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3Verwaltungsinterne Portale
FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNGFORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG
Christian Canzler, Andreas Grosche, Till Hünermund und Christoph Obholzer
Verwaltungsinterne PortaleErgebnisse des Forschungsprojekts
„Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung“
Präsentation
http://www.foev-speyer.de/portale
Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltungbei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer
Freiherr-vom-Stein-Straße 2 - Postfach 1409 - D 67324 Speyer am Rhein Tel.: + 49 - 6232 - 654-386 - Fax: + 49 - 6232 - 654-290 E-Mail: [email protected] - Internet: http://www.foev-speyer.de
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Intranetportal: Definition
Internes Portal für Verwaltungsmitarbeiter
• Einfacher, schneller, rollenspezifischer Zugriff• Auf verwaltungsinterne und externe
Informationen• Unter einer einheitlichen Oberfläche
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Warum Mitarbeiterportale?
• Vielzahl von Datenquellen
• Vielzahl von Abfragesystemen
• Ungenutzte interne Ressourcen
Unüberschaubarkeit und Ineffizienzen
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?
Problemlage
ERP-System Internet
Aktuelle NachrichtenInformationen
einzelner Abteilungen
Externe Anfragenund Anträge
Organisationund Kontakte
Mitarbeiter
Abgeschlossene Vorgänge/Archiv
Handbücher, Anleitungen…
„Wenn die Verwaltung wüsste, was die Verwaltung weiß…“
?
?
?
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Lösung: eArbeitsplatz und Intranetportale
Intranet - Portal
ERP-Systeme
Weitere Informationsquellen
eArbeitsplatz
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Elektronischer Arbeitsplatz
IT-Ausstattung an jedem Schreibtisch:
• Direkter Zugriff auf alle Informationen
• In aufbereiteter Form
• Über das Intranetportal
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Elektronischer Arbeitsplatz
• Arbeitsplatz mit PC und Telefon und eventuell Telefax?
• Zugriff auf das Internet?
• Nutzung der Möglichkeiten des vernetzten Arbeitens, direkter Zugriff auf unternehmensinterne Informationen?
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Nutzen des elektronischen Arbeitsplatzes
Zeitersparnis durch schnelleren Zugriff auf
besser verfügbare Informationen
Schnellere Abwicklung von Akten und Tätigkeiten durch parallele und prozessorientierte Arbeitsweisen
Möglichkeit der elektronischen Auswertung
und der ZielüberprüfungTransparenz des Mitarbeiters
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Möglichkeiten des elektronischen Arbeitsplatzes
• Initiierung
• Bearbeitung
• Koordination
• Dokumentation
von Arbeitsvorgängen
Zugriff auch
• durch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig
• von verschiedenen Orten
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Vorteile des elektronischen Arbeitsplatzes
foev.dhv-speyer.de
Selbstbedienung der Mitarbeiter: 80-90% günstiger als Anfragenbei „Call Center“ oder „Helpdesk“
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1. Säule
Intranet - Portal
ERP-Systeme
Weitere Informationsquellen
eArbeitsplatz
Bewerberportale(eRecruiting)
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Ablauf eines eRecruiting-Prozesses (nach SAP)
Planning
Attraction
Sourcing
Qualifying
Closing
Retaining
1. Stufe - Planning
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1. Stufe - Planning
… ist die Vorbereitung der (Neu-)Besetzung einer Stelle.
Dazu gehört:
• Klassifizierung von Tätigkeitsfeldern (Stellenbeschreibung)• Aufstellen eines Anforderungsprofils des Stelleninhabers• Planung groß angelegter Stellenbeschreibungen• Planung von Budgets• Planung von Projekten
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2. Stufe - Attraction
Planning
Attraction
Sourcing
Qualifying
Closing
Retaining
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2. Stufe - Attraction
… ist die Darstellung des Unternehmens / der Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber.
• Erfolgt in umfassenden Kampagnen• Nicht speziell auf eine Stelle ausgerichtet• Geschieht durch:
- Schalten von Anzeigen (Print- oder Online-Medien)- Veranstaltungen- Sponsoring- …
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3. Stufe - Sourcing
Planning
Attraction
Sourcing
Qualifying
Closing
Retaining
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3. Stufe - Sourcing
… umfasst alle Aktivitäten, die zur Suche geeigneter Kandidaten für eine bestimmte Position erforderlich sind.
• Auswahl der Kanäle für Stellenausschreibungen (z.B. Bewerberportal, Zeitung etc.)
• Erstellen und Platzieren von Stellenanzeigen (im Portal)• Durchsuchen von „Talent-Pools“• Registrierung der Kandidaten• Bearbeitung von Unterlagen (Papier oder elektronisch)
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4. Stufe - Qualifying
Planning
Attraction
Sourcing
Qualifying
Closing
Retaining
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4. Stufe - Qualifying
... ist die Beurteilung der ausgewählten Kandidaten im Hinblick auf ihre Eignung für eine bestimmte Position oder ein bestimmtes Team.
Dazu gehören:
• Verschiedene Bewertungsverfahren• Beratende Vorgespräche• Vorstellungsgespräche• Koordination der Abläufe• Korrespondenz zwischen Personalverantwortlichen und
Bewerbern
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5. Stufe - Closing
Planning
Attraction
Sourcing
Qualifying
Closing
Retaining
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5. Stufe - Closing
… ist die letzte Phase der Besetzung einer offenen Stelle.
• Auswahl eines Bewerbers aus den Pool der am besten geeigneten Kandidaten
• Weitere Gespräche mit dem Bewerber• Verfassen eines Statusberichts• Abwicklung der Korrespondenz• Koordination der Verhandlungen• Abfassen des Vertrags• Unterbreitung eines Angebots• Abschluss des Vertrags
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6. Stufe - Retaining
Planning
Attraction
Sourcing
Qualifying
Closing
Retaining
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6. Stufe - Retaining
… ist das Binden von Talenten an das Unternehmen / die Behörde.
• Aktive und langfristige Betreuung der ausgewählten und verpflichteten Bewerber durch zielgerichtete Kommunikationüber:- Marktsituation- Persönlichen Marktwert- Aufstiegsmöglichkeiten- Berufliche Perspektiven
• „Warmhalten“ der abgelehnten Kandidaten für mögliche andere Positionen
• Bündelung im sog. „Talent Pool“
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Bewerberportale am Beispiel von „eRecruting 2.0“
www.softgarden.de
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eRecruting 2.0 - Übersicht der erfassten Stellen
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eRecruting 2.0 - Bewerbungswege
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eRecruting 2.0 - Bewerberprofil
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2. Säule
Intranet - Portal
ERP-Systeme
Weitere Informationsquellen
eArbeitsplatz
Employee Self Service
(ESS)
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„Der Mitarbeiter wird zum Manager seiner Arbeitskraft“
Mitarbeiter sollen durch interaktive Anwendungen bestimmte administrative Aufgaben eigenständig erledigen, z.B.:
• Bescheinigungen selber anfordern bzw. ausdrucken• Stammdaten ändern (Kontonummer, Adresse, …)• Arbeitszeit- und Urlaubskonten führen• Reisekostenabrechnung selbst erstellen• Versetzungswünsche angeben und planen• Fortbildungen planen und durchführen (eLearning)• Mitarbeiterbindung (Alumni)
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„People Care“ statt „People Datenpflege“
Folge:
• Entlastung des Personalbereichs von administrativen Aufgaben mit hohem zeitlichem Aufwand
• Dadurch Verlagerung des Personalbereichs vom Administrator zum Dienstleister– Gespräche vor Ort– Beratung von Mitarbeitern und Führungskräften– Aufspüren von drohenden Entwicklungen– …
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Mehr Transparenz, bitte !
ESS-Systeme steigern Transparenz für die Mitarbeiter:
• Umfassende Informationsangebot über Arbeitsabläufe und Richtlinien (Verwaltungsvorschriften, Formulare, Organisationsabläufe)
Dienstherrenbezogene Daten
• Vollständiger, jederzeitiger Zugriff auf die den Mitarbeiter betreffenden Daten (elektronische Mitarbeiterakte, Zeitkonten, Bewertungen durch Vorgesetzte, …)
Personenbezogene Mitarbeiterdaten
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Selber Lesen und Lernen bringt Vorteile
Vorteile für das Unternehmen / Behörde:• Kostenreduzierung (Personalbereich)• Größere Datenqualität (zeitnahe Richtigkeit von
Daten)• Mitarbeiterzufriedenheit (Transparenz, Übersicht)• Geringer Schulungsaufwand (Web-Oberfläche)
Vorteile für den Mitarbeiter:• Zufriedenheit (Transparenz, „Blick für‘s Ganze“)• Schnelle, selbst steuerbare Abwicklung persönlicher
Angelegenheiten größere Autonomie für den Einzelnen
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Beispiel für ein ESS-Portal (aufsetzend auf SAP R/3)
www.sapdesignguild.org
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ESS als Lebenslagenportal - I
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ESS als Lebenslagenportal - II
www.lawson.com
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ESS als Lebenslagenportal - III (Beispiel Umzug)
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3. Säule
Intranet - Portal
ERP-Systeme
Weitere Informationsquellen
eArbeitsplatz
eLearningWissensmanagement
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eLearning unterstützt den Wissenserwerb
• eLearning ist eine zusätzlichezusätzliche technisch basierte Methode für Wissen und Lernen und ergänzt die klassischen Methoden der Aus- und Weiterbildung
• Die LernumgebungenLernumgebungen basieren weitestgehend auf den Diensten des Internet als primäre Modi für Kommunikation und Präsentation.
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Unterstützung durch Webbased Training und Lernlogistik
W
eb
based
Tra
inin
g
Interaktive Übungsaufgaben
Glossare, Gelbe-Seiten
Projektdatenbanken
Chatrooms, Newsgroups
Konferenzsysteme
Strukturierung Steuerung / Ziele Evaluierung
Lernplan
Meilensteine
Interaktive TestsThemen / Aufgaben
Beratung
Asynchron / Selbstbestimmt
Synchron / Kooperativ
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eGov-Learning@Komm
www.hfw-speyer.de
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Virtuelle Hochschule (Lübeck – Hamburg)
www.oncampus.dewww.vcrp.de
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Wissensmanagement vereinfacht den Zugang zum Wissen
• Wissensmanagement ist ein eigener systematischer Ansatz, der die Nutzung und Bewirtschaftung von vorhandenem und neuem Wissen für die Ziele der Organisation beinhaltet• Wissen ist Macht? Wissen wird nicht geteilt?
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Wie kann Wissen überhaupt gespeichert werden?
Extern Intern
Implizit
Individuell
Explizit
Wissens-Management-System
Kollektiv
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Funktionsweise Wissensmanagement
Wissensträger Wissensempfänger
Wissensempfänger
Wissens-Management-System
Kommunikation
Externalisierung(Explizit)
Internalisierung
Klassifizierung
Attribute
Lageplan Beziehungen
Themen
(Ontologisch)(Neuronal)
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IT-Architektur Wissensmanagement
Wissens-Management-System
Wissensbasis
Wissenslandkarte
Services
Benutzeroberfläche
• Data-Warehouse Systeme• Dokumenten- und Workflow-Management• Repositories
• Strukturierung (Klassifizierung, Terminologie)
• Optimierung der Struktur der Wissensbasis• Wissenssuche und Wissensnetzwerke
• Zentraler Zugang zum Wissen der Verwaltung
• Verbundsysteme• Standardsoftware• Groupware
Hardware und Softwarebasis
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4. Säule
Intranet - Portal
ERP-Systeme
Weitere Informationsquellen
eArbeitsplatz
Projekt- und
Gruppenportale
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Kernfunktionen eines Collaborationportals
Dokumentenverwaltung:• Aufgaben und Prioritäten• Zeitplan / Historie• Status der Dokumente
Arbeitsplanung:• Zeit und Ressourcen• Workflows• Meilensteine
Zeiteinsparung durch höhere Transparenz und schnelle Information
Projektvorhaben
Kommunikation:• Projektkalender• Diskussionsforen• Konferenzsysteme
Controlling (Steuerung):• Zielerfüllung • Ereignisberichte• Ressourcenverwendung
Collaboration
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Beispiel: Dokumentum eRoom
www.documentum.de
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Beispielprojektraum: Team Project
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Der Fokus liegt in der Steuerung von Projekten
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Suche nach Dokumenten
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Verschiedene Beispielräume stehen zur Verfügung
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Beispiel: conject Projektraum - Brückenbau
www.conject.de
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Eigenschaften und Nutzung von Dokumenten
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Sichtweisen auf Dokumente
Sichtweisen:• Projektphasen• Projektteilnehmer• Art der Tätigkeit• …
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Beispiel: Projectplace.de
- wo liegt der Unterschied???www.projectplace.de
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Vielen Dankfür Ihre
Aufmerksamkeit
Es bedanken sich:
Christian Canzler
Andreas Grosche
Till Hünermund
Christoph Obholzer