a gestão de documentos, da informação e do conhecimento

Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – PPGCI/UFF Niterói, 22 de maio a 24 de maio de 2013

A gestão de documentos, da informação e do

conhecimento:

contextualização e especificidades

Regina Cianconi

[email protected]

PPGCI/UFF

mailto:[email protected]


Gestão do Conhecimento

Gestão da

Informação Gestão de Documentos

Fonte: PONJUAN DANTE (2007, p. 106)

Relações entre a gestão de documentos- informação-

conhecimento


Gestão de Documentos

TEORIAS REMONTAM AO SÉCULO XIX A ATIVIDADE TEM INÍCIO NO SÉCULO XX - Estados Unidos e Canadá

• Preocupação com a documentação produzida no

âmbito dos organismos governamentais; • Administração pública carecia de critérios em

relação à padronização, organização, classificação para acesso e guarda dos documentos em sua fase corrente até sua destinação final, de modo a garantir seu uso posterior.



É voltada aos documentos produzidos no âmbito de um organismo produtor (pessoa física ou jurídica), os chamados documentos orgânicos; Envolve a criação, classificação, difusão e acesso aos documentos, sua proteção, e conservação.


No Brasil esta atividade é regulamentada, pelo Art 3º da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados: Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.



Conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador, que deve ser capaz de gerenciar simultaneamente os documentos digitais e os convencionais. No Brasil, o e-ARQ Brasil , cujo objeto é o documento arquivístico digital, estabelece requisitos mínimos para um SIGAD, independente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido. Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.

a) Sistemas Informatizados de Gestão Arquivistica de Documentos - SIGAD

O que muda com a Informática

Fonte: Conarq. e-Arq Brasil (2011).


b) Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

O que muda com a Informática

Principais etapas: • Criação de documentos • Captura (digitalização) • Indexação • Gerenciamento de imagens, documentos e registros • Distribuição • Segurança • Automação do Fluxo de Trabalho (Workflow) • Armazenamento • Preservação • Integração com outros sistemas da organização.

Obs. Os sistema GED comerciais não seguem os padrões E-Arq


A gestão da informação envolve todo o ciclo informacional, ou seja, as atividades de planejar, coordenar, selecionar, organizar, processar, comunicar, disseminar informação, visando o uso. A informação é vista como um bem, devendo seu fluxo ser aperfeiçoado.

Fonte: CIANCONI (2003)

Convém lembrar que na Ciência da Computação e na Administração de Empresas, também se observa o uso do termo (do inglês “information management”), na administração dos sistemas de informação, porém o foco é na tecnologia, não na informação em si.

Gestão da Informação


Gestão da Informação – estágios

Fonte: baseado em SAVIC (1992) ; MARCHAND & HORTON (1986)

Gestão das informações Estratégicas e de

negócios

Gestão da tecnologia automatizada e busca da eficiência técnica

Gestão da documentação e dos

procedimentos

Gestão das informações e recursos da organização


Gestão da Informação - macroprocesso

Fonte: PAULA (2011), baseado em Davenport (1998, p.175); Choo (2003, p.58)

RETROALIMENTAÇÃO E PRODUÇÃO DE CONHECIMENTO

Gestão dos Recursos da Informação-GRI (Information Resources Management – IRM)

A expressão surge em meados dos anos de 1970;

É formalmente instituída como função no Governo dos Estados Unidos, em meados dos anos 1980 (A-130).

Visa gerenciar a informação propriamente dita, as tecnologias de comunicação, tratamento e disseminação da informação, os recursos humanos envolvidos nos processos informacionais.

Década de 1970/1980

Década de 1990

Gestão de Recursos da Informação Contextualização histórica


Gestão de Recursos da Informação – influências

• Administração de dados (data management) – Computação/Análise de Sistemas

• Gestão de documentos (records management) – Administração

• Gestão da informação (information management) – Ciência da Informação/ Biblioteconomia

Fonte: baseado em Lytle (1986, p.327)

Gestão do Conhecimento-GC (Knowledge Management-KM)

Há autores que consideram a Gestão do Conhecimento como uma evolução da GRI;

Todavia, as atividades que deram origem à GC surgem em outro contexto aplicação da inteligência artificial aos processos de tomada de decisão(WIIG, 1999).

Fonte: Baseado em BETTENCOURT, CIANCONI (2012).

Década de 1980 Década de 1990

Gestão do Conhecimento Contextualização histórica

Gestão do Conhecimento nasce ligada à Ciência da Computação / Inteligência Artificial aplicada à Administração de Empresas, sendo mais recente o estudo pela Ciência da Informação.

Final dos anos de 1980 segundo WIIG, que atuava na área de Inteligência artificial e foi um dos primeiros a usar o termo GC na década de 1980, o foco mudou da tecnologia para o ser humano.



Gestão do Conhecimento Contextualização histórica

A Gestão do Conhecimento começa a ganhar notoriedade na literatura, a partir da teoria de conversão do conhecimento, de Nonaka e Takeuchi.

Modelo da espiral do conhecimento- o conhecimento é construído em um processo dinâmico, em permanente transformação, de tácito para tácito, de tácito para explícito, de explícito para tácito, de explícito para explícito, em um “contexto capacitante” favorável ao compartilhamento: “ba”. (NONAKA; KONNO, 1998)


Contextualização histórica

Foco no mapeamento

de processos, na gestão

dos conteúdos

informacionais

Foco nas comunidades

e relacionamentos

Foco na organização,

monitoramento e

recuperação da

informação

Foco na aprendizagem

organizacional e inovação

Gestão da Informação

Gestão do Conhecimento

Informação + Processos

Pessoas + Informação + Processos

(Conhecimento Tácito)

(Conhecimento Explícito)

Interseção entre a Gestão da Informação

e a Gestão do Conhecimento


Produção do Conhecimento

Explicitação (Produção de Informação)

Identificação de Necessidade de

Informação

Coleta da Informação

Organização da Informação

Compartilhamento da Informação / Conhecimento

Adaptação ao Conhecimento

Existente

Uso do Conhecimento

Tecnologia, Padrões

Cultura Organizacional e informacional

Análise, Avaliação Insight

Ambiente, Contexto, Políticas

Processo de Produção e Transferência da Informação e Conhecimento

Pessoas, Sense-making

Metodologias, Modelos

Fonte: Adaptado de O'DELL, C.S, GRAYSON, Jr, C. Jackson & ESSAIDES, N., 1998.


Leitura, visualização Aprender pela prática (estágios, rodízio técnico e gerencial)

Publicações (livros, artigos, anais) Produção de Podcast, Blogs, Wikis Relatórios Apresentações Catálogos, guias, índices Taxonomias, Tesauros Ontologias

Narrativas Perguntas e respostas Ferramentas de Groupware (audio e Videoconferência) Midias sociais (blogs, wikis) Treinamento Ensino a distância Modelos, metaforas

Recursos para a Produção e Compartilhamento do Conhecimento – Modelo SECI -

Socialização

(tácito para tácito)

Internalização

(explícito para tácito)

Externalização

(tácito para explícito)

Combinação (explícito para

explícito)

Encontros, discussões; Interação interpessoal; Comunidades de prática; Participação em redes sociais Uso de midias sociais

Fonte: Adaptado de PAHANI, WATSON, PARTRIDGE (2013)


Aspectos da Gestão

do Conhecimento



O que chamamos de

Gestão do Conhecimento,

em grande parte, são práticas já

incorporadas em nossas

atividades, sob outras

denominações.

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Qual o diferencial?

Visão integrada, percepção de que tal conjunto de ações,

com ênfase no compartilhamento e

a na colaboração promovem e aceleram

o aprendizado, a expertise e estimulam

a inovação.

http://www.flickr.com/photos/joybuzzard/page17/

http://www.flickr.com/photos/joybuzzard/page17/


Impacto político: o Acesso aberto, governo aberto, ciência aberta;

Impacto tecnológico: o Evolução dos estudos sobre ontologias e web

semântica;

o Linked data –identificação não apenas de documentos e conteúdo digital, mas também objetos do mundo real e conceitos abstratos;

Filtros humanos e não humanos;

Estímulo à colaboração - mídias e redes sociais –

mudança comportamental na busca e uso de informações;

Social Knowledge Management - visão construtivista da produção do conhecimento em ambiente social.


Referências BETTENCOURT, Marcia. P.L; CIANCONI, Regina. Gestão do conhecimento: um olhar sob a

perspectiva da Ciência da Informação. In: ENANCIB, 13, 2012, Rio de Janeiro. Anais...Rio de

Janeiro, Fiocruz, 2012.

BRASIL. CONARQ. e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, 2011. versão1.1. Disponível em: http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov/br/media/e-arq-brasil-2011-corrigido.pdf. Acesso em: 15 maio 2013. CHOO, C. W. Gestão da informação para a organização inteligente: a arte de explorar o meio ambiente. Lisboa: Caminho,2003.

CIANCONI, Regina de Barros. Gestão do conhecimento: visão de indivíduos e organizações no Brasil. 2003. 297 f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação)– Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação, Universidade Federal do Rio de Janeiro/Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia, Rio de Janeiro, 2003. DAVENPORT, T.H.; PRUSAK, L. Ecologia da informação: porque só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. São Paulo: Futura, 1998. LYTLE, Richard H. Information resource management: 1981-1986. ARIST- Annual Review of Information Science and Technology, 1986, v.21.


MARCHAND, Donald A; MARCHAND, HORTON Forest W. Infotrends: profiting from your information resources. London, Wiley, 1986.

NONAKA, Ikujiro; KONNO, Noboru. The concept of “ba”: building a foundation for knowledge creation. California Management Review, v. 40, n. 3, 1998, p. 40-54. O'DELL, C.S, GRAYSON, Jr, C. Jackson & ESSAIDES, N. If only we knew what we know: The transfer of internal knowledge and best practice. The Free Press, 1998. PAULA, D. R. Gestão da informação na Fiocruz: um modelo de análise 2011. Dissertação [Mestrado em Ciência da Informação]– Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Universidade Federal Fluminense, Niterói, 2011. PANAHI, Sirous; WATSON,Jason; PARTRIDGE, Helen. Towards tacit knowledge sharing over social web tools. Emerald, 2013. PONJUAN DANTE, Gloria. Gestión de información: dimensiones e implementación para el exito organizacional. España, Ediciones Trea, 2007. SAVIC, Dobrica. Evolution of information resource management. Journal of Librarianship and Information Science , v.24, n. 3, p.127-138, 1992. TUOMI, Ilkka. The Future of Knowledge Management. Lifelong Learning in Europe (LLinE), v. 7, n. 2, 2002.

Referências


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