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REVISÃO DE LITERATURA

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Rev. SOBECC, São Paulo. out./dez. 2013; 18(4): 70-80.www.sobecc.org.br

PROTÓTIPO BASE DE DADOS INFORMATIZADA (PBDI) NO CENTRO DE MATERIAL E ESTERILIZAÇÃOPROTOTYPE COMPUTERIZED DATABASE (PCDB) TO THE MATERIAL AND STERILIZATION CENTER

PROTOTIPO DE BASE DE DATOS INFORMATIZADA (PBDI) EN EL CENTRO DE MATERIAL Y ESTERILIZACIÓN

NUNES, Sandro Herbe; OLIVEIRA, Jones Soares de; GUIMARAES, Solange Machado

RESUMO: Trata-se de um relato de experiência de acadêmicos de enfermagem sobre a montagem de instrumentais cirúrgicos, materiais e equipamentos (kits) solicitados na escala cirúrgica com a aborda-gem qualitativa. O objetivo foi desenvolver um Siste-ma Protótipo com uma Base de Dados Informatizada (PBDI) para o gerenciamento de kits cirúrgicos pelo Centro de Material e Esterilização (CME). Selecio-nou-se uma amostra com dezenove referências de livros e artigos online nas bases de dados LILACS e SCIELO que abordavam a logística do trabalho no CME, desde o agendamento até o envio de kits para o centro cirúrgico. O (PBDI) gerencia o estoque dos instrumental e materiais cirúrgicos no arsenal do CME pelos Menus de cadastros, de consultas dos kits por especialidade médica, bem como a interface entre a agenda de cirurgias, registros e a rastreabi-lidade da entrada e saída dos kits cirúrgicos no CC e CME. A informática contribuiu nas boas práticas do agendamento cirúrgico.

Palavras-Chave: Logística. Enfermagem. Protocolos ABSTRACT: This is an experience report of nursing students about assembling surgical instruments, materials and equipment (kits) requested in the surgical planning with qualitative approach. The goal was to develop a Prototype system with a Computerized Database (PCDB) for managing surgical kits by the Material and Sterilization Center (MSC). A sample with nineteen references of books and articles in online databases LILACS and SciELO that addressed the logistics of working in the MSC, from scheduling to delivering kits to the operating room was selected. O PCDB manages the inventory of surgical instruments and materials in the arsenal of the MSC through the menu of registrations, consultations by medical kits, as well as the interface between the schedule of surgeries, records and traceability of the entry and exit of

surgical kits in the operating room center and MSC. The information contributed in the best practices of surgery scheduling.

Key Words: Logistics; Nursing; Protocols.

RESUMEM: Es una experiencia de estudiantes de enfermería acerca del montaje de instrumentos qui-rúrgicos, materiales y equipamientos (kits) solicitados por la escala quirúrgica con abordaje cualitativo. El objetivo era desarrollar un sistema prototipo con una base de datos computarizada (PBDI) para la gestión de kits quirúrgicos por la Unidad Centro de Materiales (CME). Se seleccionó una muestra con 19 referencias de libros y artículos en las bases de datos LILACS y SciELO en línea que abordaron la logística del trabajo en el CME, desde la programa-ción hasta el envío de kits para el bloque quirúrgico (BQ). O (PBDI) gestiona el estoque de instrumentos quirúrgicos y materiales en el arsenal del CME por los menús, consultas de equipamientos médicos, así como la interfaz entre el programa de cirugías, los registros y la rastreabilidad de entrada y salida de los kits quirúrgicos en BC y CME. La informática aportó mejores prácticas a la programación quirurgica.

Palabras Clave: Logística; Enfermería; Protocolos.

INTRODUÇÃO

As pressões por gestão mais eficiente de recursos financeiros, materiais e humanos estimularam o desenvolvimento de sistemas automatizados de informações para diversas funções no contexto do perioperatório. No Brasil, na década de 1980, o computador foi utilizado na assistência através da criação de softwares para a prescrição de enfermagem e no agendamento das cirurgias em um hospital-escola de Porto Alegre, iniciando o uso da tecnologia de informação no Centro Cirúrgico (CC)1.

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O pronto acesso de dados precisos sobre o planeja-mento das cirurgias é essencial para o gerenciamen-to da rotina do C.C, pois um sistema de informação destinado à administração de uma agenda cirúrgica traz inúmeras vantagens, tais como: estatística sobre o tempo de preparo e taxa de ocupação da sala de operação, controle de procedimentos realizados e cancelamentos, motivos de cancelamento, padro-nização de processos e indicadores assistenciais1-3.

O melhor desempenho da agenda das cirurgias tem exigido cada vez mais métodos sistematizados para o planejamento do dimensionamento de pessoal, de equipamentos e materiais nas salas operatórias, de forma que os enfermeiros possam exercer suas atividades baseadas em informações sobre a disponibilidade dos recursos e a realização de procedimentos que atendam a demanda de forma racionalizada e apoiada numa logística3.

A utilização da informática é atualmente um dos principais instrumentos de trabalho nas diversas áreas do conhecimento e atividades; também favorece a maior velocidade nos processos, entre eles a logística para subsidiar o ato cirúrgico, provendo o instrumental necessário para minimizar o dispêndio de tempo1,3-5.

A demanda das informações no ambiente hospitalar exige sistemas de documentação computadorizados com a finalidade de economizar tempo, e tornar mais fácil a gerência do enfermeiro do CC, pois esta área é sobrecarregada com atividades que envolvem a documentação manual de informações relacionadas ao processo cirúrgico5-8.

É neste contexto que o centro cirúrgico, ao aper-feiçoar o seu processo de trabalho, necessita da informática como ferramenta na interface com o CME (Centro de Material e Esterilização) sincronizado com o compartilhamento da agenda por meio dos processos de esterilização1,6.

As estratégias de comunicação para gerenciar a escala cirúrgica são indicadas para garantir raciona- lização de tempo em todas as etapas de sua logística e chegar ao objetivo final, sendo imprescindível que os recursos da informática sejam utilizados no CME, conforme o planejamento dos serviços prestados de forma ágil e confiável ao CC7-8.

A informática automatiza o fluxo de informações para obter ganho de produtividade, direciona os serviços, viabiliza a mão de obra e garante confiabilidade da informação, pois a gerência do CME envolve outras atividades, que podem ou não estar diretamente ligadas ao paciente, mas que têm se revelado importante para que a assistência se realize1, 6-9.

A informatização é viável no CME para controlar a maioria dos processos, desde uma simples etique-ta de identificação de um material cirúrgico até a informação de todos os materiais processados e esterilizados diariamente, oferecendo suporte para a prática de enfermagem na administração de infor-mações em tempo real e todo e qualquer dado que necessita para o desenvolvimento de suas ações10-12.

Portanto, as qualidades que acompanham a infor-mática são essenciais para um melhor desempenho do CME, garantindo uma agilidade na essência das atividades, que são o processamento e organização das informações referentes ao preparo e montagem, conforme a solicitação da agenda cirúrgica, através de kits ou listagens ao CC1,13-14.

A logística do CME, com uma base de dados in-formatizada, deverá apresentar um resultado que certamente contribuirá para a solução de um dos grandes problemas relacionados ao agendamento de cirurgia, como adequação do material, o controle do seu envio e retorno, e indica se estes têm que passar para um novo processo, favorecendo a co-municação e troca de informações2,5,15-16.

O problema, então, a ser resolvido, diz respeito à maioria dos hospitais que se apresentam com o CME interligado de forma contígua ao CC e que naquele é mantida a armazenagem de instrumen-tais (também conhecido como arsenal), materiais e equipamentos9, 12,16.

Neste sentido, este setor é o primeiro a ser envolvido na programação da cirurgia e tem um papel muito importante na iniciação da agenda, e que pode ser simplificado pela informática, como uma ferramenta que favoreça a logística de trabalho e funcione como suporte a todo processo5,10-13.

A tecnologia da comunicação e informação vem ao encontro das estratégias para o ensino e assistên-

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cia de enfermagem e, atualmente, a informática está incorporada na prática cotidiana dos futuros enfermeiros nas salas de aulas, nas redes sociais, entretanto, em ambientes de ensino ou prática su-pervisionada nos estágios não está acessível, por falta de estrutura gerencial e de investimento.

A adesão da informática na elaboração de uma logística de trabalho no CME é dificultada, não pela falta de conhecimento dos enfermeiros para o detalhamento das informações, mas pela falta de recursos ou prioridade para este setor14,18.

Esta problematização foi desafiadora para os auto-res do estudo, considerando que sistemas computa-dorizados apresentam oportunidades para a criação de módulos informatizados para o CME na gestão do agendamento cirúrgico.

Portanto, este recurso tecnológico poderia disponi-bilizar atalhos para que o CME tivesse o controle da falta de instrumentais ou materiais, no momento em que são necessários, evitando transtornos ope-racionais e técnicos para a equipe de profissionais de saúde, que podem colocar em risco a vida do paciente em atendimento16.

A relevância deste trabalho fundamenta-se no gerenciamento da rastreabilidade dos materiais e instrumentais cirúrgicos, bem como no ensino mediado pela informática.

As funcionalidades atribuídas a esta ferramenta são essenciais para o cumprimento de uma escala cirúrgica com alto índice de confiabilidade e eficiên-cia, bem como para a satisfação dos profissionais envolvidos.

OBJETIVOS

Geral:

• Desenvolver um Sistema Protótipo com uma Base de Dados Informatizada (PBDI) para o gerencia-mento dos kits cirúrgicos pelo Centro de Material e Esterilização (CME).

Específicos:

• Registrar os nomes dos instrumentais cirúrgicos materiais e equipamentos pertencentes ao arsenal

do CME em uma base de dados informatizada;

• Criar menus para o cadastramento e consultas dos kits cirúrgicos, instrumentais avulsos materiais e equipamentos por especialidade cirúrgica;

• Criar interface entre a função agendamento de cirurgias e o CME;

• Criar interface entre as funções registro e rastrea-bilidade de kits cirúrgicos, instrumentais cirúrgicos avulsos, materiais e equipamentos;

• Criar função controle de uso da entrada e saída dos kits cirúrgicos no CC e CME.

MéTODO

O estudo é um relato de experiência de desenvol-vimento de um protótipo (PBDI), com abordagem qualitativa17, realizado por acadêmicos de enfer-magem do 8º semestre do Curso de Graduação em Enfermagem da Universidade Luterana do Brasil (ULBRA), durante o estágio supervisionado no CME do Hospital Universitário, na região da Grande Porto Alegre (RS), no segundo semestre de 2009.

Na primeira etapa realizou-se uma revisão de literatura, para determinar o conhecimento sobre o tópico de interesse sobre os kits cirúrgicos, bem como proporcionar um contexto ao estudo na revisão das informações e melhorias na prática de enfermagem.

A pesquisa foi fundamental para a localização de referências nas bases de dados eletrônicos, através da busca on-line que serviu para a elaboração das etapas posteriores, sendo consultados livros, disser-tações, catálogos e revistas especializadas, artigos científicos e bancos de dados em meio eletrônico, como Literatura Internacional em Ciência da Saú-de (MEDLINE), Scientific Electronic Library Online (SCIELO) e Centro Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde (BIREME). A amostra constou de dezenove referências e os descritores utilizados para fundamentação teórica foram: logística, enfermagem e protocolos.

Esse embasamento teórico e prático se tornou ainda mais necessário por se considerar que o acesso à tecnologia não está presente na maioria dos

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CMEs, provocando nesta área uma exclusão digital e resistências às mudanças.

Dentre as atividades gerenciais de enfermagem desenvolvidas com os acadêmicos de enfermagem, os autores do estudo optaram por desenvolverem a sistematização da gestão do CME na montagem de envio ao CC de bandejas de instrumentais, instru-mentais cirúrgicos avulsos, materiais e equipamentos (Kits cirúrgicos), conforme a descrição na escala cirúrgica. A segunda etapa foi caracterizada pela discussão dos dados listados e elaboração do Protótipo (PBDI), através da comparação de como as atividades re-alizadas manualmente poderiam ser aperfeiçoadas com sua ação de forma informatizada. Depois de de-batidas as informações com uma equipe de experts em informática na enfermagem e CME, o consenso foi de que o sistema deveria ser capaz de:

• Classificar e descrever os instrumentais contidos no kit cirúrgico9,14-16;

• Levantar dados e elaborar uma listagem sobre os componentes das caixas cirúrgicas para cada especialidade;

• Criar códigos para identificar cada grupo de material e efetuar sua reserva conforme a especialidade do procedimento cirúrgico;

• Auxiliar a organização dos instrumentais que devem estar na bandeja com recurso gráfico, e rastrear sua localização por meio de uma base informatizada;

• Quantificar facilmente o material cirúrgico disponível no arsenal;

• Saber qual trabalhador (usuário) ou setor foi responsável pelas ações realizadas com os kits.

Na terceira etapa realizou-se a elaboração do sistema que possibilitou o controle de fluxo da atividade do CME, a partir do agendamento até o envio para o centro cirúrgico, e que funcionou agrupando dados referentes aos materiais em uma base de dados informatizada, garantindo que, momento da consulta, as informações fossem buscadas de forma rápida e simples, reduzindo o tempo gasto com a localização e padronizando o sistema como local de adição, armazenamento e recuperação da informação de forma centralizada1,15.

RESULTADOS E DISCUSSÃO

A estrutura do PBDI é descrita e analisada através das transições de telas, sistemas de hiperlink e campos necessários para que o sistema cumpra a suas funções nos moldes que detalharemos abaixo:

Os programas utilizando a tecnologia da informática oferecem um sistema de Menus que identifica o usuário e que protege as informações, fortalecendo o aspecto da credibilidade dos dados8.

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O acesso ao sistema, como reproduzido na Tela 1, necessita de controle integrado dos processos na instituição, pois as informações eficientes e seguras irão garantir e propiciar interação com o centro cirúrgico.

Por outro lado, é um recurso eficiente para o controle estatístico e na geração de relatórios do setor e na leitura da produção mensal, aliado aos padrões de melhoria do CME 3,15.

Assim, a nova tecnologia da comunicação e informação (TICs), descritas na Tela 2, contribuiu para que a pesquisa do Menu seja realizada de forma sistemática e com acesso rápido a telas geradoras dos dados cadastrados1.

Os cadastros informatizados para o CME já são utilizados em algumas instituições hospitalares; alguns fornecedores também oferecem programas (software), por exemplo, no uso de contêineres para instrumental cirúrgico, ou as próprias instituições possuem um setor voltado para a tecnologia de informação14.

Nesse panorama, na Tela 3, encontramos na logística uma das técnicas de gestão essenciais, para as organizações, viabilizando todo o processo de movimentação e armazenagem que facilite o fluxo de produtos e serviços adequados aos clientes.

Com a ajuda da informática é possível implantar, por exemplo, código de barras nos materiais, que através de um leitor ótico define a ordem dos produtos a serem retirados da prateleira, evitando grandes estoques, desperdícios e até o vencimento do produto, bem como o seu real uso nos procedimentos cirúrgicos9,13,16.

O software de apoio à gestão de dados na comunicação do CME automatiza o fluxo de informações para obter ganho de produtividade e garante confiabilidade das informações16-18.

O programa é essencial para o controle dos consignados, ou seja, instrumentais das empresas de aluguel de equipamentos, instrumentais e implantes que suprem a demanda de cirurgias que utilizam órteses e próteses (Consignados)5,8,15.

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Na Tela 4 , o controle dos instrumentais e/ou nas bandejas pode ser modificado de forma rápida e eficiente, evitando tempo dispendido para elaboração ou modificação de fichas e planilhas de forma manual.

A sistematização do processo de montagem dos kits, realizados pelo CME para o CC, vem ao encontro de gerenciamento por resultados. A padronização de procedimentos é uma importante ferramenta gerencial e, como tal, no ambiente cirúrgico conferem a uniformidade das ações, além de reduzir o extravio de instrumental avulso, e possibilitar que cada profissional realize seus serviços de forma orientada e segura 8-9,13.

Um dado importante, conforme a Tela 5, é o acesso ao catálogo visual, que evita erros na identificação do instrumental, além do benefício da criação de uma matriz de capacitação de reconhecimento das especificidades dos instrumentais para os colaboradores do CME. Outro dado importante na segurança do paciente em relação à contagem do instrumental no início e fim da cirurgia, tendo o registro técnico e controle da contagem no sistema16-18.

O cadastro de procedimentos cirúrgicos é importante, porque se realiza uma seleção por procedimentos por um link, relacionando-o com a equipe cirúrgica.

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A inclusão do procedimento, na Tela 6, requer conhecimento dos tipos de cirurgias que serão realizadas nas instituições, bem como as especialidades médicas, sendo que as tabelas são fornecidas pelo setor financeiro da instituição3,9. A partir da distribuição das escalas por especialidades é levantado o tempo médio do procedimento, tipos de anestesia e outros. Após, são elaborados os checklists (kits) dos instrumentais, bandejas e dos materiais para o procedimento anestésico -cirúrgico.

Cada instituição tem sua rotina para a listagem dos instrumentais, porém o acesso à internet facilita a busca destes dados que são disponibilizadas por fornecedores ou através de catálogos de listagem de instrumental9,16.

Em relação à descrição do perfil na Tela 7, é importante caracterizar que, na relação médico-enfermagem, a informática poderá ajudar na previsão e relação de materiais ou instrumentais relacionados para determinados kits cirúrgicos, adaptando-os para o procedimento e para a equipe cirúrgica.

Entendemos que o planejamento, além de facilitar a gestão e competência gerencial, também pode evitar conflitos relacionados com os materiais ou relativos à comunicação no agendamento dos procedimentos8,14,18.

A interação da equipe da CME com a administração de sistemas vai ao encontro da filosofia e da cultura da organização, sendo que o processo de trabalho compreende não só o aspecto relativo à questão da rotina com o uso da ferramenta do computador, mas também a credibilidade e a interação com o usuário, para lidar com este novo espaço e descobrir a contribuição na melhoria das atividades de forma integrada e dinâmica6-9,14.

Além disso, a Tela 8 auxilia o usuário em todas as fases de tomada de decisão, nas etapas de desenvolvimento, comparação e classificação dos kits, além de fornecer subsídios para a escolha de uma boa alternativa no atendimento ao centro cirúrgico4,12,14.

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A gestão para a criação dos kits cirúrgicos é um sistema que pode ser implementado por meio das informações que controlam os dados relativos ao processo cirúrgico, de modo que se tenha uma logística para atender as necessidades do CC.

Na Tela 9, além das inclusões ou alterações, são padronizadas as rotinas para montagens de kits que mantêm a dinâmica do CME com o CC e a organização dos materiais, que podem ser adicionados aos kits nas prateleiras, por especialidades com endereçamento, bem como as atividades relacionadas com o preparo dos kits pela CME para o CC6-8.

Avaliar o tempo e o movimento das atividades da equipe do CME tem sido uma atividade constante no atendimento ao CC. O controle relativo à produtividade do setor é importante como medida para rastrear os eventos decorrentes do trabalho executado e no planejamento de melhoria5-9.

O menu da Tela 10 tem como diretriz a redução de perda de instrumentais, o controle do processo do sistema de gerenciamento de instrumental, a melhoria na obtenção de relatórios mensais, a agilidade na localização de materiais esterilizados no setor de armazenamento ou de arsenal e a diminuição do índice de erros no preparo das bandejas cirúrgicas18.

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O menu na Tela 11 acessa um relatório prévio com a lista detalhada dos agendamentos ainda não efetivados. O botão relatório final mostra os agendamentos já efetivados, o material que será enviado e sua quantidade e o documento de comprovação. No relatório de usuários pode-se consultar as ações que cada usuário fez no sistema, permitindo saber quem foi responsável pela logística e processamento do material1,9,16.

Desta forma, a eficiência na localização de problemas traz apoio aos setores, tendo como diferenciais, em todas as situações, a redução das incertezas e um maior controle da qualidade13-14.

O menu da Tela 12 permite rastrear a evolução do estado de cada kit de instrumental. Em alguns programas relacionados à gestão de sistema é possível obter todo o relatório que informa as etapas do processo de esterilização. A rastreabilidade é um conceito que surgiu devido à necessidade de saber em que local um produto se encontra na cadeia logística, sendo também muito usado em controle de qualidade2, 4.

Através de soluções de armazenagem e logística, em comunicação online com o módulo de lotes e datas de validade, é possível o controle total da informação sobre a rastreabilidade dos produtos, de forma pormenorizada e rigorosa, incluindo os processos de recepção, armazenamento, produção e expedição2,4,16.

Sendo assim, o CME pode acompanhar os kits conforme sua movimentação através do ciclo de processamento e ao retornar para o centro cirúrgico. Quando as bandejas são rastreadas e encontradas rapidamente, poupam buscas que demandam muito tempo e mantêm um bom clima organizacional5-6,14,18.

A reserva do kit cirúrgico (bandeja, avulsos e complementos) referente ao tipo de procedimento ocorrerá conforme o cadastro do procedimento pré-estabelecido. Após a reserva de todo instrumental necessário para o ato cirúrgico, o sistema verificará se há o material disponível para a data e horários escolhidos e, havendo o material em estoque, se dá a efetivação da reserva1,15-16.

Para garantir esse recurso, o sistema, na Tela 13, automaticamente verifica a quantidade de materiais cadastrados em sua base de dados e subtrai pelo número de procedimentos, garantindo que não falte

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instrumental no momento necessário. O mesmo ocorrerá com os consignados transitórios, pois o sistema abrirá uma janela de aviso, enquanto não ocorrer sua entrega no CME e possível ausência de material na hora estabelecida14,16,18.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

A utilização de sistemas informatizados nas mais variadas áreas do setor produtivo tem provocado mudanças radicais no perfil e formação do profis-sional da área da saúde. O impacto das mudanças reflete-se na dimensão política e econômica, per-mitindo um maior acesso as informações.

A tecnologia da informatização nos processos e na prestação de serviços, vinculada à modernização das organizações de saúde, é um avanço desejável e irreversível para uma gestão eficiente e torna-se fundamental para os serviços hospitalares, tais como o processamento de uma grande quantidade de informações em pequeno espaço de tempo, rapidez na organização das informações, resposta necessária para o planejamento das cirurgias.

É importante que o enfermeiro compreenda como a tecnologia da informação pode modificar o seu trabalho diário e como usufruir desses benefícios para criar novas oportunidades e ocupar seu espaço frente à tecnologia do conhecimento. Apesar de o sistema informatizado ter iniciado na área da enfermagem há mais de 25 anos, ainda necessita melhorar sua eficiência e a produtividade, e a chave para o sucesso está na sua aceitação e na disponibilidade de iniciar um processo de mudança no CME.

A conscientização frente à utilização da tecnologia de informação redundará na reorientação do produto final, no sentido de beneficiar o paciente, reduzir os custos e racionalizar o trabalho.

O (PBDI) é uma ferramenta disponível para a troca de informações entre o CME e o CC, pois estas duas unidades necessitam que suas atividades ocorram em sincronismo, exigindo que, no momento do ato cirúrgico o kit de instrumental completo e necessário esteja disponível, sendo esta uma característica de gerenciamento complexo que a torna fundamental à realização dos procedimentos, haja vista que uma falha certamente irá afetar as atividades de toda a

equipe e a segurança do paciente cirúrgico.

A logística do processo de trabalho é um instrumento disponível ao enfermeiro responsável pelo proces-samento dos kits cirúrgicos, de forma que ele possa trabalhar com relatórios relacionados à utilização da bandeja e instrumentais e à frequência em que os procedimentos cirúrgicos devam que ser reagenda-dos, devido ao fato destes instrumentais não serem suficientes e à identificação de problemas. Desta forma, o controle do processo de trabalho no CME será realizado em menor espaço de tempo e com um padrão de qualidade.

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AUTORES

Sandro Herbe NunesAcadêmico do Curso de Enfermagem da Universidade Luterana do Brasil (ULBRA), Canoas (RS).

Jones Soares de OliveiraAcadêmico do Curso de Enfermagem da Universidade Luterana do Brasil (ULBRA), Canoas (RS).

Solange Machado Guimaraes Enfermeira, Docente do Curso de Enfermagem da Universidade Luterana do Brasil (ULBRA ), Canoas (RS). E-mail: [email protected].

Recebido em 06/03/2013 Aprovado em 10/12/2012

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