a16-1 manual de calidad 17024

MANUAL DE CALIDAD

ISO 17024:2003

CÓDIGO: MC-E02-SGC-01

VERSIÓN: 10-12-2012

SUBPROCESO RELACIONADO: GESTION DE LA CALIDAD (E02)

VIGENCIA:

Página 1 de 60 La información contenida en el presente manual de la calidad es confidencial y pertenece a la DGPSA está prohibida la reproducción total o

parcial, por cualquier medio, sin la autorización escrita del Director del ONCP.

ORGANISMO NACIONAL DE

CERTIFICACION DE PERSONAS.

DGPSA/MAGFOR

Manual de la Calidad

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Managua Nicaragua

Diciembre 2012

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INDICE DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 6

2. PRESENTACION DEL ONCP &DGPSA

2.1 Misión 7

2.2 Visión 7

2.3 Valores 7

SECCION 1: ALCANCE, REFERENCIA NORMATIVAS Y DEFINICIONES

1. Generalidades 10

2. Referencias del Sistema de Gestión de la Calidad 11

3. Definiciones del Sistema de Gestión de la Calidad 12

SECCION 2: SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

2.1 Requisitos Generales 15

Flujo de Proceso 16

2.2 Requisitos de la Documentación 17

2.2.1 Generalidades. 18

2.2.2 Manual de Calidad 18

2.2.3 Control de Documentos. 18

2.2.4 Control de Registros de Calidad. 18

SECCION 3: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

3.1 Responsabilidad de la Dirección 21

3.2 Política de Calidad 22

3.3 Planificación 22

3.3.1 Objetivos de Calidad 22

3.4 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación 28

3.4.1 Responsabilidad y Autoridad 25

3.4.2 Organigrama del ONCP 25

3.4.3 Información y Confidencialidad 27

3.5 Revisión de la Dirección 27

3.5.1 Generalidades 27

3.5.2 Información para la revisión 28

3.5.3 Resultados de la Revisión 28

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SECCION 4: GESTION DE LOS RECURSOS

4.1 Provisión de Recursos 30

42 Recursos Humanos 30

4.2.1 Generalidades 30

4.2.2 Competencia, Toma de Conciencia y Formación 30

4.3 Infraestructura 31

SECCION 5: ESTRUCTURA DEL ONCP

5.1 Generalidades 33

5.2 Estructura del ONCP 33

SECCION 6: IDENTIFICACION, SECUENCIA E INTERACCION DE PROCESOS.


6.2 Mapa de Procesos 36

6.3 Identificación, secuencia e Interacción de Procesos 36

6.3.1 Procesos Estratégicos. 37

6.3.2 Procesos Claves. 37

6.3.3 Procesos de Apoyo. 37

6.3.4 Procesos Documentados. 37

6.3.3 Mapa de Proceso. 38

6.4 Matriz de Relación de Requisitos NTN 04 015 – 10, Procesos y 42

Responsables

6.5 Caracterización de los procesos 44

8.4Seguimiento y Medición 49

8.4.1 Auditoría Interna. 49

8.5 Mejora 49

8.5.1 Mejora continua. 49

8.5.2 Acción Correctiva. 49

8.5.3 Acción Preventiva. 50

SECCION 7: PROCESO DE CERTIFICACION.


7.2 Solicitud de la Certificación 52

7.2.1 Solicitud 52

7.2.2 Análisis de solicitud. 52

7.2.3 Respuesta a la Solicitud 53

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7.3 Evaluación de Certificación 54

7.3.1 Selección del Examinador 54

7.3.1 Evaluación 54

7.4 Decisión de la Certificación 54

7.4.1. Decisión sobre la certificación 54

7.4.2. Otorgamiento del Certificado: 55

7.5 Vigilancia, Seguimiento y Mantenimiento 55

7.6 Renovación de la Certificación 55

7.7 Uso de Certificado y Logotipos o Marcas. 56

7.8 Comité del Esquema de Certificación y Salvaguardia de la 56

imparcialidad

7.8.1. Alcance del Comité del Esquema de Certificación y 56

Salvaguardia de la Imparcialidad

7.8.2. Principales Funciones 57

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS L-A01-SGC-001 58

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Redactado: Ivette Medrano Rocha Consultor Proyecto MOTSSA

Revisado:

Aprobado:

Fecha documento: Diciembre 2012

Fecha revisión: Inserte aquí la fecha

No. de Revisión: 01

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I. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de calidad describe los criterios, compromisos y lineamientos para la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad del Organismo Nacional de Certificación de Personas (ONCP) de la Dirección General de Sanidad Animal y vegetal DGPSA del MAGFOR comprometiéndose a satisfacer las necesidades de los clientes y en conformidad con la Norma ISO 17024:2003 de acuerdo a los requerimientos establecidos en la NTN (04 015 – 10) Evaluación de la Conformidad –Requisitos Generales para los Organismos que realizan certificación de personas.

El ONCP desarrolló, implementó y formalizó el Sistema de Gestión de la Calidad con el fin de:

satisfacer los requisitos de la norma internacional ISO 17024:2003.

documentar las mejores prácticas.

entender y satisfacer más adecuadamente las necesidades y las expectativas de sus clientes.

mejorar la administración global de la empresa.

Se describe el Sistema de Gestión de la Calidad, perfila los campos de autoridad, las relaciones y los deberes del personal responsable del desempeño del ONCP.

Está dividido en siete secciones que están directamente relacionadas con la Norma ISO 17024:2003 y algunos requisitos de la norma ISO 9001:2008. Cada sección comienza con una declaración que expresa. Es deber del ONCP de implementar y satisfacer los requisitos básicos de la norma a la que se hace referencia. Después de cada declaración, se aporta información específica acerca de los procedimientos que describen los métodos usados para implementar los requerimientos pertinentes.

Este documento se utiliza internamente para orientar a los empleados del ONCP de la DGPSA con respecto a los diversos requisitos de Norma ISO 17024:2003 e ISO 9001:2008 que deben ser cumplidos y mantenidos para asegurar la satisfacción del cliente, la mejora continua y brindar las directivas necesarias que generen una fuerza laboral dotada de poder, autoridad y responsabilidad.

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II. PRESENTACIÓN DEL ONCP & DGPSA

El organismo de Certificación de Personas ONCP del MAGFOR se articuló en base a las necesidades del mercado y sujeto al Plan de Desarrollo Humano del Gobierno. El funcionamiento del ONCP tiene la función de la demostración de la competencia laboral en las funciones de Implementador de Buenas Practica Agrícolas. El sistema se fundamenta en los procesos de normalización, evaluación y certificación en base a competencias laborales. Para tal fin es necesario garantizar la calidad, transparencia e imparcialidad que funciona el ONCP. El ONCP opera con un equipo de profesionales y técnicos, estas personas reciben formación, capacitación y actualización en el área del desempeño como actores partícipe de los procesos.

2.1 MISIÓN

REALIZAR EL PROCESO DE CERTIFICACION DE PERSONAS BRINDANDO UN SERVICIO DE ALTA CALIDAD, IMPARCIAL, EQUITATIVO Y NO DISCRIMINATORIO PARA TODOS LOS CANDIDATOS, CUMPLIENDO CON TODA LA REGLAMENTACIÓN Y LOS REQUISITOS LEGALES APLICABLES

2.2 VISIÓN

SER RECONOCIDOS A NIVEL NACIONAL POR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON CALIDAD Y CONTRIBUIR AL DESARROLLO DEL PAÍS.

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2.3 VALORES

2.3.1 Autonomía: Aunque el ONCP está adscrito al Ministerio MAGFOR, este

organismo cuenta con autonomía, independencia en sus operaciones.

2.3.2 Calidad: Aseguramiento de la calidad en todo el proceso de Certificación.

2.3.3 Confidencialidad: El ONCP está comprometido legalmente a mantener de forma confidencial toda la información obtenida en el proceso de sus actividades. Este compromiso abarca a todas las personas que trabajan en el organismo, incluidos los miembros del comité, y los organismos o individuos externos que actúan en su nombre.

2.3.4 Equidad: Garantizamos la igualdad de oportunidades para todos y cada uno de

los candidatos sin ser víctima de discriminaciones o preferencias, a través de un

proceso transparente, confidencial e imparcial.

2.3.5 Ética: conjunto de normas morales que rigen a la conducta humana.

2.3.6 Imparcialidad: Objetividad, carencia de prejuicios en todo el proceso de

Certificación.

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Sección 1:

Alcance, Referencias

Normativas y Definiciones.

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1. Alcance.

1.1 Generalidades.

El sistema de Calidad comprende el diseño, desarrollo, producción, instalación y servicio de certificación de Personas.

El Manual de la Calidad traza las políticas, los procedimientos y los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad. El sistema está estructurado de tal forma que cumpla con las condiciones establecidas en la Norma Técnica Nicaragüense denominada NTN 04 015 - 10 Evaluación de la conformidad – Requisitos Generales para los Organismos que Realizan la Certificación de Personas en correspondencia con la Norma ISO 17024:2003 y tomando en consideración algunos numerales de la Norma Internacional ISO 9001:2008.

2. Referencias normativas.

2.0 Referencias del Sistema de Gestión de la Calidad.

Durante la implementación de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad se usaron como referencia los siguientes documentos:

ISO 9001-2008, Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos.

NTN 04 017-10 Directrices para la Documentación de Sistemas de Gestión de la Calidad.

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Referencias del Sistema de Gestión de la Calidad.

Durante la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad se usaron como referencia los siguientes documentos:

American National Standard ANSI/ISO/ASQ Q9001-2008, Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos.

Norma ISO 17024:2003.

Norma ISO 9000:2005 “Sistemas de Gestión de Calidad. Fundamentos y Vocabulario”.

Norma Técnica Nicaragüense Evaluación de la Conformidad – Requisitos Generales para los Organismos que realizan la certificación de personas. (NTN 04 015 – 10).

Norma Técnica Nicaragüense equivalente a la Norma ISO /TR 10013:2001 (2010) Directrices para la documentación del Sistema de Gestión de Calidad. (NTN 04 017 10).

3. Definiciones.

3.0 Definiciones del Sistema de Gestión de la Calidad.

Para los fines de este documento, se aplican los términos y definiciones establecidos en la Guía ISO/IEC 2 y la Norma ISO 9000.

Apelación: Solicitud presentada por un aspirante, candidato o persona certificada, para reconsiderar cualquier decisión adversa tomada por el organismo de certificación relacionada con el estado de certificación deseado.

Candidato: Aspirante que ha cumplido los requisitos previos especificados, permitiendo

su participación en el proceso de certificación.

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Proceso de certificación: Todas las actividades mediante las que un organismo de

certificación establece que una persona cumple con los requisitos de competencia especificados, que incluyen la solicitud, la evaluación, la decisión sobre la certificación, la vigilancia y la renovación de la certificación, el uso de certificados y logotipos/marcas.

Esquema de certificación: Requisitos específicos de certificación relacionados con

categorías especificadas de personas a las que se aplican las mismas normas y reglas particulares, y los mismos procedimientos.

Sistema de certificación: Conjunto de procedimientos y recursos para llevar a cabo el

proceso de certificación de acuerdo con el esquema de certificación, que resulta en la emisión de un certificado de competencia, incluyendo el mantenimiento.

Competencia: Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y/o habilidades y,

cuando corresponda, atributos personales demostrados, como se define en el esquema de certificación.

Queja: Solicitud, en el ámbito de la evaluación de la conformidad, distinta de una

apelación, presentada por una organización o persona a un organismo de certificación, de acción correctiva relacionada con las actividades de dicho organismo o con las de cualquiera de sus clientes.

Evaluación: Proceso que evalúa el cumplimiento de una persona con los requisitos del

esquema, que conduce a una decisión sobre la certificación.

Examen: Mecanismo que es parte de la evaluación, que mide la competencia de un candidato por uno o varios medios tales como: escritos, orales, prácticos y por observación.

Examinador: Persona con calificaciones técnicas y personales pertinentes, que es

competente para llevar a cabo y/o calificar un examen.

Calificación: Demostración de atributos personales, educación, formación y/o

experiencia laboral.

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Sección 2: Sistema de Gestión de la

Calidad.

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2.1 Requisitos generales.

El ONCP ha establecido, documentado e implementado un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de acuerdo con los requisitos establecidos en la Norma ISO 17024:2003 y considerando algunos aspectos de la ISO 9001:2008. (Responsabilidad de la dirección, Gestión de los recursos).

Los objetivos de calidad, los resultados de las auditorías internas y externas, el análisis de los datos, las acciones correctivas y preventivas y la Revisión de la Dirección son algunas de las técnicas y las herramientas que el Organismo de Certificación de Personas utiliza para medir y mejorar el sistema continuamente.

La Dirección del ONCP, jefes de Departamento y con el apoyo de un consultor experto en calidad del proyecto MOTSSA, identificaron los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad, la secuencia y las interacciones entre estos.

Por cada proceso identificado se determinaron los criterios y métodos de funcionamiento, así como también se determinaron la disponibilidad de los recursos y la información necesaria para la efectiva operación y el control de tales procesos.

Cada proceso es supervisado, medido y analizado para identificar e implementar las acciones necesarias con el fin de alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.

El Diagrama de Flujo de Proceso contenido en la sección 4, brinda una descripción de la interacción entre los procesos de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad.

Organismo Nacional de Certificación de Personas Manual de la Calidad MC-A01-SGC-001

Aprobado: 17 de Noviembre del 2012 Página15de60

Flujo de Proceso.

Solictud

Inicio

Evaluación

Notificación al

Postulante

Si

NO

Comprobación de

Requisitos

Entrega de

Certificado

Certificación

Re - Certificación Vigilancia



2.2 Requisitos de la documentación.

2.2.1 Generalidades.

El Sistema de Gestión de la Calidad del ONCP ha sido documentado y es mantenido eficazmente para asegurar los controles suficientes de nuestro sistema. La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad es distribuida a nivel de División y a nivel de Departamento en cinco distintos niveles:

Fig. 1 Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad

Nivel de División.

Nivel 1 –La Política de Calidad, que abarca un compromiso con el cumplimiento de los requisitos, la mejora continua de la eficacia del sistema y la satisfacción del cliente.

Nivel 2 - Este Manual de la Calidad, que describe el Sistema de Gestión de la

Calidad, perfila las autoridades, las interrelaciones, los deberes del personal responsable del desempeño dentro del sistema, los procedimientos y/o referencias de todas las actividades que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad.

Nivel 3 –Los procedimientos requeridos por la norma, los programas de

auditorías internas y externas, acciones correctivas y preventivas, Revisión de la Dirección y los documentos identificados como necesarios para una eficaz planificación, operación y control de nuestros procesos.

Nivel de Departamento.

Nivel 4 –Instrucciones de trabajo.

Nivel 5 - Los registros de calidad requeridos por la norma y los registros

necesarios a la organización para demostrar la conformidad con los requisitos y el manejo eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad.



Toda la documentación ha sido codificada conforme a los establecido en el Instructivo para Elaborar documentos I-A01-SGC-001 (Ver anexo del Procedimiento de Control de Documentos (P-A01-SGC-002).

2.2.2 Manual de la Calidad.

El presente Manual de la Calidad ha sido preparado con el nivel más alto de atención a los detalles por la Dirección del ONCP, y los jefes de Área. El manual describe con exactitud nuestro Sistema de Gestión de la Calidad.

El alcance y las exclusiones aceptables del Sistema de Gestión de la Calidad se detallan en la sección uno de este manual. Cada sección del manual hace referencia a los procedimientos documentados del Sistema de Gestión de la Calidad relacionados con los requisitos delineados en esa sección.

2.2.3 Control de Documentos.

Todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad son controlados de acuerdo con el Procedimiento de Control de Documentos (P-A01-SGC-002). Este

procedimiento define el proceso para:

Aprobar la idoneidad de los documentos antes de su emisión.

Revisar y actualizar según necesidad y re-aprobar los documentos.

Garantizar que se identifiquen los cambios y el estado actual de revisión de los documentos.

Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos apropiados se encuentren disponibles en los puntos de uso.

Cerciorar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

Garantizar que los documentos de origen externo sean identificados y que su distribución sea controlada.

Evitar el uso indebido de documentos obsoletos e identificarlos adecuadamente si se conservan con algún fin.

4.2.4 Control de registros de calidad.

Los registros de calidad se conservan para demostrar la conformidad con los requisitos y el manejo eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad.

Los registros son conservados de acuerdo con el Procedimiento Control de los Registros de Calidad (P-A01-SGC-003).

Este procedimiento exige que los registros de calidad permanezcan legibles, fácilmente identificables y disponibles. La Tabla de Control de los Registros de Calidad define los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de permanencia y eliminación de los registros de calidad.



Procedimientos relacionados.

Control de documentos. P-A01-SGC-002

Control de Registros de Calidad. P-A01-SGC-003

Instructivo para Elaborar documentos. I-A01-SGC-001

Manual de Calidad. MC-A01-SGC-001

Manual de Procedimiento. MP-A01-SGC-001

Lista Maestra de Documentos. L-A01-SGC-001

Lista Maestra de Distribución de Documentos. L-A01-SGC-002



Sección 3: Responsabilidad de

la Dirección.



3.1 Responsabilidad de la Dirección.

La Dirección General ha estado activamente comprometida con la implementación del Sistema de Gestión y ha proporcionado la visión y la Dirección estratégica para el crecimiento de dicho sistema estableciendo los objetivos de calidad y la política de calidad.

Para seguir ofreciendo el liderazgo y demostrar el compromiso con la mejora continúa del Sistema de Gestión, la Dirección del ONCP:

Comunica a los empleados la importancia de satisfacer los requisitos del cliente y los requisitos de la ley.

Establece los objetivos de calidad en los niveles y en las funciones correspondientes dentro de la empresa.

Revisa la Política de Calidad para determinar la continua idoneidad durante las reuniones de Revisión de la Dirección.

Realiza reuniones semestrales para evaluar la idoneidad del sistema, su adecuación y eficacia.

Identifica las oportunidades de mejora y los cambios necesarios.

Finalmente, garantiza la disponibilidad de recursos necesarios para la efectiva operación y el control de los procesos del Sistema de Gestión, incluyendo el proceso de auditoría Interna,

.

.

3.2 Política de calidad

La Política de Calidad es apropiada al propósito del Organismo y expresa las metas y las aspiraciones que deben ser alcanzadas. Además, ésta proporciona el alcance necesario para determinar objetivos específicos de calidad y ofrece el compromiso para el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad y la mejora continua de la eficiencia del sistema.

La Política de Calidad ha sido comunicada a todos los empleados y está incluida en el proceso de orientación de los empleados nuevos y en la capacitación sobre el Sistema de Gestión de la Calidad. Está a la vista en lugares destacados en todas las instalaciones para mantener altos niveles dentro de nuestra organización.

La Dirección del ONCP examina la Política de Calidad en cada una de las reuniones de Revisión de la Dirección para determinar la idoneidad continua.



POLITICA DE CALIDAD. (PO-E01-SGC-001):

SOMOS UN ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN DE PERSONAS AUTÓNOMO, COMPROMETIDO EN BRINDAR A NUESTROS CLIENTES UN SERVICIO DE CALIDAD, CONTANDO PARA ELLO CON PERSONAL COMPETENTE, Y PROCESOS QUE ASEGURAN LA TRANSPARENCIA, CONFIDENCIALIDAD E IMPARCIALIDAD EN LAS OPERACIONES REALIZADAS.

3.3 Planificación.

3.3.1 Objetivos de Calidad.

Los objetivos de calidad son establecidos y aprobados por la Dirección del ONCP en los niveles y en las funciones correspondientes. Estos objetivos son específicos, mensurables y conformes a la política de calidad.

OBJETIVOS DE CALIDAD:

1. Satisfacer las necesidades de los clientes.

2. Cumplir con la normatividad vigente.

3. Asegurar procesos con imparcialidad, ética, transparencia y

confidencialidad.

4. Mantener estabilidad financiera.

5. Garantizar gestión del desarrollo humano del ONCP.

6. Incrementar la participación en el mercado.

.



3.4 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

3.5.1 Responsabilidad y Autoridad.

Se ha establecido un organigrama para mostrar la interrelación del personal en la organización. Las descripciones del puesto de trabajo definen las responsabilidades y autoridad de cada uno de los cargos en el organigrama.

Las descripciones del puesto de trabajo y el organigrama son revisados y aprobados con respecto a su idoneidad por la Dirección del ONCP y los jefes de las respectivas áreas. Estos documentos están disponibles en toda la organización para ayudar a los empleados a entender las responsabilidades y autoridad:

1. Comité del Esquema de Certificación y Salvaguardia de la Imparcialidad: Funciona

como Staff de la Dirección del ONCP. El objetivo de la creación de este comité es Garantizar que las políticas y actuaciones del ONCP son coherentes con el principio de imparcialidad y lo establecido en el punto 4.2.2 de la norma NTN 04 015 – 10. Este comité tiene como principal función Asesorar y revisar la imparcialidad de las actuaciones del ONCP, y recomendar a la Dirección del mismo los aspectos identificados. En caso de no ser tenida en cuenta la recomendación y existir riesgo de imparcialidad, el Comité puede actuar de forma independiente informando a las su autoridades superiores y/o organismos de acreditación y partes interesadas, respetando los requisitos de confidencialidad del cliente y el ONCP. Sin embargo, no puede ejercer autoridad sobre el ONCP o tomar decisiones que afecten el desempeño de éste.

Colabora en el desarrollo y mantenimiento del esquema de certificación.( D-C01-CER-03)

Aseguran la equidad entre los requisitos.

En este Comité están representados de forma equitativa y sin favoritismos los intereses de todas las partes interesadas, de acuerdo a cada esquema de certificación.

2. El Director del ONCP: Es la máxima autoridad del ONCP, Tiene la responsabilidad de

aceptar y aplicar los compromisos adquiridos con por el ONCP, obrando siempre con imparcialidad, no discriminación, confidencialidad y sin incurrir en conflictos de intereses.

Es la instancia responsable de la toma de decisión de la certificación (Otorgar, mantener, renovar, ampliar y reducir, suspender y retirar) se realicen según la NTN 04 015 – 10.

3. Área de Certificación y Vigilancia: Es la instancia responsable de Garantizar que el proceso de certificación se realicen según la NTN 04 015 – 10 y lo establecido en el Esquema de Certificación D-C01-CER-03.

3.1. Responsable de Certificación: Tiene a cargo las actividades operativas sobre el proceso de certificación. Comprende una serie de acciones siendo, la revisión del solicitud del postulante, la entrevista que tiene por objetivo estimar el rol y nivel de competencia en el cual será evaluado; gestiona la identificación de la veracidad del



historial laboral, la responsabilidad del proceso de evaluación el cual seleccionan los métodos, según el nivel de alcance del tipo de competencia a evaluar.

Con la obtención de resultados pasa a la gestión de convocar el comité de certificación según procedimientos establecidos y da el seguimiento para la emisión del certificado. Gestiona el seguimiento de vigilancia de la certificación y uso de certificado. Dentro de sus actividades se encuentra la gestión de renovación de la certificación del aspirante.

4. Área de Gestión de la Calidad: Su función principal es el asegurar que el Sistema de Gestión de la Calidad se establezca, implemente y se mantenga de acuerdo con lo establecido en el presente Manual e informar al Director del ONCP sobre el funcionamiento del mismo para aplicar mejoras.

4.1. Responsable de Gestión de la Calidad: Es el responsable de operar un sistema de gestión que esté documentado y cubra los requisitos de la norma NTN 04 015 – 10. El proceso del sistema de gestión de calidad, realiza el análisis de la información, del seguimiento de las acciones preventivas y correctivas y de la gestión de auditorías internas. Coordina las auditorías de seguimiento para la vigilancia del cumplimiento de las personas certificadas. Se involucra en todos los procesos para asegurar el logro coherente de los requisitos de la norma NTN 04 015 – 10, ordena y analiza la información generada por los proceso para la entrega a revisión por la dirección. Ver procedimiento de Revisión por la Dirección (P-E01-SGC-001).

4.2. Responsable de Documentación e Información, es el delegado a controlar la

documentación técnica y registros actualizados. Es el responsable de asegurar el tratamiento con seguridad de la información confidencial. Es el responsable de registro de solicitud de postulante, salvaguardar los exámenes. Hace posible el mantenimiento y acceso al público la información relativa al proceso de certificación, proporciona la información relativa a las certificaciones otorgadas, suspendidas o retiradas, a la utilización del uso de certificado y marca. Proporciona la lista de clientes certificados, a solicitud de cualquier parte, proporciona los medios para confirmar la validez de una certificación.

5. Área Financiera Administrativa: tiene como función principal el apoyar las actividades que se desarrollan en el ONCP,

5.1. Responsable de Administración tiene a cargo la gestión de los recursos humanos, gestión comercial y cumplimiento de las finanzas. Cumple con la determinación de las necesidades de personal, la selección de personal según la descripción de perfiles; está a cargo de la contratación de personal y de la valoración del desempeño. Vigila el cumplimiento reglamentario para la actuación de imparcialidad, confidencialidad de todo el personal involucrado en la ONCP. Mantiene registros actualizados del expediente del personal, incluyendo contrataciones. Establece un programa de capacitación para fortalecer las competencias del personal. Ejerce control y seguimiento de la ejecución del presupuesto.



ORGANIGRAMA MAGFOR.



ORGANIGRAMA DEL ONCP.



ORGANIGRAMA DEL ONCP 2da VERSION



3-5 Información y Confidencialidad.

Comunicación:

El proceso de comunicación interna comunica la efectividad de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad a todos los empleados del ONCP.

Los métodos definidos para la comunicación interna incluyen, pero no se limitan a:

Proceso para recibir y considerar las inquietudes de los trabajadores.

Proceso para comunicar la política de la calidad

Comunicación de los resultados de las auditorías y revisiones del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) a todas las personas pertinentes del ONCP.

Proceso para determinar las oportunidades de mejora del SGC.

Circulación de actas de reuniones.

Otros tipos de comunicación rutinaria del Organismo.

Información y Confidencialidad.

El ONCP, ha establecido las condiciones de acceso a información del ONCP y sus partes interesadas, y las condiciones de confidencialidad.

En el procedimiento Información y Confidencialidad (P-A01-SGC-001) aborda los temas relacionados al acceso a la Información en general e información del proceso de certificación, también se incluye la información relativa a certificaciones otorgadas, suspendidas o retiradas y aspectos relevantes a la confidencialidad se definen también las responsabilidades al respecto

3.6 Revisión de la Dirección

3.6.1 Generalidades

La Dirección del ONCP revisa el Sistema de Gestión de la Calidad semestralmente (Validar) durante las reuniones de Revisión de la Dirección.

La revisión evalúa la idoneidad del sistema, su adecuación y eficacia, e identifica las oportunidades de mejora y los cambios necesarios. Se conservan registros de cada reunión de revisión administrativa.

3.6.2 Información para la revisión

La evaluación del Sistema de Gestión de la Calidad se basa en la revisión de la información aportada para la Revisión de la Dirección. Entre otra información, se cuenta con:

Resultados de auditorías y plan de Auditoria.



Retroalimentación de los clientes.

Desempeño del proceso y conformidad del proceso de Certificación.

Estado de las acciones preventivas y correctivas.

Acciones de seguimiento.

Cambios proyectados que podrían afectar el Esquema de Certificación de Personas o al Sistema de Gestión de la Calidad,

Recomendaciones para la mejora.

3.6.3 Resultados de la revisión

Los resultados de la Revisión de la Dirección se utilizan como objetivos para generar una mejora de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad y una mejora del proceso de Certificación.

Durante las reuniones de revisión, la Dirección General y los responsables de cada área identifican las acciones apropiadas que deben emprenderse para mejorar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos, la mejora del proceso de Certificación en relación con los requisitos del cliente y la necesidades de recursos.

Cualquier decisión que se tome durante la reunión, las acciones asignadas, quien es responsable y su fecha límite de realización se registran en las actas de Revisión de la Dirección.

Procedimientos relacionados:

Procedimiento de Revisión por la Dirección P-E01-SGC-001

Procedimiento de Auditoría Interna P-E02-SGC-001

Procedimiento de Imparcialidad, Confidencialidad e Independencia P-E01-CER-003



Sección 4:

Gestión de los recursos



4.1 Provisión de recursos

El ONCP ha implementado un Sistema de Gestión de la Calidad que cumple con la Norma ISO 17024:2003 y algunos requisitos de la Norma ISO 9001 2008. Esta implementación se logró con el compromiso de la Dirección y con los recursos suficientes para realizarla.

Para mantener eficazmente el proceso y mejorarlo continuamente, la Dirección establece y proporciona los recursos necesarios.

4.2 Recursos humanos

El término “personal” se refiere tanto a personas que trabajan para el ONCP como empleados permanentes o por contrato, como a otros recursos externos.

4.2.1 Generalidades

El ONCP cuenta con la autoridad para dirigir, controlar y responsabilizarse de la actuación de todos sus recursos y mantener registros completos para controlar la idoneidad de todas las personas que utilice en determinadas áreas, ya sea personal fijo, personal contratado o personal proporcionado por organismos externos.

Para garantizar la competencia en el personal, se han preparado descripciones del puesto de trabajo (Ver Manual de Cargos y Funciones (MO-A02-ADM-001). que identifican la cualificación requerida para cada uno de los cargos que afectan la calidad del proceso de Certificación.

Dentro de esta cualificación se incluyen los requisitos de educación, competencias, habilidades y experiencia. Las cualificaciones apropiadas, junto con la capacitación necesaria, proporcionan la capacidad requerida en cada cargo.

4.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación

El ONCP define los requisitos de competencia para las personas empleadas o contratadas que estén involucradas en el proceso de certificación.

La cualificación se revisa durante la contratación, cuando un empleado cambia de cargo o cuando se modifican los requisitos para un cargo. El Área Administrativa mantiene registros de las cualificaciones de los empleados.

Si se encuentran discrepancias entre la cualificación del empleado y los requisitos del puesto, se decide dar capacitación o se emprende otra acción para brindar al empleado la capacidad necesaria para su tarea. En este último caso se evalúan los resultados para determinar si fueron eficaces. La formación y la evaluación se llevan a cabo de acuerdo con el Procedimiento de Capacitación de personal (P-A02-SGC-001)

En el manual de Cargos y Funciones (MO-A02-ADM-001). Se establecen las

instrucciones que aseguran la competencia necesaria para la operación eficaz y eficiente del ONCP, con el propósito de:



a) Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del proceso de Certificación, según se identifica en los procedimientos e instructivos.

b) Proporcionar formación o tomar otras acciones para satisfacer dichas necesidades.

c) Evaluar la eficacia de las acciones tomadas.

d) Asegurarse de que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad,

e) Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia (véase P-A01-SGC- 001 y P-A01-SGC-002) Documentación, registro y Control de Documentos, incluidos en el Manual de Procedimientos ( MP-A01-SGC-01)

4.3 Infraestructura

Para satisfacer los objetivos de calidad y los requisitos del proceso de Certificación del ONCP ha determinado la infraestructura necesaria.

La infraestructura ha sido proporcionada e incluye un local para las oficinas, elementos utilitarios, servicios de apoyo etc. A medida que surgen nuevas necesidades de infraestructura, se documentarán en proyectos de calidad. Se da mantenimiento a la infraestructura existente para asegurar la conformidad del proceso de Certificación.

Documentos relacionados

Manual de Organización (Manual de Cargos y Funciones)

MO-A02-ADM-001

Procedimiento para Capacitación de

Personal P-A02-SGC-001

Procedimiento para Elaborar y Ejecutar Plan de Capacitación

P-A02-SGC-002

Procedimiento para Sub-Contratación P-A02-SGC-003

Procedimiento para Realizar Capacitaciones Inductivas

P-A02-SGC-004

Procedimiento de Reclutamiento de Personal

P-A02-SGC-005

Reglamento Interno del Personal RI-A02-ADM-001

Código de Conducta para el Personal del ONCP

D-C01-CER-01



Sección 5:

Estructura del ONCP



5.1 Generalidades.

El Organismo de Certificación de Personas ONCP se encuentra dentro de la estructura de la DGPSA, sin embargo actúa como un organismo autónomo:

5.1.1 Cuenta con una partida presupuestaria proveniente del estado para el pago de

salario y prestaciones sociales de los empleados del ONCP y pago de servicios básicos (Agua, luz, teléfono) y mantenimiento de las instalaciones, que permiten realizar las operaciones del Organismo de certificación y para cubrir las obligaciones legales asociadas, El ONCP puede Gestionar además otros recursos financieros provenientes de Proyectos, siempre y cuando esta acción no comprometa la imparcialidad.

5.1.2 El ONCP cuenta con un sistema de gestión de la Calidad, todos sus procesos

están debidamente identificados como estratégicos, Calves y de Apoyo, los cuales son debidamente documentados y codificados, el proceso de certificación está clasificado como proceso clave, tiene políticas y procedimientos.

a) Las Políticas y Procedimientos del OCP están relacionados con los criterios establecidos en la Norma ISO 17024, son imparciales y equitativos para todos los candidatos y cumplen con toda la reglamentación y requisitos legales aplicables.

b) El ONCP ha establecido claramente las políticas y procedimientos para otorgar, mantener, renovar, ampliar y reducir el alcance, suspender o retirar la certificación. (Ver sección 7: Proceso de Certificación).

5.1.3 Asegura que las actividades de los organismos relacionados con el ONCP no comprometan la confidencialidad e imparcialidad de su certificación.

5.2 Estructura del ONCP.

5.2.1 Independencia

El ONCP ha sido estructurado de modo que ofrezca confianza en su competencia, imparcialidad e integridad a las partes interesadas.

a) El ONCP es un Organismo independiente e imparcial en relación con los aspirantes, candidatos y personas certificadas, incluidos sus empleadores y clientes.

b) El ONCP es el único responsable de la decisiones relativas a otorgar, mantener, renovar, ampliar, reducir, suspender o retirar la certificación ( Ver Sección 7: proceso de Certificación).



5.3 Imparcialidad

La estructura del ONCP posee una estructura documentada que permite la participación de todas las partes significativamente involucradas en los diferentes sectores en los que opere, teniendo también en consideración los intereses público. Para esto se deberá contar con un comité de Imparcialidad

Esta estructura del ONCP se ha establecido formalmente lo cual representa un compromiso de salvaguarda de la imparcialidad.

El procedimiento Imparcialidad, Confidencialidad e Independencia (P-E01-CER-003) establece claramente las medidas a tomar para garantizar la confidencialidad, la imparcialidad y la independencia en las actividades de la ONCP.


Procedimiento Imparcialidad, Confidencialidad e Independencia (P-E01-CER-003)



Sección 6:

Identificación, Secuencia e

Interacción de Procesos.



6.1 Generalidades

El ONCP tiene planes e implementa los procesos de monitoreo, medida, análisis y mejora, según corresponda:

Para demostrar la conformidad del Proceso de Certificación.

Para garantizar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad.

Para perfeccionar constantemente la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.

Estos procesos son identificados en procedimientos documentados.

6.2 Mapa de Procesos.

Para visualizar la estructura organizacional del ONCP, se ha realizado un mapa de proceso interacción de procesos con base en las cláusulas estipuladas en las normas

ISO 17024 y clasificados según el direccionamiento del ONCP

El ONCP ha organizado su Mapa de Procesos en tres grupos: Procesos Estratégicos, Procesos Claves y Procesos de Apoyo.

6.3 Identificación, Secuencia e Interacción de procesos

El ONCP tiene planes e implementa los procesos de monitoreo, medida, análisis y mejora, según corresponda:

6.3.1 Procesos Estratégicos:

Este Proceso es de conducción o dirección, es el responsable de formular y establecer la planeación, política, objetivos, estrategias y despliegue dentro del Organismo, seguimiento al direccionamiento y las formas de trabajo por procesos que se establecen para lograr esos objetivos. Los Procesos Estratégicos están conformados por:

Gestión de la Dirección (E01)

Gestión de Calidad (E02)



6.3.2 Procesos Claves:

Son los procesos relacionados de manera directa con la metodología de evaluación y

certificación de las Personas. Constituyen, la esencia o razón de ser del ONCP. Son el objeto

social y misión del proceso. Se identifican o correlacionan con los numerales 5.1, 5.2, 6, 6.1,

6.2 6.3, 6.4, 6.5, 6.6 de la norma ISO/IEC 17024

Este proceso se incluyen todas las actividades mediante las que el ONCP establece que una persona cumple con los requisitos de competencias especificados en el esquema de certificación, incluye la solicitud, evaluación. Decisión sobre la certificación, vigilancia, renovación, y uso de certificación y logotipo El proceso clave es:

Proceso de Certificación de Personas (C01)

6.3.3 Procesos de Apoyo.

Son aquellos que buscan garantizar el buen desempeño de todos los procesos frente a las necesidades de los candidatos y del ONCP. Apoyan las actividades de los procesos operativos mediante información o recursos, se incluyen también toda la gestión de la documentación.

Los Procesos de Apoyo que se han definido son:

Gestión de Documentos y Sistemas de Información (A01)

Gestión de Administración (A02)

6.3.4 Procedimientos Documentados

Para implementar el sistema de gestión de la calidad del ONCP es necesario desarrollar y poner en práctica una serie de actividades para llevar a cabo los procesos de manera eficaz y sistémica, por esto se han realizado procedimientos documentados los cuales están referenciados en la siguiente matriz. (Ver en anexo la lista maestra de Documentos L-A01-SGC-001)

En el Manual de Procedimiento (MP-A01-SGC-01) están contenidos todos los procedimientos ( Claves, Estratégicos y de Apoyo) y sus anexos respectivos.



6.3.5 Mapa de Proceso



PROCESO ESTRATEGICO

GESTION DE LA DIRECCION (E01)

P-E01-SGC-001 Procedimiento de Revisión por la Dirección.

P-E01-CER-002 Procedimiento de uso de Certificado y Logotipo o Marca.

P-E01-CER-003 Procedimiento Imparcialidad, Confidencialidad e Independencia.

GESTION DE LA CALIDAD (E02)

P-E02-SGC-001 Procedimiento para auditorías internas de calidad.

P-E02-SGC-002 Procedimiento de acciones correctivas y preventivas.

P-E02-SGC-003 Procedimiento para tratamiento de no conformidades.

P-E02-SGC-004 Procedimiento para tratamiento de quejas y apelaciones.

PROCESO CLAVE

CERTIFICACION (C01) P-C01-CER-001 Procedimiento de Solicitud de Certificación.

P-C01-CER-002 Procedimiento para Evaluación.

P-C01-CER-003 Procedimiento para Decisión de Certificación.

P-C01-CER-004 Procedimiento para Vigilancia.

P-C01-CER-005 Procedimiento para Renovación.

P-C01-CER-006 Procedimiento para Re-Certificación.

P-C01-CER-007 Procedimiento para Comité de Esquema de Certificación y

Salvaguardia de la Imparcialidad.

P-C01-CER-008 Procedimiento de Selección y Evaluación de Examinadores.

P-C01-CER-009 Procedimiento para otorgar la certificación.

P-C01-CER-010 Procedimiento para Planificación y Estructuración de los

Exámenes.



PROCESO DE APOYO

GESTION DE LA DOCUMENTACION (A01)

P-A01-SGC-001 Procedimiento de la Información y Confidencialidad.

P-A01-SGC-002 Procedimiento para el Control de Documentos.

P-A01-SGC-003 Procedimiento para el Control de Registros.

GESTION DE ADMINISTRACION (A02)

P-A02-SGC-001 Procedimiento para Capacitación de Personal.

P-A02-SGC-002 Procedimiento para Elaborar y Ejecutar Plan de Capacitación.

P-A02-SGC-003 Procedimiento para Sub-Contratación.

P-A02-SGC-004 Procedimiento para Realizar Capacitaciones Inductivas.

P-A02-SGC-005 Procedimiento de Reclutamiento de Personal.



CODIGO DOCUMENTO RELACIONADO D-CO1-CER-03 ESQUEMA DE CERTIFICACION

D-EO2-CER-01 Matriz de Riesgo a la Imparcialidad

D-CO1-CER-01 Código de Conducta para el Personal del ONCP

D-CO1-CER-01 Código de Conducta de los Candidatos y Personas Certificadas del ONCP

RI-A02-ADM-001 Reglamento Interno para el Personal

RE-C01-CER-001 Reglamento de Certificación de Personas

I-A01-SGC-001 Instructivo para la Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

MC-E02-SGC-01 Manual de Calidad

MC-A01-SGC-01 Manual de Procedimientos

MC-A02-SGC-01 Manual de Organización ( Cargos y Funciones)

L-A01-SGC-001 Lista Maestra de Documentos

D-A02-ADM-001 Organigrama Oficial

D-C01-CER-04 Expediente de personas aspirantes, candidatos y personas certificadas.



6.4 Matriz de Relación de Requisitos NTN 04 015 – 10, Procesos y Responsables

Requisitos NTN 04 015 -10

Proceso Responsables

Dirección del

ONCP

Comité de

Esquema

Res. De Certificación

Resp. De

Calidad

Resp. De Admón.

Resp. De Calidad

Resp Admon

Comité de Imp. Y Confid.

Partes Interesa

das

4. REQUISITOS PARA ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN

Gestión de la Dirección

4.1 Organismos de certificación


4.2 Estructura de la organización


4.3 Desarrollo y mantenimiento de un esquema de certificación


4.4 Sistema de Gestión Gestión de la Calidad

4.5 Subcontratación Gestión de Administración

4.6 Registros Gestión Certificación

4.7 Confidencialidad Gestión de Administración

4.8 Seguridad Gestión de Documentación

5. REQUISITOS PARA LAS PERSONAS EMPLEADAS O CONTRATADAS POR ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN

Gestión de Administración

5.1 Generalidades Gestión de Administración

5.2 Requisitos para los examinadores

Gestión de Certificación



Requisitos

NTN 04 015 -10 Proceso Responsables

Dirección del

ONCP

Comité de

Esquema

Res. De Certificación

Resp. De

Calidad

Resp. De Admón.

Resp. De Calidad

Resp Admon

Comité de Imp. Y Confid.

Partes Interesa

das

6. PROCESO DE CERTIFICACIÓN

Gestión Certificación

6.1 Solicitud Gestión Certificación

6.2 Evaluación Gestión Certificación

6.3 Decisión sobre la certificación

Gestión de la dirección

6.4 Vigilancia Gestión Certificación

6.5 Renovación de la certificación

Gestión Certificación

6.6 Uso de certificados y logotipos o marcas




6.5 Caracterización de Procesos.

Gestión de la Dirección (E01)

PROCESO: GESTION DE LA DIRECCION RESPONSABLE: Director del ONCP

MISIÓN: Establecer las condiciones que permitan ejecutar la Revisión por la Dirección en todos los procesos. Revisar el Sistema de Gestión de Calidad de OCP para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continua. Evaluar la necesidad de implementar cambios al SGC después de su revisión.

P-E01-SGC-001 P-E01-CER-002 P-E01-CER-003

AL

CA

NC

E

Inicia con la definición de las disposiciones. Finaliza en la comunicación de éstas y verificación de su implementación.

ENTRADAS:

Indicadores de procesos, estado de acciones de mejora y correctivas, Hallazgos de auditorías, Informes Anuales de Resultados de Revisión por la Dirección anteriores, acciones de seguimiento de revisiones anteriores, cambios que podrían afectar al SGC, recomendaciones para la mejora.

PROVEEDORES: Aseguramiento de la Calidad, Certificación de Personas, Administración, Retroalimentación.

SALIDAS: Mejora de la eficacia del SGC y los procesos, Ajustes en el SGC, Mejora de la calidad del servicio de Certificación con respecto a los requisitos.

CLIENTES: Todos los miembros y procesos del sistema.

INSPECCIONES: REGISTROS:

Revisión de informes de los responsables de procesos.

Análisis de la información. Acta de Revisión por la Dirección.

VARIABLES DE CONTROL: INDICADORES:

Informe generado por proceso con la periodicidad establecida.

No conformidades encontradas.

Quejas y/o apelaciones presentadas

Impacto de acciones de mejora, correctivas y preventivas

% de cumplimiento en Revisión por la Dirección (IN-E01-01-00)



Gestión de la Calidad (E02)

PROCESO: Aseguramiento de la Calidad RESPONSABLE: Responsable de Certificación

MISIÓN: Establecer, documentar, implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad mediante la identificación e interacción de procesos, la asignación de recursos y el seguimiento, la medición y el análisis de esto, manteniendo la integridad del sistema de gestión.

DOCUMENTACIÓN:

P-E02-SGC-001

P-E02-SGC-002

P-E02-SGC-003

P-E02-SGC-004

AL

CA

NC

E

Inicia con la identificación de no conformidades en los esquemas de certificación de acuerdo con requisitos. Incluye la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Finaliza con la elaboración y ejecución del plan de auditorías internas de calidad.

ENTRADAS: No conformidades detectadas. Plan de Auditorías internas de Calidad. Matriz de gestión de acciones de mejora.

PROVEEDORES: Procesos miembros del sistema.

SALIDAS: Implementación de acciones de mejora.

CLIENTES: Revisión por la Dirección. Sistema de Gestión de la Calidad.


Revisión de informes de los responsables de procesos.

Análisis de la información.

Acta de Revisión por la Dirección.

Informe de auditorías internas de calidad.

Recolección de evidencias de auditorías.


Impacto de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Costo de implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Costos por no conformidades.

% de cumplimiento del Plan de Auditorías Internas de Calidad .

% de cumplimiento en implantación de acciones preventivas y de mejora .



Certificación E01

PROCESO: Decisión sobre Certificación RESPONSABLE: Director del ONCP

MISIÓN: Ejecutar la metodología para el proceso de decisión de la certificación de los candidatos

DOCUMENTACIÓN:

P-C01-CER-001

P-C01-CER-002

P-C01-CER-003

P-C01-CER-004

P-C01-CER-006

P-C01-CER-007

P-C01-CER-008

P-C01-CER-009

P-C01-CER-010

AL

CA

NC

E

Inicia con Inicia con el ingreso de la solicitud de certificación por el postulante. La notificación y envío de resultados de exámenes a Director del ONCP, Incluye la sugerencia de juicio de certificación por parte del Comité de Esquema. Finaliza con la Decisión de Otorgar la certificación basada en la recomendación del Comité de Esquema.

ENTRADAS: Solicitud de Certificación del Aspirante. Requisitos de aceptación.

PROVEEDORES: Aspirantes Responsable de Certificación. Comité de Esquema. Director de ONCP

SALIDAS: Decisión de Certificación, positiva o negativa. Emisión de Certificado, en caso de positiva.

CLIENTES: Candidato a certificación.


Revisión por la dirección

Expediente de aspirantes, candidatos y personas certificadas.

Informe de hallazgos de auditorías internas de calidad.


Nivel de imparcialidad en la decisión de certificar Número total de candidatos certificados

(IN-C01-03-00)



Gestión de la Documentación (A01)

PROCESO: Control de Información RESPONSABLE: Responsable de Calidad

MISIÓN: Definir los parámetros básicos para el control y la metodología mediante el cual se identifica, accede, clasifica, archiva y custodia de la información generada como resultado de la gestión de los procesos, que permita demostrar el cumplimiento de los requisitos y el funcionamiento eficaz de ONCP.

DOCUMENTACIÓN:

P-A01-SGC-001 P-A01-SGC-002 P-A01-SGC-003

AL

CA

NC

E

Inicia con la generación de información no publicable de los distintos procesos. Finaliza con el resguardo y sigilo aplicado de acuerdo con el procedimiento correspondiente.

ENTRADAS: Información derivada de los procesos de ONCP.

PROVEEDORES: Todos los procesos miembros del sistema.

SALIDAS: Documentos Aprobados.

CLIENTES: Miembros de OCP – UNA. Personas certificadas. Aspirantes a certificación. Terceros.


Reuniones para Revisión por la Dirección.

Revisión de confidencialidad de información por parte del Responsable de Administración.

Actas de revisión por la Dirección.

Resoluciones de divulgación de información confidencial por cuestión legal.


Confidencialidad de la información. Grado de cumplimiento de las actividades

para control de información .



Gestión de la Administración (A02)

PROCESO: Gestión de Recursos Humanos RESPONSABLE: Responsable de Administración

MISIÓN: Gestionar la planeación, contratación, crecimiento y desarrollo de los recursos humanos, así como el manejo de la comunicación de OCP con los usuarios.

DOCUMENTACIÓN:

P-A02-SGC-001

P-A02-SGC-002

P-A02-SGC-003

P-A02-SGC-004 P-A02-SGC-005

AL

CA

NC

E

Inicia con la identificación de necesidades de personal, sean éstas emergentes o no. Incluye la satisfacción de la necesidad de personal a través del proceso de reclutamiento regular o por subcontratación. Abarca la inducción y capacitación del personal contratado o subcontratado. Finaliza con la evaluación del desempeño del personal y sus medidas pertinentes.

ENTRADAS: Necesidades de personal debidamente soportadas. Plan de capacitaciones. Programa de evaluaciones de desempeño de personal.

PROVEEDORES: Jefe inmediato. Responsable de Administración.

SALIDAS: Personal contratado o subcontratado. Resultados de evaluaciones del desempeño. Ejecución del Plan de Capacitaciones. Personal removido o mantenido en su puesto de acuerdo con su desempeño.

CLIENTES: Jefe inmediato. Director del ONCP.


Revisión por la Dirección.

Actas de revisión por la Dirección.

Informe de ejecución de Plan de Capacitaciones.

Informe de resultados de evaluación.

Expediente de personal.


Costos de contratación o subcontratación de personal.

Costos de ejecución del Plan de Capacitaciones.

Diseño de formato de evaluación del desempeño.

% de cumplimiento de programa de capacitación

Número de empleados con nivel de desempeño muy satisfactorio en relación al número de personas evaluadas

Número de contratos realizados

Número de actividades realizadas con respecto al número de actividades programadas.



6.6 Seguimiento y medición

6.6.1 Auditoría Interna

El ONCP realiza auditorías internas, las cuales se realizan junto con la revisión del sistema por parte de la Dirección del ONCP (Ver Procedimiento de Revisión de la Dirección P-E02-SGC-001)

Se ha diseñado e implementado un programa de auditoría, basado en la importancia de las áreas a ser auditadas, así como en los resultados de auditorías anteriores. Los criterios de auditoría, el alcance, la frecuencia, los métodos, las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar auditorías y para informar y conservar los resultados, están incluidos en el proceso de revisión de la dirección (P-E01-SGC-001)

Dentro de las actividades de seguimiento se incluye la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación. Ver procedimiento de Acciones correctivas y preventivas (P-E02-SGC-002)

6.7 Mejora

6.7.1 Mejora continua

El ONCP mejora continuamente la eficacia del Sistema de Gestión mediante el uso de la política de calidad, los objetivos de calidad, los resultados de auditoría, el análisis de los datos, las acciones correctivas y preventivas y la Revisión de la Dirección.

6.7.2 Acción correctiva

El ONCP emprende acciones correctivas para eliminar la causa de las no conformidades, con el fin de evitar la recurrencia. Las acciones correctivas son adecuadas a los efectos de las no conformidades halladas.

Un procedimiento documentado Procedimiento para tratamiento de no conformidades (P-E02-SGC-003) y el Procedimiento para tratamiento de quejas y apelaciones (P-E02-SGC-004) define los requisitos para:

Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de clientes).

Determinar las causas de las no conformidades.

Evaluar la necesidad de acciones para garantizar que las no conformidades no se repitan.

Determinar e implementar la acción necesaria.

Registrar los resultados de la acción emprendida.

Revisar la acción correctiva emprendida.



6.7.3 Acción preventiva

Cuando el ONCP identifica unas no conformidades potenciales, se determinan y se implementa una acción preventiva para eliminar las causas potenciales con el fin de evitar su ocurrencia. Las acciones preventivas son adecuadas a los efectos de los problemas potenciales.

Un procedimiento documentado (P-E02-SGC-003) define los requisitos para:

Determinar las no conformidades potenciales y sus causas.

Evaluar la necesidad de una acción para prevenir estas no conformidades.

Determinar e implementar la acción necesaria.

Registrar los resultados de la acción emprendida.

Revisar la acción preventiva emprendida.


P-E01-SGC-001 Procedimiento de Revisión por la Dirección.

P-E02-SGC-001 Procedimiento para auditorías internas de calidad.

P-E02-SGC-002 Procedimiento de acciones correctivas y preventivas.

P-E02-SGC-003 Procedimiento para tratamiento de no conformidades.

P-E02-SGC-004 Procedimiento para tratamiento de quejas y apelaciones.



Sección 7:

Proceso de Certificación.



7.1 Generalidades.

La certificación de personas es una actividad que tiene como objetivo el aportar confianza en la competencia de las personas certificadas para realizar determinadas actividades, entendiendo por “competencia” en este contexto como el conjunto de conocimientos, experiencia y habilidades requeridas y demostradas para el desarrollo eficaz de las tareas encomendadas.

Así, la certificación de personas se basa en la demostración de una combinación de conocimientos formales y experiencia práctica, que garantiza la cualificación y capacidad de la persona que realiza, o es responsable de, unas determinadas actividades, conforme a lo establecido en esquema de Certificación

7.2 Solicitud de la Certificación.

El proceso de Certificación inicia con la decisión del aspirante a solicitar ante el ONCP su certificación o renovación de certificación según sea el caso.

El ONCP tiene a disposición de los aspirantes a certificarse información referente al proceso de certificación correspondiente a cada esquema de certificación (incluidas las tarifas), donde se especifican con detalle los requisitos para la certificación, los derechos de los aspirantes y los deberes de una persona certificada, incluido el código de conducta, cuando corresponda.

7.2.1 Solicitud

Toda persona que desea obtener información sobre la certificación lo podrá hacer a través de diferentes medios: telefónicamente, vía mail, página web, carta o personalmente al visitar la oficina ver procedimiento información y confidencialidad (P-A01- SGC-001), de esta manera, tendrá acceso a conocer el campo de actividad del ONCP y los requisitos para iniciar los trámites correspondientes y llenar el formato Solicitud de Certificación (F-C01-CER-001).

7.2.2. Análisis de la Solicitud

Una vez recepcionado el Formulario de solicitud de Certificación, se registra en el Formulario de Información de Solicitudes Recepcionadas (F-C01-CER-002) y el Jefe de Calidad la revisa con el fin de verificar que se encuentre totalmente diligenciada, y con los anexos solicitados:



Verifica si la información sobre la persona solicitante y el formato:

Se entienden claramente todos campos diligenciados.

Todas las preguntas están claramente contestadas.

Se anexan todos documentos solicitados. El alcance sugerido por la persona solicitante se encuentra dentro del campo declarado

por el ONP. En los casos en que falte documentación o información se realizará comunicación a la persona solicitante a través de un medio escrito. Se espera la respuesta en el tiempo sugerido (de no llegar, se hace llamada a la persona solicitante del servicio). Se recibe la respuesta a la solicitud de aclaración, estos registros se conservan. Se verifica que los datos proporcionados por la persona solicitante sean veraces y transparentes, brindando así seguridad y confianza para el proceso. El procedimiento Solicitud de Certificación (P-C01-CER-001), contenido en el Manual de Procedimientos (MP-A01-SGC-01) establece todo el proceso a seguir y contiene en anexo todos los formatos a ser considerados.

7.2.3. Respuesta a la Solicitud

Una vez recepcionado el Formulario de solicitud de Certificación, se registra en el Formulario de Información de Solicitudes Recepcionadas (F-C01-CER-002) y el Jefe de Calidad la revisa con el fin de verificar que se encuentre totalmente diligenciada, y con los anexos solicitados: El tiempo de respuesta de la solicitud es de una semana a partir de la fecha de entrega, por lo cual el ONCP hace el seguimiento a la solicitud diligenciada a través del Formulario de Información- Solicitudes Recepcionadas (F-A02-CER-002). Se establece un veredicto de aprobación o rechazo a la solicitud de certificación analizada, se le informa por escrito al cliente sobre la decisión tomada, y queda registrada en acta del ONCP con las justificaciones correspondientes. En los casos en que la repuesta es negativa, se indican las razones justas por las cuáles el proceso de certificación no puede ser llevado a cabo. En los casos en que es aprobada se entrega propuesta, e inicia el proceso de Certificación



7.3 Evaluación de Certificación.

7.3.1. Selección del Examinador

El ONCP una vez que ha revisado la solicitud, los documentos soportes del solicitante y firmado el Acuerdo Inicial, procede a designar al examinador basándose en el Procedimiento Selección y designación del examinador (P-C01-CER-002)

Una vez que se define quien será responsable de examinar, se le comunica al cliente

Para iniciar el proceso de Certificación el aspirante deberá firmar la hoja de solicitud ver formato F-C01-CER-001- Solicitud de Certificación y haber leído el código de conducta para personas certificadas por el ONCP

7.3.2. Evaluación

El ONCP ha documentado y puesto a disposición de todas las partes interesadas información del proceso de Evaluación El procedimiento (P-C01-CER-002) describe aspectos relacionados con el análisis de solicitud, convocatoria del Candidato y aclaración del proceso de certificación, derechos de inscripción, pruebas de evaluación para la certificación, calificación e Informe de los resultados entre otros.

7.4 Decisión sobre la certificación.

7.4.1. Decisión sobre la certificación:

El Director del ONCP tiene la responsabilidad de tomar la decisión de otorgar la certificación, para ello previamente tendrá que verificar:

a) Que la información suministrada por el aspirante ha sido debidamente verificada y está en correspondencia con el esquema de certificación, los requisitos de certificación y el alcance de la misma.

b) Que la selección del examinador se ha realizado conforme a lo establecido en el procedimiento (P-C01-CER-008).

c) Que el examen y las pruebas realizadas están en correspondencia al esquema de certificación.

d) Que se ha examinado la competencia a certificar, basándose en los requisitos del esquema de Certificación (por medios escritos, orales, prácticos, de observación u otros medios).



Si se ha cumplido con lo anterior, el Director del ONCP procede a tomar decisión, firma y sella la hoja de certificación y remite resolución al responsable de acreditación para que este comunique la decisión al postulante.

7.4.2. Otorgamiento del Certificado:

El Director del ONCP tiene la responsabilidad de tomar la decisión de otorgar la certificación, para ello previamente tendrá que verificar que se cumpla todo lo establecido en el Proceso de Certificación del ONCP y en el Esquema de Certificación Correspondiente.

La toma de decisión se realiza conforme lo establecido en el Procedimiento para Otorgar la Certificación (P-C01-CER-010).

7.5 Vigilancia, Seguimiento y Mantenimiento

Una vez otorgada la certificación, el ONCP realiza actividades de vigilancia y seguimiento con el fin de determinar si las personas certificadas continúan cumpliendo los requisitos y conservando las competencias establecidas en el esquema de certificación y en la norma ISO 17024 y pueden o no mantener su certificación vigente.

La vigilancia es eestablecer un control periódico, entre sucesivos períodos de certificación, de la actuación de una persona certificada para comprobar que sigue cumpliendo con los requisitos del esquema de certificación; como base para mantener la validez de la declaración de la Conformidad de una competencia personal.

Ver procedimiento de Vigilancia (P-C01-CER-004).

7.6 Renovación de la Certificación

La renovación de la certificación es un proceso para comprobar que se siguen cumpliendo los requisitos de la certificación. El comité del esquema del ONCP es el responsable en conjunto con la Dirección del ONCP de establecer la lógica del período de renovación de la certificación. Dicha lógica puede estar basada en la consideración de:

• Cambio en la tecnología y los riesgos asociados del sector donde opera el esquema;

• Cambios en los conocimientos;

• Datos de encuestas;

• Requisitos de las partes interesadas;

• Opiniones de expertos;

• Normativas Nacionales (requisitos legales).

• Cambios en la Norma ISO 17024.

Ver procedimiento para Renovación (P-C01-CER-005).



7.7 Uso de Certificado y Logotipos o Marcas.

El ONCP tiene documentada las condiciones para el uso de Certificado y Logotipo o marcas, el procedimiento y debe gestionar en forma apropiada los derechos para su uso y representación.

El ONCP ha establecido procedimientos documentados para la utilización de su marca, y procedimientos a seguir en caso de usos indebidos, incluyendo falsas referencias de certificación o falso uso de sus marcas.

El ONCP ha establecido que toda persona antes de recibir la certificación deberá firmar el acuerdo de D-E01-CER-002 con los cuales se compromete: Cumplir con las disposiciones pertinentes del esquema de certificación, Presentar declaraciones relativas a la certificación sólo en relación con el alcance para el que se otorgó la certificación, no utilizar la certificación de modo que desprestigie al ONCP, y no hacer ninguna declaración relativa a la certificación que éste pueda considerar engañosa o no autorizada.

El procedimiento de Uso de Certificado y Logotipo o Marca (P-E01-CER-002), contenido en el Manual de Procedimientos (MP-A01-SGC-01) establece todo el proceso a seguir y contiene en anexo el compromiso para utilización de marca, certificado y logotipo D-E01-CER-002

7.8 Comité del Esquema de Certificación y Salvaguardia de la Imparcialidad

Para garantizar que las políticas y actuaciones del ONCP son coherentes con el principio de imparcialidad y lo establecido en la ISO 17024 se ha creado el Comité del Esquema de Certificación y Salvaguardia de la Imparcialidad.

Este comité se encuentra en posición de Staff en el organigrama.

7.8.1. Alcance del Comité del Esquema de Certificación y Salvaguardia de la Imparcialidad:

Asesorar y revisar la imparcialidad de las actuaciones del ONCP, y recomendar a la Dirección del mismo los aspectos identificados, en caso de no ser tenida en cuenta la recomendación y existir riesgo de imparcialidad, el Comité puede actuar de forma independiente informando a las autoridades (ONA, Oficina Nacional de Acreditación y/o partes interesadas, respetando siempre los requisitos de confidencialidad del cliente y del ONCP: Ver Procedimiento de Operación de Comité del Esquema de Certificación y Salvaguardia de la Imparcialidad P-E01-CER-0067



7.8.2. Principales Funciones:

Analizar los conflictos de interés (Reportes de Conflictos de Intereses) que pueden presentarse en el ONCP por el personal, los funcionarios de la DGPSA, subcontratistas, partes interesadas, aspirantes, postulantes, entre otros

Establecer criterios para regular que las actividades del ONCP sean imparciales, definiendo compromisos entre las partes para el logro de la misma, y realizando seguimiento a su cumplimiento

Ayudar a elaborar y actualizar las políticas relativas a la imparcialidad de las actividades de certificación del ONCP

Contrarrestar toda tendencia de que el ONCP permita consideraciones comerciales o de otro tipo que impidan la prestación objetiva y coherente de las actividades de certificación.

Estudiar y tomar decisiones sobre apelaciones cuando corresponda.

Asesorar sobre temas que afecten la confianza en la certificación, incluida la transparencia y la percepción del público.

Aceptar y aplicar los compromisos adquiridos con el ONCP, obrando siempre con imparcialidad, confidencialidad y sin incurrir en conflictos de intereses.



LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS L-A01-SGC-001

MACRO PROCESOS PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE

PR

OC

ES

OS

E

ST

RA

TE

GIC

OS

GESTION DE LA DIRECCION

( E01)

P-E01-SGC-001 Procedimiento de Revisión por la Dirección Director del ONCP

P-E01-CER-002 Procedimiento de uso de Certificado y Logotipo o Marca Director del ONCP

P-E01-CER-003 Procedimiento Imparcialidad, Confidencialidad e Independencia Director del ONCP

GESTION DE LA CALIDAD

(E02)

P-E02-SGC-001 Procedimiento para auditorías internas de calidad Resp. De Calidad

P-E02-SGC-002 Procedimiento de acciones correctivas y preventivas Resp. De Calidad

P-E02-SGC-003 Procedimiento para tratamiento de no conformidades Resp. De Calidad

P-E02-SGC-004 Procedimiento para tratamiento de quejas y apelaciones Resp. De Calidad


PR

OC

ES

OS

CL

AV

ES

CERTIFICACION (C01)

P-C01-CER-001 Procedimiento de Solicitud de Certificación Resp, de Certificación

P-C01-CER-002 Procedimiento para Evaluación Resp, de Certificación

P-C01-CER-003 Procedimiento para Decisión de Certificación Director del ONCP

P-C01-CER-004 Procedimiento para Vigilancia Resp, de Certificación

P-C01-CER-005 Procedimiento para Renovación Resp, de Certificación

P-C01-CER-006 Procedimiento para Re-Certificación Resp, de Certificación

P-C01-CER-007 Procedimiento para Comité de Esquema de Certificación y Salvaguardia de

la Imparcialidad Director del ONCP

P-C01-CER-008 Procedimiento de Selección y Evaluación de Examinadores Resp de Certificación

P-C01-CER-009 Procedimiento para otorgar la certificación Director del ONCP

P-C01-CER-010 Procedimiento para Planificación y Estructuración de los Exámenes Resp de Certificación


PR

OC

ES

OS

DE

AP

OY

O

GESTION DE DOCUMENTOS

(A01)

P-A01-SGC-001 Procedimiento de la Información y Confidencialidad Director del ONCP

P-A01-SGC-002 Procedimiento para el Control de Documentos Resp, de calidad

P-A01-SGC-003 Procedimiento para el Control de Registros Resp, de calidad

GESTION DE ADMINISTRACI

ON (A02)

P-A02-SGC-001 Procedimiento para Capacitación de Personal Resp, de Administración

P-A02-SGC-002 Procedimiento para Elaborar y Ejecutar Plan de Capacitación Resp, de Administración

P-A02-SGC-003 Procedimiento para Sub-Contratación Resp, de Administración

P-A02-SGC-004 Procedimiento para Realizar Capacitaciones Inductivas Resp, de Administración

P-A02-SGC-005 Procedimiento de Reclutamiento de Personal Resp, de Administración



CODIGO DOCUMENTO RELACIONADO D-CO1-CER-03 ESQUEMA DE CERTIFICACION

D-EO2-CER-01 Matriz de Riesgo a la Imparcialidad

D-CO1-CER-01 Código de Conducta para el Personal del ONCP

D-CO1-CER-01 Código de Conducta de los Candidatos y Personas Certificadas del ONCP

RI-A02-ADM-001 Reglamento Interno para el Personal

RE-C01-CER-001 Reglamento de Certificación de Personas

I-A01-SGC-001 Instructivo para la Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

MC-E02-SGC-01 Manual de Calidad

MC-A01-SGC-01 Manual de Procedimientos

MC-A02-SGC-01 Manual de Organización ( Cargos y Funciones)

L-A01-SGC-001 Lista Maestra de Documentos

D-A02-ADM-001 Organigrama Oficial

D-C01-CER-04 Expediente de personas aspirantes, candidatos y personas certificadas.



REVISIONES AL MANUAL

Rev# FECHA Descripción

a16-1 manual de calidad 17024

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