Document in Cloud: come fare business con la gestione documentale

WebinarPaolo Filpa – Cloud LeaderEsprinet

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Obiettivo della presentazione

La presentazione si rivolge ai Rivenditori che desiderano conoscere i vantaggi economici di rivendere una soluzione di gestione documentale in cloud alla propria customer base.

Si tratta di una soluzione rivendibile in modalità “as  a  service”  e  non  richiede competenzespecifiche nell’ambito della gestione documentale

La presentazione raccoglie una serie di strumenti utili alla vendita, quali: descrizione della soluzione, vantaggi per il cliente finale, posizionamento rispetto alla concorrenza, identificazione del cliente target, listino prezzi.

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I  trend  del  mercato  in  ambito  “Documentale”  – 1/2

Il  mercato  delle  soluzioni  di  gestione  documentale  “on  premise”  è  in  crescita  e  sta  vivendo  una  trasformazione (Gartner, 2014):

Fonte Osservatori Digital innovation, Politecnico di Milano – 2014* Stime School of Management Politecnico di Milano

2013 2014 2015 2016 2017 2018Spesa in mln€(al netto effetto cambio)

77,1 79 81,4 83,9 86,3 88,6

Crescita % YoY 2,03% 2,47% 3,07% 3,07% 2,89% 2,71%

L’attenzione  dei  clienti  si  sta  spostando  sempre  più  dalla semplice  archiviazione  all’automazione  di  flussi  di  lavoro con risparmi crescenti (da 1€/fattura a 65€/ciclo ordine*)

Esiste un potenziale mercato abilitato dal paradigma cloud e as-a-service:

+31% la crescita della spesa in servizi Cloud in Italia nel 2014 i CIO ritengono i progetti di Dematerializzazione prioritari nel 53%

dei casi

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I  trend  del  mercato  in  ambito  “Documentale”  – 2/2

Il Politecnico di Milano ritiene che le soluzioni di Gestione Documentale sono destinate ad essere fra le offerte SaaS che maggiormente si svilupperanno nel prossimo futuro in Italia.

Fonte Osservatori Digital innovation, Politecnico di Milano - 2014

• NESSUN INVESTIMENTO

• APPLICAZIONE SEMPRE

AGGIORNATA

• ACCESSO IN MOBILITA’

• ….  E  ANCORA  ……..  

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I vantaggi  per  il  cliente  finale  nell’adozione  di  una  soluzione di gestione documentale

Riduzione dei costi di gestione dei documenti (carta, risorse uomo, tempo di ricerca, costi di archivio fisico, fotocopie, …):  si stimano risparmi legati alla riduzione dei tempi di accesso ai documenti pari a 0,5-1€ a pagina e ai costi di stampa pari a 1-2€ a fattura

Riduzione dei tempi di esecuzione verso la Pubblica Amministrazione (Fatturazione Elettronica) e dei relativi costi: si stimano risparmi nei costi di registrazione della fattura che vanno da 1-1,5€ (nel caso di fatture non strutturate) fino a 5-9€ a fattura (nel caso di interscambio di flussi di dati strutturati)

Riduzione dei costi complessivi di gestione di un ciclo  d’ordine: si stimano risparmi tra i 25 e i 65 €a ciclo per singolo cliente/fornitore

Aumento dell’efficienza e semplificazione dei processi Riduzione degli errori e controllo sempre piu’ veloce e puntuale, anche da remoto Adeguamento alle recenti norme su fatturazione elettronica e conservazione e alla normativa in tema di

sicurezza e privacy Riduzione problematiche relative a contenziosi Sicurezza: accesso ai documenti regolato da procedure, permessi e ruoli Riduzione dei tempi e del costo di accesso alle informazioni

……..  SENZA  INVESTIMENTI!!!! Fonte Politecnico di Milano – 2014

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Un caso reale: il distributore di componenti elettrici bergamasco

Un distributore di componenti elettrici della provincia di Bergamo ha deciso di adottare una soluzione di gestione documentale in cloud per digitalizzare il proprio ciclo attivo al fine di: Ridurre i costi di gestione dei documenti Aumentare  l’efficienza  dei  propri  processi  al  fine  di  focalizzarsi  sulle  attività  core  

dell’azienda

Attualmente  l’azienda  presenta  i  seguenti  dati: Fatturato annuo circa 7,5 mln€ 10K fatture emesse in un anno 37 dipendenti di cui 8 coinvolti nei processi amministrativi e 15 con necessità di accedere

ai documenti 3 tipologie di documenti (fattura, bolla di accompagnamento, PO)

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I vantaggi ottenibili con Document in Cloud

Vantaggi per il Cliente:• nessun investimento iniziale• Nessuna

modifica/implementazione all’attuale  impianto

• applicazione sempre aggiornata• accesso applicazione:

anytime, anydevice, anywhere

* Flussi di cassa – Costi Energia: 15 centesimi € a KWh - PUE: 1,9

FORNITURA ON-PREMISE

Voce di costo 1° Y 2° Y 3° Y 4° Y 5° YProgetto documentale € 15'000.00 € - € - € - € -Setup progetto documentale € 3'000.00 € - € - € - € -Formazione € 2'000.00 € - € - € - € -Licenze SW EMC (23 ut.) € 20'700.00 € - € - € - € -Assistenza licenze SW EMC € 4'761.00 € 4'761.00 € 4'761.00 € 4'761.00 € 4'761.00

Totali x Year € 45'461.00 € 4.761.00 € 4.761.00 €4'761.00 € 5'787.00

Delta x Year -€ 36‘478.64   € 2‘721.36   € 2‘721.36   € 2‘721.36   € 2‘721.36  

Saving al termine del periodo € 25‘593.20  

FORNITURA "CLOUD"

Voce di costo 1° Y 2° Y 3° Y 4° Y 5° YIaaS + PaaS (23 ut.) € 5'757.36 € 5'757.36 € 5'757.36 € 5'757.36 € 5'757.36 SaaS (23 ut) € 1‘725.00   € 1‘725.00   € 1‘725.00   € 1‘725.00   € 1‘725.00  Setup Servizio Cloud € 500.00 € - € - € - € -Formazione € 1'000.00 € - € - € - € -

Totali x Year € 8‘982.36   € 7‘482.36   € 7‘482.36   € 7‘482.36   € 7‘482.36  

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Document in Cloud

Un’opportunità  da  cogliere  – 1/2

Modalità Offerta

Rivenditore Specializzato

Gap competenze da colmare

Progetto on premise

MODULI VERTICALISaaS a canone mensile

Rivenditore IT tradizionale

Tipologia Rivenditore

Custom project

Esigenze standard

indirizzabili attraverso

moduli verticali

Opportunità di customizzareflussi di lavoro sulla base di

una piattaforma enterprise

grade quale EMC

documentum

PIATTAFORMA

Document in Cloud

PROGETTO DI PERSONALIZZAZIONE

PIATTAFORMA

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Un’opportunità  da  cogliere  – 2/2

Rivendere Document in Cloud è semplice:Costi di accesso bassi e senza investimenti per il

tuo clienteNessuna competenza specifica richiesta

Cogli esigenze di risparmio in ambito documentale sui tuoi attuali clienti, fai upselling e garantisciti

ricavi ricorrenti stabili

Semplice

Profittevole

Rivendi un servizio a canone mensile flat con supporto tecnico inclusoTranquilla

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Document in Cloud

SOLUZIONE: Progettata da Assocloud e Optimo Utilizzata da Esprinet Basata su tecnologia EMC DOCUMENTUM, leader

nelle soluzioni di gestione documentale Ospitata nel Datacenter Assocloud in BT a Settimo

Milanese

In ESCLUSIVA per il CANALE IT

Sono erogati in SaaS sia la Piattaforma abilitante che i moduli verticali

Venduta ad un canone mese per utente

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PosizionamentoPrezzo

FunzionalitàCondivisione e Collaborazione

Document in Cloud – SAAS (Piattaforma+Moduli verticali)

Gestione dei Flussi di

lavoro Standard

Integrazioni con processi aziendali (HR, ERP,

Servizio Clienti, ecc.) e moduli di gestione

documentale avanzati (fatt.elettronica, ecc.)

Archiviazione File

Cus

tom

A lis

tino

FRE

E<5

0€/u

ser

>50€

/use

r

Sicurezza (a livello di

accessi, applicazione e infrastruttura)

Provider xy

Gestione Accessi

Flussi di lavoro complessi

completamente custom

Player internazionali Processi mappati esteri Dati  all’estero Fatture in dollari

Compliance a std italiani Dati in Italia Piattaforma+ADD On per Moduli

Document in Cloud – PAAS (Piattaforma) + On demand

progetti custom (by Optimo)

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Offering – 1/2 Pacchetti  in  “bundle”  Standard

Il Rivenditore  offre  un  prodotto  “bundle”  costituito  dalla  “Piattaforma  di  gestione  documentale”  e  1  o  più  “moduli  verticali”  pensati  per  digitalizzare  e  automatizzare  diversi  processi  aziendali.  Non  servono competenze specifiche.

Bundle

Moduli Verticali Ciclo Attivo

Piattaforma Document in CloudIAAS+EMC Documentum

Motore di gestione documentaleMonitoring & Alerting IaaS 24x7

Supporto applicativo di II livello via email (5x8)

Piattaforma

Ciclo Passivo

Gestione contrattualistica

Fatturazione Elettronica

Conservazione a norma

HR (Fascicolo dipendenti)

Gestione Reclami

Gestione Uffici affari legali

Disponibile 1° Trim.2015Gennaio 2015Roadmap Uscita Future

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Offering – 2/2 Soluzioni e Progetti Custom

Il rivenditore offre progetti «custom» per indirizzare esigenze specifiche. In questo caso servono competenze specifiche. La piattaforma è già disponibile.

Custom

ProgettiFlussi di lavoro

Custom

Piattaforma Document in CloudIAAS+EMC Documentum

Motore di gestione documentaleMonitoring & Alerting IaaS 24x7

Supporto di II livello via email (5x8)

Piattaforma

Progetti di dematerializzazione

Progetti di archiviazione fisica

Conservazione a norma

…

Fatturazione Elettronica

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Web Console - Login

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Document in Cloud – Web Console - Home

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Web Console – Creazione Metadati su singolo file

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Web Console – Ricerca full text e via metadati

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Web Console – Importazione singola e massiva di file

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I valori della nostra soluzione (1/2)

No investimenti Canoni mensili

predefiniti

Soluzione a disposizione ESCLUSIVA del Canale IT

Opportunità di scalare piattaforma: per n° utenti per n° documenti per tipologia dei

documenti per processi

aziendali

Tecnologia di tipo enterprise: EMC Documentum

Datacenter Tier 4 equivalente con collegamenti ad internet ridondati

Datacenter in Italia

Sottoposto a normativa italiana

Una soluzione innovativa per attrarre nuovi clienti

Una soluzione affidabile per migliorare la redditività dei clienti attuali

Vendita assistita tramite modulo di qualificazione dell’opportunità

ScalabileSenza

barriere all’ingresso

Affidabile Nuovi RicaviItaliana

innovativa

personalizzabile facile da usare

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I valori della nostra soluzione (2/2)

Opportunità aggiuntive per il nostro partner!

Opportunità di vendere il servizio su base annuale a fronte di fatture di acquisto su base mensile

Benefici di Cassa

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PLATFORM: funzionalità «by design»Categoria funzionale Funzionalità

Operazioni sui contenuti

Get Copy - Consente di salvare una copia locale del documento sul client, senza bloccare il contenuto alla modifica da parte di altri utenti.

Edit Profile - Modifica del profilo (proprietà) di un documento.

Import - Importazione di un documento. Documentum consente  l’importazione multipla di documenti selezionati tramite opportuno wizard.

Check-Out - Quando il contenuto viene aperto o salvato sul client per essere modificato, si effettua l’operazione  di  «check-out» che blocca il contenuto alla modifica da parte di altri utenti.

Check-In - Operazione che rilascia un documento dopo la modifica.

View, Edit e Print - In generale la visualizzazione e la modifica dei contenuti è delegata dalla piattaforma agli applicativi installati sui client.

Delete - Eliminazione di documenti; in generale i documenti vengono eliminati logicamente, ma continuano a risiedere sul repository d’appoggio.

Ricerca Ricerca - E’  possibile  ricercare  i  contenuti  tramite  proprietà  standard  (ad  es.  per  tipo  contenuto, per data di creazione, per ultima modifica, per dimensione, etc.), anche in modalità Full Text.

Gestione delle relazioni Folder - Gestione delle relazioni. Documentum permette  l’implementazione  di  diversi  tipi  di  relazione  tra gli oggetti del documentale (DM Relation).

Sicurezza

Gestione utenti/gruppi & Authentication - Documentum offre la possibilità di creare ed installare «plug-in» personalizzati che svolgono funzioni specifiche di autenticazione agendo su sistemi pre-esistenti con modalità e caratteristiche totalmente «custom».

Altre funzionalità di sicurezza: Gestione permessi utente sugli oggetti, Auditing, Password cifrate e gestione delle policy.

IaaS

PIATTAFORMA

MODULI VERTICALI

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Categoria Funzionale Funzionalità

Operazioni sui contenuti

Edit Profile - Modifica del profilo (proprietà) del documento «Fattura Attiva».

Import - Importazione di uno o più documenti «Fattura Attiva» mediante apposito wizard applicativo.

Import massivo - Importazione  massiva  di  più  documenti  «Fattura  Attiva».  L’importazione  dei  documenti avviene grazie ad un task opportunamente configurato durante la fase di attivazione del servizio  applicativo.  Tale  task,  in  funzione  di  determinate  regole  applicative,  preleva  da  un’area  di  staging (area  FTP  preposta  all’upload  dei  documenti  «Fattura  Attiva»  a  carico  del  cliente  finale)  i  documenti e provvede ad archiviarli nel repository (proprietà del database relazionale e documenti in formato PDF nel file-system dello storage all’uopo  predisposto).

Ricerca Ricerca – La ricerca dei documenti «Fattura Attiva» avviene interrogando il repository tramite la relativa maschera  che  permette  l’inserimento  delle  proprietà  standard  definite.

IaaS

PIATTAFORMA

MODULI VERTICALI

APPLICATION: funzionalità «by design»

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A chi proporre Document in Cloud domani?

Agenzie operanti in ambito assicurativo, bancario e telecomunicazioni

Uffici legali, aziende con numero di dipendenti elevati, pubblica amministrazione

Aziende di logistica

Aziende dai 10 ai 250 dipendenti che presentano le seguenti caratteristiche: Document intensive: tanti documenti di differenti tipologie – uso massivo di carta Processi complessi Constraint legali Dinamica internazionale

Aziende commerciali (grossisti, distributori, ecc.)

Aziende manufatturiere e di impiantistica

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Formazione – I nostri WEBINAR COMMERCIALI

Webinar DataServizi Cloud Gestiti:  l’offerta  Esprinet-Blueit su piattaforma Softlayer

Giovedì 18 Dicembre (ore 11-11.30)

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Servizi Cloud Assocloud

IaaSErogato su piattaforma certificata VMWare VCloud Powered

Ospitato nel Datacenter Assocloud in BT a Settimo Milanese (Italy)

Servizi di Security

Backup RemotoDisaster Recovery

Backup Offsite

PaaSPower 8 as a

Service

SaaSERP-as-a-Service by Sistemi

Contract Management powered by EMC DocumentumSocial Enterprise powered by IBM Connection

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