คมอ

Microsoft Excel

Microsoft Excel คอโปรแกรมทเหมาะกบงานดานการคานวณ การตตาราง การหาคาสตรตางๆ การสรางกราฟ

โดยทเมอเปลยนแปลงตวเลขใดๆ โปรแกรมจะทาการคานวณสตรทเชอมโยงกบตวเลขนนๆใหอตโนมต

ในการทางานของโปรแกรมจะใชตารางตามแนวตง (columns) และแนวนอน (rows) เปนหลก

การเรยกใชโปรแกรม Microsoft Excel

เลอกท 1. Start > 2. All Programs > 3. Microsoft Office > 4. Microsoft Office Excel 2003

หนาตาโปรแกรม

1. แถบชอเรอง (Title Bar) ชอโปรแกรมและชอไฟล

2. แถบเมน (Menu Bar) ชอเมนทเรยกใชได

3. แถบเครองมอ (Tool Bar) แสดงคาสงทใชงานบอย ๆ แสดงในรปของรปภาพ (icon)

4. แถบสตร (Formula Bar) สาหรบใสสตรเพอคานวณ และแสดงเนอหาขอมลในแตละ Cell

5. เรมตน (Getting Started) หนาตางอานวยความสะดวกในการเรมตนใชงานโปรแกรม

6. แถบสถานะ (Status Bar) แสดงการใชงานเอกสารในขณะนน

แถบเครองมอมาตรฐาน (Standard)

ปม ชอปม หนาท

New (สราง) เปดเอกสารชดใหม

Open (เปด) เรยกเอกสารชดเกาทเกบบนทกไวมาใช

Save (บนทก) สงเกบบนทกเอกสาร

Permission (สทธ) การจดการสทธในการใชขอมล

E-mail

(as Attachment)

(อเมล(ตามใบแนบ))

เปดโปแกรมสรางอเมล พรอมแนบไฟลของ Word ไปดวย

Print (พมพ) สงพมพเอกสารลงบนกระดาษ

Print Preview

(ตวอยางกอนพมพ)

แสดงผลการพมพบนหนาจอเพอดกอนพมพจรง

Spelling (การสะกด) ตรวจสอบการสะกดคาตามพจนนกรม

Research (การวจย) ใหขอมลอางองสาหรบงานวจย

Cut (ตด) ลบขอความหรอออบเจคทเลอกไวไปไวในคลปบอรด

Copy (คดลอก) คดลอกขอความหรอออบเจคทเลอกไวไปไวในคลปบอรด

Past (วาง) นาขอความหรอออบเจคมาวางในเอกสารตรงทตองการ

Format Painter

(ตวคดวางรปแบบ)

คดลอกรปแบบขอความหนงไปใสใหกบอกขอความ

Undo (เลกทา) ยกเลกคาสงหรอการทางานททาลาสด

Redo (ทาอกครง) เรยกทาคาสงหรอการทางานทถกยกเลกไป

Hyperlink

(การเชอมโยงหลายมต)

สรางการเชอมโยงจากตาแหนง ทกาหนดไวไปยงเอกสาร หรอไป

ยงสวนอนในเอกสารเดยวกน หรอURL

Table & Border (ตาราง

และเสนขอบ)

แสดง/ไมแสดงแถบเครองมอตารางและเสนขอบ

Insert Table

(แทรกตาราง)

ใสตารางในเอกสาร

ปม ชอปม หนาท

Insert Microsoft Excel

Worksheet (แทรกแผน

งาน)

แทรกสเปรดชทของโปรแกรม Microsoft Excel

Columns (คอลมน) จดขอความเปนหลายคอลมนเหมอนหนงสอพมพ

Drawing (รปวาด) เปด/ปด แถบเครองมอรปวาด

Document Map

(แมปเอกสาร)

เปด/ปด แผนทเอกสาร

Show/Hide (ซอน/แสดง) ซอนหรอแสดงสญลกษณพเศษ ซงจะไมถกพมพออกมา

Zoom (ยอย/ขยาย) ยอหรอขยายเอกสารทแสดงบนหนาจอตามเปอรเซนตทเลอก

Office Assistant

(วธใช Microsoft Word)

แสดงOfficeAssistant ซงเปนตวการตนทใหคาแนะนาในการใช

งาน

Read

(มมมองเคาโครงการอาน)

เปลยนเคาโครงของหนากระดาษ และปรบปรงการแสดงผลของ

ตวอกษรเพอทาใหผานขอมลไดสะดวกขน เหมาะกบ

หนากระดาษ ทมขอความยาวๆ แตจะไมเหมาะกบพวกกราฟก

หรอตาราง

แถบเครองมอ จดรปแบบ (Formatting)

ปม ชอปม หนาท

Styles and Format

(ลกษณะและรปแบบ)

เปดทาสกเพน (Styles and Formatting)

Style (ลกษณะ) แสดงหรอใชเลอก Style (รปแบบ) ของขอความตรงท

เคอรเซอรอย

Font (แบบอกษร) แสดงหรอเลอกแบบของตวอกษรตรงทเคอรเซอรอย

Font Size

(ขนาดแบบอกษร)

แสดงหรอใชเลอกขนาดของตวอกษรทเคอรเซอรอย

Bold (ตวหนา) ทาเปนตวหนาหรอยกเลก

ปม ชอปม หนาท

Italic (ตวเอยง) ทาเปนตวเอยงหรอยกเลก

Underline (ขดเสนใต) ขดเสนใตหรอยกเลก

Align Left (จดชดซาย) จดขอความใหชดซาย

Center (กงกลาง) จดขอความใหอยกลางบรรทด

Align Right (จดชดขวา) จดขอความใหชดขวา

Justify (ชดขอบ) จดขอความใหเสมอกนทงซายและขวา

Distributed (กระจาย) เหมอนชดขอบ แตจะเพมชองไฟ ระหวางอกษรและประโยค

ในภาษไทย เพอความสวยงาม

Line Spacing

(ระยะบรรทด)

ปรบระยะหางระหวางบรรทด

Numbering (ลาดบเลข) เตมหรอยกเลกเลขลาดบหนาขอความ

Bullets (สญลกษณ

แสดงหวขอยอย)

เตมหรอยกเลกจดสดา(bullets) หรอสญลกษณอน ๆ หนา

ขอความ

Decrease Indent

(ลดการเยอง)

รนทงยอหนาไปทางซาย 1 ขน

Increase Indent

(เพมการเยอง)

รนทงยอหนาไปทางขวา 1 ขน

Outside Boder

(เสนขอบนอก)

ตเสนหรอลงเสนทขอบดานตาง ๆ

Highlight (เนน) เลอกแถบสเพอเนนขอความ (เหมอนปากกสสะทอนแสง)

Font Color

(สแบบอกษร)

เลอกสของตวอกษร

แผนขอมล (Work Sheet)

แผนขอมล ใน Microsoft Excel จะประกอบดวย แผนขอมลจานวนหลายแผน ซงสามารถ

คลกเลอกไดจากแถบ Sheet1, Sheet2,… ตรงกรอบสแดงในภาพ โดยสามารถเพมแผนขอมลไดมาก

ขนและสามารถเปลยนแผนขอมลจากคาวา Sheet1 เปนชอทเราตองการได ซงแตละแผนขอมลใน 1

File ขอมลสามารถเชอมโยงกนไดดวย

การเรยกชอของแตละ Cell ตาราง 1 ชองใน Microsoft Excel เราจะเรยกวา 1 Cell โดยในแตละ 1 Cell จะมชอเรยกท

แตกตางกน ซงตาแหนงทจะบอกถงชอ Cell จะอยตรงกรอบสแดง ดงในรป

ชอ Cell นนจะมความสาคญเนองจากเราจะไวใชระบตาแหนงทตองการคานวณในแตละ Work Sheet

การเลอกใชงาน Cell ถาตองการทางาน Cell ใด ตองเลอก Cell นนเสยกอน โดยนาเมาสไปคลกตาแหนง Cell ท

ตองการ แตถาตองการทางานกบหลาย Cell มวธการ ดงน

1. ถาตองการเลอก Cell ทตดกนใหเลอนเมาสไปยง Cell เรมตน กดเมาสคางไวแลวลากไปยง

ตาแหนงทตองการ

2. ถาตองการเลอก Cell ทไมตดกน ใหกดปม Ctrl บนแปนพมพคางไว แลวนาเมาสไปคลกในแต

ละ Cell ทตองการในตาแหนงตางๆ ของโปรแกรม

การพมพขอมลลงใน Cell 1. คลกเลอก Cell ทตองการพมพขอมล

2. พมพขอมลลงไป โดยทขอมลทตองการพมพนนอาจเปนไดทงตวเลขและตวอกษร ในการ

เปลยนภาษานนใหกดทปม ~ หรอกดปมเปลยนภาษาบน Task Bar

3. ขอมลทพมพจะปรากฏใน Cell ทเราพมพลงไป พรอมๆ กบปรากฏในแถบสตรดงรป

4. เมอพมพขอมลเรยบรอยแลวใหกดปม Enter บนแปนพมพ เคอรเซอรจะยายตาแหนงลงไปอย

ในตาแหนงดานลางถดลงไป 1 Cell

การแกไขขอมล

ม 2 วธดงน

1. คลกเลอก Cell ทตองการเปลยนขอมล แลวพมพขอมลใหม จากนนกด Enter

2. คลกเลอก Cell ทตองการเปลยนขอมล > คลกทแถบสตรเพอนาเคอรเซอรไวหลงขอความ >

พมพขอมลใหม จากนนกด Enter

• การแกไขขอมลในแถบสตรชวยใหสะดวกในการแกไขขอมล ชวยลดความผดพลาดใน

การแกไขขอมล รวมถงยงสามารถแทรกตวอกษรใน Cell นนๆไดดวย

การลากขอมลอตโนมต Microsoft Excel มการสรางขอมลเรยงลาดบในกรณทมการกรอกขอมลเรยงลาดบ เรยงกน 2

ลาดบ ใหเองอตโนมตเพอความสะดวกรวดเรวในการทางานและลดความผดพลาดของของมล

ขอมลเรยงลาดบในทนยกตวเอยางเชนตวเลข, วน, เดอน เปนตน ขนตอนมดงน

1. พมพ หมายเลข 1 ทตาแหนง A1 แลวกด Enter

2. พมพ หมายเลข 2 ทตาแหนง A1 แลวกด Enter ดงภาพ

3. คลกทตาแหนง A1 กดเมาสคางไว แลวลากลงมาทตาแหนง A2 แลวปลอยเมาส

4. จะเกดเสนสเหลยมลอมรอบตาแหนง A1 และ A2 พรอมกนน จะเหนสเหลยมเลก ๆ ทางมมลาง

ดานขวามอ

5. นาเคอรเซอรไปไวท สเหลยมเลก ๆ มมลางดานขวา เคอรเซอรจะเปลยนเปนรปกากบาท ดงภาพ

6. กดเมาสคางไว แลวลากลงมาตรง ๆ จนถงตาแหนง A6

การยายตาแหนงขอมล

1. ลากแถบสวางใหครอบคลมบรเวณทตองการ 2. ใชเมาสคลกทขอบ แลวลากไปยงตาแนงทตองการ

การปรบขนาดความกวางของ คอรลมน

1. นาเมาสไปวางไวทเสนขอบระหวาง cell

2. เมาสจะเปลยนเปนรป

3. กดเมาสคางไว แลวลากออกไปจนไดขนาดตามตองการ

การตเสน การการจดทาตาราง มกจะตองมการตเสน เชน ตเสนตาราง ขดเสนใตจานวนเงน ขดเสน เปน

ตน การตเสนขอบ มวธการ ดงน

1. คลกเลอก cell ทตองการ จากนนลากแถบสวาง ใหครอบคลมทก cell ทตองการตตาราง

2. เลอกลกษณะเสนขอบทตองการ ให ไปท Toolbar คลกทสามเหลยมเลก ๆ ขางไอคอน

borders ดงรป

3. คลกเลอกเสนตาราง ดงรป

4. จะไดเสนตาราง ดงรป

การใสสพนหลง 1. คลกเลอกชองทตองการใสสพนหลง

2. ไปทแถบเครองมอ (Tool Bar) แลวคลกท สเตม

3. คลกเลอกสตามตองการ

4. จะไดสพนหลงขอความดงน

การใชงานคาสงฟงกชน

ฟงกชนของ Excel กคอสตรสาเรจรปทโปรแกรมจดทาไวใหแลว เพยงแตเราใสคาทตองการเขาไป

เทานน หนาทของฟงกชน กคอ เอาขอมลทเราใสเขาไป กระทาการ บวก (+), ลบ (-), คณ (*), หาร (/)

กน

การใชฟงกชน มขอควรจา ดงน

• ขนตนฟงกชน ดวยเครองหมาย เทากบ (=) กอนทกครง

• ตองระบชอฟงกชน เชน SUM, IF, MAX เปนตน

• คาทใสเขาฟงกชน ตองอยในเครองหมายวงเลบ

• แตละคา ตองมเครองหมายคอมมา(,)หรอ เครองหมายเซมโคลอน(:)คน

ตวอยาง การเขยนฟงกชน

=SUM (12, 22, A5, B1)

=MAX (E2:E4)

คาสงในการใชสตรคานวณ 1. ฟงกชน Sum

ความหมาย บวกจานวนทงหมดในชวงของเซลล

สตร : Sum(number1,number2,….)

2. ฟงกชน Min

ความหมาย สงกลบจานวนทนอยทสดในชดของคาทระบ

สตร : Min(number1,number2,….)

3. ฟงกชน Average

ความหมาย สงกลบคาเฉลย (คาเฉลยเลขคณต) ของอารกวเมนตทงหมด

สตร : Average(number1,number2,….)

4. ฟงกชน Max

ความหมาย สงกลบคาทมากทสดในชดของคาทระบ

สตร : Max(number1,number2,….)

5. ฟงกชน Count

ความหมาย นบจานวนเซลลทมตวเลขและจานวนตวเลขภายในรายการของอารกวเมนต ให

ใช Count เพอหาจานวนของรายการขอมลในเขตขอมลตวเลขภายในชวงหรออารเรยของ

ตวเลข

สตร : Count(value1,value2,…)

6. ฟงกชน Round

ความหมาย ปดเศษจานวนใหเปนจานวนทมตาแหนงทศนยมตามทระบ

สตร : Round(number,num_digits)

7. ฟงกชน RANK

การหาคาลาดบทของตวเลขทระบ ซงอยในรายการของตวเลข ซงสามารถใช ฟงกชน Rank

คาลาดบทขนอยกบคาของตวเลขอนในรายการ (ถาคณตองการจดเรยงเอกสาร ลาดบทของ

ตวเลขกจะเทากบตาแหนง)

สตร : Rank(number,ref,order)

ตวอยางการคานวณหาผลรวมโดยใชฟงชน Sum

1. นาเมาสไปดบเบลคลกทตาแหนง E5

2. ใสสตรการคานวณ โดยสามารถทาได 2 วธคอ

ใสสตรลงในแถบสตร ดงรป

เมอพมพสตรลงไปแลว กดปม Enter บนแปนพมพ

คานวณโดยการกดปม Function เมอกดปม แลวจะปรากฏหนาตางแทรกฟงชน ดงรป

ดานลางขนมา

สวนตาง ๆ ของหนาจอทควรรจก ดงน

1. ขอความสาหรบคนหาฟงกชน พมพขอความทตองกระทา เชน หาผลรวม หรอ add

โปรแกรม จะนาฟงกชนทเกยวกบการหาผลรวมมาแสดงใหเลอก

2. เลอกประเภทของฟงกชน สวนนเปนทางเลอกสาหรบผทไมชานาญภาษาองกฤษ ไมรวา

จะพมพขอความใดตามขอ 1 กสามารถคลกเลอก ประเภทไดจากทน

• Most Recently Used (ฟงกชนทเพงใชผานมา)

• All (ฟงกชนทงหมด)

• Financial (ฟงกชนเกยวกบการเงน)

• Math & Trig (ฟงกชนทางคณตศาสตรและตรโกณ)

• Statistics (ฟงกชนทางสถต)

3. แสดงรปแบบของฟงกชนทเลอก โดยเฉพาะจะตองใสคาอะไรบาง

4. คาอธบายฟงกชนทเลอก

5. เลอกฟงกขน SUM แลวกด OK

6. โปรแกรมจะเปดหนาจอการใชฟงกชน SUM โดยใหโอกาสผใช ในการคลกเลอก ชอง cell

ทตองการใหนามารวมกน ดงภาพ

หนาจอน และหนาจอการใชฟงกชนอน ๆ มลกษณะคลายกน โดยหนาจอจะเปดโอกาสใหผใช

เลอกคลกชอง Cell จากใน Worksheet โดยตรง หนาจอน มสวนตาง ๆ ทนาสนใจ ดงน

1. ขอมลทโปรแกรมเลอกให จากภาพ จะเหนวา โปรแกรมเดาเอาไวกอนวาเราตองการนาคา

ขางบนมารวมกน จงระบเปนขอมลทอยตาแหนง E2:E4

2. ถาเราตองการเปลยนคาทโปรแกรมเลอก ใหคลกทน เพอจะไปเปด Worksheet และผใช

สามารถใชเมาสคลกเลอกได

7. ในกรณน ขอมลถกตองแลว ใหคลก OK

8. จะไดผลรวม ดงภาพ

การสรางแผนภม โปรแกรม Microsoft Excel สามารถแปลงขอมลตวเลขตาง ๆ ในตาราง ใหอยในรปแผนภม

แบบตาง ๆ ได ดงน การสรางกราฟแทง วธการสราง มดงน

1. เปดไฟล Excel ใหม และพมพขอมลใหเหมอนในภาพขางลางน

2. ลากแถบสวาง ตงแต A3 ถง D6 เพอกาหนดขอบเขตของขอมลทจะนาไปทาแผนภม

3. คลก ไอคอน รป บนแถบเครองมอ หรอ ไปทเมน Insert > Chart ... จะปรากฏหนาตาง

ตวชวยสรางแผนภม ดงรป

4. เลอกประเภทของแผนภม และรปแบบของแผนภม แลวคลกปม Next เพอไปหนาจอตอไป

5. จากนนจะปรากฏหนาตาง เพอกาหนดขอบเขตของขอมล เนองจากเราได ลากแถบสวาง

กาหนดขอบเขตไวแลว จงเปนขอมลทถกตองแลว ใหคลกปม Next

6. จะปรากฏหนาตางตวชวยสรางแผนภม กาหนดรายละเอยดของแผนภม เชน ชอแผนภม ชอ

แกนตามแนวนอน และชอแกนตามแนวตง เปนตน

7. เราตองการใหแผนภม แสดงขอมลเปนตวเลขอยในตารางใตภาพแผนภม ใหคลกทแถบ

ตารางขอมลและคลก ทแสดงตารางขอมล

8. จะไดแผนภมแบบแทง ตามตองการ ถาภาพตองการเพมหรอลดขนาดของแผนภมใหนาเมาส ไปไวทปมดาทเสนกรอบ เมอเมาส เปลยนเปนรปลกศรสองทาง ดงภาพ ใหกดคางไว แลวลาก

ขยายออกหรอลดขนาด เมอไดขนาดทตองการแลวปลอยเมาส

การสรางกราฟวงกลม การสรางกราฟวงกลม กทาเชนเดยวกบการสรางกราฟแทง

ขอระวง

การแสดงขอมลของกราฟวงกลม จะมขอมลเพยง 2 มต เทานน เชน จะแสดงกราฟภายใน

กราฟวงกลมเดยวกน ไมได ตองแยกแสดงเปนรายเดอน และถาจะแสดงทง 3 เดอน ตองแสดงถง 3

กราฟ หรออาจจะรวมขอมลทง 3 เดอนเขาดวยกน แลวแสดงเปนกราฟเดยว กได

1. จากขอมลเดม ใหลากแถบสวางบรเวณขอมลทจะนามาทาเปนกราฟวงกลม คอบรเวณ

A3:B7 ดงรป

2. คลก ไอคอน รป บนแถบเครองมอ หรอ ไปทเมน Insert > Chart ... จะปรากฏหนาตาง

ตวชวยสรางแผนภม ดงรป

3. คลกเลอก ประเภทกราฟวงกลม หรอ Pie

4. ถาไมตองการตกแตงเพมเตม ใหคลกปม Finish จะไดกราฟรปวงกลม ตามตองการ

การแตงกราฟวงกลม 1. ใชเมาสชทสวนของ เสอ

2. คลก 1 ครง วงกลมจะถกเลอก

3. คลกอก 1 ครง สวนของเสอ จะถกเลอก

4. ใหกดเมาสอกครง คราวนกดคางไว แลวลากออกมา ชนสวนของตกตาหม จะถกแยกออกมา

ดงภาพ

การสงพมพ คลกทภาพ บน Toolbar กอนทจะสงพมพจรง ควรขอด Print Preview เพอตรวจสอบวา

สงทจะพมพ อยในหนาทตองการและมรปแบบทจะนาเสนอทพอใจ

การตรวจสอบกอนพมพ 1. ไปทเมน File > Print Preview เมอเปดเมน ดงรป

2. เมอกดตวอยางกอนพมพจะปรากฏหนาตางดงรป

การกาหนดใหพมพตามแนวตง หรอตามแนวนอน

Print Preview > กดปม ตดตง เลอกแถบ Page และ คลกเลอก แนวนอน ดงภาพ

การกาหนดความกวางของคอลมน

ไปท Print Preview > กดปม ระยะขอบ จะประกฎเสนแบงระยะขอบสาหรบปรบ คอรลมน

ให นาเมาส ไปไวทจดสเหลยมสดาดานบนเมาสจะเปลยนเปนรปดงภาพ > กดเมาสคางไว แลวเลอน

เขาหรอออก เพอปรบลดหรอขยายเสนระยะขอบ เมอไดระยะทพอใจแลวปลอยเมาส

การพมพหวกระดาษ ทายกระดาษ

Print Preview โดยกดปม แลวเลอกแถบ หวกระดาษ/ทายกระดาษ จากนนจะ

ปรากฏหนาตางดงรป

1. คลกปม 1 เพอเลอกขอความสาหรบพมพหวกระดาษ

2. คลกปม 2 เพอเลอกขอความสาหรบพมพทายกระดาษ

3. คลกปม 3 เพอเลอกขอความสาหรบพมพหวกระดาษแบบอน ๆ

4. คลกปม 4 เพอเลอกขอความสาหรบพมพทายกระดาษแบบอน ๆ

ลาดบการพมพ 1. คลก แฟม > ตวอยางกอนพมพ

2. คลกเลอกปม แลวเลอกแถบแผนงาน

3. สวน ลาดบของหนาใหคลกเลอก ลาดบการพมพทตองการ