5 reasons to manage it assets more strategically
TRANSCRIPT
控制复杂性
IT 资产管理需要更具策略性的 5 个原因
许可证管理服务
bull 对 IT 资源更多的利用 bull 降低的成本和风险 bull 处理颠覆力量 bull 实现与企业愿景更加深入的一致 bull 改进的 IT 投资决策
这是一场有包括以下组织在内的与会者参与的甲骨文全球大会
bull 法国雅高集团 (Accor SA) bull 美国应用材料公司 (Applied Materials Inc) bull AUFO bull 法国巴黎银行 (BNP Paribas) bull Cerner公司 (Cerner Corporation) bull 敦豪系统公司 (Dot Hill Systems Corporation) bull Equens SE bull FEMSA bull GE医疗技术集团 (GE Healthcare Technologies) bull IFFCO bull ITT Exelis bull Medica bull 法国外贸银行 (Natixis) bull Olson Urban Housing LLC bull 荷兰合作银行 (Rabobank) bull SampC电气公司 (SampC Electric Company) bull Telefoacutenica SA bull US Magnesium bull 沃达丰集团 (Vodafone Plc)
设计甲骨文知识产权管理的未来
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5 个原因要求组织
更加策略性地思考许可及资产管理
为什么组织在考虑其处理许可和资产管理的方法时应 该 更 具 策 略 性这 是 在 甲 骨 文 全 球 大 会 (OpenWorld)的一次管理论坛上所发起的讨论与会者包括从西班牙 Telefoacutenica和法国巴黎银行 (BNP Paribas)到 US Magnesium公 司荷 兰 合 作 银 行 (Rabobank)以及 Cerner公司等多个组织这次对话产生了一些发人深省的结论并为进一步的研究提供了灵感本文即是讨论的直接成果它探究了五个原因这五个原因凸显了 IT架构日益增长的复杂性是如何要求更具策略性的能力来在资产已经延长的整个生命周期中管理资产
对本课题的分析最终强调了技术是如何正变得与经营策略不可分割对大多数公司来说IT 依然是最大且增长速度最快的投资领域IT 是如何做到的以及对于未来增长来说IT 是如何重要
本文将探讨揭开这一许可证发放难题的价值所在以对经营花销与 IT 服务交付之间的平衡获得可随时付诸实践的见解文章将侧重于如果采用更加集中更加协调且更加积极的方式来发放许可和管理财产组织会面临的挑战以及能获得的好处
我希望文章能够带来有趣的阅读体验并能够促进一场围绕提高所部署的 IT 资产的价值效益与利用率水平的对话
谨致问候
甲骨文公司许可证管理服务 (LMS) 副总裁乔纳森bull库普 (Jonathan Koop)
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mdashmdash
rdquo
原因一 原因二降低的成本与风险
到了采购上将许可管理与该功能紧密整合就能可在源头对资产信息进行收集获得由财务方面增加的额外数据从而能够考虑到租赁细节资产价值贬值预计净残值和税收问题然后这种集成可以扩展到对个别资产的操作使用使采购能够增强这些资产的配置控制维护跟踪许可证合理化以及资产规划过程
我的组织致力于为企业用户提供更好的指导和建议目的是让他们能够大大提高自给自足的能力这意味着要有更好的工具且要对他们有权使用哪些功能有一个更加清晰的认识我们想停止那种在 IT 和业务之间存在断裂导致不合常规的软件访问的情况
我们曾经到了这样一种程度软件审核平均花掉我们五十万美元并迫使我们招入了大约 15-30 名部门成员如今这些数字已经被减半我们在资产方面所拥有的底层情报由三名人员进行维护他们每周花几个小时进行研究
有了已经就位的合适工具你就能大大降低人们时间上的压力 但只有在你正确安排它们的情况下一切都必须基于验证这一要求通过每月会议实现而每月会议上升到年度审查而以前我们大概每三到五年才审查一次我们的许可分发风险
甲骨文全球会议上的观点
许可与资产管理在提高 IT生产力效率与效益方面所起到的作用来源于其消除复杂性的能力事实上对一个组织已安装的 IT资产基础进行维护迁移和不断升级的过程的错综复杂可以说是满足业务要求与 IT供应最大的障碍如果对 IT领域使用和授权缺乏简化的视野 IT 就会对个人任务是否以最好的状态服务于战略方针缺乏认知 mdashmdash而企业用户则感觉受到了 IT的制约他们的资源因服务请求数量庞大显得能力不足
这不足为奇因为软件许可发放的条件是不断变化的尤其是对那些业务足迹遍布全球的组织来说重叠的合约多种多样的许可类型以及各有差异的采购程序经常会添加到一份令人费解的许可证描述当中这些部署模型的复杂性来自于管理许可发放的财务责任决定许可权以及限制许可风险这是一项挑战传统 IT管理的工作职能并且还是基于甚至是依赖 IT资产部署使用和授权上的完全透明理想情况下这种视野也将被集中化以增加管理资产的益处这些益处包括更加高效地管理资产为 IT带来将花销转移到其他方面 mdashmdash如 IT服务自动化和 IT服务组合包管理等方面的灵活性同时还不影响质量
收集大量所需数据以高效管理一份软件财产的益处也延伸
ldquo 在我们管理许可的方式上我们现在主动多了以前在承包商方面有许多不确定的风险我们缺乏检查任何发放出去的许可证或者当它们到期时再次检查的控制力 rdquo
ldquo 有时候与我们应该如何使用软件或者与我们应该使用哪些东西有关的信息并不明确升级产品历来被证明是一个由选择和结果组成的复杂矩阵没有分界线 mdashmdash你认为你已获得许可来做你想做的事但经过审查你才发现你没有 rdquo
甲骨文全球会议上的观点
很少组织能够认识到有多少钱被捆绑在了他们的软件许可当中mdashmdash以及他们本可以省下多少钱从这个角度来讲提高有效许可管理中成本透明度就指明了能实现可观 IT 节约的所剩无几的方法之一
在许多情况下人们主要是从购买花销方面查看成本但这些前期成本只是总所有权成本的一小部分资产的实际成本与安装变更管理维护服务及处理有关在 IT 缺乏对软件实际使用情况的可见能力的地方高估或低估就会成为家常便饭同时也会有对相关成本的影响相比之下有效管理软件资产则意味着最大限度地降低成本同时提供足够满足业务需求的能力它还使企业能够随着时间的推移通过利用未使用或从其他项目中释放出来的资产更好地平衡基础设施投资
从分析师的角度来讲许可管理项目可带来可观的节约安本集团 (Aberdeen Group) 预计可节省高达 3 5 的总 IT 预算 (Aberdeen Group2002 年 )而高德纳 (Gartner)预计为 3 0 左右 (Gartner Group200 7 年 )毕马威会计师事务所 (KPMG) 将第一年软件成本总节约量确定为大约 30并将随后的几年确定为 5-1 0 之间然而必须注意的是所有这些节省并非一定会显示直接的现金效果因为整体生产力的提高以及软件审计成本的避免也被考虑到了计算当中
mdashmdash
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mdashmdashldquo rdquo
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原因二降低的成本与风险
ldquo 一些软件供应商具有非常严格的控制这使得难以维持服务的灵活性相反其他供应商拥有优良的工具来帮助你控制不合常规的调度但你仍然有不愉快的感觉觉得建筑中的一些用户正在使用未获许可且不兼容的软件rdquo
一些节省来自于不合常规情况的减少临时采购其他则来自于卸载过时的软件和减少支持此外利用精确的使用数据企业可以重新计算写入到外包合同的销量假设这些是最直接的节省但是在较长的时期中IT 被赋予更多的权力来实施战略许可管理从而能够以一种与实际业务需求精确符合的方式购买和集中软件许可
减少许可错算确保用户有权访问他们所需要的功能在许多组织中 IT 管理人员的倾向是购买更多的许可而不是购买真正需要的许可 这不可避免地导致了许可被束之高阁的情况既增加了成本又对 IT 预算的整体效率产生了巨大的限制
尽量减少不必要的采购许多组织定期支付周期性更新和支持费用但并不审查有多少用户仍在使用这些产品识别研究和降低这些成本能带来 速赢 以及从被束之高阁的软件和已不再需要的资产中恢复价值的潜能
除了降低成本之外对许可有效的可视性也会使企业能够从他们的软件投资中获得尽可能高的回报大的收益也来自于对资产更好的规划管理和更换而简单地追踪资产的位置则会降低安全风险以及因合规问题导致罚款和处罚的威胁软件审计的风险对组织构成了真实存在的危险 由此产生的任何罚款或许可 校准 一般都是未列入预算的成本经常会超过 100 万美元并且会持续数月消耗内部资源
原因三处理颠覆力量
收购伴随着对我们业务的巨大影响 我们都很清楚很多时候它们的全面影响并未得到完全的了解
在外包缔约过程中我们能够向各个厂商寻求的最佳帮助是让他们教给我们能做什么和不能做什么这有助于我们达成最好的交易并更好地了解将会出现的限制这种可视性从目前来讲是缺失的
甲骨文全球会议上的观点
当今的 IT 战略必须对不断变化的业务优先级和政策所带来的众多颠覆性力量保持适应能力这些颠覆力量包括
迅速发展的业务结构 mdashmdash从兼并和收购到资产剥离和合资企业这一系列业务结构为许可和资产进一步的复杂管理服务且经常在 IT 没有直接参与的情况下起动成功指标通常集中于员工建筑知识产权及存货的转移而较少集中于 ldquo无形 rdquo 的资产如 IT 资产等这会显著影响活动的 IT 预算和最终成本
云mdashmdash基于云的应用的增长正在改变软件使用许可方式它也在挑战自动使用量测量因为在本地机器上并没有软件的迹象这需要复杂的管理和控制因为用户不再从软件供应商直接进行购买他们只在使用时为一种功能支付这在合规和许可管理方面提出了新的问题
外包mdashmdash想要有利可图的外包合同通常必须包括林林总总的 IT 管理任务不过许可管理对外包也有众多意义尤其是在管理软件资产的责任可如何转移到外包商身上这一方面mdashmdash但不遵守许可而需要承担的责任一般不会转移在大多数情况下组织仍然拥有的软件许可并接受许可合规风险如果交付结果不良这种复杂性能够在企业与 IT 外包商之间造成紧张状态并产生重大的财政负担
由于每份企业协议都具有其特定的分配条款理解各主要供应商的许可条款并（在必要时）理解这些许可的可转让性可能会是一项艰巨的任务当通过只起到妨碍灵活性且哄抬资金支出和经营成本作用的战略活动改革经营结构时这些挑战会被放大
然而大多数组织在其整个部署生命周期中缺乏优化软件许可的能力通过获得更高的现有资产清单透明度来查看有哪些可用的许可以及这些许可何时到期组织能够以更大程度的确定性来着手重大的系统变更然后可以在部门间重新部署或分享利用不足的许可消除束之高阁的软件和不必要的购买
在制定业务战略时 IT 与业务领导者需要这种更高的许可洞察力以意识到管理动态应用程序基础设施的挑战科技来来去去员工也是如此与此同时企业愿景也是不断变化的这三个元素的共生性质表明 IT 在控制可供任意使用资产方面需要采纳更主动的方式
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原因四实现与企业愿景更加深入的一致
ldquo一个共同的挑战是明确性以及尝试对精确界定公司要求的是什么他们计划对此做些什么以及这会花费多少成本如果没有一个完整的资产清单就不可能验证战略规划的方向 rdquo
ldquo业务的一致性从根本上来说是建立在主动性上能让我们无功而返的是对许可规定缺乏明确性以及缺乏专用资源来应对我们的全球业务 rdquo
甲骨文全球会议上的观点
IT 的战略性质 就业务推动者与金融消费者而言将其目前的水平和未来发展方向放在了主管们聚焦的中心这种担忧最为经常的显露是以三种 盛行咒语 的形式出现的
让 IT 与业务的一致性更加紧密将业务战略转化为信息充足的 IT 决策并不是个简单的任务有意义的参与经常处于水平过低的状态且远离了相互协作的蓝图相反交付团队则采用一种狭窄的自下而上的方法来开发业务用户所要求的功能 由产品销量渠道或地理因素引导的短期投资心态结果是 IT 在进行战略性举措的灵活性方面受到限制资本开支及营运成本被哄抬并且错失了关键目标
少花钱多办事与此同时很少有 IT 预算逃脱动荡经济环境的影响对于许多组织来说这已经导致了 IT 支出几乎呈水平线的情况这反过来又在管理软件资产的过程中产生了更高的利息 我们有什么在哪里部署谁在使用它它对已规定的业务目标有助益吗
变化是唯一不变的很少人会认为这是什么新的东西但变化的等级和速度可以被合理地描述为前所未有从 IT 的角度来看其结果是频繁地重新调整优先事项以及重新分配开支
总的来说这些迫切需要做到的事暴露出了在业务能力交付中的一个主要挑战 怎样才能围绕用户想要什么来对服务进行有组织的塑造并在此同时降低成本仅仅增加新的功能并没有实现更高程度的业务一致性并且还扩大了现有投资的相关性和范围组织建立所依赖的核心能力依然保持相对稳定并提供了一个保障持续投资的支持平台因此目前的挑战是识别这些能力了解现有的业务覆盖范围并填补差距
业务对 IT 的欲望是贪婪的无论这些服务是在公司内部实施还是外包但过度消费也会哄抬成本因此在利用其他运作标准如当日时间许可授权以及已部署的资产等计算使用模式来确定平均持续时间和服务危险性时管理需求和优化成本需要准确性在做出购买决策以及识别 ldquo 囤积 rdquo（hoarding用户担心未来服务取消而拒绝退出应用程序）等浪费和效率低下的行为时这可被证明是一项非常重要的指标
使用数据也提供了能避免昂贵的更新和维护的可见性（高德纳了解这一问题的严重程度它预计 10 至 20花费在软件更新与维护上的开支并不必要）使用数据也可以支持对新功能的要求随着时间的推移可提供帮助确认使用趋势的变化是否为永久性的数据或者只是与整体业务周期有关的上升或衰退
这是一致性难题的中心它要求有强有力的过程来选择升级变更替换或添加哪些硬件和软件资产首先识别优先权要求对现有的优势和不足进行一次深入的评估 一张对每份 IT 资产都提供有记录的端对端图片以及这份清单如何映射到业务消费当中去
原因五改进的 IT 投资决策
ldquo 组织应该考虑将他们声明实际软件使用量的责任转变成为追求最佳实践的一个机会 rdquo
ldquo 这是一种真正的挑战它试图对你为满足业务需求而需要的花费做出预测一旦弄错了你就会有很多预算枯坐在货架上很快就成为废弃品rdquo
ldquo 我的组织最近经历了一次极其令人伤脑筋的许可证审查最 后我 们 被 lsquo绞 死 rsquo在了一个我们已安装但实际上还没使用过的东西上我需要的是识别附加许可要求的选项来应付意外的软件使用rdquo
甲骨文全球会议上的观点
形成服务交付的 IT 投资决策最终是基于一个简单的等式企业在寻求什么样的能力它们现在有些什么能力这些能力消耗多少成本这是一种表达业务需求的练习这种需求强调一致性和能力差距以及基于战略相关性紧迫性实现的难易程度以及预期 ROI 的投资机会
这种挑战的性质会被在部门级别为升级和增强 IT 能力而不断施加的压力以及为创造有效的响应而提供的有限资源放大因此IT 计划已经稳步成为更加易变的事务需要根据所要支持的对象的数目对基础能力进行理性冷静的分析
这种发展将重点放在了对软件资产和许可证的可见性用来确定现有的 IT 能力并确定用来满足业务需求的可用特定功能实现这种透明度的平台是数据源它们详细描述了当今正在使用的功能被证明是多余的功能以及未来将会需要的功能一旦这种情报就位其产生的调查就能产生惊人的结果据高德纳称各公司平均有 30 的软件库存是过度授权的而通常在其他方面会有至少 30 为授权不足
大多数机构将执行某种形式的定期审查来将他们的 IT 投资组合集中在达成既定目标所需要的最关键的能力上引入任何变化都可以迅速提升其他能力的情况同时还会识别出现有的可用于重新分配的不适当 IT 成本这种洞察力会带来更加明智的投资决策事实上这是投资的主题它清楚地表明了 IT 众学科在哪些地方与财务相交得最为直接对活动具有财务方面影响的准确洞察诸如 IT 和业务项目投资回报率等业务成果通过更高效的 IT 资产使用实现的成本优化以及风险管理过程将带来更多的服务作为决策制定过程的一部分从而影响组织整体的财务生命周期
颗粒级的信息详细列出总资产价值作为公司基本价值的一部分有了对这些信息的访问财务可以在自己预算的计划阶段做出更加明智自信的选择因此处理全部范围的 IT财产能够通过更高的可见性支持营运开支的管理并推动决策质量及其战略意义
结论 对软件授权异常行为听天由命的日子已经被我们坚定地抛在了身后IT 财产实在是太过关键的任务实在是对企业愿景太过重要并且实在太过复杂因此只能由专家控制为了应对新兴技术和业务需求IT 架构仍在继续改变但也有其他的力量在起作用其中的原理是测量基础设施所用的价值今天响应速度和灵活性已与可扩展性可用性和耐用性同样重要
主管所采取的任何战略决策都会对企业需要的能力矩阵产生直接影响基础设施如何发展适应这种需要现有能力的组合以及所采取的新的投资是必须给予彻底的可见性才能做出的决策这是非常必要的因为投资规模巨大且不仅仅影响 IT还影响财务采购及法律因此映射到现有能力透明度的需求透明度对制定一个连贯的资产和生命周期管理战略来说是十分关键的第一步一旦到位它就会对降低未列入预算或不必要开支的风险付出努力并对真正的所有权总成本给出更加细致的理解
如果正确对待它组织就可以通过消除在较低价值的 IT 计划方面资源分配不当的情况大大减少浪费这也能有助于对能力获得更加深刻的认识以及对 IT 资产更为有效的共享但除了这一点企业许可的优化还是分析已购买的软件最大限度减少许可消耗以及确保整个组织中软件得以最高效分配的一种方式从这种全面的观点中产生了更加动态且明智的决策在这里能力围绕核心业务流程凝聚起来并且即使出现授权不足的情况组织也可以采纳一项实施战略来确保在做出新的购买之前已对安装进行了优化
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bull 对 IT 资源更多的利用 bull 降低的成本和风险 bull 处理颠覆力量 bull 实现与企业愿景更加深入的一致 bull 改进的 IT 投资决策
这是一场有包括以下组织在内的与会者参与的甲骨文全球大会
bull 法国雅高集团 (Accor SA) bull 美国应用材料公司 (Applied Materials Inc) bull AUFO bull 法国巴黎银行 (BNP Paribas) bull Cerner公司 (Cerner Corporation) bull 敦豪系统公司 (Dot Hill Systems Corporation) bull Equens SE bull FEMSA bull GE医疗技术集团 (GE Healthcare Technologies) bull IFFCO bull ITT Exelis bull Medica bull 法国外贸银行 (Natixis) bull Olson Urban Housing LLC bull 荷兰合作银行 (Rabobank) bull SampC电气公司 (SampC Electric Company) bull Telefoacutenica SA bull US Magnesium bull 沃达丰集团 (Vodafone Plc)
设计甲骨文知识产权管理的未来
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5 个原因要求组织
更加策略性地思考许可及资产管理
为什么组织在考虑其处理许可和资产管理的方法时应 该 更 具 策 略 性这 是 在 甲 骨 文 全 球 大 会 (OpenWorld)的一次管理论坛上所发起的讨论与会者包括从西班牙 Telefoacutenica和法国巴黎银行 (BNP Paribas)到 US Magnesium公 司荷 兰 合 作 银 行 (Rabobank)以及 Cerner公司等多个组织这次对话产生了一些发人深省的结论并为进一步的研究提供了灵感本文即是讨论的直接成果它探究了五个原因这五个原因凸显了 IT架构日益增长的复杂性是如何要求更具策略性的能力来在资产已经延长的整个生命周期中管理资产
对本课题的分析最终强调了技术是如何正变得与经营策略不可分割对大多数公司来说IT 依然是最大且增长速度最快的投资领域IT 是如何做到的以及对于未来增长来说IT 是如何重要
本文将探讨揭开这一许可证发放难题的价值所在以对经营花销与 IT 服务交付之间的平衡获得可随时付诸实践的见解文章将侧重于如果采用更加集中更加协调且更加积极的方式来发放许可和管理财产组织会面临的挑战以及能获得的好处
我希望文章能够带来有趣的阅读体验并能够促进一场围绕提高所部署的 IT 资产的价值效益与利用率水平的对话
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我的组织致力于为企业用户提供更好的指导和建议目的是让他们能够大大提高自给自足的能力这意味着要有更好的工具且要对他们有权使用哪些功能有一个更加清晰的认识我们想停止那种在 IT 和业务之间存在断裂导致不合常规的软件访问的情况
我们曾经到了这样一种程度软件审核平均花掉我们五十万美元并迫使我们招入了大约 15-30 名部门成员如今这些数字已经被减半我们在资产方面所拥有的底层情报由三名人员进行维护他们每周花几个小时进行研究
有了已经就位的合适工具你就能大大降低人们时间上的压力 但只有在你正确安排它们的情况下一切都必须基于验证这一要求通过每月会议实现而每月会议上升到年度审查而以前我们大概每三到五年才审查一次我们的许可分发风险
甲骨文全球会议上的观点
许可与资产管理在提高 IT生产力效率与效益方面所起到的作用来源于其消除复杂性的能力事实上对一个组织已安装的 IT资产基础进行维护迁移和不断升级的过程的错综复杂可以说是满足业务要求与 IT供应最大的障碍如果对 IT领域使用和授权缺乏简化的视野 IT 就会对个人任务是否以最好的状态服务于战略方针缺乏认知 mdashmdash而企业用户则感觉受到了 IT的制约他们的资源因服务请求数量庞大显得能力不足
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收集大量所需数据以高效管理一份软件财产的益处也延伸
ldquo 在我们管理许可的方式上我们现在主动多了以前在承包商方面有许多不确定的风险我们缺乏检查任何发放出去的许可证或者当它们到期时再次检查的控制力 rdquo
ldquo 有时候与我们应该如何使用软件或者与我们应该使用哪些东西有关的信息并不明确升级产品历来被证明是一个由选择和结果组成的复杂矩阵没有分界线 mdashmdash你认为你已获得许可来做你想做的事但经过审查你才发现你没有 rdquo
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很少组织能够认识到有多少钱被捆绑在了他们的软件许可当中mdashmdash以及他们本可以省下多少钱从这个角度来讲提高有效许可管理中成本透明度就指明了能实现可观 IT 节约的所剩无几的方法之一
在许多情况下人们主要是从购买花销方面查看成本但这些前期成本只是总所有权成本的一小部分资产的实际成本与安装变更管理维护服务及处理有关在 IT 缺乏对软件实际使用情况的可见能力的地方高估或低估就会成为家常便饭同时也会有对相关成本的影响相比之下有效管理软件资产则意味着最大限度地降低成本同时提供足够满足业务需求的能力它还使企业能够随着时间的推移通过利用未使用或从其他项目中释放出来的资产更好地平衡基础设施投资
从分析师的角度来讲许可管理项目可带来可观的节约安本集团 (Aberdeen Group) 预计可节省高达 3 5 的总 IT 预算 (Aberdeen Group2002 年 )而高德纳 (Gartner)预计为 3 0 左右 (Gartner Group200 7 年 )毕马威会计师事务所 (KPMG) 将第一年软件成本总节约量确定为大约 30并将随后的几年确定为 5-1 0 之间然而必须注意的是所有这些节省并非一定会显示直接的现金效果因为整体生产力的提高以及软件审计成本的避免也被考虑到了计算当中
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一些节省来自于不合常规情况的减少临时采购其他则来自于卸载过时的软件和减少支持此外利用精确的使用数据企业可以重新计算写入到外包合同的销量假设这些是最直接的节省但是在较长的时期中IT 被赋予更多的权力来实施战略许可管理从而能够以一种与实际业务需求精确符合的方式购买和集中软件许可
减少许可错算确保用户有权访问他们所需要的功能在许多组织中 IT 管理人员的倾向是购买更多的许可而不是购买真正需要的许可 这不可避免地导致了许可被束之高阁的情况既增加了成本又对 IT 预算的整体效率产生了巨大的限制
尽量减少不必要的采购许多组织定期支付周期性更新和支持费用但并不审查有多少用户仍在使用这些产品识别研究和降低这些成本能带来 速赢 以及从被束之高阁的软件和已不再需要的资产中恢复价值的潜能
除了降低成本之外对许可有效的可视性也会使企业能够从他们的软件投资中获得尽可能高的回报大的收益也来自于对资产更好的规划管理和更换而简单地追踪资产的位置则会降低安全风险以及因合规问题导致罚款和处罚的威胁软件审计的风险对组织构成了真实存在的危险 由此产生的任何罚款或许可 校准 一般都是未列入预算的成本经常会超过 100 万美元并且会持续数月消耗内部资源
原因三处理颠覆力量
收购伴随着对我们业务的巨大影响 我们都很清楚很多时候它们的全面影响并未得到完全的了解
在外包缔约过程中我们能够向各个厂商寻求的最佳帮助是让他们教给我们能做什么和不能做什么这有助于我们达成最好的交易并更好地了解将会出现的限制这种可视性从目前来讲是缺失的
甲骨文全球会议上的观点
当今的 IT 战略必须对不断变化的业务优先级和政策所带来的众多颠覆性力量保持适应能力这些颠覆力量包括
迅速发展的业务结构 mdashmdash从兼并和收购到资产剥离和合资企业这一系列业务结构为许可和资产进一步的复杂管理服务且经常在 IT 没有直接参与的情况下起动成功指标通常集中于员工建筑知识产权及存货的转移而较少集中于 ldquo无形 rdquo 的资产如 IT 资产等这会显著影响活动的 IT 预算和最终成本
云mdashmdash基于云的应用的增长正在改变软件使用许可方式它也在挑战自动使用量测量因为在本地机器上并没有软件的迹象这需要复杂的管理和控制因为用户不再从软件供应商直接进行购买他们只在使用时为一种功能支付这在合规和许可管理方面提出了新的问题
外包mdashmdash想要有利可图的外包合同通常必须包括林林总总的 IT 管理任务不过许可管理对外包也有众多意义尤其是在管理软件资产的责任可如何转移到外包商身上这一方面mdashmdash但不遵守许可而需要承担的责任一般不会转移在大多数情况下组织仍然拥有的软件许可并接受许可合规风险如果交付结果不良这种复杂性能够在企业与 IT 外包商之间造成紧张状态并产生重大的财政负担
由于每份企业协议都具有其特定的分配条款理解各主要供应商的许可条款并（在必要时）理解这些许可的可转让性可能会是一项艰巨的任务当通过只起到妨碍灵活性且哄抬资金支出和经营成本作用的战略活动改革经营结构时这些挑战会被放大
然而大多数组织在其整个部署生命周期中缺乏优化软件许可的能力通过获得更高的现有资产清单透明度来查看有哪些可用的许可以及这些许可何时到期组织能够以更大程度的确定性来着手重大的系统变更然后可以在部门间重新部署或分享利用不足的许可消除束之高阁的软件和不必要的购买
在制定业务战略时 IT 与业务领导者需要这种更高的许可洞察力以意识到管理动态应用程序基础设施的挑战科技来来去去员工也是如此与此同时企业愿景也是不断变化的这三个元素的共生性质表明 IT 在控制可供任意使用资产方面需要采纳更主动的方式
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原因四实现与企业愿景更加深入的一致
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ldquo业务的一致性从根本上来说是建立在主动性上能让我们无功而返的是对许可规定缺乏明确性以及缺乏专用资源来应对我们的全球业务 rdquo
甲骨文全球会议上的观点
IT 的战略性质 就业务推动者与金融消费者而言将其目前的水平和未来发展方向放在了主管们聚焦的中心这种担忧最为经常的显露是以三种 盛行咒语 的形式出现的
让 IT 与业务的一致性更加紧密将业务战略转化为信息充足的 IT 决策并不是个简单的任务有意义的参与经常处于水平过低的状态且远离了相互协作的蓝图相反交付团队则采用一种狭窄的自下而上的方法来开发业务用户所要求的功能 由产品销量渠道或地理因素引导的短期投资心态结果是 IT 在进行战略性举措的灵活性方面受到限制资本开支及营运成本被哄抬并且错失了关键目标
少花钱多办事与此同时很少有 IT 预算逃脱动荡经济环境的影响对于许多组织来说这已经导致了 IT 支出几乎呈水平线的情况这反过来又在管理软件资产的过程中产生了更高的利息 我们有什么在哪里部署谁在使用它它对已规定的业务目标有助益吗
变化是唯一不变的很少人会认为这是什么新的东西但变化的等级和速度可以被合理地描述为前所未有从 IT 的角度来看其结果是频繁地重新调整优先事项以及重新分配开支
总的来说这些迫切需要做到的事暴露出了在业务能力交付中的一个主要挑战 怎样才能围绕用户想要什么来对服务进行有组织的塑造并在此同时降低成本仅仅增加新的功能并没有实现更高程度的业务一致性并且还扩大了现有投资的相关性和范围组织建立所依赖的核心能力依然保持相对稳定并提供了一个保障持续投资的支持平台因此目前的挑战是识别这些能力了解现有的业务覆盖范围并填补差距
业务对 IT 的欲望是贪婪的无论这些服务是在公司内部实施还是外包但过度消费也会哄抬成本因此在利用其他运作标准如当日时间许可授权以及已部署的资产等计算使用模式来确定平均持续时间和服务危险性时管理需求和优化成本需要准确性在做出购买决策以及识别 ldquo 囤积 rdquo（hoarding用户担心未来服务取消而拒绝退出应用程序）等浪费和效率低下的行为时这可被证明是一项非常重要的指标
使用数据也提供了能避免昂贵的更新和维护的可见性（高德纳了解这一问题的严重程度它预计 10 至 20花费在软件更新与维护上的开支并不必要）使用数据也可以支持对新功能的要求随着时间的推移可提供帮助确认使用趋势的变化是否为永久性的数据或者只是与整体业务周期有关的上升或衰退
这是一致性难题的中心它要求有强有力的过程来选择升级变更替换或添加哪些硬件和软件资产首先识别优先权要求对现有的优势和不足进行一次深入的评估 一张对每份 IT 资产都提供有记录的端对端图片以及这份清单如何映射到业务消费当中去
原因五改进的 IT 投资决策
ldquo 组织应该考虑将他们声明实际软件使用量的责任转变成为追求最佳实践的一个机会 rdquo
ldquo 这是一种真正的挑战它试图对你为满足业务需求而需要的花费做出预测一旦弄错了你就会有很多预算枯坐在货架上很快就成为废弃品rdquo
ldquo 我的组织最近经历了一次极其令人伤脑筋的许可证审查最 后我 们 被 lsquo绞 死 rsquo在了一个我们已安装但实际上还没使用过的东西上我需要的是识别附加许可要求的选项来应付意外的软件使用rdquo
甲骨文全球会议上的观点
形成服务交付的 IT 投资决策最终是基于一个简单的等式企业在寻求什么样的能力它们现在有些什么能力这些能力消耗多少成本这是一种表达业务需求的练习这种需求强调一致性和能力差距以及基于战略相关性紧迫性实现的难易程度以及预期 ROI 的投资机会
这种挑战的性质会被在部门级别为升级和增强 IT 能力而不断施加的压力以及为创造有效的响应而提供的有限资源放大因此IT 计划已经稳步成为更加易变的事务需要根据所要支持的对象的数目对基础能力进行理性冷静的分析
这种发展将重点放在了对软件资产和许可证的可见性用来确定现有的 IT 能力并确定用来满足业务需求的可用特定功能实现这种透明度的平台是数据源它们详细描述了当今正在使用的功能被证明是多余的功能以及未来将会需要的功能一旦这种情报就位其产生的调查就能产生惊人的结果据高德纳称各公司平均有 30 的软件库存是过度授权的而通常在其他方面会有至少 30 为授权不足
大多数机构将执行某种形式的定期审查来将他们的 IT 投资组合集中在达成既定目标所需要的最关键的能力上引入任何变化都可以迅速提升其他能力的情况同时还会识别出现有的可用于重新分配的不适当 IT 成本这种洞察力会带来更加明智的投资决策事实上这是投资的主题它清楚地表明了 IT 众学科在哪些地方与财务相交得最为直接对活动具有财务方面影响的准确洞察诸如 IT 和业务项目投资回报率等业务成果通过更高效的 IT 资产使用实现的成本优化以及风险管理过程将带来更多的服务作为决策制定过程的一部分从而影响组织整体的财务生命周期
颗粒级的信息详细列出总资产价值作为公司基本价值的一部分有了对这些信息的访问财务可以在自己预算的计划阶段做出更加明智自信的选择因此处理全部范围的 IT财产能够通过更高的可见性支持营运开支的管理并推动决策质量及其战略意义
结论 对软件授权异常行为听天由命的日子已经被我们坚定地抛在了身后IT 财产实在是太过关键的任务实在是对企业愿景太过重要并且实在太过复杂因此只能由专家控制为了应对新兴技术和业务需求IT 架构仍在继续改变但也有其他的力量在起作用其中的原理是测量基础设施所用的价值今天响应速度和灵活性已与可扩展性可用性和耐用性同样重要
主管所采取的任何战略决策都会对企业需要的能力矩阵产生直接影响基础设施如何发展适应这种需要现有能力的组合以及所采取的新的投资是必须给予彻底的可见性才能做出的决策这是非常必要的因为投资规模巨大且不仅仅影响 IT还影响财务采购及法律因此映射到现有能力透明度的需求透明度对制定一个连贯的资产和生命周期管理战略来说是十分关键的第一步一旦到位它就会对降低未列入预算或不必要开支的风险付出努力并对真正的所有权总成本给出更加细致的理解
如果正确对待它组织就可以通过消除在较低价值的 IT 计划方面资源分配不当的情况大大减少浪费这也能有助于对能力获得更加深刻的认识以及对 IT 资产更为有效的共享但除了这一点企业许可的优化还是分析已购买的软件最大限度减少许可消耗以及确保整个组织中软件得以最高效分配的一种方式从这种全面的观点中产生了更加动态且明智的决策在这里能力围绕核心业务流程凝聚起来并且即使出现授权不足的情况组织也可以采纳一项实施战略来确保在做出新的购买之前已对安装进行了优化
甲骨文致力于开发有助环境保护的实践与产品
甲骨文（美国）公司美国加州红木城甲骨文路 500 号邮编94065
美国总部 1-800-423-0245
版权所有 copy 2013Oracle 及或其分支机构保留所有权利 本文档仅供提供信息之用 其内容如有变更 恕不另行通知本文档不保证没有谬误也不受任何其他保证或条件约束无论此保障或条件为口头表达还是法律默示其中包括有关适销性或符合特定用途的默示保证和条件我们特此声明我们不承担与本文档有关的任何责任本文档不直接或间接形成任何合同义务如未经我们事先书面许可不得以任何形式或方式 mdashmdash包括电子或机械方法以任何目的复制或传播本文档
甲骨文为甲骨文公司及或其分支机构的注册商标
其他名称可能为属于其各自所有者的商标
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原因一 原因二降低的成本与风险
到了采购上将许可管理与该功能紧密整合就能可在源头对资产信息进行收集获得由财务方面增加的额外数据从而能够考虑到租赁细节资产价值贬值预计净残值和税收问题然后这种集成可以扩展到对个别资产的操作使用使采购能够增强这些资产的配置控制维护跟踪许可证合理化以及资产规划过程
我的组织致力于为企业用户提供更好的指导和建议目的是让他们能够大大提高自给自足的能力这意味着要有更好的工具且要对他们有权使用哪些功能有一个更加清晰的认识我们想停止那种在 IT 和业务之间存在断裂导致不合常规的软件访问的情况
我们曾经到了这样一种程度软件审核平均花掉我们五十万美元并迫使我们招入了大约 15-30 名部门成员如今这些数字已经被减半我们在资产方面所拥有的底层情报由三名人员进行维护他们每周花几个小时进行研究
有了已经就位的合适工具你就能大大降低人们时间上的压力 但只有在你正确安排它们的情况下一切都必须基于验证这一要求通过每月会议实现而每月会议上升到年度审查而以前我们大概每三到五年才审查一次我们的许可分发风险
甲骨文全球会议上的观点
许可与资产管理在提高 IT生产力效率与效益方面所起到的作用来源于其消除复杂性的能力事实上对一个组织已安装的 IT资产基础进行维护迁移和不断升级的过程的错综复杂可以说是满足业务要求与 IT供应最大的障碍如果对 IT领域使用和授权缺乏简化的视野 IT 就会对个人任务是否以最好的状态服务于战略方针缺乏认知 mdashmdash而企业用户则感觉受到了 IT的制约他们的资源因服务请求数量庞大显得能力不足
这不足为奇因为软件许可发放的条件是不断变化的尤其是对那些业务足迹遍布全球的组织来说重叠的合约多种多样的许可类型以及各有差异的采购程序经常会添加到一份令人费解的许可证描述当中这些部署模型的复杂性来自于管理许可发放的财务责任决定许可权以及限制许可风险这是一项挑战传统 IT管理的工作职能并且还是基于甚至是依赖 IT资产部署使用和授权上的完全透明理想情况下这种视野也将被集中化以增加管理资产的益处这些益处包括更加高效地管理资产为 IT带来将花销转移到其他方面 mdashmdash如 IT服务自动化和 IT服务组合包管理等方面的灵活性同时还不影响质量
收集大量所需数据以高效管理一份软件财产的益处也延伸
ldquo 在我们管理许可的方式上我们现在主动多了以前在承包商方面有许多不确定的风险我们缺乏检查任何发放出去的许可证或者当它们到期时再次检查的控制力 rdquo
ldquo 有时候与我们应该如何使用软件或者与我们应该使用哪些东西有关的信息并不明确升级产品历来被证明是一个由选择和结果组成的复杂矩阵没有分界线 mdashmdash你认为你已获得许可来做你想做的事但经过审查你才发现你没有 rdquo
甲骨文全球会议上的观点
很少组织能够认识到有多少钱被捆绑在了他们的软件许可当中mdashmdash以及他们本可以省下多少钱从这个角度来讲提高有效许可管理中成本透明度就指明了能实现可观 IT 节约的所剩无几的方法之一
在许多情况下人们主要是从购买花销方面查看成本但这些前期成本只是总所有权成本的一小部分资产的实际成本与安装变更管理维护服务及处理有关在 IT 缺乏对软件实际使用情况的可见能力的地方高估或低估就会成为家常便饭同时也会有对相关成本的影响相比之下有效管理软件资产则意味着最大限度地降低成本同时提供足够满足业务需求的能力它还使企业能够随着时间的推移通过利用未使用或从其他项目中释放出来的资产更好地平衡基础设施投资
从分析师的角度来讲许可管理项目可带来可观的节约安本集团 (Aberdeen Group) 预计可节省高达 3 5 的总 IT 预算 (Aberdeen Group2002 年 )而高德纳 (Gartner)预计为 3 0 左右 (Gartner Group200 7 年 )毕马威会计师事务所 (KPMG) 将第一年软件成本总节约量确定为大约 30并将随后的几年确定为 5-1 0 之间然而必须注意的是所有这些节省并非一定会显示直接的现金效果因为整体生产力的提高以及软件审计成本的避免也被考虑到了计算当中
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mdashmdashldquo rdquo
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原因二降低的成本与风险
ldquo 一些软件供应商具有非常严格的控制这使得难以维持服务的灵活性相反其他供应商拥有优良的工具来帮助你控制不合常规的调度但你仍然有不愉快的感觉觉得建筑中的一些用户正在使用未获许可且不兼容的软件rdquo
一些节省来自于不合常规情况的减少临时采购其他则来自于卸载过时的软件和减少支持此外利用精确的使用数据企业可以重新计算写入到外包合同的销量假设这些是最直接的节省但是在较长的时期中IT 被赋予更多的权力来实施战略许可管理从而能够以一种与实际业务需求精确符合的方式购买和集中软件许可
减少许可错算确保用户有权访问他们所需要的功能在许多组织中 IT 管理人员的倾向是购买更多的许可而不是购买真正需要的许可 这不可避免地导致了许可被束之高阁的情况既增加了成本又对 IT 预算的整体效率产生了巨大的限制
尽量减少不必要的采购许多组织定期支付周期性更新和支持费用但并不审查有多少用户仍在使用这些产品识别研究和降低这些成本能带来 速赢 以及从被束之高阁的软件和已不再需要的资产中恢复价值的潜能
除了降低成本之外对许可有效的可视性也会使企业能够从他们的软件投资中获得尽可能高的回报大的收益也来自于对资产更好的规划管理和更换而简单地追踪资产的位置则会降低安全风险以及因合规问题导致罚款和处罚的威胁软件审计的风险对组织构成了真实存在的危险 由此产生的任何罚款或许可 校准 一般都是未列入预算的成本经常会超过 100 万美元并且会持续数月消耗内部资源
原因三处理颠覆力量
收购伴随着对我们业务的巨大影响 我们都很清楚很多时候它们的全面影响并未得到完全的了解
在外包缔约过程中我们能够向各个厂商寻求的最佳帮助是让他们教给我们能做什么和不能做什么这有助于我们达成最好的交易并更好地了解将会出现的限制这种可视性从目前来讲是缺失的
甲骨文全球会议上的观点
当今的 IT 战略必须对不断变化的业务优先级和政策所带来的众多颠覆性力量保持适应能力这些颠覆力量包括
迅速发展的业务结构 mdashmdash从兼并和收购到资产剥离和合资企业这一系列业务结构为许可和资产进一步的复杂管理服务且经常在 IT 没有直接参与的情况下起动成功指标通常集中于员工建筑知识产权及存货的转移而较少集中于 ldquo无形 rdquo 的资产如 IT 资产等这会显著影响活动的 IT 预算和最终成本
云mdashmdash基于云的应用的增长正在改变软件使用许可方式它也在挑战自动使用量测量因为在本地机器上并没有软件的迹象这需要复杂的管理和控制因为用户不再从软件供应商直接进行购买他们只在使用时为一种功能支付这在合规和许可管理方面提出了新的问题
外包mdashmdash想要有利可图的外包合同通常必须包括林林总总的 IT 管理任务不过许可管理对外包也有众多意义尤其是在管理软件资产的责任可如何转移到外包商身上这一方面mdashmdash但不遵守许可而需要承担的责任一般不会转移在大多数情况下组织仍然拥有的软件许可并接受许可合规风险如果交付结果不良这种复杂性能够在企业与 IT 外包商之间造成紧张状态并产生重大的财政负担
由于每份企业协议都具有其特定的分配条款理解各主要供应商的许可条款并（在必要时）理解这些许可的可转让性可能会是一项艰巨的任务当通过只起到妨碍灵活性且哄抬资金支出和经营成本作用的战略活动改革经营结构时这些挑战会被放大
然而大多数组织在其整个部署生命周期中缺乏优化软件许可的能力通过获得更高的现有资产清单透明度来查看有哪些可用的许可以及这些许可何时到期组织能够以更大程度的确定性来着手重大的系统变更然后可以在部门间重新部署或分享利用不足的许可消除束之高阁的软件和不必要的购买
在制定业务战略时 IT 与业务领导者需要这种更高的许可洞察力以意识到管理动态应用程序基础设施的挑战科技来来去去员工也是如此与此同时企业愿景也是不断变化的这三个元素的共生性质表明 IT 在控制可供任意使用资产方面需要采纳更主动的方式
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原因四实现与企业愿景更加深入的一致
ldquo一个共同的挑战是明确性以及尝试对精确界定公司要求的是什么他们计划对此做些什么以及这会花费多少成本如果没有一个完整的资产清单就不可能验证战略规划的方向 rdquo
ldquo业务的一致性从根本上来说是建立在主动性上能让我们无功而返的是对许可规定缺乏明确性以及缺乏专用资源来应对我们的全球业务 rdquo
甲骨文全球会议上的观点
IT 的战略性质 就业务推动者与金融消费者而言将其目前的水平和未来发展方向放在了主管们聚焦的中心这种担忧最为经常的显露是以三种 盛行咒语 的形式出现的
让 IT 与业务的一致性更加紧密将业务战略转化为信息充足的 IT 决策并不是个简单的任务有意义的参与经常处于水平过低的状态且远离了相互协作的蓝图相反交付团队则采用一种狭窄的自下而上的方法来开发业务用户所要求的功能 由产品销量渠道或地理因素引导的短期投资心态结果是 IT 在进行战略性举措的灵活性方面受到限制资本开支及营运成本被哄抬并且错失了关键目标
少花钱多办事与此同时很少有 IT 预算逃脱动荡经济环境的影响对于许多组织来说这已经导致了 IT 支出几乎呈水平线的情况这反过来又在管理软件资产的过程中产生了更高的利息 我们有什么在哪里部署谁在使用它它对已规定的业务目标有助益吗
变化是唯一不变的很少人会认为这是什么新的东西但变化的等级和速度可以被合理地描述为前所未有从 IT 的角度来看其结果是频繁地重新调整优先事项以及重新分配开支
总的来说这些迫切需要做到的事暴露出了在业务能力交付中的一个主要挑战 怎样才能围绕用户想要什么来对服务进行有组织的塑造并在此同时降低成本仅仅增加新的功能并没有实现更高程度的业务一致性并且还扩大了现有投资的相关性和范围组织建立所依赖的核心能力依然保持相对稳定并提供了一个保障持续投资的支持平台因此目前的挑战是识别这些能力了解现有的业务覆盖范围并填补差距
业务对 IT 的欲望是贪婪的无论这些服务是在公司内部实施还是外包但过度消费也会哄抬成本因此在利用其他运作标准如当日时间许可授权以及已部署的资产等计算使用模式来确定平均持续时间和服务危险性时管理需求和优化成本需要准确性在做出购买决策以及识别 ldquo 囤积 rdquo（hoarding用户担心未来服务取消而拒绝退出应用程序）等浪费和效率低下的行为时这可被证明是一项非常重要的指标
使用数据也提供了能避免昂贵的更新和维护的可见性（高德纳了解这一问题的严重程度它预计 10 至 20花费在软件更新与维护上的开支并不必要）使用数据也可以支持对新功能的要求随着时间的推移可提供帮助确认使用趋势的变化是否为永久性的数据或者只是与整体业务周期有关的上升或衰退
这是一致性难题的中心它要求有强有力的过程来选择升级变更替换或添加哪些硬件和软件资产首先识别优先权要求对现有的优势和不足进行一次深入的评估 一张对每份 IT 资产都提供有记录的端对端图片以及这份清单如何映射到业务消费当中去
原因五改进的 IT 投资决策
ldquo 组织应该考虑将他们声明实际软件使用量的责任转变成为追求最佳实践的一个机会 rdquo
ldquo 这是一种真正的挑战它试图对你为满足业务需求而需要的花费做出预测一旦弄错了你就会有很多预算枯坐在货架上很快就成为废弃品rdquo
ldquo 我的组织最近经历了一次极其令人伤脑筋的许可证审查最 后我 们 被 lsquo绞 死 rsquo在了一个我们已安装但实际上还没使用过的东西上我需要的是识别附加许可要求的选项来应付意外的软件使用rdquo
甲骨文全球会议上的观点
形成服务交付的 IT 投资决策最终是基于一个简单的等式企业在寻求什么样的能力它们现在有些什么能力这些能力消耗多少成本这是一种表达业务需求的练习这种需求强调一致性和能力差距以及基于战略相关性紧迫性实现的难易程度以及预期 ROI 的投资机会
这种挑战的性质会被在部门级别为升级和增强 IT 能力而不断施加的压力以及为创造有效的响应而提供的有限资源放大因此IT 计划已经稳步成为更加易变的事务需要根据所要支持的对象的数目对基础能力进行理性冷静的分析
这种发展将重点放在了对软件资产和许可证的可见性用来确定现有的 IT 能力并确定用来满足业务需求的可用特定功能实现这种透明度的平台是数据源它们详细描述了当今正在使用的功能被证明是多余的功能以及未来将会需要的功能一旦这种情报就位其产生的调查就能产生惊人的结果据高德纳称各公司平均有 30 的软件库存是过度授权的而通常在其他方面会有至少 30 为授权不足
大多数机构将执行某种形式的定期审查来将他们的 IT 投资组合集中在达成既定目标所需要的最关键的能力上引入任何变化都可以迅速提升其他能力的情况同时还会识别出现有的可用于重新分配的不适当 IT 成本这种洞察力会带来更加明智的投资决策事实上这是投资的主题它清楚地表明了 IT 众学科在哪些地方与财务相交得最为直接对活动具有财务方面影响的准确洞察诸如 IT 和业务项目投资回报率等业务成果通过更高效的 IT 资产使用实现的成本优化以及风险管理过程将带来更多的服务作为决策制定过程的一部分从而影响组织整体的财务生命周期
颗粒级的信息详细列出总资产价值作为公司基本价值的一部分有了对这些信息的访问财务可以在自己预算的计划阶段做出更加明智自信的选择因此处理全部范围的 IT财产能够通过更高的可见性支持营运开支的管理并推动决策质量及其战略意义
结论 对软件授权异常行为听天由命的日子已经被我们坚定地抛在了身后IT 财产实在是太过关键的任务实在是对企业愿景太过重要并且实在太过复杂因此只能由专家控制为了应对新兴技术和业务需求IT 架构仍在继续改变但也有其他的力量在起作用其中的原理是测量基础设施所用的价值今天响应速度和灵活性已与可扩展性可用性和耐用性同样重要
主管所采取的任何战略决策都会对企业需要的能力矩阵产生直接影响基础设施如何发展适应这种需要现有能力的组合以及所采取的新的投资是必须给予彻底的可见性才能做出的决策这是非常必要的因为投资规模巨大且不仅仅影响 IT还影响财务采购及法律因此映射到现有能力透明度的需求透明度对制定一个连贯的资产和生命周期管理战略来说是十分关键的第一步一旦到位它就会对降低未列入预算或不必要开支的风险付出努力并对真正的所有权总成本给出更加细致的理解
如果正确对待它组织就可以通过消除在较低价值的 IT 计划方面资源分配不当的情况大大减少浪费这也能有助于对能力获得更加深刻的认识以及对 IT 资产更为有效的共享但除了这一点企业许可的优化还是分析已购买的软件最大限度减少许可消耗以及确保整个组织中软件得以最高效分配的一种方式从这种全面的观点中产生了更加动态且明智的决策在这里能力围绕核心业务流程凝聚起来并且即使出现授权不足的情况组织也可以采纳一项实施战略来确保在做出新的购买之前已对安装进行了优化
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一些节省来自于不合常规情况的减少临时采购其他则来自于卸载过时的软件和减少支持此外利用精确的使用数据企业可以重新计算写入到外包合同的销量假设这些是最直接的节省但是在较长的时期中IT 被赋予更多的权力来实施战略许可管理从而能够以一种与实际业务需求精确符合的方式购买和集中软件许可
减少许可错算确保用户有权访问他们所需要的功能在许多组织中 IT 管理人员的倾向是购买更多的许可而不是购买真正需要的许可 这不可避免地导致了许可被束之高阁的情况既增加了成本又对 IT 预算的整体效率产生了巨大的限制
尽量减少不必要的采购许多组织定期支付周期性更新和支持费用但并不审查有多少用户仍在使用这些产品识别研究和降低这些成本能带来 速赢 以及从被束之高阁的软件和已不再需要的资产中恢复价值的潜能
除了降低成本之外对许可有效的可视性也会使企业能够从他们的软件投资中获得尽可能高的回报大的收益也来自于对资产更好的规划管理和更换而简单地追踪资产的位置则会降低安全风险以及因合规问题导致罚款和处罚的威胁软件审计的风险对组织构成了真实存在的危险 由此产生的任何罚款或许可 校准 一般都是未列入预算的成本经常会超过 100 万美元并且会持续数月消耗内部资源
原因三处理颠覆力量
收购伴随着对我们业务的巨大影响 我们都很清楚很多时候它们的全面影响并未得到完全的了解
在外包缔约过程中我们能够向各个厂商寻求的最佳帮助是让他们教给我们能做什么和不能做什么这有助于我们达成最好的交易并更好地了解将会出现的限制这种可视性从目前来讲是缺失的
甲骨文全球会议上的观点
当今的 IT 战略必须对不断变化的业务优先级和政策所带来的众多颠覆性力量保持适应能力这些颠覆力量包括
迅速发展的业务结构 mdashmdash从兼并和收购到资产剥离和合资企业这一系列业务结构为许可和资产进一步的复杂管理服务且经常在 IT 没有直接参与的情况下起动成功指标通常集中于员工建筑知识产权及存货的转移而较少集中于 ldquo无形 rdquo 的资产如 IT 资产等这会显著影响活动的 IT 预算和最终成本
云mdashmdash基于云的应用的增长正在改变软件使用许可方式它也在挑战自动使用量测量因为在本地机器上并没有软件的迹象这需要复杂的管理和控制因为用户不再从软件供应商直接进行购买他们只在使用时为一种功能支付这在合规和许可管理方面提出了新的问题
外包mdashmdash想要有利可图的外包合同通常必须包括林林总总的 IT 管理任务不过许可管理对外包也有众多意义尤其是在管理软件资产的责任可如何转移到外包商身上这一方面mdashmdash但不遵守许可而需要承担的责任一般不会转移在大多数情况下组织仍然拥有的软件许可并接受许可合规风险如果交付结果不良这种复杂性能够在企业与 IT 外包商之间造成紧张状态并产生重大的财政负担
由于每份企业协议都具有其特定的分配条款理解各主要供应商的许可条款并（在必要时）理解这些许可的可转让性可能会是一项艰巨的任务当通过只起到妨碍灵活性且哄抬资金支出和经营成本作用的战略活动改革经营结构时这些挑战会被放大
然而大多数组织在其整个部署生命周期中缺乏优化软件许可的能力通过获得更高的现有资产清单透明度来查看有哪些可用的许可以及这些许可何时到期组织能够以更大程度的确定性来着手重大的系统变更然后可以在部门间重新部署或分享利用不足的许可消除束之高阁的软件和不必要的购买
在制定业务战略时 IT 与业务领导者需要这种更高的许可洞察力以意识到管理动态应用程序基础设施的挑战科技来来去去员工也是如此与此同时企业愿景也是不断变化的这三个元素的共生性质表明 IT 在控制可供任意使用资产方面需要采纳更主动的方式
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甲骨文全球会议上的观点
IT 的战略性质 就业务推动者与金融消费者而言将其目前的水平和未来发展方向放在了主管们聚焦的中心这种担忧最为经常的显露是以三种 盛行咒语 的形式出现的
让 IT 与业务的一致性更加紧密将业务战略转化为信息充足的 IT 决策并不是个简单的任务有意义的参与经常处于水平过低的状态且远离了相互协作的蓝图相反交付团队则采用一种狭窄的自下而上的方法来开发业务用户所要求的功能 由产品销量渠道或地理因素引导的短期投资心态结果是 IT 在进行战略性举措的灵活性方面受到限制资本开支及营运成本被哄抬并且错失了关键目标
少花钱多办事与此同时很少有 IT 预算逃脱动荡经济环境的影响对于许多组织来说这已经导致了 IT 支出几乎呈水平线的情况这反过来又在管理软件资产的过程中产生了更高的利息 我们有什么在哪里部署谁在使用它它对已规定的业务目标有助益吗
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总的来说这些迫切需要做到的事暴露出了在业务能力交付中的一个主要挑战 怎样才能围绕用户想要什么来对服务进行有组织的塑造并在此同时降低成本仅仅增加新的功能并没有实现更高程度的业务一致性并且还扩大了现有投资的相关性和范围组织建立所依赖的核心能力依然保持相对稳定并提供了一个保障持续投资的支持平台因此目前的挑战是识别这些能力了解现有的业务覆盖范围并填补差距
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使用数据也提供了能避免昂贵的更新和维护的可见性（高德纳了解这一问题的严重程度它预计 10 至 20花费在软件更新与维护上的开支并不必要）使用数据也可以支持对新功能的要求随着时间的推移可提供帮助确认使用趋势的变化是否为永久性的数据或者只是与整体业务周期有关的上升或衰退
这是一致性难题的中心它要求有强有力的过程来选择升级变更替换或添加哪些硬件和软件资产首先识别优先权要求对现有的优势和不足进行一次深入的评估 一张对每份 IT 资产都提供有记录的端对端图片以及这份清单如何映射到业务消费当中去
原因五改进的 IT 投资决策
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甲骨文全球会议上的观点
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如果正确对待它组织就可以通过消除在较低价值的 IT 计划方面资源分配不当的情况大大减少浪费这也能有助于对能力获得更加深刻的认识以及对 IT 资产更为有效的共享但除了这一点企业许可的优化还是分析已购买的软件最大限度减少许可消耗以及确保整个组织中软件得以最高效分配的一种方式从这种全面的观点中产生了更加动态且明智的决策在这里能力围绕核心业务流程凝聚起来并且即使出现授权不足的情况组织也可以采纳一项实施战略来确保在做出新的购买之前已对安装进行了优化
甲骨文致力于开发有助环境保护的实践与产品
甲骨文（美国）公司美国加州红木城甲骨文路 500 号邮编94065
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甲骨文全球会议上的观点
IT 的战略性质 就业务推动者与金融消费者而言将其目前的水平和未来发展方向放在了主管们聚焦的中心这种担忧最为经常的显露是以三种 盛行咒语 的形式出现的
让 IT 与业务的一致性更加紧密将业务战略转化为信息充足的 IT 决策并不是个简单的任务有意义的参与经常处于水平过低的状态且远离了相互协作的蓝图相反交付团队则采用一种狭窄的自下而上的方法来开发业务用户所要求的功能 由产品销量渠道或地理因素引导的短期投资心态结果是 IT 在进行战略性举措的灵活性方面受到限制资本开支及营运成本被哄抬并且错失了关键目标
少花钱多办事与此同时很少有 IT 预算逃脱动荡经济环境的影响对于许多组织来说这已经导致了 IT 支出几乎呈水平线的情况这反过来又在管理软件资产的过程中产生了更高的利息 我们有什么在哪里部署谁在使用它它对已规定的业务目标有助益吗
变化是唯一不变的很少人会认为这是什么新的东西但变化的等级和速度可以被合理地描述为前所未有从 IT 的角度来看其结果是频繁地重新调整优先事项以及重新分配开支
总的来说这些迫切需要做到的事暴露出了在业务能力交付中的一个主要挑战 怎样才能围绕用户想要什么来对服务进行有组织的塑造并在此同时降低成本仅仅增加新的功能并没有实现更高程度的业务一致性并且还扩大了现有投资的相关性和范围组织建立所依赖的核心能力依然保持相对稳定并提供了一个保障持续投资的支持平台因此目前的挑战是识别这些能力了解现有的业务覆盖范围并填补差距
业务对 IT 的欲望是贪婪的无论这些服务是在公司内部实施还是外包但过度消费也会哄抬成本因此在利用其他运作标准如当日时间许可授权以及已部署的资产等计算使用模式来确定平均持续时间和服务危险性时管理需求和优化成本需要准确性在做出购买决策以及识别 ldquo 囤积 rdquo（hoarding用户担心未来服务取消而拒绝退出应用程序）等浪费和效率低下的行为时这可被证明是一项非常重要的指标
使用数据也提供了能避免昂贵的更新和维护的可见性（高德纳了解这一问题的严重程度它预计 10 至 20花费在软件更新与维护上的开支并不必要）使用数据也可以支持对新功能的要求随着时间的推移可提供帮助确认使用趋势的变化是否为永久性的数据或者只是与整体业务周期有关的上升或衰退
这是一致性难题的中心它要求有强有力的过程来选择升级变更替换或添加哪些硬件和软件资产首先识别优先权要求对现有的优势和不足进行一次深入的评估 一张对每份 IT 资产都提供有记录的端对端图片以及这份清单如何映射到业务消费当中去
原因五改进的 IT 投资决策
ldquo 组织应该考虑将他们声明实际软件使用量的责任转变成为追求最佳实践的一个机会 rdquo
ldquo 这是一种真正的挑战它试图对你为满足业务需求而需要的花费做出预测一旦弄错了你就会有很多预算枯坐在货架上很快就成为废弃品rdquo
ldquo 我的组织最近经历了一次极其令人伤脑筋的许可证审查最 后我 们 被 lsquo绞 死 rsquo在了一个我们已安装但实际上还没使用过的东西上我需要的是识别附加许可要求的选项来应付意外的软件使用rdquo
甲骨文全球会议上的观点
形成服务交付的 IT 投资决策最终是基于一个简单的等式企业在寻求什么样的能力它们现在有些什么能力这些能力消耗多少成本这是一种表达业务需求的练习这种需求强调一致性和能力差距以及基于战略相关性紧迫性实现的难易程度以及预期 ROI 的投资机会
这种挑战的性质会被在部门级别为升级和增强 IT 能力而不断施加的压力以及为创造有效的响应而提供的有限资源放大因此IT 计划已经稳步成为更加易变的事务需要根据所要支持的对象的数目对基础能力进行理性冷静的分析
这种发展将重点放在了对软件资产和许可证的可见性用来确定现有的 IT 能力并确定用来满足业务需求的可用特定功能实现这种透明度的平台是数据源它们详细描述了当今正在使用的功能被证明是多余的功能以及未来将会需要的功能一旦这种情报就位其产生的调查就能产生惊人的结果据高德纳称各公司平均有 30 的软件库存是过度授权的而通常在其他方面会有至少 30 为授权不足
大多数机构将执行某种形式的定期审查来将他们的 IT 投资组合集中在达成既定目标所需要的最关键的能力上引入任何变化都可以迅速提升其他能力的情况同时还会识别出现有的可用于重新分配的不适当 IT 成本这种洞察力会带来更加明智的投资决策事实上这是投资的主题它清楚地表明了 IT 众学科在哪些地方与财务相交得最为直接对活动具有财务方面影响的准确洞察诸如 IT 和业务项目投资回报率等业务成果通过更高效的 IT 资产使用实现的成本优化以及风险管理过程将带来更多的服务作为决策制定过程的一部分从而影响组织整体的财务生命周期
颗粒级的信息详细列出总资产价值作为公司基本价值的一部分有了对这些信息的访问财务可以在自己预算的计划阶段做出更加明智自信的选择因此处理全部范围的 IT财产能够通过更高的可见性支持营运开支的管理并推动决策质量及其战略意义
结论 对软件授权异常行为听天由命的日子已经被我们坚定地抛在了身后IT 财产实在是太过关键的任务实在是对企业愿景太过重要并且实在太过复杂因此只能由专家控制为了应对新兴技术和业务需求IT 架构仍在继续改变但也有其他的力量在起作用其中的原理是测量基础设施所用的价值今天响应速度和灵活性已与可扩展性可用性和耐用性同样重要
主管所采取的任何战略决策都会对企业需要的能力矩阵产生直接影响基础设施如何发展适应这种需要现有能力的组合以及所采取的新的投资是必须给予彻底的可见性才能做出的决策这是非常必要的因为投资规模巨大且不仅仅影响 IT还影响财务采购及法律因此映射到现有能力透明度的需求透明度对制定一个连贯的资产和生命周期管理战略来说是十分关键的第一步一旦到位它就会对降低未列入预算或不必要开支的风险付出努力并对真正的所有权总成本给出更加细致的理解
如果正确对待它组织就可以通过消除在较低价值的 IT 计划方面资源分配不当的情况大大减少浪费这也能有助于对能力获得更加深刻的认识以及对 IT 资产更为有效的共享但除了这一点企业许可的优化还是分析已购买的软件最大限度减少许可消耗以及确保整个组织中软件得以最高效分配的一种方式从这种全面的观点中产生了更加动态且明智的决策在这里能力围绕核心业务流程凝聚起来并且即使出现授权不足的情况组织也可以采纳一项实施战略来确保在做出新的购买之前已对安装进行了优化
甲骨文致力于开发有助环境保护的实践与产品
甲骨文（美国）公司美国加州红木城甲骨文路 500 号邮编94065
美国总部 1-800-423-0245
版权所有 copy 2013Oracle 及或其分支机构保留所有权利 本文档仅供提供信息之用 其内容如有变更 恕不另行通知本文档不保证没有谬误也不受任何其他保证或条件约束无论此保障或条件为口头表达还是法律默示其中包括有关适销性或符合特定用途的默示保证和条件我们特此声明我们不承担与本文档有关的任何责任本文档不直接或间接形成任何合同义务如未经我们事先书面许可不得以任何形式或方式 mdashmdash包括电子或机械方法以任何目的复制或传播本文档
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ldquo 组织应该考虑将他们声明实际软件使用量的责任转变成为追求最佳实践的一个机会 rdquo
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ldquo 我的组织最近经历了一次极其令人伤脑筋的许可证审查最 后我 们 被 lsquo绞 死 rsquo在了一个我们已安装但实际上还没使用过的东西上我需要的是识别附加许可要求的选项来应付意外的软件使用rdquo
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形成服务交付的 IT 投资决策最终是基于一个简单的等式企业在寻求什么样的能力它们现在有些什么能力这些能力消耗多少成本这是一种表达业务需求的练习这种需求强调一致性和能力差距以及基于战略相关性紧迫性实现的难易程度以及预期 ROI 的投资机会
这种挑战的性质会被在部门级别为升级和增强 IT 能力而不断施加的压力以及为创造有效的响应而提供的有限资源放大因此IT 计划已经稳步成为更加易变的事务需要根据所要支持的对象的数目对基础能力进行理性冷静的分析
这种发展将重点放在了对软件资产和许可证的可见性用来确定现有的 IT 能力并确定用来满足业务需求的可用特定功能实现这种透明度的平台是数据源它们详细描述了当今正在使用的功能被证明是多余的功能以及未来将会需要的功能一旦这种情报就位其产生的调查就能产生惊人的结果据高德纳称各公司平均有 30 的软件库存是过度授权的而通常在其他方面会有至少 30 为授权不足
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结论 对软件授权异常行为听天由命的日子已经被我们坚定地抛在了身后IT 财产实在是太过关键的任务实在是对企业愿景太过重要并且实在太过复杂因此只能由专家控制为了应对新兴技术和业务需求IT 架构仍在继续改变但也有其他的力量在起作用其中的原理是测量基础设施所用的价值今天响应速度和灵活性已与可扩展性可用性和耐用性同样重要
主管所采取的任何战略决策都会对企业需要的能力矩阵产生直接影响基础设施如何发展适应这种需要现有能力的组合以及所采取的新的投资是必须给予彻底的可见性才能做出的决策这是非常必要的因为投资规模巨大且不仅仅影响 IT还影响财务采购及法律因此映射到现有能力透明度的需求透明度对制定一个连贯的资产和生命周期管理战略来说是十分关键的第一步一旦到位它就会对降低未列入预算或不必要开支的风险付出努力并对真正的所有权总成本给出更加细致的理解
如果正确对待它组织就可以通过消除在较低价值的 IT 计划方面资源分配不当的情况大大减少浪费这也能有助于对能力获得更加深刻的认识以及对 IT 资产更为有效的共享但除了这一点企业许可的优化还是分析已购买的软件最大限度减少许可消耗以及确保整个组织中软件得以最高效分配的一种方式从这种全面的观点中产生了更加动态且明智的决策在这里能力围绕核心业务流程凝聚起来并且即使出现授权不足的情况组织也可以采纳一项实施战略来确保在做出新的购买之前已对安装进行了优化
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