a stratégiai tervezés és a projekttervezés alapjai, a jó ...a stratégiai tervezés és a...

A stratégiai tervezés és a projekttervezés alapjai, a jó projekt ismérvei

Ponácz György Márk © 2007 Ekron Consulting Kft.

A stratégiai tervezés és a projekttervezés alapjai, a jó projekt ismérveiA projektgenerálás alapjai, a jó projekt ismérvei

A projekt négy fázisaA projektmenedzser szerepe

A stratégiaalkotás folyamata a kormányzati tervezésben

Ponácz György MárkOrszágos Területfejlesztési Hivatal Strukturális és Kohéziós Alapok

Képzési Központja regisztrált trénere; oktató

Budapest, 2010.



Emlékezzünk - A pénzfelvevő képesség négy pilléreM

akro

gazd

aság

Mak

roga

zdas

ágés

sza k

polit

ika

és sz

a kpo

litik

a

Fina

nszí

rozá

sFi

nans

zíro

zás

Meg

v aló

sítá s

Meg

való

sítá s

Proj

ekttö

meg

Proj

ekttö

meg



A projekttömegLesz-e elég projekt?

Mi a projekt?

NEKÜNK VANNAK-E PROJEKTJEINK?



• Szükséglet felismerése – „adott egy probléma, valamit tennünk kellene”

• Projekt ötlet, elképzelés, csíra – „mi lenne, ha ezt csinálnánk”

• Projekt javaslat – „vannak céljaink, és tudjuk, hogyan érjük el azokat”

• Kidolgozott projekt – „az ördög a részletekben rejlik”

• Kidolgozott pályázat – „erre talán már pénzt is adnak”

Van-e projekt bázis?



A „jó” projekt ismérvei• releváns

– valós igényre alapul – cél-orientált– a kiírásnak megfelel

• megvalósítható– jól átgondolt, következetes– eredményei mérhetők– reális költségvetés– világos munkamegosztás– előzetesen felmért kockázatok

• fenntartható– a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után

is biztosíthatók



Projektek ismérvei, tulajdonságai

• megvalósítandó cél (minőségi elvárások, követelmények) érdekében jön létre

• megvalósítást leíró projektterv (időkeret) és költségterv (költségkeret) szabályozza = idő- és erőforráskorlátok

• bizonytalan, kockázatos (persze eltérő mértékben)• ideiglenes szervezet (projekt-szervezet)• funkcionális határokat átlép(het)• projektcélkitűzések és termékjellemzők folyamatos

meghatározása és teljesítése a projekt időtartama alatt• termék lehet egy vagy több termék egységének

megteremtése (azaz egy nagyobb projektstruktúra része)



A projekt ISO szerinti definíciója

• ISO szerinti definíció – egyedi folyamat, amely – kezdési és befejezési dátumokkal megjelölt,– specifikus követelményeknek – beleértve a minőségi,

költség- és erőforráskorlátokat – megfelelő, – célkitűzés elérése érdekében vállalt, – koordinált és kontrollált – tevékenységek csoportja



Projekfázisok

Forrás: EUROPEAN COMMISSION, EuropeAid Co-operation Office, Project Cycle Management Handbook, March 2002

Európai Bizottság – PHARE programok



A projektek 4 fázisa

•Koncepcióalkotás•Tervezés-szervezés•Megvalósítás•Visszacsatolás, értékelés

A lehetséges megközelítések eltérnek a lépések számában és így a részletezettségben is, de közös bennük, hogy alapos projektgeneráló és tervező tevékenységgel indulnak el, és a megvalósítás követően értékelik a projekt eredményeit, sikerességét és visszacsatolást adnak a későbbi projektek számára.



Projektek négy fázisa

1. fázis: koncepció– vevő és cél (kell vevő?)– elkötelezettség– új termék ötlete– „játéktér” - stakeholder– tanulmányterv (kapacitás,

szellemiség)– projektmenedzser– kommunikációs csatornák,

felelősségek

– idő– specifikáció– költség– gazdasági sz.– finanszírozás– földrajzi

kérdések– szerződéses

feltételek




1. fázis: koncepció (folytatás)Minimális kérdések:• vevői igények - végtermék

– funkcionális alternatívák– döntéshozatali prioritások

• vevői igények - kommunikáció• idő-, erőforrás- és költségkorlátok• sikeres teljesítés mérőszámai• kockázati tényezők• háttér információk



Projektek négy fázisa1. fázis: koncepció (folytatás)Definiáló dokumentum• probléma meghatározás • technikai/funkcionális

célkitűzések• várható hatékonysági vagy

gazdasági eredmények• befejezés követelményei,

szállítandó minőségi paraméterek

• feltételezések, kiindulási pontok• kockázati tényezők• erőforrásigények és korlátok



Projektek négy fázisa1. fázis: koncepció (folytatás)A projektek sorsa...• A projektek nem szerepelnek jól.

– 50% - törölve szállítás előtt– 25% - leszállítva, de nincs alkalmazva– 20% - alkalmazva nagy változtatásokkal– 5% - leszállítva és alkalmazva

• okok– nincsen megfelelően definiálva– személyi változások– túl komplikált, hosszú vagy nagy– váratlan események– gazdasági prioritások változása– vállalati menedzsment politika stb.




2. fázis: Tervezés – szervezés(core - facilitating)

– részletezettség (tevékenység-terv)– ütemezés (időterv, Gantt-diagram)– erőforrástervezés (HR-terv)– költségtervezés (pénzügyi terv)– projektmenedzser (rangidős tagok)– projektterv (leirás)– kontingenciák (jogi és szervezeti keretek, lehetőségek)– kockázatmenedzsment– minőség, szervezet, kommunikáció




3. fázis: végrehajtás– az elkészített tervek alapján történő pontos kivitelezés– a projekt tevékenységek megvalósítása– jelentési rendszer, projekt-adminisztráció– cél a 100% pontos, határidőre történő teljesítése– esetleges eltérések kezelése, hibaelhárítás

4. fázis: befejezés– monitoring, adatgyűjtés, jelentések és elemzések készítése– visszacsatolás fontossága -> felhasználható más projekthez



Menedzsment

Funkciókstratégiákat és célokat határoz meg döntéseket hoz

információáramlást teremt meg illetve befolyásol

szociális kapcsolatokat hoz létreés alakít

ezen szociális kapcsolatokat alkotó személyekre úgy hat, hogy a meghozott döntéseit megvalósíthassa

Tervezés VezetésSzervezés Irányítás



A projektmenedzsment összetevői

Projektmenedzsment

projektmunka

EszközökKözreműködők Dokumentáció

Tervezés Ellenőrzés



Egy projekt fő fázisai

M E G V A L Ó S Í T Á SE L Ő K É S Z Í T É S

T E R V E Z É S

B E F E J E Z É S

t

Munka, költség



A projektmenedzser feladatai

• Feladatok definiálása• A projekt megvalósításának megtervezése• Ráfordítások (idő, költség, erőforrás)

meghatározása• Különböző részterületek lehatárolása• Feladatok szétosztása• Alkalmazandó módszerek, eljárások

meghatározása

Előkészítés




Koordinálja• a projektcsapat,• szakmai részlegek

és• külső tanácsadók

munkáját

Ellenőrzi• a projekt

előrehaladását• a minőséget• határidőket• költséget• változásokat

folytatás

Előkészítés




• Ismerje fel a lehetséges szűk keresztmetszeteket, kockázatokat

• Dolgozzon ki alternatív megoldásokat legalább elvi szinten

• Dokumentálja mind a menedzsment, mind a szakmai munkát

• Gondoskodjon a projekt megvalósításához szükséges eszközök beszerzéséről (hardver, szoftver, laboratórium stb.)

• A projekt irányítása és együttműködés a megbízóval

folytatás

Előkészítés



A folyamatkövetés feladataiForrás: Dr. Husti Isván (SZIE MŰGT) Gyakorlati tanácsok a sikeres projektmenedzsmenthez

című prezentációja alapján

- Ellenőrzési pontok beiktatása a projekttervbe- Legyen egy monitoring-team- Kövessük nyomon az eredményeket- Diverzifikáljuk az információforrásokat- Vonjuk be a munkatársakat (célok, feladatok)- Igazítsuk a valósághoz a terveket- Csak az változtassuk, amit nagyon kell- Keressük az okokat és összefüggéseket- A kudarc normális- Nyújtsunk elismerést és motiváljunk- Cselekedjünk időben- Az emberi kapcsolatok is eredmények!



A projektmenedzserrel szemben támasztott követelmények

Személyes kvalifikáció

Projekt kvalifikáció

Rendszer kvalifikáció

Vezetési stílus

csapatszellem,kezdeményezőkészség,kreativitás,kapcsolatteremtőképesség,tárgyalókészség,megbízhatóság,döntési képesség,a megvalósítás képessége

szervezési módszerek, technikák ismereteés tapasztalat azalkalmazásukban

projektfeladattal kapcsolatos ismeretek,tapasztalatok, „mit kell megvalósítani”

Folytatás



Vezetési stílus• A projektmenedzser határozza meg a csoportban a vezetési

stílust, melynek túlnyomóan kooperatívnak kell lennie• Az ember álljon a középpontban• A „nyitott kapuk elve”; bárki bármikor beszélhessen a projekt

vezetőjével• Nincsenek előre meghatározott információs utak, minden

információ közvetlenül áramlik• A vezetés fő eszköze a meggyőzés• Az eredmény ellenőrzése az eljárás és a módszer

ellenőrzése helyett• Az egyéni kezdeményezések és felelősségvállalás

támogatása



A kormányzati stratégiai tervezés módszertanaA kormányzati stratégiai tervezés módszertana

A stratégia és a kapcsolódó fogalmak definíciójaA stratégia és a kapcsolódó fogalmak definíciójaA kormányzati stratégiai menedzsment folyamataA kormányzati stratégiai menedzsment folyamata

A stratégiák tartalmi kritériumai (blokkséma)A stratégiák tartalmi kritériumai (blokkséma)Kormányzati stratégiaalkotási folyamatKormányzati stratégiaalkotási folyamat



Forrásmunka„Módszertani útmutató a kormányzati stratégiai tervezéshez”

Készült: 2004. augusztus

Szerzők: Miniszterelnöki Hivatal Közgazgatásfejlesztés Főosztályának munkatársai

Célja: a kormányzati stratégiai tervezők munkájának támogatása annak érdekében, hogy növekedjen a kormányzati stratégiák közötti összhang



A stratégia értelmezése

• Stratégiai terv: a célállapothoz vezető út.

Forrás: KPMG



Stratégiai megközelítések

• Evolutív stratégia• Jövőkép-vezérelt stratégia



Evolutív vs. jövőkép-vezérelt stratégia

Evolutív stratégia

- bázisalapú tervezés- inkrementális haladás- kockázatkerülés- hagyományos tervezési

szemlélet- kiterjedt helyzetelemzés- visszafogott változtatások- relatíve kisebb eredmények- nem használja az innovatív

kapacitásokat

Jövőkép-vezérelt stratégia

- jövőképalapú tervezés- innovatív jövőképet igényel- jól kidolgozott jövőkép- jövőkép célokra bontása- nem konvencionális, kreatív- ambíciózus- látványosabb eredmények- innovatív kapacitásokat

kiaknázza



Stratégiai menedzsment• A stratégiai menedzsment egy eszköz a

környezet változásaihoz való alkalmazkodásra.• A stratégia a célállapot elérésének az átfogó

terve• A stratégia célokat alkot és ehhez eszközöket

rendel, és rendelkezik a megvalósítás fő intézményeiről, folyamatairól.

• A stratégiákat az Országgyűlés és a Kormány fogadja el.

• A koncepció a stratégia átfogó, magas szintű megalapozása



A stratégiai menedzsment folyamata



Kapcsolódó fogalmak

• Szakpolitika, szakstratégia• Program, akcióterv, intézkedés, feladat• Pillér (kulcstémakör)• Sarkalatos tényező (kulcstényező)• Átfogó cél, specifikus cél• Mutatószám, mérték, jelzőszám• Értékelés, monitoring• Legjobb gyakorlat (best practice)



Kormányzati stratégiai dokumentumok hierarchiája



Program (definíció)

A program a stratégiából levezetett közös célok elérése érdekében, közös megvalósítási és monitoring rendszerben megvalósítandó intézkedéseket konzisztens módon egybefoglaló terv.

A program az intézkedések végrehajtása mellett azok folyamatos és szisztematikus koordinációs, ellenőrzési, monitoring és értékelési tevékenységét is magába foglalja.



Statégiák egységes tartalmi kritériumai

0. Bevezetés2. Helyzetelemzés3. SWOT4. Célállapot5. Stratégiai alternatívák6. Célkitűzések7. Eszközök8. Pénzügyi terv9. Megvalósítás, monitoring10.Koherencia és konzisztencia11.Ex-ante értékelés



Blokkséma



Stratégiai alternatívák kidolgozása



A célkitűzések megvalósításának keretrendszere



A stratégia ellenőrzése és visszacsatolási mechanizmusa



Kormányzati stratégiaalkotási folyamat



[A] Projektindítás szakasza



[B] Előzetes tervezés



[C] Koncepcióalkotás



[D1] Részletes tervezés



[D2] [D3] Részletes tervezés



[E] Projektzárás



Stratégiai séma (ok-okozati fa)



Stratégiai séma (célfa)



Köszönöm a figyelmet!

További információforrás:http://www.ekron.hu

http://www.ekron.hu/

a stratégiai tervezés és a projekttervezés alapjai, a jó ...a stratégiai tervezés és a...

Documents