4. planificació n estraté gica 2

7/25/2019 4. Planificaci n Estrat Gica 2

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Construir la PlanificacinEstratgica

Vlker Gutirrez Aravena

Presidente Cultura Mapocho


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Eluso de la Planificacin Estratgica en el mbito pblico

se concibe como una herramienta imprescindible para laidentificacin de prioridades y asignacin de recursos en uncontexto de cambios y altas exigencias por avanzar haciauna gestin comprometida con los resultados.

M. Armijo, ILPES/CEPAL, 2009.

La organizacin, partiendo del marco general de actuacinque proporcionan su misin y valores, analiza el entornodinmico en el que interviene y las necesidades yexpectativas de los principales grupos de inters, para

definir su posicionamiento, fijar sus objetivos y seleccionarlas estrategias adecuadas para alcanzarlos en undeterminado plazo de tiempo.

2Gobierno de Chile | Consejo Nacional de la Cultura y las Artes


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Implementar una Planificacin estratgica, proceso no

cotidiano y de alcances a largo plazo, que generarcambios importantes para enfrentar situaciones nuevas,por su mismo carcter fundamental requiere a su vez deuna planificacin previa que ordene todo el proceso de suelaboracin.

No hagas un proceso de planificacin estratgica ms deuna vez cada dos aos a no ser que el contexto interno oexterno haya cambiado drsticamente. Normalmente, unavez cada tres aos es suficiente. Esto no significa que norevises el proceso ms a menudo, por ejemplo, una vez alao.

J. Shapiro, 2004.



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Como ya hemos visto, es necesario involucrar a todos losintegrantes de la organizacin en el proceso de formulacinde la Planificacin Estratgica, al menos en alguna de susetapas; sin embargo, tambin ya sealamos que esdeseable generar una comisin o equipo cuyo objetivo seaespecficamente el de conducir todo el proceso.


Quines?


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La conduccindel proceso dePlanificacin estratgica


El equipo o comisin de conduccin de la Planificacin

Estratgica debe estar compuesto por representantes detodas lassensibilidadesde la organizacin lo que implicauna integracin horizontal y vertical de la misma (ojal detodos los estratos y de todos los departamentos).Obviamente, la cantidad de integrantes tiene mucho que

ver con el nmero de personas que pertenecen a lainstitucin. Sumar a todos (o que se vean representados todos) en el

equipo de la Planificacin Estratgica no slo tiene que vercon el carcter participativo y democrtico del proceso,

sino tambin con la posibilidad de as recoger mayorcantidad de insumos (informacin) que entreguen lucessobre el real estado de la organizacin y de su entornoytambin con aumentar las posibilidades de xito en laimplementacin (ejecucin) de la Planificacin Estratgica.


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Los facilitadores externos: es conveniente solicitar esta

clase de apoyos en organizaciones que se inicien en eltema o que no cuenten con funcionarios capacitados en eltema por cuanto permite, adems de orientar el desarrollodel plan, facilitar el proceso de aprendizaje sobre elmismo. Y, adems, porque

pueden entregar una visin ms objetiva sobre larealidad de la organizacin y, con ello, evitar los sesgos yconflictos asociados a los distintos intereses que los actoresde la misma persiguen alcanzar.

Aramayo, op. cit.



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Saber lo que quieres conseguir y tener claro los resultadosdel proceso Saber lo que hay que cubrir para lograr esos resultados y

saber los pasos a seguir Dar prioridad. Por ejemplo, no permitas que se discutan

durante slo media hora los valores y objetivos del procesoy dos horas para discutir si se necesita personaladministrativo adicional

Trazar una agenda para todo el proceso Dividirla por da, por ejemplo, da uno, da dos, etc.

Localizar las responsabilidades Hacer circular la agenda para comentarios


El cronogramaJ. Shapiro, op cit


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Etapasde laPlanificacin estratgica


PREPARACIN DEL PROCESO:- Responder a la pregunta: Por qu iniciamos un proceso dePlanificacin Estratgica?

- Definir reas en las que se centrar el proceso deplanificacin.

- Mantener una actitud autocrtica.- Disponibilidad de tiempo y recursos.- Contar con el respaldo, liderazgo y compromiso de la

Direccin.- Conformar un equipo o comit de planificacin en el que se

integrarn todos los niveles de la organizacin y definir

roles.- Identificar y recoger la informacin que sea necesaria y est

disponible para orientar la toma de decisiones.


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MISIN Y VISIN DE LA ORGANIZACIN

- La misin establece el objetivo principal del accionar de laorganizacin, comunicando su esencia, su significado ltimo y la

justificacin social de su existencia.El propsito de la organizacin (para qu)Los mbitos de actuacin clave (qu)

Los destinatarios o usuarios de los programas o servicios (paraquines)En la definicin de la Misin se suele incluir los valores que guana la organizacin

- La Visin, por su parte, trata de describir la imagen ideal de laorganizacin que se desea tener en el futuro, es una imagen guadel xito de la organizacin. En este sentido, la visin refleja unconjunto de aspiraciones, sueos o esperanzas de la organizacinen el largo plazo.

- Para qu estamos


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ANLISIS Y DIAGNSTICO

- Es un ejercicio de prospeccin del contexto con en el que sevincula la organizacin y de preparacin para el futuro, quedebe necesariamente tomar como punto de partida la situacinpresente en la que actualmente se encuentra la organizacin.


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ANLISIS Y DIAGNSTICO- Es un ejercicio de prospeccin del contexto con en el que se

vincula la organizacin y de preparacin para el futuro, quedebe necesariamente tomar como punto de partida la situacinpresente en la que actualmente se encuentra la organizacin.

OBJETIVOS Y ESTRATEGIA- Establecer prioridades que orientarn a la organizacin en el

perodo de referencia del plan.- Estas prioridades se concretan en objetivosque expresan lo que

queremos lograr.- Definidos los objetivos, hay que estudiar las estrategias

necesarias, posibles y ms convenientes para lograrlos yorientarlos hacia la satisfaccin de necesidades de los usuarios.


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PLAN DE ACCIN

- El siguiente paso es adentrase en el terreno operativo paraproporcionar propuestas realistas para la puesta en marchaefectiva de las estrategias seleccionadas: Plan de Accin.

- La elaboracin del Plan facilitar el logro de transformacionesconcretas y mejoras tangibles a corto plazo (apreciables por el

equipo y que tiene un efecto estimulante, demostrando que esposiblecambiarlas cosas).

DISEO SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DELPLAN

- Tareas continuas de control y seguimiento de la ejecucin:detectar desviaciones con relacin a lo inicialmente planificado yrealizar las modificaciones y correcciones oportunas.

- Tareas de valoracin o evaluacin del logro de losresultados y objetivos propuestos, de las que se obtenganconclusiones y recomendaciones a incorporar en futuros ejercicios

de planificacin


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ELABORACIN DEL PLAN ESTRATGICO- El proceso de planificacin estratgica finaliza con la elaboracin

del documento de plan estratgico, que recoge los resultados detodas las etapas anteriores.

- Es una gua para la accin y para informar a terceros qusomos y qu hacemos- Una vez elaborado, deber ser revisado, analizado crticamente

yse debe recoger las opiniones de los distintos miembros de laorganizacin antes de proceder a su redaccin en una versindefinitiva.

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La implementacinde laPlanificacin estratgica


La palabra como acto. J. Austin (lenguaje performativo,

1996): laexpresin lingstica no consiste, o no consistemeramente, en decir algo (que describe o constata), sinoen hacer algo Por tanto, elaborada la Planificacinestratgica, es necesario ahora ponerla en prctica, hacerlarealidad, superar el papel (que aguanta mucho,

verdad?)

Adecuacin organizacional (de la estructura de laorganizacin), ya que la organizacin necesita adoptar unaestructura correcta:

- Distribucin de autoridad entre los diferentes niveles jerrquicos;- Mtodo de integracin entre subunidades;- Nmero de niveles organizacionales;- Grados de centralizacin o descentralizacin de la autoridad en la

toma de decisiones.

- Aramayo, op. cit.

L i l i


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La implementacinde laPlanificacin estratgica


1. Fijar metas. resultados a corto plazo (por ejemplo,anuales). Son fundamentales para la ejecucin acertadade estrategias debido a que forman la base para laasignacin de recursos, constituyen un instrumento paracontrolar el avance hacia el logro de los objetivos y fijanprioridades de la empresa.

2. Fijar polticas. para resolver los problemas de laorganizacin que surgen de los cambios en la direccin deestrategias. Por lo que es necesario establecer laspartidas, mtodos, procedimientos, reglas, formasadministrativas especficas para darle apoyo al trabajo que

busca las metas que se han fijado.3. Asignacin de recursos. Proceso que debe realizarse de

acuerdo con las prioridades fijadas en las metasaprobadas; son stas las que imponen la forma en que seasignarn los recursos.


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Evaluacin y control


La formulacin de la Planificacin Estratgica, por s sola,no asegura el cumplimiento de la misma, por lo que serequiere estar constantemente evaluando y controlando suimplementacin y desarrollo.

La evaluacin del plan es un proceso que permite,bsicamente, comprobar el logro de los resultadosdeseados en comparacin a los resultados logrados, ydeterminar las brechas existentes entre stos, qu

aspectos de la planificacin fallaron y quines son losresponsables de dichas fallas.


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Evaluacin y control


La evaluacin es un proceso permanente (antes, durante ydespus de la formulacin de la Planificacin Estratgica) ytiene que tener como norte determinar si se estavanzando en la direccin deseada o si hay que hacercorrecciones (no se trata de buscar culpables y, al igual

que en todo el proceso de elaboracin de la PlanificacinEstratgica, debe ser participativa).

El control es una herramienta que permite obtener lainformacin necesaria (permanente y por canales

adecuados) sobre la evolucin de los procesos relacionadoscon el cumplimento de los objetivos, con el fin de introducira tiempo, si es necesario, las medidas correctivas quepermitan encausarlos hacia el logro de ellos.


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Evaluacin y control


Algunos objetivos del proceso de control seran:- Mejorar la calidad de los procesos y resultados;- Enfrentar el cambio;- Producir ciclos ms rpidos y a la medida;- Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo.

Araya, 2005, en Aramayo, Op. Cit.

Por ltimo, tambin es bueno para efectos de evaluacin ycontrol de la Planificacin Estratgica que la organizacin

genere Indicadores de Gestin que, en tanto instrumentooperativo, permitan recolectar informacin constante yrpida sobre los resultados que se van obteniendo paracompararlos con las metas y objetivos fijados.


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(Fuente: Corporacin Senda Humana). La Planificacin estratgica es unaherramienta de Gestin que permite ordenar la institucin paraPlanificacin estratgica alcanzar un determinado fin, y cuyas ventajas son:


Sistematizacin y rigurosidada travs de la formalizacindel proceso de planificacinen etapas.

Clarifica la Visin, orientaciny rumbo de la organizacin:toma de decisiones racionaly transparente.

Estimula pensamientocrtico alobservar debilidades yamenazas y motiva elpensamiento creativoidentificando fortalezas yoportunidades de mejora.

Clarifica roles, asignacin deresponsabilidades, estimula elespritu de logro, elcompromiso y el trabajo enequipo.

Continua revisin y reajusteentre medios y fines quepermite medir progresos,evaluar intervenciones yresultados y generaraprendizaje institucional.

Utilizar y asignarracionalmente los recursosy contribuir a susustentabilidad financiera.

Permitir la participacindetodos los niveles de laorganizacin coordinando yuniendo esfuerzos para ellogrode los objetivosconsensuados.

Proporciona un marco paradefinir relacionesdecolaboraciny coordinacincon otras entidades.

Facilita el control yevaluacin de lasactividadesde laorganizaciny as sutransparenciafrente aterceros.


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Bibliografa

Armijo, Marianela: Manual de Planificacin Estratgica e Indicadores de Desempeoen el Sector Pblico. Santiago de Chile, ILPES/CEPAL, 2011.

Torres Andrade, M. Cristina: Planificacin Estratgica bajo un enfoque de marcolgico en unidades de instituciones de Salud. Valdivia, Universidad Austral de Chile,2010.

Shapiro, Janet: Herramienta de planificacin estratgica. CIVICUS: Alianza Mundialpara la Participacin Ciudadana.http://www.civicus.org/view/media/Planificacion%20strategica.pdf

Aramayo, Orin: Manual de Planificacin Estratgica. Instituto de la Comunicacin eImagen, Universidad de Chile. 2007.

Hax, Arnoldo y Majluf, Nicols: Gestin de Empresa con una Visin Estratgica.Santiago de Chile, Dolmen, 1996.

DIPRES Gua Metodolgica- Planificacin Estratgica en los Servicios Pblicos. 2003

http://www.civicus.org/view/media/Planificacion%20strategica.pdfhttp://www.civicus.org/view/media/Planificacion%20strategica.pdf

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