MANUAL MANEJO

DE ACCESS

ALIMENTACIÓN

BASE DE

DATOS.

Presentado Por: Lizeth Carolina Currea Vargas Edna Lizeth Domínguez Guerrero. (323419 –A)

TABLA DE

CONTENIDO

¿Qué es una base de datos? …………………………….. 01

Elementos de la base de datos ……………………………. 02

Diferencias entre tabla y formulario…………………….. 06

Explicación 1. Ingreso al programa …………………….. 07

Explicación 2. Ingreso a la base de datos …………….. 10

Explicación 3. Alimentación de tablas………………….. 13

Explicación 4. Ingresar un registro …………………….. 15

Explicación 5. Importancia de campos obligatorios. … 17

Explicación 6. Eliminación de registros………………….. 18

Explicación 7. Abrir, cerrar y guardar un formulario …. 21

Explicación 8. Cerrar programa .………………………… 23

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar

información. En las bases de datos, se puede almacenar

información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier

otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en

un programa de procesamiento de texto o en una hoja de

cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer

repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más

complicado comprender los datos presentados en la lista y

existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de

datos para revisarlos.

ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS

En esta parte del manual se describen brevemente los

componentes de una base de datos de Access típica.

Tablas

Formularios

Informes

Consultas

Macros

Módulos

TABLAS

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de

cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.

Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de

cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre

almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos

es la forma de organizarse los datos.

Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información

tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por

ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado se

insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener

únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se

almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también

tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.

FORMULARIOS Los formularios

se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las

interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo,

contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se

puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de

las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de

datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las

tablas.

INFORMES

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas.

Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como

"¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué

ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para

presentar la información de la mejor manera posible.

CONSULTAS

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de

datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más

común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea

ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas,

puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente

no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar

criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee.

Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e

informes.

MACROS

Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de

programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la

funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una

macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se

ejecute cuando se haga clic en el botón. Las macros contienen acciones

que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar

la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que

normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante

macros, ahorrando así mucho tiempo.

MÓDULOS

Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la

funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se

crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el

lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un

módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y

procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un

módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a

formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos

específicos del formulario o el informe al que se adjunta. Los módulos

estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a

ningún otro objeto. Los módulos estándar se enumeran en Módulos en el

panel de exploración, pero los módulos de clase no.

DIFERENCIAS ENTRE TABLA Y FORMULARIO

La TABLA es una cuadrícula en la que se ingresa, campo por

campo, toda la información necesaria para ingresar en la base de

datos que vamos a realizar y con la cual se te facilitará tener toda

la información a la mano, en cambio los FORMULARIOS son

un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes

fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de

diseños personalizados para la entrada y visualización de datos

de las tablas. La mayor parte de la información de un

formulario proviene de los registros originales de una tabla,

aunque normalmente existen algunos otros elementos que

forman parte del diseño mismo del formulario y no pueden ser

modificados mientras no se cambie el diseño.

1. INGRESO AL PROGRAMA.

El primer paso es dar clic izquierdo en el botón inicio.

De este botón se desplegara una ventana en la cual aparecerán

todos los programas, así que damos clic en el icono de “ACCESS”

Si el icono de Access no se encuentra en la primera ventana

damos clic en el icono de Inicio, luego en

Todos los Programas, seguido de Microsoft Office y por

ultimo en Microsoft office Access.

2. INGRESO A LA BASE DE DATOS.

Luego de dar clic en el icono de Access se abre la ventana del

programa, damos clic en nuestra base de datos que lleva por

nombre “Base de Datos American Extingas”.

Al abrirse la base de datos se verán todos los elementos que

hacen parte de la misma como lo son Clientes, Productos,

Proveedores, Empleados, Venta y Tipo de Producto.

Ahora abrimos cada una de las tablas que se encuentran en la

base de datos dando doble clic en cada una de ellas, se abrirán

mostrando su contenido.

3. ALIMENTACIÓN DE TABLAS

Para realizar el ingreso de un registro se debe tener en cuenta un

orden, y este es verificar que la primera tabla que se va

alimentar no contenga en ella información de relaciones, es

decir si vamos alimentar la tabla Clientes es necesario que

dentro de sus datos no se encuentre una casilla con los datos de

otra tabla como Id Proveedores o Id Productos etc.

Datos como Id proveedor o Id empleados se encuentran en otra

tabla por lo cual es muy importante alimentar estas tablas

primero para luego poder alimentar aquellas que contienen

datos similares.

4. INGRESAR UN REGISTRO

Para realizar un registro se debe empezar por la primera celda

que nos muestra la tabla, para identificar que se está realizando

en la fila se muestra un signo (*), hay que tener en cuenta que

aquellas casillas en las cuales aparece ID pueden ser numéricas

o de texto, es decir se pueden introducir números o letras según

su configuración.

Se realiza el registro de todas las casillas que se encuentran en la

tabla de la base de datos, hay que tener en cuenta que hay

algunas casillas en las cuales solo se admite texto o solo numero

u otras en las cuales se admiten números y letras.

5. IMPORTANCIA DE CAMPOS OBLIGATORIOS.

En el momento de estar el registro hay algunos campos que son

requeridos, por lo cual deben ser diligenciados de forma

obligatoria ya que no nos permitirá seguir realizando el registro

y saldrá un anuncio haciéndonos saber que campo no hemos

diligenciado.

6. ELIMINACION DE REGISTOS.

Para realizar la eliminación de un registro se debe dar clic en la

parte principal del la fila (lado izquierdo), luego damos clic

derecho y se despliega una ventana en la cual aparece la opción

de ELIMINAR REGISTRO, damos clic en esa opción y

confirmamos que deseamos hacer la eliminación.

7. ABRIR, CERRAR Y GUARDAR UN

FORMULARIO

Para abrir un formulario nos desplazamos a la parte inferior de

la tabla y damos doble clic en el siguiente icono

Para guardar el formulario damos clic en la parte superior

donde aparece el icono del mismo y damos clic derecho, se

despliega una ventana en la cual da la opción de guardar demás

clic en esa opción y guardamos.

Para cerrar realizamos el mismo procedimiento anterior pero

este no se guarda sino por el contrario se cierra.

8. CERRAR PROGRAMA.

Para finnalizar guardamos los cambios de cada una de las tablas

y las cerramos, desplazamos el cursor a la X que se encuentra en

la parte superior y cerramos.