5s imss mexico

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Unidad de Evaluación de Delegaciones.

PROGRAMA INSTITUCIONAL:ORDEN Y LIMPIEZASoportada con Metodología 5’S

Material didáctico

Unidad de Evaluación de Delegaciones

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Objetivo general

Lograr la aplicación efectiva de la metodología 5’S,

en las operaciones, que permita con la participación

activa y sistémica del personal, mejoras duraderas

en el ambiente de trabajo generando orden,

limpieza e imagen institucional.


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Contenido:

• Características de un ambiente de no Calidad

• Características de un ambiente de Calidad

• Metodología de las 5’S

• Objetivo General

• Qué son y en qué consisten las 5’S

• Beneficios

• Acciones generales de implantación


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Un ambiente de no calidad

Existen numerosos ejemplos de ambientes de trabajo improductivos:o Lentitud de respuesta y deficiente calidad en el servicio

o Objetos y/o documentos innecesarios acumulados en el proceso y en el servicio.

o Condiciones físicas adversas y suciedad

o Crisis recurrentes y urgencias en el trabajo.

o Desorden en el lugar de trabajo ocasionando accidentes y daños.

o Malas relaciones interpersonales, con baja participación del personal.

o Obsolescencia frecuente de materiales.

o Capacidad limitada para detectar anomalías.


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• Brinda seguridad, confianza y bienestar

• Es despejado, ordenado, limpio y productivo

• Material y equipo ordenado, en donde se previenen situaciones

indeseables

• Flujos ágiles de procesos y servicios

• Personal participativo y facultado para tomar decisiones

• Es intimo y amigable

Un ambiente de calidad


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Metodología 5’S

Metodología de las 5’s“Para la creación de espacios

Limpios, Ordenados y Seguros”


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Qué son las 5´s

• Es una filosofía de trabajo para lograr ambientes o sitios donde se

“respire” la calidad

• Es una metodología que tiene su origen en prácticas gerenciales

japonesas

• Su aplicación es sencilla y fácil de entender, pero requiere

compromiso, disciplina y constancia

• Son principios universales que debemos fomentar para lograr ser

mejores personas y tener calidad de vida


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Metodología de las 5´s

Nombre Traducción Descripción

Seiri Seleccionar Separar todas las cosas, eliminarlas o enviarlas a donde se usen.

Seiton Organizar Ordenar los artículos esenciales de manera que sea fácil y rápido el tomarlos y regresarlos.

Seiso Limpieza Mantener el equipo, materiales y el área de trabajo ordenada y limpia

Seiketsu Estandarizar Hacer del orden y la limpieza una práctica de rutina; mantener un ambiente agradable de trabajo.

Shitsuke Disciplina Estandarizar los cuatro pasos anteriores y mejorarlos constantemente.


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Porque implementar las 5’S


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Beneficios de aplicar las 5’s

SEIRI “Seleccionar”

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SEIRI “Seleccionar”

Es separar las cosas útiles de las innecesarias, las suficientes de las

excesivas y dejar en nuestro sitio de trabajo sólo lo indispensable para realizar

eficientemente nuestras labores.


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SELECCIONAR

(MANTENER SOLO LO NECESARIO)

SELECCIONAR


UBÍQUELO EN LA OFICINA Y/O CONSULTORIO, SOBRE LA MESA DE TRABAJO O CERCA DE ELLA.

UBÍQUELO EN LA OFICINA Y/O CONSULTORIO, SOBRE LA MESA DE TRABAJO O CERCA DE ELLA.

A CADA MOMENTOTODOS LOS DÍASTODAS LAS SEMANAS

A CADA MOMENTOTODOS LOS DÍASTODAS LAS SEMANAS

a)a)

UBÍQUELO CERCA AL SITIO DE TRABAJO.UBÍQUELO CERCA AL SITIO DE TRABAJO.

UBÍQUELO EN EL ALMACÉN O EN UN DEPÓSITO. UBÍQUELO EN EL ALMACÉN O EN UN DEPÓSITO.

UNA VEZ AL MES.CADA TRES MESES.UNA VEZ AL MES.CADA TRES MESES.

ESPORÁDICAMENTE

UNA VEZ AL AÑO

ESPORÁDICAMENTE

UNA VEZ AL AÑO

b)b)

LO QUE NO ES NECESARIO.LO QUE NO ES NECESARIO.

DESCÁRTELO.SUPRÍMALO.DESÉCHELO.

DESCÁRTELO.SUPRÍMALO.DESÉCHELO.d)d)

SELECCIONE SU MATERIAL O EQUIPO DE TRABAJO DE ACUERDO A LA FRECUENCIA DE USO:SELECCIONE SU MATERIAL O EQUIPO DE TRABAJO DE ACUERDO A LA FRECUENCIA DE USO:

c)c)


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Objetos necesarios

Repararlos Objetos dañados

Objetos obsoletos

Objetos de más

Organizarlos

Separarlos

¿Son útiles?

¿Son útiles para

alguien más ?

Donar

Transferir

Vender

Descartarlos

Si

No

No

Si

Diagrama apoyo implantación 5’s


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SIMULTÁNEAMENTE, EN TODAS LAS ÁREAS DE SERVICIO, CADA TRABAJADOR LLEVA A CABO LA CLASIFICACION.

SIMULTÁNEAMENTE, EN TODAS LAS ÁREAS DE SERVICIO, CADA TRABAJADOR LLEVA A CABO LA CLASIFICACION.

EN UN DÍA SEÑALADO CON ANTICIPACIÓN, EN PASILLOS, OFICINAS, ESPACIOS COMUNES, ARMARIOS, GAVETAS, ESTANTES, ESCRITORIOS ASI COMO EN CONSULTORIOS, LIBREROS Y

MUEBLES DE USO.

EN UN DÍA SEÑALADO CON ANTICIPACIÓN, EN PASILLOS, OFICINAS, ESPACIOS COMUNES, ARMARIOS, GAVETAS, ESTANTES, ESCRITORIOS ASI COMO EN CONSULTORIOS, LIBREROS Y

MUEBLES DE USO.

NO OLVIDE QUE ESTE ESPACIO ES NUESTRO LUGAR DE RESIDENCIA.

NO OLVIDE QUE ESTE ESPACIO ES NUESTRO LUGAR DE RESIDENCIA.

CUANTO MÁS SE AMPLIE EL ESPACIO, HABRÁ MÁS COMODIDAD, FACILIDAD PARA LIMPIAR Y ORDENAR EL ÁREA Y ELLO REDUNDARÁ POSITIVAMENTE EN NUESTRO BIENESTAR.

CUANTO MÁS SE AMPLIE EL ESPACIO, HABRÁ MÁS COMODIDAD, FACILIDAD PARA LIMPIAR Y ORDENAR EL ÁREA Y ELLO REDUNDARÁ POSITIVAMENTE EN NUESTRO BIENESTAR.

SELECCIONAR


SELECCIONAR


SE DESECHASE DESECHA SE CLASIFICASE CLASIFICA

DESCOMPUESTODESCOMPUESTO

LA SELECCION PUEDE SER:LA SELECCION PUEDE SER:

SOBRANTESOBRANTE FUNCIONALFUNCIONAL

REPARABLEREPARABLE NO REPARABLENO REPARABLE

SE CLASIFICASE CLASIFICA DESECHARDESECHAR

¿ ES UTIL ?¿ ES UTIL ?

RECUERDE SIEMPRERECUERDE SIEMPRE


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Metodología 5´S

SIN SEIRI CON SEIRI


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Metodología 5´S

Beneficios de SEIRI: • Mayor seguridad al liberar espacio útil en hospital y oficinas

• Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo.

• Mejorar el control visual de niveles de inventario de repuestos y elementos para el servicio, carpetas con información, guías, etc.

SEITON “Organizar”

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SEITON “Organizar”

Una vez que con SEIRI nos hemos desecho de los objetos que no tenían uso, ahora con SEITON vamos a organizar “todo”, para que tengan, con algún principio lógico un lugar asignado dentro del área de trabajo y sean fáciles de localizar, tomar y regresar a su sitio.


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ORGANIZACIÓN FUNCIONAL(MANTENGA “TODO” EN ORDEN)

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL(MANTENGA “TODO” EN ORDEN)

ORDENAR POR CARACTERÍSTICAS DE TAMAÑO, COLOR, FUNCIONAMIENTO COMO SERÍA EL CASO DE ARTÍCULOS DE PAPELERÍA DEJANDO EN EL ESCRITORIO LOS DE USO DIARIO

ORDENAR MEDIANTE CLAVES ALFA NUMÉRICAS O NUMÉRICAS Y DETERMINAR LOS LUGARES DE ALMACENAMIENTO POR

PERÍODOS DE UTILIZACIÓN: A LA MANO LO QUE SE UTILICE DIARIAMENTE, LUEGO LO DE USO SEMANAL, MENSUAL,

ANUAL . . .

DECIDA CÓMO VA A GUARDAR, TENIENDO EN CUENTA LO SIGUIENTE:

FÁCIL DE IDENTIFICAR PARA CUALQUIER PERSONA

FÁCIL DE GUARDAR

FÁCIL DE SACAR

FÁCIL DE VOLVER A SU UBICACIÓN ORIGINAL

LO QUE ESTÁ PRIMERO ES LO QUE MAS SE USA

QUE SEA:QUE SEA:

Recuerde siempre

Recuerde siempre AL TERMINAR LA TAREA CADA USUARIO DEBERÁ COLOCAR EN SU JUSTO LUGAR EL

ARTÍCULO QUE UTILIZÓ.

AL TERMINAR LA TAREA CADA USUARIO DEBERÁ COLOCAR EN SU JUSTO LUGAR EL ARTÍCULO QUE UTILIZÓ.


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ARCHIVERO

MES

ASILLA

PERF

ORA

DPR

A

BANCO

VITRINA

ESCRITORIO

BOCI

NAS

LAPICERO

MONITOR

TECLADO

TAPETE

VASO

BOTE

CAFE

TERA

ENG

RAPA

DO

RA

RATON

VEN

TILA

DO

R

TELEFONO

CALENDARIO


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Metodología 5´S

Beneficios de SEITON:• * Orden en las cosas, con un acceso rápido a

elementos que se requieren para el trabajo• * Facilita el regresar a su lugar los objetos que

hemos utilizado• * Ayuda a identificar cuando falta algo• * Se mejora la información en el sitio de trabajo

para evitar errores y acciones de riesgo potencial• * El aseo y limpieza se pueden realizar con mayor

facilidad y seguridad• * Da una mejor apariencia e imagen

SEISO “Limpiar”

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SEISO “Limpiar”

o Hay que limpiar el polvo, grasa o suciedad que se ha ido acumulando con el tiempo en: Pasillos, baños, consultorios, oficinas, escritorios, estantes, ventanas, puertas y demás elementos del sitio de trabajo, manteniendo permanentemente las condiciones adecuadas de aseo.

o Debemos identificar las fuentes de suciedad como: fugas, averías, partes faltantes, etc. y corregirlas para evitar daños mayores y eliminar esa fuente de contaminación, con lo que el área de trabajo será más fácil de mantener.

o El objetivo es crear un ambiente de trabajo limpio donde la gente pueda trabajar a gusto y por ende se levante la eficiencia.

o Trabajar en un sitio sucio y desordenado, además de ser desagradable, puede ser peligroso y atenta contra la salud física y mental del personal e incide en la calidad de los servicios.


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LIMPIEZA (MANTENGA TODO LIMPIO)

LIMPIEZA (MANTENGA TODO LIMPIO)

LIMPIE LOS INSTRUMENTOS O APARATOS, ANTES Y DESPUÉS

DE SU USO, VERIFIQUE SU FUNCIONALIDAD.

LIMPIE LOS INSTRUMENTOS O APARATOS, ANTES Y DESPUÉS

DE SU USO, VERIFIQUE SU FUNCIONALIDAD.

SI DURANTE EL PROCESO DE LIMPIEZA ENCUENTRA CONDICIONES INDESEABLES, IDENTIFIQUE LAS

CAUSAS PRINCIPALES Y ESTABLEZCA ACCIONES PREVENTIVAS.

SI DURANTE EL PROCESO DE LIMPIEZA ENCUENTRA CONDICIONES INDESEABLES, IDENTIFIQUE LAS

CAUSAS PRINCIPALES Y ESTABLEZCA ACCIONES PREVENTIVAS.

ALTO

ANTES DE SALIR, DEJAR TODO ORDENADO Y LIMPIO COMO SE QUIERE ENCONTRAR AL DÍA SIGUIENTE:

RETIRAR LO INNECESARIO DEL PUESTO DE TRABAJO PARA FACILITAR LA LIMPIEZA GENERAL; COLOCAR CADA

COSA EN SU SITIO ..

ANTES DE SALIR, DEJAR TODO ORDENADO Y LIMPIO COMO SE QUIERE ENCONTRAR AL DÍA SIGUIENTE:

RETIRAR LO INNECESARIO DEL PUESTO DE TRABAJO PARA FACILITAR LA LIMPIEZA GENERAL; COLOCAR CADA

COSA EN SU SITIO ..

LIMPIEZA ES NO ENSUCIAR LIMPIEZA ES NO ENSUCIAR

CADA UNO DE NOSOTROS MERECEMOS UN SITIO LIMPIO PARA TRABAJAR.CADA UNO DE NOSOTROS MERECEMOS UN SITIO LIMPIO PARA TRABAJAR.


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• La limpieza debe hacerse a detalle y en un corto periodo de tiempo.• La limpieza debe incorporarse al trabajo lo más posible.• La limpieza debe compartirse equitativamente entre todos.

SEISO “Limpiar”


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Metodología 5´S

Beneficios de SEISO:• * Salud e imagen, reduciendo el riesgo potencial de

contraer enfermedades y de que se produzcan accidentes.o * Mejora el bienestar físico y mental del personal.o * Se incrementa la vida útil del equipo e instalaciones al

evitar su deterioro por contaminación y suciedad.o * Las averías se pueden identificar más fácilmente cuando

el equipo se encuentra en estado optimo de limpiezao * Recordemos que un ambiente limpio no es el que más se

asea. Es el que menos se ensucia.

SEIKETSU “Estandarizar”

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o Estandarizar se refiere a crear condiciones de uniformidad dentro de la unidad, tanto de espacios físicos, mobiliario, colores y señalización, así como en los hábitos para el manejo del equipo y documentos a fin de mantener el ambiente de trabajo organizado, ordenado y limpio.

o Unificar los acuerdos tomados de la evaluación 5’S, con formatos y reglamentos practicando continuamente las 3 primeras ´S .

o Debemos trabajar en el estado físico y mental del personal, que les permita desempeñar su trabajo de manera segura, cómoda y eficaz.

o Para lograr que los esfuerzos sean perdurables, es necesario que la acción sea simultánea, que se sincronicen los esfuerzos de todos y que todos actúen de acuerdo a su responsabilidad.

o El reglamento que se establezca, puede contener mecanismos para lograr la participación del personal en la prevención y mejora del ambiente de trabajo.


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La ambientación, pintura, decoración, y el mobiliario, son fuertes

aliados de la estandarización.


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Metodología 5´S

Beneficios de SEIKETSU:• * Generalizar las mejores prácticas para la identificación,

orden y limpieza de equipos, materiales e instrumentos de trabajo.

• * Lograr que no solo se dé el cambio, sino que además se mantenga y se realicen mejoras.

• * Se desarrolle mejor el trabajo en un ambiente de corresponsabilidad.

• * Facilita las relaciones de trabajo y personales con los demas.

• * El personal se siente y se ve mejor.

SHITSUKE “Disciplina”

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Disciplina es actuar en apego a un conjunto de normas y/o reglamentos que rigen a una comunidad, a la organización o

a nuestra propia vida, significa convertir en hábitos el empleo y la utilización de los métodos establecidos y

estandarizados.

Podemos obtener los beneficios alcanzados con las primeras “S” por largo tiempo si se logra crear un ambiente de

respeto a las normas y estándares establecidos.


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Disciplina es hacer algo de forma natural, como un hábito

El arte de “hacer cosas correctas naturalmente.”


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Metodología 5´S

Beneficios de SHITSUKE:

• * Crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la institución.

• * Se siguen los estándares establecidos, existe una mayor sensibilización y respeto entre las personas.

• * Mejora nuestra eficacia y auto imagen.

• * Evita reprimendas y sanciones.

• * La moral en el trabajo se incrementa


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Metodología 5’S

Acciones Generales de Implantación


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Acciones generales de implantación

El cuerpo de gobierno y equipo involucrado:1. Identificarán los aspectos básicos de la metodología 5’S y establecerán acciones para su

difusión, capacitación y práctica entre todo el personal buscando su involucramiento y participación cotidiana.

2. Promoverán la participación de la representación sindical. 3. Determinarán unidades objetivo y áreas prioritarias, considerando evaluaciones locales y

normativas (Coordinación de Conservación y Servicios Generales, Unidad de Evaluación de Delegaciones, Comisión Mixta de Seguridad e Higiene, etc.).

4. Conformarán equipos de trabajo de las 5’S por área, servicio o departamento y establecerán acta de integración (aprovechar comisiones existentes).

5. Documentarán el estado actual como punto de partida, tomarán fotografías de detalles importantes, siguiendo el flujo del trabajo, donde exista un apoyo visual que refleje una perspectiva de las mejoras o desviaciones.

6. Analizarán los hallazgos e intercambiarán impresiones entre los participantes del proceso, utilizando herramientas administrativas de calidad para establecer planes de mejora.

7. Generarán un plan de trabajo que permita dar seguimiento (controlar y evaluar periódicamente) el grado de implantación de cada una de las etapas de la metodología 5’S.

8. Programarán reparaciones rápidas de conservación, a detalles que ocasionan que la limpieza no se dé totalmente, por ejemplo: fugas de agua, lámparas descompuestas, puertas descarapeladas, pasamanos desgastados, etc.


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Acciones generales de implantación

9. Identificarán el equipo, material y dispositivos obsoletos, fuera de funcionamiento o no utilizados (Colocar una tarjeta roja de rechazo).

10. Identificarán el equipo, material y dispositivos que requieran ser reparados o mejorados (Colocar una tarjeta amarilla).

11. Habilitarán a nivel delegacional un área que sirva como bodega para que durante la clasificación, todas las unidades lleven lo que ya no utilicen y el departamento administrativo se encargue de dar trámite para la baja o traspaso del material, dando oportunidad de adquirirlos a quien los requiera. • Nota: Se recuerda que para dar de baja bienes muebles, materiales y archivos, se

debe considerar lo previsto en la normativa respectiva.

12. Darán seguimiento al menos de manera mensual, tanto a la implantación de la metodología como a los resultados de mejora y las registrarán en los formatos establecidos.

13. Apoyarán a las unidades para que cuenten con los recursos necesarios en el mejoramiento de la imagen, el orden y la limpieza.

14. Cruzarán las mediciones de avance de los servicios con los resultados de Satisfacción del usuario.

15. Comunicarán a todo el personal los avances, mejores prácticas y logros obtenidos (antes, durante y después).


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Nosotros cumplimos la

disciplina en las 5’S cuando:

Poner las cosas en ordenSeleccionar- Retirar lo que no se necesita- Guardar lo necesario

Arreglo apropiadoColocar las cosas de

forma que se puedan obtener

fácilmente cuando se necesitan, y por

quién lo requiera

LimpiezaMantener las cosas limpias sin desperdicios o suciedad, en ninguna parte del lugar de trabajo.

MantenimientoMantener la limpieza después de limpiar

CompromisoInspirar orgullo y

confianza por el lugar de trabajo y adhesión a los

estándares desarrollados, para los cuatro componentes


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CAMBIO EN EL ENTORNO LABORAL

ENTORNO EN EL

TRABAJO CLASIFICACIÓN

SEIRIPERSONA

MANTENER Y ESTANDARIZAR

DISCIPLINASEIKETSU

SHITSUKE

Enfoque Integral Programa 5’S

1

ORGANIZACIÓN

SEITON

2

LIMPIEZA

SEISO

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5

¡ MUCHAS GRACIAS !¡ MUCHAS GRACIAS !

Fuentes: Gemba Kaizen Masaaky Imai México Kenshu Center, Sistema Japonés de Administración y Calidad Raúl Castañón MartínezManuales y presentaciones Delegaciones de: Nuevo León, Baja California Sur, Durango, México OrientePresentación ITESM Nuevo León

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