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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA

1 FO-DGICO-02 VALIDACIÓN

Procedimiento: Validación de Proyectos Externos del Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos.

Código: 513-PR-42

Elaboró Revisó

Dra. Jesús Ofelia Angulo Guerrero

Directora de Vinculación

Dr. Miguel Ángel Cisneros Guerrero

Coordinador Sectorial Académico

Autorizó

M.C. Juan Manuel Cantú Vázquez

Director General de Educación Superior

Tecnológica

Fecha de documentación: 10 de enero de 2013

Número de revisión: 0


2 FO-DGICO-03 PRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTO

Objetivo(s):

Gestión efectiva de la validación de proyectos externos de los distintos Centros y/o Institutos, con un enfoque hacia la obtención de los siguientes resultados:

• Atención sistemática y proactiva de los proyectos. • Colaboración entre actores que permita una coordinación de las competencias para el

análisis de los proyectos. • Análisis de los componentes del proceso para identificar áreas de mejora continúa del

mismo. • Mejora de la toma de decisiones en esa y otras áreas estratégicas de la vinculación a

través de la integración de datos estadísticos derivados de la práctica de gestión de la validación de proyectos externos que permitirán analizar la demanda, el tipo de proyecto y el tipo de resultado obtenido.

Se considera como “externo” a los proyectos que involucran un tercero exterior al Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos (SNIT) que denominamos “cliente” del SNIT. Los tipos de proyectos externos son:

• Licenciamiento • Colaboración, NDA, MTA • Desarrollo de tecnología • Investigación contratada • Vinculación académica, etc.

Glosario:

-‐ JPVA: Jefe de Proyectos de Vinculación del Departamento Académico de la Subdirección Académica del Centro y/o Instituto.

-‐ GTV: Jefe del Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación de la Subdirección de Planeación y Vinculación del Centro y/o Instituto.

-‐ RPPE: Reporte de Progresión de Proyectos Externos: reporte donde se registra el tipo de proyecto, el tipo de demanda y el seguimiento de la progresión de los proyectos externos en las etapas del proceso.

-‐ JPIA: Jefe del Proyecto de Investigación del Departamento Académico. -‐ SPV: Subdirección de Planeación y Vinculación. -‐ NDA: Non Disclosure Agreement

Procedimiento: Validación de Proyectos Externos del Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos.

Código: 513-PR-42

3 FO-DGICO-03 PRESENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO


-‐ MTA: Material Transfer Agreement -‐ Los tipos de demanda son:

Código de demanda

Descripción Nombre de la demanda

I-NSPE INICIADA - NO ESPECÍFICA Búsqueda de oportunidad

I-SPE INICIADA - ESPECÍFICA “Match” Perfecto E-NSP ESPONTÁNEA-NO

ESPECÍFICA Consulta Portafolio

E-SPE ESPONTÁNEA - ESPECÍFICA Proyecto en Mano

Marco Normativo:

• Programa Institucional de Innovación y Desarrollo. • Plan Nacional de Desarrollo. • Ley de Ciencia y Tecnología, última reforma, 28-01-2011 • Programa Especial de Ciencia y Tecnología e Innovación, 2008-2012

Referencias:

• Guía de creación de valor del portafolio de innovación: 2. Área de efectividad #2: Proyectos validados, 2012.

Alcance:

• El presente procedimiento es de aplicación a todos los Institutos Tecnológicos y Centros adscritos a la Dirección General de Educación Superior Tecnológica (DGEST). • La operación del procedimiento estará a cargo de la Coordinación Sectorial Académica, cuya responsabilidad es de la Dirección de Vinculación. • El proyecto aplica a todos los proyectos externos solicitados a cualquier entidad del Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos proveniente de cualquier organización del sector social y/o productivo.

Responsabilidades:

El Coordinador Sectorial Académico. • Promover las acciones encaminadas a la aplicación del conocimiento generado en los

institutos tecnológicos, con el fin de incorporarlos a los sectores público, social y privado.

• El Director de Vinculación. • Proponer los lineamientos y procedimientos para la formulación de proyectos de

colaboración de los institutos tecnológicos con otras instituciones educativas, empresas y organizaciones nacionales y extranjeras, y llevar un seguimiento.


4 FO-DGICO-03 PRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTO

El Jefe del Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación

• Asegurar la planeación y coordinación entre las partes y la eficiente gestión del proceso. • Informar el cliente sobre las etapas del proceso de validación de los proyectos externos

del SNIT. • Asegurar la actualización del Reporte de Progresión de Proyectos Externos (RPPE). • Gestionar la redacción de los acuerdos entre las partes así como su validación entre las

oficinas legales de ambas partes.

El Jefe de Proyectos de Vinculación del Departamento Académico. • Confirmar la demanda del cliente. • Colaborar con la contraparte y con GTV en encontrar las condiciones legales que

satisfagan las partes y en asegurar que la redacción del acuerdo legal exprese las condiciones negociadas.


5 FO-DGICO-04 DIAGRAMA DE BLOQUE

Procedimiento: Validación de Proyectos Externos del Sistema Nacional de

Institutos Tecnológicos.

Código: 513-PR-42

ACTO

R SOCIEDAD*(Organizaciones*del*sector*social*y/o*productivo)

Cliente

Centro*/*Instituto*Sub@Dirección*de*Planeación*y*

&VinculaciónJefe*del*depto.*Gestión*Tecnológica*y*Vinculación*(GTV)*Coordinador

Centro*/*Instituto*Sub@Dirección*Académica

Jefe*de*Proyectos*de*Vinculación*del*depto.*Académico*(JPVA)

y*Jefe*de*Proyecto*de*Investigación*del*depto.*Académico*(JPIA)

Dirección*de*Vinculación*de*la*Dirección*de*

Educación*Superior*Tecnológica*(DGEST)

ETAP

A*1ETAP

A*2ETAP

A*3

Validación)de)proyectos)externos

No*

Si*

(1)*Formula***demanda**por*iniciaPva*propia**o*detección*efectuada*por*

centro/insPtuto*

(2)*Vincula*a**las**partes*e*Informa*al*cliente*sobre*el*proceso*de*validación**

INICIO*

Interpreta*bien*la*demanda*

?*

(8)*Propone,*analiza*y*negocia*condiciones**del*acuerdo*legal**

(3)*Confirma*la*demanda*del*cliente*involucrando*expertos*si*es*necesario**

(4)*Redacta*la**demanda*del*cliente*por*escrito**

(5)*Confirma*su*demanda*por*escrito**

Condiciones*saPsfactorias

?*

(9)*Redacta*las*condiciones*del*acuerdo*logrado*por*

escrito**

(11)*Redacta*el*convenio**

No*

Condiciones*saPsfactorias?*

(6)*Registra*el*proyecto**en*el*Reporte*de*Progresión**de*Proyectos*Externos*(RPPE)*

(7)*Actualiza*RPPE*

(10)*Actualiza*RPPE*

A

Si*

No*

Si*


6

ACTO

R SOCIEDAD*(Organizaciones*del*sector*social*y/o*productivo)

Cliente

Centro*/*Instituto*Sub@Dirección*de*Planeación*y*

&VinculaciónJefe*del*depto.*Gestión*Tecnológica*y*Vinculación*(GTV)*Coordinador

Centro*/*Instituto*Sub@Dirección*Académica

Jefe*de*Proyectos*de*Vinculación*del*depto.*Académico*(JPVA)

y*Jefe*de*Proyecto*de*Investigación*del*depto.*Académico*(JPIA)

Dirección*de*Vinculación*de*la*Dirección*de*

Educación*Superior*Tecnológica*(DGEST)

Validación)de)proyectos)externos

ETAP

A*4

*ETAP

A*5*

No*

Si*

No*

Si*

Redacción*legal*

saNsfactoria*?*

Redacción*legal*saNsfactoria*

?*

(16)*Formaliza*el*convenio*con*ambas*partes**

(18)*Envía*Reporte*y*convenio*Sub@Dir*Pl.*&*Vinc@*y*Sub@Dir*Aca.**

FIN*

Vo.Bo*Vo.Bo*

(15)*Somete*a*validación*de*las*partes*involucradas.*

(12)*Presenta*convenio*a*ambas*

partes**

(19)*Recibe*y*revisa*el*RPPE**

(13)*Confirma*que*el*acuerdo*escrito*puede*proceder*a*validación*por*las*partes*

legales**

(14)*Actualiza*RPPE*

(17)*Actualiza*RPPE*validados*

Requiere*correcciones?*

Realiza*correcciones*

Si*


7 FO-DGICO-05 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Planeación* Define metas en consenso con JPVA, de acuerdo a las estadísticas de periodos anteriores.

GTV, SPV, |JPVA y JPIA

ETAPTA 1

1. Formula demanda por iniciativa propia del cliente o detección efectuada por el centro/instituto. Existe una demanda: Puede haber sido iniciada desde el cliente quien formula una demanda o puede haber sido detectada por los responsables de vinculación a través de cualquier acción de posicionamiento del Centro / Instituto o de otra manera.

SPV y GTV, CLIENTE

2. Vincula a las partes e Informa al cliente sobre el proceso de validación. Organiza y participa en los encuentros entre las partes e Informa el cliente sobre el proceso de validación.

SPV y GTV

3. Confirma la demanda del cliente involucrando expertos si es necesario. ¿Se interpretó bien la demanda del cliente?

Sí: Continua el proceso al punto 4 con el visto bueno del Jefe de Proyectos de Vinculación del departamento Académico correspondiente.

No: Se pide al cliente que reformule su demanda y se regresa al inicio del proceso.

JPVA Y JPIA

4. Redacta la demanda del cliente por escrito, el documento deberá enviarse al cliente para obtener su conformidad.

SPV y GTV

5. Confirma su demanda por escrito, una vez revisado el documento de demanda lo envía al GTV para su registro.

CLIENTE

Procedimiento: Validación de Proyectos Externos del Sistema Nacional de

Institutos Tecnológicos.

Código: 513-PR-42


8

6. Registra el proyecto en el Reporte de Progresión de Proyectos Externos (RPPE).

SPV y GTV

7. Actualiza el Reporte de Progresión de Proyectos Externos (RPPE)

SPV y GTV

1

ETAPA 2 8. Propone, analiza y negocia condiciones del acuerdo legal. Redactada la propuesta se envía en primer lugar al JPVA y al JPIA para verificar que las condiciones sean satisfactorias; recibidas las observaciones del JPVA y JPIA se envía al cliente para confirmar las condiciones. Una vez que ha sido revisado por ambas partes y realizado las modificaciones sugeridas se continua el proceso o en caso contrario, se reformula el documento tantas veces como sea necesario para finalmente su redacción.

SPV, GTV, CLIENTE, JPVA y JPIA

9. Redacta las condiciones del acuerdo logrado por escrito.

SPV y GTV


SPV y GTV

ETAPA 3 11. Redacta el convenio. La JPVA y la JPIA proveen soporte a la redacción, si es necesario.

SPV, GTV, JPVA y JPIA.

ETAPA 4 12. Presenta convenio a ambas partes. Si la redacción legal del convenio es satisfactoria para ambas partes continua el proceso para su validación por las instancias legales, en caso contrario se sugieren modificaciones y se corrige el convenio.

SPV, GTV, CLIENTE, JPVA y JPIA , GTV, SA.

13. Confirma que el acuerdo escrito puede proceder a validación por las partes legales. Se transmite el acuerdo confirmado a las partes legales de la entidad académica y del cliente.

SPV y GTV


SPV y GTV

3

ETAPA 5 15. Somete a validación de las partes involucradas. Si existen cambios o correcciones necesarios, tanto el cliente como el centro o instituto las gestionaran con las instancias legales para la formalización del convenio.

JPVA

16. Formaliza el convenio con ambas partes. SPV y GTV

17. Actualiza el Reporte de Progresión de Proyectos Externos Validados (RPPE)

SPV y GTV


9 FO-DGICO-05 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

18. Envía Reporte y convenio a la SPV y SA GTV

19. Recibe y revisa el RPPE. DV de la DGEST

Medición* -‐ Al final del periodo, GTV compara los resultados con las metas fijadas al inicio del periodo y consensua conclusiones con JPVA con el fin de tomar decisiones de mejora para el proceso de planeación del próximo periodo.

-‐ Informa a las subdirecciones de Institutos / Centros y reporta resultados a la DGEST

GTV

* Las etapas de planeación y medición son fundamentales para el desarrollo de este procedimiento, las cuales deben ser consultadas en los anexos.

TIEMPO APROXIMADO DE EJECUCIÓN:

UN AÑO


10 FO-DGICO-06 ANEXOS Y REGISTROS

ANEXOS

Relación de proyectos validados (Formato)

Dar a conocer los resultados de la evaluación.

513-PR-42-A001

Etapa de planeación Definir metas 513-PR-42-A002

Etapa de medición Compara los resultados con las metas

513-PR-42-A003

REGISTROS

Documentos de Trabajo

Tiempo de conservación

Responsable de conservar

Código de registro o identificación única

Convocatoria. Un año Coordinador Sectorial

Académico 513-PR-42-R001

Relación de proyectos validados.

Un año Dirección de Vinculación 513-PR-42-R002

Procedimiento: Validación de Proyectos Externos del Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos

Código: 513-PR-42

Nombre del Documento Propósito Código del documento


11 FO-DGICO-07 HISTORIAL DE CAMBIOS

Revisión

Núm.

Fecha de

aprobación

Descripción

del cambio Motivo(s)

0

Original Atender las

recomendaciones de la Auditoría.

Procedimiento: Validación de Proyectos Externos del Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos

Código: 513-PR-42


12

ANEXOS:

ü RELACIÓN DE PROYECTOS VALIDADOS ü ETAPA DE PLANEACIÓN ü ETAPA DE MEDICIÓN

513-PR-42-A002

ETAPA DE PLANEACIÓN:

513-PR-42-A003

ETAPA DE MEDICIÓN:

513-pr-42 validación de proyectos externosittoluca.edu.mx/difusion/transferencia de...

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