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D EDICACE

Je dédie ce modeste travail à :

* Mes chers parents aux qui j’avoue que cette dédicace ne représente qu’une goutte d’eau dans l’océan d’amour, d’affection, de soutien et de sacrifices dont ils m’ont fait preuve.

* Mes chers frère et sœurs en faveur de leur soutien et encouragement.

* A tous mes camarades de l’ENCG, en souvenir des moments agréables que nous avons passés ensemble.

* A l’ensemble du personnel de la Société Marocaine d’Emballage Fantasia et à tout le corps professoral de l’ENCG d’Agadir

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Rapport de stage

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R emerciement   Il m’est agréable de m’acquitter d’une dette de reconnaissance auprès de toutes les personnes qui m’ont soutenues et qui sont intervenues dans la réussite de mon stage.

Ainsi, le devoir de la gratitude et de la reconnaissance m’impose à exprimer mes vifs remerciements à M. B .SAHIB, Directeur Général de la société marocaine des emballages « FANTASIA » pour m’avoir accueilli dans son honorable entreprise.

Ma profonde gratitude est également adressée à Mlle Khadija ELKHAROUID responsable du service comptabilité de l’entreprise et mon encadrant pendant la période de stage, pour ses directives, sa sympathie ainsi que sa disponibilité à mon égard malgré ses multiples occupations. Mes vifs remerciements aussi à tout le personnel de la société marocaine d’emballage pour leur accueil, disponibilité et sympathie.

Je tiens également à remercier Mr Abdelaziz BENDDOU le Directeur de l’Ecole Nationale de Commerce et de Gestion d’Agadir ainsi qu’à l’ensemble du corps professoral de l’école pour leurs soutiens et orientations.

Rapport de stage

Sommaire   : Dédicaces……………………………………………………………………….1

Remerciements………………………………………………………………….2

Avant propos……………………………………………………………………3

Introduction ……...…………………………………………..............................4

Chapitre 1 : Présentation de l’entreprise

I-présentation du groupe CFAO..……..…………………………………….....8

II-Historique ………………………………………………………………….9

III-Fiche signalétique………………………..………………………………10

IV-Organigramme de l’entreprise……………...……………..……………..11

V-L’analyse de l’organigramme de l’entreprise …………………...……….12

A-Direction générale ……………….………….……………………………12

B-Direction commerciale ………………….……………………………….12

C-Direction du personnel ……………………….…………………………..13

D-direction technique …...…………..………………………………………14

E-direction administrative et financière …………...………………………..15

Chapitre II : Présentation du contrôle interne

I –Définition …………….……..…………………………………………….19

A-Référentiel marocain ……………………………..………………………19

B-Référentiel français…………………………………….………………….21

II-Rôle du contrôle interne ………………………………………..………….22

III-Importance du contrôle interne…………………………....……………….22

Rapport de stage

IV-Les objectifs du contrôle interne ……….…………………...……………24

V-Les principes du contrôle interne ………………………………….……….26

VI- Les étapes d’évaluation du contrôle interne  …………………….……….27

VII-Les moyens d’évaluation du contrôle interne……….……………………29

VI-Les limites du contrôle interne  …………………………………..............32

IX-Le contrôle interne au sein du processus achat fournisseur………….33

Chapitre III : cas pratique évaluation des procédures du circuit achat fournisseur

I-prise de connaissance de procédure achat …………………………………..40

A-service achat  ………………......................………………………………41

B-Les achats de l’entreprise : ……………………….…...…………….…...43

C-description narrative de la procédure d’achat ………………….………….44

II-L’évaluation du contrôle interne …...……………………………………47

A-Diagramme de circulation : ………………………………..…………......47

B- La grille d’analyse des tâches : ……………...………………………….51

C-Questionnaires du contrôle interne : …….…………………………….55

D-Tableau d’analyse des risques ……………….…………………………...59

II-Les faiblesses du contrôle constatées au niveau du circuit d’approvisionnement………………………………………………………………………….62

III-Les forces du contrôle constatées au niveau du circuit d’approvisionnement ………………..…………………………………..…………………...64

IV-recommandations …………………………………………………...……………………..66

Conclusion

Rapport de stage

Avant propos   :

L’Ecole Nationale de Commerce et de Gestion d’Agadir (ENCG), a été créée en 1994

avec pour mission la formation de futurs managers d’entreprise dotés de compétences

opérationnelles et stratégiques, dans un souci d’ouverture sur le milieu professionnel.

Dans cette vision, l’ENCG d’Agadir accorde une place importante aux stages

parallèlement aux années de formation comme occasion aux étudiants d’allier la pratique à la

formation académique reçue et de découvrir les situations multiples, complexes et

changeantes de l’environnement du monde de travail dans le but de développer des

compétences professionnelles et confronter des problématiques réelles liées au monde

économique

C’est dans ce cadre que les étudiants en cours de préparation du Diplôme de l’Ecole

Nationale de Commerce et de Gestion d’Agadir sont amenés à effectuer des stages tout au

long de leur cursus.

De ce fait mon stage s’inscrit au sein de la société marocaine des emballages

FANTASIA qui s’est étalé sur un mois du 01 au 31 Juillet 2011

Avec ce rapport, vous découvrirez dans les pages suivantes la synthèse des travaux

effectués, au cours d’un stage professionnel sous le thème du « l’évaluation du contrôle

interne du processus Achat-fournisseur »

Rapport de stage

Introduction

Les dirigeants des entreprises ont pour préoccupation de mieux maitriser les activités

dont ils ont la responsabilité, c’est pour cela qu’ils misent en place des systèmes de Contrôle

Interne afin d’éviter et limiter les aléas. Ainsi, le Contrôle Interne est tout d’abord un outil de

gestion essentiel aux organes de direction de l'entreprise. Il doit permettre de lui procurer la

meilleure fiabilité des informations sur lesquelles leurs décisions sont prises, de détecter et

d’évaluer les risques de dysfonctionnement et d’en rechercher les causes. Par conséquent, de

lui proposer des recommandations pour améliorer et mieux définir ses différents processus.

Les faiblesses, dysfonctionnements ou erreurs relevés dans le système de gestion

trouvent toujours leur cause première dans la défaillance de l’un des dispositifs du contrôle

interne mis en place qui sont : les objectifs, les moyens, l’organisation, le système

d’information, la supervision ainsi que les méthodes et procédures.

Pour mieux cerner le système de gestion de l’entreprise, les auditeurs ont décomposé

le contrôle interne en plusieurs cycles à savoir : le cycle ventes-clients, immobilisations,

trésorerie, paie-personnel, production, stock, et achats-fournisseurs qui fait l’objet de notre

étude.

mieux acheter suppose une parfaite maîtrise du processus d’approvisionnement par

l’entreprise afin de disposer de la meilleure matière première et/ou marchandises résultante

d’une sélection antérieure des fournisseurs.

De ce fait, ma mission est d’examiner le Cycle Achats-Fournisseurs dans le cadre

d’une mission d’évaluation du Contrôle Interne et ce au sein de LA SOCIETE MAROCAINE

D’EMBALLAGE FANTASIA. Le choix du thème est bien évidemment motivé par

l’importance de la fonction achats et approvisionnements du fait de son impact financier sur le

chiffre d’affaire.

Rapport de stage

Chapitre I:

L’objectif du chapitre :

Ce chapitre comprendra une présentation de la

société marocaine des emballages « FANTASIA », son

activité et les différentes fonctions de chaque service

avec une projection sur le service achat et le service

comptabilité.

Présentation de l’entreprise

d’accueil

Rapport de stage

I-Présentation du groupe CFAO :

CFAO est un acteur leader de la distribution spécialisée en Afrique et dans les

Départements et Territoires d’Outre Mer français (DOM-TOM). Ce groupe international

opère dans les quatre métiers suivants :

La distribution de véhicules automobiles avec CFAO Automotive.

La distribution de produits pharmaceutiques avec Eurapharma.

Les Technologies avec CFAO Technologies.

La distribution de biens de consommation courante avec CFAO Industries & Trading.

Présent aujourd’hui dans 35 pays à travers 149 filiales, 287 sites et plus de 10 000

collaborateurs dans le monde, CFAO a affiché un chiffre d'affaires total consolidé de 2,864

milliards d’euros et un résultat opérationnel courant de 277 millions d'euros. Présent au Maroc

depuis 1995, le groupe n’a cessé de renforcer sa présence.

En 1995, il rachète DIMAC qui assemble et distribue des cyclomoteurs Peugeot.

En 2000, il crée Inter Motors, importateur et distributeur des véhicules Opel (GM).

En 2002, ce sont les activités marocaines de Pinault Bois et Matériaux (Manorbois,

Comamussy et Fantasia), le spécialiste français de la distribution et de la

transformation du bois, qui rejoignent le giron de CFAO.

La Société Marocaine des Emballages FANTASIA faisait donc partie d’un groupe

multimarques engagé dans une expansion internationale. Au delà, elle reste une entreprise

ayant une autonomie juridique, oeuvrant dans un secteur d’activité et surtout évoluant avec

son environnement. Avec les changements qu’elle a subis elle ne fait plus parti du groupe

CFAO.

Rapport de stage

II. Historique :

La société Marocaine des emballages FANTASIA est fondée en 1959 par M. Pierre

ANGEBAULT, pour répondre à un besoin engendré par l’expansion du verger agrumicole et

de la production maraîchère du SOUSS-MASSA. Il fut alors, l’unique usine au sud du Maroc

spécialisée dans la fabrication des palettes et des caisses en bois destinés au conditionnement

des différents produits agricoles de la région, tels que les agrumes et primeurs.

Depuis 1959, FANTASIA accompagne les exportateurs d’une manière soutenue et

participe activement à l’évolution de l’emballage, depuis le billot, la caisse Africaine, la

Floridienne, la caisse armée, le Fantabox, le plateau Hollandais, et actuellement le plateau

Européen, avec l’introduction du Kit et le montage en station.

En 1986, le groupe Pinault-Printemps Redoute marque son intérêt et sa confiance dans

le développement économique du MAROC, par la reprise de FANTASIA.

Depuis 2004, FANTASIA s’est équipé de tunnels de séchage aux normes

européennes pour garantir la conformité sanitaire des matériaux d'emballages à base de bois

destinés au Commerce International.

Actuellement, l’entreprise continue son activité dans le domaine des emballages bois

en ayant de cesse de coller au mieux aux exigences du marché.

III-La fiche signalétique   :

Rapport de stage

Rapport de stageRaison Sociale : Société marocaine d’emballages FANTASIA

Secteur d’activité : Industrie du bois

Spécialité : Fabrication des emballages d’agrumes et primeurs et des palettes en bois

Forme juridique : Société anonyme

Capital social : 5.250.000 DHS

Destination : CEE/Nord Amérique / Pays scandinaves / Afrique

Nombre d’employés : 540 personnes

Adresse : BD Mohamed V BP 74, 80350 INEZGANE

Téléphone : 0528.27.15.71/57/74/78/80

Fax : 0528.27.15.82

E-mail : Smefantasia@menara.ma

Régime économique Admission Temporaire

Régime de TVA Débit

Exercice comptable Du 1er Janvier au 31 Décembre

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IV. L'organigramme de l’entreprise :

Rapport de stage

V-L’analyse de l’organigramme de l’entreprise   :

A- Direction générale   : C’est l’organe de décision qui applique les directrices du conseil d’administration.

B- Direction commerciale   : Elle s’occupe de la gestion de toutes les opérations commerciales, les relations avec

les clients, le règlement des factures, la fixation des prix et l’établissement des contrats.

1- Service vente   :

Ce service occupe une place primordiale au sein de la société. Dans le cadre de ses

relations extérieures, ce service entretient des relations avec la clientèle.

2- Service Livraison et Facturation   :

Il s’occupe de la facturation des emballages vendus. Après avoir reçu un devis de

facture; si le client accepte le prix de vente, il envoi au service un bon de commande.

Le service exige aux clients un bon de commande en deux exemplaires, l’un classé

dans le service et l’autre sera retourné au client.

Dans la plupart des cas, la société établit des relations avec les clients en groupe. Le

service exige à ses clients une déclaration d’importation temporaire qu’ils devraient délivrer

au bureau douanier pour s’assurer que les emballages vendus seront exportés par le client.

Après la réception de la commande, Le service établit un bon de livraison en six

exemplaires :

Un exemplaire sera envoyé avec la marchandise.

Après la réception du bon de réception, il envoie la facture avec un autre bon de

livraison.

Rapport de stage Un sera délivré au magasinier.

Un au gardien.

Deux exemplaires sont classés dans le dossier facture.

Ce qui concerne les factures, s’il s’agit d’une facture comporte la TVA, le service l’établit en six exemplaires :

Deux pour le service comptable.

Une classée dans le service facturation.

Trois pour le client.

Et s’il s’agit d’une facture exonérée, le service l’établit en neuf exemplaires :

Trois pour le Service Comptable.

Trois pour le client.

Trois pour le service des Admissions Temporaires.

C- Direction du personnel   : Elle veille à assurer la gestion du personnel indispensable au bon fonctionnement de la

société à savoir.

1- Recrutement   :

Si Lorsque le besoin en main d’œuvre est exprimé, l’augmentation de l’effectif total

devient une nécessité pour l’accomplissement de l’activité de la société. Dans ce cas, la

société procède à la méthode de recrutement selon la démarche suivante :

Définition de poste 

Recherche du postulant 

Sélections des candidatures 

Entretien et Embauche 

2- La rémunération   :

Puisque le contrat du travail est un contrat à titre onéreux, la direction est tenue de

verser une contrepartie du travail fournit par l’employé deux fois par mois (sauf les cadres), la

première est à considérer comme une avance.

3- La discipline générale   :

Rapport de stageLa direction a pour objet d’assurer les bonnes conditions de travail et elle a tout droit

d’intervenir en cas de conflits entre les salariés

4- Les attestations   :

Dans le cadre de ses relations avec son personnel, la direction leur délivre un certain

nombre d’attestation sur leurs demandes à savoir :

Attestation de travail.

Attestation de congé.

Attestation de stage pour les stagiaires.

C- Direction technique   :

Cette direction a pour but de surveiller les étapes de production ainsi que la

maintenance des machines et les moyens de transports, elle se compose de :

1- Service d’achat   :

Ce service s’occupe des relations entre la société et ses fournisseurs. Fantasia effectue

ses achats dans les marchés nationaux et à l’étranger où elle importe le bois et les pièces de

rechange pour les machines des ateliers. Et pour que l’achat soit conclu, il faut passer par

plusieurs étapes ce que nous découvrirons par la suite.

2- Atelier Entretien   :

L’importance de ce service est incontestable puisqu’il assure la répartition et la

maintenance des machines.

3- Atelier Fabrication   :

Ce service s’occupe de la production et la fabrication des emballages de toutes sortes.

Comme FANTASIA est une entreprise industrielle, son activité se classe dans le secteur

secondaire, qui se caractérise par la transformation de la matière première en produit fini ou

semi-fini. A ce propos, FANTASIA s’est spécialisée dans la production des caisses

d’emballages pour les agrumes et primeurs, des palettes en bois et des pallox. Elle possède

l’avantage de la flexibilité vis-à-vis de la demande du client. En effet, elle peut fabriquer toute

Rapport de stagesorte de format exigé selon les tailles des choix des clients. La production du contre-plaqué

passe par les étapes suivantes :

Déroulage : Il s’agit du tronçonnage des grumes de peuplier en morceaux.

Séchage : Il s’effectue par le biais des séchoirs afin de diminuer le taux d’humidité du

contre-plaqué. Une fois séchées, on effectue un triage des feuilles en trois qualités ;

feuilles de face, de contre face et de l’intérieur, selon leurs aspects.

Encollage : Il se fait par un assemblage de 3 feuilles de contre-plaqué par une colle

spéciale dédiée à ce fait.

Pressage : Il s’agit d’un pré-pressage suivi d’un pressage effectué par des presses de 10 et

12 plateaux avec une température de moyenne de 140°C

Découpe : Il s’agit de découper les plaques de contre-plaqué en éléments avec des scies

circulaires suivant les dimensions demandées par les clients.

E- Direction administrative et financière   :

Elle a pour mission la gestion des affaires administratives de la société, ses ressources

ainsi que sa trésorerie suivant les objectifs fixés par la direction générale :

1- Service Secrétariat de Direction   :

Ce service est considéré comme un membre attaché à tous les services et toutes les

directions de la société. Il contient deux secrétaires, une standardiste qui s’occupe de

l’accueil, de la réception et de la transmission des appels téléphoniques ainsi que des

messages sur fax.

Et l’autre simplifie le travail administratif par l’organisation et la préparation des

documents à savoir.

Le classement, la correspondance, la communication, traitement de texte, remplissage des

chèques, des effets, des déclarations de cession, des importations temporaires et

l’établissement des factures.

2- Service Informatique   :

Rapport de stageCe service emploie une seule personne qui s’occupe de la syntonisation, la

programmation et la circulation de l’information entre les services par un système de réseau.

3- Service Comptabilité   :

La comptabilité est une technique qui permet d'enregistrer les opérations effectuées

par l'entreprise au cours d'une période donnée appelée "exercice" afin de déterminer le

résultat. Ce service s’occupe du contrôle de la régularité des dépenses et des recettes de la

société.

Il est noté que seule la comptabilité générale est appliquée aux différentes opérations

de l’entreprise et s’effectuer tout au long d’un exercice de la manière suivante :

Suivi des comptes fournisseurs. Suivi des comptes clients.

La paie.

Les banques.

Constatation et comptabilisation des différentes opérations

Etablissement des documents de fin d’exercice (balance, les journaux auxiliaires, les

états d'inventaire…)

4- Service Admission Temporaire   :

Il s’occupe du suivi d’enregistrement et d’apurement de la matière première importée

temporairement jusqu’à ce qu’elle soit exportée après la fabrication des emballages, ainsi que

les procédures de cautionnement de cette matière.

Au niveau de département administratif et financier, une attention particulière est

accordée à la gestion des admissions temporaires en suspension des droits et taxes douanières.

Il existe deux types d’admission temporaire :

Les A.T : admission temporaire pour les matières entrantes.

Les I.T : Importation temporaire pour les produits finis vendus ou cédés.

Et la relation existante entre les deux c’est que se sont les I.T qui apurent les A.T c’est

à dire que l’entreprise n’est pas totalement dégagée des pénalités douanières sur les matières

entrantes qu’après vente effective des produits finis.

Rapport de stage L'admission temporaire se fait en tenant compte du régime économique sous lequel est

placée l’entreprise. Ces A.T concernent la régularisation des matières premières importées

pour fabriquer les produits destinés à l’exportation, mais en respectant une certaine durée de

détention de ces matières c’est à dire dés leur réception jusqu’à l’exportation des produits

emballés

5- Service Import :

Lorsque le fournisseur expédie la marchandise par bateau, il envoie import un pli cartable

(enveloppe) qui comporte les documents nécessaires au dédouanement Il s’agit de :

La facture commerciale en huit exemplaires.

La liste de colis sage : document qui indique les détails de la marchandise.

Le certificat phiteau sanitaire : il indique que la marchandise ne port pas de microbes.

Le certificat d’origine : il précise l’origine de la marchandise.

Le connaissement original : garantie délivrée par le fournisseur au transporteur pour le

paiement des frais de transport. Il est envoyé au service import en 5 exemplaires ;

3originaux et 2 non endossable.

Le manifeste de chargement indique la nature des marchandises portées par le bateau.

Après avoir reçu ces documents, le service établit un engagement d’importation qui

sera domicilié à la banque et transmit ensuite au transitaire, qui s’occupera du dédouanement

de la marchandise, à l’aide des documents suivants :

Facture (en trois exemplaires)

Listes de colis age (en trois exemplaires)

Certificat phiteau sanitaire.

Certificat d’origine.

Connaissement original endossé par la société (l'engagement).

Rapport de stage

Chapitre II:

L’objectif du chapitre :

Présentation du contrôle

interne

Rapport de stageCe chapitre comprendra une présentation de la

définition, rôle, objectifs, importance, éléments de base

et les dispositifs du contrôle interne

I-Définitions du contrôle interne   :

Le contrôle interne n’est pas un concept nouveau, il n’a pas cessé d’évoluer et son

champ d’application s’est nettement élargi au fil des années. En effet, il s’est rapidement

imposé à la suite de divers incidents et crises qui ont fait apparaître des défaillances dues en

grande partie à l’organisation et aux outils de gestion.

Il n’existe pas dans les pays francophones une définition du contrôle interne reconnue

par l’ensemble des parties concernées, contrairement à ce qui existe dans certains pays anglo-

saxons, notamment les Etats-Unis d’Amérique. En revanche, plusieurs définitions existent et

sont appliqués par des organismes professionnels reconnus. Quant au Maroc, le manuel des

Normes reste la seul référence du contrôle interne dans le cadre de la définition des missions

du commissaire aux comptes. De ce fait, on a choisi de présenter 3 référentiels qui définissent

le contrôle interne, notamment :

A-Référentiel Marocain   :

Dans son « Manuel des Normes : Audit légal et contractuel » l’Ordre des Experts

Comptables du Maroc définit le contrôle interne dans la partie réservée à l’évaluation du

contrôle interne comme suit : « Le contrôle interne est constitué par l'ensemble des mesures

de contrôle, comptable ou autre, que la direction définit, applique et surveille, sous sa

responsabilité, afin d'assurer la protection du patrimoine de l'entreprise et la fiabilité des

enregistrements comptables et des états de synthèse qui en découlent ».

Le contrôle interne ainsi défini doit permettre d'obtenir l'assurance raisonnable que :

les opérations sont exécutées conformément aux décisions de la direction (système d'autorisation et d'approbation);

Rapport de stage les opérations sont enregistrées de telle façon que les états de synthèse qui en

découlent sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle du résultat de l'exercice, de la situation financière et du patrimoine de l'entreprise (contrôles internes fiables lors du traitement des données et de l'élaboration des états de synthèse) ;

les actifs de l'entreprise sont sauvegardés (séparation des tâches, contrôle physique sur les actifs, service d'audit interne, assurances, etc...).

B-Référentiel Français   :

Les normes professionnelles ont précisé l’acceptation des concepts issus des

référentiels internationaux. Le référentiel de la profession comptable est constitué

de la définition donnée par l’International Federation of Accountants (IFAC) et

reprise par l’Ordre des Experts Comptables et la Compagnie Nationale des

Commissaires aux Comptes (norme 2.301 de la CNCC) qui dit : « Le système de

contrôle interne est l’ensemble des politiques et procédures mises en œuvre

par la direction d’une entité en vue d’assurer, dans la mesure du possible, la

gestion rigoureuse et efficace de ses activités » .

C-Référentiel Américain   :

Le COSO est le seul référentiel existant actuellement en matière de contrôle interne. Il

est issu des travaux initiés en 1985 aux Etats-Unis d’Amérique par la « Treadway

Commission» qui était chargée de préparer une étude approfondie sur le contrôle interne

visant à définir les nouveaux concepts et l’approche de référence. Le document final de ces

travaux (Internal Control-Integrated Framwork) est apparu en 1992, communément appelé «

COSO Report », COSO signifiant : Committee of Sponsoring Organizations of the

Treadway Commission. Ce rapport est devenu le référentiel de nombreuses grandes

entreprises.

Le COSO donne du contrôle interne la définition suivante : « Le contrôle interne est un

processus mis en œuvre par le conseil d’administration, les dirigeants et le personnel

Rapport de staged’une organisation, destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des

objectifs suivants :

Efficacité et rentabilité des activités;

Fiabilisation des informations financières ;

Conformité aux lois et aux réglementations en vigueur. »

Le premier objectif concerne les objectifs de base de l’entreprise, y compris ceux relatifs

aux performances, à la rentabilité et à la protection des ressources. Le deuxième couvre la

préparation d’états financiers fiables et les informations publiées extraites des états

financiers, telles que les publications des résultats intermédiaires. Le troisième objectif se

rapporte à la conformité aux lois et aux règlements auxquels l’entreprise est soumise. Ces

trois objectifs bien qu’ils soient distincts, ils se recoupent.

Par ailleurs, le COSO définit les cinq catégories suivantes comme étant les éléments du

mécanisme de contrôle interne d’une organisation:

Environnement de contrôle :

Il est constitué du cadre fonctionnel des principes et des valeurs qui, sans être toujours

exprimés dans des textes formels, influencent, voire orientent l'organisation et son

fonctionnement.

Évaluation des risques :

Un système de contrôle interne efficace requiert que les risques importants pouvant nuire

à la réalisation des objectifs de l’organisation soient reconnus et continuellement évalués.

Activités de contrôle :

Il s'agit de l'ensemble des politiques et des procédures mises en place pour maîtriser les

risques et réaliser les objectifs de l'organisation. Ces mesures de contrôle interne doivent être

mises en place dans chaque service.

Information et communication :

Rapport de stageElles sont essentielles au bon fonctionnement du système de contrôle interne. Ces

informations couvrent les aspects financiers et qualitatifs des opérations. Pour être utile,

l'information doit être pertinente, communiquée à temps et aux bonnes personnes.

Suivi :

Il est indispensable pour vérifier le maintien de la qualité du contrôle. Ce suivi doit être

effectué de manière permanente par les membres de l'organisation dans le cadre de leurs

activités quotidiennes. Des interventions ponctuelles par des équipes spécifiques doivent

permettre de s'assurer de l'efficacité et de la qualité des contrôles et procédures.

II-Le rôle du contrôle interne   :

Le contrôle interne permet de s’assurer que les décisions prises sont correctement

appliquées, ceci constitue l’aspect transmission de l’information. Il assure un niveau

minimum de qualité à la prestation effectuée ou au produit fabriqué, ceci constitue le contrôle

direct ou indirect du produit. Il décèle les principales anomalies de fonctionnement, c’est-à-

dire qu’il permet un fonctionnement harmonieux du système.

III-L’importance du contrôle interne

Le contrôle interne joue un rôle prépondérant au sein de l’entreprise dans la mesure où

il permet d’une part, d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de

l’information, de l’autre, l’application des instructions de la direction et de favoriser

l’amélioration des performances. Ainsi, l’implantation d’un système de contrôle interne

inadéquat peut exposer l’entreprise à des conséquences telles que :

A- Des pertes de biens :

Rapport de stageLes pertes des biens sont causées principalement par les erreurs, l’insouciance et le

vol.

Les erreurs et l’insouciance:

Les erreurs, contrairement au vol, sont faites sans mauvaise intention. Elles résultent

habituellement de causes comme la fatigue, le manque de jugement, la rapidité

d’exécution,l’utilisation des outils inadéquates, un personnel peut expérimenter, etc.…

Le vol :

Le petit la rousse définie le vol comme étant un « délit commis par celui qui prend

indûment la chose d’autrui ». Aussi, pouvons nous distinguer deux catégorie de vols : Les

vols de biens autres que l’argent (par exemple des stocks, des valeurs immobilières, des outils,

des articles de bureau ou du matériel servant à l’entretien et aux réparations). Et les vols

d’argent tels que le vol armé et le vol d’argent provenant des encaissements.

B- Des registres comptables peu fiables :

Les dirigeants et administrateurs d’entreprises doivent continuellement prendre des

décisions dans l’exercice de leur fonction, en ce sens, ils s’appuient sur des rapports dans les

données émanent des registres comptables qui peuvent influencer les décisions de ces

dirigeants si elles renferment des erreurs importantes. En plus de mener à des décisions

erronées, des données comptables peu fiables risquent de rendre les gestionnaires méfiants

envers les rapports qui leurs sont présentés. Ainsi, nous remarquons qu’une information de

qualité indispensable dans la prise de décision du gestionnaire, alors il incombe à toute

entreprise de mettre en place les contrôles nécessaires favorisant une information comptable

appropriée.

C-L’inefficacité et l’inefficiente des opérations :

Les notions d’efficacité et d’efficience se définissent au sein de la profession

comptable, comme suit :

Efficience = économie des moyens.

Efficacité = réalisation de l’objectif.

A travers ces définitions, il est assez facile d’imaginer ce que peut entraîner une

gestion inefficace et inefficiente des opérations :

Rapport de stage Augmentation des coûts de la main d’œuvre ;

Augmentation du coût des stocks ;

Manques à gagner …

Ces quelques exemples illustrent l’importance de la mise en oeuvre de contrôles favorisant la

survie de l’organisme.

D-Le non-respect des politiques et procédés établis :

L’entreprise élabore habituellement des politiques et procédés pour favoriser, entre

autres, une gestion ordonnée en fonction des objectifs fixés. L’établissement des politiques et

procédés est une étape très importante mais leur mise en application est tout aussi cruciale.

L’entreprise doit mettre au point des mécanismes qui vont contribuer au respect des règles

établies, sinon elle risque de ne pas atteindre les objectifs visés ou encore de voir se poser de

graves problèmes

IV- Les objectifs du contrôle interne :

Le contrôle interne est une partie intégrante dans le processus de planification,

d’exécution et de suivie de réalisations par lesquels les dirigeants s’assurent de la progression

vers la réalisation des objectifs et décèlent à temps tout dérapage de nature à mettre en péril la

rentabilité, voir la pérennité de l’entreprise. Ceci peut être regroupé en trois grandes

catégories à savoir :

Objectif opérationnel ;

Objectif d’informations financières ;

Objectif de conformité.

A-Objectif Opérationnel :

Cet aspect met en évidence l’optimisation des opérations et la protection du patrimoine

de l’entreprise.

Le terme « opération » sous-entend la réalisation de l’objet social, qui est la raison

d’être de l’entreprise, « Opération » est synonyme de « activité » au sein d’une entreprise et à

tous les niveaux hiérarchiques. Ces activités sont principalement l’achat ou

approvisionnement, la production ( biens et/ou services ), la commercialisation ou vente, et

chaque fonction comporte des tâches précises. L’accomplissement de ces tâches se solde

Rapport de stagegénéralement par la constitution de documents servants de justificatifs (bon de commande, de

livraison, relevé par fournisseur…).

Le terme « optimisation », sous-entend trois notions essentielles qui sont : l’économie,

l’efficience et l’efficacité.

Une entreprise est qualifiée d’économie lorsqu’elle acquit ses matières premières et/ou

son matériel de production de bonne qualité à coût bas. Pour ce faire, le contrôle interne, doit

s’assurer que les différents fournisseurs ont été évalués en fonction de critères jugés

importants par l’entreprise (prix, délai de livraison, modalités de règlement, qualité de produit

…) avant toute décision d‘achat En plus de l’économie réaliser, il est aussi important pour

l’entreprise que le matériel acquis soit utilisé de manière à obtenir les meilleurs rendements

possibles, on parlera ainsi d’efficience.

Par le biais de l’efficacité, le contrôle interne s’assure que le matériel acquis par

l’entreprise permettra à celle-ci d’atteindre ses objectifs à tous les niveaux. Dans le but

d’atteindre ses objectifs, l’entreprise ne doit pas seulement se contenter d’optimiser ses

ressources, elle doit aussi en assurer la protection contre d’éventuels vols, utilisation a d’autre

fin, falsifications de données, par le biais des de protection efficace.

En plus de tout cela, il est aussi, primordial de veiller à l’identification de risques

d’erreurs et de fraudes, et la mise en place des mesures préventives et correctives pour non

seulement corriger les erreurs mais aussi diminuer le risque de ces erreurs et éviter qu’elles se

reproduisent.

B-L’Objectif d’Informations Financières :

L’information financière générée au sein d’une entreprise sert aussi bien à une prise de

décision interne qui favorisera la production de l’information financière fiable et en temps

voulus, cela permettra aux responsables de mieux appréhender la structure financière de

l’entreprise et de connaître la situation de sa trésorerie nette et de son endettement.

C-L’Objectif de Conformité :

Un certain nombre de contraintes font partie de l’environnement dans lequel agit

l’entreprise. Ces contraintes peuvent être d’ordre comptable (principes comptables), fiscale

(IS, TVA, Cotisation Minimale, IGR). Le non-respect de ces lois peut, non seulement,

engendrer des pénalités pour l’entreprise, mais également la perte possible de crédibilité

Rapport de stageauprès du public en général et sa clientèle en particulier. Le contrôle interne interviendra donc

pou garantir le respect des lois et règlement en vigueur.

Les systèmes du contrôle interne sont mis en place afin de détecter, en temps voulu

tout dérapage par rapport aux objectifs de rentabilité visés par l’entreprise et de limiter les

aléas. Ainsi donc le contrôle interne à pour rôle de :

Améliorer la planification, l’organisation et la direction ;

Maîtriser les besoins et les priorités du client ;

Evaluer le rendement des activités à tous les niveaux ;

Procéder à temps aux adaptations nécessaires à la croissance de l’activité.

V-Principes de base du Contrôle Interne

Le contrôle interne repose sur certain nombre de règles de conduite ou de préceptes dont

le respect lui confèrera une qualité satisfaisante.

Les principes sur lesquels, d’après l’Ordre des Experts Comptables et Comptables Agrées

en France, s’appuie le contrôle interne sont :

A-Principe d’organisation :

Une organisation est une structure formalisée de rôles, de postes élaborés

intentionnellement. Pour que le contrôle interne soit efficace, il faudrait que cette organisation

soit préalablement établie et, compte tenu des mouvements liés à l’environnement externe et

interne de l’entreprise, elle doit être flexible c'est-à-dire être en harmonie avec la forme que

doit revêtir l’entreprise à tout moment.

B-Principe d’intégration   :

Le personnel chargé de l’animation du contrôle interne doit disposer de compétences

nécessaires pour que le système produise des résultats satisfaisants. Ce principe est essentiel

car la fiabilité du système dépend du niveau de compétence et d’intégrité du personnel.

C-Principe de la permanence   :

Rapport de stageLe système de contrôle interne doit être sécurisé de telle sorte qu’il vive aussi

longtemps que l’entreprise elle-même.

D-Principe de l’universalité   :

Le contrôle interne concerne toutes les personnes de l’entreprise. Il ne doit pas avoir

des personnes exclues du contrôle par privilège, ni de domaine réservé ou d’établissement mis

en dehors du contrôle interne.

E-Principe de l’indépendance   :

Les objectifs du contrôle interne doivent être atteints indépendamment des procédures

utilisées dans l’entreprise.

F-Principe de l’information   :

L’information doit répondre à certains critères tels que la pertinence, l’utilité, l’objectivité, la communicabilité et la vérifiabilité.

G-Principe de l’harmonie   :

Le contrôle interne doit être adapté au fonctionnement de l’entreprise, c’est-à-dire à son environnement en fonction de l’importance des risques qu’il évite, et du coût de sa mise en œuvre.

VI-Etapes d’évaluation du contrôle interne   :

D’après le « Manuel des Normes : Audit légal et contractuel » élaboré par le Conseil

National de l’Ordre des Experts Comptables, l’appréciation du contrôle interne comporte

deux grandes phases :

La première consiste à comprendre les procédures de traitement des données et les

contrôles internes manuels ou informatisés mis en place dans l'entreprise ;

Rapport de stage La deuxième consiste à vérifier le fonctionnement des contrôles internes sur lesquels

le réviseur a décidé de s'appuyer afin de s'assurer qu'ils produisent bien les résultats

escomptés tout au long de la période examinée.

1ère phase : La première étape se déroule comme suit :

Prise de connaissance du système de traitement des données et des contrôles internes

manuels et informatisés mis en place dans l'entreprise (utilisation, si nécessaire, des

diagrammes de circulation comme moyen de description) ;

Vérification par des tests limités (tests de conformité) que les procédures telles que

décrites et que les contrôles internes indiqués sont appliqués ;

Evaluation des risques d'erreurs qui peuvent se produire dans le traitement des

données en fonction des objectifs que doivent atteindre les contrôles internes sur le

traitement des données, à savoir :

-S'assurer que toutes les opérations sont saisies pour enregistrement,

-S'assurer que les opérations saisies sont réelles et correctement

enregistrées dans les livres et les états de synthèses,

Evaluation des contrôles internes assurant la protection des actifs, c'est-à-dire ceux

sans lesquels il existerait des risques de pertes non enregistrées (par exemple, systèmes

de protection physique des stocks pour éviter le coulage, relance des clients pour

éviter des pertes sur créances) ;

Identification des contrôles internes sur lesquels le réviseur a décidé de s'appuyer et

qui auront pour conséquence, s'ils fonctionnent tels qu'escomptés, de limiter ses

travaux de vérification sur les soldes des comptes concernés.

Cette étape est développée dans son intégralité lorsqu'un système comptable est étudié

pour la première fois. Pour les exercices ultérieurs, il conviendra de mettre à jour la

Rapport de stagedescription du système et l'analyse qui en est faite. Si les systèmes n'ont pas été modifiés, des

tests de conformité devront être effectués pour s'assurer que c'est le cas.

Après la réalisation de la première étape, le réviseur peut, pour orienter sa mission, rédiger

une note qui résume pour chaque compte significatif :

Le ou les systèmes comptables qui l'alimentent ;

Le processus de jugement qui l'affecte ;

Les contrôles internes sur lesquels il a décidé de s'appuyer et les conséquences sur

l'étendue des contrôles sur les soldes, si les résultats des tests sur ces contrôles internes

sont satisfaisants ;

La nature, l'étendue et le calendrier des autres contrôles pour s'assurer, lorsqu'il n'y a

pas de contrôles internes sur lesquels il puisse s'appuyer, qu'il n'y a pas eu d'erreurs

significatives ou pour quantifier les erreurs qui se sont produites.

2ème phase : La deuxième étape dans l’appréciation du contrôle interne se déroule

comme suit :

Vérification suffisamment étendue des contrôles internes sur lesquels le réviseur a

décidé de s'appuyer pour s'assurer qu'ils fonctionnent effectivement et tout au long de

la période soumise à son examen ;

Si le résultat de cette vérification est satisfaisant, confirmation que les contrôles

sur les soldes des comptes concernés peuvent être limités ;

Si le résultat de cette vérification n'est pas satisfaisant, remise en cause de

l'évaluation préliminaire des risques d'erreurs dans le système étudié et élaboration

d'un programme de travail permettant soit de s'assurer qu'aucune erreur

significative ne s'est produite, soit de quantifier les erreurs qui se sont produites.

VII-Les moyens d’évaluation du contrôle interne :

Les objectifs de contrôle peuvent être atteints par différents moyens et grâce à différentes

procédures. L’auditeur doit s’assurer que les procédures adoptées par l’entreprise utilisent les

moyens recensés. Pour chaque objectif, l’auditeur récapitule les différentes procédures qui y

sont liées et il doit estimer si globalement l’objectif de contrôle est ou non atteint.

Rapport de stage

A- Les Questionnaires de contrôle interne :

Pour l’aider dans sa démarche, l’auditeur dispose de questionnaires de contrôle

nterne. Il s’agit de questionnaires qui recensent, pour chaque objectif de contrôle interne, les

questions relatives aux différents moyens d’atteindre l’objectif. Chaque question porte sur

l’existence d’une procédure de contrôle et la réponse apportée peut être « OUI / NON / NA

(non applicable) ».Dans le premier cas ( réponse OUI ) il s’agit d’une force pour l’entreprise,

car il existe une procédure de contrôle interne permettant d’atteindre l’objectif de contrôle

identifié précédemment. Dans le second cas ( réponse NON ) il s’agit d’une faiblesse pour

l’entreprise. Cependant, cette faiblesse peut être compensée par l’existence d’une procédure

supplétive. Dans le troisième cas ( réponse NA ), la procédure n’a pas de raison de s’appliquer

à l’entreprise car son secteur d’activité ou sa structure organisationnelle ne s’y prêtent pas.

Afin d’éviter l’accumulation de réponses « NA », il est nécessaire de prévoir différents

types de questionnaires de contrôle interne selon le secteur d’activité ou la taille de

l’entreprise. Une fois rempli le questionnaire de contrôle interne, l’auditeur peut apprécier si

l’es procédures de contrôle interne permettent d’atteindre chacun des objectifs de contrôle

interne. Si un objectif ne peut pas être atteint, en raison de l’absence de procédures adaptées,

cela signifie pour l’auditeur que le risque d’erreur ou de fraude est beaucoup plus élevé et

qu’il sera nécessaire d’effecteur des contrôles approfondis sur les transactions. A l’inverse, si

les procédures de contrôle permettent d’atteindre un objectif de contrôle interne, l’auditeur

doit vérifier que les procédures sont réellement et correctement appliquées.

B- Tests de l’application et de l’efficacité des procédures :

L’auditeur doit s’assurer que les forces relevées dans l’analyse du système de contrôle

interne sont permanentes et que les contrôles prévus sont effectivement et correctement

appliquées.

1 -Le contrôle de l’application des procédures de contrôle interne :

L’auditeur va réaliser des tests de conformité sur l’application des procédures de

contrôle interne constituant une force pour l’entreprise. Ces tests de conformité vont vérifier

la permanence de l’année sans être particulièrement concentrés sur la période de clôture. Le

Rapport de stagecontrôle interne comptable et financier doit être pratiqué tout au long de l’année et non

seulement à la date d’arrêté des comptes.

2- Les tests de conformité :

Les tests de conformité comprennent l’examen de l’application des contrôles et la

simulation de tout ou partie de la tâche effectuée par les employés. L’examen de l’application

des contrôles nécessite la matérialisation de ces contrôles ; elle porte sur la présence de visas,

d’états de rapprochement,…

Le niveau du test de conformité est conditionné par la fréquence de réalisation du

contrôle. Il dépend également des éléments suivants :

Le risque qu’une erreur ne soit pas détectée. Ce risque est moindre s’il existe un

second contrôle portant sur la réalisation du premier contrôle ;

Le degré selon lequel les autres tests d’audit garantissent l’application correcte du

contrôle ;

La fréquence de non-application du contrôle et l’impact des erreurs éventuelles. Selon

le degré d’avancement auquel se produit une erreur, l’impact sur le produit en sera

plus ou moins important. Une erreur se produisant au départ a plus de chance d’être

détectée.

3-L’estimation de l’impact des défaillances dans l’application des procédures de contrôle interne :

Les tests de conformité permettent de valider ou d’infirmer les forces relevées dans la

description des procédures de contrôle interne. L’auditeur pourra s’appuyer sur les procédures

concourant à l’obtention d’un objectif de contrôle quand les tests de conformité auront révélé

que ces procédures sont correctement et régulièrement appliquées. A l’inverse, si les tests de

conformité sont défavorables l’auditeur ne pourra pas s’appuyer sur les procédures de

contrôles interne et il devra exercer un contrôle approfondi du produit.

C- L’échantillonnage :

L’échantillonnage consiste à tester une fraction de la population auditée à tirer les

anomalies relevées une généralisation à l’ensemble de la population. Les tests de validation

sont par nature lourds car ils nécessitent l’analyse de la composition du produit ou du compte

Rapport de stage( pour l’audit des états comptables et financiers ). Quand les transactions sont très

nombreuses, il n’est pas possible d’effectuer un contrôle unitaire. Les lois statistiques peuvent

être utilisées pour déterminer la taille de l’échantillon à tester en fonction du degré de

confiance requis, et pour extrapoler les résultats de l’analyse portant sur l’échantillon à

l’ensemble de la population. La loi normale constitue le plus souvent de référence en raison

de la loi des grands nombres qui tend à normaliser les distributions.

D- Diagramme de Circulation :

Un diagramme de circulation est la description graphique d’un ensemble d’opérations.

Celle ci s’opère au moyen d’une ligne de flux qui retrace dans un ordre chronologique le

cheminement des documents générés par ces opérations. Cette méthode d’analyse a pour

objectif de vérifier si le système de contrôle interne est efficace et valable. Pour le réaliser, il

faut que le diagramme de circulation fasse ressortir les éléments suivants :

La division des responsabilités pour les diverses opérations ;

La localisation des points d’actions, de décision, de contrôle et de vérification ;

La description des documents utilisés pour le transfert d’informations ou

d’instructions ;

La liaison avec d’autres circuits, soit à l’intérieur ou à l’extérieur de l’organisation.

L’auditeur doit choisir les circuits à étudier et les diagrammes à préparer en fonction de

l’étendue de son audit. Il doit être conscient de fait qu’il est proche des sources

d’informations. L’efficacité de son travail repose largement sur la pertinence du circuit

sélectionné et sur sa compréhension.

L’établissement d’un diagramme de circulation suppose l’emploi d’une table de symboles

et le choix d’un type de présentation.

Les symboles : il en existe plusieurs mais les symboles les plus courants sont ceux

utilisés en informatique. Toutefois il importe qu’il y ait une homogénéité totale au

sein d’un même groupe de travail, c’est à dire qu’ils doivent utiliser les mêmes

symboles pour les mêmes procédures afin que toute chose soit bien comprise.

Présentation : s’agissant du type de présentation du diagramme, elle est susceptible

de varier. Cependant elle dérive directement de celle qui caractérise les deux modèles

de base : le diagramme vertical et le diagramme horizontal.

Rapport de stage En général, sur le plan de leurs caractéristiques on peut dire que l’utilisation des

diagrammes de circulation présente plus d’avantages que d’inconvénients. S’agissant des

inconvénients, on peut dire que, d’une part, la méthode ne permet pas toujours de saisir

l’ensemble du contrôle interne : parfois on trouve des difficultés à décrire de façon graphique

certaines opérations. D’autre part, la méthode est longue à mettre en œuvre et nécessite

l’expérience et la logique. Concernant les avantages, on peut dire que l’utilisation d’un tel

dispositif de travail permet d’approfondir le système étudié et d’en déceler les principales

forces et faiblesses. D’autant plus qu’il met en évidence les éléments sérieux d’appréciation

sur la valeur de l’autocontrôle.

VIII-Limites du contrôle interne:

Le dispositif de contrôle interne aussi bien conçu et aussi bien appliqué soit-il, ne peut

fournir une garantie absolue quant à la réalisation des objectifs de l’entreprise. La probabilité

d’atteindre ces objectifs ne relève pas de la seule volonté de la société. En effet, il existe des

limites inhérentes à tout système de contrôle interne. Ces limites résultent de nombreux

facteurs, notamment :

A- Coût du contrôle   :

Il est souvent reproche au contrôle interne d’augmenter les charges de l’entreprise par

l’embauche du personnel nouveau et la réalisation d’investissements supplémentaires.

Cependant, il faut signaler :

Que le contrôle interne est un élément de sécurité dans l’entreprise, dont le coût

peut s’analyser comme celui de l’assurance.

Que le contrôle interne est avant tout une meilleure répartition des tâches avant

leur multiplication.

Que le contrôle interne doit être à la mesure du risque qu’il doit couvrir. On doit

ainsi souligner que si le risque encouru est faible, la mise en place d’une procédure

dont le coût serait supérieur au risque encouru deviendrait une faiblesse dans

l’optique du rapport coût/efficacité.

B-Problème humain   :

Rapport de stageLa mise en place d’un système de contrôle interne peut être interprétée comme une remise

en cause de la direction et outils de gestion. Par contre, il faut observer :

Que le personnel doit être clairement des objectifs réels du contrôle interne

Que les éventuels obstacles soulevés par le personnel relèvent plus de la résistance

au changement en général.

Que le contrôle interne joue en faveur du personnel, car il interdit qu’il soit

suspect.

Toutefois, lors de la mise en place des contrôles, il est nécessaire de tenir compte du

rapport coût / bénéfice et de ne pas développer des systèmes de contrôle interne inutilement

coûteux quitte à accepter un certain niveau de risque.

IX-Contrôle interne au sein du processus achat fournisseur   :

A- Principes d’évaluation du CI :

A ce stade, nous allons examiner les différents principes du contrôle interne quant à la

procédure d’achat.

1-L’exhaustivité des procédures :

A ce niveau, l’auditeur se demande si toutes les opérations de l’entreprise ont été

enregistrées, le risque d’omission peut se manifester par :

L’omission de l’enregistrement d’une facture reçue ou d’un avoir,

La réception des marchandises sans enregistrement de la facture à recevoir,

Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs.

Pour s’assurer de l’exhaustivité des procédures, l’auditeur effectue les tests suivants :

Il sélectionne des bons de réception et s’assure de l’enregistrement des factures

Correspondantes.

Il sélectionne des doubles de bon de commande, retrouve les bons de commandes et

les factures correspondantes et s’assure de leur enregistrement.

Il sélectionne les relevés fournisseurs et les compare avec les factures enregistrées.

Rapport de stage Il sélectionne les demandes d’avoir ou retrouver les avoirs reçus et les enregistrements

Correspondants

2-La réalité des procédures :

Il s’agit de s’assurer que toutes les procédures effectuées traduisent correctement une

opération réelle. Les risques qui peuvent porter atteinte au respect de ce principe sont les

suivants :

Enregistrement d’achats non effectués

Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées,

Non détection d’erreurs qui peuvent entacher les factures.

3-L’autorisation :

L’objectif à ce niveau est de s’assurer que :

Les besoins sont déclenchés par des personnes ayant autorité,

Le choix du fournisseur est approuvé par la personne compétente,

Toutes les commandes sont autorisées,

Les réceptions sont validées par les personnes habilitées pour ce fait,

Les règlements des factures sont autorisés et en cas de paiement par traite s’assurer

que leur acceptation est faite par les personnes compétentes ;

Les avoirs sont justifiés,

Les fiches d’inventaire sont validées ;

4-L’optimisation :

Il s’agit d’optimiser les besoins et les conditions d’achats de ces besoins via la maîtrise

du processus d’achats. Pour cela, il faut disposer d’informations fiables afin de prendre une

très bonne décision, car cela est reflété dans les documents comptables de la société.

B-Généralités sur la fonction achat :

La fonction achats n’est pas seulement une fonction intervenant en amont, mais une

fonction-carrefour entre les divers utilisateurs qu’elle doit satisfaire dans l’entité et l’ensemble

des fournisseurs potentiels. Elle doit agir de façon à assurer aux utilisateurs un

approvisionnement en matériels, matières, marchandises, services et fournitures qui soient :

Conformes aux spécifications des utilisateurs et contrôlables par les réceptionnaires ;

Rapport de stage Obtenues dans des conditions compétitives de coût net, compte tenu des opérations

qui affecteront ces approvisionnements dans l’entité et donc les charges qu’ils

engendreront ;

Disponibles dans la forme, et les conditions nécessaires et souhaitées, sans rupture

de la continuité des approvisionnements

C- Les services intervenants dans le processus d’achats :

Services « Initiateurs »: émettent des « demandes d’achat » dans des limites

strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer

directement aux fournisseurs.

Service «Achats»: il établit les bons de commande sur la base des demandes d’achats

soit des besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les

délais de livraison.

Service «Réception»: s’assure de la conformité de la livraison avec la commande

(quantité et qualité).

Service « Stocks»: il reçoit la marchandise du service « Réception » et procède aux

enregistrements permettant un suivi quantitatif.

Service « Comptable»: enregistre les factures après leur approbation.

Service « Trésorerie »: règle les factures en s’assurant de leur approbation par les

personnes compétentes.

D-L’organisation du processus d’approvisionnement   :

1-Déclenchement de la commande :

Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner

l’assurance que les commandes de marchandises ou des biens et services sont faites en

fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes

autorisées à le faire. En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces

objectifs sont indissociables des problèmes de gestion des stocks.

Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière

satisfaisante aux questions suivantes :

Rapport de stage Qui peut déclencher la commande?

Quelle quantité faut-il commander?

A quel fournisseur doit-on s’adresser?

2-Passation de la commande :

La commande est considérée, sur le plan juridique, comme le contrat liant l’entreprise

et le fournisseur. Le bon de commande, document qui matérialise la commande, exprime

clairement les intentions des deux parties. Pour remplir cette obligation, il faut que ce dernier,

comporte un certain nombre d’informations telles que le nom et l’adresse de l’entreprise, le

numéro et la date de la commande, le nom et l’adresse du fournisseur, la description et la

quantité des articles commandés…

Le bon de commande est généralement établi en 5 exemplaires :

L’original destiné au fournisseur ;

Un exemplaire au service initiateur de la demande ;

Un exemplaire au service chargé de la réception ;

Un exemplaire au service de la comptabilité ;

Un exemplaire demeure au service « achats » pour l’inclure dans le dossier d’achat.

Un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des exemplaires

standard et pré numérotés, à partir des demandes d’achats par le service « Achats »;

Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un

montant maximum autorisé est défini ; Le non respect de telles procédures peut conduire :

Soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire par

des frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des pertes dues

au vieillissement ou à la détérioration des produits.

Soit à des achats insuffisants ou à contre-temps, pouvant se traduire par des retards de

production, des pertes de vente, des frais excessifs de réapprovisionnement et des

conditions moins avantageuses quant aux prix.

3-Acceptation et traitement des livraisons

Il faut en ce domaine garantir que :

Les délais de livraison prévus sont respectés,

Les livraisons, (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que s’ils correspondent

à une demande,

Rapport de stage Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande

Cette mission est assurée généralement par le service chargé de la réception et dans

certains cas par le service de la gestion des stocks. Ce service a pour tâches :

De recevoir les arrivages des transporteurs ou des fournisseurs ;

De signer les décharges présentées par ceux- ci ;

D’identifier et d’enregistrer les marchandises qui entrent ;

De mettre plus rapidement possible les marchandises à disposition.

Un bon d’entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est particulièrement

utile que ces bons soient pré-numérotés. Il doit contenir : l’identité du fournisseur, le numéro

de commande, la quantité reçue et la quantité rejetée éventuellement. Dans les petites

entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de réception. On pourra même

admettre dans certains cas l’utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais à la condition

que celui-ci soit numéroté dès son arrivée.

4-Contrôle des livraisons :

Un contrôle des réceptions est prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées que

dans la mesure où la réception correspond à un bon de commande de l’entreprise.

Pratiquement, il est nécessaire que le service chargé de la réception possède une copie de

l’ordre d’achat l’autorisant à effectuer une entrée de marchandise. Sur cette copie, il est

souhaitable que les quantités soient omises.

Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées : elles sont généralement

faites en deux temps :

Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le bon de commande

et le bon de réception,

Contrôle de qualité de la marchandise reçue : il ne peut être fait que par une personne

Compétente (en général un technicien) qui procèdera soit de manière exhaustive, soit par

sondages. Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon

de réception.

5- Enregistrement des dettes :

Après avoir effectué les contrôles de réception, le service achats reçoit la facture

correspondante et l’enregistre. Le contrôle interne doit garantir que :

Rapport de stage Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des

services,

La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.

La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour Lesquelles

aucune facture n’est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure (parmi d’autres

possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les doubles des bons de

commande et des bons de réception. Ceci permet à cette dernière, d’une part, d’effectuer le

regroupement du bon de commande, du bon de réception et de la facture ; d’autre part de

pouvoir connaître à tous moments l’ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la

facture n’a pas encore été reçue.

Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de la manière que soient évités :

La perte ou simplement l’absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet esprit, il

est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par la comptabilité.

Les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu à des

litiges et détériorer l’image de marque de l’entreprise,

Les retards de règlement qui peuvent se traduire par le versement d’indemnités,

L’enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations,

A cet égard, on peut mentionner les procédures suivantes :

Dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur

identification et datées afin de mémoriser leur date d’arrivée,

Les doubles doivent être oblitérés d’un tampon « Duplicata – ne pas

enregistrer»,

Avant d’être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de

noter que l’ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec

soin en fin d’exercice, au moment de l’établissement du Bilan),

Un certain nombre d’opérations est effectuée avant l’enregistrement de la

facture : Un rapprochement de la facture, du bon de réception ou du bon de

commande en vue de s’assurer que la facture correspond à une réception

effective, acceptée et légitime, ainsi qu’une approbation de la facture par une

personne responsable, et une fois enregistrée, la facture doit être classée dans

un échéancier jusqu’à ce qu’elle soit payée.

6-Paiement des factures :

Rapport de stage Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la

mise en paiement sont les suivants :

Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ;

La mise en paiement est dûment autorisée ;

Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.

Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au

regard du contrôle interne :

Le service comptable compare les éléments figurant sur la facture (prix,

qualité, quantités) avec une copie des bons de réception et les bons de

commande,

La mention « bon à payer » n’est portée sur la facture qu’après comparaison

de celle-ci avec les bons de réception et de la commande correspondante.

Le bon à payer est porté uniquement sur l’original, afin d’éviter de le donner

plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en

plusieurs exemplaires, la mention « duplicata » est indiquée dès la réception,

sur les exemplaire autres que l’original.

Les factures comptabilisées portent la référence de l’enregistrement afin

d’éviter les doubles comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la

mention « payé » pour éviter un double usage et portent la référence du

paiement.

Rapport de stage

Chapitre III   :

L’objectif du chapitre :

Ce chapitre mettra en valeur la mise en œuvre et

l’application des acquis théoriques et de la revue de

CAS PRATIQUE : EVALUATION DES PROCEDURES DU CIRCUIT ACHAT FOURNISSEUR

Rapport de stagelittérature concernant l’évaluation du contrôle interne du

processus achat fournisseur de la SME FANTASIA

I- La prise de connaissance de la procédure d’achat   :

Le premier objectif de cette première phase de l’évaluation du contrôle interne est de

décrire les procédures existantes relatives au cycle achats-fournisseurs. En second lieu, elle

vise de vérifier l’existence du système de contrôle interne du cycle.

A-Le Service Achat et Approvisionnements   :

Le cycle achat fournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans lequel une

estimation exacte de ses besoins ne peut être faite de façon fiable. En effet ,l’entreprise ne

peut maîtriser son activité en amont et en aval qu’avec une meilleure prospection du marché,

une bonne sélection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement établit permettant

de canaliser l’ensemble des informations dont elle dispose vers l’étude, l’analyse et la

schématisation de ces dernières pour une utilisation fiable et simplifiée.

Eu égard à tout ce qui précède, le Service Achats et Approvisionnements de la SME est

une entité qui présente un service correspondant à l’activité achat : réception du besoin de la

part du client interne et concrétisation de l’acte d’achat et ce après la réalisation de toutes les

opérations administratives, de consultation du panel, de négociation avec le fournisseur,

comptables et de règlement.

Ce service s’occupe des relations entre la société et ses fournisseurs. Fantasia effectue ses

achats dans les marchés nationaux et à l’étranger où elle importe le bois .Pour que l’achat soit

conclu, il faut passer par plusieurs étapes :

Rapport de stage Détermination des fournisseurs

Déterminations du coût

Détermination du délai et mode de règlement

Après une chaîne de négociation, la société détermine les fournisseurs qui peuvent

satisfaire sa demande, avec le meilleur rapport Qualité/Prix.

Suivant les besoins en matières premières, le responsable des achats lance les commandes aux

fournisseurs concernés. (Le bon de commande est établi en deux exemplaires : un pour le

service, un pour le fournisseur).

La société reçoit la matière jointe le bon de livraison qui indique la date, les articles livrés,

la quantité, le numéro et les références. Dès la réception de la matière, un bon de réception

est établi par le magasinier qui dénombre les articles reçus.

Avant d’envoyer la facture au service comptable pour l’enregistrer, le service Achat

procède à la comparer avec les autres documents concernent l’opération traitée (bon de

commande et bon de livraison).

Avant le déclenchement de la commande le service achat passe par plusieurs étapes qui

détermine le besoin en matière première et cela à travers la collecte d’un ensemble

d’informations auprès des commerciaux partenaire de la société et à partir de l’historique des

ventes de celle-ci, le service Achat formule un ensemble de prévisions pour la compagne qui

suive.

Le responsable au service Achat se charge de la conception d’un plan de vente

prévisionnel et à travers ce dernier un autre état est établi, il s’agit de nomenclature qui

décompose et détermine les différentes composantes de chaque produit, et tout cela est à

l’aide d’un logiciel (ERP).

Après déduction des stocks des quantités prévues, un plan de fabrication est consenti qui

s’étale sur 18mois, ce plan de fabrication détermine les articles et les quantités à fabriquer

pour une période donnée. Et à partir de ce plan, un Etat de besoins en matières premières est

établis (sur 15 mois), qui informe sur les besoins en MP tant pour le service achat (à acheter)

que le service fabrication (à fabriquer).

Ce schéma synthétise les différentes étapes du processus achat :

Rapport de stage

B-Les achats de la SME FANTASIA   :

Commerciaux Historique

Prévisions de vente

Nomenclature

Plan directeur production

Besoins

Achat Détermination des fournisseurs Détermination des coûts Détermination du délai et mode de paiement Commande Réception Vérification

Rapport de stage Les achats de FANTASIA se composent essentiellement de :

Bois et accessoires

Pièces de rechange.

Equipements

Fournitures bureau.

Fournitures eau & électricité.

Autres.

D’après les résultats financiers provisoires de la société marocaine d’emballage d’Agadir

relatif à l’exercice 2009/2010, on constate que :

Données du compte du résultat : en KDHs :

2009 2010 Variation en %

Achats 60000 80000 33,33%

Chiffre d’affaire : CA 100000 120000 20,00%

Achats/CA 60% 66.66% 10,00%

Le compte du résultat fait ressortir que les achats ont enregistré une progression de plus de 33% .Ces achats sont relatifs aux besoins du service achat en bois et accessoires , pièces de rechange, fournitures d’eau et d’électricité …

Toutefois, la part des achats par rapport au chiffre d’affaire en 2010 est assez importante : 66.66% soit une hausse de 10% par rapport à 2009.

Evolution des achats en KDHS

Rapport de stage

2009 201018000

19000

20000

21000

22000

23000

24000

2009

Données sur les dettes fournisseurs : en KDHS

2009 2010 Variation en %

Fournisseurs et CR 20000 24000 20,00%

Dettes du passif circulant 22000 28000 27,27%

Fournisseurs/Dettes PCHT 91% 86% 5.49%

La lecture du bilan comptable- comptes du passif relatif à l’exercice 2010 fait ressortir que la dite année fût marqué par une augmentation des dettes fournisseurs de 20% ainsi , une augmentation a été constatée quant au total dettes du passif circulant en 2010 par rapport à 2009 de 27.27%

Par ailleurs, les dettes fournisseurs représentent 91% de la totale dette du passif circulant en 2010 contre 86% en 2009 soit une diminution de plus de 5%.

Evolution des dettes fournisseurs

Rapport de stage

2009 201018000

19000

20000

21000

22000

23000

24000

2009

C-Description narrative   du processus achat   :

1-Expression du besoin :

L’analyse du besoin se fait chaque fin de mois par le service production qui compare le stock existant avec le besoin. Le service achat/approvisionnement établit la demande d’achat en respectant le budget annuel qui s’actualise chaque mois.

Une fois la vérification de la disponibilité budgétaire et des seuils autorisés est effectué par le Service achat/approvisionnement, la consultation des fournisseurs est lancée., qui se fait par l’envoi d’une lettre et d’un dossier de consultation aux fournisseurs consultés. Le service achat doit consulter au minimum dix fournisseurs.

La sélection et Le choix du fournisseur convenable se fait par une grille qui va faciliter la comparaison des différentes offres sur la base de la qualité et du prix. Ainsi le choix est fait il va être approuvé par le responsable achat et le directeur général.

2- Déclenchement de la commande :

Toute commande validée fait l’objet d’un bon de commande externe (BCE) établi par le service achat/approvisionnement. Celui-ci sera approuvé et signé par le responsable du SAA, le directeur général et le président directeur général, et qui doit comporter la quantité demandée + le prix + la date de livraison + les conditions de paiement.

Rapport de stageLe bon de commande va être envoyé au fournisseur par Fax, et un exemplaire du bon doit

être classé de façon chronologique par le Service achat/approvisionnement.

3-Réception de la commande :

Le magasinier reçoit les achats commandés avec le bon de livraison qui se divise en trois catégories selon le type de transport de la commande :

BL pour les navires.

CMR pour les camions.

LTA pour les avions.

Et c’est lui qui se charge du contrôle de la quantité demandée. Après l’établissement du bon de réception qui reprend les caractéristiques suivantes de la marchandise livrée :

Quantités reçues

Références

date de réception

visa

Celui-ci va être envoyé au service de réception qui est attaché au SAA. Ce service est chargé du contrôle de la quantité plus le prix en comparant le bon de commande avec le bon de réception. En cas de non-conformité une lettre de réclamation sera envoyé au fournisseur.

4-Comptabilisation et règlement :

Le service de la comptabilité va recevoir l’ensemble du dossier et faire la saisie sur système. Ce dossier comporte :

Cinq factures originales.

EIN/BL.

La quittance.

La facture transport.

Les documents internes.

. Les factures originales sont rapprochées du bon de commande et du bon de réception. La section comptable établi l’imputation comptable et l’ordre de paiement. Ensuite, une lettre de virement est éditée et visée par le directeur général pour liquider la dépense.

Rapport de stageII-L’évaluation préliminaire du contrôle interne

A- Diagramme de circulation   :

Le diagramme de circulation ou circuit de documents ou flow-chart ou ordinogramme, est un schéma dressé pour étudier :

L’organisation du traitement des documents afférents à une chaîne ou uneCatégorie d’opérations ;

La validité et l’efficacité du contrôle.

C’est la « photographie » de la circulation au sein et entre les entités concernées, des informations à étudier et des documents qui les véhiculent. C’est soit la représentation d’un processus, soit seulement la retranscription graphique d’une procédure écrite. Il constitue une description particulièrement synthétique qui aide l’auditeur à mettre en évidence les principales forces et faiblesses du contrôle interne du circuit étudié .Dans ce qui suit, nous allons présenter le diagramme de circulation de la procédure achat.

Rapport de stageFigure Signification Figure Signification

Début Stockage définitif

Traitement/opération administrative

Stockage provisoire

Création d’un document

Alternative/décision

Ensemble de documents Fin

1-Expression du besoin :

Rapport de stage

2-Déclenchement de la commande :

Rapport de stage

3-Réception de la commande :

Rapport de stage

4-Comptabilisation et règlement :

Rapport de stage

B-Grille d’analyse des tâches

La grille d’analyse des tâches est la photographie à un instant T de la répartition du travail, sa lecture va permettre de déceler les erreurs aux manquements à la séparation des tâches et donc d’y porter remède. Il est possible de concevoir une grille pour la fonction achats qui comporte un découpage unitaire de toutes les opérations relatives au processus achats-fournisseurs de la SME FANTASIA.

Conséquemment, la grille d’analyse des tâches est un outil qui permet de faire une évaluation sommaire mais directe de la séparation des tâches et ce en repérant le cumul des tâches. Toutefois, d’une façon générale, considérons que trois types de fonctions doivent être de préférences confiés à des personnes différentes qui pourront se contrôler mutuellement 

Les fonctions d’exécution : service achats et approvisionnements

Les fonctions de conservation du patrimoine : magasinier

Les fonctions d’enregistrement comptable : sections comptables

Oui=X Non=O Force=F Faiblesse=f

Opérations Exécution Acteurs Eval

uation

Etude et prospection du marché X

Responsable achat

Organismes externes pour l’étude

F

Etablissement de la liste des fournisseurs

XService achat.

F

La définition des critères de sélection X

Service achat sous l’encadrement de la direction générale

F

Emission de demandes d’achats.

X Toutes les entités. F

Réalisation du dossier O Pas de dossier f

Rapport de staged’appel d’offre d’appel d’offre

Analyse et mise à jour de la liste des fournisseurs

XResponsable achat

F

Elaboration de la grille d’analyse des offres

XResponsable

service achat F

Etablissement des commandes.

XService Achats

F

Autorisation des commandes.

XLa direction

générale F

Réception des marchandises et services.

X le magasinier.

F

Comparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reçus avec les commandes.

O

Idem mais ca se fait juste au niveau quantitatif

f

Etablissement du bon de retour. (cas de non conforme). O

Acceptation de la commande sous réserve en attendant de contacter le fournisseur

f

Etablissement du bon de réception.

XLe magasinier.

F

Réception de la facture. X Service import F

Comparaison bon de réception/commande/facture.

XService Achats &

service comptabilité F

Imputation comptable. X Le comptable F

Vérification de l’imputation comptable.

XLe chef comptable

et direction financière F

Contrôle des factures.X

La direction financière

F

Suivi des avoirs à X Service comptabilité et service

F

Rapport de stagerecevoir. achat

La saisie du Bon à payer.

X

Secrétariat et il est vérifié par le service comptable. Il s’agit d’un ordre de paiement et une lettre de virement.

F

Tenue du journal d’achats.

X

Prise en charge par le système tenu contrôlé par le service comptable

F

Tenue de l’inventaire permanent. X

Service comptable au niveau de la procédure

F

Tenue des comptes individuels fournisseurs.

XService comptable

F

Rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes.

XService comptable

F

Rapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseurs.

X

Service comptable

F

Centralisation du journal d’achats.

OCette procédure

n’existe pas.f

Signature des chèques.X

Responsable financier et direction générale

F

Envoi des chèques. X Secrétariat F

Acceptation des traites.X

Responsable financier et direction générale

F

Tenue du journal des effets à payer.

XResponsable

fournisseur F

Rapport de stageTenue du journal de

trésorerie.X

Chef comptable F

Annulation des pièces justificatives.

XChef comptable

F

Approbation des opérations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- créditeurs divers.

X

Chef comptable

F

1. Passation de la commande :Au niveau de passation des commandes, les constats soulevés démontrent

qu’il n y pas de cumul de tâches. Ceci dit que la répartition des tâches est

suffisante entre le service achats et les entités demandeurs. Ces dernières

établissent un BCI qui est adressé au SA. En cas de validation, le SA établit un BCE.

2. Autorisation de la commande :

Les autorisations de la commande relève de la compétence de la direction

générale après vérification de la disponibilité budgétaire par la direction

financière

3. Réception de la commande :

Quand à la réception des commandes, toutes les vérifications habituelles

sont faites. Par ailleurs, on soulève qu’il y a un cumul de tâches au niveau du

magasinier .En effet, ce dernier s’occupe de la réception des livraisons

fournisseurs, de la mise à jour du stock En outre, on remarque que le magasiner

n’effectue pas un contrôle en qualité et se contente d’une vérification quantitative

ce qui représente un point faible au niveau de la réception de la commande

4-Imputation comptable et règlement :

Rapport de stage Les sections comptabilité fournisseurs s’occupent des contrôles et des

enregistrements comptables ce qui prouve le respect des principes du contrôle interne,

car il n’y a pas une cumulation des tâches.

Somme toute, on peut dire que l’organisation et la structure administrative de

la société permettent une séparation satisfaisante des tâches entre les différents

intervenants du cycle achats- fournisseurs.

C-Questionnaire du contrôle interne   :

Oui : Il s’agit d’une force théorique pour l’entreprise car il existe une procédure de contrôle interne permettant d’atteindre l’objectif de contrôle interne identifié précédemment.

Non : Il s’agit d’une faiblesse pour l’entreprise. Mais elle peut être compensée par l’existence d’une procédure supplétive

Le 1er objectif : S’assurer que tous les achats sont dûment autorisés par l’entreprise.

S’assurer de la bonne organisation du processus achat

Les questions Oui Non Observations 1-La Demande d’Achat : Est-elle prénumérotée ?

2- Est-elle signée par une personne autorisée ?

3-Existe-il un manuel de procédures internes ?

4-La répartition des tâches est-elle respectée par les services suivants :

Service achats et approvisionnements

Service comptabilité Magasin

5-Est-ce que l’inventaire des stocks est tenu régulièrement ?

X

X

X

X

Oui la demande d’achat interne est toujours signée par le chef de service concernée par cette demande d’achat (service production)

Il n’ existe pas des manuels de procédures relatifs aux fonctions d’achats et approvisionnement.

Voir la grille de répartition des tâches

L’inventaire des stocks est tenu chaque fin de mois

Rapport de stage Le 2éme objectif : S'assurer de l'existence et de l'utilisation effective de la procédure d'appel d'offres 

Les questions Oui Non Observations 1- Y a-t-il une procédure d'appel d'offres clairement défine?2- Si oui, est elle appliquée pour tout achat ?

3-Existe-t-il un seuil obligatoire défini pour procéder aux achats par appel d'offres ?

4- Un responsable/ service est il nommément désigné pour l'étude et la prospection du marché des fournisseurs ?

5-Le responsable chargé de la prospection est-il celui chargé des achats ?6-. les critères de présélection des fournisseurs sont ils objectifs et clairement définis ? 7-les critères de présélection des fournisseurs comporte il les éléments tels que : le savoir faire, la proximité, la capacité de production des fournisseurs ?.8-Le responsable chargé des achats utilise t il une grille de présélection des fournisseurs?

X

X

X

X

X

X

X

X

Le service achat ainsi que le service import est chargé de la prospection du marché des fournisseurs

Le responsable achat utilise une grille qui l’aide a choisir entre les offres à raison des prix ,de proximité ,de conditions de livraison …

Le 3éme objectif : S’assurer que toutes les commandes sont dûment autorisées et que leur suivi permet de connaître les engagements par l’entreprise.

Les questions Oui Non Observations 1- Le Bon de Commande est il prénumérotée ?2- Est il établi en quantité et en valeur ?

3- Y a-t-il un respect d’un délai entre la date de la demande et la date de la commande ?4- Est-ce que le choix du fournisseur est fait en accord avec la politique de l’entreprise ?5- Les articles commandés sont-ils bien ceux qui sont demandés ?6-Si la quantité commandée est différente, est-ce dû à une raison valable ? (par exemple rabais obtenu sur un achat en plus grande quantité)

X

X

X

X

X

X

Mais cette procédure et ce délai n’est pas applicable pour toute les commandes

La quantité commandée est différente à cause d’autres raison tels que les défauts et les erreurs

Rapport de stage7-Est-ce que l’offre choisie est basée sur le rapport prix-quantité et prix qualité ?8-Est-ce que le délai de livraison demandé est raisonnable ? Est-il respecté ?9-Des bons de réceptions sont-ils établissystématiquement ?10-Sont-ils pré numérotés ? 11-Signés par le réceptionnaire ?12- Ces services reçoivent-elle une copie de la commande ?· Le magasinier ? (pour planifier la réception)· Le comptable ? (pour noter les engagements)· Le service de relance ? (Pour assurer la livraison à la date voulue.)13- Est-ce que la demande est annulée après passation de la commande ?

X

XX

X

X

X

X

X

X

Dans la plupart des cas le délai de livraison dépasse celui prévu

4éme objectif : S’assurer que toutes les marchandises et les services reçus sont conformes aux commandes quant à la qualité et la quantité et qu’ils sont enregistrés S’assurer que toutes les marchandises retournées ainsi que les réclamations concernant les quantités, qualités sont suivies de façon à obtenir des avoirs pour ces éléments.

Les questions Oui Non

Observations

1- La conformité de la livraison avec lacommande est-elle contrôlée? Et par qui ?

2- Ce contrôle porte-t-il sur la description, la quantité et la qualité ?

3- Les marchandises retournées aux fournisseurs, font-elles l’objet d’un bon de retour ?4- Les bons de retour et les demandes d’avoir sont ils transmis aux personnes chargées d’obtenir les avoirs ? 5- Contrôle-t-on les entrées en magasin par un inventaire permanent ?6-Y-a-t-il une procédure de relances defournisseurs en retard de livraison ? Et comment ?7- Est-ce que le magasin fournit une protection adéquate aux livraisons ?

X

X

X

X

X

X

X

La conformité de la livraison est contrôlée par le magasinier

Le contrôle porte uniquement sur la quantité abstraction faite de la qualité

Non il n’existe pas une procédure formalisée dans le cas de retard de livraison

5éme objectif : S’assurer que les factures et les avoirs sont contrôlés avec les bons de réception ou de retour pour les quantités et la qualité, et avec les bons de commandes pour les prix et

Rapport de stageconditions de paiement ; et que ces factures et avoir sont approuvés avant d’être enregistrés dans le compte fournisseur

Les questions Oui Non Observations 1- Les factures et avoirs des fournisseurs sont-ils directement transmis au service comptable ?2- Portes-t-elles mention par tampon de la date de réception dans l’entreprise ?3- Les prix, les quantités et les tirages sur la facture sont-ils souvent corrects ?4- fait-on une vérification avec le bon decommande et le bon de livraison ?5- Le responsable du service comptabilitéapprouve-t-elle les factures (appuyées des bons de commande et bons de réception) avant d’ordonnancer le paiement et l’imputation comptable ?7-L’imputation comptable, est-elle vérifiéeSystématiquement ?8-Les rabais, les remises et les ristournes qui sont dus à l’entreprise sont-ils incorporés dans la facture ? OUI / FACTUREE A PART PAR LE FRS

X

X

X

X

X

X

XLes RRR sont incorporés dans les factures mais non pas par le fournisseur

Rapport de stage

D-Le tableau d’évaluation des risques   :

Risque d’erreurs possibles

Causes éventuelles Degré de risques inhérents

Contrôle s’y rapportant

Non-conformité du Bon de Commande au besoin réel de l’entreprise.

Erreurs de frappe ;Oubli de certains éléments cités par ledemandeur.

Faible Vérification de l’homogénéité des quantités avec le besoin réel de la production par le service achat

Vérification du type des articles mentionnés sur la Demande d’Achat avant l’élaboration de la Commande.

Vérification de la conformité entre Quantités demandées et Besoins réels avant de signer le Bon de Commande (par la Direction), et par suite l’autorisation de la commande.

Passif engagé mais noncomptabilisé.

Facture perdue;Lots de facture perdue .

Nul Rapprochement de l’achat avec le plan de production ,le contrôle de stock ainsi que le contrôle des factures non parvenues

Les saisies informatiques journalière donne automatiquement lieu à l’édition

d’un état en fin du mois.

Montant des achats erronés. Valeur inexacte sur les documents de base.

Nul Contrôle a priori du bon de commande et vérifié par la direction financière et la direction générale

Vérification des prix mentionnés sur la

Rapport de stageDemande d’Achat et la comparaison avec le devis des fournisseurs

En cas d’augmentation des prix, l’entreprise exige un avis de la part du fournisseur.

Une révision des prix est exigée aux fournisseurs chaque mois.

Vérification de la conformité des Quantités, Prix, Nom fournisseurs, entre leBon de Commande, Demande d’achat et le Bon de livraison ou la Facture.

Contrôle du Taux de Remises, Ristournes ou Rabais incorporés dans la facture fournisseur.

Le BL et la Facture necorrespondent pas auxmarchandises reçues.

Informations inexactes sur les documents debase

Faible A l’arrivée de la matière première , il y a une vérification de la conformité des données mentionnées sur le Bon de Commande (nom fournisseur, date de livraison, Quantité et Prix)

La quantité des articles est appréciée par le magasinier

Vérification de la conformité des Quantités, Prix, Nom fournisseurs, entre le Bon de Commande, Demande d’achat et le Bon de livraison ou la Facture.

Achats comptabilisés, mais marchandises non reçues.

Facture traitée pour des marchandises nonreçues.

Nul Contrôle des pièces justificatives par le comptable-fournisseur pour procéder

au règlement. Contrôle au niveau de la passation des

écritures comptable.

Rapport de stageRèglement non comptabilisé. Document de base perdu

;Faible Contrôle des talents de chèques et

talents des effets Contrôle des pièces justificatives par le

comptable-fournisseur pour procéderau règlement.

Contrôle au niveau de la passation des écritures comptable.

Les articles commandés sont payés à des prix inappropriés.

Les informations concernant les prix sontincomplètes ou ne sont plus à jour

Nul Vérification des prix mentionnés sur la Demande d’Achat et la comparaison avec le devis des fournisseurs.

Vérification de la conformité des Quantités, Prix, Nom fournisseurs, entre le Bon de Commande, Demande d’achat et le Bon de livraison ou la Facture.

Imputation des achats aumauvais compte

Référence incorrecte des articles ;

Faible L’imputation est saisie sur système et non pas manuellement on vérifie juste les prix et les quantités et on opte pour une régularisation

L’entreprise procède à une analyse des comptes mensuelle

Création de comptes fournisseurs fictifs

Tâches incompatibles Nul Présence d’une liste des fournisseurs agrée par la Direction générale

Chaque fournisseur a un sous compte et un identifiant

Faire une commande aumoment inadéquat.

Les informations relatives aux stocks auxbesoins de production ne sont pas disponibleou sont inexactes.

Faible Il existe un contrôle permanent du stock de matières premières

Vérification de l’homogénéité des quantités avec le besoin réel de la production par le service achat.

Rapport de stage

III-Faiblesses des Contrôles constatées au niveau du circuit des approvisionnements :

Rapport de stage

Faiblesse constatée Risque existant

Non pré-numérotation des demandes d’achats. Risque d’oublie de commande par le Service Achat.

Aucun contrôle n’est fait pour s’assurer que les prix payés pour les articles en stock ne sont pas supérieurs aux prix du marché

Risque de surestimation des stocks en fin d’année.

Aucune relance des commandes non-livrées est faite aux fournisseurs

Risque de retard de livraison.

Absence de manuel de procédure pour le processus achat fournisseur .

- Cumul des tâches incompatibles ;

- Difficulté de remplacer un agent chargé des achats

- Non atteinte des objectifs de contrôle interne.

Absence de contrôle qualitatif de la marchandise livrée

Risque de non-conformité de la commande et un défaut de qualité

Rapport de stage

III-Forces des Contrôles constatées au niveau du circuit des approvisionnements   :

Objectif du contrôle interne

Indicateurs Evaluation Résultats

Achats correspondants à des besoins réels de l’entreprise

Existence de procédure d’autorisation d’achat

F

Achats de quantités économiques

Les quantités commandées sont optimales

Existence de procédure de vérification des stocks existants au magasin.

Respect des délais de livraison.

Existence de procédure de confrontation BCE/BL.

F

Réception correspondant à un ordre d’achat.

Rapport de stage Les marchandises

reçues sont toutes facturées

Chaque marchandise est saisie au système et le responsable fournisseur veille à ce que les factures soient payés à leur échéance

F

Cela aide à éviter le retard de paiement ou relation conflictuelle avec le fournisseur.

Expression du besoin faite sur la base du budget (exploitation) soumis à l’approbation du chef de service demandeur et de la Direction générale

Chaque demande doit passer par le service achat qui élabore le bon de commande et passe par la direction financière et la direction générale avant d’être envoyée au fournisseur

F

Eviter un déséquilibre financier

La consultation concurrentielle faite auprès d’un nombre de fournisseurs

Le service achat après la réception de la demande lance un appel d’offre pour choisir l’offre la plus compatible au besoin de l’entreprise

F

Cette procédure permet un achat économique et efficace.

Existence d’un registre ou une liste de fournisseur connue par lesresponsables et où l’on ne peut ajouter un fournisseur qu’après passation d’aumoins une commande

Le responsable achat a une liste panel de fournisseurs qui consulte à chaque fois qu’il y a une demande d’approvisionnement F

La liste de fournisseur permet un choix compatible et efficient

Rapport de stageIV-Recommandations   :

Afin de pallier les faiblesses de contrôle interne relevées lors de l’évaluation faite, les

recommandations suivantes doivent être prises en considération:

Mettre en place un tableau de bord achats afin de Décider des axes d'amélioration

par rapport à la politique Achats et aux stratégies définies Communiquer sur les

résultats du service Achats

Pré-numérotation des demandes d’achats des différents services et vérification des

séquences de ces demandes par l’acheteur.

Contrôle des prix des articles en valeur importante avec ceux du marché.

Les dates de livraison devraient être portées sur les Bons de Commande et ces

derniers devraient être classés par échéance par le réceptionnaire pour relancer les

fournisseurs.

Toutes les activités de cette entreprise et en particulier les opérations du cycle A / F

doivent être effectuées sur la base de procédures formalisées pour éviter le cumul;

des fonctions incompatibles. Celles-ci doivent être à la portée de tout le monde pour

leur servir de référentiel pour une compréhension et une exécution uniformes de

leurs activités. Ce manuel doit être mis à jour régulièrement pour pouvoir maintenir

l'entreprise dans une dynamique progrès nécessaire à sa survie et à sa position dans

son secteur d'activité. d’une vérification quantitative

Un contrôle qualitatif est important pour les commandes dés la réception pour éviter

les erreurs et défauts de qualité le magasinier doit être formé à ce qu’il soit capable

d’effectuer un contrôle qualitatif et non pas se contenter seulement

Rapport de stage

Conclusion

En guise de conclusion et à l’instar des résultats obtenus lors de l’évaluation du

Contrôle Interne du cycle achats-fournisseurs , il conviendrait de signaler que l’efficacité

globale de la fonction achats doit s’estimer en tenant compte de l’importance que SME

FANTASIA accorde au coût, à la sécurité et à la flexibilité de ses approvisionnements.

Le Contrôle Interne, comme défini auparavant, est l’ensemble des sécurités

contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et

procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci.

Ainsi, une entreprise appliquant les principes, règles, méthodes et procédures de ce

contrôle cerne la majorité des risques pouvant perturber son fonctionnement et pouvant

toucher à son efficacité et à sa performance globale.

De manière générale, la SME FANTASIA dispose de procédures de Contrôle

Interne. Ces procédures sont, dans la majorité, appliquées de manières permanente et

efficace.

Rapport de stage

Bibliographie   :

La nouvelle pratique du contrôle interne » ( les éditions d’organisation, COOPERS & LYBRAND, quatrième tirage 1998, Institut français des Auditeurs Consultants Internes IFACI) ;

« La théorie et pratique de l’audit interne » (les éditions d’organisation, COOPERS&LYBRAND, Institut français des Auditeurs Consultants IFACI ) ;

« Contrôle interne : ASPECTS FINANCIERS, opérationnels et stratégiques » L.Collin et G.valin ;

« Audit et contrôle interne » ( BENOIT PIGE )

Rapport de stage