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“Prince2 le puede ahorrar

tiempo de 4 maneras”

Jeff BALL Especialista en la Gestión de Proyectos:

Como Project Manager, Jeff ha entregado proyectos IT en entornos multi-culturales. Como Programme Manager, Jeff ha entregado una

vía rápida de la solución Y2K para NEC Computers. Como PMO Manager, Jeff ha establecido y trabajdo en varios tipos de PMO

(Project, Programme & Portfolio Office) en Nec Computers y en Fortis Benelux (en una oficina mixta de Apoyo al Proyecto / Gestión de la

Cartera). Jeff es un formador acreditado en PRINCE2- Project Management, MSP Programme Managementy P3O-PMO.

Prince2 le puede ahorrar tiempo. Aquí hay 4

maneras...hay muchos más!

1) La gestión por excepción es un verdadero ahorro de

tiempo.

Se trata esencialmente de gestión de tipo "manos libres"

- que establece los parámetros de un bloque de trabajo

(una fase, un paquete de trabajo), y luego delega el

trabajo mismo.

Es “manos libres”, pero sin embargo, proporciona una

gestión y control. Usted se centra en las decisiones y en

lo inesperado, lo que ahorra tiempo a todos los niveles

del equipo de gestión de proyectos. El tiempo es escaso,

su equipo está ocupado. Usar escaso tiempo con

sabiduría. Eso es eficiente.

¿La gestión por excepción realmente permite ahorrar

tiempo? Bueno, basta con ver algunas de las alternativas

utilizadas por los ineficientes equipos que no conocen

PRINCE2.

• "micro-gestión" gasta mucho tiempo

• "la gestión a lo necesario" puede ser irracional y no

estructurada

• "la gestión por reuniones" se come de días-hombre

de esfuerzo en las reuniones grandes e improductivas

2) El enfoque Prince2 a la planificación ahorra tiempo.

PRINCE2 recomienda que se planifique a "medida del

proyecto".

Por eso en PRINCE2 hay tres niveles de plan:

• Es necesario un plan de proyecto, pero puede ser

bastante simple. Este es un resumen del plan, que

muestra los principales resultados, los límites de fase,

algunos hitos clave y algunas estimaciones de alto nivel.

Debido a que este plan sea de alto nivel, es más rápido a

crear y usted ahorra tiempo al no haber escrito un plan

largo y detallado.

• El plan de fase es esencialmente un plan "justo a

tiempo" con ningún detalle extra. No

hace falta una planificación detallada hasta llegar cerca

de los paquetes de trabajo en cuestión, y esto otra vez

ahorra tiempo al evitar volver a trabajar sobre el plan

original.

• El plan de equipo contendrá el nivel más bajo de

detalle. El jefe de proyecto PRINCE2 delega la creación

de cada plan de equipo al jefe del equipo. Eso tiene

sentido. Y eso es aun más un ahorro de tiempo para el

jefe de proyecto.

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3) Calidad - hagas el trabajo bien una vez, no lo hagas

dos veces.

PRINCE2 tiene un fuerte enfoque en la calidad. Si usted

lo usa correctamente, puede ahorrar mucho tiempo. Con

PRINCE2, hay que hacer un trabajo concreto y

pragmático sobre la calidad desde el principio del

proyecto, antes de que sus entregas se produzcan.

Si no utiliza este enfoque a la calidad, es probable que

acabaríamos con perder más tiempo. Se descubrirían los

defectos demasiado tarde, se documentarían las

expectativas de calidad del cliente solo cerca de la

entrega, y es probable que necesitaríamos solucionar

muchos problemas y solucionar defectos de calidad una

vez que el producto se entregue puede gastar mucho

tiempo. Usted puede terminar haciendo el trabajo dos

veces... una vez para hacer el producto, y una segunda

vez para arreglarlo.

Así que hacer frente a la calidad de la forma PRINCE2 le

ahorra tiempo. Uno de los libros más famosos de la

calidad se llama "La calidad es gratis". El libro dice que

para abordar correctamente la calidad no le cuesta

tiempo y dinero, sino ahorra tiempo y dinero y PRINCE2

está de acuerdo.

4) No reinventar la rueda para cada proyecto

PRINCE2 tiene un ciclo de vida definido, con un conjunto

definido de funciones y responsabilidades. Esto le ahorra

tiempo.

Cada proyecto es único. Sin un método como PRINCE2,

se inicia un proyecto con una hoja de papel en blanco.

Es necesario inventar un camino a seguir, para construir

un equipo y los métodos de trabajo. Con PRINCE2, el

proyecto sigue siendo un reto, pero usted sabe cómo

abordar las cuestiones clave.

✓ Usted sabe cómo empezar, con el proceso

PRINCE2 "Puesta en marcha de un proyecto".

✓ Usted sabe cómo estructurar su equipo, con un

Ejecutivo, un Jefe de Proyecto y los de mas roles del

equipo.

✓ Usted sabe que usted debe conseguir un

acuerdo sobre el Expediente del Proyecto, su primer

gran documento.

✓ Usted sabe que va a continuar con el proceso

"Inicio de un proyecto".

Con PRINCE2, las primeras semanas cruciales de su

nuevo proyecto están planificadas lo más eficientemente

posible.

Usted tiene ruta de trabajo probada, a pesar de que su

proyecto sea nuevo y único. Ahora sí que ahorramos en

tiempo real!

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