+30% времени для продаж С elma...

+30% времени для продажС ELMA CRM

www.impeltech.ru

+7 499 778 01 21

[email protected]

Москва, Заводской проезд, дом 15

Техническое описание системы

Получить бесплатную

30-дневную версию

http://www.impeltech.ru/

mailto:[email protected]

http://impeltech.ru/zapros-demo-elma/

http://impeltech.ru/zapros-demo-elma/

Организация продажОсновная функция CRM-системы в компании - это помощь в организации процесса продаж. Приэтом сами процессы конечно разнятся от компании к компании. Если быть точнее, они разныедля разных типов компаний и для разных сегментов рынка.

ELMA CRM+ - это операционный CRM. Системы данного типа полезны для автоматизациитиповых операций при взаимодействии с потенциальными клентами и клентами Вашейкомпании.

Функции CRM+

Звонки / Встречи / Письма

Потенциальные клиенты

База контрагентов

Контакты

Сделки

Планирование поступлений

Воронка продаж

Анализ динамики прдаж

Маркетинг

IP-Телефония

Интеграция с 1С

Бизнес-процессы

Задачи / Календарь / Лента /Компания

Использование CRM+

Генеральныйдиректор

Коммерческийдиректор

Руководство

Руководительгруппы продаж

Продажи + руководство

Менеджер попродажам

Операционное местоменеджера по продажам

...

...

Отдел маркетинга

Рекламные компании,Лиды(Потенциальныеклиенты)

Сотрудникикомпании

Как заставить продаватьвсю компанию?

1

Описание системы ELMA CRM

Сложные продажи

Сложные продажи так же называются «длинными». Сложный процесс продажи подразумевает длительную работу с клиентами, серьёзный контроль за течением сделки и обыкновенно комплексный продукт (или набор услуг). Высокие затраты на сложные продажи стимулируют выстраивание длительных отношений с клиентом и вторичные продажи. Чаще всего сложные продажи являются активными.

Основным инструментом по при организации сложных продаж

является Воронка продаж.

Воронка продаж – идеальный инструмент для построения

процесса продаж в том случае, если:

В этом случае на каждую продажу заводится карточка этой

продажи, или говоря на языке CRM – Сделка.

Сделка по этапам движется вперед и в конечном итоге либо

завершается положительным результатом, либо завершается

неуспехом.

ELMA CRM+ позволяет быстро проанализировать причины и

понять где идут основные потери. Эта информация может быть

полезна для устранения этих потерь и повышения

эффективности.

1. Процесс продаж растянут во времени

2. Есть возможность выделить этапы продаж

Воронка продаж

Быстрые продажи

Простые продажи так же часто называются «быстрыми» или «короткими», и это являетсяосновным их отличием. Быстрые продажи – это отгрузка любой простой продукции или оказаниепростых услуг. Например, это отгрузка канцелярской продукции, продажа в интернет-магазине,продажа бытовых услуг. Обычно такие продажи так же являются пассивными.

Процесс продаж

Для такого рода продаж идеально использовать механизм

бизнес-процессов. Один человек получает информацию о

клиенте, записывает необходимые данные, другой человек или

группа людей выполняют услугу или отгружают товар.

Использование процессов позволит на 100% унифицировать как

процедуру приему заказа, так и передачу заявки в исполнение.

Не составит труда в дальнейшем и построить контроль качества.

Если исполнение заказа состоит из ряда этапов или процесс

продажи состоит более чем из одного шага, то механизм бизнес-

процессов позволит очень просто скоординировать действия

исполнителей.

Если это необходимо, то бизнес-процесс продажи можно

совместить и с классической воронкой продаж.

2


Вторичные продажи

Особое место занимают Вторичные продажи, когда уже проработанному клиенту продаётсядополнительный объём продукта, или иной продукт. Вторичными продажами могут быть:Продолжительные контракты, Дополнительные услуги, Сопутствующие товары, Расширение

Обслуживание клиентов / Бизнес-Процессы

ELMA CRM+ полезна при постановке процесса обслуживания клиентов и построения центровобслуживания клиентов. Механизм бизнес-процессов в ELMA CRM+ позволяет сформировать ибыстро автоматизировать регламент по оказанию типовых услуг.

поставок. CRM-система может стать отличным помощником при организации вторичныхпродаж.

Подход очень прост:

Преимущество такого подхода в том, что легко контролировать

на какой стадии находится каждый из процессов и легко

проследить чем закончился каждый из процессов вторичной

продажи.

1. Формируется выборка потенциально заинтересованных

людей или компаний.

2. По каждому контрагенту запускает бизнес-процесс вторичной

продажи.

3. В рамках бизнес-процесса ставятся задачи и выполняются

действия, нацеленные на осуществление продажи

4. Статус процесса показывает результативность

Схема процесса

Запуск бизнес-процесса с карточки контрагента

ELMA CRM+ предлагает готовые решения старта процессов в

зависимости от канала коммуникации.

Если запросы приходят через веб-сайт, то легко можно настроить

запуск бизнес-процесса в ELMA при заполнении нужной формы.

В случае, если запрос поступает через факс, e-mail, бумажную

почту – тоже есть готовые и удобные механизмы для запуска

процессов.

В случае, если активно используется голосовой канал

коммуникации (телефон), то интеграция с IP-телефонией

позволяет узнавать звонящего клиента и запускать бизнес-

процессы прямо из карточки входящего звонка.

Таким образом, формируются единые подходы и процессы при

обслуживании клиентов, при этом совершенно неважно по

какому из каналов коммуникации поступает запрос.

3


CRM+ и другие возможности ELMA

ELMA CRM+ - лишь одно из приложений в линейке продуктов ELMA. Все приложения линейкисовместимы друг с другом, более того, они удачно друг друга дополняют.ELMA ECM+ позволит организовать хранение договоров, поможет

упростить подготовку пакетов договоров. Электронная

канцелярия позволит организовать учет и обработку

официальной переписки с контрагентами (входящие и исходящие

письма).

Сочетание с ELMA Проекты+ идеально для профессиональных

проектных компаний. Для проектных компаний после продажи

все только начинается – важно завершить проект в рамках

договоренностей. В этом помогает наличие функций для

профессионального управления проектами.

ELMA KPI может предложить легкую в настройке систему метрик и

показателей, связанных с эффективность сотрудников. Линейка продуктов

4


ELMA CRM+ для менеджера по продажамДля менеджера по продажам CRM-система является главным помощником. Система должнапозволить настроить рабочий стол так, чтобы все было доступно в 1-2 клика. Все основныепроцессы, которые используются в отделе продаж тоже должны быть всегда под рукой.

Планирование действий / Переговоры

ELMA CRM+ содержит удобный календарь для планирования

действий.

Звонки, встречи, «напоминалки о письмах» - вся эта информация

содержится в Календаре.

Система напоминает о событии и просит заполнить краткий ответ

о результате взаимодействия.

Через функцию «Интернет-календари» календарь может быть

интегрирован в мобильные устройства или другие программы

для планирования времени.

Планирование действий / Переговоры

Сбор информации о клиенте и сделке

Сбор информации о клиенте и сделке

В процессе переговоров накапливается важная информация о

потенциальном клиенте.

Задача CRM-системы – организовать простой сбор этой

информации.

Во-первых, много важной информации накапливается, если

заполнять отчеты о звонках, встречах, переговорах.

Во-вторых, можно настроить систему таким образом, что

менеджер будет вынужден ввести нужную информацию при

достижении определенной стадии сделки.

Приведем пример – менеджер переводит сделку в стадию

«Выслано Коммерческое Предложение». Но где гарантия, что он

добавит это КП в систему? Что бы иметь эту гарантию, можно

настроить систему таким образом, что менеджер просто не

сможет перевести сделку в нужное состояние не заполнив ряд

информационных полей сделки.

Финансовое планирование

Планирование поступлений тоже можно вести в системе. Это

удобно как для менеджера, так и для его руководителей. План

можно ставить на любой период – на день, на неделю, на месяц.

Менеджер ставит план поступлений по своим клиентам. Этот план

консолидируется на уровне группы продаж и всей компании.

При желании, можно настроить систему подтверждения планов. В

этом случае позиции, по которым есть сомнения, не будут

попадать в финальный план продаж на период.

Финансовое планирование

5


Общие документы / База знанийкомпании / Коммуникации

Система позволяет сформировать каталог электронных

документов. Это может быть все, что угодно – регламенты продаж,

дополнительные материалы и так далее.

Для решения оперативных вопросов удобно использовать Ленту

– быстрый канал коммуникации и сбора информации, которая

еще не формализована в виде готового документа.

Использование сервисов компании

Использование сервисов компании

Для осуществления продажи менеджеру отдела продаж зачастую

нужна помощь коллег из других подразделений компании.

Если компания торгует со склада типовой продукцией – то

зависимость от такой помощи конечно минимальна. Если же

компания работает на заказ или оказывает сложные услуги, то

зависимость от коммуникаций с другими подразделениями

кратно возрастает.

Менеджер всегда работает в ситуации, когда нет полных данных

для принятия решения. Что, конечно, очень не нравится

«производственникам», которые вовлечены в процесс продажи.

И очень часто возникает ситуация – когда «производство»

требует точных данных, а «продажи» не могут их дать.

Решением данного вопроса может стать регламент

взаимодействия между отделом продаж и другими

подразделениями компании. Процесс четко регламентирует что

должно быть на входе и на выходе, что существенно ускоряет

транзакцию.

Общие документы / База знаний компании /Коммуникации

6


ELMA CRM+ для Коммерческого директора

ELMA CRM+ помогает в решении задач коммерческого директора: позволяет выстроить процесспродажи, контролировать его исполнение и позволяет осуществлять улучшения процесса наоснове достоверных данных. Механизм бизнес-процессов позволяет «договориться» ссоседними подразделениями, не подчиненными напрямую коммерческому директору, орегламентах взаимодействия в рамках процессов продаж.

Контроль динамики продаж

После того, как процесс продаж выстроен и автоматизирован,

необходимо наладить механизмы контроля.

Одним из таких инструментов является интерфейс «Динамика

сделок» в ELMA CRM+.

Инструмент «Динамика сделок» позволяет понимать какие

движения есть в общей массе сделок. В зеленой зоне

отображаются движения вперед, в красной – в обратном

направлении. Малая динамика в зеленой зоне говорит о

недостаточной активности или возникших проблемах.

Это простой и наглядный инструмент оперативного контроля.

Постановка процесса продаж

Постановка процесса продаж

Определение цели внедрения CRM-системы – первый шаг при ее

внедрении.

Разные типы продаж требуют разных механизмов. Отличный

пример – разница между сложными и быстрыми продажами.

В первом случае отлично работает инструмент «Воронка

продаж». Процесс переговоров занимает от нескольких недель

до года и более. При постановке таких продаж важна фиксация

договоренностей (накопление информации) и четкие стадии.

Для быстрых продаж отлично работает механизм бизнес-

процессов. Транзакции простые, но их при этом много. Нет

времени и денег на обсуждение каждой продажи. Важна

безотказная работа всех этапов, что удобно контролировать,

используя механизм бизнес-процессов.

Перечень инструментов ELMA CRM+ для постановки процесса

продаж позволяет варьировать методики и реализовать

конкурентные преимущества именно Вашей компании.

Контроль динамики продаж

В

Анализ эффективности продаж

Классический инструмент по анализу Воронки продаж позволяет

проанализировать конверсию при переходе из стадии в стадию

воронки.

отличие от «Динамики сделок» это инструмент анализа, а не

оперативного контроля.

Данные отчета показывают, что уже «было», что удобно для анализа

узких мест в воронке.Анализ эффективности продаж 7


Фильтры / Срезы базы данных

Легкая настройка срезов базы данных «под себя» - еще одна из

важных функций ELMA CRM+.

Система позволяет «мышкой» строить фильтры по базе клиентов,

потенциальных клиентов, сделок.

Любой пользователь может настроить фильтры «под себя», либо

Администратор может сформировать набор общих фильтров,

ограничив доступ к ним настройками прав доступа.

Фильтры / Срезы базы данных

8


ELMA CRM+ для отдела МаркетингаОдин из процессов отдела маркетинга – это формирования пула потенциальных клиентов. Дляэтого отдел маркетинга формирует серию мероприятий, которые продвигают компанию илипродукты на рынке. Но как оценить – было ли мероприятия эффективно? Чисто теоретически,надо через некоторое время посчитать сколько денег компании принесло та или иноемероприятие. Делать это «на коленке» достаточно сложно. ELMA CRM+ позволяетавтоматизировать этот процесс для оценки эффективности мероприятий

Маркетинговые мероприятия

ELMA CRM+ позволяет вести реестр маркетинговых мероприятий

для оценки их эффективности.

Как это работает? Для наглядности покажем в таблице что

происходит в «реальном мире» и какое отражение находит это

событие в ELMA CRM+.

Действие Отражение в ELMA CRM+

Вы разместили ряд рекламныхмодулей в журнале, стоило это 50 000рублей.

В CRM+ Вы создаете мероприятие «Реклама в журнале», указываетебюджет 50 000 рублей.

Раздается звонок Менеджер спрашивает об источнике информации и при созданиизаписи в CRM указывает, что потенциальный клиент пришел помероприятию «Реклама в журнале»

Подписывается договор, получаютсяденьги

Система отмечает продажу по мероприятию «Реклама в журнале». Фиксируется сумма сделки.

Прошло некоторое время… По прошествии некоторого времени накапливается информация дляанализа. ELMA CRM+ показывает:

Это готовая информация для принятия решения и оценкиэффективности рекламного источника.

1. За 50 000 рублей было создано 20 сделок

2. 5 завершились продажей

3. Общая сумма продаж по этой рекламной компании 2 500 000 рублей.

Маркетинговые мероприятия

9


Интернет-реклама

При

Для

Интернет-рекламаИспользовании интернет-рекламы не так просто спросить об источнике. Как

правило, ссылка ведет на некоторую страницу на Вашем сайте, где

потенциальный клиент оставляет какую-то информацию о себе.

сопоставления рекламной компании в Yandex или Google и маркетингового мероприятия в ELMA CRM+ необходимо использовать механизм UTM-меток.

Механизм прост – вы маркируете одной и той же меткой рекламную

компанию в Yandex или Google и ELMA CRM+ и после этого ELMA начинает

«узнавать» рекламную компанию и учитывать ее эффективность.

10


Функции ELMA CRM+ELMA CRM+ содержит больше количество функций для организации процесса продаж вкомпании.

Звонки / Встречи / Письма

Календарь позволяет запланировать звонки, встречи, поставить

напоминания о необходимости отослать письмо клиенту.

Календарь может использоваться для планирования внутренних

мероприятий, задач.

Календарь может экспортировать в мобильные устройства.

Руководитель может просматривать календари своих

сотрудников, при необходимости редактировать расписание.

Все взаимоотношения сохраняются в карточке контрагента, что

позволяет быстро восстановить историю взаимоотношений.Звонки / Встречи / Письма

Потенциальные клиенты (Lead)

Потенциальные клиенты (Lead)

Раздел Потенциальные клиенты содержит для сбора «грязной

информации»: заявки с веб-сайтов, визитки с выставок, внешние

базы потенциальных клиентов и так далее.

Использование объекта позволяет не засорять базу сделок и

контрагентов. При благоприятном исходе Потенциальный

клиент конвертируется в объект Контрагент или Сделка, при

этом в эти объекты переносится вся накопленная информация.

В противном случае работа с потенциальным клиентом

завершается.

Система позволяет импортировать списки потенциальных

клиентов из MS Excel.


Один из основных справочников ELMA CRM+. Содержит

информацию о контрагентах.

ELMA CRM+ позволяет настраивать несколько типов

контрагентов. При этом каждый из типов будет иметь свой набор

атрибутов, карточки и бизнес-процессы тоже будут разные.

Пример: физические и юридические лица.


11


Сделки

Раздел сделки содержит информацию о текущих активных

взаимоотношениях с контрагентами.

С одним и тем же контрагентом в один момент времени может

быть создано более одной сделки.

В Сделке содержится информация о сумме продажи, продуктах,

стадии на которой находится сделка.

Контактные данные

Контактные данные

Справочник контактов позволяет хранить контактную

информацию о людях и быстро найти нужного человека в базе

данных.

Список атрибутов настраивается. Справочник контактов связан

со справочником контрагентов.

При планировании встреч, звонков можно указывать людей из

справочника Контактов.

Сделки

Планирование поступленийВ Сделке можно планировать Поступления. Эта функция

особенно актуальна на этапах планирования и исполнения.

Информация по всем сделкам собирается вместе и формирует

финансовый план менеджера по продажам, группы продаж или

всей компании.

ELMA CRM+ позволяет наладить механизм «согласования и

модерации» планов продаж.

12


Активная воронка продаж

Воронка продаж позволяет разбить весь процесс продажи на

стадии и оценивать эффективность менеджера на каждой из

стадий.

Как это работает? Допустим, мы выделили 3 стадии: (1)

Первичный контакт, (2) Формирование КП, (3) Заключение

Договора. Менеджер заводит сделку и по мере развития событий

меняет стадии Сделки. Руководство видит движение и планирует

финансы и ресурсы исходя из планов.

Это классический подход. У него есть небольшой, но

существенный недостаток: менеджеры или забывают проставлять

стадию продаж, или ставят ее не очень правильно. В итоге

воронка как инструмент планирования может давать сбой.

Эта проблема решена в ELMA CRM+. Это решение называется

«Активная Воронка продаж». Суть очень проста – при переходе

в определенное состояние может быть запущен бизнес-процесс.

Внутри бизнес-процесса может быть любая логика, которая

необходима для данного случая.

Данный подход позволяет не только иметь достоверные стадии

сделок, но и позволяет быть уверенным что на нужных стадиях

сделки в системе появляется нужная информация. Например, что

при переходе в Договорную стадию менеджер не забудет

прикрепить к Сделке Коммерческое предложение.

Активная воронка продаж

Анализ динамики продаж

Анализ динамики продаж«Надежная» воронка дает возможность анализировать Динамику

движения по сделкам.

Плохая динамика однозначно показывает, что через некоторое

время это скажется на финансовом результате.

Раздел «Динамика сделок» в наглядной форме показывает, что

произошло за отчетный период. В зеленой зоне находятся

сделки, которые сдвинулись вперед. В красной зоне – сделки

которые сдвинулись назад или вообще закрылись с неуспехом.

Выборку можно делать как по всей компании, так и по

отдельным группам менеджеров.

МаркетингELMA CRM+ позволяет вести реестр маркетинговых мероприятий

и оценивать их эффективность.

Маркетинг

13




Интеграция ELMA CRM+ и систем IP-телефонии позволяет

реализовать следующие сценарии:

Исходящий звонок

Менеджеры смогут звонить клиентам с компьютера, и это

автоматически будет фиксироваться в CRM

Входящий звонок

Менеджеры смогут принимать входящие звонки, и это тоже

автоматически будет фиксироваться в CRM

Бизнес-процессы

Бизнес-процессысистемы управления бизнес-процессами основана на простой

идее: на этапе внедрения системы осуществляется

моделирование бизнес-процессов организации с помощью

наглядных диаграмм.

эти диаграммы загружаются в компьютерную систему и

становятся исполнимыми, то есть программа позволяет

отследить и проконтролировать исполнение бизнес-процессов

в реальной практике работы предприятия.

подход позволяет максимально приблизить реальное

выполнение бизнес-процессов в организации к их идеальной

модели, которая изначально разрабатывалась.

Задачи / Календарь / Лента / КомпанияELMA CRM+ содержит инструменты для коллективной работы

внутри компании.

Модуль «Задачи» - постановка и контроль поручений,

исполнительская дисциплина.

Календарь – планирование внешних и внутренних мероприятий.

Лента – отличное средство для общения внутри компании и

рабочих групп, перекочевавшее из социальных сетей в

корпоративную систему.

Раздел Компания – список сотрудник, дни рождения, доступ к

Задачам и Календарям подчиненных.

Раздел Документы – хранение электронных документов.

Задачи / Календарь / Лента / Компания

14


Интеграция с IP-телефониейИнтеграция ELMA CRM+ с IP-телефонией позволяет совершать звонки через гарнитуру скомпьютера и принимать звонки на компьютере, при этом система может отобразитьинформацию об абоненте и показать предыдущую историю взаимоотношений с ним.

Интеграция ELMA CRM+ и систем IP-телефонии позволяет реализовать следующие сценарии:Исходящий звонокМенеджеры смогут звонить клиентам с компьютера, и это автоматически будет фиксироваться в CRM

Входящий звонокМенеджеры смогут принимать входящие звонки, и это тоже автоматически будет фиксироваться в CRM

В поставку ELMA CRM+ включены модули интеграции со следующими популярными на рынке СНГ системами IP-телефонии:Asterisk

Infratel (MightyCall)

Oktell


Исходящий звонок инициируется из карточки контрагента.

После звонка менеджер отставляет краткий комментарий и

назначает следующее взаимоотношение (звонок, письмо,

встреча, вебинар и т.д.).


Прием звонка

Прием звонка

При поступлении входящего звонка ELMA CRM+ пытается найти

объект с номером звонящего в базе.

Если совпадение найдено, то система показывает карточку

контрагента.

Если телефон звонящего еще не записан в базу, то система

предлагает создать новую запись.

15


Интеграция ELMA CRM+ с 1СМодуль «Интеграция с 1С» позволяет обеспечить интеграцию платформы ELMA BPM с версиямисистемы «1С: Предприятие» 7.7, 8.0, 8.1, 8.2, 8.3.

Интеграция системы ELMA с системой «1С: Предприятие»

позволяет:

Работать со справочниками и документами системы «1С:

Предприятие».

Запускать функции системы «1С: Предприятие».

Обращаться к объектной модели системы «1С: Предприятие».

Работа со справочниками «1С: Предприятие» в системе ELMA

осуществляется прозрачно для пользователя – в веб-интерфейсе

системы они выглядят точно так же, как справочники системы

ELMA.

Пользователь может просматривать их содержимое, дополнять

новыми записями и редактировать уже существующие. Все

изменения после проведения таких работ будут отображаться в

системе «1С: Предприятие».

Интеграция ELMA CRM+ с 1С

Настройка интеграции

Процесс настройки интеграции осуществляется буквально за

несколько минут – не требуется разрабатывать никаких

дополнительных сценариев и изучать содержимое файлов

конфигураций – все делается в графическом интерфейсе

Дизайнера ELMA.

Добавление конфигурации 1С сводится к заполнению

нескольких полей. После успешного добавления конфигурации

потребуется указать, какие данные из системы «1С:

Предприятие» (справочники и документы) требуется

использовать в системе ELMA. На этом настройка интеграции

систем заканчивается – данные можно использовать.

В случае, если не хватает стандартных действий, ELMA позволяет

писать программный код.

При написании используется стандартная объектная модель той

конфигураци 1C, с которой производится интеграция.

Программный код

16


Бизнес-процессы в ELMA CRM+CRM+ построен на платформе ELMA BPM, что открывает большие возможности длярегламентации процессов и построения сквозных процессов от входящего звонка доблагодарного клиента.

Моделирование

Первый шаг – построение графической модели бизнес-процессов.

Для этого в системе есть специальный инструмент – Дизайнер

Бизнес-процессов.

Бизнес-процессы рисуются на языке BPMN (версия 2.0). Это очень

наглядный язык, в котором четко выделяются действия и зоны

ответственности (т.е. те, кто эти действия выполняет).

Разработка процесса может занять длительное время – в это

время он не виден никому, кроме Администратора.

Для того, чтобы он стал виден всем, его необходимо

опубликовать. Моделирование

Исполнение


После публикации бизнес-процесс становится доступным для

запуска. Запускаться процесс может разными способами:

После запуска система ставит задачи согласно модели бизнес-

процесса (подготовить КП, сделать звонок, провести встречу и

т.д.).

Задачи могут иметь дату завершения, что позволяет

контролировать исполнительскую дисциплину по бизнес-

процессу.

1. Вручную из списка доступных процессов

2. С карточки объекта (например, с карточки контрагента)

3. Автоматически по какому-то событию (внутри системы или

извне)

Контроль и мониторинг

Инструменты контроля и мониторинга позволяют обнаружит что

идет не так при исполнении процесса.

Инструмент «Монитор процессов» позволяет посмотреть на

ситуацию «сверху» и быстро понять сколько процессов находится

на каждом из шагов процесса и где скапливается основная масса.

При необходимости можно добавить числовые показатели

процесса и настроить контрольные панели.


17


Управление задачами / Отчеты /Исполнительская дисциплинаИнтеграция ELMA CRM+ с IP-телефонией позволяет совершать звонки через гарнитуру скомпьютера и принимать звонки на компьютере, при этом система может отобразитьинформацию об абоненте и показать предыдущую историю взаимоотношений с ним.

Постановка и выполнение задач

ELMA CRM+ позволяет наладить управление поручениями в

компании.

Инициатор ставить задачу Исполнителю. При этом возможны

следующие опции:

После сохранения задачи она тут же уходит к Исполнителю (или

Согласующему).

1. Можно поставить задачу на текущий контроль кому-то из

сотрудников компании (как правило, это руководитель)

2. Можно поставить согласующего у задачи – в этом случае

исполнение начнется только согласования

3. У задачи всегда только один ответственный, но всегда можно

добавить соисполнителей. Они будут получать информацию

по задаче.

4. Можно указать плановые трудозатраты. В этом случае при

формировании отчета по трудозатратам включится механизм

ограничения сверху по этой задаче.

Постановка и выполнение задач

Контроль выполнения задач

Контроль выполнения задач

По завершению задачи Исполнитель завершает ее и пишет

комментарий, при необходимости прикладывает документы и

файлы.

После этого задача попадает на контроль к Инициатору, который

должен поставить пометку о том, что задача выполнена.

Инициатор может вернуть задачу на доработку, добавив

комментарий или частично поменяв постановку задачи.

После приема задача считается завершенной и попадает в

архив.

18


Инструменты взаимодействия: Лента,Календарь, КомпанияELMA CRM+ содержит набор инструментов для взаимодействия внутри компании. Лента –привычный быстрый инструмент для обсуждения чего-либо. Календарь – привычное средстводля планирования совещаний, звонков. Раздел Компания содержит информацию о сотрудникахкомпании.

Лента

Лента в ELMA CRM+ - основной инструмент общения между

участниками компании. Все что происходит и касается

пользователя отображается в его Ленте. Входящие задачи,

сообщения от других пользователей, оповещения из бизнес-

процессов и так далее.

Есть важное отличие от привычной ленты в социальной сети –

ELMA CRM+ показывает сколько в Ленте непрочитанных

сообщений.

Более того, ELMA CRM+ позволяет выделять сообщения с высоким

приоритетом и с приоритетом ниже.Лента

Календарь

Календарь

Календарь позволяет организовать планирование рабочего

времени сотрудника.

Звонки, встречи, вебинары, совещания – все планируется в

календаре.

ELMA CRM+ предоставляет руководителю доступ к календарям

сотрудников или коллег (тех, кто предоставил Вам доступ)

Календарь интегрируется с календарями мобильным устройств

через протокол iCal.

Компания

Раздел компания содержит информацию о сотрудниках

компании. Можно посмотреть у кого скоро дни рождения, кто

недавно устроился в компанию.

Руководитель отдела видит полную информацию по своему

отделу, может посмотреть текущие задачи ли календарь

сотрудников.

Компания

19


Электронные документыВ ELMA CRM+ включены базовые функции работы с электронными документами. Их вполнехватит, чтобы держать on-line под рукой самые нужны документы.

Каталог электронных документов

ELMA CRM+ позволяет хранить электронные документы on-line

Система позволяет создавать произвольную структуру папок (как

в проводнике Windows) для хранения электронных документов.

Шаблоны договоров, сами договоры, КП, методички, описания

удачных кейзов и так далее – все это можно удобно

структурировать.

Поиск по документам

По всем загруженным в систему электронными документам

возможен поиск. В отличие от файловой системы искать можно и

по атрибутам документов – по автору, по дате создания, по

времени изменения и автору изменения.

Поиск производится строго в соответствии с правами доступа.

Каталог электронных документов

Функции работы с документами

Функции работы с документами

В ELMA CRM+ включены базовые функции работы с

электронными документами.

Комментарий / Вопрос – для обсуждения документов. Все

обсуждение привязывается к карточке документа и доступно в

любое время.

Подписка на изменения – данная функция позволяет получать

сообщения каждый раз, когда кто-то обновляет документ. Очень

удобно для реестров, которые ведутся в электронном виде.

Версии документов – при изменении документа создается

новая версия. Таким образом, можно отследить кто и как

изменял документ.

Обсуждение документа – позволяет обсудить в Ленте

выбранный документ, при этом вся история переписки будет

сохранена в документе.

Связи между документами – позволяют делать ссылки между

электронными документами. Например, из договора сделать

ссылку на приложения.

Поиск по документам20


Управление доступом

Управление доступом

В ELMA CRM+ реализована очень гибкая модель доступа к

электронным документам.

По умолчанию документ имеет те же права доступа, что и папка,

в которой он расположен.

Но при необходимости и при движении документа допустим по

маршруту согласования, он может приобретать дополнительные

права доступа.

Либо эти права могут быть предоставлены вручную теми, кто

может изменять их.

Контроль трудозатрат / Отчеты

ELMA CRM+ позволяет наладить контроль трудозатрат по

выполненным задачам.

В конце недели или месяца пользователь может заполняет отчет,

в котором указывает какие задачи выполнялись и сколько

времени на это потрачено.

После отправки отчета трудозатраты поступают на согласование

Заказчику этих задач. Он может что-то принять, что-то отклонить.

В итоге формируется сумма согласованных часов, которая может

использоваться в том числе и для начисления ЗП.

Контроль трудозатрат / Отчеты

Работа в отделе

Работа в отделе

Руководитель может всегда открыть список задач своих

подчиненных.

Это часто надо. Кто-то заболел, а сегодня нужен результат.

Руководитель может переназначить задачу на кого-то другого

или выполнить ее сам.

В разделе Компания также можно посмотреть метрики

результативности подчиненных: исполнительскую дисциплину,

количество задач в работе и в просрочке и количество

согласованных трудозатрат.

21


Периодические задачи

Некоторые задачи повторяются. Каждый день, каждую неделю,

месяц, квартал.

Для того, чтобы не создавать каждый раз новую задачу, в ELMA

CRM+ есть Периодический задачи. Достаточно один раз создать

задачу и указать как часто эта задача должна появляться у

исполнителя, и система автоматически начнет ставить эту задачу

с заданной периодичностью.

Переодические задачи

Исполнительская дисциплина

Задачи имеют сроки. Если задача закрыта до срока завершения,

значит все нормально, если после или не закрыта вовсе – значит

она была просрочена

Агрегированный отчет об исполнительской дисциплине

позволяет увидеть по каждому человеку сколько процентов от

общего количества поставленных ему задач он выполняет в

срок.

22


Настройка ELMA CRM+ELMA CRM+ гибко настраивается под структуру компании. Настройки структуры компании,процесса продаж, бизнес-процессов делаются «мышкой». Этого хватает в 90% случаев. Для болеесложных сценариев можно использовать готовые компоненты, либо дописать систему на языке.NET C#.

Настройка организационной структуры

Настройка организационной структуры – первый шаг при

внедрении ELMA.

Графический дизайнер позволяет визуально построить связи

между отделами компании.

В случае, если организационная структура слишком большая,

графический дизайнер позволит разбить ее на несколько частей.

Настройка организационной структуры

Настройка Воронки продаж

Настройка Воронки продаж

Воронка продаж описывает каким образом должна проходить

продажа. Воронка описывает типовые шаги, по которым надо

пройти, чтобы дойти до продажи.

ELMA CRM+ позволяет настраивать Воронку продаж. Более того,

в системе можно задать более одной воронки продаж. Это

полезно для продаж разных групп товаров или услуг.

Кроме последовательности шагов для воронки продаж в ELMA

CRM+ можно описать и сам процесс продажи, используя

механизм бизнес-процессов.

Настройка бизнес-процессов

Графический дизайнер бизнес-процессов в ELMA CRM+ позволит

описать процессы продаж. Для описания используется

международный стандарт BPMN 2.0.

Подробнее о настройке бизнес-процессов в ELMA CRM+ >>

Настройка бизнес-процессов

23


Настройка карточек объектов

Для объектов CRM можно добавлять новые атрибуты и с

помощью графического дизайнера форм можно настраивать

внешний вид карточек этих объектов.

Для одного объекта можно создать несколько форм и показывать

различную информацию для людей, обладающих различными

правами доступа.

Настройка прав доступа

Настройка прав доступаНастройка прав доступа к записям CRM очень индивидуально

для каждой компании. Детали настройки могут зависеть от

настройки процесса продаж, от структуры отдела продаж и так

далее.

ELMA CRM+ предоставляет гибкий механизм прав доступа к

объектам CRM.

Типовые решения:

Система распределения прав доступа поддерживает комбинации

этих и других вариантов.

1. Менеджер видит только свои записи, руководитель видит

все записи

2. Все менеджеры Филиала №1 видят записи, относящиеся к

этому филиалу, но не видят записи других филиалов, в

центральном офисе есть доступ ко всей информации.

3. Можно предоставить доступ к записям клиентов из

определенной отрасли только менеджерам из отраслевой

группы продаж.

4. Можно выделить категорию VIP-клиентов, доступ к которым

предоставляет только узкой группе сотрудников.

5. И так далее.

Настройка карточек объектов

Настройка фильтров

Настройка фильтров

ELMA CRM+ есть возможность настроить фильтры по всем объектам CRM.

Фильтрация может быть сделана как по любому набору атрибутов, так и могут быть использованы более сложные условия или связи с другими объектами

этого используется язык для работы с данными EQL).

системе есть общие фильтры, доступ к которым может

настраивать Администратор системы, так и персональные

фильтры, которые легко настраиваются самими пользователями.

24


Настройка портала

Внутренний портал позволяет легко настраивать внешний вид

ELMA CRM+. Основные возможности, которые дает эта настройка:

Можно легко добавлять новые страницы. Например, надо

часто на одну страницу собрать какие-то документы. Скажем,

договора и регламенты работы с договорами в компании. Это

легко делается с помощью редактора портала.

Можно для разных групп пользователей делать разные

наборы страниц.

Каждый пользователь может легко «под себя» настроить

внешний вид страницы. Менеджеры могут добавить

потрлеты с часто используемой информацией.

У редактора портала большое количество возможностей:

настройка структуры меню, настройка кнопок, добавление

новых интерфейсов и так далее.В

(для

В

Настройка портала

Интеграция с другими системами

Интеграция с другими системамиИнтеграция с веб-сайтом компании, с SMS-шлюзами, с

электронной почтой, с ERP-системами – все эти возможности

заложены в ELMA CRM+.

ELMA Framework (Доработка системы)

При необходимости систему можно доработать. Для этого есть

ELMA Framework.

Подробнее об ELMA Framework >>

ELMA Framework (Доработка системы)

25


ELMA CRM+ для руководителя группыпродаж

Руководитель группы продаж находится между двух огней – между менеджерами, которых ондолжен контролировать и между коммерческим директором, перед которым отвечает завыполнение плана продаж.

Контроль сделок

Еще до планирования поступлений руководитель должен

обладать всей полнотой информации о состоянии сделок

сотрудников в группе.

Система отображает все сделки у сотрудников группы продаж,

Руководитель группы может открыть подробную информацию о

каждой из них.

Планирование / Контроль поступлений

Планирование / Контроль поступлений

Руководитель группы продаж отвечает за финансовый план всей

группы. Поэтому ELMA CRM+ показывает ему всю информацию,

которая доступна ему и его сотрудникам.

В частности, система автоматически консолидирует для

руководителя группы продаж всю информацию по поступлениям

группы.

Настройка фильтров и дополнительных атрибутов позволяет

реализовать функцию «согласования» планов продаж, что

позволяет отдавать «наверх» только достоверную информацию.

Контроль сделок

ELMA

Более

Постановка и контроль задач

CRM+ содержит простой в использовании функционал по управлению

поручениями.

Руководитель может поставить поручение, система автоматически

проконтролирует исполнение сроков и напомнит о просрочках. того,

руководитель имеет доступ к календарям и спискам задач своих

сотрудников, что упрощает оперативный контроль.

Постановка и контроль задач

26


Организация коммуникаций в группе

Для коммуникаций внутри команды удобно использовать Ленту.

Для группы продаж можно организовать отдельный канал, где

будут участвовать только участники этой группы.

Организация коммуникаций в группе

Разграничения прав доступа

Разграничения прав доступа

Групп продаж в компании может быть несколько. Чаще они либо

сгруппированы по регионам, либо по отраслевому признаку.

Вопрос управления доступом к конфиденциальной информации

каждый раз очень важен и может отличаться от компании к

компании.

Кому-то удобно что бы все видели всю информацию, кому-то

надо что бы каждый видел только свои записи.

Для кого-то важно организовать работу в группе и внутри группы

все менеджеры должны видеть информацию у коллег по группе.

ELMA CRM+ предусматривает все перечисленные выше политики

управления доступом и даже более.

27


Как работает BPM-системаСистемы управления бизнес-процессами пришли в Россию с Запада, где этот класс программназывается BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы. Основная цельданных систем – осуществить программную поддержку концепции процессного управленияорганизацией.

Проектирование (моделирование)

Работа с бизнес-процессами в приложении ELMA BPM начинается с их моделирования.Моделирование бизнес-процессов осуществляется в программе Дизайнер ELMA, входящей вкомплект системы ELMA. Дизайнер ELMA имеет простой и понятный графический интерфейс.

Работа системы управления бизнес-процессами основана на простой

идее: на этапе внедрения системы осуществляется моделирование

бизнес-процессов организации с помощью наглядных диаграмм.

Затем эти диаграммы загружаются в компьютерную систему и

становятся исполнимыми, то есть программа позволяет отследить и

проконтролировать исполнение бизнес-процессов в реальной

практике работы предприятия.

Такой подход позволяет максимально приблизить реальное

выполнение бизнес-процессов в организации к их идеальной

модели, которая изначально разрабатывалась.

Приложение ELMA BPM реализует концепцию BPM, что позволяет

строить гибкие адаптивные информационные системы, способные

оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов

компании. Благодаря использованию приложения ELMA BPM можно

навести порядок в бизнес-процессах организации, сделать их

выполнение четким и формальным.

Проектирование (моделирование)


Контроль и Мониторинг

Улучшение процесса

Приложение ELMA BPM обладает огромным количеством

возможностей, однако все функции системы легко могут быть

поделены на четыре группы в соответствии со стадиями жизненного

цикла (цикл Деминга) процесса PDCA (Plan, Do, Check, Act):

Важным моментом является то, что проектирование бизнес-

процессов может выполнять бизнес-аналитик без участия

программиста. Программа ELMA описывает процесс на языке

диаграмм (bpm), привычном для аналитика и понятном высшему

руководству организации.

На диаграмме бизнес-процесса определяются участники процесса,

набор их действий и их последовательность. Сама диаграмма

(графическая модель) бизнес-процесса строятся путем

перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры,

затем операции соединяются переходами.

В основе функционирования приложения ELMA BPM используется

общепринятая нотация описания бизнес-процессов BPMN. На

сегодняшний день последняя версия нотации BPMN имеет номер

2.0. Специалистами компании ELMA был выполнен перевод

нотации на русский язык.

После того, как графическая модель бизнес-процесса построена,

определяются данные, с которыми осуществляется работа в

рамках бизнес-процесса, и производится настройка операций

бизнес-процесса. Например, в случае пользовательских задач

определяется, с какими данными работает исполнитель, какие

данные он должен предоставить по выполнению задачи и какие

действия должен выполнить.

Моделирование бизнес-процесса в Дизайнере ELMA

заканчивается его опубликованием, после чего бизнес-процесс

компилируется и становится доступным для запуска в веб-

интерфейсе приложения ELMA BPM.

Моделирование бизнес-процессов

Внутри бизнес-процесса двигаются данные28



После того, как законченная модель бизнес-процесса загружается на сервер ELMA, бизнес-процесс становится доступным для исполнения. В системе может быть одновременно запущено сколько угодно экземпляров одного и того же бизнес-процесса – все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель.

ELMA автоматически ставит задачи

Исполнение бизнес-процесса осуществляется в соответствии с

его графической моделью – начиная со стартового события,

следуя по цепочке переходов, до конечного события. При этом

приложение автоматически будет формировать списки задач,

которые должны выполнять сотрудники. Пользователям задачи

назначаются лишь в тот момент, когда ход выполнения бизнес-

процесса дошел до соответствующего шага.

Задачи, получаемые пользователями в рамках исполнения

бизнес-процессов, оформлены в веб-интерфейсе

информационной системы ELMA BPM в виде отдельных страниц

(карточка задачи), на которых приведена вся необходимая

исполнителю информация для принятия решения и выполнения

поставленной задачи.

От исполнителя может потребоваться ввод некоторых данных – в

этом случае карточка задачи будет содержать соответствующие

поля, заполнение которых может быть при необходимости

обязательным. То есть всю работу по поручению пользователь

всегда выполняет в одном месте – на карточке задачи; здесь же

он получает все необходимые для этого ресурсы.

Также после выполнения своего поручения пользователь не

должен задумываться о том, кто и какие действия в рамках

данного бизнес-процесса должен выполнять – эти вопросы

приложение ELMA BPM берет на себя.

Все задачи, которые не требуют труда реальных сотрудников

организации, выполняются приложением ELMA BPM

автоматически практически мгновенно: определение хода

выполнения бизнес-процесса (в том числе по некоторым

условиям), рассылка сообщений, выполнение сценариев и т.п.

Минимально необходимый набор данных накарточке задачи

29



Для каждого экземпляра запущенного на выполнение процесса создается карточка экземпляра процесса. Карточка экземпляра процесса содержит исчерпывающую информацию по нему: текущие значения параметров, комментарии и вопросы пользователей, текущие выполняемые задачи, их исполнители и статусы и т. д.

С карточки процесса пользователь, имеющий соответствующие

права, может управлять его ходом. Например, можно поправить

параметры выполнения бизнес-процесса или вовсе прекратить

его выполнение.

Приложение ELMA BPM предоставляет удобные инструменты для

мониторинга хода выполнения процессов и контроля исполнения

задач в рамках данных бизнес-процессов. В распоряжении

пользователей системы находится несколько средств.

Страница «Мои процессы» содержит список всех экземпляров

процессов, которые относятся к текущему пользователю системы:

бизнес-процессы, в которых пользователь является инициатором,

ответственным или исполнителем. Для поиска нужного

экземпляра процесса можно использовать удобный фильтр

страницы «Мои процессы». Отыскав в списке нужный экземпляр

процесса, можно перейти на его карточку.

Страница «Монитор процессов» служит для анализа работы по

процессам: в данном разделе отображаются типы процессов, в

которых пользователь является владельцем, куратором или

информируемым. Текущий пользователь может не являться

непосредственным участником процессов, представленных на

странице, но он может просмотреть информацию по выполнению

этих процессов.

Со страницы «Монитор процессов» можно перейти на карточку

любого из отображенных процессов, чтобы получить подробную

информацию о процессе.

Еще одним удобным средством контроля исполнения процессов

является просмотр его карты. Карта процесса в веб-интерфейсе

приложения ELMA BPM выглядит так же, как графическая модель

этого процесса в Дизайнере ELMA, но поскольку на ней

Всегда понятно где находится процесс

Для любого действия можно ввести временнойрегламент

отображен уже запущенный процесс, карта содержит

дополнительные пометки. Так, уже выполненные операции

обведены синей рамкой, выполненные переходы обведены

жирными линиями, а текущая выполняемая операция обведена

жирной зеленой рамкой.

Таким образом, можно узнать не только какие задачи по процессу

выполняются в данный момент, но и предыдущий ход, по

которому выполнялся процесс. Просмотреть карту процесса

можно в любой момент с карточки экземпляра процесса.

Впрочем, руководителю не потребуется вручную следить за

ходом выполнения процессов. Так в случае просрочки задач

исполнителем, его руководитель получит соответствующие

уведомления, призывающие вмешаться в ход выполнения

процесса.

Кроме того, следить за задачами по процессам своих

подчиненных руководители смогут стандартными средствами

мониторинга исполнительской дисциплины

Монитор процессов показывает ситуацию «В целом»

30


Оптимизация процессов

Во время работы с бизнес-процессом у сотрудников организации может накапливаться большоеколичество рациональных предложений и идей по улучшению бизнес-процесса, особенно сразупосле его внедрения. Данные предложения действительно могут быть полезны и, при должнойдоработке бизнес-процесса, способны повысить эффективность работы организации.

Процессы изменяются вместе с компанией

Задачи, получаемые пользователями в рамках исполнения

бизнес-процессов, оформлены в веб-интерфейсе

информационной системы ELMA BPM в виде отдельных страниц

(карточка задачи), на которых приведена вся необходимая

исполнителю информация для принятия решения и выполнения

поставленной задачи.

Например, руководитель решил, что операцию «Составление

сметы» лучше выполнять Коммерческому директору, а не

Менеджеру по продажам (это может быть связано с

особенностями работы организации). Приложение ELMA BPM

позволяет изменить процесс в работающей системе (для этого не

нужен ни программист, ни остановка системы) и применить

изменения немедленно. После того, как процесс исполнен с

учетом сделанных изменений, можно сразу оценить

эффективность внесенных коррективов.

31


BPMN 2.0Для построения графической модели бизнес-процессов ELMA использует международный стандарт BPMN 2.0. Наряду с требованиями стандарта, ELMA реализует больше количество «know how», которые появились за годы внедрения продукта.

В качестве языка для описания бизнес-процессов ELMA BPM

используется язык BPMN 2.0.

При этом язык оставляет «на откуп» разработчикам трактовку

семантики ряда операций + позволяет делать расширения

семантики элементов языка. За 7 лет разработки ELMA BPM мы

накопили набор таких расширений, которые делают

практическое применение языка гораздо проще и позволяют

пользователям ELMA не споткнуться на простых вещах.

Для изучения языка мы можем предложить:

Простой и мощный язык для моделирования процессов

32


Профессиональный инструментELMA BPM – это профессиональный инструмент для управления исполняемыми бизнес-процессами в компании. За годы активного развития продукта мы накопили в приложениинабор инструментов и подходов, которые позволяют решить задачи, которые неизбежно встанутперед компанией, решившей автоматизировать свои процессы.

Большие процессы / Показатели / Сценарии

Процессы в компании постоянно развиваются. Особенно хорошо это в видно в растущейкомпании. Используя ELMA BPM вы не натолкнетесь на то, что информационная система вдругстанет камнем на пути развития бизнеса компании. Система управления бизнес-процессамисоздана для того, чтобы изменяться вместе с компанией.

ELMA поддерживает нотацию BPMN 2.0, которая является

международным стандартом по описанию цепочек работ.

Перевод нотации на русский язык выполнен компанией ELMA и

расположен на сайте www.elma-bpm.ru

Стандарт BPMN хорошо регламентирует как должна выглядеть

диаграмма графически, но допускает достаточно вольную

трактовку с точки зрения семантики выполнения, а некоторые

вещи вообще «пропускает». Поэтому нам пришлось «додумать»

некоторые пробелы для того, чтобы упростить ELMA для

использования в реальных условиях.

В дизайнере можно использовать конструкции языкаBPMN 2.0

Система для больших процессов

Часто процессы разрастаются до нескольких сотен шагов. Для

этого в ELMA предусмотрены ряд инструментов: подпроцессы,

отладка процессов, асинхронное взаимодействие между

процессами и так далее.

Для контроля качества исполнения процессов удобно

пользоваться таким как показатели процессов. С их помощью

можно измерить, например, среднее время согласования

обработки входящих заявок. И месяц от месяца отслеживать как

изменяется эта величина.

Процесс состоит из шагов. Часть шагов – это задачи

исполнителям, другая часть шагов – это обмен информацией с

разными системами или какие-то действия внутри системы.

Понятно, что на все случаи жизни готовых действий не

приготовишь. Поэтому в ELMA есть возможность писать свои

сценарии на языке C# (язык из семейства MS .NET). Более того, в

ELMA существует визуальный конструктор для написания

сценариев.

33


Большие процессы ОтладкаПроцессы бывают разные. Заявки на что-то как правило небольшие, с небольшим количествомучастников и модель процессов – простая. Основные процессы – это как правило сквозныепроцессы, проходящие через всю компанию, и они содержат большое количество шагов. Приэтом оба вида процессов в идеале должны работать в одной системе. Поэтому системауправления бизнес-процессами должна быть удобна как для описания коротких цепочек, так идля процессов в большими ветвлениями и большим количеством блоков.

Отладка процессов

В ELMA есть ряд механизмов для построения больших процессов.

Первый механизм – это подпроцессы. В ELMA можно поставить

вызов любого другого процесса, созданного в системе, увязав

входы и выходы. Второй способ – это возможность разбить

бизнес-процесс на внутренние подпроцессы. Оба этих подхода

позволяют сделать диаграмму более читаемой, что в свою

очередь сильно облегчает сопровождение и модификацию

процесса.

В системе также можно организовать обмен информацией между

разными процессами, один процесс может ждать прохождение

другого процесса через определенную точку.

В модели процесса может быть вызов других процессов

Отладка бизнес-процесса

Отладка процессов существенно ускоряет реализацию

процессов. Особенно это актуально для больших процессов –

когда надо отладить «150-ый» шаг процесса режим отладки

незаменим. В режиме отладки ELMA позволяет запустить

процесс с любого шага и с любым данных, что позволяет быстро

вносить модификации, в том числе и в большие процессы.

34


Редактор форм

ELMA самостоятельно располагает информацию на форме задачи наиболее оптимальным помнению системы образом. Но если вдруг этого не хватает, то для формирования еще болееудобных пользовательских форм в ELMA предусмотрен специальный инструмент – Редакторформ, который позволяет визуально конструировать информация таким образом, чтобы онабыла удобна для принятия решения.

Регламенты / Документация

ELMA предоставляет возможность формировать документацию по созданным процессам иснабжать процессы on-line методичками.

Редактор форм позволяет конструировать вкладки,

информационные поля, задавать динамические элементы на

форме.

Возможностей Редактора форм хватает в 95% случаев. В тех 5%,

когда возможностей Редактора форм не хватает, есть

возможность написать код формы привычным для

программистов способом на языке программирования C#.

Редактор форм

Регламент бизнес-процесса

По готовым процессам в ELMA можно сформировать следующие

виды документов:

Карты процесса – позволяют быстро понять как устроен

процесс

HTML-документация по процессу – документ удобен для

согласования схем процессов

Регламент бизнес-процесса – документ может быть

использован как часть документации СМК в компании.

Для работы процесса его удобно снабжать «методичками».

Удобны для использования 2 вида методичек:

«Встроенные» методички – на каждом из шагов процесса

исполнитель может посмотреть справку что он должен

делать на данном .

«Бумажные» методички – они готовятся как правило в

рамках проекта внедрения и содержат описание всего

35


Показатели процессовПоказатели процессов – это инструмент, позволяющий измерять и оценивать качествоисполнения процессов. В применении к исполняемым процессам речь как правило идет овременных показателях. Система легко позволяет измерять такие величины как минимальное,максимальное, среднее время прохождения этапа процесса. Система позволяет смотреть какситуация меняется от месяца к месяцу – т.е. позволяет наглядно понять есть ли положительнаядинамика от сделанных улучшений.

В ELMA BPM можно задавать 2 вида показателей для процессов:

Временные показатели

Технические показатели

Временные показатели измеряют время выполнения какого-то

отрезка бизнес-процесса (это может быть действие, либо цепочка

действий). С помощью временного показателя можно измерять

среднее время, максимальное время, минимальное время и т.д.

Персональные временные показатели показывают то же самое,

но уже учитывают кто был исполнителем процесса на данном

участке. Т.е. Иванов допустим проходит этот путь за 4 дня, а

Сидоров за 2 дня. В среднем - за 3 дня. И вот если "3 дня" нас не

устраивает, персональные временные показатели позволяют

провалиться в суть вопроса.

Технические показатели меряют все остальные вещи, которые

не являются временем. Самый простой технический показатель -

это сколько процессов было запущено допустим за месяц. Имея

данные за полгода, можно понять растет у нас использование

данного сервиса в компании или падает.

Персональные технические показатели - это те же

технические показатели, но в разрезе персоналий. С их помощью,

допустим, можно посчитать а кто чаще других запускает процесс,

или является исполнителем какой-то задачи.

Создание показателей для процесса

Контрольные панели для отображения показателей

36


СценарииЕсли аналитик, занимающийся моделированием бизнес-процессов, владеет хотя быминимальными навыками программирования, его возможности в Дизайнере ELMA многократновозрастают – в его распоряжение попадает блок операции «Сценарий». Блок операции«Сценарий» позволяет осуществить выполнение на нужном этапе бизнес-процесса некоторогопроизвольного кода на языке C#.

Возможность использования сценариев в бизнес-процессах, во-

первых, позволяет оптимизировать бизнес-процесс за счет

автоматизации выполнения некоторых действий, которые в

противном случае выполнялись бы в ручном или

полуавтоматическом режиме.

Наиболее распространенное применение сценариев для

решения задач данного типа обычно заключается в

автоматическом определении значений параметров на

основании других параметров, автоматическом заполнении

полей форм, автоматическом принятии решения по определению

потока выполнения бизнес-процесса и т. д.

Во-вторых, при помощи сценариев могут легко выполняться

действия, для которых в Дизайнере ELMA не предусмотрено

стандартных блоков операций. Как правило, это некоторые

операции, которые не требуются широкому кругу пользователей,

но могут быть очень нужны для реализации конкретного бизнес-

процесса организации.

Также сценарии могут помочь, если требуется выполнить

необычным способом некоторое стандартное действие, уже

предусмотренное стандартным блоком операции в Дизайнере

ELMA.

Сами сценарии пишутся непосредственно в Дизайнере ELMA, в

который встроена удобная среда для написания кода: имеется

подсветка синтаксиса, при наборе кода разработчику

автоматически предлагаются допустимые варианты и подсказки

(что немаловажно при работе с объектами, их свойствами и

методами). Также Дизайнер ELMA имеет средства для отладки

написанного кода: инструменты проверки синтаксиса и эмуляции

написанного кода.

Сценарий также может быть сохранен в формате

пользовательского расширения, после чего он появится в

палитре блоков операции Дизайнера ELMA и сможет быть

использован как любой другой блок операции бизнес-процесса.

При использовании пользовательских расширений аналитику не

потребуется работать с кодом – настройка операции

производится полностью в графическом интерфейсе. Это

позволяет не только сэкономить время на использовании

Сценарии в ELMA пишутся на языке C#

Блок сценария в процессе

популярных сценариев в бизнес-процессах, но и сдеВизуальный

редактор сценариевлать данные сценарии доступными для

использования лицами, не имеющими навыков

программирования.

37


Визуальный редактор сценариев

Общая парадигма визуального конструирования приложений нашла свое продолжение в такомтехническом блоке как Сценарии. В ELMA существует инструмент для визуального построениясценариев.

Визуальный редактор сценариев

В визуальном редакторе сценариев используется современный

подход визуального программирования.

Такие конструкции языка как условия, циклы представлены в

виде готовых блоков

Вызов методов ELMA API тоже делается с помощью визуального

конструктора.

акой подход позволяет аналитикам, не знакомым с языком

программирования, формировать несложные сценарии,

необходимые для реализации сложных процессов.

38


Интеграции с 1C / ERPЗадача BPM-системы – это связать в единую цепочку людей и различные компьютерныесистемы, которые уже эксплуатируются в компании. Поэтому для BPM-систем очень важнывозможности интеграции с различными информационными системами.

Интеграция с Business Studio и другими системамимоделирования

ELMA – система управления, которая позволяет быстро автоматизировать бизнес-процессыкомпании. В ELMA BPM существует возможность загружать готовые модели бизнес-процессов изсистем моделирования. Сделана интеграция с Business Studio и другими менее популярнымисистемами моделирования. Импорт процессов осуществляется через формат XPDL. Такимобразом, модель процесса из любой системы, имеющей экспорт в формат XPDL, может бытьимпортирована в ELMA.

1С / ERP

Учетные системы и системы класса ERP часто интегрируются с

системами управления бизнес-процессами. Особенно ощутима

польза в том случае, когда необходимо связать несколько

различных учетных систем в рамках единого бизнес-процесса.

Для ELMA разработаны библиотеки интеграции с различными

ERP-системами: 1С, SAP, Oracle, MS Axapta.

Шины данных

Для построения надежных отказоустойчивых систем в ELMA есть

возможность интеграции с шинами данных (системы класса

Enterprise Service Bus, ESB).

ELMA Framework

ELMA Framework – это библиотека знаний и инструментов для

расширения (доработки системы) системы.

ELMA Framework включает в себя ELMA API, ELMA Web API, ELMA

Plugin for Visual Studio и набор документации по доработке

системы

Схемы интеграции ERP + BPM

Модель бизнес-процесса в Business Studio Та же модель процесса в ELMA

39


Почта, SMS, Веб-сайт, Веб-сервисы

ELMA легко интегрируется в типовую ИТ-инфраструктуру компании. Каждый процесс в ELMAможет быть опубликован таким образом, что для него сформируется веб-сервис и ссылка длязапуска. Поэтому запуск бизнес-процессов можно легко привязать к событиям, происходящим вдругих ИТ системах.

Одним

Обмен

Для

и BFC

Любой

Например, можно запускать бизнес-процесс в тот момент, когда

на ящик приходит письмо. Это письмо может быть разобрано в

рамках бизнес-процесса.

Аналогично можно привязать запуск процесса, например, к

входящему в организацию факсу.

Либо можно организовать запуск бизнес-процесса при

заполнении формы на веб-сайте.

Наличие готовых библиотек для SMS-провайдеров делает легким

и отсылку SMS при достижении определенного шага в рамках

бизнес-процессса.

Запуск бизнес-процессов по входящему электронномуписьму

Шины данныхДля построения высоконагруженных надежных систем целесообразно организовать общениемежду системами через шину данных. ELMA BPM тоже поддерживает такой сценарий работы.

ELMA поддерживает работу с шинами данных:

Microsoft MQ

С шинами, имеющими поддержку JMS:

Oracle WebLogic

IBM WebSphere

Другими , имеющими поддержку JMS

В системе есть возможность предусмотреть и «аварийное»

поведение системы – т.е. определить что делать, если в течение

выделенного времени в ELMA не поступило нужное сообщение.

40


Интеграция ELMA и 1CELMA может работать во взаимодействии с самыми различными приложениями.Взаимодействие может быть построено через веб-сервисы, через API или иными способами.Интеграция ELMA с системами «1С: Предприятие» имеет особое значение и отдельнуюреализацию. Для удобного и эффективного взаимодействия системы ELMA и «1С: Предприятие»используется отдельно лицензируемый дополнительный модуль «Интеграция с 1С».

Модуль «Интеграция с 1С» позволяет обеспечить интеграцию

приложения «ELMA: Управление бизнес-процессами» с версиями

системы «1С: Предприятие» 7.7, 8.0, 8.1, 8.2, 8.3.

Интеграция системы ELMA с системой «1С: Предприятие»

позволяет:

Работать со справочниками и документами системы «1С:

Предприятие».

Запускать функции системы «1С: Предприятие».

Обращаться к объектной модели системы «1С: Предприятие».

Также благодаря возможностям ELMA можно осуществлять запуск

бизнес-процессов и осуществлять отсылку сообщений в систему

ELMA из системы «1С: Предприятие».

Работа со справочниками «1С: Предприятие» в системе ELMA

осуществляется прозрачно для пользователя – в веб-интерфейсе

системы они выглядят точно так же как справочники системы

ELMA. Пользователь может просматривать их содержимое,

дополнять новыми записями и редактировать уже существующие.

Все изменения после проведения таких работ будут отображаться

в системе «1С: Предприятие».

Процесс настройки интеграции осуществляется буквально за

несколько минут – не требуется разрабатывать никаких

дополнительных сценариев и изучать содержимое файлов

конфигураций – все делается в графическом интерфейсе

Дизайнера ELMA. Добавление конфигурации 1С сводится к

заполнению нескольких полей. После успешного добавления

конфигурации потребуется указать, какие данные из системы «1С:

Предприятие» (справочники и документы) требуется

использовать в системе ELMA. На этом настройка интеграции

систем заканчивается – данные можно использовать.

После интеграции приложения ELMA BPM с системой «1С:

Предприятие», управлять взаимодействием систем можно

непосредственно в бизнес-процессах. При моделировании

бизнес-процессов в приложении ELMA BPM операции работы с 1С

осуществляются в блоках Сценариев. Например, данный блок

может выполнять одну или сразу несколько операций:

Настройка соединения ELMA и 1С

Объекты конфигурации 1С становятся доступны вДизайнере ELMA

сохранение договоров в базе 1С, запуск функций 1C, загрузка

пакета сопроводительных документов для проведения сделки,

изменение значений справочников 1С и т. п.

Модуль «Интеграция с 1С» является дополнительным и

лицензируется отдельно от платформы ELMA BPM, то есть

приобретается отдельно!

Скрипты можно писать привычным для 1С способом

41


ELMA FrameworkELMA Framework – это библиотека знаний и инструментов для расширения (доработки системы)системы. ELMA Framework включает в себя ELMA API, ELMA Web API, ELMA Plugin for Visual Studio инабор документации по доработке системы.

ELMA Web API представляет собой набор готовых методов для

доступа к данным ELMA. Все методы доступны через вызовы веб-

сервисов.

Набор методов можно расширить реализовав собственные

методы Web API.

Техническую информацию об ELMA Web API можно посмотреть в

базе знаний ELMA

ELMA Web API содержит большой набор методов

Контрольные панели для отображения показателей

Для доработки системы в поставке есть plug-in для MS Visual

Studio. Plug-in позволяет как разрабатывать новые портлеты,

страницы, так и модифицировать существующие страницы

системы.

Кроме того, через plug-in можно создавать новые структуры

данных для реализации новой бизнес-логики в системе.

Подробнее о Plug-in’е можно прочитать в базе знаний ELMA.

42


ИнтерфейсыВ проектах по автоматизации бизнес-процессов в компаниях ELMA связывает людей,принимающих решения и компьютерные системы, в которых хранятся данные, нужные дляпринятия решения.

Процессы - это некоторый клубок правил и действий, спрятанные «где-то там», а «наружу»выставлены интерфейсы, позволяющие принять решение. ELMA предоставляет нескольковариантов пользовательских интерфейсов, что бы сделать процесс привычным и понятным.

Мобильные приложения

Приложения ECM+ for iPad умеет получать список задач и

позволяет принимать решение по задачами в рамках бизнес-

процессов в режиме off-line.

Rich e-mail interface (ELMA.RE)

Электронная почта остается стандартным инструментом делового

общения. ELMA Rich e-mail interface позволяет получать

информацию о задачах в почтовый клиент и принимать решения

из интерфейса почтовой программы.

ELMA Agent

ELMA Agent – это небольшое приложение, которое «висит» в

правом нижнем углу экрана. Одной из функций приложения

является быстрое информирования о важных событиях в системе.

Приложение ELMA для iPad

Это сил

Перекл

Lite int

просто

подойд

Настройки интерфейсов (настройки Портала)

Для гибкой настройки веб-интерфейсов в системе есть инструмент «Редактор портала».

Визуальный редактор портала позволяет создавать новые

интерфейсы.

Для каждой из групп в компании можно настроить отдельный

интерфейс, вынести «наверх» наиболее часто используемые этой

группой функции. Например, для отдела продаж можно положить

на главную страницу шаблоны договоров, ссылки на запуск

нужных процессов и т.д.

Внутри интерфейсов редактор позволяет создавать новые

станицы и настраивать содержимое страниц.

Редактор портала

43


Мобильные приложенияМобильное приложение ELMA для iPad позволяет существенно экономить время прирассмотрение входящего потока задач. Приложение забирает всю новую информацию из ELMAодним большим пакетом и Вам уже не приходится ждать загрузки страниц – вся необходимаяинформация для принятия решения уже есть у Вас на экране.

В приложении ELMA для iPad реализовано 3 раздела:

Входящие задачи

Контроль (текущий контроль и контроль исполнения)

Лента

Последняя версия приложения ELMA для iPad умеет работать и с

задачами по бизнес-процессам.

Пользователь ELMA для iPad может не только выполнять задачи в

рамках бизнес-процессов, но и инициировать бизнес-процессы.

1. Система умеет работать с динамическими формами.

Сложность в том, что формы задач по бизнес-процессам

конструируются при формировании модели процесса. И

заранее неизвестно как она будет выглядеть и какой набор

данных она будет содержать. Это позволяет строить очень

гибкие решения. Теперь эта гибкость поддерживается и

приложением для iPad.

2. Система умеет работать с цепочками задач в режиме off-

line.

Варианты исполнения процессных задач также задаются при

моделировании процесса. И зачастую процесс строится таким

образом, что нажатие кнопки приводит к появлению

следующей задачи. Теперь это поведение системы

поддерживает и приложение для iPad.

Главная страница, список задач

Задачи по бизнес-процессам

ELMA Rich e-mail interface (ELMA.RE)Электронная почта остается стандартным инструментом делового общения. ELMA Rich e-mailinterface позволяет получать информацию о задачах в почтовый клиент и принимать решенияиз интерфейса почтовой программы.

Все входящие задачи попадают в Inbox (папка Входящие). При

желании не сложно настроить отдельную папку и фильтр для

входящих задач, что бы они не смешивались с остальной

корреспонденцией.

Отличительной особенностью интерфейса ELMA.RE является то,

что в теле письма приходит не просто оповещение, а вся

необходимая информация для принятия решения.

Т.е. если то задача по рассмотрению документа – то в приложении

обязательно будет документ, который надо рассмотреть и вся

необходимая дополнительная информация.

Для задач по бизнес-процессам система отобразит все

информационные поля, необходимые для принятия решения. Задачи по бизнес-процессам

44


ELMA AgentELMA Agent - это небольшая программа, служащая для получения и работы с сообщениямисистемы ELMA и быстрой и удобной работы с документами системы. ELMA Agent устанавливаетсяна компьютер пользователя и соединяется с сервером системы ELMA.

После запуска ELMA Agent будет доступен из системного трея

(область в правом нижнем углу экрана рядом с часами):

ELMA Agent работает подобно системам мгновенного обмена

сообщениями (Jabber, Skype): как только в системе ELMA

происходит некоторое событие, потенциально важное для

пользователя, его ELMA Agent мгновенно получает сообщения и

сигнализирует об этом пользователю. В углу экрана пользователь

увидит всплывающее окошко с текстом сообщения.

C помощью ELMA Agent пользователь может, не обращаясь к

полному интерфейсу системы, получить следующую

информацию:

оповещения о событиях в системе ELMA, происходящих в

процессе работы: назначении и выполнении задач,

назначении взаимоотношений с клиентами, создании

документов;

сообщения информационных каналов;

сведения о редактировании и сохранении на сервере файлов

электронных документов, создании новых версий

электронных документов;

быстрый доступ к документам, с которыми производилась

работа в прошлом. На вкладке Документы отображаются все

открытые в данный момент и открывавшиеся недавно

документы из системы ELMA. В этом разделе можно легко

вносить в них изменения и сохранять исправленные версии

сразу на сервере, а также создавать новые версии

документов.

ELMA Agent отдельно не лицензируется и может быть установлен

на любое количество компьютеров: пользователь может

установить приложение на свой рабочий компьютер, на личный

ноутбук и на домашний компьютер.

ELMA Agent позволяет одним кликом редактировать документы с

веб-сайта. Механизм прост:

ELMA Agent скачивает документ, открывает на

редактирование

Отслеживает статус документа

При закрытии документа отправляет его на сервер

LMA Agent работает под операционными системами Windows, Mac

OS, Linux.

Иконка ELMA Agent

Сообщение в ELMA Agent

Редактирование документов on-line

45


Освободите 30% времениС ELMA CRM

www.impeltech.ru

+7 499 778 01 21

[email protected]

Москва, Заводской проезд, дом 15

Получить бесплатную

30-дневную версию

+30% времени для продаж С elma...

Documents