a organização da gestão documental do mcti · 2013-06-21 · técnicas de arquivo ......
TRANSCRIPT
A Organização da Gestão Documental do MCTI
Sonia Maria/Ronal Guedes
I Ciclo de Palestras sobre a Gestão Arquivística de Documentos no INPE
Informações Iniciais
Sobre o MCTI
– Criação e finalidade – A unidade de Gestão de Documentos
O Acervo arquivístico
– Descrição inicial do acervo – Situação encontrada
O Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação - MCTI
Criado em 15 de março de 1985, pelo Decreto nº 91.146 , como órgão central do sistema federal de Ciência e Tecnologia.
Áreas de competência
Política nacional de pesquisa científica, tecnológica e inovação; Planejamento, coordenação, supervisão e controle das atividades da ciência e tecnologia; Política de desenvolvimento de informática e automação; Política nacional de biossegurança; Política espacial; Política nuclear e controle da exportação de bens e serviços sensíveis.
Gestão de Documentos no MCTI
Sensibilização da Administração
Reestruturação das instalações
Alocação de Recursos Humanos
Triagem e identificação dos fundos arquivísticos existentes no arquivo central
Levantamento, identificação e análise dos arquivos setoriais
Início do Processo
Levantamento da legislação arquivística e pesquisa sobre o funcionamento do Órgão desde sua criação
Constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD
Plano de Gestão de Documentos - PGD
Concepções Básicas
Normatização
Estruturação do Sistema de Arquivos -SIARQ / MCT
Gestão de Documentos no MCTI
Estruturação da Gestão de Documentos
Organização da Massa Documental Acumulada no Arquivo Central
Definição e organização dos arquivos setoriais
Consolidação do Sistema de Arquivos - SIARQ / MCT
Instrumentalização Tecnológica do processo de controle e arquivamento dos documentos
Capacitação dos servidores
Treinamento
Participação em eventos
Resultados esperados
Gestão de Documentos no MCTI
Implementação do PGD
Área de Armazenamento do Arquivo central: 152 m2
Fundos: 4 (MCT, SEI, CAPRE, STI)
Tamanho do acervo: 1.300 metros lineares (apenas no arquivo central)
Suporte dos documentos: Papel, magnéticos
Organização no arquivo central em estágio inicial
Arquivos setoriais
DESCRIÇÃO INICIAL
Acervo Documental
Área de Armazenamento do Arquivo central: 324 m2
Fundos: 4 (MCTI, SEI, CAPRE, STI)
Tamanho do acervo: 1960 metros lineares (apenas no Arquivo Central)
Suporte dos documentos: Papel, magnéticos, mídias digitais;
Organização no arquivo central (Todo acervo organizado e identificado
Arquivos setoriais - Treinamento
DESCRIÇÃO ATUAL
Acervo Documental
Proposta de novo local e layout
Solicitação de materiais e equipamentos
Higienização do acervo
Recuperação de embalagens
Situação após as primeiras mudanças
Medidas iniciais
Estruturação física e administrativa
Eliminação de documentos da área-
meio (3 toneladas)
Aquisição de Sistema de Arquivos
Deslizantes para o Arquivo Central
Todo o acervo organizado e
identificado
Esboço do Código de Classificação
de Documentos e da Tabela de
Temporalidade de Documentos das
Atividades-Fim do MCTI
Medidas recentes
Estruturação física e administrativa Atual
Situação atual
Concepções Básicas Aumentar o enfoque nos Arquivos Corrente e Intermediário;
Considerar Arquivo e Protocolo de forma unificada;
Definir uma única unidade como responsável por todo o processo de
Gestão de Documentos;
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e a Comissão
Permanente de Documentos Sigilosos devem acompanhar e fiscalizar
o desenvolvimento das atividades relacionadas a Gestão de
Documentos.
Plano de Gestão de Documentos - PGD
Normatização
Normas de Funcionamento das Unidades de Arquivo e Protocolo
Norma Operacional de Empréstimos e Consultas
Norma Operacional de Formalização de Processos
Norma Operacional para Recebimento e Expedição de correspondências
Norma Operacional de Transferência de Documentos
Plano de Gestão de Documentos - PGD
ÓRGÃO CENTRAL SERVIÇO DE ARQUIVO
CENTRAL - SAQ
ARQUIVOS SETORIAIS Unidades do MCTI
Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos Sigilosos - CPADS
SIARQ Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos - CPAD
SERVIÇO DE PROTOCOLO GERAL
SPG
Estrutura do Sistema de Arquivo - SIARQ / MCTI
Adotar uma gestão participativa, em busca da melhoria contínua do ambiente de trabalho, de seus colaboradores, processos e serviços relacionados à atendimento ao Usuário e Gestão de Documentos.
Capacitação
Servidores atuantes nas unidades setoriais de Arquivamento e demais integrantes do SIARQ / MCTI.
Objetivo
Público alvo
Treinamento
O treinamento tem caráter teórico-prático, com aulas expositivas e aplicação dos conceitos das áreas propostas, baseando-se em uma metodologia que alterna o aprendizado de conceitos e instrumentos, com exercícios práticos.
* Arquivo Técnicas de Arquivo Metodologia de Gerenciamento de Arquivos
* Qualidade Liderança Ambiente com Qualidade Motivação Técnicas de Atendimento.
* Informática Conhecimentos básicos - Aplicativos Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Tecnologia da Informação.
Metodologia
Áreas de Atuação
Propiciar conhecimentos técnicos de organização dos documentos de arquivo, com uso de instrumentos de gestão, visando a melhoria da qualidade dos processos, produtos e serviços relacionados à Gestão de Documentos e ao Sistema de Arquivo (SIARQ / MCTI).
Técnicas de Arquivo
OBJETIVO GERAL
Apresentar os principais conceitos da Arquivologia; os instrumentos técnicos para a gestão de documentos de arquivo; Legislação Arquivística e as Normas Operacionais do MCT; Exercitar a aplicação do Código de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade da área meio e fim do MCTI; Apresentar as funcionalidades do Sistema de Informações Documentais como ferramenta na utilização dos métodos e técnicas arquivísticas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Qualidade
Objetivo
Iniciar uma mudança de cultura na CCGI, que favoreça a implantação da Gestão pela Qualidade em todos os ambientes do Ministério, começando pelas Unidades de Protocolo e Arquivo, que servirão como pilotos do Programa de Qualidade.
Objetivo Específicos
Promover um ambiente de trabalho que favoreça a Qualidade e a Produtividade Envolver e comprometer os colaboradores Estimular a prática do trabalho em equipe Evidenciar os colaboradores envolvidos no Programa.
Informática
Objetivo Preparar os servidores do Órgão para a utilização de sistemas informatizados de produção e controle de documentos.
Objetivo Específicos Conhecer os sistemas e aplicativos mais utilizados. Utilização de sistemas de GED estimulando a produção e controle eletrônico dos documentos. Estimular a utilização dos recursos de TI para a recuperação de informações.
Processo de Organização de Documentos - Resultados esperados
As atividades sendo desenvolvidas com base em atos formais (normas, rotinas);
Internamente, a produção e tramitação de documentos feitas por meio eletrônico;
A solicitação de serviços (empréstimo, consulta, autuação de processos, etc) feitas via sistema;
Maior controle quanto ao acesso e utilização de documentos; Toda documentação acumulada recebendo tratamento técnico
previsto na legislação arquivística federal; Os documentos considerados de valor histórico digitalizados ou
microfilmados, com restrição do acesso físico ao mesmo e disponibilização, ao usuário, apenas de cópias em papel ou de imagens;
Documentos de procedência externa, são digitalizados, com tramitação eletrônica.
Processo de Organização de Documentos - Resultados esperados
Criação dos requisitos para um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos;
Em 2006 - visita aos órgãos que utilizavam sistema de gerenciamento eletrônico de documentos;
Escolha do sistema que mais se adequava aos requisitos criados para o sistema no MCTI;
Ações para implantação do Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
A SPOA encaminha Memorando Circular as chefias das unidades, convidando para apresentação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos;
A Coordenação-Geral do Cerimonial envia e-mail para todos os usuários da rede do MCTI, reiterando o convite pois contará com a presença do Sr. Ministro.
Envolvimento do corpo gerencial do MCTI no projeto
Divulgação da implantação do sistema por meio de cartazes, folders e e-mails;
Divulgação dos benefícios que o sistema irá proporcionar;
Divulgação em quadro informativo sobre o sistema, elaborado pela Assessoria de Comunicação Social.
Conscientização dos servidores
De 20/11 a 7/12 de 2006, foram treinados 156 colaboradores, para utilizarem o sistema;
O sistema entrou em produção em 17 de dezembro de 2006;
Os documentos e processos anteriores a esta data, foram inseridos no sistema, atendendo as demandas das unidades.
Treinamento
Capacitação - Resultados esperados
Aumento da Produtividade
Agilidade no atendimento aos usuários
Autodisciplina dos Colaboradores
Conhecimentos em Arquivística
Eliminação do desperdício
Incentivo a criatividade da equipe
Otimização do espaço
Padronização das tarefas/atividade
Racionalização do espaço
Racionalização do tempo
Redução do “stress” das pessoas
Valorização dos Colaboradores
Dados estatísticos Período de: maio/2012 a maio/2013
Foram recebidos no MCTI 49.872 documentos;
Foram expedidas 30.281 documentos;
Foram tramitados do Protocolo Geral para as unidades 38.830 docum entos;
Foram tramitados das unidades para o Protocolo Geral 43.972 documentos;
Dos 41.392 documentos cadastrados, 32.672 foram inseridos os arquivos
digitais e 8.720 ficaram sem os arquivos digitais.
Extensão do sistema de Gestão Eletrônico de Documentos
Foram feitas as extensões de licença de uso do sistema para as unidades:
INPE
LNCC
AEB
CEITEC
COORDENAÇÃO-GERAL DE GESTÃO E INOVAÇÃO – CGGI
Arquivo Central – SAQ
Protocolo Geral – SPG
Ronal de Oliveira Guedes – [email protected]
Sonia Maria Ferreira dos Santos – [email protected]