บทท 2

การบรหารโครงการ

(Project Management)

โครงการ

- โครงการ (Project) โครงการ (Project) คองานหรอกลมกจกรรมทมความเชอมโยงและท าตอเนองกนและจะตองเกยวของกบการใชทรพยากรเพอหวงผลตอบแทน ตองการใหโครงการแลวเสรจสมบรณ เปนทยอมรบของผใช และตองท าดวยเวลา งบประมาณ ทรพยากรอนๆ ตามทก าหนด

- การบรหารโครงการ (Project Management) คอ การจดการ ควบคม ตดตาม ใหโครงการส าเรจลลวง หรอ บรรลวตถประสงคทวางไว และจะเกยวของกบการจดการทรพยากรใหโครงการส าเรจตามเปาหมาย ภายใตระยะเวลาและงบประมาณทม

1. ซอฟตแวรเปนผลตภณฑทจบตองไมได (ถงแมวาจะมการใหค าจ ากดความของซอฟตแวรวารวมถงเอกสารของซอฟตแวรดวยกตาม) เมอเทยบกบโครงการกอสรางอาคาร หรอโครงการผลตรถยนตซงจบตองและมองเหนไดชดเจนแลว เมอการด าเนนงานโครงการผลตซอฟตแวรไมเปนไปตามตารางทก าหนด ผบรหารโครงการจงไมสามารถสงเกตเหนผลกระทบทเกดขนไดอยางชดเจน

2. กระบวนการผลตซอฟตแวรไมมมาตรฐานทแนนอน จากอดตถงปจจบน กระบวนการผลตซอฟตแวรถกปรบปรงให เหมาะสมกบสภาพแวดลอมในการผลตซอฟตแวรเรอยมา กระบวนการทใชกบองคกรหนงอาจไมสามารถน ามาใชกบองคกรอนได ดงนนงานบรหารโครงการผลตซอฟตแวรทตองสมพนธกบกระบวนการผลตจงไมแนนอนตามไปดวย ถงแมวาจะมขอมลการบรหารโครงการจากอดตกตาม

ความยากของการบรหารโครงการผลตซอฟตแวร

3. โครงการผลตซอฟตแวรขนาดใหญยอมมลกษณะพเศษแตกตางกน ดงนน ถงแมผบรหารโครงการจะมประสบการณในการบรหารโครงการขนาดใหญจากอดตมากนอยเพยงใดกตาม การรบผดชอบโครงการปจจบนยอมตองพบกบปญหาทแตกตางกนได นอกจากนเทคโนโลยตางๆ ทเปลยนแปลงอยางรวดเรว อาจท าใหประสบการณทมมาเกดลาสมย ไมสามารถน ามาใชกบเทคโนโลยสมยใหมได

4. ความตองการในการผลตซอฟตแวรเปนวตถดบทไมสามารถจบตองได และความตองการของลกคามกเปลยนแปลงอยเสมอ ดงนนความยากทเหนไดชดอกประการหนง คอการจดการกบความตองการทเปลยนแปลงดงกลาว

ความยากของการบรหารโครงการผลตซอฟตแวร ความยากของการบรหารโครงการผลตซอฟตแวร

การบรหารโครงการผลตซอฟตแวร

• เปนกจกรรมทเกดขนเพอประกนวาซอฟตแวรจะสามารถสงมอบไดตรงเวลาตามแผนงานทวางไวและเปนไปตามความตองการของผใช

Control

Quality

TIME Cost เวลา

ทรพยากร

ขอบเขต คด

ท า

แก

สาเหตความลมเหลวของโครงการ

• การมสวนรวมของผใช

• การสนบสนนจากผบรหาร

• ความชดเจนของความตองการ

• การวางแผนโครงการทเหมาะสม

• ความคาดหวงตอโครงการทสอดคลองกบสภาพความเปนจรง

สรปปจจยความส าเรจของโครงการผลตซอฟตแวร

– สงมอบตรงเวลา – ภายใตงบประมาณทก าหนด – ตรงกบความตองการใชงาน

8

4 ปจจยหลกของโครงการ

• บคลากร - People • กระบวนการ - Process • ผลผลต - Product • เทคโนโลย - Technology

ปจจยดานบคลากร การคดเลอกผรวมทมทด การจดสรรและการวางต าแหนง แรงจงใจในการท างาน ความกาวหนาในอาชพ การสอสารระหวางกน

10

ปจจยดานกระบวนการ „ มกระบวนการทชดเจน „ กระบวนการทรองรบทงดานการจดการและดานเทคนค „ การพฒนากระบวนการอยางตอเนอง „ มการประกนคณภาพและบรหารความเสยง „ การวางแผนขนตอนในกระบวนการพฒนา „ ความเอาใจใสและไมละเลยแตละขนตอน „ ยดความตองการของลกคาเปนทตง „ หลกเลยงกระบวนการทซ าซอน

11

ปจจยดานตวผลตภณฑ • ท าSoftwareใหสามารถจบตองได • เขาใจถงลกษณะของงานและความตองการ • การจดการไมใหระบบมขนาดใหญเกนความจ าเปน • ควบคมFeatureใหพอเหมาะพอควร

ปจจยดานเทคโนโลย • ตดตามและศกษาเทคโนโลยอยางใกลชด • การเลอกใชภาษาและเครองมอทเหมาะสม • ค านงถงคณคาและตนทนของการน ากลบมาใชใหม(Reusable)

การบรหารโครงการ

Project Management ม 9 เรองทควรพจารณา 1. การบรหารภาพรวม (Integration Management) ‟ รวมเขาดวยกนได 2. การบรหารขอบเขต (Scope Management)-อะไร ควบคม ใหจดการได 3. การบรหารเวลา (Time Management) 4. การบรหารคาใชจาย (Cost Management) 5. การบรหารคณภาพ (Quality Management)-รบได ตรงตามวตถประสงค 6. การบรหารทรพยากรมนษย (Human Management) 7. การบรหารการสอสาร (Communication Management)- ท างานรวมกน เกบ

อะไรบาง และตองสงใหใครยงไง 8. การบรหารการจดซอ (Procurement Management) 9. การบรหารความเสยง (Risk Management)

วางแผนและบรหารขอบเขต

• แนวทางการเกดโครงการ „ ปญหา

อาจเปนปญหาทเกดในสายงานปกต o สายการผลตตองการก าลงการผลต ความตองการวทยาการใหมๆเขามาใชงาน

„ โอกาส

การด าเนนการทสอดคลองกบนโยบายหลกขององคการ o การขยายฐานการผลต การเพมกลมผบรโภค

วางแผนและบรหารขอบเขต

นโยบาย

กลยทธ

“ปญหา” และ “โอกาส”

ความตองการการปรบปรงในดานตางๆ

โครงการ

• แนวทางการเกดโครงการ

วางแผนและบรหารขอบเขต

ล าดบ ขนตอน วธปฏบต

1

2

ศกษาวเคราะหโครงการโดยทมบรหารโครงการ และลกคา เขยนขอก าหนดโครงการขนตน

- ท าความเขาใจใหตรงกน - ศกษาโครงการในอดต - มองใหเหนปญหาหรอโอกาสทแทจรง - ศกษาจนมนใจในสถานการณแลวจงเขยนขอก าหนดโครงการ โดยอาจตองมการแกไขปรบปรงได

วางแผนและบรหารขอบเขต

ล าดบ ขนตอน วธปฏบต

3 4

ก าหนดวตถประสงคสดทายของโครง การทงหลกและรอง หาแนวทางเลอกตางๆ เพอท าโครงการใหบรรลวตถ ประสงคทก าหนด

- วตถประสงคหลกหมายถงเมอสนสดโครงการแลวผลประเมนโครงการออกมาวาประสบความส าเรจ -วตถประสงครองหมายถงสงทควรไดรบตามความส าเรจของโครงการ - ใชเทคนคการระดมความคด (Brain Strom) ของการท างานเปนทมมขนตอนคอ การเสนอความคด การเพมแกไขเตม การวเคราะหวจารณ การสรปทางเลอก และการจดท ารายละเอยด

วางแผนและบรหารขอบเขต

ล าดบ

ขนตอน วธปฏบต

5 6

ประเมนทางเลอก แผนปฏบตการของโครงการ

- ประเมนตามเกณฑของวตถประสงคของโครงการ - ใหบรรลถงจดประสงคของโครงการตามทางเลอกทดทสด

วางแผนและบรหารเวลา

- การวางแผนเวลาของโครงการ โดยแบงเปนงานยอยๆ ซงจะตอง

ก าหนดเวลาเรมตน และเวลาสนสดอยางชดเจน - ควบคมใหเวลาเปนไปตามแผนทวางไว เพอใหสามารถสงมอบ

โครงการไดทนเวลาทก าหนดไว - อาจใชเครองมอ การบรหารเวลา เชน Gantt Chart Critical Method (CPM) PERT

การวางแผนและบรหารคาใชจาย

• คาใชจายในการพฒนา ประกอบดวย – คาใชจายทางตรง เชน คาจางพนกงาน คาจาง sub contract – คาใชจายทางออม เชน คาใชจายดานอปกรณ และดานธรการ เชน คา โทรศพท คารถ ฯลฯ

• ประเมนคาใชจายจากงานทตองท า

• กระบวนการประเมนราคาซอฟตแวร Software Sizing (ก าหนดขนาดซอฟตแวร)

Method Selection (เลอกวธการ)

Software Costing (ก าหนดราคาซอฟตแวร)

Comparison (เปรยบเทยบ)

Refining (ปรบแตง)

การวางแผนและบรหารคาใชจาย

การวางแผนและจดการคณภาพ

• เปนงานบรหารเพอใหทกๆ กจกรรม ทด าเนนในโครงการมคณภาพทสด ผบรหารจะตองจดท าระบบคณภาพ ซงประกอบดวย 4 ประการคอ การวางแผนคณภาพ (Quality Planning) การรบประกนคณภาพ (Quality Assurance) การควบคมคณภาพ (Quality Control) และการปรบปรงคณภาพ (Quality Improvement)

การบรหารทรพยากรมนษย

• ในหนวยงานทสรางซอฟตแวรประกอบดวยคนหลายทกษะเพอท างานรวมกนเชนนกโปรแกรม นกวเคราะห นกออกแบบ ผเชยวชาญทเปนเจาของงานและผเกยวของอน ๆ โดยคนเหลานตองท างานเปนทม

• การจดโครงสรางของทมขนอยกบองคประกอบ – จ านวนคนในทม – ประสบการณของแตละคน – ประเภทโครงการ – ความแตกตางระหวางบคคลทเกยวของ – รปแบบการท างานของแตละคน

องคประกอบเหลานมผลกระทบตอรปแบบของการบรหารและการจดการโครงการ

การบรหารทรพยากรมนษย

• การพฒนาซอฟตแวรจ าเปนตองท างานเปนทม สมาชกในทมตองประสานงาน สอสารการตดสนใจ

• โครงงานเลกๆอาจประกอบดวยสมาชก 2 - 3 คน โครงงานใหญๆจ านวนคนจะเพมตามไปดวยท าใหการบรหารยาก

• ถาทมงานใหญเกนไป การประสานงานท าไดยาก ควรแบงเปนทมยอย ๆโดยเรว

การจดการบคลากร(People Management)

• ทมงานประกอบดวยบคคลหลายกลมทมความสามารถเฉพาะดาน หลากหลายสไตลในการท างาน ผบรหารตองท าทกวถทางใหแตละคนท างานรวมกนได และใหจดมงหมายของแตละคนประสบผลส าเรจ

• วตถประสงคของโครงการจะตองก าหนดไวแตแรกและตองชแจงใหสมาชกทกคนในทมเขาใจอยางแจมชด

• ระหวางโครงการก าลงก าลงพฒนาจะตองมการประเมนผลตลอดเวลา กจกรรมบางอยางวดปรมาณความกาวหนายาก

• ตวบงชทส าคญในการพฒนาซอฟตแวรมกจะก าหนดโดยจ านวนค าสง (line of code)ทสงใหลกคาทเขยนโดยนกโปรแกรม 1 คนในหนงเดอน(Per man-month) อนตรายของการใชวธนคอแตละคนพยายามทจะเขยนค าสงใหมาก ๆ ดงนนเนองจากคาใชจายในการพฒนาซอฟตแวรนนขนกบจ านวนค าสง การเขยนโปรแกรมสน ๆหรอการใชสวนของโปรแกรมทมอย(Reuse)จะชวยลดคาใชจาย

บรษททตองการใชซอฟตแวร

กลมผใชซอฟตแวร (End User)

หนวยงานดานสารสนเทศ

ทมงานพฒนา

Project Manager (1 คน)

Project Staff (0-2 คน)

Project Leader (1 คน)

Programmer (หลายคน)

Project Leader (1 คน)

Programmer (หลายคน)

Project Leader (1 คน)

Programmer (หลายคน)

26

Communication การสอสารในทมงาน „ เพอลดชองวาง(GAP) „ เพอลดภาระงาน „ เพอตรวจสอบความคบหนา „ เพอสอความเขาใจใหตรงกน „ เพอลดความผดพลาด

Tools „ Meeting „ Discussion „ Document „ Telecom „ E-mail, MSN, Web Board

การบรหารดานการตดตอสอสาร

การวางแผนและบรหารการจดซอ

• การบรหารการจดซอรวมถง – การบรหาร supplier ทขายสนคาตาง ๆ ใหเรา เชน software package

, tools ในการพฒนา หรอ Hardware ตาง ๆ – การบรหาร sub-contract เพราะ ในการพฒนาซอฟตแวรบางครงตองมการใช sub-contract (บรษทอนมารบงานบางชวง) มาชวยงานดวย โดยในการบรหาร sub-contract ตองระมดระวงเรองเวลาในการสงมอบงาน คณภาพและคาใชจาย

ความเสยง (Risks)

• ความเสยง (Risks) คอเหตการณบางอยางทอาจะเกดขน และเมอเกดขนแลวจะมผลกระทบตอความส าเรจของโครงการ เชน อาจท าใหโครงการลาชาลง ท าใหตนทนสงขน ท าใหคณภาพของระบบลดลง เปนตน

• ประเภทของความเสยง – Technology risks – People risks – Organizational risks – Requirements risks – Estimation risks

ประเภทของความเสยง • Technology risks

– มขอผดพลาด (Defects) อยในซอฟตแวรเครองมอทใชพฒนา – อปกรณบางอยางทน ามาใชงานมประสทธภาพไมดพอ – ประสทธภาพในการเขาถงฐานขอมลทใชอย อาจจะไมไดตามตองการ – CASE Tools ทใชอยมขอผดพลาดในการสรางผลลพธ – เครองมอบางตวไมสามารถใชรวมกบเครองมอทมอยได

• People (Team) risks – หาคนทมความช านาญในดานทตองการไมได – พนกงานยงไมมความช านาญในภาษาทใชเขยน – อาจจะมพนกงานขอลาหยดยาวในชวงเทศกาล

• Organizational risks – ผลก าไรของหนวยงานลดลง อาจมการลดตนทนในการพฒนาระบบลง – มการเปลยนแปลงโครงสรางการบรหารหรอระบบงาน อาจมผลตอความตองการของ

ระบบ

ประเภทของความเสยง

• Requirements risks – ลกคายงไมสามารถระบความตองการของตนเองไดอยางชดเจน – ลกคามการเปลยนแปลงความตองการได – ความตองการบางอยางไมสามารถท าได

• Estimation risks – ระยะเวลาในการพฒนาทประมาณไวไมพอเพยง – ตนทนทประมาณไวไมพอเพยง – งานทก าลงพฒนายากกวาทคดไว

ตารางแผนจดการความเสยง Risk Type Probability Effect Strategic

พนกงานยงไมมความช านาญในภาษาทใชเขยน Team 70% 2 จดโครงการฝกอบรมใหกบพนกงาน

ลกคายงไมสามารถระบความตองการของตนเอง

ไดอยางชดเจน Requirement 60% 5

จดท าตนแบบใหลกคาไดทดลอง

ใชกอน

ประสทธภาพในการเขาถงฐานขอมลทใชอย

อาจจะไมไดตามตองการ Technology 50% 4

ท าการทดสอบประสทธภาพดกอน

หาฐานขอมลอนทดกวา เผอเอาไว

ลกคามการเปลยนแปลงความตองการได Requirement 50% 4

ตดตอกบลกคาเสมอเพอรบทราบ

ขอมล และพฒนาแบบ

Incremental

CASE Tools ทใชอยมขอผดพลาดในการสราง

ผลลพธ Technology 40% 4

ระบวาผดพลาดทจดใดพยายาม

หลกเลยงสวนนน

เครองมอบางตวไมสามารถใชรวมกบเครองมอทม

อยได Technology 30% 2 ****

อาจจะมพนกงานขอลาหยดยาวในชวงเทศกาล Team 20% 4 ****

ความตองการบางอยางไมสามารถท าได Requirement 20% 4 ****

หาคนทมความช านาญในดานทตองการไมได Team 20% 3 ****

มขอผดพลาด (Defects) อยในซอฟตแวร

เครองมอทใชพฒนา Technology 10% 5 ****

อปกรณบางอยางทน ามาใชงานมประสทธภาพไม

ดพอ Technology 5% 5 ****