www.3tonis.eu 1

3tonis sprendimas

Informacinis vedlys per pokyčių vandenyną

Pokyčių vandenynas labai audringas, jame slypi daugybė kliūčių, energetinių

duobių ir povandeninių rifų. Daugelis įmonių patyrė ar patiria stiprias audras, kai planuoti

pokyčiai kažkur užstringa ir rezultatų nematyti, kai pradedama abejoti darbuotojų ar

konsultantų profesionalumu. Vadybos specialistai šį fenomeną linkę vadinti “visuotinu

pasipriešinimu pokyčiams”, o Homeras “Odisėjoje” šį fenomeną pavaizdavo Sirenomis. Jų

stebuklingas balsas gundė jūrininkus sustoti ir nebesiekti savo kelionės tikslų. Pasirodo, kad

jau nuo senų senovės energingi vadovai ieško auksinio sprendimo rakto, kaip įveikti šį

viliojančiai saldų balsą kuris sukausto į letargą ne tik kūną, bet ir sielą.

www.3tonis.eu 2

Mes įsitikinę, kad Homeras buvo teisus – ši situacija labiau susijusi su

melagingais Sirenų balsais, t.y. informacijos iškraipymu, o ne žmonių pasipriešinimu

pokyčiams. Sirenos viliodavo jūrininkus į žadamą malonumų, atsipalaidavimo ir užsimiršimo

glėbį. Tačiau visi laivai neatsispyrę jų vilionėms suduždavo užplaukę ant apgaulingai

vandeniu paslėptų uolų, rifų ar seklumų.

Versle, kaip ir kelionėje jūromis, vyrauja trys pagrindiniai procesai:

1. Informacijos (vėjas ir su juo susijusi orų prognozė)

2. Produkto/paslaugos (operacinis procesas – pats laivo valdymas)

3. Pinigų (finansų procesas – laivo žurnalas)

Finansų procesas labiausiai reglamentuotas ir labiausiai kompiuterizuotas. Visi

fokusuojasi į operacinį procesą, nes jis ir yra laivas vandenyne, kurį reikia valdyti. Tačiau

dauguma stringa su informaciniu srautu. Jis kaip vėjas, kurį gali pasikinkyti tik teisingai

valdydamas bures. Vėjas, o mūsų atveju – informacija, yra būtina, bet nepakankama sąlyga,

kad laivas ir jo įgula įgyvendintų savo tikslus.

Beveik visi laivai ir gamybinės įmonės turi šiuos valdymui galinčius padėti instrumentus:

CRM programą, kaip kompasą rodantį kryptį į klientą;

Video stebėjimo kameras, kaip žiūronus, leidžiančius pamatyti tai kas nutolę;

Gamybos planavimo programą, kaip žemėlapį;

CAD/CAM gaminių projektavimo programą, kaip detalų plaukimo maršrutą;

CAQ automatizuotos kokybės kontrolės sistemos, kaip pelengatorius;

Gamybos srauto kontroleriai, kaip logas jūrmylių matavimo instrumentas;

Atsargų valdymo programos, kaip lotas – gyliamatis;

CNC staklės, kaip takelažas burių pagalba padedantis laivui plaukti greičiau, bei

reikalauja mažiau irkluotojų;

Ir žinoma ERP, kaip sekstantas leidžiantis identifikuoti laivo buvimo vietą.

www.3tonis.eu 3

Tačiau skirtingai nuo patyrusių Jūrų Vilkų, ši informacija įmonės yra išbarstyta ir menkai

padeda Pokyčių Iniciatoriui suvaldyti užsakymų audrų ar štilių blaškomą laivą.

Kur slypi sirenos?

1. Visų aukščiau išvardintų IT programų adaptavimas įmonėje reikalauja iš abiejų pusių

gilaus verslo suvokimo, o tai reta sinergija. Homeras tai vadina Dievų pagalba

Odisėjuj. Dievų nelengva prisišaukti reikiamu metu, todėl dažniausiai įmonė operuoja

ne visai patikimais duomenimis. Homero Odisėjas, o mūsų atveju - Pokyčių

iniciatorius turi tenkintis turimais duomenimis priimdamas juos kaip “faktą”, arba

jam reikia juos pertikrinti. Pertikrinimas užima daugybę laiko ir reikalauja

kompetencijos IT srityje, o darbuotojai juk tikisi greitų rezultatų arba jų entuziazmas

krenta.

2. Dažnai planuotojas planuoja tik gamybos procesą, o tiekimo ir pardavimų planavimas

patikimas “ciklopams”, kur vienų “vienintelė akis” linkusį matyti pirkimo biudžeto

rėmelius, o kitų – tik kliento reikalavimus.

3. Esant plačiam ar pastoviai kintančiam asortimentui gamybos “plaukiojimo” maršrutai

yra nepastovūs, priklauso nuo užsakymo portfelio, todėl našumai tampa sunkiai

nuspėjami, butelio kakliukas migruoja, o maršrutų aprašymas atrodo bergždžias

darbas.

4. Įmonė paprastai kaupia duomenis apskaitos valdymui (žaliavų nurašymui, kaštų

kontrolei, P&L ataskaitoms ir pan.). Tačiau šie duomenys visiškai neleidžia nustatyti

kuri proceso dalis, kuri priežastis sukelia daugiausia rūpesčių per laikotarpį. Neturint

tokios informacijos sunku susitarti į kur sutelkti vadovybės pastangas ir įvertinti ar

problema išspęsta ar ne.

5. Visos IT sistemos yra paremtos formulėmis, kurios operuoja konkrečiais duomenų

rinkiniais. Paprastai duomenų rinkinio reikšmių įtakos algoritmui IT sistemos

nepateikia. Pateikiamas tik bendrinis aprašymas. Todėl vartotojai šią informaciją

interpretuoja kiekvienas savaip, dažniausiai remdamiesi poreikiu suskaičiuoti

“pinigus”, o ne “valdyti procesą”. Todėl IT sistemose paprastai trūksta būtinų

www.3tonis.eu 4

duomenų, kurie leistų ne tik suskaičiuoti “pinigus”, bet ir įvertinti siūlomų ar daromų

pokyčių potencialą bei tolimesnių veiksmų įtaką galutiniam rezultatui.

Tipinis informacijos valdymo pavyzdys:

- Siekiant supaprastinti apskaitą, atsisakoma IT sistemoje aprašyti gaminiui gamybos

maršrutą. Tokiu atveju IT sistemai pradeda trūkti duomenų įvykdomo plano

sudarymui.

- Gamybos meistrai, suprasdami, kad IT sistema generuoja neįvykdomą planą, patys

imasi iniciatyvos gamybos eilių organizavimui. Tačiau kiekvienas gamybos baras

optimizuoja gamybos užduotys taip, kad minimizuotų savo sąnaudas. Tokiu būdu

organizacinės priemonės dar labiau sugriauna gamybos planą ir darbai pradedami

vykdyti chaotiškai, “juodosios dėžės” pagrindu.

- Pokyčių iniciatorius, konsultantas ar vadovas turi reguliariai apžvelgti kertines

proceso vietas. Tačiau kuris iš jų turi “dievišką” galią visur būti kiaurą parą ir

septynias dienas savaitėje? Turima informacija iš įvairios programinės įrangos sunkiai

sinchronizuojama, nes retas kuris žino, kaip ją visą apdoroti ir išversti į paprastą

“jūrininkų” kalbą taip, kad sprendimas būtų matomas iš karto.

Teisingos informacijos valdymas yra būtina (bet nepakankama) sąlyga pokyčių

įgyvendinimui. Tam, kad informacija duotų naudą, ji turi parodyti aiškią ir turinčią

DIDŽIAUSIĄ įtaką priežastį, kuri dažniausiai trukdo pasiekti įmonės potencialą. Kadangi

klientų IT sistemos nekaupia sprendimų priėmimui būtinų duomenų, nėra parengtų ir

reikiamų duomenų surinkimo procedūrų, o pati kompiuterizuota įranga tarpusavyje

nesinchronizuota Pokyčių iniciatorius, nebūdamas IT specialistu, tampa informacijos

trūkumo įkaitu.

Homero Odisėjoje Tritoniai padėjo Odisėjui surasti kelią iš painaus ežero pinklių. Mūsų

3tonio sprendimas skirtas sutvarkyti proceso valdymui skirtą informaciją ir remiantis ja

identifikuoti proceso sutrikimus įtakojančias priežastys.

www.3tonis.eu 5

3tonio sprendimas apima:

1. Atliekame “laivo valdymo” strateginę srautų analizę.

2. Padedame Kapitonui pasirinkti kelionės planavimo metodiką. Juk laivas įspraustas į

butelį gali gražiai išskleisti bures, bet jo kelionė bus bangų blaškomo butelio, o ne

gražuolio laivo kelionė! Identifikuoti išorinius ar vidinius fizinius ar resursinius butelio

kakliukus yra vienas iš planavimo elementų.

3. Padedame Kapitonui įvertinti laivo maršrutus esant skirtingiems krovinių

užsakymams. Juk sutiksite, kad gabenti giliavandeniams vandenims skirtą sunkų

krovinį sekluma labai pavojinga. Tam mes naudojame VSM, suskirstymo į produktų

šeimas ir kt. metodus.

4. Įvertiname, ar jūsų kompasas tikrai rodo Šiaurę, t.y. atliekame esamų IT sistemų

(CRM, CNC staklių, gamybos srauto kontrolės, CAD/CAM, CAQ, ERP ir kitų) bei

gamybos plano sudarymui skirtų duomenų patikimumo įvertinimą.

5. Bocmanui kritinių vietų stebėjimui siūlome įrengti darbo monitoringo įranga bei

stebėjimo kameras.

6. Dievų žvilgsnio galią pasiekiama esamas IT sistemas integruojant į 3tonis analitikos

sprendimą (pirkimai, pardavimai, gamybos planas, jo vykdymas, efektyvumas,

sisteminės trikdžių priežastys), kuris integruoja visą turimą informaciją iš

kompiuterizuotos įrangos, skirtingų programinių produktų bei ERP.

www.3tonis.eu 6

Odisėjas ar Pokyčių iniciatorius rezultate gauna:

1. Informaciją apie procesui būtinų duomenų patikimumą bei jų suvedimo

savalaikiškumą.

2. Kasdienes/kassavaitines/kasmėnesines ataskaitas apie užsakymų išpildymo procesą

įtakojančius trikdžius, jų priežastis, priimtų sprendimų pasekmes bei ekonominį

rezultatą (POOGI).

3. Virtualų proceso stebėjimą ir momentinius pranešimus apie ištikusius trikdžius

kritinėse vietose greitai reakcijai, ar analitinę video medžiagą sprendimų (Kaizen)

paieškai.

4. Sprendimų priėmimui reikalingas analitines ataskaitas.

Antoine de Saint Exupery rašė – “Jeigu norite pastatyti laivą, nekvieskite žmonių, kad

surinktų medieną, kad išsidalinti darbus ir duoti komandas. Vietoj to - išmokykite juos

trokšti plačios ir begalinės jūros”.

Tokiu būdu laivas, jo kapitonas, įgula ir Dievai tampa vienu kūnu, kuris gali priimti

didžiausius iššūkius mestus net mestus pačių Titanų!

Andrius Gudaitis, andriusg@proginta.lt

Darius Radkevičius, darius.radkevicius@gig-europe.eu

www.3tonis.eu 7