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Digicamere
Camera di Commercio di Milano
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Digita e Integra Holding
Un progetto BPM in stile “Social”
Dr. Alessandro Bertolini
Project Manager @Digicamere
Dr.ssa Francesca Dolzan
Business Analyst @Digicamere
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Il progetto
Il progetto “Digita e Integra” si pone come obiettivo l’automatizzazione dei
procedimenti amministrativi della Camera di Commercio di Milano e delle
sue Aziende Speciali (circa 600 persone)
Obiettivo uno: ottenere la maggiore efficienza ed efficacia dei processi di
lavoro interni ed una più proficua organizzazione delle attività e del
personale
Obiettivo due: aumentare la trasparenza dei procedimenti “Amministrazione
Aperta” (Articolo 18 del Decreto Sviluppo 2012)
Non ultimo: ottimizzare la consultazione e la ricerca dei dati
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Obiettivi del progetto
Standardizzare e digitalizzare l’intero ciclo passivo:
Determina (Atto amministrativo interno)
Richieste d’Acquisto
Ordini
Fatture passive
Mandati e Reversali
Standardizzare e digitalizzare gli altri atti amministrativi
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Stakeholder
I beneficiari del progetto sono la Camera di Commercio di Milano e
quattro delle sue Aziende Speciali
Negli ultimi due anni al fine di ottenere miglioramenti in efficacia e
efficienza molti uffici della Camera di Commercio e delle Aziende
Speciali sono stati accentrati
Da qui la necessità di avere strumenti automatici comuni per la
gestione delle procedure
E quindi l’impegno a ricercare uno strumento che permettesse la
digitalizzazione dei vari processi
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Benefici attesi
Maggior flessibilità organizzativa (es. se manca una persona può
essere sostituita con facilità)
Disponibilità di maggiori informazioni
Migliore organizzazione del lavoro
Migliori processi decisionali
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Un progetto social
Quasi 100 persone coinvolte in questa prima fase sviluppo
Oltre 600 utilizzatori finali
Tutte le aree coinvolte della CCIAA Milano con i rispettivi dirigenti
Diversi uffici per ciascuna azienda con i loro responsabili e collaboratori
Due aree di Digicamere: una che si occupa dell’analisi e un’altra dello sviluppo tecnico
Supporto di un partner IBM, Pragma Management Systems, come consulente esperto della piattaforma BPM
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Un’organizzazione service oriented
Digicamere da anni sviluppa applicazioni service oriented per i
sistemi camerali
BPM lavora come un direttore in un’orchestra di servizi preesistenti
L’integrazione già esistente fra i vari sistemi ha permesso un più
rapido ed efficace sviluppo dei flussi
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Attenzione al dettaglio
Nel progetto è stata data grande importanza all’esperienza utente
L’interfaccia grafica è stata adattata alle esigenze degli utenti
camerali
Il disegno dell’interfaccia si basa su test di usabilità fatto con gli
utenti
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La fase di analisi
Intervista agli attori
Condivisione dei requisiti fra le diverse aziende e grosso sforzo per
accomunare le esigenze per la realizzazione di un unico flusso
Trasformazione dei requisiti nei disegni di processi tramite IBM
Blueworks
Condivisione degli schemi con gli stakeholder e successiva
rielaborazione iterativa degli stessi
Rilascio dei disegni
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La fase di sviluppo
Revisione dei disegni di processo per lo sviluppo
Importazione da Blueworks nell’ applicativo IBM BPM Designer
Implementazione delle interfacce
Integrazione con gli altri sistemi
Rilascio del flusso
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Lession Learned
Progettare e programmare assieme agli stakeholder
Presenza costante e attiva dello sponsor di progetto
Attenzione all’esperienza d’uso dell’utente
Accurata formazione del personale sulle procedure
Supporto al cambiamento
Disponibilità di sistemi service oriented