คู มือการใช งานระบบเอกสารอ...

คมอการใชงานระบบเอกสารอเลกทรอนกส (สาหรบเจาหนาทธรการ)

ภายใต “โครงการจางทปรกษา พฒนาระบบเอกสารอเลกทรอนกส (e-Document)” ของ มหาวทยาลยราชภฎสวนสนนทา

(งวดท 4)

โดย

บรษท แมกซ เซฟวงส (ประเทศไทย) จากด 4 ธนวาคม 2552

โครงการจางทปรกษา พฒนาระบบเอกสารอเลกทรอนกส (e-Document) ของมหาวทยาลยราชภฎสวนสนนทา โดย บรษท แมกซ เซฟวงส (ประเทศไทย) จากด

คานา “เอกสารคมอการใชงานระบบเอกสารอเลกทรอนกส (สาหรบเจาหนาทธรการ และผดแลระบบสารบรรณ)” ฉบบน จดทาขน จดทาขนเพอสงมอบงานงวดท 4 ตามสญญาจาง โครงการจางทปรกษา พฒนาระบบเอกสารอเลกทรอนกส ของมหาวทยาลยราชภฎสวนสนนทา ทบรษท แมกซ เซฟวงส (ประเทศไทย) จากด เรมสญญาเมอวนท 27 สงหาคม 2552 ทงน เพอใหเจาหนาทธรการ หนาหอง แตละคณะ/สานก/กอง ของ มหาวทยาลยราชภฎสวนสนนทา ใชประกอบการใชงานระบบเอกสารอเลกทรอนกส ไดดวยตนเอง

เอกสารคมอระบบงานดงกลาวน ประกอบดวยเนอหาจานวน 3 บท ดงน คอ “บทท 1 การลงทะเบยนรบ-สง/และการแจงเวยนเอกสาร” เพอใหทราบถงขนตอนการลงทะเบยนรบ-สงเอกสารทสรางจากภายนอกระบบ การแจงเวยนเอกสาร รวมถงการคนหาและดรายงานทเกยวของ “บทท 2 ระบบตเอกสารอเลกทรอนกส” เพอใหทราบถงขนตอนการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส และเอกสารทสรางจากภายนอกระบบ และภาคผนวกทจะแสดงขนตอนการแนบไฟลในแบบตาง การลงนามเอกสารอเลกทรอนกส การใชงานโปรแกรมเชอมตอเครองสแกนเอกสาร และ การใชงานโปรแกรมแจงเตอนเอกสารเขาใหม

อยางไรกตาม คมอระบบงานนไดมการตรวจทานมาแลวเปนอยางด แตกอาจจะยงมบางสวนทขาดตกบกพรอง หรอ ไมสมบรณพรอม หรอ ไมถกตองอยบาง ฉะนน หากทานพบขอผดพลาด หรอ มขอเสนอแนะในการปรบปรงแกไขเพมเตม เพอใหขอมลดงกลาวมความสมบรณมากยงขน ซงจะเปนประโยชนตอเจาหนาทธรการ ของมหาวยาลยราชภฏสวนสนนทามากยงขน ขอไดโปรดไดรบแจงใหทางบรษทฯ ทราบดวยจกเปนพระคณอยางยง

คณะทางานระบบสานกงานอเลกทรอนกส Max Savings (Thailand) Co., Ltd. 4 ธนวาคม 2552

สารบญ

หนา คานา บทท 1 การลงทะเบยนรบ-สง/และการแจงเวยนเอกสาร 1-1

1.1 การลงทะเบยนรบ-สงเอกสารทสรางภายนอกระบบ 1-1 1.1.1 การลงทะเบยนรบเอกสารภายนอก (กระดาษ) 1-2 1.1.2 การลงทะเบยนรบเอกสารภายใน (กระดาษ) 1-6 1.1.3 การลงทะเบยนสงภายนอก (กระดาษ) 1-10 1.1.4 การลงทะเบยนสงภายใน (กระดาษ) 1-12 1.1.5 การจองและคนหาเลขทเอกสาร 1-14 1.1.6 การคนหาและดรายงานทเกยวของ 1-18

1.2 การแจงเวยนหนงสออเลกทรอนกส 1-22 บทท 2 ระบบตเอกสารอเลกทรอนกส 2-1

2.1 รจกระบบตเอกสารอเลกทรอนกส 2-1 2.2 การเขาสระบบตเอกสารอเลกทรอนกส 2-2 2.3 การสรางตเอกสารอเลกทรอนกส 2-4 2.4 การกาหนดสทธการใชงานตเอกสารอเลกทรอนกส 2-7 2.5 การลงทะเบยนจดเกบเอกสารจากภายนอกระบบ 2-9 2.6 การจดเกบเอกสารภายในระบบสารบรรณฯโดยการนาเขาเอกสาร 2-12 2.7 การยาย คดลอก และลบเอกสาร 2-16 2.8 การสารองขอมล 2-17

ภาคผนวก

1. การแนบไฟลเอกสารตนเรอง ก-1 2. การแนบไฟลเอกสารอางถง ข-1 3. การแนบไฟลสงทสงมาดวย ค-1 4. การแนบเอกสารทเกยวของ ง-1 5. การลงนามเอกสารอเลกทรอนกส จ-1 6. การใชงานโปรแกรมสแกนเอกสาร ฉ-1 7. การใชงานโปรแกรมแจงเตอนเอกสารเขาใหม ช-1

สารบญแผนภาพ

หนา แผนภาพท 1.1.1-1 ภาพแสดงหนาจอรายการหนงสอรบจากภายนอก (กระดาษ) 1-2 แผนภาพท 1.1.1-2 ภาพแสดงหนาจอรายการเอกสารทจะพมพสตกเกอรรบ 1-3 แผนภาพท 1.1.1-3 ภาพแสดงหนาจอรายการเอกสารทจะพมพสตกเกอรรบ 1-3 แผนภาพท 1.1.1-4 ภาพแสดงหนาจอการคนหาเพอออกรายงาน 1-4 แผนภาพท 1.1.1-5 ภาพแสดงหนาจอรายงานทะเบยนหนงสอรบ 1-4 แผนภาพท 1.1.1-6 ภาพแสดงหนาจอการลงทะเบยนหนงสอรบจากภายนอก (กระดาษ) 1-5 แผนภาพท 1.1.2-1 ภาพแสดงหนาจอรายการหนงสอรบจากภายใน (กระดาษ) 1-6 แผนภาพท 1.1.2-2 ภาพแสดงหนาจอรายการเอกสารทจะพมพสตกเกอรรบ 1-7 แผนภาพท 1.1.2-3 ภาพแสดงหนาจอรายการเอกสารทจะพมพสตกเกอรรบ 1-7 แผนภาพท 1.1.2-4 ภาพแสดงหนาจอการคนหาเพอออกรายงาน 1-8 แผนภาพท 1.1.2-5 ภาพแสดงหนาจอรายงานทะเบยนหนงสอรบ 1-8 แผนภาพท 1.1.2-6 ภาพแสดงหนาจอการลงทะเบยนหนงสอรบจากภายใน (กระดาษ) 1-9 แผนภาพท 1.1.3-1 ภาพแสดงหนาจอการลงทะเบยนหนงสอสงจากภายนอก (กระดาษ) 1-10 แผนภาพท 1.1.3-2 ภาพแสดงหนาจอการลงทะเบยนหนงสอสงภายใน (กระดาษ) 1-11 แผนภาพท 1.1.4-1 ภาพแสดงหนาจอรายการหนงสอสงภายใน (กระดาษ) 1-12 แผนภาพท 1.1.4-2 ภาพแสดงหนาจอการลงทะเบยนหนงสอสงภายใน (กระดาษ) 1-13 แผนภาพท 1.1.5-1 ภาพแสดงหนาจอการจองเลขทเอกสาร 1-14 แผนภาพท 1.1.5-2 ภาพแสดงหนาจอการจองเลขทเอกสารปจจบน โดยใชชวงเลขทจอง 1-15 แผนภาพท 1.1.5-3 ภาพแสดงหนาจอการจองเลขทเอกสารปจจบน โดยใชเลขทวางอย 1-16 แผนภาพท 1.1.5-4 ภาพแสดงหนาจอการจองเลขทเอกสารยอนหลง 1-16 แผนภาพท 1.1.5-5 ภาพแสดงหนาจอการคนหาเลขวาง 1-17 แผนภาพท 1.1.6-1 ภาพแสดงเมนรายงานทะเบยนรบ 1-19 แผนภาพท 1.1.6-2 ภาพแสดงเมนรายงานทะเบยนสง 1-20 แผนภาพท 1.1.6-3 ภาพแสดงเมนรายงานการจองเลขทเอกสาร 1-21 แผนภาพท 1.2 -1 ภาพแสดงหนาจอการเลอกเงอนไขการแจงเวยน 1-23 แผนภาพท 1.2 -2 ภาพแสดงหนาจอการเลอกผรบหนงสอเวยน 1-24 แผนภาพท 1.2-3 ภาพแสดงหนาจอการเลอกหนวยงานผรบหนงสอเวยน 1-25 แผนภาพท 1.2-4 ภาพแสดงหนาจอการเลอกผรบหนงสอเวยน 1-26 แผนภาพท 1.2-5 ภาพแสดงหนาจอการเลอกผรบหนงสอเวยน 1-26 แผนภาพท 2-1 ภาพแสดงหนาจอ Login เขาสโปรแกรม 2-2 แผนภาพท 2-2 ภาพแสดงหนาจอหลกของโปรแกรม 2-3

สารบญแผนภาพ (ตอ)

หนา แผนภาพท 2-3 ภาพแสดงเมนในระบบตเอกสาร 2-3 แผนภาพท 2-4 ภาพแสดงเมนในการสรางตเอกสาร 2-4 แผนภาพท 2-5 ภาพแสดงหนาจอสรางตเอกสารใหม 2-4 แผนภาพท 2-6 ภาพแสดงรายการตเอกสาร 2-5 แผนภาพท 2-7 ภาพแสดงหนาจอสรางตเอกสารยอย 2-5 แผนภาพท 2-8 ภาพแสดงรายการตเอกสารยอยทสราง 2-6 แผนภาพท 2-9 ภาพแสดงหนาจอสาหรบเปลยนชอตเอกสาร 2-6 แผนภาพท 2-10 ภาพแสดงชอตเอกสารทผานการเปลยนชอ 2-6 แผนภาพท 2-11 ภาพแสดงหนาจอเพอกาหนดสทธ 2-7 แผนภาพท 2-12 ภาพแสดงหนาจอสาหรบกาหนดสทธ 2-7 แผนภาพท 2-13 ภาพแสดงหนาจอสาหรบเพมบคลากรทกาหนดสทธ 2-8 แผนภาพท 2-14 ภาพแสดงหนาจอการกาหนดสทธ 2-9 แผนภาพท 2-15 ภาพแสดงรายการเอกสารในตเอกสาร 2-10 แผนภาพท 2-16 ภาพแสดงหนาจอการลงทะเบยนเอกสาร 2-10 แผนภาพท 2-17 ภาพแสดงหนาจอเอกสารแนบของเอกสารทลงทะเบยน 2-11 แผนภาพท 2-18 ภาพแสดงหนาจอเพมไฟลเอกสารอางอง 2-12 แผนภาพท 2-19 ภาพแสดงหนาจอเพมไฟลสงทสงมาดวย 2-12 แผนภาพท 2-20 แสดงหนาจอตเอกสารทตองการนาเอกสารเขา 2-13 แผนภาพท 2-21 แสดงหนาจอของหนาคนหาเอกสารเพอนาเขาสระบบตเอกสาร 2-14 แผนภาพท 2-22 แสดงหนาจอรายการเอกสารรอนาเขาสระบบตเอกสาร 2-14 แผนภาพท 2-23 แสดงหนาจอสาหรบนาเอกสารสารบรรณเขาสระบบตเอกสาร 2-15 แผนภาพท 2-24 แสดงหนาจอขนตอนการยาย / คดลอกเอกสาร 2-16 แผนภาพท 2-25 แสดงหนาจอขนตอนการลบเอกสาร 2-17 แผนภาพท 2-26 ภาพแสดงหนาจอการจดเตรยมขอมลสาหรบคนคน 2-18 แผนภาพท 2-27 แสดงหนารายการไฟลสารองทสรางขน 2-18 แผนภาพท 2-28 แสดงหนาจอบนทกไฟลทดาวนโหลด 2-19 แผนภาพท 2-29 แสดงหนาจอการบนทกเสรจสมบรณ 2-19 แผนภาพท 2-30 แสดงหนาจอภายในไฟลทดาวนโหลด 2-20 แผนภาพท 2-31 แสดงหนาจอรายการไฟลภายในไฟลทดาวนโหลด 2-21 แผนภาพท 2-32 แสดงหนาจอรายการตเอกสารไฟลภายในไฟลทดาวนโหลด 2-21 แผนภาพท 2-33 แสดงหนาจอรายการเอกสารในตเอกสารทสารองไฟล 2-22

สารบญแผนภาพ (ตอ)

หนา แผนภาพท 2-34 แสดงหนาจอแสดงรายละเอยดเอกสารทเลอกในไฟลสารองขอมล 2-22 แผนภาพท ก-1 หนาจอของการแนบไฟลเอกสารตนเรอง ก-1 แผนภาพท ก-2 หนาจอของการแนบไฟลเอกสารตนเรอง ก-2 แผนภาพท ก-3 หนาจอแสดงไฟลเอกสารตนเรองทไดจากการแนบไฟล ก-3 แผนภาพท ข-1 แสดงหนาจอหลกของการแนบไฟลอางถง ข-1 แผนภาพท ข-2 แสดงหนาจอการคนหาไฟลจากในระบบ ข-2 แผนภาพท ข-3 แสดงหนาจอผลการคนหาไฟลจากในระบบ ข-2 แผนภาพท ข-4 แสดงหนาจอการลบไฟลแนบจากในระบบ ข-3 แผนภาพท ข-5 แสดงหนาจอไฟลแนบจากในระบบ ข-3 แผนภาพท ข-6 แสดงหนาจอไฟลแนบจากนอกระบบ ข-3 แผนภาพท ข-7 แสดงหนาจอไฟลแนบจากนอกระบบ ข-4 แผนภาพท ข-8 หนาจอแสดงไฟลเอกสารอางถงทไดจากการแนบไฟล ข-4 แผนภาพท ค-1 แสดงหนาจอในการเพมสงทสงมาดวย ค-1 แผนภาพท ค-2 แสดงหนาจอการคนหาเอกสารภายในระบบสาหรบการแนบไฟลสงทสงมาดวย ค-2 แผนภาพท ค-3 ภาพแสดงหนาจอรายการสงทสงมาดวยทแนบจากในระบบ ค-3 แผนภาพท ค-3 ภาพแสดงหนาจอรายการสงทสงมาดวยทแนบจากในระบบ ค-4 แผนภาพท ค-5 หนาจอแสดงไฟลเอกสารสงทสงมาดวยทไดจากการแนบไฟล ค-4 แผนภาพท ง-1 แสดงหนาจอการแนบเอกสารทเกยวของ ง-1 แผนภาพท ง-2 แสดงหนาจอการคนหาเอกสารทเกยวของ ง-2 แผนภาพท ง-3 แสดงหนาจอเมอเพมเอกสารทเกยวของเรยบรอยแลว ง-3 แผนภาพท ง-3 หนาจอแสดงไฟลเอกสารทเกยวของทไดจากการแนบไฟลเอกสารทเกยวของ ง-4 แผนภาพท จ-1 ภาพแสดงหนาจอกรณาตงคาการลงนาม จ-1 แผนภาพท จ-2 ภาพแสดงการยนยนการสงเอกสาร จ-2 แผนภาพท จ-3 ภาพแสดงการแจงเอกสารไดถกสงไปแลว จ-2 แผนภาพท จ-4 copy URL ของไฟล XML ของเอกสารทลงนามแบบ Server Sign จากหนาแสดงเอกสาร จ-3 แผนภาพท จ-5 นาไฟลท copy URL มาวางในชองวางเพอทาการตรวจสอบ จ-3 แผนภาพท จ-6 ภาพแสดงผลการตรวจสอบทถกตอง จ-4 แผนภาพท จ-7 ภาพแสดงผลการตรวจสอบทไมถกตอง หรอมการแกไข จ-4 แผนภาพท จ-8 ภาพแสดงหนาจอกรณาตงคาการลงนาม จ-5 แผนภาพท จ-9 ภาพแสดงการยนยนการสงเอกสาร จ-5 แผนภาพท จ-10 ภาพแสดงการแจงเอกสารไดถกสงไปแลว จ-6

แผนภาพท จ-11 ภาพแสดงหนาจอกรณาตงคาการลงนาม จ-6 แผนภาพท ฉ-1 แสดงหนาจอเรมตดตงโปรแกรม ฉ-1 แผนภาพท ฉ-2 แสดงหนาจอการตอนรบเขาสการตดตง ฉ-2 แผนภาพท ฉ-3 แสดงหนาจอใหเลอกยอมรบขอตกลงในการใชงาน ฉ-2 แผนภาพท ฉ-4 แสดงหนาจอการตดตงสาหรบผใชงานใด ฉ-3 แผนภาพท ฉ-5 แสดงหนาจอตาแหนงทอยทจะตดตงโปรแกรม ฉ-3 แผนภาพท ฉ-6 แสดงหนาจอขอมลทจะตดตงโปรแกรม ฉ-4 แผนภาพท ฉ-7 แสดงหนาจอตดตงโปรแกรมเสรจเรยบรอยแลว ฉ-4 แผนภาพท ฉ-8 แสดงหนาจอการแนบเอกสาร ฉ-5 แผนภาพท ฉ-9 แสดงหนาจอการเชอมตอกบโปรแกรมสแกนเอกสาร ฉ-5 แผนภาพท ฉ-10 แสดงหนาจอเตรยมสแกนเอกสาร ฉ-6 แผนภาพท ฉ-11 แสดงหนาจอสแกนเอกสาร ฉ-6 แผนภาพท ฉ-12 แสดงหนาจอแจงการอพโหลดไฟลสแกนไปบนทกทเครองคอมพวเตอรแมขาย ฉ-7 แผนภาพท ฉ-13 แสดงหนาจอแจงการสแกนเอกสารไมสมบรณ ฉ-7 แผนภาพท ช-1 แสดงหนาจอการดาวนโหลดโปรแกรม ช-1 แผนภาพท ช-2 แสดงหนาจอการบนทกไฟลโปรแกรม ช-1 แผนภาพท ช-3 แสดงหนาจอการขยายไฟลโปรแกรม ช-2 แผนภาพท ช-4 แสดงหนาจอเรมตดตงโปรแกรม ช-2 แผนภาพท ช-5 แสดงหนาจอการตอนรบเขาสการตดตง ช-3 แผนภาพท ช-6 แสดงหนาจอใหเลอกยอมรบขอตกลงในการใชงาน ช-3 แผนภาพท ช-7 แสดงหนาจอการตดตงสาหรบผใชงานใด ช-4 แผนภาพท ช-8 แสดงหนาจอตาแหนงทอยทจะตดตงโปรแกรม ช-4 แผนภาพท ช-9 แสดงหนาจอขอมลทจะตดตงโปรแกรม ช-5 แผนภาพท ช-10 แสดงหนาจอตดตงโปรแกรมเสรจเรยบรอยแลว ช-5 แผนภาพท ช-11 แสดงไอคอน Shortcut ชอ CryptBot e-Office Alert ช-6 แผนภาพท ช-12 หนาจอเขาสโปรแกรม CryptBot e-Office Alert™ ช-6 แผนภาพท ช-13 กาหนดทอยเวบไซต(URL) ของ e-Office ช-7 แผนภาพท ช-14 แสดงหนาจอตดตอกบระบบ e-Office ได ช-7 แผนภาพท ช-15 แสดง icon ของ CryptBot e-Office Alert™ ทซอนอยใน Status bar ดานลางของจอ ช-7 แผนภาพท ช-16 หนาจอการตงคาและแสดงรายชอผท login เขาใชโปรแกรม ช-8 แผนภาพท ช-17 การเพมรายชอผใชใหโปรแกรม ช-9 แผนภาพท ช-18 หนาจอแสดงรายชอผทตองการตรวจสอบเอกสารเขาใหม ช-9 แผนภาพท ช-19 หนาจอ User Personal Login Settings ช-10 แผนภาพท ช-20 หนาจอแสดงการแจงเตอนเอกสารเขาใหม ช-10 แผนภาพท ช-21 หนาจอสาหรบการ Login เขาสระบบ e-Office ช-11

แผนภาพท ช-22 การบรรจโปรแกรมเขา Startup ช-12 แผนภาพท ช-23 การสราง New Shortcut ช-12 แผนภาพท ช-24 การเลอกโปรแกรมเพอสรางเปน Shortcut ช-13 แผนภาพท ช-25 การตงชอ Shortcut ช-13 แผนภาพท ช-26 ภาพแสดงหนาจอการเลอก Control Panel ช-14 แผนภาพท ช-27 ภาพแสดงหนาจอการเลอกแถบ Sounds ช-14 แผนภาพท ช-28 ภาพแสดงหนาจอการเลอก Program events ช-15 แผนภาพท ช-29 ภาพแสดงหนาจอการเลอกไฟลเสยง ช-15

บทท 1

การบรหารจดการเอกสารทสรางภายนอกระบบ

คมอการใชงานระบบเอกสารอเลกทรอนกส สาหรบธรการ 1-1

โครงการจางทปรกษา พฒนาระบบเอกสารอเลกทรอนกส (e-Document) มหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทา โดย บรษท แมกซ เซฟวงส (ประเทศไทย) จากด

บทท 1 การลงทะเบยนรบ-สง/และการแจงเวยนเอกสาร

1.1 การลงทะเบยนรบ-สงเอกสารทสรางภายนอกระบบ

แผนผงแสดงภาพรวมการบรหารจดการเอกสารทสรางภายนอกระบบ

ขนตอนการทางาน บรหารจดการเอกสารทสรางภายนอกระบบ

ระบบลงทะเบยนเอกสารภายนอก (กระดาษ)

ลงทะเบยนเอกสาร

แนบไฟลเอกสารตนเรอง

เลอกผรบและสงเอกสาร

การคนหาและตดตามเอกสาร

ดรายงานทะเบยนรบ-สง



1.1.1 การลงทะเบยนรบเอกสารภายนอก (กระดาษ) รบจากภายนอก (กระดาษ) เปนเมนทใชสาหรบการลงรบเอกสารทสงมาจากหนวยงานภายนอกองคกร

1. เมอ Login เขาสระบบแลว คลกทเมนสารบรรณ 2. คลกเขาสเมนหนงสอรบจากภายนอก (กระดาษ) ทอยทางดานซายมอของผใชงาน แลวจะปรากฏหนาแสดง

รายการเอกสารทสรางไว ซงสามารถคนหาเอกสารทเคยลงรบไว จากเงอนไขการคนหา 3. คลกปมคนหา จะแสดงรายการตามเงอนไขของการคนหา

ภาพท 1.1.1-1 ภาพแสดงหนาจอรายการหนงสอรบจากภายนอก (กระดาษ)

4. คลกปมพมพสตกเกอรเลขททะเบยนรบ จะปรากฏหนาจอ ดงภาพท 1.1.1-2 เมอคลกเลอกเอกสารและคลกปมพมพสตกเกอรเลขททะเบยนรบ จะปรากฏหนาจอ ดงภาพท 1.1.1-3

พมพสตกเกอรเลขทรบ

1. คลกเมนสารบรรณ 2. คลกเมนรบจากภายนอก (กระดาษ)

3. เลอกเงอนไขในการคนหาหนงสอรบจากภายนอก

คลกเพอคนหารายงานทะเบยนรบ

4. แสดงรายการเอกสารทไดลงทะเบยนไว

5. คลกลงทะเบยน



ภาพท 1.1.1-2 ภาพแสดงหนาจอรายการเอกสารทจะพมพสตกเกอรรบ


5. คลกรายงานทะเบยนหนงสอรบ จะปรากฏหนาจอดงภาพท 1.1.1-4 สามารถคนหาเอกสารตามเงอนไข เมอคลกปมคนหา จะแสดงรายการเอกสาร จากนนเลอกเอกสารและคลกปมพมพรายงาน จะปรากฏหนาจอ ดงภาพท 1.1.1-5

1. เลอกเอกสาร 2. คลกปมพมพสตกเกอรเลขททะเบยนรบ



ภาพท 1.1.1-4 ภาพแสดงหนาจอการคนหาเพอออกรายงาน

ภาพท 1.1.1-5 ภาพแสดงหนาจอรายงานทะเบยนหนงสอรบ

6. คลก เพอลงทะเบยนรบ หนงสอทมาจากภายนอก

หนวยงาน ซงจะปรากฏหนาจอดงภาพท 1.1.1-6 - สมดทะเบยนรบ คอ ทะเบยนเอกสารทใชออกเลขรบของหนวยงาน - เลขทรบ คอเลขรบของหนวยงาน ซงระบบจะแสดงเลข Running ปจจบนขนมาให - เลขทหนงสอ คอ เลขททอยบนเอกสารตนฉบบของหนวยงานภายนอก - ลงวนท คอ วนททอยบนเอกสารตนฉบบของหนวยงานภายนอก - จาก คอ ชอบคคลหรอหนวยงานภายนอก - ถง คอ ชอบคคลหรอหนวยงาน ทตวเอกสารตนฉบบระบถง - เรอง คอ ชอเรองของเอกสารตนฉบบ

1. คนหาเอกสาร

2. เลอกเอกสาร 3. คลกปมพมพ



- รายละเอยด คอ เนอเรองในเอกสาร ซงผใชงานสามารถสรปใจความสาคญของเอกสาทไดรบมากรอกในชองรายละเอยดได

- วนทลงรบ - ชนความเรว - ชนความลบ - วตถประสงค - เอกสารตนเรอง คอ เอกสารตนฉบบ ซงผใชงานสามารถสแกนเอกสารตนฉบบแลวนามาแนบกบ

เอกสารในระบบได - อางถง คอ เอกสารทเอกสารตนฉบบอางองถง - สงทสงมาดวย คอ สงทสงมาพรอมกบเอกสารตนฉบบ เชน CD หนงสอ เอกสาร เปนตน

ขนตอนการลงทะเบยน หนงสอรบจากภายนอก (กระดาษ) - เลอกสมดทะเบยนทตองการใชออกเลข และกรอกรายละเอยดตางๆ ใหครบถวนตามเอกสารตนฉบบ

ทไดรบ

- คลกปมบนทกขอมล - กรณทมเอกสารตนเรอง อางถง สงทสงมาดวย ผใชงานสามารถสแกนเอกสาร และแนบไฟลได ซง

สามารถดขนตอนการแนบไฟล ทภาคผนวก ก ภาคผนวก ข และ ภาคผนวก ค

ภาพท 1.1.1-6 ภาพแสดงหนาจอการลงทะเบยนหนงสอรบจากภายนอก (กระดาษ)

1. กรอกรายละเอยด

3. แนบไฟลเอกสาร กลบหนาแสดงรายการ

ดขนตอนวธการใชงาน กลบหนาแสดง

รายการ 2. บนทก

2. บนทก



1.1.2 การลงทะเบยนรบเอกสารภายใน (กระดาษ) รบจากภายใน (กระดาษ) เปนเมนทใชสาหรบการลงรบเอกสารทสงมาจากหนวยงานภายในองคกร

1. เมอคลกเขาสเมนหนงสอรบจากภายใน (กระดาษ) แลวจะปรากฏหนาแสดงรายการเอกสารทสรางไว ซงสามารถคนหาเอกสารทเคยลงรบไว จากเงอนไขการคนหา

2. คลกปมคนหา จะแสดงรายการตามเงอนไขของการคนหา

ภาพท 1.1.2-1 ภาพแสดงหนาจอรายการหนงสอรบจากภายใน (กระดาษ)

3. คลกปมพมพสตกเกอรเลขททะเบยนรบ จะปรากฏหนาจอ ดงภาพท 1.1.2-2 เมอคลกเลอกเอกสารและคลกปมพมพสตกเกอรเลขททะเบยนรบ จะปรากฏหนาจอ ดงภาพท 1.1.2-3

พมพสตกเกอรเลขทรบ 5. คลกลงทะเบยน

1. คลกเมนสารบรรณ 3. เลอกเงอนไขในการคนหาหนงสอรบจากภายนอก

2. คลกเมนรบจากภายนอก (กระดาษ)

4. แสดงรายการเอกสารทไดลงทะเบยนไว

คลกเพอคนหารายงานทะเบยนรบ





4. คลกรายงานทะเบยนหนงสอรบ จะปรากฏหนาจอดงภาพท 1.1.2-4 สามารถคนหาเอกสารตามเงอนไข เมอคลกปมคนหา จะแสดงรายการเอกสาร จากนนเลอกเอกสารและคลกปมพมพรายงาน จะปรากฏหนาจอ ดงภาพท 1.1.2-5

1. เลอกเอกสาร 2. คลกปมพมพสตกเกอรเลขททะเบยนรบ



ภาพท 1.1.2-4 ภาพแสดงหนาจอการคนหาเพอออกรายงาน

ภาพท 1.1.2-5 ภาพแสดงหนาจอรายงานทะเบยนหนงสอรบ

5. คลก เพอลงทะเบยนรบหนงสอทมาจากภายในหนวยงาน ซงจะปรากฏหนาจอดงภาพท 1.1.2-6

- สมดทะเบยนรบ คอ ทะเบยนเอกสารทใชออกเลขรบของหนวยงาน - เลขทรบ คอเลขรบของหนวยงาน ซงระบบจะแสดงเลข Running ปจจบนขนมาให - เลขทหนงสอ คอ เลขททอยบนเอกสารตนฉบบของหนวยงานภายใน - ลงวนท คอ วนททอยบนเอกสารตนฉบบของหนวยงานภายใน - จาก คอ ชอบคคลหรอหนวยงานภายใน - ถง คอ ชอบคคลหรอหนวยงาน ทตวเอกสารตนฉบบระบถง - เรอง คอ ชอเรองของเอกสารตนฉบบ - รายละเอยด คอ เนอเรองในเอกสาร ซงผใชงานสามารถสรปใจความสาคญของเอกสาทไดรบมา

กรอกในชองรายละเอยดได

1. คนหาเอกสาร

2. เลอกเอกสาร 3. คลกปมพมพรายงาน



- วนทลงรบ - ชนความเรว - ชนความลบ - วตถประสงค - เอกสารตนเรอง คอ เอกสารตนฉบบ ซงผใชงานสามารถสแกนเอกสารตนฉบบแลวนามาแนบกบ

เอกสารในระบบได - เอกสารแนบ คอ เอกสารอนๆ ทเกยวของ

ขนตอนการลงทะเบยน หนงสอรบจากภายใน (กระดาษ) - เลอกสมดทะเบยนทตองการใชออกเลข และกรอกรายละเอยดตางๆ ใหครบถวนตามเอกสารตนฉบบ

ทไดรบ

- คลกปมบนทกขอมล - กรณทมเอกสารตนเรอง เอกสารแนบ ผใชงานสามารถสแกนเอกสาร และแนบไฟลได ซงสามารถด

ขนตอนการแนบไฟล ทภาคผนวก ก และ ภาคผนวก ค

ภาพท 1.1.2-6 ภาพแสดงหนาจอการลงทะเบยนหนงสอรบจากภายใน (กระดาษ)

1. กรอกรายละเอยด

ดขนตอนวธการใชงาน

2. บนทก กลบหนาแสดง

รายการ

2. บนทก กลบหนาแสดงรายการ 3. แนบไฟลเอกสาร



1.1.3 การลงทะเบยนสงภายนอก (กระดาษ) สงภายนอก (กระดาษ) เปนเมนทใชสาหรบการลงทะเบยนเอกสารเพอสงไปยงหนวยงานภายนอกองคกร

1. เมอคลกเขาสเมนหนงสอสงภายนอก (กระดาษ) แลวจะปรากฏหนาแสดงรายการเอกสารทสรางไว ซงสามารถคนหาเอกสารทเคยลงรบไว จากเงอนไขการคนหา


ภาพท 1.1.3-1 ภาพแสดงหนาจอการลงทะเบยนหนงสอสงจากภายนอก (กระดาษ)

3. คลก เพอลงทะเบยนสงหนงสอทสงไปยงหนวยงานอนในระบบ ซงจะปรากฏหนาจอดงภาพท 1.1.3-2

- สมดทะเบยน คอ ทะเบยนเอกสารทใชออกเลขทหนงสอของหนวยงาน - เลขทหนงสอ คอเลขททจะอยบนเอกสาร ซงระบบจะแสดงเลข Running ปจจบนขนมาให - เอกสารลงวนท คอ วนททอยบนเอกสารตนฉบบของหนวยงานภายใน - ผสง คอ ชอบคคลหรอหนวยงาน - ตาแหนงผสง คอ ตาแหนงของบคคล - หนวยงานผสง คอ หนวยงานทบคคลนนสงกดอย - เรอง คอ ชอเรองของเอกสารตนฉบบ - เอกสารสรปยอ คอ เนอเรองในเอกสาร ซงผใชงานสามารถสรปใจความสาคญของเอกสาทไดรบมา

กรอกในชองรายละเอยดได - วนทลงทะเบยน - ชนความเรว

3. คลกสรางเอกสาร

1. เงอนไขในการคนหาหนงสอสงภายใน

2. แสดงรายการหนงสอสงภายใน




- ชนความลบ - วตถประสงค - เอกสารตนเรอง คอ เอกสารตนฉบบ ซงผใชงานสามารถสแกนเอกสารตนฉบบแลวนามาแนบกบ

เอกสารในระบบได - อางถง คอ เอกสารทอางองเอกสารตนฉบบ - สงทสงมาดวย คอ เอกสารอนๆ ทเกยวของ

ขนตอนการลงทะเบยน หนงสอสงภายนอก (กระดาษ) - เลอกสมดทะเบยนทตองการใชออกเลข และกรอกรายละเอยดตางๆ ใหครบถวนตามเอกสารตนฉบบ

- คลกปมบนทกขอมล กรณทมเอกสารตนเรอง อางถง สงทสงมาดวย ผใชงานสามารถสแกนเอกสาร และแนบไฟลได ซงสามารถดขนตอนการแนบไฟล ทภาคผนวก ก ภาคผนวก ข และ ภาคผนวก ค

ภาพท 1.1.3-2 ภาพแสดงหนาจอการลงทะเบยนหนงสอสงภายนอก (กระดาษ)

กลบหนาแสดงรายการ


2. บนทก 1. กรอกรายละเอยด

3. แนบไฟลเอกสาร 2. บนทก กลบหนาแสดงรายการ



1.1.4 การลงทะเบยนสงภายใน (กระดาษ) สงภายใน (กระดาษ) เปนเมนทใชสาหรบการลงทะเบยนเอกสารเพอสงไปยงหนวยงานอนภายในองคกร

1. เมอคลกเขาสเมนหนงสอสงภายใน (กระดาษ) แลวจะปรากฏหนาแสดงรายการเอกสารทสรางไว ซงสามารถคนหาเอกสารทเคยลงรบไว จากเงอนไขการคนหา


ภาพท 1.1.4-1 ภาพแสดงหนาจอรายการหนงสอสงภายใน (กระดาษ)

3. คลก เพอลงทะเบยนสงหนงสอทสงไปยงหนวยงานอนในระบบ ซงจะปรากฏหนาจอดงภาพท 1.1.4-2

- สมดทะเบยน คอ ทะเบยนเอกสารทใชออกเลขทหนงสอของหนวยงาน - เลขทหนงสอ คอเลขททจะอยบนเอกสาร ซงระบบจะแสดงเลข Running ปจจบนขนมาให - ลงวนท คอ วนททอยบนเอกสารตนฉบบของหนวยงานภายใน - จาก คอ ชอบคคลหรอหนวยงานภายใน - ถง คอ ชอบคคลหรอหนวยงาน ทตวเอกสารตนฉบบระบถง - เรอง คอ ชอเรองของเอกสารตนฉบบ - รายละเอยด คอ เนอเรองในเอกสาร ซงผใชงานสามารถสรปใจความสาคญของเอกสาทไดรบมา

กรอกในชองรายละเอยดได - วนทลงทะเบยน - ชนความเรว - ชนความลบ - วตถประสงค


1. เงอนไขในการคนหาหนงสอสงภายใน

2. แสดงรายการหนงสอสงภายใน




- เอกสารตนเรอง คอ เอกสารตนฉบบ ซงผใชงานสามารถสแกนเอกสารตนฉบบแลวนามาแนบกบเอกสารในระบบได

- เอกสารแนบ คอ เอกสารอนๆ ทเกยวของ

ขนตอนการลงทะเบยน หนงสอสงภายใน (กระดาษ) - เลอกสมดทะเบยนทตองการใชออกเลข และกรอกรายละเอยดตางๆ ใหครบถวนตามเอกสารตนฉบบ

- คลกปมบนทกขอมล - กรณทมเอกสารตนเรอง เอกสารแนบ ผใชงานสามารถสแกนเอกสาร และแนบไฟลได ซงสามารถด

ขนตอนการแนบไฟล ทภาคผนวก ก และ ภาคผนวก ค

ภาพท 1.1.4-2 ภาพแสดงหนาจอการลงทะเบยนหนงสอสงภายใน (กระดาษ)

1. กรอกรายละเอยด 2. บนทก กลบหนาแสดง

รายการ


2. บนทก กลบหนาแสดงรายการ

3. แนบไฟลเอกสาร



1.1.5 การจองและคนหาเลขทเอกสาร การจองเลขทเอกสาร คอ การจองเลขททจะใชไวลวงหนา ผใชงานสามารถทาการจองไดโดยเลอกเงอนไข ดงตอไปน

- การจองเลขทเอกสาร ผใชงานสามารถเลอกจองเลขปจจบนหรอ เลขยอนหลงได - ประเภทเลขทเอกสาร คอการเลอกจองเลขรบ หรอเลขสง - สมดทะเบยน ผใชงานตองเลอกสมดทะเบยนทตองการจองเลข - รปแบบการใชเลขท คอ การเลอกวาจะจองเลขแบบเปนชวง หรอจองเลขทวางอย การใชชวงเลขทจอง คอ เลขทเอกสารปจจบน ซงผใชงานสามารถกรอกชวงของเลขทตองการใช การใชเลขทวางอย คอ การเลอกใชเลขทเอกสาร ทไดจากการลบ หรอ ยกเลกเอกสารในระบบ รวมถงเลขทถกเวนขาม - จองเลขเพอ คอ การกรอกเหตผลหรอรายละเอยดของการใชเลข เชน ชอเรองของเอกสาร เปนตน - จองไวสาหรบ คอ การเลอกผทจะใชเลขทจอง

ภาพท 1.1.5-1 ภาพแสดงหนาจอการจองเลขทเอกสาร

1. รายการเลขทเอกสารทจอง 2. เลอกผใชเลขจอง 3. เอกสารทจะใช

4. เงอนไขการจองเลข 5. เลอกผใชเลขจอง 6. บนทกการจอง



ขนตอนการจองเลขทเอกสาร 1. การจองเลขทเอกสารปจจบน

ใชชวงเลขทจอง - เลอกจองเลขทเอกสารปจจบน - เลอกประเภทเลขทเอกสาร วาจะจองเลขรบ หรอเลขสง - เลอกสมดทะเบยน - เลอกใชชวงเลขทจอง - กรอกชวงของเลขทตองการจอง กรณทจองเพยง 1 เลข ไมตองกรอกตรงชองวาง - เมอกรอกเลขทตองการจอง ระบบจะแสดงตารางรายการจองเลขเพอใหใสเหตผล ผใชงาน

จะใสหรอไมใสกได - ผใชงานสามารถระบบคคลทจะใชเลขจอง หรอไมระบกได - จากนนคลกปม บนทกการจอง

ภาพท 1.1.5-2 ภาพแสดงหนาจอการจองเลขทเอกสารปจจบน โดยใชชวงเลขทจอง

ใชเลขทวางอย - เลอกจองเลขทเอกสารปจจบน - เลอกประเภทเลขทเอกสาร วาจะจองเลขรบ หรอเลขสง - เลอกสมดทะเบยน - เลอกใชเลขทวางอย - เลอกเลขทจะใช

1. เลอกจองเลขเอกสารปจจบน 2. เลอกประเภทเลขทเอกสาร

3. เลอกสมดทะเบยน

4. เลอกใชชวงเลขทจอง

8. บนทกการจอง 7. เลอกผใชเลขจอง

5. กรอกชวงทตองการจอง

6. กรอกเหตผลทจอง



- จากนนคลกปม บนทกการจอง

ภาพท 1.1.5-3 ภาพแสดงหนาจอการจองเลขทเอกสารปจจบน โดยใชเลขทวางอย 2. การจองเลขทเอกสารยอนหลง

- เลอกจองเลขทเอกสารยอนหลง - เลอกประเภทเลขทเอกสาร วาจะจองเลขรบ หรอเลขสง - เลอกสมดทะเบยน - คนหาเลขจากวนท - ระบบจะแสดงเลขทสดทายของวนททเลอก กรณทมเลขทเอกสารออกใหกบเอกสารหลงจาก

วนททคนหา ระบบจะบงคบใหจองเลขแทรก แตถายงไมมการออกเลขหลงจากวนททคนหาระบบจะแสดงเลขทเอกสารสดทายขนมาใหจอง

- จากนนคลกปม บนทกการจอง

ภาพท 1.1.5-4 ภาพแสดงหนาจอการจองเลขทเอกสารยอนหลง




6. บนทกการจอง 5. เลอกเลขทจะใช




5. กรอกเลขทตองการจอง

6. บนทกการจอง 7. บนทกการจอง



การคนหาเลขทรบ-สงทวาง คอ เมนทแสดงรายการเลขทเอกสารทวาง ซงเลขทวางนไดมาจาก

1. เลขทเอกสารทถกลบ หรอยกเลก 2. เลขทมคานอยกวาคาเรมตนทตงเมอเปดใชงานระบบครงแรก ไปจนถงเลขท 1 คอ เลขทไดจากการตงคา

เรมตนของสมดทะเบยน เชน กรณทตงคาเลขทเอกสาร 100 ระบบจะเกบเลข 1-99 ไวเปนเลขวาง 3. เลขทเอกสารทถกเวนขาม (ทหนาตางออกเลขทเอกสาร ระบบจะแสดงเลขปจจบน แตผใชงานสามารถ

ขามไปใชเลขอนได โดยเลขทถกขามไปจะเกบไวเปนเลขวาง)

ภาพท 1.1.5-5 ภาพแสดงหนาจอการคนหาเลขวาง

1. เงอนไขในการคนหา

2. แสดงรายการเลขทวาง 3. เลอกเปนเลขจอง



1.1.6 การคนหาและดรายงานทเกยวของ 1. รายงานทะเบยนรบ

รายงานทะเบยนรบ เปนรายงานทแสดงรายการเอกสารทมการออกเลขรบทงหมดของหนวยงาน โดยผใชงานสามารถคนหาเอกสารไดจากเงอนไขตาง ๆ เชน

- หนวยงาน คอ หนวยงานผสงเอกสาร - ประเภทการลงทะเบยน ซงจะแยกเปน 2 ประเภท คอ รบภายนอก และรบภายใน - สมดทะเบยน คอ ทะเบยนเอกสารทใชออกเลขรบ ซงจะแสดงสมดทะเบยนของ

หนวยงานผใชงาน - เลขทรบ - เลขทหนงสอ - จาก - ถง - ชอเรอง - วนทลงรบ คอ วนทลงทะเบยนรบ



ภาพท 1.1.6-1 ภาพแสดงเมนรายงานทะเบยนรบ

2. รายงานทะเบยนสง รายงานทะเบยนสง เปนรายงานทแสดงรายการเอกสารทมการออกเลขสงทงหมดของหนวยงาน โดยผใชงานสามารถคนหาเอกสารไดจากเงอนไขตาง ๆ เชน

- หนวยงาน คอ หนวยงานผรบเอกสาร - ประเภทการลงทะเบยน ซงจะแยกเปน 2 ประเภท คอ สงภายนอก และสงภายใน

เงอนไขในการคนหา

แสดงรายการผลการคนหา

พมพออก Word และ Excel



- สมดทะเบยน คอ ทะเบยนเอกสารทใชออกเลขสง ซงจะแสดงสมดทะเบยนของหนวยงานผใชงาน

- เลขทหนงสอ - ชอเรอง - วนทลงทะเบยนรบ

ภาพท 1.1.6-2 ภาพแสดงเมนรายงานทะเบยนสง

เงอนไขในการคนหา


พมพออก Word และ Excel



3. รายงานการจองเลขทเอกสาร รายงานการจองเลขทเอกสาร เปนรายงานทแสดงรายการเลขทเอกสารทจองในระบบ โดยผใชงานสามารถคนหาเอกสารไดจากเงอนไขตาง ๆ เชน

- หนวยงาน คอ หนวยงานทจองเลข - สมดทะเบยน คอ ทะเบยนเอกสารของเลขทจอง - วนททจะใชเลขจองได

ภาพท 1.1.6-3 ภาพแสดงเมนรายงานการจองเลขทเอกสาร


พมพออก Word และ Excel เงอนไขในการคนหา

คมอการใชงานระบบเอกสารอเลกทรอนกส สาหรบธรการ 1- 22


1.2 การแจงเวยนหนงสออเลกทรอนกส แผนผงแสดงภาพรวมการแจงเวยนหนงสออเลกทรอนกส

ขนตอนการทางาน การแจงเวยนหนงสออเลกทรอนกส

การแจงเวยนหนงสออเลกทรอนกส

รบเอกสารทสงมาในระบบ

เลอกเวยนเอกสาร

เลอกผรบหนงสอเวยน

ออกเลขทหนงสอ

ดและคนหาหนงสอเวยน



เมอเอกสารผานการลงนามสงการจากผบงคบบญชาแลว เอกสารจะมารอออกเลขทหนงสอ โดยเจาหนาทธรการจะเปนผออกเลข และอกหนาทหนงคอผแจงเวยนเอกสาร มขนตอนดงน

1. เปดเอกสารทมารอออกเลข 2. อานคาสงการของผบงคบบญชาวา เอกสารฉบบทไดรบทานสงใหเวยนหรอไม 3. กรณทสงใหเวยนเอกสาร เมอผใชงานไดรบเอกสาร ทหนา เอกสารเขา เปดอานเอกสารเพอดาเนนการ ดงภาพท

1.2-1

ภาพท 1.2-1 ภาพแสดงหนาจอการเลอกเงอนไขการแจงเวยน

1. เลอกเงอนไขการแจงเวยน 2. คลกออกเลข



4. ขนตอนการแจงเวยนของเจาหนาทธรการ มดงน - เลอกวาจะเวยนเอกสารฉบบทไดรบหรอไม - เมอเลอกเวยน ระบบจะแสดงประเภทหนงสอเวยน และผรบหนงสอเวยน ใหผใชงานเลอก - เลอกผรบหนงสอเวยน ผใชงานสามารถเลอกวาจะเวยนโดยเลอกผรบ เปนบคคลหรอเลอกเปน

หนวยงาน หรอ เลอกเวยนเอกสารใหทราบทกคนในหนวยงาน

ภาพท 1.2-2 ภาพแสดงหนาจอการเลอกผรบหนงสอเวยน

- เลอกหนวยงานผรบ เมอคลกเลอกจะปรากฏหนาจอดงภาพ 1.2-3

1. เลอกเงอนไขการผรบ

5. ยนยนการเลอก 3. แสดงผรบ/หนวยงานทเลอก

2. คนหาผรบจากชอหรอคนหาจากหนวยงาน

4. เลอกผรบ



ภาพท 1.2-3 ภาพแสดงหนาจอการเลอกหนวยงานผรบหนงสอเวยน

- เมอยนยนการเลอกผรบแลว ระบบจะแสดงผรบ ดงภาพท 1.2-4 ผใชงานสามารถลบรายการผรบ/หนวยงานทเลอกได โดยการคลกเลอก และคลกปมลบขอมล

2. ยนยนการเลอก 1.คลกเลอกหนวยงาน




- เมอคลกเลอกผรบหนงสอเวยนไดแลว คลกปดหนาตาง จะกลบมาทหนาสรางเอกสาร ผใชงานสามารถดหรอคลกผรบหนงสอเวยนเพมเตมได


- เมอธรการออกเลขและเขารหสเอกสารเรยบรอยแลว เอกสารกจะเขาไปอยในระบบหนงสอเวยนอเลกทรอนกสโดยอตโนมต

รายการผรบ/หนวยงานทเลอก 1. เลอกรายการทตองการลบ

2. คลกลบขอมล 3. คลกปดหนาตาง

คลกดหรอเลอกผรบหนงสอเวยน

บทท 2

ระบบตเอกสารอเลกทรอนกส



บทท 2 ระบบตเอกสารอเลกทรอนกส

2.1 รจกระบบตเอกสารอเลกทรอนกส

ระบบตเอกสารอเลกทรอนกส คอ โปรแกรมระบบงานทสนบสนนการทางาน ของระบบสราง-สง เพอทาให

ผใชงานสามารถ จดเกบเอกสาร

ระบบตเอกสารอเลกทรอนกสหลก ๆ อย 6 ขนตอนคอ

1. การสรางตเอกสารอเลกทรอนกส เปนขนตอน การสรางตเอกสารขนมาเพอจดเกบเอกสาร 2. การกาหนดสทธการใชงานตเอกสารอเลกทรอนกส เปนขนตอน การกาหนดใหสทธการใชตเอกสารทผเขาสระบบ

สรางขน ซงหากเปนตเอกสารหนวยงานเปนการกาหนด 3. การลงทะเบยนจดเกบเอกสารจากภายนอกระบบ เปนขนตอน การจดเกบเอกสารจากภายนอก ซงไมเกยวกบ ระบบ

สารบรรณอเลกทรอนกสมาจดเกบในรปแบบอเลกทรอนกส 4. การจดเกบเอกสารภายในระบบสารบรรณฯโดยการนาเขาเอกสาร เปนขนตอนการ เอกสารในระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสมาจดเกบในตเอกสารอเลกทรอนกส 5. การยาย คดลอก และลบเอกสาร เปนขนตอนการ ยายเอกสารจากตเอกสารปจจบนไปเกบยงตเอกสาร

อเลกทรอนกสตอน การคดลอกเปนการทาสาเนาเอกสารไปเกบยงตเอกสารทตองการ 6. การสารองขอมล เปนขนตอนการ สรางไฟลขอมลโดนนาขอมลในตเอกสารมาบบอดในรปแบบ ZIP File สามารถ

Download มาไวในเครองคอมพวเตอรทใชงานได

แผนผงแสดงภาพรวมการดาเนนการระบบตเอกสารอเลกทรอนกส



2.2 การเขาสระบบตเอกสารอเลกทรอนกส ผใชสามารถเขาสโปรแกรมไดโดยใชเวบ เบราวเซอร Microsoft Internet Explorer (IE) โดยมขนตอนดงน

1. คลกเปดโปรแกรม Microsoft Internet Explorer (IE) ทสญลกษณ ในเครองคอมพวเตอรของผใชงาน

2. ปอน URL http://eoffice.ssru.ac.th จากนนกดปม Enter บนคยบอรด โปรแกรมจะแสดงหนาจอ Login ดงภาพ

ท 2-1

ภาพท 2-1 ภาพแสดงหนาจอ Login เขาสโปรแกรม

3. ทาการปอนชอผใช และรหสผาน 4. คลกปม หรอกดปม Enter บนคยบอรด เพอเขาสโปรแกรม ดงภาพท 2-2 5. คลกเลอกเมน “ตเอกสาร” (เมนดานบน)

ปอนชอผใช และรหสผาน



หนาจอหลกของโปรแกรม เมอผใชงานทาการ Login และทาการเลอกเมน “ตเอกสาร” (เมนดานบน) ดงภาพท 2-2 ซงจะแสดงตเอกสารหนวยงานทสงกด ทงหมด ดานซาย แสดงเมนดานขางจะแสดงดงภาพท 2- 3

ภาพท 2-2 ภาพแสดงหนาจอหลกของโปรแกรม

ภาพท 2-3 ภาพแสดงเมนในระบบตเอกสาร

เมนดานบน (เลอกเมนตเอกสาร)

แสดงเมนดานขาง ตเอกสารในหนวยงาน



2.3 การสรางตเอกสารอเลกทรอนกส ผใชงานทสามารถสรางตเอกสารตองไดรบสทธจากผดแลระบบในการสรางตเอกสาร เมอไดรบสทธสามารถ

สรางตเอกสารหนวยงานสามารถไดโดย คลกท เมนตเอกสาร >> จดการตเอกสาร >> ตเอกสารหนวยงาน ระบบจะแสดงตเอกสารทมทงหมดในหนวยงานทผเขาสระบบ สงกด อย เมอตองการสรางตเอกสารเพมสามารถทาไดโดย คลกท ปม

จะปรากฏหนาจอดงภาพท 2-5

ภาพท 2-4 ภาพแสดงเมนในการสรางตเอกสาร

ขนตอนการสรางตเอกสาร 1. ระบชอตเอกสารทตองการ ซงชอตเอกสารความยาวชอตเอกสารไมควรยาวเกน 100 ตวอกษร 2. กาหนดขนาดตเอกสาร หากไมจากดขนาดใหเลอก Unlimited 3. คลกปมบนทก

ตเอกสารทสรางขนจะแสดงรายการตเอกสารหนวยงาน ดงภาพท 2-6

ภาพท 2-5 ภาพแสดงหนาจอสรางตเอกสารใหม

ปม สรางตเอกสารใหม

1.ระบชอตเอกสาร

3.คลกปม บนทก 2.กาหนดขนาดตเอกสาร



ตเอกสารทสรางขนสามารถสรางตเอกสารภายใตตเอกสารไดโดยคลกท ปม จะปรากฏหนาจอดงภาพท 2-7

ภาพท 2-6 ภาพแสดงรายการตเอกสาร

ภาพท 2-7 ภาพแสดงหนาจอสรางตเอกสารยอย

การสรางตเอกสารยอยสรางไดดงน 1. ระบชอตเอกสารยอย ทตองการสราง 2. คลกปม บนทก

ตเอกสารยอยทสรางขนจะแสดงทหนารายการตเอกสารหนวยงาน ดงภาพท 2-8

ปม สรางตเอกสารยอย

1.ระบชอตเอกสาร 2.คลกปม บนทก



ภาพท 2-8 ภาพแสดงรายการตเอกสารยอยทสราง

หากตองการเปลยนชอตเอกสาร สามารถทาได โดย คลกปม จะปรากฏหนาจอดง

ภาพท 2-9 เมอคลกปม จะปรากฏหนาจอดงภาพท 2-10

ภาพท 2-9 ภาพแสดงหนาจอสาหรบเปลยนชอตเอกสาร

ภาพท 2-10 ภาพแสดงชอตเอกสารทผานการเปลยนชอ

เปลยนชอตเอกสาร

ชอตเอกสารทตองการเปลยน

คลกปม เปลยนชอ



2.4 การกาหนดสทธการใชงานตเอกสารอเลกทรอนกส เปนการกาหนดผทมสทธในการใชงานตเอกสาร การกาหนดสทธสามารถทาไดโดย คลกทเมนดานบน (ต

เอกสาร) >> จดการตเอกสาร >> ตเอกสารหนวยงาน >> แกไข ดงภาพท 2-11 คลกปม แกไขเพอทาการกาหนดสทธใหกบบคลากรทใชงานตเอกสาร จะปรากฏหนาจอดงภาพท 2-12

ภาพท 2-11 ภาพแสดงหนาจอเพอกาหนดสทธ

ภาพท 2-12 ภาพแสดงหนาจอสาหรบกาหนดสทธ

คลกปม แกไข

คลกปม เพม



คลกปม เพม เพอเพมรายชอผทมสทธในการใชตเอกสารหนวยงานทสรางขน เมอคลกปม เพมแลวจะปรากฏ หนาจอดงภาพท 2-13 การเพมคนม 2 วธ คอ

เพมสทธใหบคลากรทตองการจากนนกดปม “เพม”

ภาพท 2-13 ภาพแสดงหนาจอสาหรบเพมบคลากรทกาหนดสทธ

2.คลก ชอบคลากรในหนวยงาน คลกปมเพม



ภาพท 2-14 ภาพแสดงหนาจอการกาหนดสทธ ขนตอนการกาหนดสทธ มขนตอนดงน

1. เลอกชอบคลากรทตองการกาหนดสทธ โดยคลกทชอบคลากร 2. กาหนดสทธทตองการใหบคลากรทเลอกมสทธอะไรในตเอกสารบาง 3. บนทก/แกไขขอมล 4. คลกปม ตกลงเพอบนทกและกลบสระบบหลก

2.5 การลงทะเบยนจดเกบเอกสารจากภายนอกระบบ เปนการนาเอกสารทอยนอกระบบสารบรรณเขามาจดเกบในตเอกสาร การลงทะเบยนจดเกบเอกสารจากภายนอก

ระบบนน สามารถทาไดโดย คลกท เมนดานบน( ตเอกสารอเลกทรอนกส ) >> ตเอกสารหนวยงาน >> เลอกตเอกสารทเราตองการจดเกบเอกสาร (โดยทตเอกสารทไมสามารถคลกเขาไปใชงานไดเปนตเอกสารทผสรางตไมไดกาหนดสทธใหสามารถเขาไปใชตเอกสารได ) เมอคลกทชอตเอกสารทตองการแลวจะปรากฏหนาจอดงภาพท 2-15 เมอคลกปม

จะเปนการลงทะเบยนเอกสารใหม จะแสดงหนาจอดงภาพท 2-16

1. เลอกบคลากร 2. กาหนดสทธ

3. บนทก/แกไขขอมล 4. ตกลง



ภาพท 2-15 ภาพแสดงรายการเอกสารในตเอกสาร

ภาพท 2-16 ภาพแสดงหนาจอการลงทะเบยนเอกสาร

ลงทะเบยนเอกสาร



ในการลงทะเบยนเอกสารตองกรอกขอมล ดงน 1. เลขทเอกสาร คอ เลขทเอกสารทตองการลงทะเบยนเอกสาร 2. เจาของเรอง คอ เจาของเรองเอกสารทนามาลงทะเบยนเพอการจดเกบเอกสารในตเอกสาร 3. เรอง คอ เรองของเอกสารทนามาลงทะเบยนเพอการจดเกบเอกสารในตเอกสาร 4. คาคน คอ ขอความทสอความหมาย ถงเอกสารทนามาลงทะเบยนเพอเปนคาทใชคนหาเอกสาร 5. รายละเอยดเอกสาร คอ รายละเอยดของทนามาลงทะเบยนเพอการจดเกบเอกสารในตเอกสาร 6. ประเภทเอกสาร 7. ประเภทแบบฟอรม 8. วนท คอ วนทของเอกสารทนามาลงทะเบยนเพอการจดเกบเอกสารในตเอกสาร 9. วนทหมดอาย คอ วนทของเอกสารทนามาลงทะเบยนเพอการจดเกบเอกสารในตเอกสาร ซงจานวนอาย

ของเอกสารขนอยกบประเภทของเอกสารทนามาลงทะเบยนเพอการจดเกบเอกสารในตเอกสาร 10. ตเอกสาร ทตองการจดเกบ เมอกรอกรายละเอยดตางๆแลว คลกปม บนทกละทาขนตอไป เพอบนทกเอกสาร จะปรากฏรายละเอยดดงภาพท 2- 17

ภาพท 2-17 ภาพแสดงหนาจอเอกสารแนบของเอกสารทลงทะเบยน

เอกสารตนเรอง

ไฟลเอกสารอางอง สงทสงมาดวย



เอกสารทแนบแบงเปน 3 แบบ คอ

1. เอกสารตนเรอง เปน เอกสารทนามาลงทะเบยนในตเอกสาร การแนบทาไดโดย ดขนตอนการแนบเอกสารตนเรองจาก ภาคผนวก ก-1

2. เอกสารสรปยอเปนรายละเอยดของเอกสารอยางยอ

3. ไฟลเอกสารอางอง กรอกรายละเอยดเอกสารอางอง คลกปม เพอบนทกขอมล จะแสดงหนาจอดงภาพท 2-18 คลกปมแนบเอกสารเพอแนบเอกสาร การแนบทาไดโดย ดขนตอนการแนบเอกสารตนเรองจาก ภาคผนวก ข-1

ภาพท 2-18 ภาพแสดงหนาจอเพมไฟลเอกสารอางอง

4. สงทสงมาดวย กรอกรายละเอยดเอกสารสงทสงมาดวย คลกปม เพอบนทกขอมล จะแสดงหนาจอดงภาพท 2-19 คลกปมแนบเอกสารเพอแนบเอกสาร การแนบทาไดโดย ดขนตอนการแนบเอกสารตนเรองจาก ภาคผนวก ค-1

ภาพท 2-19 ภาพแสดงหนาจอเพมไฟลสงทสงมาดวย

2.6 การจดเกบเอกสารภายในระบบสารบรรณฯโดยการนาเขาเอกสาร

การจดเกบเอกสารภายในระบบสารบรรณฯ โดยการนาเขาเอกสารนน มขนตอนดงน

1. ทเมนดายซายของระบบตเอกสารเอกสาร ใหคลกทตเอกสารทตองการนาเอกสารจากระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกสเขาสระบบ หลงจากนนใหคลกทปม ดงภาพท 2-20



ภาพท 2-20 แสดงหนาจอตเอกสารทตองการนาเอกสารเขา

2. หลงจากทาการคลกทปม แลวจะปรากฏหนาจอดงภาพท 2-21 โดยจะใหทาการคนหาเอกสารจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส และตองเปนเอกสารทดาเนนการเสรจสมบรณแลวเทานนจงจะสามารถทาการคนหาเอกสารเจอและนาเขาสระบบตเอกสารได และเอกสารทจะสามารถนาเขาระบบตเอกสารไดนนจะตองมการสรางเปนไฟล XML เทานนจงจะสามารถนาเขาสระบบตเอกสารได

เงอนไขในการคนหามดงน - เลขทเอกสาร คอ เลขทของเอกสารทตองการคนหา ถาคาทคนหาตรงกบสวนใดของเลขท

เอกสาร กจะนาเอกสารนนมาแสดงในรายการ - ชอเรอง คอ ชอเรองของเอกสารทตองการคนหา ถาคาทคนหาตรงกบสวนใดของชอเรองกจะนา

เอกสารนนมาแสดงในรายการ - วนท คอ ชวงวนทของเอกสารทตองการคนหา - ประเภทแบบฟอรม คอ ประเภทแบบฟอรม ทตองการนาเขาสระบบตเอกสาร - คนหาเอกสารในหนวยงาน คอ ตองการทจะคนหาเอกสารของหนวยงานใดเพอทจะนาเขาสต

เอกสาร

เลอกตเอกสารทตองการนาเขา คลกเพอนาเอกสารเขาต



ภาพท 2-21 แสดงหนาจอของหนาคนหาเอกสารเพอนาเขาสระบบตเอกสาร

3. หลงจากทไดทาการกรอกเงอนไขตางๆ ในการคนหาเอกสารแลว จากนนใหคลกทปม จะ

ปรากฏรายการเอกสารทผานการปดเรองเอกสารแลวจากนนใหคลกทปม ทายเอกสารทตองการนาเขา

จากนนคลกปม ดงแสดงดงภาพท 2-22

ภาพท 2-22 แสดงหนาจอรายการเอกสารรอนาเขาสระบบตเอกสาร

เงอนไขในการคนหาเอกสารเพอนาเขาสระบบตเอกสาร

คลกเพอทาการเรมตนคนหา

แสดงรายการเอกสารทพรอมนาเขาต สามารถคลกทชอเรองเพอดรายละเอยดได

คลกเพอเลอกเอกสารทตองการนาเขาต คลกเมอเลอกเอกสารทตองการแลว



4. จะปรากฏหนาจอสาหรบทาการตรวจสอบรายละเอยดของเอกสารอกครงหนงวาถกตองหรอไม ดงแสดงในภาพท 2-23 พรอมทงสามารถทจะกาหนดคาคนได เมอตรวจสอบ / แกไข เรยบรอยแลวใหคลกทปม

เอกสารฉบบกจะถกนาเขาตเอกสารทเลอกไว โดยชองทใหกรอกตางๆ มความหมายดงน

- เลขทเอกสาร คอ เลขทเอกสารของเอกสารทตองการนาเขา - เรอง คอ ชอเรองของเอกสาร - คาคน คอ ขอความทสอความหมาย ถงเอกสารทนามาลงทะเบยนเพอเปนคาทใชคนหาเอกสาร - รายละเอยด คอ รายละเอยดของเอกสารทตองการนาเขาสระบบ - สรปยอ คอ คาอธบายเกยวกบเอกสารทนาเขา - หามทาลาย / ลบ คอ เอกสารฉบบนถานาเขาสระบบตเอกสารแลว จะไมสามารถทาการลบ

เอกสารออกจากตเอกสารได - ตเอกสาร คอ เลอกตเอกสารทตองการนาเขา กรณทตองการนาเขาตเอกสารอน ทไมใชตเอกสาร

เดยวกนกบทคลกปม

ภาพท 2-23 แสดงหนาจอสาหรบนาเอกสารสารบรรณเขาสระบบตเอกสาร

รายละเอยดของเอกสารทตองการนาเขา

คลกเมอตองการนาเขา



2.7 การยาย คดลอก และลบเอกสาร การยายเอกสาร หมายถง การนาเอกสารจากตเอกสารเดมไปไวยงตเอกสารใหม การคดลอกเอกสาร หมายถง การทาสาเนาหรอ Copy เอกสารไปไวยงอกตเอกสารหนงทเลอกไว การลบเอกสาร หมายถง การลบเอกสารทตองการออกจากระบบตเอกสาร 2.7.1 การยายเอกสาร และ การคดลอกเอกสาร

การยายเอกสารและการคดลอกเอกสารมขนตอนทเหมอนกน ดงนคอ

- คลกท เพอเลอกเอกสารทตองการยาย / คดลอก - เลอกตเอกสารทตองการทาการยาย / คดลอก

- คลกทปม เพอทาการยายเอกสาร

- คลกทปม เพอทาการคดลอกเอสาร

ภาพท 2-24 แสดงหนาจอขนตอนการยาย / คดลอกเอกสาร

1. เลอกเอกสารทตองการทาการยาย / คดลอก 2. เลอกตเอกสารทตองการยาย / คดลอก

3. เลอกตเอกสารทตองการยาย / คดลอก



2.7.2 การลบเอกสาร มขนตอนดงน ดงแสดงในภาพท 2-25

- คลกท เพอเลอกเอกสารทตองการลบ

- คลกทปม เพอทาการลบเอกสาร

ภาพท 2-25 แสดงหนาจอขนตอนการลบเอกสาร

2.8 การสารองขอมล

ใชสาหรบจดเตรยมขอมลสาหรบการสารองขอมลและคนคนเอกสารในตเอกสารอเลกทรอนกสสามารถดาวนโหลด ตดตง ใชงาน กคน และ/หรอ คนหาเอกสารอเลกทรอนกสทอยภายในตบนเครองคอมพวเตอรทตดตงแบบออฟไลนได (เอกสารทงหมดจะถกบบอดอยในไฟลประเภท zip) ซงมขนตอน ดงน

1. คลกทเมนหลก “ตเอกสาร” >> “จดเตรยมขอมลสาหรบคนคน” จะแสดงหนาจอ จดเตรยมขอมลสาหรบการสารองขอมลและคนคนเอกสารในตเอกสาร ดงภาพท 2-26

2. หากตองการสรางไฟลสารองขอมลใหม ใหกรอก ชอไฟล ทตองการ แลวคลกปม เพอสรางไฟลสารองขอมล

3. หากตองการยกเลกการสรางไฟลสารองขอมลใหคลกทปม 4. หากตองการเรยกดไฟลสารองขอมลทสรางไวแลว ใหคลกท ไฟล (.zip) ทตองการ

5. หากตองการลบไฟลสารองขอมลทสรางไวแลว ใหคลกปม ทายชอไฟลทตองการ

1. เลอกเอกสารทตองการทาการลบ

2. คลกลบเอกสารเมอตองการลบ



ภาพท 2-26 ภาพแสดงหนาจอการจดเตรยมขอมลสาหรบคนคน

ภาพท 2-27 แสดงหนารายการไฟลสารองทสรางขน

การดาวนโหลดไฟลมายงเครองคอมพวเตอรนนสามารถทาไดโดย คลกท ชอไฟลทตองการ ดาวนโหลด จะปรากฏหนาจอ ดงภาพท 2-28 หดปม เพอบนทกไฟลทดาวนโหลด เมอบนทกเอกสารแลว กดปม

ดงภาพท 2- 29

เลอกไฟล ZIP ทตองการดาวนโหลด กด ปม ลบไฟล เมอตองการลบไฟลทารองทสรางขน

กรอกชอไฟลทสรางใหม 2. คลกเพอสรางไฟลสารองขอมลใหม

3. ยกเลกการสารองไฟล



ภาพท 2-28 แสดงหนาจอบนทกไฟลทดาวนโหลด

ภาพท 2-29 แสดงหนาจอการบนทกเสรจสมบรณ



ภาพท 2-30 แสดงหนาจอภายในไฟลทดาวนโหลด

- ดบเบลคลกท CD จะแสดงรายการไฟลใน Folder CD ดงภาพท 2-31

คลกทคาวา CD



ภาพท 2-31 แสดงหนาจอรายการไฟลภายในไฟลทดาวนโหลด

- เมอคลกท ไฟล index.html จะแสดงรายการดงภาพท 2-32

ภาพท 2-32 แสดงหนาจอรายการตเอกสารไฟลภายในไฟลทดาวนโหลด

- เมอคลกในตเอกสารทมเอกสารในตจะแสดงรายการเอกสารในตเอกสารทเลอก ดงภาพท 2-33 เมอคลกทชอเอกสารจะแสดงรายละเอยดของเอกสารดงภาพท 2-34

คลกทคาวา index.html

จานวนเอกสารในตเอกสาร



ภาพท 2-33 แสดงหนาจอรายการเอกสารในตเอกสารทสารองไฟล

ภาพท 2-34 แสดงหนาจอแสดงรายละเอยดเอกสารทเลอกในไฟลสารองขอมล

เลอกเอกสารทตองการ

ภาคผนวก

คมอการใชงานระบบเอกสารอเลกทรอนกส สาหรบธรการ ก - 1


ภาคผนวก ก การแนบไฟลเอกสาร “ตนเรอง”

การแนบไฟล เอกสารตนเรอง จะเปนการแนบเอกสารทเกยวของกบระบบเอกสารอเลกทรอนกส มขนตอน ดงน

1. คลกท “เอกสารตนเรอง” ในสวนของการแนบไฟลเอกสาร จะแสดงหนาจอสาหรบแนบไฟลเอกสารตนเรอง ดงภาพท ก-1

ภาพท ก-1 หนาจอของการแนบไฟลเอกสารตนเรอง

2. เลอกวธการแนบไฟล กรณ 1 : แนบไฟลทแสกนจากกระดาษหรอไฟลอเลกทรอนกสอน

- คลกทปม (กรณทมไฟลทตองการแนบพรอมแลว)

- คลกทปม (กรณทตองการสแกนเอกสาร 1 หนา)

- คลกทปม (กรณทตองการสแกนเอกสารมากกวา 1 หนา)

การแนบไฟลทสแกนจากกระดาษหรอไฟลอเลกทรอนกสอน

การแนบไฟลจากเวบไซตอน



3. คลกทปม เพอแนบไฟลเอกสารเขาสระบบ ในกรณทตองการแปลงไฟล .PDF เปนไฟลภาพ .JPG เพอความสะดวกในการเปดดผานเวบบราวเซอรไดโดยตรงนน สามารถทาไดโดยคลกทชอง “แปลงไฟล PDF ใหเปนไฟลภาพ JPG…” ซงการแสดงภาพทแปลงนจะมสองลกษณะ คอ แบบเรยงตอเนองกน หรอ แบบแยก link แตละหนา ทงนขนอยกบการตงคาใชงานของผดแลระบบ

4. หลงจากแนบไฟลเรยบรอยแลว จะแสดงหนาจอรายการเอกสารตนเรองทไดมาจากการแนบไฟล ดงภาพท ก-2

ภาพท ก-2 หนาจอของการแนบไฟลเอกสารตนเรอง 5. เลอกวธการแนบไฟล กรณ 2 : แนบไฟลจากเวบไซตอน

กรอกทอย URL เอกสารตนเรองจากเวบไซตอน จากนนคลกปม เพอบนทกการแกไขขอมล

6. เมอคลก หนาจอเอกสารทสรางจะแสดงรายการไฟลเอกสารทไดจากการแนบไฟลในสวนของการแนบไฟลเอกสารตนเรองททายแบบฟอรมเอกสารทสรางไว ดงภาพท ก-3

รายการเอกสารทไดจากการแนบไฟล



ภาพท ก-3 หนาจอแสดงไฟลเอกสารตนเรองทไดจากการแนบไฟล

รายการเอกสารทไดจากการแนบไฟล คลกเพอลบไฟลเอกสาร

คมอการใชงานระบบเอกสารอเลกทรอนกส สาหรบธรการ ข - 1


ภาคผนวก ข การแนบไฟลเอกสาร “อางถง”

การอางถงไฟลเอกสาร มขนตอนดงน

1. คลกท “อางถง” ในสวนของการแนบไฟลเอกสาร จะแสดงหนาจอสาหรบใหแนบไฟลอางถง ดงภาพท ข-1

ภาพท ข-1 แสดงหนาจอหลกของการแนบไฟลอางถง

2. การแนบไฟลอางถงในระบบ คลกทปม จะปรากฏหนาจอดงภาพท ข-2 เงอนไขการคนหา

- ประเภทแบบฟอรม - ลงวนท - ชอเรองของเอกสาร - เลขทหนงสอ

ดวธการแนบไฟล แนบไฟลจากในระบบ

บนทกขอมล สแกนเอกสารเปน PDF สแกนเอกสารเปน JPG

เลอกไฟลจากนอกระบบ

เพมรายละเอยดไฟลนอกระบบ



ภาพท ข-2 แสดงหนาจอการคนหาไฟลจากในระบบ

เมอคลกคนหาระบบจะแสดงผลการคนหาเอกสารดงภาพท ข-3 ผใชงานสามารถเลอกเอกสารเพอแนบเปนไฟลอางถง

โดยคลกปม

ภาพท ข-3 แสดงหนาจอผลการคนหาไฟลจากในระบบ

1. กรอกเงอนไขในการ

คลกปมคนหา

ผลการคนหา คลกเลอกเอกสาร

คลกคนหาเอกสาร



ไฟลเอกสารทเลอกจะมาปรากฏอยทหนาแนบไฟล ดงภาพ ข-4

ภาพท ข-4 แสดงหนาจอการลบไฟลแนบจากในระบบ

เมอคลกปม ระบบจะแสดงรายการไฟลเอกสารทไดจากการแนบไฟลในสวนของการแนบไฟลเอกสารอางถง ดงภาพท ข-5

ภาพท ข-5 แสดงหนาจอไฟลแนบจากในระบบ

3. การแนบไฟลอางถงจากนอกระบบ ขนตอนการอางจากนอกระบบ

- กรอกรายระเอยด ตางๆดงน อางถง ท ลงวนท

- กรณทมไฟลทไดสแกนไวแลว สามารถเลอกไฟลทตองการอางถง โดยคลกปม - กรณทเครองคอมพวเตอรของผใชงาน เชอมตอกบเครองสแกน และลงโปรแกรม Cryptbot Scan ไวแลว

สามารถคลกปม สแกน JPG หรอ สแกน PDF ได

ภาพท ข-6 แสดงหนาจอไฟลแนบจากนอกระบบ

เลอกไฟลเอกสารทตองการลบ คลกปมลบขอมล

4. สแกนเอกสารเปน jpg

2.เลอกไฟลจากนอกระบบ

1.เพมรายละเอยดไฟลนอก

5. บนทกขอมล 3. สแกนเอกสารเปน PDF



4. จากนนคลกปมบนทกขอมล ระบบจะแสดงไฟลเอกสารนอกระบบทแนบ ผใชงานสามารถลบทแนบ โดยคลกปมลบขอมล หรอแกไขขอมลไฟลทแนบได นอกจากนนผใชงานสามารถแนบไฟลอางถงเพม ระบบจะแสดงชองใหกรอกรายการอางถงถดไปใหโดยอตโนมต

ภาพท ข-7 แสดงหนาจอไฟลแนบจากนอกระบบ

ภาพท ข-8 หนาจอแสดงไฟลเอกสารอางถงทไดจากการแนบไฟล

เพมเตมไฟลอางถง

รายละเอยดไฟลแนบ ลบขอมลไฟลแนบ

บนทกขอมล

คมอการใชงานระบบเอกสารอเลกทรอนกส สาหรบธรการ ค - 1


ภาคผนวก ค การแนบไฟลเอกสาร “สงทสงมาดวย”

การแนบไฟลเอกสาร สงทสงมาดวย มขนตอนดงน

1. คลกท “สงทสงมาดวย” ในสวนของการแนบไฟลเอกสาร จะแสดงหนาจอสาหรบใหแนบไฟลสงทสงมาดวย ดงภาพท ค-1

ภาพท ค-1 แสดงหนาจอในการเพมสงทสงมาดวย

2. ระบบจะแสดงหนาจอ เพอใหเลอกการแนบไฟลเอกสาร ดงภาพท ค-2 ซงการแนบไฟลเอกสารสงทสงมาดวยมใหเลอก 2 กรณ

3. กรณท 1 แนบไฟลจากในระบบ คลกปม จะปรากฏหนาจอเพอคนหาเอกสารอเลกทรอนกสทอยภายในระบบ ดงภาพท ค-2

แนบไฟลจากในระบบ

แนบไฟลจากภายนอกระบบ



ภาพท ค-2 แสดงหนาจอการคนหาเอกสารภายในระบบสาหรบการแนบไฟลสงทสงมาดวย

3. คนหาเอกสารอเลกทรอนกส ตามเงอนไขทตองการ จากนนคลกปม ทายรายการเอกสารอเลกทรอนกสทตองการ จะปรากฏหนาจอแสดงรายการเอกสารอเลกทรอนกสทเลอก ดงภาพท ค-3

คลกเลอกเอกสารทตองการ



ภาพท ค-3 ภาพแสดงหนาจอรายการสงทสงมาดวยทแนบจากในระบบ

4. กรณท 2 แนบไฟลจากภายนอกระบบ กรอกชอเรอง และเลอกไฟลแนบทตองการ จากนน คลกปม

จะปรากฏหนาจอแสดงรายการสงทสงมาดวยทแนบจากภายนอกระบบ ดงภาพท ค-4

รายการสงทสงมาดวยทไดจากการแนบไฟลในระบบ



ภาพท ค-4 ภาพแสดงหนาจอรายการสงทสงมาดวยทแนบจากภายนอกระบบ

5. เมอเพมการแนบไฟลจากภายนอกระบบรายการท 1 เรยบรอยแลว ระบบจะแสดงชองเพอแนบไฟลจากภายนอกรายการท 2 ขนมาใหโดยอตโนมต ซงมวธการแนบเหมอนรายการท 1

6. เมอคลกปม ระบบจะแสดงรายการไฟลเอกสารทไดจากการแนบไฟลเอกสารสงทสงมาดวย ดงภาพท ค-5

ภาพท ค-5 หนาจอแสดงไฟลเอกสารสงทสงมาดวยทไดจากการแนบไฟล

รายการสงทสงมาดวยทไดจากการแนบไฟล

รายการสงทสงมาดวยทไดจากการแนบไฟลนอกระบบ

กรอกขอมลเมอตองการแนบไฟลจากภายนอกระบบเพม

คมอการใชงานระบบเอกสารอเลกทรอนกส สาหรบธรการ ง - 1


ภาคผนวก ง การแนบไฟล “เอกสารทเกยวของ”

ใชสาหรบเอกสารทตองแยกลงนามเอกสาร จากเอกสารปะหนา หรอ เอกสารหลก ซงมขนตอน ดงน

1. คลกท “เอกสารทเกยวของ” ในสวนของการแนบไฟลเอกสาร ระบบแสดงหนาจอสาหรบใหเลอกประเภท

แบบฟอรมเอกสารทเกยวของ ใหคลกทปม หนาแบบฟอรมทตองการแนบไฟลเปนเอกสารทเกยวของ ดงภาพท ง-1

ภาพท ง-1 แสดงหนาจอการแนบเอกสารทเกยวของ

คลกประเภทแบบฟอรมทตองการเพอเพมเอกสารทเกยวของ



2. เมอคลกปม จะปรากฏหนาตาง การคนหาเอกสารในระบบสานกงานอเลกทรอนกสทตองการแนบเปนเอกสารทเกยวของ

3. คนหาเอกสารทเกยวของจากเงอนไขตางๆ จากนนคลกเลอกเอกสารทเกยวของไดจากผลการคนหาเอกสาร คลกปม

ดงภาพท ง-2

ภาพท ง-2 แสดงหนาจอการคนหาเอกสารทเกยวของ

คลกเลอกเอกสารเกยวของทตองการ

เลอกเงอนไขในการคนหาเอกสารทเกยวของ



4. เมอเลอกเอกสารทตองการเพมเปนเอกสารทเกยวของเรยบรอยแลว ระบบจะแสดงรายชอเอกสารทเกยวของใตประเภทเอกสารนนๆ ดงภาพท ง-3 ซงสามารถลบเอกสารทเลอกไดโดยคลกทชองสเหลยมหลงรายชอไฟลทเลอก

แลวคลกปม กรณทเลอกเอกสารผด

ภาพท ง-3 แสดงหนาจอเมอเพมเอกสารทเกยวของเรยบรอยแลว

รายการเอกสารทเกยวของทไดจากการแนบไฟล



5. คลกทปม เพอทาการแนบเอกสารทเกยวของเขาสระบบเรยบรอยแลว ระบบจะแสดงรายการไฟลเอกสารทไดจากการแนบไฟลเอกสารทเกยวของ ดงภาพท ง-4

ภาพท ง-3 หนาจอแสดงไฟลเอกสารทเกยวของทไดจากการแนบไฟลเอกสารทเกยวของ

รายการเอกสารทเกยวของทไดจากการแนบไฟล

คมอการใชงานระบบเอกสารอเลกทรอนกส สาหรบธรการ จ - 1


ภาคผนวก จ การลงนามเอกสารอเลกทรอนกส

การลงนามเอกสารอเลกทรอนกส แบงออกเปน 2 ประเภท คอ ประเภทแรกการลงนามเอกสารเอง และประเภท

ทสองการสงเอกสารไปลงนาม ซงการลงนามทง 2 ประเภทสามารถเลอกวธการลงนามเอกสารหรอแบบฟอรมแตละประเภทได 3 รปแบบ (โดยผดแลระบบจะเปนผตงคาการใชงานให) การลงนามแบบท 1, 2 และ 3 จะลงนามแบบอเลกทรอนกส แตอยางไรกตาม การลงนามทกประเภทตอไปน ลวนมผลทางกฎหมายตามพ.ร.บ. วาดวยธรกรรมอเลกทรอนกส พ.ศ. 2544 ซงมผลบงคบใชมาตงแตวนท 3 เมษายน พ.ศ. 2545 ทงสน แบบท 1: ลงนามแบบอเลกทรอนกส (Electronic Signature) บนเครองคอมพวเตอรแมขายโดยแสดง Signature

Code (Non - PKI Server Sign)

หมายถง การลงนามแบบรวดเรวโดยประมวลผลบนคอมพวเตอรแมขายเปนหลก (ในขณะทการลงนามสามแบบแรกขางตน กระบวนการทางานและการประมวลผลจกเกดขนบนเครองคอมพวเตอรแมขายของระบบ) ซงจะไมใชเทคโนโลย PKI เหมาะสาหรบการลงนามเอกสารทไมสาคญมาก แตอยางไรกตาม กสามารถพสจนทราบการแกไขเปลยนแปลงขอความในเอกสารไดโดยตรวจสอบจาก Signature Code ทปรากฏอยทายชอผลงนามได 1. เมอคลกทปมลงนามเอกสาร หรอ สงไปลงนาม จากนนจะปรากฏหนาจอ กรณาตงคาการลงนาม ซงสามารถเลอก

วนทในการลงนาม, ตาแหนง และ ลงนามโดยมหนวยงานตอทายหรอไม ใหคลกทปมลงนามเอกสาร (Non-PKI Server Sign) ดงภาพท จ-1

ภาพท จ-1 ภาพแสดงหนาจอกรณาตงคาการลงนาม



ผลงนามเอกสารสามารถตงคาการลงนามเอกสารกอน ซงระบบจะเลอกใหแลว แตสามารถเปลยนแปลงได ซงไดแก

- วนทลงนาม สามารถเลอกวนทลงนามยอนหลงได - ตาแหนงในการลงนาม ระบบจะแสดงตาแหนงทงหมดของผลงนามขนมาใหเลอก - ตาแหนงในการลงนามแทน(ถาม) (ตองกาหนดคาลงนามแทนไวกอน) - ตาแหนงในการลงนามอสระ ใหกรอกตาแหนงเอง - เลอกผรบดาเนนการ(ถาม) ใหเลอกชอผทจะมอบหมายใหดาเนนการ - ความเหนในการลงนาม(ถาม) ใชสาหรบกรอกความเหนเองในกรณทไมมความเหนมาตรฐานให

เลอก หรอตองการกรอกความเหนเอง - เตรยมความเหนลวงหนาสาหรบคนในเสนทาง(ถาม) ใชสาหรบหนาหอง หรอ เลขาฯ หรอ ผทอยใน

เสนทางกอนหนาทจะสงถงผบรหาร ใหเตรยมความเหนใหผบรหารซงเปนผรบในลาดบถดไปได - ลงนามโดยมหนวยงานตอทายหรอไม ใหเลอกใช หรอ ไมใช ถาเลอกใชระบบจะนาชอหนวยงานมา

ตอทายใหโดยอตโนมต จากนนใหกดปม “ตกลง” เพอเปดเอกสารทตองการลงนามขนมาเพอทาการลงนามเอกสารอเลกทรอนกส

2. จากนนระบบจะถามยนยนวาทานตองการสงเอกสารตามเสนทางน หรอไม ใหคลกทปม ดงภาพท

จ-2

ภาพท จ-2 ภาพแสดงการยนยนการสงเอกสาร

3. คลกทปม เพอกลบไปยงหนาแสดงรายการเอกสาร ดงภาพท จ-3

ภาพท จ-3 ภาพแสดงการแจงเอกสารไดถกสงไปแลว

4. หลงจากลงนามและสงเอกสารไปแลว สามารถตรวจสอบการลงนามแบบ server sign ได 2 วธคอ วธท 1 คลกปม

ทหนาแสดงเอกสาร ทอยดานหลงของเอกสารลงนาม โดยระบบจะแสดงผลการ



ตรวจสอบการลงนาม ดงภาพท จ-28 หรอ วธท 2 copy URL ของไฟล XML ของเอกสารทลงนามแบบ Server Sign จากหนาแสดงเอกสาร โดยคลกเมาสขวาแลวเลอก properties แลว copy path ของไฟล (ดงภาพท จ-4 ) มาวาง(paste) ใสในชองวาง แลวคลกปม "ตรวจสอบการลงนาม" ดงภาพท จ-5 หากผลการตรวจสอบถกตองจะแสดงผลดงภาพท จ-6 แตหากผลการตรวจสอบไมถกตองจะแสดงผล ดงภาพท จ-7

ภาพท จ-4 copy URL ของไฟล XML ของเอกสารทลงนามแบบ Server Sign จากหนาแสดงเอกสาร

ภาพท จ-5 นาไฟลท copy URL มาวางในชองวางเพอทาการตรวจสอบ



ภาพท จ-6 ภาพแสดงผลการตรวจสอบทถกตอง

ภาพท จ-7 ภาพแสดงผลการตรวจสอบทไมถกตอง หรอมการแกไข



แบบท 2: ลงนามแบบอเลกทรอนกส (Electronic Signature) บนเครองคอมพวเตอรแมขายแบบงาย (Non - PKI Simple Sign)

หมายถง การลงนามแบบรวดเรวมากโดยประมวลผลบนคอมพวเตอรแมขายเปนหลก โดยไมใชเทคโนโลย

PKI และไมแสดง Signature Code แตอยางใด เปนเพยงการแสดงภาพลายมอชอใหปรากฎเอกสารเทานน ทงน เหมาะสาหรบการใชงานกบเอกสารทตองการลงนามแบบรวดเรวมากๆ และไมมความสาคญ ความถกตองของเอกสารจะขนอยกบความถกตองของขอมลในฐานขอมลเทานน ตวเอกสารเองไมสามารถพสจนทราบเรองการถกแกไขได 1. เมอคลกทปมลงนามเอกสาร หรอ สงไปลงนาม จากนนจะปรากฏหนาจอ กรณาตงคาการลงนาม ซงสามารถเลอก

วนทในการลงนาม, ตาแหนง และ ลงนามโดยมหนวยงานตอทายหรอไม ใหคลกทปมลงนามเอกสาร (Non-PKI Simple Sign) ดงภาพท จ-8


2. จากนนระบบจะถามยนยนวาทานตองการสงเอกสารตามเสนทางน หรอไม ใหคลกทปม ดงภาพท

จ-9

ภาพท จ-9 ภาพแสดงการยนยนการสงเอกสาร



3. คลกทปม เพอกลบไปยงหนาแสดงรายการเอกสาร ดงภาพท จ-32

ภาพท จ-10 ภาพแสดงการแจงเอกสารไดถกสงไปแลว

แบบท 3: ลงนามแบบอเลกทรอนกส (Electronic Signature) บนเครองคอมพวเตอรแมขายโดยแสดง Signature

Code (Non - PKI Server Sign) และ/หรอ ลงนามบนเครองคอมพวเตอรแมขายแบบงาย (Non - PKI Simple Sign)

หมายถง การตงคาเพอใหผใชมทางเลอกทจะลงนามเอกสารไดทงสองแบบขางตน โดยเมอคลกปากกาลงนาม

ระบบจะใหทานเลอกวาจะลงนามแบบ Non - PKI Server Sign หรอ แบบ Non - PKI Simple Sign ดงภาพท จ-11


คมอการใชงานระบบเอกสารอเลกทรอนกส สาหรบธรการ ฉ - 1


ภาคผนวก ฉ โปรแกรมสแกนเนอรเอกสาร

(CryptBot Scan™)

กอนใชงาน ทานจะตองตดตงไดรฟเวอรและโปรแกรมสแกนเอกสารกอน จงจะสามารถคลกทปม “สแกน.JPG” และ ปม “สแกน.PDF” จากระบบสารบรรณอเลกทรอนกสได ดงน ระบบตองการ

1. Windows XP / 2000 / 2003 / NT 4.0 up 2. Available Hard Disk : 10 MB 3. RAM : 256 MB (Recommend 512 MB or more)

ขนตอนการตดตงโปรแกรม CryptBot Scan™ มดงตอไปน ขนท 1 ดบเบลคลกไฟล CryptBot_Scan.exe ทดาวนโหลดไว จะแสดงหนาจอดงภาพท ฉ-1 แลวคลกทปม “ Next > ”

ภาพท ฉ-1 แสดงหนาจอเรมตดตงโปรแกรม



ขนท 2 แสดงหนาจอตอนรบเขาสการตดตงโปรแกรม ใหคลกทปม “ Next > ” ดงภาพท ฉ-2

ภาพท ฉ-2 แสดงหนาจอการตอนรบเขาสการตดตง ขนท 3 การเลอกยอมรบขอตกลงในการใชงาน ใหคลกเลอก I accept the terms in the license agreement แลวคลกทปม “ Next >

” ดงภาพท ฉ-3

ภาพท ฉ-3 แสดงหนาจอใหเลอกยอมรบขอตกลงในการใชงาน



ขนท 4 ใหคลกเลอกผใชงานเปน Anyone who uses this computer (all users) แลวคลกทปม “ Next > ” ดงภาพท ฉ-4

ภาพท ฉ-4 แสดงหนาจอการตดตงสาหรบผใชงานใด ขนท 5 ตาแหนงทอยทจะตดตงโปรแกรม ซงจะตงอยท C:\Program Files\CryptBot Scan\ หากตองการเปลยนใหคลกทปม

“Change…” เพอเปลยนตาแหนง หากไมตองการเปลยน ใหคลกทปม “ Next > ” ดงภาพท ฉ-5

ภาพท ฉ-5 แสดงหนาจอตาแหนงทอยทจะตดตงโปรแกรม



ขนท 6 แสดงขอมลทจะตดตงโปรแกรม ใหคลกทปม “ Next > ” ดงภาพท ฉ-6

ภาพท ฉ-6 แสดงหนาจอขอมลทจะตดตงโปรแกรม ขนท 7 ตดตงโปรแกรมเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกทปม “ Finish> ” ดงภาพท ฉ-7

ภาพท ฉ-7 แสดงหนาจอตดตงโปรแกรมเสรจเรยบรอยแลว



ขนตอนการใชโปรแกรม CryptBot Scan™ มดงตอไปน เขาสระบบสารบรรณอเลกทรอนกส แลวคลกแนบเอกสาร โดยการเลอกปม “สแกน... JPG” หรอ “สแกน… PDF” ดง

ภาพท ฉ-8

ภาพท ฉ-8 แสดงหนาจอการแนบเอกสาร

เมอคลกทปม “สแกน... JPG” หรอ “สแกน… PDF” จากภาพท ฉ-1 โปรแกรมเชอมตอสแกนเนอรจะเรยกหนาจอสแกนเอกสารขนมาดงภาพท ฉ-9

ภาพท ฉ-9 แสดงหนาจอการเชอมตอกบโปรแกรมสแกนเอกสาร



เตรยมสแกนเอกสาร ดงภาพท ฉ-10

ภาพท ฉ-10 แสดงหนาจอเตรยมสแกนเอกสาร

สแกนเอกสารเสรจแลว ดงภาพท ฉ-11 ใหกดปม “Accept”

ภาพท ฉ-11 แสดงหนาจอสแกนเอกสาร



แจงการอพโหลดไฟลสแกนไปบนทกทเครองคอมพวเตอรแมขายแลว ดงภาพท ฉ-12 ใหกดปม “OK” หลงจากนระบบจะกลบไปยงทหนาจอแนบเอกสาร พรอมกบแสดงชอไฟลแนบทสแกน และสามารถสแกนเพมเตมได

ภาพท ฉ-12 แสดงหนาจอแจงการอพโหลดไฟลสแกนไปบนทกทเครองคอมพวเตอรแมขาย

กรณทสแกนเอกสารไมสาเรจซงอาจมการขดจงหวะการสแกนเอกสาร ระบบจะแสดงหนาตางดงภาพท ฉ-13

ภาพท ฉ-13 แสดงหนาจอแจงการสแกนเอกสารไมสมบรณ

คมอการใชงานระบบเอกสารอเลกทรอนกส สาหรบธรการ ช - 1


ภาคผนวก ช โปรแกรมแจงเตอนเอกสารเขาใหม

(CryptBot e-Office/e-Document Alert™)

กอนใชงาน ทานจะตองตดตงโปรแกรมแจงเตอนเอกสารเขาใหม และตงคาเรมตนกอน จงจะสามารถตงเวลาแจงเตอนเอกสารเขาใหมจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกสได ดงน

ระบบตองการ

1. Windows XP / 2000 / 2003 / NT 4.0 up 2. Available Hard Disk : 50 MB 3. RAM : 256 MB (Recommend 512 MB or more)

ขนตอนการตดตงโปรแกรม CryptBot e-Office Alert™ มดงตอไปน ขนท 1 ดาวนโหลดโปรแกรม มดงน

1.1 ทเมน “คมอ” ของระบบเอกสารอเลกทรอนกส ใหคลกเลอกท “โปรแกรมแจงเตอนเอกสารเขา” ดงภาพท ช-1

ภาพท ช-1 แสดงหนาจอการดาวนโหลดโปรแกรม

1.2 ดาวนโหลดโปรแกรม โดยบนทกไวทเครอง PC ของผใชงาน ดงภาพท ช-2

ภาพท ช-2 แสดงหนาจอการบนทกไฟลโปรแกรม



1.3 ขยายไฟลโปรแกรมทบนทกไว (CryptBot_e-Office_Alert.zip) จะไดไฟลสาหรบตดตงโปรแกรมชอ CryptBot_e-Office_Alert.exe ดงภาพท ช-3

ภาพท ช-3 แสดงหนาจอการขยายไฟลโปรแกรม

ขนท 2 ตดตงโปรแกรม มดงน

2.1 ดบเบลคลกไฟล CryptBot_eOffice_Alert.exe จะแสดงหนาจอดงภาพท ช-4 แลวคลกทปม “ Next > ”

ภาพท ช-4 แสดงหนาจอเรมตดตงโปรแกรม



2.2 แสดงหนาจอตอนรบเขาสการตดตงโปรแกรม ใหคลกทปม “ Next > ” ดงภาพท ช-5

ภาพท ช-5 แสดงหนาจอการตอนรบเขาสการตดตง

2.3 การเลอกยอมรบขอตกลงในการใชงาน ใหคลกเลอก I accept the terms in the license agreement แลวคลกทปม “ Next > ” ดงภาพท ช-6

ภาพท ช-6 แสดงหนาจอใหเลอกยอมรบขอตกลงในการใชงาน



2.4 คลกเลอกผใชงาน เปน Anyone who uses this computer (all users) แลวคลกทปม “ Next > ” ดงภาพท ช-7

ภาพท ช-7 แสดงหนาจอการตดตงสาหรบผใชงานใด

2.5 ตาแหนงทอยทจะตดตงโปรแกรม หากตองการเปลยนใหคลกทปม “Change…” เพอเปลยนตาแหนง หากไมตองการเปลยน ใหคลกทปม “ Next > ” ดงภาพท ช-8

ภาพท ช-8 แสดงหนาจอตาแหนงทอยทจะตดตงโปรแกรม



2.6 แสดงขอมลทจะตดตงโปรแกรม ใหคลกทปม “ Next > ” ดงภาพท ช-9

ภาพท ช-9 แสดงหนาจอขอมลทจะตดตงโปรแกรม

2.7 ตดตงโปรแกรมเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกทปม “ Finish> ” ดงภาพท ช-10

ภาพท ช-10 แสดงหนาจอตดตงโปรแกรมเสรจเรยบรอยแลว



2.8 แสดงไอคอน Shortcut ชอ CryptBot e-Office Alert ดงภาพท ช-11 ใหดบเบลคลกเพอเขาสการตงคาและใชงาน

ภาพท ช-11 แสดงไอคอน Shortcut ชอ CryptBot e-Office Alert

การใชงานโปรแกรมแจงเตอนเอกสาร

สาหรบแจงเตอนเอกสารเขาทยงไมเปดอานจากระบบ e-Office เมอตดตงโปรแกรม CryptBot e-Office Alert™ แลวจะม Icon ของ Shortcut โปรแกรม CryptBot e-Office Alert™

แสดงท Desktop ขนตอนการใชงานโปรแกรม CryptBot e-Office Alert™ มดงตอไปน

ขนตอนท 1 ดบเบลคลกท icon ของ CryptBot e-Office Alert ทหนาจอ Desktop จากนนจะเหนหนาจอ ดงภาพท ช-12

ภาพท ช-12 หนาจอเขาสโปรแกรม CryptBot e-Office Alert™

จากภาพท ช-12 กรณทใชงานครงแรก และไดกาหนดรหสผานของโปรแกรม CryptBot e-Office Alert™ ไวแลวใหกรอกรหสผานทไดกาหนดไว และคลกทปม "ตกลง" หลงจากนน จะเขาสหนาจอใหกาหนดทอยเวบไซตของ e-Office (URL of e-Office) ดงภาพท 13 กรณทเคยใชงานแลว จะเขาสหนาจอใหกาหนดคาตางๆ ดงภาพท ช-16



ภาพท ช-13 กาหนดทอยเวบไซต(URL) ของ e-Office

ใหกรอกทอยเวบไซต e-Office ตวอยางเชน http://eoffice.ssru.ac.th และคลกทปม "ทดสอบการเชอมตอระบบ" เพอทดสอบวาสามารถตดตอกบระบบ e-Office ไดหรอไม? หากสามารถตดตอไดจะแสดงหนาจอดงภาพท ช-14 หากไมสามารถตดตอกบระบบ e-Office จะแสดงขอความวา "เชอมตอไมสาเรจ" ซงทงนขนอยกบการเชอมตอกบเครอขายของระบบ e-Office ททานตองการเชอมตอวาสมบรณหรอไม

ภาพท ช-14 แสดงหนาจอตดตอกบระบบ e-Office ได

หลงจากคลกปม "OK" จากภาพท ช-13 โปรแกรม CryptBot e-Office Alert™ จะซอน Icon ไวท Status bar ทดานลางขวาของจอ ดงภาพท ช-15

ภาพท ช-15 แสดง icon ของ CryptBot e-Office Alert™ ทซอนอยใน Status bar ดานลางของจอ



ขนตอนท 2 กาหนดคาโปรแกรม CryptBot e-Office Alert™

ภาพท ช-16 หนาจอการตงคาและแสดงรายชอผท login เขาใชโปรแกรม

จากภาพท 15 ใหคลกท Icon ของ CryptBot e-Office Alert™ ทซอนอยใน Status bar ดานลางขวาของจอ ซงจะเปดโปรแกรมใหเหนดงภาพท 16 โดยจะเหนวา ระบบไดตงคาเวลาเรมตนในการตรวจสอบเอกสารเขาใหมจากระบบ e-Office ไวทกๆ 5 นาท ซงทานสามารถเปลยนแปลงได แตตองไมนอยกวา 5 นาท จากนนให...

• คลกทปม “บนทก” เมอแกไขเวลาในการตรวจสอบเอกสารเขา • คลกทปม “ปด” เพอซอนหนาจอไวทแถบเมนดานลางและเตรยมพรอม (Standby) ในการตรวจจบ

เอกสารเขาใหมของผใชงานทไดทาการ Login ไวกบโปรแกรมน ซงทานจะตองดาเนนการ Login ตามขนตอนทไดอธบายไวขางลาง

สาหรบการตรวจจบเอกสารนน ระบบจกทาการตรวจจบตามรายชอผใชงานท Login ผานโปรแกรม CryptBot e-Office Alert™ นเทานน ฉะนน ทานตองทาการเพมรายชอผใชใหโปรแกรมตรวจสอบเอกสารเขาใหม ซงสามารถเพมรายชอผใชไดไมจากด (กรณตองการใหตรวจจบเอกสารของผใชงานหลายคนทใชเครองคอมพวเตอรรวมกน) โดยใหคลกทเมน "ผใช" (ทแถบเมนดานบน) และเลอก "เขาสระบบ" จะปรากฏหนาจอดงภาพท ช-17



ภาพท ช-17 การเพมรายชอผใชใหโปรแกรม

- ใหกรอก ชอผใช และ รหสผาน ชดเดยวกบทใช Login เขาสระบบ e-Office

- คลกทปม "เขาสระบบ" เพอไปยงขนตอนท ช-3 หรอ

- คลกทปม "ยกเลก" เพอยกเลกการ Login

แสดงรายชอผทตองการตรวจสอบเอกสารเขาใหม โดยใชเครองคอมพวเตอรรวมกนเพยงเครองเดยว

ภาพท ช-18 หนาจอแสดงรายชอผทตองการตรวจสอบเอกสารเขาใหม

ผใชงานแตละราย สามารถกาหนดคาการใชงานในการเขาสระบบ e-Office ไดโดยคลกเมาสขวาทชอผใชแตละรายแลวเลอก "ตงคาระบบ..." จะแสดงหนาจอดงภาพท ช-19 ในขนตอนท ช-3



ขนตอนท 3 การกาหนดสทธและเวลาในการเขาสระบบ e-Office (User Personal Login Settings)

ภาพท ช-19 หนาจอ User Personal Login Settings

- คลกเลอกท "ลอคอนเขาสระบบ e-Office โดยอตโนมต" หมายถง เมอตองการคลกเขาสระบบ e-Office โดยไมตองกรอกรหสผานเมอโปรแกรมไดแตงเตอนวามเอกสารเขาใหม ทงนการคลกจะตองคลกผานชอท Login ไว (วธน ไมแนะนาใหใชกรณทตองใชโปรแกรมน รวมกบผใชงานรายอน เพราะจกทาใหบคคลอน สามารถคลกเขาสระบบ e-Office ทเปน account ของทานไดเชนกน)

- คลกเลอกท "กาหนดระยะเวลาในการเชอมตอกบระบบ e-Office" หมายถง การกาหนดเวลาอายในการ

เขาสระบบ e-Office โดยไมตองกรอกรหสผานซาอก โดยมหนวยเปนนาท - คลกเลอกท "ตองยนยนรหสผานกอนเขาสระบบ e-Office ใหมทกครง" หมายถง เมอโปรแกรมแจง

เตอนวามเอกสารเขาใหม แลวหากตองการคลกดเอกสารในระบบ e-Office จะตองกรอกรหสผานใหมทกครง (แนะนาใหเลอกตงคาแบบน ในกรณทใชงานโปรแกรมหลายทาน หรอแมแตใชงานโปรแกรมเพยงทานเดยว เพอความปลอดภยควรจะเลอกการตงคาแบบนเชนกน เนองจากบคคลอน อาน Login เขาส Account ของระบบ e-Office ของทานไดเชนกน หากทานไมไดนงประจาอยหนาเครองคอมพวเตอรตลอดเวลา)

ขนตอนท 4 การแจงเตอนเอกสารเขาใหมและการ Login เขาสระบบ e-Office

ภาพท ช-20 หนาจอแสดงการแจงเตอนเอกสารเขาใหม



เมอกาหนดคาตามขนตอนท 1 ถง 3 เสรจเรยบรอยแลว เมอกด "ปด" หรอ เลอกเมน "ซอนและรอทางาน" โดยเลอกจากเมน "ผใช" ดานบน โปรแกรมจะถกนามาซอนไวทแถบเมนดานลางของหนาจอ เพอคอยเฝาตรวจจบเอกสารเขาใหม (รวมทงเอกสารเกาททานยงไมไดเปดอานดวย) ซงเมอมเอกสารเขาใหม โปรแกรม จะมขอความแจงเตอนดงแสดงในภาพท ช-9 ซงหากใชงานรวมกนหลายคน โปรแกรมจะแสดงชอแยกแตละคนพรอมทงแสดงจานวนเอกสารทเขาใหม หรอ ทยงไมไดเปดอาน ซงหากทานตองการเปดอานใหคลกทหนาจอทแสดงการแจงเตอนดงกลาว เพอใหโปรแกรมขยายหนาจอแสดงรายชอหลกขนมา ซงทานตองคลกทชอผทตองการ Login เขาสระบบ e-Office อกครงหนงจงจะสามารถ Login เขาสระบบ e-Office ได ดงแสดงในภาพท ช-21 (กรณทตงคาใหทาการ Login เขาสระบบ e-Office โดยอตโนมต โปรแกรมจะขามหนาจอการ Login)

ภาพท ช-21 หนาจอสาหรบการ Login เขาสระบบ e-Office



ขนตอนท 5 วธการกาหนดโปรแกรม CryptBot e-Office Alert™ ไวใน Programs > Startup กรณทเมอเปดเครองแลวตองการใหโปรแกรมทางานอตโนมต มขนตอนดงน

ภาพท ช-22 การบรรจโปรแกรมเขา Startup

- ขนท 1 ใหดาเนนการดงแสดงในภาพท ช-22 โดยคลกท Start เลอก Programs เลอก Startup คลกเมาสขวาเลอก Open

ภาพท ช-23 การสราง New Shortcut



- ขนท 2 ใหดาเนนการดงแสดงในภาพท ช-23 โดยคลกทเมน File แลวเลอก New จากนนใหเลอก Shortcut

ภาพท ช-24 การเลอกโปรแกรมเพอสรางเปน Shortcut

- ขนท 3 ใหดาเนนการดงแสดงในภาพท ช-24 โดยคลกทปม "Browse" เลอกไฟล eOfficeAlert.exe ซงจะอยท C:/Program Files/CryptBot e-Office Alert/ และคลกทปม “Next” เพอไปยงขนตอนตอไป

ภาพท ช-25 การตงชอ Shortcut

- ขนท 4 ใหดาเนนการดงแสดงในภาพท ช-25 โดยตงชอ Shortcut เชน ตงเปน e-Office Alert หรอชออน แลวคลกทปม "Finish" เพอสนสดการสราง New Shortcut จากนนให Restart เครอง ซงเมอ Login เขาสโปรแกรม



Windows และโปรแกรม CryptBot e-Office Alert™ จะถก Run ขนมาโดยอตโนมต ดงแสดงหนาจอในภาพท ช-20

ขนตอนท 6 การตงเสยงเตอนเอกสารเขาใหมในระบบ e-Office Alert มดงน

ขนท 1 คลกท Start >> เลอก Setting >> เลอก Control Panel ดงภาพท ช-26

ภาพท ช-26 ภาพแสดงหนาจอการเลอก Control Panel ขนท 2 ดบเบลคลกท icon Sound and Audio Devices >> คลกเลอกแถบ Sound ดงภาพท ช-27

ภาพท ช-27 ภาพแสดงหนาจอการเลอกแถบ Sounds



ขนท 3 ทสวนของ Program events ใหคลกเลอก System Notification ดงภาพท ช-28

ภาพท ช-28 ภาพแสดงหนาจอการเลอก Program events ขนท 4 ทสวนของ Sounds ใหกดปม “Browse…” เพอเลอกเสยง จากนนใหกดปม Save As เพอตงชอ Configuration นไวเรยก

แกไขในภายหลงได แลวกดปม Apply และปม OK ดงภาพท ช-29

ภาพท ช-29 ภาพแสดงหนาจอการเลอกไฟลเสยง ขนท 5 ทดสอบเสยงเตอนเอกสารเขาใหมโดยเปดโปรแกรม CryptBot e-Office Alert™

คู มือการใช งานระบบเอกสารอ...

Documents