AUDITORIA EM RECURSOS HUMANOSProfessor: Valdemir Rosa

Fasul – Faculdade Sul Brasil

1 A Auditoria em Recursos Humanos e sua inserção no contexto organizacional

1.1 Conceitos de Auditoria, Consultoria e Assessoria na área de Recursos Humanos:

A auditoria de recursos humanos é definida como a análise das políticas e práticas depessoal de uma organização, e avaliação do seu funcionamento atual, seguida desugestões para melhoria. (palavras chaves: examinar, averiguar, analisar, conferir).

Para o entendimento da Auditoria,  torna-se  importante definir outros dois conceitosde processos utilizados dentro das organizações, muito similares com as ações deAuditoria:

Consultoria é um serviço oferecido ao cliente/empresa/instituição, que acontece pormeio de diagnósticos e processos, e tem o propósito de  levantar as necessidades docliente, identificar soluções , recomendar e direcionar ações.

Assessoria é um serviço para ajudar as empresas, instituições e clientes a obteremmelhorias no seu desempenho, na sua lucratividade e na sua competitividade, etambém implementar novos métodos e procedimentos nas mais diversas áreas.

Formas              de              Auditoria   

As formas mais conhecidas definem-se quanto à extensão, profundidade etempestividade:

Quanto à extensão

• Geral, quando abrange todas as unidades operacionais da organização, ou sejaquando se pretende auditar todos os departamentos e atividades da empresa.(administração, produção, contabilidades, controle de qualidade,etc.).

• Parcial, quando abrange especificamente determinada unidade operacional daempresa (recursos humanos).

Quanto à profundidade:

• Integral: compreende um exame minucioso dos documentos, políticas eprocedimentos, registros contábeis e controle das informações geradas nodepartamento.

• Por  revisão analítica:  compreende um exame mais  superficial dos objetos deauditoria,  com objetivo de obter  razoável  certeza quanto à  fidedignidade das

informações geradas no departamento.

Quanto à tempestividade:

• Permanente, feita habitualmente, podendo ser constante ou sazonal, porémanualmente.

Este      processo      oferece      as      seguintes      vantagens   :

a) redução dos custos com planejamento da auditoria, pois a ambientação dosauditores com a auditada torna-se menos onerosa;

b) as áreas de risco são detectadas no primeiro planejamento e oacompanhamento pelos auditores definirá as já eliminadas e a novas quepossam ter surgido;

c) os auditores podem desintensificar as visitas, pois aumentam a facilidade dedetecção de problemas;

d) redução do tempo e do custo de execução.

• Eventual, sem caráter habitual, por exemplo: não é feita todos os anos. Exigecompleto processo de ambientação dos auditores e de planejamento todas asvezes que vai ser feita.

Auditoria externa:

Realizada por auditores independentes ou empresa de auditoria.

Auditoria interna:

Conforme seu nome indica, é realizada por membros da organização.

1.2 Objetivos e benefícios da Auditoria em Recursos Humanos para as organizações;

O propósito principal da auditoria de recursos humanos é mostrar como o programaestá funcionando, localizando práticas e condições que são prejudiciais à organizaçãoou que não estão compensando o seu custo ou, ainda, práticas e condições que devamser acrescentadas.

A avaliação da função de gestão de pessoas, também conhecida como auditoria de RH,é uma revisão sistemática e formal, desenhada para medir custos e benefícios doprograma global de RH, e comparar sua eficiência e eficácia atual, com o desempenhopassado, com o desempenho em outras organizações comparáveis, e sua contribuiçãopara os objetivos da organização.

A      Auditoria      das      atividades      e     programas      de      RH      tem      os      seguintes      propósitos:   

• Justificar a própria existência e o orçamento de despesas de RH.• Melhorar continuamente a função de RH proporcionando meios para decidir

quando adicionar ou suprimir atividades, alterar rumos e práticas.• Proporcionar retroação para os especialistas de RH, gerentes de linha e

funcionários a respeito da eficácia da ARH.• Ajudar a ARH a proporcionar uma contribuição significativa para os objetivos da

organização e para as necessidades dos clientes e funcionários.• Auditoria de RH é a análise sistemática das políticas e práticas de pessoal e a

avaliação do seu funcionamento, tanto para a correção dos desvios como paraa sua melhoria contínua.

Chiavenato (1997, p. 124) alega que o “propósito principal da auditoria de recursoshumanos é mostrar como o programa está funcionando, localizando práticas econdições que são prejudiciais à organização ou que não estão compensando o seucusto, ou ainda práticas e condições que devem ser acrescentadas”.

A auditoria é um sistema de controle e se baseia na determinação de padrões dequantidade, qualidade, tempo e custo.

Esses padrões permitem a avaliação e controle através da comparação dodesempenho com os resultados daquilo que se pretende controlar.

As principais funções da auditoria são: indicar as falhas e problemas, determinar aspossíveis soluções e sugestões, bem como salientar os aspectos positivos e tentarmelhorá-los.

Para avaliar e controlar o funcionamento do sistema de administração de RecursosHumanos são utilizados vários padrões, os principais estão relacionados abaixo:

Padrões de Qualidade: não estão relacionados com os aspectos quantitativos, mas simcom métodos de seleção, resultados de treinamentos, etc.Padrões de Quantidade: são padrões que apresentam números, como percentagemde empregados, números de demissões, quantidade de empregados, etc.Padrões de Tempo: são padrões relacionados com o período, exemplo: permanênciade um funcionário na empresa, tempo de processamento das requisições de pessoal,etc.Padrões de Custo: são padrões que apresentam valor financeiro, custos dos benefíciossociais, custo direto e indireto de rotação de funcionários, entre outros.As fontes de informação para a auditoria de RH residem nos próprios sistemas ouprocessos de ARH (provisão, aplicação, desenvolvimento, manutenção e monitoraçãode pessoas).

A auditoria de RH pode ser aplicada a um, a vários ou a todos os processos e possíveisníveis de abordagem, como filosofias, missões, objetivos, estratégias, políticas,programas e resultados.

Segundo Chiavenato (1997, p. 124), a auditoria de RH, dependendo da política daorganização, poderá ser bastante profunda, focando em um ou todos os seguintesníveis de profundidades:

Resultados: estão relacionados com as realizações, bem como com os problemasexistentes.Programas: incluem práticas e procedimentos detalhados que compõem o programa.Políticas: podem ser as explícitas quanto as implícitas.Filosofia: da administração, seus valores, objetivos, etc.Teoria: que possa explicar a filosofia, as políticas, práticas e contínuos problemas.

Desta maneira, é notório que, quanto maior e mais descentralizada a organização,maior a necessidade de auditoria e que esta deve orientar e, principalmente, educar,mas nunca punir.

Os principais aspectos que a Auditoria de Recursos Humanos permite verificar são:

Objetivos e expectativas quanto à administração de Recursos Humanos, em:

• Relação à quantidade, qualidade, tempo e custo.• Contribuição do RH aos objetivos e resultado da organização.• Eficácia quanto ao treinamento, desenvolvimento de pessoas.• Bem como remuneração, benefícios sociais, relação sindical entre outros.• Clima organizacional.

1.3 Visão sistêmica da organização, do Recursos Humanos e a relação entre osobjetivos organizacionais e individuais;

A Administração de RH consiste no planejamento, na organização, nodesenvolvimento, no controle, e na avaliação de técnicas capazes de promover odesempenho eficaz do pessoal, ao mesmo tempo em que a organização representa omeio que permite às pessoas alcançarem seus objetivos individuais relacionados diretaou indiretamente com o trabalho. A Administração de Recursos Humanos significaconquistar e manter pessoas na organização, trabalhando e dando o máximo de si,com uma atitude positiva e favorável.

ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS COMO UM PROCESSO

Segundo Chiavenato (2002) os processos ou subsistemas básicos na gestão de pessoassão cinco, a saber: prover, aplicar, manter, desenvolver e monitorar as pessoas.

Subsistema de Provisão de RH ( Quem irá trabalhar na organização)Pesquisa de mercado de RHRecrutamento de pessoas

Seleção e socialização de pessoas

Subsistema de Aplicação de RH (O que as pessoas farão na organização)Desenho de cargosDescrição e análise de cargosAvaliação de desempenho

Subsistema de Manutenção de RH ( Como manter as pessoas trabalhando naorganização)Remuneração e compensaçãoBenefícios e serviços sociaisRelações trabalhistas e sindicais

Subsistema de Desenvolvimento de RH ( Como preparar e desenvolver as pessoas)Treinamento e Desenvolvimento de PessoasDesenvolvimento organizacional

Subsistema de Monitoração de RH ( Como saber quem são e o que fazem aspessoas)Banco de dadosControles – Freqüência – Produtividade – Balanço Social

POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS

Políticas são regras estabelecidas para governar funções e assegurar que elas sejamdesempenhadas de acordo com os objetivos desejados ( princípios, diretrizes, metasque balizam decisões.)

Políticas são guias para ação . Servem para prover respostas ás questões ou aosproblemas que podem ocorrer com certa freqüência .

Constituem orientação administrativa para impedir que empregados desempenhemfunções indesejáveis ou ponham em risco o sucesso das funções desejáveis.Para operacionalizar as políticas são necessárias práticas, ou seja, procedimentos,métodos, técnicas que implementem as decisões e norteiam as ações.

Exemplo:

Política de Treinamento e Desenvolvimento: Conjunto de regras que definem osconceitos sobre o assunto, determina responsabilidades, definem objetivos e oinvestimento, forma um conceito padrão e único para toda a empresa sobre o tema.

Procedimentos ou práticas: Como as áreas solicitam os treinamentos, quem autorizaos treinamentos, o que treinar, quem treina, para que treinar, como avaliar otreinamento, quando treinar, quanto gastar, quem vai treinar.

POLÍTICAS DE SUPRIMENTOS DE RECURSOS HUMANOS(Subsistema de Provisão de RH)

Onde recrutar (fontes de recrutamento dentro ou fora da organização ) , em quecondições e como recrutar ( técnicas de recrutamento preferidas pela organizaçãopara abordar o mercado de recursos humanos  ) os recursos humanos necessários áorganização.Critérios de seleção de recursos humanos e padrões de qualidade para admissão ,quanto ás aptidões físicas e intelectuais experiência e potencial de desenvolvimento ,tendo-se em vista o universo de cargos dentro da organização.Como integrar os novos participantes ao ambiente interno da organização , comrapidez e eficácia.

POLÍTICAS DE APLICAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS(Subsistema de Aplicação de RH)

Como determinar os requisitos básicos da força de trabalho ( requisitos intelectuais efísicos ).Critérios de planejamento, alocação e movimentação interna de recursos humanos  ,considerando-se o posicionamento inicial e o plano de carreiras ,definindo asalternativas de oportunidades futuras possíveis dentro da organização .Critérios de avaliação da qualidade e da adequação dos recursos humanos através daavaliação do desempenho.

POLÍTICAS DE MANUTENÇÃO DE RECURSOS HUMANOS(Subsistema de Manutenção de RH)

Critérios de remuneração direta dos participantes tendo em vista a avaliação decargos e os salários.Critérios de remuneração indireta dos participantes tendo em vista programas debenefícios sociais.FUNÇÕES BÁSICAS REGISTROS E ESTATÍSTICASAnálise e descrição de cargos Especificações dos cargos;

Questionários de pessoal e tabelas de requisitospara exercícios dos cargos;Custos de análise de cargos (tempo gasto).

Recrutamento Aplicação dos questionários de pedidos deempregos e check lists,

Como manter uma força de trabalho motivada de moral elevado, participativa, eprodutiva.Critérios relativos ás condições físicas ambientais de higiene e segurança quedesempenham.Relacionamento de bom nível com sindicatos e representações do pessoal.

POLÍTICAS DE DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS HUMANOS(Subsistema de Desenvolvimento de RH)

Critérios de diagnóstico e programação de preparação e reciclagem constantes daforça de trabalho para o desempenho de suas tarefas e atribuições dentro daorganização .Critérios de desenvolvimento de recursos a médio e  longo prazos visando á contínuarealização do potencial humano em posições gradativamente elevadas na organização.Criação e desenvolvimento de condições capazes de garantir á saúde e excelênciaorganizacional , através da mudança do comportamento dos participantes.

POLÍTICAS DE MONITORAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS(Subsistema de Monitoração de RH)

Como manter um banco de dados capaz de fornecer as informações necessárias paraanálises quantitativas e qualitativas da força de trabalho disponível na organização.Critérios para auditoria permanente da aplicação e adequação das políticas e osprocedimentos relacionados com os recursos humanos da organização.

1.4 Os processos de gestão de pessoas e a aplicabilidade da Auditoria;

Conforme definido acima, a auditoria em recursos humanos pode atuar em todos osprocessos de gestão de pessoas de uma organização. Vejamos uma síntese do queações que podem ser auditadas:

PRINCIPAIS ITENS DA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

Aprovações das diretorias, gerências e chefiaspara as contratações;Número de candidatos por: fonte, anúncio,indicações de funcionários, meios, etc.Custos de recrutamento: por fontes, por meios.

Seleção Bases para seleção (características pessoais):resultados nos testes, check lists de entrevistas,educação, treinamento, experiência, referências eindicações, etc.Registros       de       acompanhamento       e       dedesenvolvimento do pessoal;Custos:           de     entrevistas,     de     testagens,interpretação e acompanhamento.

Treinamento Número de empregados treinados por tipos detreinamento;Graus de eficácia dos resultados dos treinamento;Tempo de treinamento necessário;Custos de treinamento por tipo de treinamento;Atendimentos as certificações (ISOs).

Promoções e transferências Registros de promoções e transferências portipos;Registros de tempo de serviço;Custos de sistematização.

Manutenção    do    moral e dadisciplina

Registros e avaliação geral: dados sobre o níveldo moral; atos disciplinares (por tipo); distúrbios;registros de aconselhamento; uso dos benefícios,serviços,      publicações      pelos      empregados;sugestões; registros de atendimentos diversosRegulamentos internos.

Saúde e segurança Registro de sanidade:     número de visitas aoserviço médico; enfermidades por tipo; diasperdidos por enfermidades;       localização dedefeitos físicosRegistros de acidentes: freqüência, intensidade,tipos de acidentesCustosCIPASEPIs

Controle de pessoal Registros de empregados: total de empregados;total das horas de trabalhoRegistros de turnoverRegistro e absenteísmo

Administração de salário Dados sobre pagamentos: níveis de salários;incentivos salariais; prêmios, etc.Valor dos cargosPLRs, PPRs, BônusCusto unitário de trabalho

Custos,      inclusive      avaliação      de      cargos,administração dos planos de incentivos, etc.

Rotinas trabalhistas Controle de custos de horas extras, adicionais,jornada de trabalho;Férias, 13º salário, folha de pagamento, encargossociais;Registro de empregados, rescisões de contrato;Menores de deficientes;c. Passivo trabalhista.

Acordos coletivos Listagem dos sindicalizadosAcordos em suspenso, sob arbitragemSuspensão de trabalhosCláusulas contratuaisCustos dos acordos coletivos

1.4 O perfil do Auditor, suas habilidades, competências e mercado de atuação.

Para desenvolver auditoria, algumas empresas contratam um consultor externo, ouutilizam os seus próprios funcionários, formando assim comissões de auditoria. Estacomissão, na maioria das vezes, é constituída por um coordenador, que pode ser odiretor de RH ou gerente de Relações Industriais. Por fim, existem algumas empresasque criam um órgão específico de auditoria.

O auditor,  tanto interno quanto externo, é um profissional habilitado a examinar asoperações trabalhistas, direitos e deveres do empregado e do empregador.No fim, emite um parecer  sobre as  irregularidades observadas, bem como sugere asmelhores ações que a empresa deve tomar.

Um auditor de Recursos Humanos necessita de um profundo conhecimento, osprincipais são: jurídicos, trabalhistas, comportamentais e empresariais.

É imprescindível que o mesmo mantenha-se sempre atualizado e atento às mudanças.Além do conhecimento amplo, é necessário que o auditor tenha um bom sensoanalítico e crítico; um senso empresarial, para poder tratar dos problemas enfrentadosno decorrer do trabalho e, preferencialmente, experiência de auditoria.

Deve ser uma pessoa ponderada, com conhecimentos básicos de psicologia e bomrelacionamento como público. Além do que, o auditor deverá ser o mais simpáticopossível, pois vai tentar evitar danos tanto para o empregado como para oempregador.

Tem que ter a capacidade de convencer, apresentando argumentos e conclusõesconvincentes e ser hábil o bastante para fazer sugestões para adaptação da empresa ànorma legal, sem necessitar de grandes mudanças na política empresarial.Os auditores podem atuar em diversos segmentos e áreas da organização, tais como:Financeira, Contábil, Qualidade, Suprimentos, RH, Tecnologia da Informação,

Comercial, Segurança e Medicina do Trabalho, Fiscal, entre outras. Exercem suasatividades de forma independente ou em empresas de consultoria, prestando serviçospara empresas públicas, privadas, ONGs e filantrópicas.Referências bibliográficas:

CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos na Empresa. v. 5 ed. 3. São Paulo:Atlas, 1997.

CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas: O novo papel dos recursos humanos nasorganizações. São Paulo: Campus, 1999

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. São Paulo:Atlas,2007.

FRANCO, Hilário e MARRA, Ernesto. Auditoria contábil. São Paulo: Atlas, 2001.

ATTIE, William. Auditoria conceitos e aplicações. São Paulo: Atlas, 2008. 9ex.