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7 pasos para lograr mejora continua
7 pasos para lograr mejora continua
¿Qué es mejora?
Progreso o aumento de algo, cambio o modificación hecha en algo para mejorarla. Para el Aplicativo SIGEPRE, la mejora significa plan de mejoramiento.
¿Qué es un plan de mejoramiento?
Son los criterios de soluciones para una no conformidad real o potencial u oportunidadde mejora.
¿Qué tipo de planes de mejoramiento existen?
1. Correctivo: se solicita cuando existe una No Conformidad Real – NCR, esto es cuandoexiste un Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. Alformular un plan de mejoramiento correctivo, establezco un conjunto de acciones paraeliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.(Ej. Se derramó el vaso de agua sobre el computador, qué debo hacer para que no vuelvaa ocurrir?)
7 pasos para lograr mejora continua
2. Preventivo: se solicita cuando existe una No Conformidad Potencial – NCP. Esto escuando un hecho o situación podría generar el incumplimiento de un requisito legal,técnico, de la organización o del cliente. Al formular un plan de mejoramiento,establezco un conjunto de acciones para eliminar la(s) causa(s) de una noconformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
(Ej. El vaso de agua está cerca a mi computador, no se ha derramado, pero si sederrama podría dañar el equipo; qué debo hacer para evitar que esto ocurra?)
3. Mejora: Se solicita cuando existe una Oportunidad de Mejora – OM, esto escuando se ha definido un criterio para mejorar un procedimiento, proceso oactividad.
(Ej. No he incumplido con mi trabajo pero ¿Cómo lo hago más eficiente? Realizo untutorial de planes de mejoramiento)
7 pasos para lograr mejora continua
¿Quién solicita un plan de mejoramiento?
La solicitud de planes de mejoramiento tiene 3 fuentes principales:
1- Cuando es por auditoria externa de Entes de Control y Auditoría Interna: Lo solicita la Jefe de la Oficina de Control Interno al obtener aspectos no conformes.2- Cuando es por Auditoria Externa del ICONTEC: lo solicita la Jefe de la Oficina de Planeación cuando le declaran no conformidades al SIGEPRE.3- Cuando es por Autocontrol: Lo solita el jefe o enlace de la dependencia o proceso… “Yo”.
¿Cómo documento un plan de mejoramiento?
1. Identificando el Procedimiento de Formulación, ejecución y evaluación de
planes de mejoramiento P-EM-06, el cual podrás consultar en el aplicativo SIGEPRE… y que resumo a continuación.
2. Aplicando los 7 pasos del flujo de mejoramiento en el modulo Mejoras del
aplicativo SIGEPRE, como se muestra en el subsiguiente esquema:
PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO
IDENTIFICO EL HALLAZGO O LA
MEJORA
SOLICITO EL PLAN DE
MEJORAMIENTO
EVALUO LA EFICACIA
VERIFICO LOS RESULTADOS
ASIGNO RESPONSABLE DE
LA MEJORA
FORMULO PLAN DE
MEJORAMIENTO
VALIDO EL PLAN DE
MEJROAMIENTO
REVISO Y APRUEBO EL
PLAN
EJECUTO LAS ACCIONES
1. PROCEDIMIENTO P-EM-06Tutorial (2 video)
¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
2. El procedimiento se resume en el aplicativo SIGEPRE en 7 pasos, así:
A continuación se detallan cada uno de los 7 pasos del flujo de mejoramiento
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
Mi jefe Jefe Control
Interno Jefe de
Planeación Soy Enlace
Esquema de solicitud en el aplicativo
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
Esquema de asignación en el aplicativo
4 Días
En este paso el responsable delproceso y/o dependenciadebe asignar una persona, quiense encargará de formular el plande mejoramiento.
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
El funcionario designadoformula el plan, definiendo:
FuenteCausasAccionesMetasTipo de planOpción de tratamiento
10 Días
Esquema de formulación en el aplicativo
Consulta nuestro tutorial
¿Cómo formulo mi plan de mejoramiento?
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
04 Días
Esquema de validación en el aplicativo
Paso donde el responsabledel Proceso y/oDependencia valida laformulación del plan yremite a la Oficina deControl Interno para suaprobación.
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
La Oficina de Control Internorevisará la coherencia de laacción de mejora respecto alhallazgo, el análisis de causas,las tareas planteadas y lameta a lograr.
10 Días
Esquema de revisión y aprobación en el aplicativo
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
El responsable designado porla dependencia o procesoregistra la informaciónsoporte de los resultadosobtenidos de las acciones ymetas planteadas en el plande mejoramiento.
Fecha inicial y final de cada actividad, corresponde a la
asignada en el paso de formulación del Plan de
Mejoramiento
Esquema de ejecución en el aplicativo
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
La Oficina de Control Internoevalúa los resultadosalcanzados y presentados enel plan de mejoramiento
Esquema de verificación en el aplicativo
10 Días
¿Cómo documento mi plan de mejoramiento?
Paso
La Oficina de Control Internoevalúa la eficacia de lasacciones formuladas en elplan de mejoramiento.
Esquema de evaluación de eficacia en el aplicativo
En Auditorías Internas y externas se evalúa la eficacia de todos los planes de mejoramientosuscritos por el proceso y la Entidad.
Cuando mis planes son eficaces, estoy garantizando que las causas generadoras del hallazgo,no volverán a ocurrir y contribuyo al mejoramiento continuo de mi proceso.
Cuando mis planes de mejoramiento no son eficaces, tendré que volver a reformular nuevasacciones!
¿Qué beneficios obtiene mi proceso al documentar mejoras?
Contribuyo al mejoramiento de la gestión institucional
Obtengo una gestión orientada al resultado
Evidencio la mejora continua de mi proceso
Contribuyo a una gestión limpia con cero hallazgos por auditoría externa
Genero valor agregado a mi proceso y a mi Entidad
Aumento la satisfacción de mis clientes