5s fisikoak eta digitalak lan-postuen …- auditorias - 1 o 2 al año (dependiendo de los resultados...
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5S Fisikoak eta DigitalakLan-postuen estandarizazioa
5S Físicas y DigitalesEstandarización de puestos de trabajo
1. Área Piloto
2. Oficinas y
Almacén
3. Sistema
Informático
4. RACK
5. Cocina
1998
1999
2000
2003
2004
Evolución 5S en EUSKALIT
5S FISICAS-Separar innecesarios-
-Situar necesarios-
-Suprimir suciedad-
-Señalizar anomalías-
-Seguir mejorando-
Mayor eficiencia interna
Mejor lugar de trabajo
Trabajo en equipo
Ejemplaridad
Coherencia
Proyecto Estandarización de Puestos de Trabajo
Estandarización de Puestos de Trabajo
PUESTO DE TRABAJO
- Bandeja inferior para temas pendientes.- Bandeja superior o de entrada. Vacía para que nos puedan dejar documentación y podamos verla rápidamente.
PUESTO DE TRABAJO
- Baldas centrales de los armarios. Altura media. Archivadores, Carpetas, …
ALMACÉN
- Baldas inferiores de los armarios para almacenar material pesado y de uso frecuente. - Baldas superiores para almacenar material de poco uso.
Antes
Después
Antes
Después
Antes Después
Antes
Después
Antes
Después
SEGUIR MEJORANDO
- Reuniones diarias y mensuales: sensibilización,
resultados auditorías y paseillos…
- Archivo Novedades: fichero en el que se apuntan
las novedades que afectan a toda la plantilla, entre
las que se encuentran las novedades sobre 5S.
- Argi: herramienta informática
- Tareas mensuales
SEGUIR MEJORANDO
- Auditorias
- 1 o 2 al año (dependiendo de los resultados obtenidos).
- Cada 2-3 años evaluación externa Club 5S.
- 100% puestos y almacenes auditados.
- Check list con normas/criterios por cada área.
- Las mejoras detectadas no solucionadas se registran
en Argi como compromisos.
SEGUIR MEJORANDO
Auditorias
Resultados auditorias en Panel 5S
5S DIGITALES-Separar innecesarios-
-Situar necesarios-
-Suprimir suciedad-
-Señalizar anomalías-
-Seguir mejorando-
Discos duros, unidades de red compartidas,
intranets, escritorios, outlooks, …
Discos duros, Unidades compartidas de red, intranets, … Escritorios
Outlook ¿¿¿POR QUÉ 5S DIGITALES???
-Estructura conocida por todos y acorde a tu sistema de gestión.-Reducción de error humano en la manipulación de ficheros.
-Criterios de ubicación, modificación y eliminación unificados y consensuados.
-Mayor rapidez en las búsquedas y navegabilidad por el sistema informático.
-Optimización del espacio informático.-Mayor efectividad y eficiencia de las copias de seguridad.
-Mejora de la seguridad. Respeto por la LOPD.-Y qué hay del resto de dispositivos que conectamos con nuestros pc-s?
1. UNIDAD COMPARTIDA (E)
-Carpetas de procesos.
-Presentaciones.
-Fotos.
-Logotipos.
2. OUTLOOK
3. APLICACIONES INSTALADAS EN PC-S
4. ESCRITORIOS PC-S Y PORTÁTILES
RESERVABLES
ÁREAS DIGITALES CON 5S EN EUSKALIT
PRESENTACIONES:
CRITERIOS ESPECÍFICOS POR ÁREA
Antes Después
FOTOS:
CRITERIOS ESPECÍFICOS POR ÁREA
Antes Después
LOGOTIPOS:
CRITERIOS ESPECÍFICOS POR ÁREA
OUTLOOK:
CRITERIOS ESPECÍFICOS POR ÁREA
1. Carpetas UNIDAD COMPARTIDA, Ppt, Fotos,…
• Indexación de contenidos.
• Renombrar ficheros en bloque. Lupas Rename.
• Redimensionar y renombrar imágenes en
bloque:Irfanview
• Código de colores en carpetas: Folder Marker, Shell
Icons.
2. OUTLOOK
• Reglas de outlook para clasificar mensajes
automáticamente.
• Auto-archivado
AYUDAS O HERRAMIENTAS DE APOYO
5sdigitales.com
-
MÁS MÉTODO Y HERRAMIENTAS DE APOYO
INDICADORES CUANTITATIVOS
S.I.: Presentaciones.
S.I.: Fotos.
S.I.: Outlook.
Antes Después
Mb 143 86
Archivos 193 118
Carpetas 49 26
Antes Después
Mb 976 551
Antes Después (2005 /2006)
Actualmente
15 % plantilla Outlook<100Mb
50% plantilla Outlook < 100Mb
62% plantilla Outlook < 80 Mb
INDICADORES
INDICADORES CUANTITATIVOS
Copia de seguridad
Tiempos de ubicación y de búsqueda
Estimamos que nos ahorramos 30 minutos al día / persona.
Los Outlooks corruptos e inservibles se han reducido hasta casi desaparecer gracias a la cuota establecida para ellos y el control periódico.
Las incidencias informáticas se han reducido en un 20%.
Antes Después
Copias válidas completamente
80 % 95 %
INDICADORES
INDICADORES CUALITATIVOS
Somos más eficaces al reponer, ubicar e identificarAhorramos mucho tiempo en la búsqueda de cualquier material, fichero, etc. y cualquiera de nosotros es capaz de encontrarlo.
La navegabilidad por la red es más ágil.
Las 5S han mejorado la relación entre las personas y el trabajo en equipo.
Al participar en más auditorías, paseos y proyectos 5S, las personas cada vez realizan más sugerencias de mejora.
El procedimiento escrito de las 5S y su despliegue en las oficinas facilita la integración de las nuevas incorporaciones.
INDICADORES
Apoyo de la dirección. Dotación de recursos.
Apoyo y colaboración de IT – Calidad.
Implicar en la implantación y el mantenimiento a todos al menos en las carpetas que utilizan.
Auditorías internas y tareas mensuales (preventivo)
Procedimiento con todas las normas
Sensibilización. Píldoras formativas.
CLAVES PARA EL MANTENIMENTO 5SD
• Escasez de tiempo
• Prioridad de otros asuntos ante cualquier acción 5S.
• Desmotivación y relajación
• Indisciplina de las personas
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•Tomamos nuestros pc-s, outlooks, … como propios.
•Todos sabemos “meter mano” en un pc y podemos navegar por los
ficheros de la red con total libertad.
• Metodológicamente, conceptos como “ El espacio, Un sitio para
cada cosa, la Limpieza, …” no son los mismos que en las 5S físicas.
DIFICULTADES
• En primeras implantaciones es aconsejable seguir la metodología al
pie de la letra
• De ahí en adelante, la metodología está para facilitarnos la vida y no
para complicárnosla.
• Hay que saber cómo y cuándo adaptar la metodología a nuestro lugar
de trabajo y cuándo dejarnos llevar por ésta.
• Las 5S carecen de sentido si no suponen UNA MEJORA DE
NUESTRA PRODUCTIVIDAD O DE NUESTRO LUGAR DE TRABAJO.
Recuerda que:
Productividad
Seguridad
Trabajo en
equipo
Comodidad
Satisfacción
Imagen de cara al
cliente
Cambio cultural
Participación
Mantenimiento
preventivo
5SBENEFICI
OS vs
COSTESTiempo
Buenas
ideas
Presupuesto