพลาด (Stage & MC dry run) - ผทเกยวของมาพบกนทสถานทจดงาน (At station) - ตดตงและทดสอบระบบการลงทะเบยนและบนเวท เชญพระมหาสมปอง ทชน

18 หอง 1805 (Registration Set up, Stage dry run) - ผรบผดชอบรบลงทะเบยนผเขารวมงานและจดหาทนงแกผเขารวมงาน (Register

& Seating) - เชญแขกสงาน และประชม Agenda แกวทยากร (Welcome audience & Brief on

2015 The power of wisdom) - เชญพระเขาสถานทจดงาน เมอผเขารวมงานมาครบแลว จะเชญวทยากรขนสเวท

(Doors close, audience are seated)

- วทยากรพดในหวขอ The power of wisdom โดยม สอน าเสนอภาพตางๆทสอดคลองกบวตถประสงคของงาน (Presentation)

- ประธานถวาย สงฆทาน

- พธกรกลาวปดงาน กลาวขอบคณผจดงานตางๆ (MC Closing, Thank staff & management)

- พนกงานถายภาพรวมกบพระมหาสมปอง (ภาพหม) โดยมพนหลงเปนปายโฆษณาของงาน

- เชญพระมหาสมปอง ทชน 18 หอง 1805 ฉนเพล - ผรบผดชอบ (By) ในขนตอนนจะบอกถงผรบผดชอบในแตละหนาทโดยการ

เขยนชอลงไปเพอกนลม - จดบนทก (Note) จะเปนการบอกรายละเอยดของแตละขนตอน เชนใครท าอะไร

ตอนไหน เมอไหร - ขนตอนนจะประกอบไปดวย เพลงประกอบงาน หรอกอนเรมงาน หรอสอตางๆ

ทมในงาน(On screen visual / Media)

รปท 4.9 เอกสาร Sequence

ชองาน วนเวลา

อนดบ

เหตการณ

ผ รบผด

ชอบ

การจด

บนทก

สอมลตมเดย

4.3.3 เอกสาร MC – Script เปนเอกสารทใชในการ ก าหนดเนอหา ขอมลทตองการจะสอแกผฟง รวมถงขอมลของวทยากร Agenda และเทคนคตางๆของงานโดยงาน The Power Of Wisdom ไดเชญพระมหาสมปองมาเปนวทยากรพดในหวขอการใชชวตในชวงวย

ท างาน โดยมรายละเอยดทงหมด ดงน

1) คว บงบองถงล าดบขนตอนการบรรยายตางๆในงาน 2) เวลา คอเวลาทใชในการท าแตละขนตอน โดยตองไมมากเกนไปหรอนอย

เกนไปใหเหมาะสมกบเนอหาทตองพด

3) ผพด ก าหนดผพดในแตละขนตอน 4) ค าบรรยาย คอการน าสวนประกอบของงานและสครปค าพดมาใส ไมวาจะ

เปน การกลาวเปดตอนรบวทยากร และ Agenda ของงาน หรอขาวประชาสมพนธตางๆ หรอเกมตางๆทจดขนเพอรอวทยากรเดนทางมายงสถานทจดงาน ประวตของวทยากร ผลงานตางๆ และการกลาวขอบคณ

วทยากร กลาวถวายของทระลกแกวทยากร และการกลาวปดงาน 5) นาท คอ เวลาทใชในการพดแตละเนอหา เพอไมใหเกนเวลาทก าหนด 6) เทคนค / เสยง คอ เสยงประกอบในงานหรอวดโอแนะน าตางๆ 7) หมายเหต คอ ขนตอนเสรมตางๆ

อ

รปท 4.10 รป MC - Script

ควหรอล าดบขนตอน เวลาในการบรรยาย

ผบรรยาย

ค าบรรยาย

เนอหาการบรรยาย

เวลาในการบรรยายทงหมด

สอมลตมเดย หมายเหต

เนอหาการบรรยาย

รปท 4.11 รป MC - Script

เนอหาการบรรยาย

กลาวขอบคณ มอบของทระลก

กลาวปดงาน

4.3.4 เอกสาร Event Summary เปนเอกสารทสงตามแผนกทมสวนเกยวของกบงาน โดยจะมรายละเอยดของการจดงาน ตงแตวน เวลา สถานท ตางๆดงน

1) สงถง (To) ชอและแผนกทตองการสงไปถง

2) จาก (From)

3) วน (Date) วนทจดท าเอกสาร

4) หวเรอง (Subject) หวขอของเอกสาร

5) วนงาน (Event Date)

6) ชองาน (Event Name)

7) สถานทจดงาน (Event Location)

8) จ านวนคนทสงเมลเชญชวน (Total Invitations Mailed)

9) จ านวนผเขารวมงานทคาดไว (Expected Attendance)

10) จ านวนผเขารวมงานทแนนอน (Actual Attendance)

11) ผจดท าอเมลเชญชวนเขารวมงาน (Invitations)

12) ดแลการตอบกลบอเมลของผเขารวมงาน (Respond / Reply if you please or RSVPs)

13) ตารางการประชม และ สครป (Agenda/Script)

14) โปรแกรมและเครองปรนเตอรส าหรบหนงสอเลมเลกทมขอมลของงาน

(Program/Printed Items)

15) การจดเตรยมอาหารภายในงาน (Catering)

16) ตกแตงสถานทดวยดอกไม (Floral)

17) สงทตองเชาหรอยม (Rental) สงทจ าเปนจะตองใช เชน โตะ เกาอ

18) ความบนเทง (Entertainment) โดยการเชญ วงดนตร หรอนกรอง นกแสดงทมชอเสยง

19) เครองเสยง (Audio/Visual)

20) ทจอดรถ (Parking) สถานทในการจอดรถ ควรจะความกวางทสามารถรองรบผเขารวมงานได และใกลสถานทจดงาน

21) ชางภาพ (Photographer) โดยจางตามความเหมาะสมของงาน เพอทจะสามารถเกบภาพในงานไดอยางครบถวน

22) สงอ านวยความสะดวก (Facilities) เชน หองน า ทจอดรถ อาหาร เครองดมตางๆ ให

พรอมกอนการจดงาน

23) การวางแผนของคณะกรรมงาน (Planning Committee) ประชมในเนอหาของการจดงาน ไมวาจะเปน ปญหา ขอมลตางๆทอาจจะมเพมขนมา

24) ทบทวนการท างานทงหมด (Overall Review) เรยกแผนกและผทเกยวของประชมเพอฟงขอมลและการท างาน ของทกๆแผนกทเกยวของเพอเกบเปนขอมลในการจดงานครงตอไป

25) ประชมในขนสดทายกอนการจดงาน (De-Brief Notes)

รปท 4.12 รปเอกสาร Event Summary

รปท 4.13 รปเอกสาร Event Summary

รป 4.14 รปเอกสาร Event Summary