a falcon - utazási költséget...a falcon - utazási költséget nyilvántartó...

Felhasználói kézikönyv

a Falcon - utazási költséget

nyilvántartó alkalmazás -

használatához a minősítési

és tanfelügyeleti szakértők,

valamint a szaktanácsadók

részére

Utolsó módosítás: 2017.10.05.

Felhasználói kézikönyv a minősítési értékelő modul használatához

2

Tartalomjegyzék

1. A dokumentum célja ............................................................................................ 3

2. Általános folyamatleírás ...................................................................................... 4

3. A rendszer elérése .............................................................................................. 6

3.1. Technikai feltételek ........................................................................................ 6

3.2. Bejelentkezés ................................................................................................ 6

3.3. Kijelentkezés ................................................................................................. 7

4. Kezdőképernyő.................................................................................................... 8

5. A felület általános felépítése és működése ......................................................... 9

5.1. A felület szerkezete ....................................................................................... 9

5.2. Elszámolások listája és rendezések a listában .............................................. 9

5.3. Mellékletek feltöltése ................................................................................... 10

5.4. A felület hibajelzései .................................................................................... 10

6. Új elszámolás felvitele ....................................................................................... 12

6.1. Az elszámolás adatlapja .............................................................................. 12

6.1.1. Az adatlap fejléce .................................................................................. 12

6.1.2. Az adatlap felépítése ............................................................................ 13

6.1.3. Az elszámolás adatai ............................................................................ 14

6.1.4. A kiküldetést teljesítő adatai.................................................................. 14

6.1.5. Kiküldetések .......................................................................................... 15

6.1.6. Postaköltség ......................................................................................... 21

6.1.7. Összesítés ............................................................................................ 22

6.1.8. Előzmények .......................................................................................... 22

7. Az elszámolás hiánypótlása .............................................................................. 23

8. Az elszámolás nyomtatása ................................................................................ 24

9. Értesítések ........................................................................................................ 25


3

1. A dokumentum célja

A dokumentum célja a Falcon útiköltség-nyilvántartó alkalmazás bemutatása és

használatának részletes ismertetése az elszámolást benyújtó felhasználók, azaz a

minősítési és tanfelügyeleti szakértők, valamint a szaktanácsadók számára.

A felhasználók a költségelszámolásokat elektronikus formában nyújtják be

ellenőrzésre a felületen. A sikeres szakmai és gazdasági ellenőrzést követően

a rendszerből kinyomtatott és aláírt elszámolási dokumentum és a hozzá csatolt

eredeti számlák postai beérkezése után, valamint a rendszerben tárolt adatok

egybevetését követően a jogos költség elszámolhatóvá válik.

A rendszerben a felhasználók nyomon követhetik az elszámolásuk állapotát,

státuszát.

Ebben a dokumentumban kizárólag a fent említett felhasználói funkciók kerülnek

bemutatásra.


4

2. Általános folyamatleírás

A rendszer felületén a költségtérítés elkészítésekor a folyamatnak megfelelően az

alábbi lépések és státuszok jelennek meg:

1. „Piszkozat”

A felhasználó rögzíti a költség elszámolását.

2. „Ellenőrzésre vár”

A felhasználó elektronikus úton beküldi ellenőrzésre az elszámolást.

3. A szakmai és gazdasági ellenőrzés során három eset lehetséges:

a. „Elutasítva”

Az ellenőrzés során kiderül, hogy a költségelszámoló nem jogosult az adott

elszámolás benyújtására, az ellenőrök elutasítják az elszámolást.

b. „Hiánypótlás”

Az ellenőrzés során hiányosság merül fel, amit az ellenőrök jelölnek az

elszámolásban. Ekkor hiánypótlásra visszaadják a költség benyújtójának az

elszámolást, aki a felületen tudja azt javítani.

c. „Nyomtatható”

Az ellenőrzés során hibátlan az elszámolás.

Amennyiben az elszámolás státusza „Nyomtatható”, akkor az elszámoló a

rendszerben lévő elszámolás adatlapját ki tudja nyomtatni. Aláírás után az

adott költséget alátámasztó eredeti számlákat és igazoló dokumentumokat

is csatolva szükséges postára adni az elszámolást.

Figyelem!

- minősítési és tanfelügyeleti szakértő esetében az Oktatási Hivatal

címére (Oktatási Hivatal, Gazdasági Főosztály 1055 Budapest, Szalay

utca 10-14.),

- szaktanácsadó esetében pedig a területileg illetékes Pedagógiai

Oktatási Központ (POK) címére kell az elszámolást elküldeni. A POK-ok

elérhetőségei megtalálhatóak a www.oktatas.hu weboldalon.

4. „Nyomtatvány beérkezett”

Az elszámolás érkeztetése az Oktatási Hivatalba történő beérkezést követően

történik.

5. A gazdasági ellenőr a beérkezett nyomtatványt összehasonlítja a rendszer

jóváhagyott adataival és ellenőrzi a mellékleteket. Az ellenőrzés eredménye az

alábbi lehet:

a. „Nyomtatvány hiánypótlása”

Amennyiben hibás az elszámolás, vagy hiányzik valamelyik kötelező

csatolmány, az eltérést illetve a hiányt az ellenőr jelzi a felületen az

elszámolónak.

b. „Teljesítésigazolásra átadva”


5

A beérkezett elszámolás minden szempontból megfelelő.

6. „Kifizetés alatt”

A szakmai és pénzügyi teljesítésigazolást követően kerül sor a kifizetésre.

7. „Lezárt”

A jogos költség kifizetése után a benyújtott elszámolás lezárul.


6

3. A rendszer elérése

3.1. Technikai feltételek

A program használatához az alábbi technikai feltételek ajánlottak:

Monitorfelbontás: minimum1024 x 768

Böngésző: Google Chrome (javasolt), Mozilla Firefox. (Az Internet Explorer használata

nem javasolt, IE10-nél korábbi verzióval az alkalmazás nem futtatható.)

3.2. Bejelentkezés

Az alábbi lépések szükségesek a sikeres bejelentkezéshez:

1. A http://www.oktatas.hu weboldal megnyitását követően kattintson a jobb felső

sarokban található gombra!

2. A következő lépésben írja be a megfelelő mezőkbe azt a felhasználónevet és

jelszót, amelyet a minősítéshez és tanfelügyelethez, illetve szaktanácsadáshoz

kapcsolódó feladatok eléréséhez használ!

3. A gomb megnyomásával jelentkezzen be az oktatas.hu felületre!

4. A jobb felső sarokban kattintson a gombra, majd a bal oldali

menüben lépjen a „Bizottság” menüpontba!

5. Az „Utazási költségek elszámolása” ikont választva egy összefoglaló

tájékoztatót találunk, amely alatt három továbblépési lehetőség van:

megnyithatjuk a Felhasználói kézikönyvet (jelen dokumentum), a Tájékoztatót

http://www.oktatas.hu/


7

a szaktanácsadói, szakértői költségelszámolásról és az informatikai felületet

(Költségelszámolás (Falcon-rendszer)).

6. A Költségelszámolás (Falcon-rendszer) ikont választva egy külön

böngészőlapon nyílik meg az útiköltség elszámoláshoz használandó weboldal.

3.3. Kijelentkezés

Kijelentkezéskor az alábbi lépések elvégzése szükséges:

1. Zárja be az utazási költségek elszámolását támogató alkalmazás fület!

2. A http://www.oktatas.hu weboldalon lépjen ki a Saját oldal gomb mellett

található Kilépés gombra történő kattintással! Ekkor a Kilépés gomb helyén

megjelenik a Belépés gomb.

Vagy

1. Az utazási költségek elszámolására szolgáló felületen kattintson a „Kilépés”

ikonra:

http://www.oktatas.hu/


8

4. Kezdőképernyő

A kezdőképernyőn a felhasználó által benyújtott, illetve piszkozatként mentett

elszámolások láthatóak.

Az első belépést követően a következő képernyőt látjuk:

Amennyiben a bejelentkezett felhasználónak nincs jogosultsága az útiköltség-

elszámoló alkalmazáshoz és az alábbi képernyőt látja, akkor ellenőriztesse

jogosultságát.


9

5. A felület általános felépítése és működése

5.1. A felület szerkezete

1. Menüsáv

A menüsáv (mely az ablak felső részén található) minden funkciónál megjelenik és

mindig látható.

A menüsáv elemei:

Az alkalmazás neve

Link az elszámolások listájához

A bejelentkezett felhasználó neve

Kilépés gomb

2. Adatmegjelenítési felület

A menüsáv alatti teljes terület, mely – a kiválasztott funkció alapján – eltérő felépítésű

és tartalmú lehet.

5.2. Elszámolások listája és rendezések a listában

A kezdőképernyőn látható az elszámolások listája, azok alapadatainak feltüntetésével.

Az elszámolásokat tartalmazó táblázatban lehetőség van a megjelenő aktív oszlopok

fejlécére kattintva az adott oszlop értékeinek növekvő, vagy csökkenő sorrendű

rendezésére. Azon oszlopok fejléce, melyekre értelmezhető a rendezés, kiemelve

szerepel, rendezést követően pedig megjelenik mellette a rendezés irányát jelző nyíl

is.

Menüsáv

Adatmegjelenési terület


10

5.3. Mellékletek feltöltése

Az adatlap kitöltése során több esetben is melléklet feltöltése szükséges. A feltölteni

kívánt dokumentumokat a feltöltési sáv mellett látható „Tallózás” gombra kattintva

választhatja ki. Mellékletként tetszőleges képet vagy PDF-típusú dokumentumot tölthet

fel, melyek mérete egyenként legfeljebb 5 MB lehet.

Feltöltött fájl megtekintésére használja a feltöltési sorban megjelenő ikont, fájl

törlésére a ikon használatával van lehetőség.

Amennyiben az adott mezőhöz több melléklet feltöltése is engedélyezett, egy

dokumentum feltöltése után megjelenik a következő okmány másolatának feltöltésére

szolgáló lehetőség.

Abban az esetben, ha csak egy melléklet tölthető fel a mezőhöz, a feltöltött

dokumentum helyett újat választva a korábbi dokumentum lecserélésre kerül.

5.4. A felület hibajelzései

A felület a felhasználót folyamatosan értesíti, ha az adatrögzítés vagy mentés során

hibát érzékel. A hiba jelzése történhet:

a) az érintett adatmező alatt megjelenő szöveggel,


11

például hibás oktatási azonosító esetén:

A rendszer hibajelzése – amennyiben lehetséges –, egyértelműen utal a

pontos hibára.

b) a böngésző jobb alsó sarkában felugró üzenetekkel.

A rendszer a következő módon értesíti a felhasználót a hiányosságokról,

például az „Elszámolás beküldése” gombra kattintva:


12

6. Új elszámolás felvitele

Új elszámolás felviteléhez a kezdőképernyőn kattintson az gombra!

Ezután egy felugró ablak jelenik meg, ahol meg kell adni, hogy az elszámolást melyik

hónapra nyújtja be, majd ki kell választani a költségtérítés szakmai területét. A

rendszerben az aktuális hónapot megelőző 12 hónapra van lehetőség költségtérítési

igényt benyújtani.

A „Szakmai terület” mezőben megadott értéktől függ, hogy a későbbi szakaszban

kinyomtatott és aláírt dokumentumot és eredeti számlákat milyen címre postázza az

elszámoló. Szaktanácsadóként a saját POK címére kell küldeni a dokumentumokat és

számlákat, Minősítés/Tanfelügyelet kiválasztásakor pedig az Oktatási Hivatal címére.

(Lásd 2.3. c) pont.)

Az adatok megadása után,

- ha folytatni akarja a megkezdett elszámolás rögzítését, kattintson az

gombra,

- ha meg akarja szakítani a rögzítést, kattintson a gombra! Ekkor az ablak

bezáródik, és visszatér a kezdőképernyőre.

Az gombra való kattintás esetén betöltődik az elszámolás adatlapja, és

megkezdődhet az adatrögzítés.

6.1. Az elszámolás adatlapja

6.1.1.Az adatlap fejléce

Az elszámolás adatlapján a következő fejléc folyamatosan elérhető:


13

Visszalépés:

A „Vissza a listához” gomb megnyomását követően visszatérhet a

kezdőképernyőre.

Figyelem, amennyiben nem menti el az elszámolást, abban az esetben az

aktuális munkája elveszik! Ha folytatni szeretné a későbbiekben az elszámolás

adatainak felvitelét, a visszalépés előtt mindig mentsen az adatlap adatainak

mentésére szolgáló „Piszkozat mentése” gombbal.

Státusz:

A fejlécben a piros keretben jelölt részen látja az elszámolás aktuális státuszát.

Piszkozat mentése:

A rendszerben lehetőség van a rögzítés megszakítására, amennyiben

piszkozatként elmenti az elszámolást, így egy későbbi időpontban folytathatja

annak rögzítését.

A rendszerben bizonyos időközönként automatikusan is történik mentés,

azonban a két automatikus mentési időpont közötti módosítások elveszhetnek,

amennyiben nem menti az adatokat a „Piszkozat mentése” gombbal. Az

automatikus mentésről a képernyő jobb alsó sarkában jelenik meg tájékoztató

üzenet.

Elszámolás beküldése:

Amennyiben a rendszer nem jelez hibát, azaz minden szükséges adatot

helyesen kitöltött, az „Elszámolás beküldése” gombra kattintva küldheti be az

elszámolását ellenőrzésre.

6.1.2. Az adatlap felépítése

Az elszámolás rögzítésének adatlapja – a jobb átláthatóság és navigálás érdekében –

a következő blokkokból épül fel:


14

Az elszámolás adatai

A kiküldetést teljesítő adatai

Kiküldetések

Postaköltség

Összesítés

Előzmények

6.1.3. Az elszámolás adatai

Ebben a blokkban az elszámolás alapadatai látszanak, olvasási joggal:

a rendszer által generált sorszám,

az elszámolás indításakor megadott megbízásra vonatkozó hónap,

a szakmai terület.

6.1.4. A kiküldetést teljesítő adatai

A felületen a minősítési és tanfelügyeleti szakértő vagy szaktanácsadó kötelezően

kitöltendő személyes adatai szerepelnek. Az első alkalommal megadott adatok a

következő elszámoláskor már automatikusan betöltődnek. A mezők szerkeszthetők,

ezért az adatok a beküldésig változtathatóak.

Azon mezők esetében, ahol adat beírása, megadása szükséges, a felület mintaadatot

jelenít meg a mező kitöltését megelőzően. A megjelenített mintaadat példaként szolgál

a beírandó adat formátumára vonatkozóan és a mezőbe történő íráskor eltűnik.

A felületen minden olyan mező esetében, ahol felhasználói adatmegadás szükséges,

a kitöltésig mintaadat látszik.


15

6.1.5. Kiküldetések

Ebben a blokkban tudja a felhasználó az utazási költségeit rögzíteni. Alapesetben az

gomb látszik csak, erre kattintva lehet az új kiküldetést létrehozni. A

gomb megnyomása után a következő alblokk jelenik meg:


16

A rendszerben az „1. kiküldetés” nevű blokkban az alábbiakra nyílik lehetőség:

1. A kiküldetés céljának és dátumának megadása.

2. Az utazás módjának kiválasztása:

tömegközlekedés

gépjármű

3. A szállásköltség rögzítése.

4. A rögzített költségek alapján az összesítésnél a kiküldetéshez tartozó összeg

ellenőrzése.

Arra a jelölőnégyzetre kell kattintani, amilyen típusú költséget szeretne elszámolni.

Ekkor az adott blokkhoz további adatmezők jelennek meg, ahol a költség kötelező

adatai rögzíthetők.

Egy kiküldetés blokkja minden rögzített adattal együtt a blokk fejlécében található

„Törlés” gomb segítségével egy lépésben törölhető. Ez a művelet nem visszavonható!


17

6.1.5.1. Tömegközlekedési költségek

Amennyiben „A kiküldetés során utaztam tömegközlekedéssel” jelölőnégyzetet

kipipálja, a következő adatmezők jelennek meg:


18

Amennyiben több viszonylatban utazott, egy hónapon belül, lehetőség van több

utazást is felvinni az gombra kattintva. Ekkor a fenti utazásblokk egy új

példánya jelenik meg.

Ha több utazást is rögzített, az egyes utazások alblokkjai annak adataival együtt egy

lépésben törölhetők az alblokk fejlécében található „Törlés” gomb segítségével. Ez a

művelet nem visszavonható!

6.1.5.2. Gépjárműköltségek

Amennyiben „A kiküldetés során utaztam gépjárművel” jelölőnégyzetet kipipálja, a

következő adatmezők jelennek meg:


19

A gépjárművel kapcsolatos alapadatok megadását követően az gombra

kattintva van lehetősége az utazás, vagy több viszonylat esetén az utazások adatainak

rögzítésére. Az gomb megnyomásával az alábbi utazásblokk egy-egy új

példánya jelenik meg:


20

Az egyes utazások alblokkjai annak adataival együtt egy lépésben törölhetők az

alblokk fejlécében található „Törlés” gomb segítségével. Ez a művelet nem

visszavonható!


21

6.1.5.3. Szállásköltségek

Amennyiben „A kiküldetés során igénybe vettem szállást” jelölőnégyzetet kipipálja,

a következő adatmezők jelennek meg:

6.1.6. Postaköltség

Amennyiben postaköltséget kíván elszámolni, abban az esetben az elszámolandó

költséget a „Szeretnék postaköltséget elszámolni” jelölőnégyzetre való kattintás

után megjelenő adatmezők kitöltésével rögzítheti.

Postaköltség esetében csak egyetlen melléklet tölthető fel, ez azonban tartalmazhat

több számlát is.


22

6.1.7. Összesítés

Ebben a blokkban látható az elszámoláshoz rögzített költségtípusok szerinti költségek

összesítése.

6.1.8. Előzmények

Ebben a blokkban nyilvános megjegyzést lehet felvenni az elszámoláshoz. Ezt a

megjegyzést látják a rendszerhez hozzáférő szakmai és gazdasági ellenőrök. Egy

elszámolási adatlap esetén több megjegyzés rögzítésére is van lehetőség.

Ebben a blokkban kerül feltüntetésre a mentések, státuszváltozások előzménylistája

is, a tevékenység és az időpont megjelölésével.


23

7. Az elszámolás hiánypótlása

Amennyiben az ellenőrzés során a szakmai vagy gazdasági ellenőrök hiányosságot

állapítanak meg az elszámolásban, azt megjelölik. Ezt követően a rendszerben az

elszámolás státusza „Hiánypótlás” lesz.

Ebben az esetben a kezdőképernyőn a következőt látható:

A költségelszámolást benyújtó a „Megtekintés” gombra kattintva tudja megnézni,

milyen hibát jeleztek az ellenőrök. A képernyő megegyezik a 6. fejezetben tárgyalt

elszámolási képernyővel, a következő eltérésekkel:

A hibásan kitöltött mezők piros keretben jelennek meg az alábbi módon:

Jelen esetben a postaköltség blokkban található a hiba, amelynek a pontos leírását „A

gazdasági ellenőr hibajelzése” mezőben olvashatja az elszámoló. Hiánypótlás

esetén ez a mező az elszámolás-adatlap legtetején jelenik meg.

A hibás adatok javítását követően a felhasználó a gombra kattintva

küldheti el az elszámolást újbóli ellenőrzésre.


24

8. Az elszámolás nyomtatása

Amennyiben az ellenőrzés során a szakmai és a gazdasági ellenőrök nem találtak

hibát, azaz az elszámolást elfogadták, úgy a rendszerben az elszámolás státusza

„Nyomtatható” lesz.

Ebben az esetben a kezdőképernyőn a következőt látható:

A „Megtekintés” gombra kattintva az elszámolás adatlapjának betöltését követően a

gombra kattintva az elszámolás kinyomtathatóvá válik. A nyomtatás

beállításait a használt böngészőprogram beállításai szerint tudja módosítani.

Az aláírást követően a kinyomtatott listában jelzett csatolmányok eredeti példányaival

együtt kell a nyomtatványt postára adni az elszámolás elején megadott „Szakmai

terület” mező értékétől függően:

Szaktanácsadóként a saját, megjelölt POK címére kell küldeni,

Minősítés/Tanfelügyelet kiválasztásakor az Oktatási Hivatal címére: Oktatási

Hivatal, 1055 Budapest, Szalay u. 10-14.


25

9. Értesítések

A benyújtott elszámolások státuszváltozásairól (pl. vissza lett küldve hiánypótlásra,

nyomtatható állapotba került, el lett utasítva) elektronikus levélben értesíti a rendszer

az elszámolást benyújtót a KIR-ben rögzített email címére:

Tisztelt Teszt Elek!

Értesítjük, hogy a 9/15/2017 7:47:18 AM napon beküldött útiköltség-elszámolását az ellenőr elutasította.

Tisztelettel: Oktatási Hivatal

a falcon - utazási költséget...a falcon - utazási költséget nyilvántartó...

Documents