ALUR PENGELOLAAN SURAT MASUK

KegiatanInstansi/Bidang

lainTU Sekdir Direksi Manajer TU

1. Surat Masuk

2. Input data dan membuat lembar disposisi

3. Surat diteruskan kepada Direksi yang relevan dengan perihal surat melalui Sekdir

4. Sekdir mengambil surat yang telah diberi disposisi dan kembalikan ke Tata Usaha untuk dibuatkan kartu kendali

5. Tata Usaha mendistribusikan surat yang telah berdisposisi- Jika disposisi “mohon

pertimbangan” maka setelah pejabat dimaksud memberikan pertimbangan, maka surat kembali lagi kepada Direksi yang memberikan disposisi.

- Jika disposisi “mohon ditindaklanjuti”, maka pejabat dimaksud dapat menindaklanjuti disposisi tersebut.

- Jika tindaklanjut memerlukan bagian dari bidang lain, maka manajer bidang meneruskan disposisi kepada manajer bidang yang membawahi bagian dimaksud.

6. Setiap surat masuk yang selesai ditindaklanjuti, wajib kembali kepada sub Bagian Tata Usaha untuk dicatat dalam kartu kendali

7. Tata Usaha melakukan pengarsipan terhadap surat masuk yang sudah selesai ditindaklanjuti.

ALUR PENGELOLAAN SURAT KELUAR

Kegiatan

Instansi/

Bidang lain

TU Sekdir Direksi

1. Konsep surat keluar atau surat keluar yang diterbitkan oleh bidang dan mengatasnamakan rumah sakit diserahkan ke sub bagian Tata Usaha untuk diproses lebih lanjut.

Catatan :Surat yang diterbitkan oleh bidang harus diparaf oleh Manajer bidang yang bersangkutan sebagai penanggung jawab terhadap materi surat keluar tersebut

2. Surat diteruskan kepada Direksi yang relevan untuk ditandatangani melalui Sekdir

3. Sekdir mengambil surat yang telah ditandatangani Direksi dan dikembalikan ke Tata Usaha untuk diberi nomor surat dan mengambil 1 (satu) berkas salinan surat keluar untuk di arsip

4. Tata Usaha mendistribusikan surat keluar

FORMAT SURAT KELUAR

1. Kop Surat : Batas atas : 2 cmBatas kiri : 2 cmBatas kanan : 1,5 cmTipe huruf : Times New RomanUkuran huruf– YAYASAN BADAN WAKAF SULTAN AGUNG : 14– RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG : 20– Alamat rumah sakit : 10

2. Nomor, Lampiran dan Perihal. a. Batas pengetikan :

atas : 1 spasi dari Kop Suratkiri : sejajar dengan garis pinggir kiri dalam kop surat kanan : sejajar dengan garis pinggir kanan dalam kop surat

b. Tipe huruf : Times New Roman 12 dengan spasi : 1 spasi

Nomor Surat

01/ /RSI-SA/I/2012

3. Tanggal surat : a. Sejajar dengan nomor pada sisi kanan atasb. Penulisan dengan mencantumkan kota, tanggal hijriyah dan miladiyah

4. Alamat Surat : a. Batas pengetikan :

atas : 2 spasi dari Kop Suratkiri : sejajar dengan pokok perihal surat

b. Tipe huruf : Times New Roman 12

5. Materi Surat a. Batas pengetikan :

Atas : 2 spasi dari alamat tujuan suratKiri : Sejajar dengan alamat tujuan suratKanan : Sejajar dengan garis kanan dalam kop surat

b. Tipe huruf Times New Roman dengan ukuran 12.c. Spasi 1, setiap pergantian paragraf 2 spasi

Kode singkatan untuk jenis surat (diberikan oleh Tata Usaha)

Tahun penerbitan surat

Bulan penerbitan surat

Bulan penerbitan surat

Nomor urut penerbitan surat berdasarkan jenis

6. Tanda Tangan Direksia. Kop surat bawah diketik dengan tipe huruf Times New Roman 12 format Uppercase dengan

posisi center pada sisi kanan, b. Nama Direksi dan Jabatan, diketik dengan tipe huruf Times New Roman 12 format Capitalize

each word dengan member underline pada nama Direksi, dan posisi center pada sisi kanan c. Jarak antara kop surat bawah dengan nama Direksi 3 spasi

RUMAH SKIT ISLAM SULTAN AGUNGSEMARANG

Dr. H. Masyhudi AM, M. KesDirektur Utama

7. Lampiran Batas pengetikan :Batas atas 2 spasi dari tulisan Direktur Utama, batas kiri sejajar dengan alamat tujuan surat

Contoh : Format Surat Keluar

YAYASAN BADAN WAKAF SULTAN AGUNGRUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG

Jl. Raya Kaligawe Km.4 Kotak Pos 1235 Telp. (024) 6580019 Fax. (024) 6581928Website : www.rsisultanagung.co.id E-mail : rs@rsisultanagung.co.id

S E M A R A N G

Bismillahirrahmanirrahiim

Nomor : Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Semarang, xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxx H Lamp. : xxxxx lembar/berkas xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxx M Ha; : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Kepada Yth :

XxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxSEMARANG

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Teriring rasa syukur semoga limpahan rahmat dan ridlo Allah SWT menyertai didalam melaksanakan kegiatan sehari-hari, Amin.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Billahittaufiq wal hidayahWassalamu’alaikum Wr. Wb.

RUMAH SKIT ISLAM SULTAN AGUNG

SEMARANG

Dr. H. Masyhudi AM, M. KesDirektur Utama

TEMBUSAN Yth :1.____________________________2.Arsip.

FORMAT SURAT KEPUTUSAN

1. Kop Surat : Batas atas : 2 cmBatas kiri : 2 cmBatas kanan : 1,5 cmTipe huruf : Times New RomanUkuran huruf– YAYASAN BADAN WAKAF SULTAN AGUNG : 14– RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG : 20– Alamat rumah sakit : 10

- Kata SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR dan RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG, ditulis simetris dengan huruf kapital.

- Nomor surat keputusan ditulis dengan huruf kapital di bawah kata RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG.

- Penomoran Surat Keputusan Direktur

01/KPTS/RSI-SA/I/2012

- Judul Surat Keputusan ditulis simetris dengan huruf kapital 2 spasi setelah nomor Surat Keputusan - Sebelum diktum 2 spasi dari judul Surat Keputusan di tulis ” Direktur Rumah Sakit Islam Sultan

Agung dengan senantiasa memohon bimbingan, lindungan dan ridlo Allah SWT ; “ dengan format justify.

2. Konsiderans “Menimbang” :- Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar

belakang dan alasan pembuatan peraturan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan diletakkan di bagian kiri;

- Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundang - undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang.

Singkatan untuk jenis surat

Tahun penerbitan surat

Bulan penerbitan surat

Bulan penerbitan surat

Nomor urut penerbitan surat berdasarkan jenis

3. Diktum- Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan

di tengah margin;- Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata

menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua;

4. Batang Tubuha) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya

Kesatu :Kedua :dst

b) Dicantumkan saat berlakunya peraturan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan

c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan.

5. Kaki / Tanggal suratKaki peraturan merupakan bagian akhir substansi peraturan yang memuat penanda tangan penetapan peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani.

6. Penandatanganan/Tanda Tangan Direksi- Kop surat bawah diketik dengan tipe huruf Times New Roman 12 format Uppercase dengan posisi

center pada sisi kanan, - Nama Direksi dan Jabatan, diketik dengan tipe huruf Times New Roman 12 format Capitalize each

word dengan member underline pada nama Direksi, dan posisi center pada sisi kanan - Jarak antara kop surat bawah dengan nama Direksi 3 spasi

RUMAH SKIT ISLAM SULTAN AGUNGSEMARANG

Dr. H. Masyhudi AM, M. KesDirektur Utama

7. Lampiran

Batas pengetikan :Batas atas 2 spasi dari tulisan Direktur Utama, batas kiri sejajar dengan iktum “menetapkan”

Contoh : Format Naskah Surat Keputusan Direktur

YAYASAN BADAN WAKAF SULTAN AGUNGRUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG

Jl. Raya Kaligawe Km.4 Kotak Pos 1235 Telp. (024) 6580019 Fax. (024) 6581928Website : www.rsisultanagung.co.id E-mail : rs@rsisultanagung.co.id

S E M A R A N G

SURAT KEPUTUSAN DIREKTURRUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG

NOMOR : /KPTS/RSI-SA/IV/2012TENTANG

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Direktur Rumah Sakit Islam Sultan Agung dengan senantiasa memohon bimbingan, lindungan dan ridlo Allah SWT ;

MENIMBANG : 1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3. dst

MENGINGAT : 1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3. dst

MEMPERHATIKAN : 1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3. dst

MEMUTUSKAN :MENETAPKAN :Kesatu XxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxKedua XxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxKeempat dst

Ditetapkan di : SemarangTanggal : x xxxxxxxxxxxx xxxx H xxxxxxxxxxxxx xxxx M

RS ISLAM SULTAN AGUNG SEMARANG

Dr. H. Masyhudi AM , M. Kes Direktur Utama

TEMBUSAN Yth :1.Xxxxxxxxxxx2.Xxxxxxxxxxx

Format Naskah Standar Prosedur Operasional

Bentuk dan susunan naskah standar prosedur operasional adalah sebagai berikut.

1) Kepala

a) Kepala sebelah kiri memuat

(1)Kop naskah standar prosedur operasional terdiri atas gambar logo Rumah Sakit

Islam Sultan Agung serta alamat Rumah Sakit Islam Sultan Agung di bawahnya.

(2)Tulisan Standar Prosedur Operasional dicantumkan di bawah logo Rumah

Sakit Islam Sultan Agung.

b) Kepala sebelah kanan memuat

(1)Judul standar prosedur operasional yang ditulis dengan huruf kapital.

(2)Nomor Dokumen, Nomor Revisi, dan Halaman dicantumkan secara simetris

dibawah judul.

Penomoran dokumen

01/ SPO / LAB / RSI-SA / 2012

(3) Tanggal Terbit dicantumkan dibawah nomor dokumen.

(4)Tanda Tangan dan Nama Jelas pejabat yang menetapkan standar prosedur

operasional dicantumkan dibawah nomor revisi dan halaman.

2) Batang Tubuh

Batang tubuh standar prosedur operasional terdiri atas pengertian, tujuan, kebijakan,

prosedur, dan instalasi terkait.

Singkatan dari instalasi

Nomor urut SPO

Singkatan Standar Prosedur Operasional

Singkatan Rumah Sakit Islam Sultan AgungTahun pembuatan SPO

Contoh Format Naskah Standar Prosedur Operasional

Pengertian Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Tujuan Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Kebijakan Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Prosedur 1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

3.

4.

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

dst

Instalasi terkait Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx