6 basic commands for tickets inventory

Билетно складово стопанство

6 Основни команди за да обслужвате вашето

билетно стопанство

Биз Вариант ЕООД Март 2010

Automotive Director™ - Билетно складово стопанство

2

Права Този документ може да бъде копиран или препращан в каквато и да е форма с електронни или механични средства без писменното съгласие на Биз Вариант ЕООД. Софтуерът описан в ръководството е обект на лицензии и може да бъде използван и копиран според условията на лицензиране. Гаранция Информацията в документа е обект на промяна без уведомяване. Биз Вариант ЕООД не отговаря за неправилна употреба, проявено незнание или опити за използване на софтуера за други цели освен изрично указаните. Биз Вариант ЕООД не отговаря за инциденти и загуби причинени от неправилното интерпретиране на информацията, незнание или неумение за работа, които са довели до нарушаване на работата и причинени загуби. Търговски марки Всички търговски марки споменати в това ръководство са собственост на техните притежатели. Биз Вариант ЕООД 4023 Пловдив, жк Тракия 217 Б 6/21 Тел.: 032 294103 Моб.: 0885 374 081 www.bizwareint.com блог: http://bizwareint.spaces.live.com/ имейл: [email protected] За допълнитерна информация, моля отнесете се към Интернет сайта. Последна редакция – Март 8, 2010


3

Съдържание Въведение………………………………………………………………………...4 Какъв проблем се решава? …………………………………………………....4 Изисквания към информационната инфраструктура……………………..4 Общо за билетното складово стопанство…………………………………….4 Конкурентни предимства………………………………………………………4 Автоматизиране на процеса Един документ за отчитане Практически нулева възможност за грешки при продажби и постъпления Проверка на наличностите в касата Ролята на касиера при обслужването Как да започнем…………………………………………………………………5 Каталог лица – кондуктори и шофьори Каталог складове Зареждане на касата с билети 6 Основни операции при работа с билетно складово стопанство………..9

Намери лице Намери документ и подготви за изписване Избор пакети за изписване Отчет на паричните постъпления Изписване на билети Създаване нов документ и презареждане

Справки.............…………………………………………………………………12

Екрани за филтриране Складови операции (месечно) (#2) Складова наличност (#3) Предоставени билети (#4) Предоставени билети по кондуктори (#5) Продадени билети по кондуктори (#6)


4

Въведение Транспортните фирми за масовия градски транспорт отчитат в една или друга форма продадените от кондукторите билети. Билетите са ценни книжа и се съхраняват и отчитат от транспортните фирми. В зависимост от обема информация всяка фирма сама избира начина за обработка на данните.

Какъв проблем се решава В много случай само отчитане на билети и постъпления в касата не е достатъчно. Данните за продажбите са източник на информация за продажбите по кондуктори и рентабилността на маршрутите. Ако те не се обработват, е възможно това да натовари друг отдел на фирмата, за да се превърне документацията в информация, и представи като отчети за резултатите по марщрути, кондуктори и други критерии. В този документ се акцентира само на електронната обработка на постъпващите данни и начина за обслужване на касите. Представени са и справки са свързани с обработката на данните. В ръководството се набляга на оптимизиране на бизнес процесите свързани с обслужването на кондукторите, отчитането на постъпленията, оптимизирането на съпровождащата документация и автоматизирането на процесите. На кондукторите се гледа като на вътрешни клиенти, които трябва да бъдат обслужени бързо и качествено.

Изисквания към информационната инфраструктура 1. Сървърна операционна система: Windows 2000 Server, Windows 2003 Server, или Windows 2008 Server. 2. Клиенти: Windows XP, Vista, 7 3. База данни: Microsoft SQL Server 2005. Минимални изисквания SQL Server Express (безплатен). 4. Достъп: Локална мрежа, VPN или Терминален сървър. 5. Печат: Принтер към всяко работно място

Общо за билетното складово стопанство Всяка каса води собствено складово стопанство. Получените билети се заприходяват към касите, съхраняват надеждно и отчитат от касиера на касата. Предоставянето на билетите става по 100 в купюр. Всеки купюр носи име съответстващо на първия, най-горен билет. Билетите може да се заплащат в момента на тяхното получаване от кондуктора или след като бъдат продадени. В случай, че се използва втората схема, билетите се водят като предоставени, на консигнация и се отчита постъпленията след продажбата. Така всеки купюр преди да бъде изписан от склада престоява известно време на консигнация при кондуктора. В някои случаи той може да бъде върнат обратно на касата и да бъде предоставен на друг кондуктор за продажба. Софтуерът следи количествата на всички купюри в касата, дадените на консигнация и наличните във всеки кондуктор.

Конкурентни предимства 1. Автоматизиране на процеса: Автоматизиране на процеса свързан с водене на индивидуалните салда и проследяване на складовите наличности. Отпада ръчното писането по партиди и едновременното водене на няколко документа в които информацията се пише на ръка. 2. Един документ за отчитане: Всяко предоставяне на билети от касиера на кондуктора и обратно отчитане става само с един


5

документ. В него са описани билетите по купюри, продажбите по купюри и отчета на парите. 3. Практически нулева възможност за грешки при проверка на продажбите и постъпленията Транзакцията свързана с изписването на продадените билети е възможна само при успешно сравняване на стойността от продадените билети и прихода. При несъответствие следва предупреждение и прекратяване на операцията. 4. Проверка на наличностите в касата Наличността в касата може лесно да се установи във всеки момент. Всички парични постъпления са описани по банкноти и монети като се знае общия приход и броя банкноти с дадена стойност. 5. Ролята на касиера при обслужването Касиера е ангажиран с основния процес - броенето на паричните постъпление вместо водене на документация, партиди и текущи салда.

Как да започнем 1. Каталог лица – кондуктори и шофьори За да влезете в програмата трябва да имате регистрирано потребителско име и парола. След като това стане и имате съответните права за достъп може да започнете работа със софтуера. След успешно влизане в системата изберете Маркетинг –> Лица и отворете каталога с лицата. За успешното водене отчетността по кондуктори въведете кондукторите в каталога за лицата. При въвеждането на данните запишете уникалния номер и трите имена на лицето. Укажете го в групата на кондуктори или водачи. В случай, че пропуснете лицето няма да се появи по-късно в менюто за избор на лице.

Каталог: Списък лица. Може да използвате филтрите или команда търсене за да проверите дали дадено лице е вече въведено в каталога. Подробните данни са достъпни чрез командата Редактира.


6

2. Каталог складове За да започнете да получавате билети въведете ваш склад. Каталога на складовете е достъпен от Маркетинг -> Фирми и организации - > Складове. 3. Зареждане на касата с билети

Задължително запишете трите имена на кондуктора. Адресните данни и телефоните номера не са задължителни, но в някои случаи може да се наложи да разполагате и с тях.

Ако продажбата на билети се извършва от водач, категоризирайте лицето като водач.

Изберете Складове и използвайте командата Отвори. Следва добавяне на нов склад


7

Зареждането на касата с билети е третата подготвителна стъпка преди да започне обслужването на кондукторите. За да заредите склада към касата от главното табло отворете -> Складово стопанство -> Доставки -> Списък доставки -> Добавя.

Изпълнете Добавя за да отворите формата за зареждане на Складове

Въведете Складова разписка, Дата и Доставчик.

Иконата за серийно въвеждане на билети с последователни номера позволява въвеждане на купюри от 100 билета наведнъж. Изберете иконата за масово добавяне на артикули с последователни номера.


8

Примерна настройка за въвеждане на 600 купюра билети със сериен номер 018 от 2010 година с начален купюр 00001. В показания пример се добавят 600 пакета в номенклатурата на материалите като последователността ще бъде следната: 00001-018-2010 - първи 00101-018-2010 - втори 00201-018-2010 – трети ......... 59701-018-2010 59801-018-2010 59901-018-2010 – последен.

Команда за добавяне на билети към склада. Подготвените купюри от билети са готови да влязат в склад с изпълнение на командата за добавяне към склад.

Флаг показващ дали съответния купюр с билети е получен в склада. След изпълнение на командата Добави към склада флагът за Получен артикул се вдига, индикатор, че пакета с билети е вече в склада.


9

6 Основни операции при работа с билетно складово стопанство

1. Намери лице 2. Намери документ и подготви за изписване

Използвайте горния десен комбо бокс, за да изберете кондуктор, чиито документ ще обработвате. Ще се появи списък с последните документи от който трява да изберете представения. Редактира се използва за редакция и преглед на вече съществуващи документи Натиснете Добавя ако трябва да създадете нов документ.

2. Натиснете бутона за изписване на предоставени билети за да влезете в режим изписване.

1. При създаване на нов документ използвайте команда за генериране на списък с предоставените билети.


10

3. Избери пакети за изписване

4. Отчети паричните постъпления

Въведете количество продадени билети към всеки пакет. В примера по-горе всички предоставени билети ще бъдат изписани и статута им сменен на продадени. По-често се налага да се изписва част от предоставените количества. Тогава колоната за предоставяне ще отразявя непродадените артикули.

Използвайте командата за отчет на паричните постъпления. Въведете съответния брой банкноти и монети. Сумата за плащане по билети (артикули) и отчета на парите трябва да съвпаднат по стойност.


11

5. Изписване на билети

6. Създаване нов документ и презареждане

Натиснете първия зелен бутон в ляво за да изпълните изписване на билетите. Изписаните билети се маркират в последната колона и статистиката показва крайното салдо. Затворете обработения документ като изпълните Изход, долу в дясно.

Създайте нов документ с команда Добави и разпечатайте ако няма дабавяне на нови билети - презареждане. При презареждане добавете нови билети в списъка и ги прехвърлете в колоната Предоставяне. Разпечатайте документа.


12

Справки Справките са достъпни от Главно табло –> Автомобили -> Справки. За да влезете в програмата трябва да имате регистрирано потребителско име и парола. След като Екрани за филтриране Всяка справка дава възможност за филтриране на данните. През филтрите се преминава и избира критерии относно съдържанието на справката. От последния екран се избира конкретен вариант на справката – подробен, обобщен и пр. Екран 1

Избор на период за справка. В дясно от полето за годината може да се отвори календар за избор на дата.

Двукратно щракане върху името на справката или команда Отвори отваря форма за филтриране на данните и избор на справка.

Бутони за работа със списъците за филтриране.

В ляво се продоставя списък с налични възможности, а в дясно е списъка с избраните. В конкретния пример има само една възможност за избор на склад.


13

Екран 2 Екран 3

Възможност за избор на вид билети.

Избор на купюри.

Бутони за навигиране между екраните.


14

Екран 4 2 Складови операции (месечно) (#2) Група от справки #2-2, #2-3, #2-4 и #2-5 за салдата на пакетите от билети.

Избор на справка. В списъка с избраните справки може да има само една справка.


15

За да влезете в програмата трябва да имате регистрирано потребителско име и парола. След като За Биз Вариант ЕООД 3 Складова наличност (#3) Справки #3-6 и #3-7 за текущите складови/касови наличности, предоставените за продажба и фактическата наличност в склада/касата.


16

4 Предоставени артикули/билети (#4) Справки #4-8 и #4-9 за предоставени артикули/билети за продажба. 5 Предоставени билети по кондуктори (#5) Справки #5-10 и #5-11 за предоставени билети на кондуктори.


17

6 Продадени билети по кондуктори (#6) Справки #6-12 и #6-13 за продадени билети по кондуктори.


18

Биз Вариант ЕООД предлага софтуерни решения в сферата на транспорта и обслужването на автомобилни и машинни паркове. Обслужват се клиенти от строителния сектор, пътното строителство, минодобива, енергетиката, пътническия транспорт, и пр. За повече информация относно клиентите посетете http://www.bizwareint.com/common/bg/clients.html Модула Билетно складово стопанство е част от нови разработки базирани на Microsoft SQL Server 2005 технология.

6 basic commands for tickets inventory

Documents

automotive director

microsoft sql server

sql server express

windows xp