Duhamel Manuela Master 2 GIDE

Perchenet Vanessa

La gestion de contenu : quelles ralits ?

Anne universitaire : 2007/2008

1

Table des matiresI. Qu'est-ce que la gestion de contenu ?...............................................................................................4

1.1. Les origines de la gestion de contenu : apparition des sites dynamiques, des acteurs du WCM, et du CMS............................................................................................................................41.2 Contenu, structure et mise en forme du document....................................................................51.3. Fonctionnalits et primtre de la gestion de contenu .............................................................71.4 La Gestion de Contenu et la Gestion Electronique de Document : quelles relations? ...........91.5 Les enjeux ..............................................................................................................................10

II- Les familles d'outil........................................................................................................................12

2.1 Architecture des systmes de gestion de contenu....................................................................122.2 Les fonctionnalits ..................................................................................................................142.3 La famille des CMS ................................................................................................................152.4 Les wikis..................................................................................................................................272.5 les blogs ..................................................................................................................................29

III La mise en place d'un projet de gestion de contenu......................................................................30

3.1 les enjeux pour l'entreprise......................................................................................................303.2 La place du professionnel de l'information..............................................................................313.3 Mettre en place un systme de gestion de contenu au sein de l'entreprise..............................333.4 Retour d'exprience au Centre d'Etudes Techniques de l'Equipement du Nord Picardie........36

2

Introduction :

Content Management, WCM (Web Content Management, CMS (Content Management

System), ou encore ECM (Entreprise Content Management), tous ces termes ont rcemment fait

leur apparition dans le monde de la gestion de l'information.

Traditionnellement placs sous la bannire de gestion de contenu, quelle ralit correspondent

tous ces termes ? Autrement dit, quest-ce que cette gestion de contenu ?

Quelles sont ou seront selon les professionnels de linformation ses consquences ? Finalement,

comment mettre en place un systme de gestion de contenu ? Pour qui et par qui ? En dautres

termes quels sont ses acteurs ?

Cette synthse se propose en premire partie de dfinir et d'exposer les enjeux de la gestion

de contenu. S'ensuit une deuxime partie prsentant l'architecture de ces systmes et des outils qui

existent. La troisime et dernire partie est consacre la mise en place d'un systme de gestion de

contenu.

3

I. Qu'est-ce que la gestion de contenu ?

1.1. Les origines de la gestion de contenu : apparition des sites dynamiques, des acteurs du WCM, et du CMS.

Pour mieux comprendre le rle et les avantages de la gestion de contenu, il est intressant de

se pencher sur l'volution du Web et plus particulirement sur les techniques de cration des sites

Internet.

La notion de gestion de contenu est issue du monde informatique. Les premires solutions

de gestion de contenu ont concern le web. En effet, les pages sur le web devant tre mises jour

trs frquemment, les webmestres ont voulu rationaliser leur travail et assurer la cohrence du

contenu. Il tait essentiel aussi de permettre lvolution du site et de son architecture ainsi que de

rendre plus autonome lutilisateur - contributeur.

Les premiers sites Web ont t conus majoritairement grce des diteurs HTM1. Or, selon

lquipe de Guide CMS 2, la gestion des pages statiques pose ce stade un certain nombre de

problmes ds que le nombre de pages du site devient important : maintien difficile des liens entre

les pages, ressaisie fastidieuse de contenu commun plusieurs pages, rorganisation difficile du

site lors d'une volution de l'architecture, ncessaires connaissances en informatique et

programmation. . L'infracstructure des sites web de premire gnration tait rigide.

Puis, une premire volution a consist crer les sites grce l'utilisation de bases de

donnes relies aux pages par des scripts crits en PHP, ASP ou JSP. Le passage la gestion

dynamique des sites se caractrise par :

- l'utilisation des bases de donnes relationnelles, et de langages de programmation (php, asp)

qui permettent de produire des pages automatiquement partir des donnes stockes dans

les bases,

- l'utilisation de formulaires destins lutilisateur pour produire des pages grce des

requtes. Par exemple, pour obtenir l'horaire d'un train, l'utilisateur doit remplir un

formulaire sur le site de la SCNF, formulaire qui permet d'interroger la base de donnes

pour gnrer une page de rsultats.

D'aprs l'quipe Guide CMS : Bien souvent, il fallait rcrire ces scripts pour chaque

nouvelle application alors que les fonctions demandes taient gnriques. [...] Cette approche

1Exemples d'diteur : Frontpage, hapedit. 2 http://www.guidecms.com/ : base de donnes rfrentielle sur les PGC (Progiciels de Gestion de Contenu) ou CMS (Content Management Systems).

4

http://www.guidecms.com/

manquait cruellement de souplesse et a donc laiss place aux solutions de CMS prsentes sous

forme de platesformes de dveloppement. .

Les avantages de ces solutions sont, selon ce Guide : une unit graphique prserve, une

gnration automatique des menus de navigation et des liens, une gestion des contenus structurs

et non structurs (base documentaire), une sparation des rles de chacun (auteur, valideur,

dveloppeur, administrateur), une dcentralisation et dconcentration de l'alimentation du contenu,

la possibilit d'organiser, de planifier et d'automatiser la production de contenu.

Qu'est-ce qu'un systme de gestion de contenu ? Sur quels principes repose-t-elle?

1.2 Contenu, structure et mise en forme du document.

Qu'est-ce qu'un contenu ?

Un trait de dfinition commun revient dans plusieurs discours : la gestion de contenu permet

de dissocier le fond et la forme ou encore le contenu et la structure. Autrement dit, ce qui fait la

force d'un systme de gestion de contenu est la possibilit de dissocier la gestion des contenus et la

gestion de leur mise en forme. Mais quentend-on par contenu?

Si lon sen tient la dfinition informatique du terme, un contenu est encadr par des

lments de structure. Par exemple, les lments de structure pour un article seront les suivants :

titre, sous-titre, corps de larticle Un contenu peut tre de nature diverse : image, son, texte, ect.

Thomas Dechilly, lors d'une confrence pour les journe de l'IST3, donne la dfinition

suivante : un contenu est une portion d'informations avec un primtre de significations donn

souvent tabli par des acteurs identifis . Un document est alors la compilation de plusieurs

contenus. Ces portions d'information sont propres chaque mtier. Thomas Dechilly en vient donc

opposer document et contenu mtier. Un contenu mtier selon sa dfinition regroupe un

ensemble d'informations (re)mobilisables au sein de document. Par exemple, dans une proposition

commerciale, on retrouvera les rfrences clients ou les mentions lgales d'une proposition

commerciale l'autre. Voici l'exemple fourni par Thomas Dechilly :

3Cette vidoconfence est disponible l'adresse suivante : http://webcast.in2p3.fr/INIST/[consult le 10 fvrier 1008]

5

http://webcast.in2p3.fr/INIST/

Ce schma permet de visualiser l'intervention de plusieurs acteurs pour la composition d'un

mme document, la diffrente nature des contenus (donnes structures, semi-structures ou non-

structures) et la volont de le diffusion sur plusieurs supports (Web , mobile, papier).

Il est important de souligner que les contenus peuvent tre spcifiques un document ou gnriques

donc rutilisables pour constituer d'autres documents. Par exemple, un mme contenu marketing

peut tre rutilisable sur une plaquette de prsentation, un site web, ect. Ainsi, un mme contenu

peut tre diffus sur diffrents canaux (papier, numrique) ou diffuser pour un mme type de

support (par exemple, les rfrences clients d'une entreprise peuvent tre rutilises pour des

diffrentes propositions commerciales).

Thomas Dechilly part du constat suivant : les outils de cration de contenus (traitement de

texte ou PAO) rendent les contenus spcifiques et adquats un support. Par exemple, le traitement

de texte vise essentiellement l'impression. On y retrouve des artefacts de type numrotation de

page, sommaire automatique ou encore la possibilit de mettre la page au format portrait ou paysage

pour optimiser l'impression. Alors que beaucoup de contenu sont rcrits, l'un des enjeux est de

6

produire des contenus facilement diffusables sur plusieurs canaux et pour des publics diffrents.

Une fois le contenu structur, plusieurs traitements sont possibles pour la mise en forme ou pour la

prsentation du document (gras, soulign, ect.) et le format (HTML, PDF, etc).

Comment structurer un contenu ?

La structuration des documents et units d'information : la diffusion multi-canal et multi-cible

La production de documents structurs permet une gestion de l'information au niveau

d'lments de structure, l'information n'est plus gre comme un tout que reprsentait le document.

Le document structur peut tre dcompos en units, autrement appels grain ou brique

d'information. On parle galement de granularit de l'information. On passe de lobjet document

lidentification dunit dinformation.

Un document est envisag comme un rservoir d'informations dans lequel il est possible

d'extraire et d'exploiter des contenus pour gnrer des documents de format et d'apparences

diffrents, on parle dans ce cas de diffusion multi-canal. L'objectif peut galemnt tre de

recomposer des contenus adapts diffrents types de publics, on parle alors de diffusion multi-

cible.

La granularit de l'information permet galement de composer un document partir de

sources diverses. Par exemple, les flux RSS permettent de rcuprer des briques d'information (titre,

sous-titre ou rsum). Le langage XML4 permet de baliser de manire smantique les diffrentes

briques d'information.

1.3. Fonctionnalits et primtre de la gestion de contenu

La gestions de contenu permet de prendre en compte :

- les documents statiques (bureautique, graphiques, audio/vido, etc.) stocks dans des

fichiers. Ces documents forms d'un bloc sont considrs comme des documents non-

structure,

- les documents dynamiques : agencement dlments (texte, graphiques) issues de bases de

donnes ou dautres outils. Comme nous l'avons vu, ces documents sont dits structurs.

Le terme gestion qui est la traduction de management est un terme assez vague. Que permet

rellement un outil de gestion de contenu ?

4Cf : la synthse sur le XML.

7

La gestion de contenu s'intresse la production et diffusion d'informations. Plus prcisment, la

gestion de contenu est consacre :

La production : saisie ou importation de donnes

Le contributeur saisit des donnes dans des champs prdfinis (titre, sous-titre, corps du texte, etc.).

Ces champs ont t tablis par le gestionnaire lors de la cration de l'interface de saisie. Selon M.

Dominique Cotte, cela permet d'offrir un utilisateur oprationnel des outils simples de saisie

de l'information sans qu'il ait s'occuper de mise en forme 5. Chaque champ correspond une

unit d'information. Toutes les donnes saisies sont stockes dans un entrept de donnes. Un outil

de gestion de contenu structure donc la saisie. L'utilisateur peut galement tre amen importer

des donnes. Le statut du document est en cours . Vient ensuite la phase de validation.

La validation : cette phase repose sur un systme de gestion des accs et de workflow. La

publication ne peut avoir lieu que si la personne autorise valide la proposition d'article ou la

modification d'un contenu.

la publication : multi-canal, multi-public :

Quattend-on dun outil en termes de publication ? Sylvie Cabral, consultante pour le cabinet

Ourouk6 liste les tendances suivantes :

- Ractivit de l'outil et contenu actualis rapidement,

- Participation, collaboration et partage : les contenus sont le fruit dun travail commun,

- Souplesse : volution du graphisme,

- Contenu filtr selon mon profil et mes choix,

- Apparence paramtrable,

- Accs sur une mme page diffrents services.

Grce un systme de gestion de contenu, les informations peuvent tre publies pour diffrents

canaux et prendre diffrentes formes : pages web, e-mail, newsletter, documents imprimables, etc.

Cela ncessite de dfinir une structure de base pour chaque type de publication. On parle de

gabarit7. Grce au gabarit, il est possible d'adapter la diffuser et publication de donnes en fonction

du public cible et de l'objectif vis.

5COTTE, Dominique. Gestion de contenu et gestion documentaire, quelles relations ? Journe des professionnels de l'IST. Nancy : INIST, 21 juin 2005. 21p.6CABRAL, Sylvie. Systme d'information documentaire : composant et fonctionnalits des offres logicielles : la diffusion et la publication. Paris : Confrence i-expo, 1er juin 2005. 23p.7Ce point est abord plus prcisment dans la deuxime partie de la synthse (2.1 Architecture des systmes de gestion de contenu)

8

l'extraction :

La procdure d'extraction consiste slectionnner dans la base de donnes les informations que l'on

souhaite publier et diffuser.

1.4 La Gestion de Contenu et la Gestion Electronique de Document : quelles relations? La GED8, par dfinition, sintresse un contenu li un document, cest--dire

soumis une forme et un support. A l'inverse, la gestion de contenu s'intresse un contenu non

soumis une forme et un support.

Toute linformation nest pas nativement numrique. Le rle de la GED est de reconnatre

et dextraire cette information. De plus, elle a ajout ses comptences le travail sur des documents

lectroniques comme les emails ou les formulaires.

La gestion de contenu tout comme la GED peut s'inscrire dans un tout. Autrement dit, il sagit dune

brique dune suite logicielle ou plus prcisment dune famille doutil comme les outils des travails

collaboratifs. Le schma de M. Dominique Cotte9 met en avant cette logique :

8Cf la synthse sur la GED.9COTTE, Dominique. Gestion de contenu et gestion documentaire, quelles relations ? Journe des professionnels de l'IST. Nancy : INIST, 21 juin 2005. 21p.

9

Dans un portail, chaque outil permet de grer diffrentes tches. Ainsi, la gestion des collections

documentaires sera prise en charge par un outil de type GED, le travail collaboratif sera assur par

des outils spcifiques10 et la publication sera assure par des outils appartenant la famille de la

gestion de contenu.

1.5 Les enjeux

Un systme prescripteur ?

L un des point fort de la gestion de contenu est de permettre lutilisateur de publier grce des

formulaires de saisie simple sans soccuper de la mise en forme, or cela n'implique-t-il pas un

appauvrissement et manque de libert pour l'auteur ?.M. Dominique Cotte11 rpond cette question

en mettant en avant qu'un contenu est mis en forme par une feuille de style12 qui est modifiable

souhait. Cependant, l'utilisateur doit remplir les cases d'un formulaire, certaines d'entre elles tant

obligatoires. A cela s'ajoute le problme suivant : les formulaires de saisie pour certains outils sont

raliss hors de la ligne ditoriale de lutilisateur.

En contrepartie, cette saisie structure facilite en amont le traitement de l'information tel que

l'extraction et permet de produire des documents aux normes. C'est dans cette optique que le CETE

Nord Picardie a pour projet la mise en place d'une solution de gestion de contenu13 pour l'dition de

rapports.

Le contrat de lecture

La gestion de contenu remet en question la notion mme de contrat de lecture. En effet, les lments

de structure sont des lments signifiants du discours et un contenu prend sens grce des lments

de mise en forme et au support sur lequel il est diffus. Cette sparation du fond et de la forme

entrane donc une perte de sens.

La prennit et la stabilit des documents

L'un des enjeux majeurs de la gestion de contenu est la prennit et stabilit des documents. En

effet, le contenu des documents est appel tre modifi. A cela est li une autre question :

produit-on un nouveau type de document ? Dsormais, le document est un rservoir

10Cf la synthse sur le travail collaboratif.11Cette vidoconfence est disponible l'adresse suivante : http://webcast.in2p3.fr/INIST/[consult le 10 fvrier 1008]12Cf 2.1 Architecture des systmes de gestion de contenu13Cf 3.3 Retour d'exprience au Centre d'Etudes Techniques de l'Equipement Nord Picardie

10

http://webcast.in2p3.fr/INIST/

dinformations structurs, il contient deux types de donnes, le texte et les mtadonnes.

Finalement, il transporte son modle de structuration.

L'accessibilit

Qu'est-ce que l'accessibilit ? Voici la dfinition qu'en donne le W3C (World Wide Web

Consortium): Mettre le Web et ses services la disposition de tous les individus, quels que soient

leur matriel ou logiciel, leur infrastructure rseau, leur langue maternelle, leur culture, leur

localisation gographique ou leurs aptitudes physiques ou mentales. Le standard daccessibilit

est le WAI.

Pour la gestion de contenu, les enjeux d'accessibilit touchent deux profils : le rdacteur de contenu

(utilisateur du CMS) et le lecteur des contenus gnrs grce au CMS. Autrement dit l'accessibilit

concerne aussi bien linterface dadministration que linterface utilisateur

Les recommandations de lOpenWeb14 pour favoriser au mieux l'accessibilit sont les suivantes :

Solution 1 : Rduire le champ d'action de l'utilisateur sur la structure

- Masques de saisie

- Gabarits structurels

- Utilisation de CSS pour la prsentation

Solution 2 : Informer et guider au cours de l'utilisation

- Aide contextuelle

- Rappels des oublis

Solution 3 : Forcer la correction manuelle

- Impossibilit denregistrer des contenus non accessibles

Solution 4 : Automatiser le nettoyage des contenus- Tidy, correcteur orthographique

14DENIS, Laurent; PALACI Franois; SLOIM, Elie.Accessibilit des CMS : Be cool to be strict.

Rencontres Mondiales du Logiciel LibreDijon, le 8 juillet 2005. 26p.

11

II- Les familles d'outil

2.1 Architecture des systmes de gestion de contenu

Les principaux modules d'un systme de gestion de contenu sont :

un workflow de publication et de validation,

l'identification des rles de chacun,

un mcanisme de gestion des droits,

les rfrentiels qui permettent de grer les mtadonnes,

une base de donne permettant la saisie structure des informations.

Un systme de gestion de contenu repose sur le mcanisme suivant15 :

Les logiciels de gestion de contenu web utilisent comme un interface un navigateur web classique

parmi lesquels Internet Explorer, Mozilla, Safari et Opera.

Utilisation de Gabarit et de feuilles de style :

Le systme de gabarit permet de grer la production de pages dynamiques en HTML. Le gabarit

sert crer une page modle, ce qui permet de travailler indpendamment sur le contenu ou la mise

en page. Les feuilles de style permettent de travailler sur la prsentation du contenu (couleur, taille

de la police, ect.). Les feuilles de style ont l'avantage de favoriser l'uniformisation de la

15CABRAL, Sylvie. Systme d'information documentaire : composant et fonctionnalits des offres logicielles : la diffusion et la publication. Paris : Confrence i-expo, 1er juin 2005. 23p.

12

prsentation, la rapidit de modifications et l'automatisation des changements. Voici un schma16

permettant d'illustrer l'utilisation de gabarit et de feuilles de style :

Finalement, un systme de gestion de contenu ncessite un paramtrage dont les grandes tapes

sont :

- l'identification des utilisateurs et des groupes de travail puis de l'attribution des rles et des

droits,

- la dfinition du workflow et des rles qui y participent,

- la dfinition des rgles de publication et darchivage.

16BADREAU, Stphane; DELAUVE Christophe. La gestion de contenu web selon Onext ou comment dynamiser vos sites et applications web ? 14 novembre 2005.[consult le 10 janvier 2007]. Disponible en ligne :

www.onext.fr/fileadmin/documents/LivreBlancCMSTypo3v21.pdf

13

http://www.onext.fr/fileadmin/documents/LivreBlancCMSTypo3v21.pdf

2.2 Les fonctionnalits

Dans la majorit des cas, un systme de gestion de contenu se compose de deux parties distinctes :

une partie visible par le public ou les utilisateurs et une partie administration rserve aux

webmestres, rdacteurs, valideurs etc. Le systme permet en gnral la gestion des droits d'accs de

toutes ces personnes.

Les donnes sont stockes dans une base tandis que les "squelettes", "templates" etc. sont stocks

sur un serveur. Une fois les deux relis via le moteur du Systme de Gestion de Contenu, ils

donnent accs un site dynamique o le contenu peut tre facilement et rapidement actualis sans

avoir modifier les codes (HTML ou autres). 17

La plupart des systmes de gestion de contenu doivent offrir les fonctionnalits suivantes :

L'indexation et la recherche de documents grce l'association de mtadonnes : la dfinition de

mtadonnes pour les documents disponibles sur le site (internet ou intranet) permet une

meilleure qualification et un meilleur classement des documents et rend donc leur recherche

plus facile.

La gestion des utilisateurs et des droits : comme nous venons de le voir, elle permet d'attribuer

diffrents rles aux utilisateurs : simple lecteur, rdacteur pouvant ajouter ou modifier du

contenu, valideur de ces contenus, etc. A grande chelle, on peut dfinir des groupes

d'utilisateurs (ayant les mmes droits d'accs) afin d'en faciliter l'administration.

Le contrle des versions concurrentes : cette fonctionnalit permet plusieurs individus de

travailler sur un mme contenu, en mme temps, sans que les versions ne s'crasent les unes

les autres. De plus, il permet de conserver un historique des modifications antrieures et de leurs

auteurs afin d'y revenir si besoin est.

Une chane de validation et de publication ou Workflow : il s'agit de la modlisation des tches

de l'ensemble de la chane ditoriale, de la proposition du rdacteur la validation par le

responsable de publication.

L'intgration de sources de donnes externes : il s'agit ici de pouvoir intgrer des fichiers, bases

de donnes, etc. extrieurs au systme de gestion de contenu.

La syndication de contenus : il s'agit d'une fonction permettant de regrouper automatiquement

de l'information provenant de diffrentes sources au sein du systme de gestion de contenu.

17http://edutechwiki.unige.ch/fr/Syst%C3%A8me_de_gestion_de_contenu

14

Cette fonction permet non seulement un gain de temps considrable mais galement la

possibilit d'accder des informations plus riches qui sont rgulirement actualises. Il faut

noter que pour une grande majorit des outils, seuls les titres ou une partie de l'information sont

inclus l'intrieur du site. Ces derniers renvoient le plus souvent des pages externes qui sont

en principe les sources originales de l'information. 18

2.3 La famille des CMS

Un outil de CMS19 est un site web disposant de fonctionnalits de publication et offrant en

particulier une interface d'administration (back-office) permettant un administrateur de site de

crer ou organiser les diffrentes rubriques. .

Les auteurs du Livre Blanc des solutions des CMS opensource20 de la socit Smile mettent en

avant que loffre de produits de CMS (Content Management Systems) tend aujourdhui se

scinder :

- dune part les produits simples, prts lemploi, orient vers la seule gestion dun site Web,

aux possibilits dextension limites,

- dautre part les produits haut de gamme, qui permettent de construire un vritable rfrentiel

de contenus au niveau de lentreprise, de customiser les processus de gestion associs, et de

dcliner la restitution de ces contenus sur une varit de mdias.

Les WCM :

Les WCM sont des plate-formes entirement paramtrables pour grer des sites web sur Internet ou

Intranet. Le ministre de l'cologie et du dveloppement durable a cr par exemple son site web

grce l'outil de WCM Spip (http://www.developpement-durable.gouv.fr/).Ces outils permettent

une grande ractivit dans les contenus.

Un WCM possde un rfrentiel de donnes en XML. Les utilisateurs saissent donc un contenu au

format XML associant ainsi des mtadonnes au texte. La saisie se fait grce une interface

wysiwyg (What You See Is What You Get). Cette interface pour tre aux plus prs des pratiques

18http://edutechwiki.unige.ch/fr/Syst%C3%A8me_de_gestion_de_contenu19 Le site de Comment a marche ladresse suivante : http://www.commentcamarche.net/www/cms.php3 20Disponible en ligne l'adresse suivante : http://www.smile.fr/publications/livres-blancs/cms-open-source [consult le 25 janvier 2008]

15

http://www.developpement-durable.gouv.fr/http://www.developpement-durable.gouv.fr/http://www.smile.fr/publications/livres-blancs/cms-open-sourcehttp://www.smile.fr/publications/livres-blancs/cms-open-sourcehttp://www.commentcamarche.net/www/cms.php3

des utilisateurs ressemble un traitement de texte comme nous le montre cette capture d'cran sous

Joomla :

16

Un espace en back-office est ddi l'administrateur pour prendre en charge la cration de rubrique

et grer les articles rdigs . Voici quoi cette interface ressemble sous Joomla :

Un annuaire LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) permet de grer les identits. Cet

annuaire doit tre volutif pour grer l'arrive et le dpart de nouvelles personnes.

Voici quelques exemples de logiciels :

Cofax : http://www.cofax.org/content/cofax/home/

Joomla : http://www.joomla.fr/

PhpNuke : http://phpnuke.org/

Plone : http://plone.org/

Spip, l'un des plus clbres, utilis par l'administration fanaise :

http://www.spip.net/fr_rubrique91.html

Typo 3 :http://www.typo3.fr/

Pour trouver de nombreux lien vers des CMS Open Source, vous pouvez naviguer sur le site suivant

: http://www.la-grange.net/cms. De mme, il existe un guide collaboratif des solutions de CMS

l'adresse suivante : http://guidecms.com/.

17

http://guidecms.com/http://www.la-grange.net/cmshttp://www.la-grange.net/cmshttp://www.la-grange.net/cmshttp://www.typo3.fr/http://www.spip.net/fr_rubrique91.htmlhttp://plone.org/http://phpnuke.org/http://www.joomla.fr/http://www.cofax.org/content/cofax/home/

ECM

Selon Michel Remize21, schmatiquement, une solution de gestion de contenu d'entreprise possde

les fonctionnalits suivantes :

Facults pour plusieurs individus de travailler sur du mme contenu (contrle des versions

possible), travers l'accs et le partage d'un espace commun.

Fourniture d'une chane de validation et de publication (Workflow) en vue de mettre en ligne ce

contenu.

Sparation des oprations de gestion de la forme et du contenu.

Les solutions de gestion de contenu d'entreprise, qu'elles soient libres ou propritaires, tant

nombreuses, nous ne pouvons ici en faire un panorama exhaustif. Nous avons donc choisi de

prsenter succinctement deux outils. Ceux-ci tant sous licence libre et trs connus, ils nous ont t

plus facilement accessibles. Pour plus de dtails et d'exhaustivit, nous renvoyons le lecteur deux

grilles d'analyse.

La premire est celle tablie par Archimag dans son guide pratique gestion de contenu paru en

octobre 2006. Les fonctionnalits de 59 solutions propritaires y ont t analyses, selon leur

existence ou non dans la solution :

les diffrentes modules que proposent ces solutions logicielles (GED, gestion des e-mails,

Workflow, Records Management, ECM, WCM...)

les normes applicables grce ces fonctionnalits (relatives la GED, au Records Management

etc.)

la fonction d'acquisition et de saisie de la solution (formats supports, module d'OCR etc.)

l'indexation (masque de saisie, contrle des champs etc.)

la recherche (par plan de classement, en texte intgral, en langage naturel etc.)

la consultation (taux de pertinence, classification des rsultats etc.)

les fonctionnalits avances (gestion des versions, syndication de contenus, traitements

statistiques, construction du thsaurus)

enfin, les spcifications techniques (architecture client-serveur, bases de donnes, gestion des

annuaires etc.)

21REMIZE, Michel. La gestion de contenu tout-terrain. Archimag guide pratique gestion de contenu , oct. 2006, 5me dition, p.5.

18

La seconde grille d'analyse est un outil disponible en ligne. La socit Atos Origin a mis en place

une mthode Qsos (http://www.qsos.org), mise disposition de la communaut sous licence

libre GNU Free Documentation licence, pour qualifier, slectionner et comparer les logiciels open

source en 4 tapes :

Dfinir les donnes de rfrentiel (types de licences, types de communauts, grilles de

couverture fonctionnelle par domaine, )

valuer les logiciels selon trois axes principaux : couverture fonctionnelle, risques du point de

vue de lentreprise utilisatrice, risques du point de vue du fournisseur de services (expertise,

formation, support). Chaque axe est constitu dun certains nombre de critres. Par exemple,

laxe des risques entreprise comprend : la prennit intrinsque, lintgration, ladaptabilit

technique, le niveau dindustrialisation et la stratgie du projet. Ces critres tant eux-mme

composs de sous-critres.

Qualifier le contexte spcifique dune entreprise (ou dun utilisateur) en effectuant une

pondration des critres prcdents.

Slectionner et comparer les logiciels rpondant aux besoins.

Ce processus gnre des fiches didentits de logiciel ainsi que des grilles de comparaison et de

choix.

Alfresco22

Lance en 2005, Alfresco est une solution libre de gestion de contenu d'entreprise (ou ECM).

La socit ponyme a un modle conomique bas sur le rle d'diteur. Elle vend du support

technique sous forme de souscription pour les clients qui dsirent un support autre que

communautaire. 23

La dernire version date de juillet 2007. Il est disponible en plus de 10 langues, comprenant le

franais. Les captures d'cran sont ici en anglais.

22http://www.alfresco.com/fr/23http://fr.wikipedia.org/wiki/Alfresco

19

cran d'accueil de l'utilisateur

La page d'accueil prsente un tableau de bord. Grce aux droits d'accs, l'ECM permet l'utilisateur

de personnaliser son espace de travail. En bas de page, une fentre permet de rcapituler les tches

raliser grce au systme de Workflow : description, nature de la tche, statut, degr de priorit,

dates.

20

La gestion avance des droits d'accs

Voici la partie administration qui permet de grer les droits d'accs des utilisateurs de l'ECM.

Chaque groupe est dfini par un nom, par un rle et les actions qu'il a le droit de mener : crire,

valider, publier etc.

21

Le module de Workflow

Cette page dfinit le processus de Workflow : les proprits de la tche effectuer (vue en page

d'accueil), les ressources auxquelles elles s'appliquent, c'est dire les documents en cours de

modification dans la chane et leur description, enfin l'tat actuel du Workflow.

22

Automne24

Conu en 1999, il s'agit d'un ECM crit en langage PHP et bas sur MySQL. Il utilise XML comme

base de structure de donnes et XHTML comme langage de gnration des sites qu'il produit.

Automne est sous licence libre GNU-GPL et propose toutes les grandes fonctionnalits d'un CMS.

Il n'est pas le plus connu des systmes de gestion de contenu et pourtant plusieurs grandes

entreprises et administrations l'ont adopt : le Centre National d'Etudes Spatiales, l'espace Presse de

Mto France, l'Acadmie de Toulouse etc. Ce succs est d notamment au fait qu'il respecte les

normes du W3C et de l'accessibilit.

La page administration

Il s'agit de la page ddie l'administrateur du site o il faut dfinir les caractristiques d'une page :

son titre, son adresse, quel site elle est ddie (puisqu' Automne offre la possibilit de grer

plusieurs sites) et le gabarit , template ou encore squelette qu'elle appelle pour sa mise en

24http://www.automne.ws/

23

forme. On voit aussi que c'est ici que l'on pourra paramtrer les profils, les droits, et le Workflow

notamment.

L'diteur de contenu

L'diteur de contenu d'Automne se fait, comme pour la majorit des CMS, par une interface

WYSIWYG (What You See Is What You Get) qui permet l'utilisateur de voir directement ce que

donne la mise en forme de son texte, comme dans un simple traitement de texte. Il n'y a donc besoin

d'aucune connaissance spcifique en plus.

24

Les droits d'un utilisateur

Enfin, il s'agit ici des droits d'utilisateurs concernant la gestion du contenu : ce qu'il peut voir

concernant la gestion du site (est-il administrateur ou non ?), ce qu'il a le droit de modifier, de

valider.

25

2.4 Les wikis

Le mouvement des wikis fut impuls ds 1995 par Ward Cunningham, un informaticien amricain

qui voulait partager ses dcouvertes avec ses amis et collgues dveloppeurs, sur un site o tout le

monde pourrait participer. Petit petit, les contributions se sont accumules car son site tait

vraiment simple et rapide utiliser. Ainsi est n le wiki , terme hawaen signifiant vite en

franais.

Un wiki est donc un site web collaboratif et dynamique. C'est dire que tout le monde peut venir

modifier, complter et ajouter des pages au site. On trouve gnralement en bas de chaque page un

petit lien Edit this page qui permet n'importe qui de modifier le contenu de la page. La

modification des pages est facile et rapide. Les modifications sont ensuite enregistres et toutes les

versions historiques restent accessibles. Ainsi, un premier auteur rdige un article, un second le

complte puis un visiteur en corrige d'ventuelles erreurs qu'il aura remarques en navigant sur le

site. Les wikis s'enrichissent donc petit petit avec les connaissances et les informations de chacun.

Il est, de plus, possible de crer de nouvelles rubriques sur le site, sous la forme de nouvelles pages.

Le principe du wiki est donc d' inciter les visiteurs contribuer. Les wikis font passer linternaute

qui le souhaite du statut de lecteur celui de co-auteur, trs simplement, de manire immdiate,

sans aucune formalit.

Les wikis peuvent (et doivent) tre sauvegards rgulirement, ce qui permet de revenir en arrire et

d'annuler certaines modifications. Ils ne ncessitent gnralement aucune connaissance en HTML

et permettent, grce des conventions simples, de mettre le texte en forme (gras, italique, listes...).

Cela permet aux non-initis d'diter facilement les pages par l'unique intermdiaire du navigateur.

A la diffrence des wikis, les CMS n'ont pas de lien sur chaque page pour diter la page. La gestion

du contenu se fait, comme nous l'avons vu, par une interface bien spare. Les wikis sont orients

"contribution communautaire", alors que les CMS sont gnralement plus orients "publication".

Exemples d'applications du wiki en entreprise selon Jrme Delacroix25

Il peut tre utilis comme un Intranet traditionnel.

Le wiki peut recueillir les remarques et suggestions de consommateurs de manire simple et

25DELACROIX, Jrme. Les wikis : espaces de l'intelligence collective. Paris : M2 Editions, 2005.

26

ouverte.

Dans un projet de Knowledge Management, il peut permettre de recueillir et partager les

connaissances des employs .

Un wiki peut permettre dorganiser la vie de lentreprise (compte-rendu de runion, ordre du

jour) et ouvrir des espaces de Brainstorming.

Quels avantages offre un wiki ?

Une facilit dapprentissage et une grande facilit pour crire : il ny a pas de comptences

techniques pousses connatre pour participer sur un wiki.

La possibilit de travailler plusieurs sur une mme partie.

Une mise jour en temps rel : il n'y a pas de dlai entre lcriture et la publication.

L'archivage des versions successives pour plus de scurit.

Mais un wiki a aussi de nombreuses limites :

Ils entranent parfois un certain manque de lisibilit en raison de la syntaxe spcifique, des

multiples liens

Il manque dinteroprabilit : il est difficile de migrer le contenu dun wiki vers un autre

utilisant un moteur diffrent (les syntaxes et proprits tant diffrentes).

Il n'offre pas de module de Workflow, ni de gestion d'accs suffisamment optimum pour

certains projets au sein d'une entreprise.

Le wiki peut donc tre envisageable dans certains cas pour l'entreprise. Il peut tre une solution

alternative surtout si les comptences techniques sont peu ou pas existantes en interne grce sa

simplicit de mise en place. Cependant, il n'offre pas autant de fonctionnalits et de scurit qu'une

solution de CMS et ne s'adapte pas aux projets de grande envergure.

27

2.5 les blogs

Il sagit dun outil de gestion de contenu simplifi. Les caractristiques sont les suivantes :

- Contributions tries par ordre chronologiques

- Gestion des liens

- Archivage

- Moteur de recherche

- Ajout de commentaires

Les blogs ont connu il y a quelques annes un grand engouement notamment grce la facilit de

publication. Ces outils que lentreprise et les professionnels de linformation se sont appropris, ont

fait l'objet d'un colloque dont l'adbs a gard trace l'adresse suivante :

http://www.adbs.org/midipy/manif/weblog/weblog.htm

Les limites du blog :

Le paramtrage est trs limit et le formatage des contenus au niveau de la sortie est lev. En effet,

une page d'un blog rpartit l'information de la mme manire : on retrouve un menu gauche puis

au centre de la page le titre de l'article, la date, les tags, le corps de l'article puis les commentaires.

De mme, il n'est pas possible de crer son propre formulaire de saisie des contenus. Il n'existe pas

de gestion des versions. Finalement, l'auteur est la fois l'administrateur, le rdacteur et le

modrateur.

Quelques exemples de blog :

Il est important de rappeler qu'il est possible de s'inscire sur une plate-forme qui permet

l'hbergement, une gestion personnalise et des outils pr-paramtrs pour mettre en ligne. Les

plate-formes les plus connues sont Vox, Canalblog et Overblog. Ces plateformes ncessitent aucune

connaisance informatique pour la cration et la mise en ligne.

Les logiciels Open source permettent de dvelopper des blogs plus personels avec la possibilit de

se crer des graphismes et de choisir la sortie des contenus. Les logiciels les plus reconnus sont

Dotclear, WordPress et Textpattern.

28

http://www.adbs.org/midipy/manif/weblog/weblog.htm

III La mise en place d'un projet de gestion de contenu

3.1 les enjeux pour l'entreprise

Une solution de gestion de contenu est utile ds lors que la production des contenus au sein de

l'entreprise est partage. Elle permet de passer d'un mode de travail individuel avec des outils

bureautiques, vers un mode collaboratif fonctionnant en rseau26.

Quels avantages offre la mise en place d'un systme de gestion de contenu pour l'entreprise ?27

Rduction des cots

Chacun conserve ses comptences spcifiques, dans son rle, ce qui a des consquences

organisationnelles en interne. En effet, avec un systme de gestion de contenu, les webmestres

peuvent s'occuper des tches techniques et graphiques tandis que des contributeurs internes ou

externes peuvent s'occuper de la mise jour du contenu. Cela entrane un gain de temps important

et donc une diminution des cots.

Rduction des dlais de publication et augmentation de la valeur ajoute du contenu

Grce la chane de workflow qui modlise le processus de publication, le rdacteur peut proposer

plus facilement et directement son contenu, sans passer par un technicien. De mme, cette

information sera plus rapidement valide par son suprieur en la matire. Les mises jour sont

donc plus rgulires et trouvent alors tout leur sens.

Dcentralisation de la gestion de l'information

Les tches et contenus tant rpartis entre plusieurs contributeurs, la gestion de l'information de

l'entreprise n'est plus le seul fait du service informatique et du professionnel de l'info-doc. Chacun

participe selon ses comptences spcifiques, il y a une responsabilisation .

26REMIZE, Michel. La gestion de contenu tout-terrain. Archimag guide pratique gestion de contenu , oct. 2006, 5me dition, p.5.27http://edutechwiki.unige.ch/fr/Syst%C3%A8me_de_gestion_de_contenu.

29

Contrle de l'accs l'information

La collaboration induite par l'utilisation d'un CMS au sein de l'entreprise n'entrane pas pour autant

de risque au niveau de la confidentialit. Le systme d'accs et de droits des utilisateurs permet de

spcifier quelles parties seront visibles ou accessibles par chacun.

Selon Jean-Paul Taravella28, le dploiement d'une gestion de contenu au sein de l'entreprise offre de

nombreux avantages et un fort retour sur investissement : certains supports papier, voire certaines

tches de saisie manuelle -remplaces par la lecture automatique- disparaissent; en matire de

gestion de processus et de workflow, des contrles et des tris manuels seront galement limins; en

matire d'archivage lgal, l'entreprise gagne la conformit lgale; dans la politique technologique, la

rduction des cots de licence, de maintenance, de dploiement et d'exploitation sera flagrante.

3.2 La place du professionnel de l'information

Le plus souvent, pour la mise en place d'un tel systme, une quipe projet se constitue faisant appel

aux diverses comptences transversales dans l'entreprise :

pour le fond, on fait appel aux comptences rdactionnelles et donc aux mtiers de l'entreprise,

pour la mise en forme graphique, on peut faire appel aux services Marketing et Communication,

pour la structuration du contenu, on fait appel aux professionnels de l'inforamtion-

documentation qui prennent ici toute leur place,

enfin, pour la publication, il s'agit de dsigner les administrateurs du site.

Les CMS facilitent donc la dcentralisation de la gestion de l'information. En dehors de la mise en

forme graphique, on voit alors trois grands rles se dessiner : le contributeur qui labore le contenu,

ladministrateur du site qui valide la publication, enfin le professionnel de l'info-doc qui

chapeaute et suit ces oprations. Son rle est primordial en amont de la mise en place du

systme de gestion de contenu mais aussi en aval afin d'en suivre l'volution et les modifications.

28TARAVELLA, Jean-Paul. Cohrence, rutilisation, mutualisation. Archimag guide pratique gestion de contenu , oct. 2006, 5me dition, p.16.

30

La conception du systme en amont est donc primordiale au succs et l'efficacit de la solution.

Le documentaliste intervient donc dans l'quipe projet avec toute son expertise. Nous reviendrons

plus loin sur les diffrentes tapes mettre en oeuvre pour la mise en place d'un systme de gestion

de contenu.

Selon Pascal Francq, professeur l'Universit libre de Bruxelles, les professionnels de l'information

doivent, dans la mise en place d'un tel projet :

dfinir les mta-donnes

dlimiter certaines valeurs

concevoir les bonnes mthodes d'accs

Les choix effectus ont un impact capital sur l'efficacit de la solution employe : ils influeront sur

le choix du systme et le projet mener au niveau de l'organisation toute entire.

Deux sortes de mta-donnes sont indispensables dans un systme de gestion de contenu : les mta-

donnes descriptives qui sont externes au document (auteur, date...) et les mta-donnes

smantiques qui sont directement inclues dans le document. Pour les renseigner au mieux, il est

possible d'adopter des standards comme le Dublin Core Metadata Initiative qui propose 15 lments

de description formels. C'est au professionnel de l'information de dterminer le standard et les

lments les plus adapts l'organisation.

Le Dublin Core permet de spcifier plus prcisment les caractristiques des mta-donnes :

lesquelles sont obligatoires ? Lesquelles sont optionnelles ? Y a-t-il un ordre respecter ? Sont-elles

rptables ? Etc.

De plus, l'expert doit dfinir un choix dans les termes associs aux documents : seront-ils des mots-

cls libres ou des termes tirs d'un thesaurus ? Selon P. Francq, il est ici important de trouver un

quilibre dans les rgles : trop de contraintes rendent le systme difficlement utilisable, mais trop

peu le rendent moins efficace.

De mme, concernant la classification des documents : faut-il les associer un code standard ou les

rattacher un schma de classification labor au sein de l'entreprise ? Il faut l encore mesurer les

avantages et inconvnients entre une classification toute faite qui manque de finesse par rapport au

domaine ou une classification trs fine ralise par des experts mais dont la trop grande

spcialisation peut aussi tre nuisible la bonne utilisation du systme. L encore, il s'agit de

trouver le bon quilibre.

Enfin, le professionnel doit fixer le choix des informations qui seront utilises lors d'une recherche.

Faut-il que le moteur tablissent des recherches en texte intgral ou limites sur certains champs, et

31

dans ce cas sur lesquels ? L'important est donc d'arriver valuer les comptences des diffrents

utilisateurs de l'entreprise quant aux moteurs de recherche.

Un CMS permet la collaboration entre les utilisateurs grce un systme de validation de

Workflow mais il peut galement fournir des espaces de collaboration. Le professionnel de

l'information-documentation aura dterminer le bon degr de filtrage ou de validation. De plus, la

collaboration entre les utilisateurs exige une trs bonne organisation. Il faut dfinir les documents

qui entrent dans le systme de Workflow et les acteurs qui interviennent dans cette chane

(rdacteurs, valideurs hirarchiques, gestionnaires du site etc.) et limiter les droits dintervention

certains contenus. Mettre en place un tel systme demande une bonne connaissance de

l'organisation et des notions de Knowledge Management. Il s'agit de distribuer des activits, des

tches aux diffrentes personnes. Enfin, il faut offrir aux intervenants des outils permettant dtre

alerts des contenus valider, de commenter les modifications apporter. Ces processus sont

modliser en amont, afin d'assurer la cohrence et la bonne comprhension entre tous les acteurs.

Pour conclure, le professionnel de l'information joue un rle crucial dans la mise en place d'un

systme de gestion de contenu. En amont, il doit prvoir et organiser la dcentralisation de

l'information et combiner la collaboration entre les acteurs

3.3 Mettre en place un systme de gestion de contenu au sein de l'entreprise

Mthodologie de la mise en place d'un projet d'ECM selon Lucile Cofignal29

La journaliste a identifi les grandes tapes indispensables dans un tel projet. En voici la

prsentation synthtique.

1- Dfinir les acteurs

Nous l'avons vu, la mise en place d'un tel systme doit tre assume par une quipe projet qui sera

notamment compose d'un chef de projet (qui constitue la matrise d'ouvrage) utilisateur et d'un

chef de projet informatique (qui constitue la matrise d'oeuvre).

En plus de ces deux acteurs principaux, on trouve plusieurs autres groupes d'acteurs qui

interviendront certaines phases du projet :

29COFIGNAL, Lucile. Matriser le projet pour matriser le contenu. Archimag guide pratique gestion de contenu , oct. 2006, 5me dition, p.20.

32

un groupe d'utilisateurs reprsentatifs pour effectuer l'analyse des besoins et les diffrents tests

le service informatique qui s'occupera de l'acquisition, l'exploitation et la maintenance des

matriels et logiciels

les professionnels de l'info-doc (comme nous l'avons vu prcdemment)

le service des archives pour, notamment, l'application des dures lgales de conservation

le service formation pour former les utilisateurs, si celui-ci existe dans l'entreprise, le cas

chant, on peut faire appel un membre de l'quipe projet

un juriste d'entreprise pour veiller la conformit des publications, des droits etc.

le service des ressources humaines si la mise en place de l'outil ncessite de grands

changements.

Un comit de pilotage se tiendra chaque phase importante et lors des prises de dcision.

2- L'valuation budgtaire

Cette premire valuation doit prendre en compte de nombreux aspects : l'acquisition du logiciel

( dont le cot dpend du nombre d'accs simultans ), le renouvellement du matriel, l'aide la

mise en oeuvre, les dveloppements spcifiques, l'assistance la matrise d'ouvrage ainsi que les

diffrentes formations. Enfin, cela s'ajoutent les cots internes.

3- L' analyse de l'existant et le systme cible

La matrise d'ouvrage se charge de l'analyse de l'existant et des besoins consistant rencontrer

chaque service utilisateur. Il lui faut dfinir prcisment les diffrentes sources de contenu, leur

volumtrie respective, les procdures de fonctionnement, les flux documentaires et

informationnels. Cette phase d'analyse est primordiale.

Il faut ensuite rflchir la future organisation ou systme cible mettre en place suite cette

premire analyse. Le systme cible doit aussi prendre en compte les changements [...] induits par

l'introduction de la future solution qui peuvent tre d'ordre technique, organisationnel etc.

4- La rdaction du cahier des charges

Il reprend l'analyse de l'existant, des besoins et dcrit le systme cible qui a t pens. On doit aussi

y trouver la description de la solution voulue, du point de vue fonctionnel et technique, les

contraintes et les exigences de l'environnement. Enfin, le calendrier prvisionnel et l'ensemble des

fournitures et prestations de services demandes.

Il s'agit d'un document contractuel qui servira au lancement des appels d'offres auprs des socits

ditrices. Il est donc important qu'il soit clair et prcis.

33

5- tude des offres du march

Cette phase a pour but de confronter le cahier des charges tabli aux diffrentes offres et offreurs du

march susceptibles d'y correspondre le mieux aux niveaux technique, fonctionnel et budgtaire.

6- La mise en oeuvre du systme

Il faut ici laborer en concordance avec le prestataire retenu le planning prvisionnel, les objectifs et

les cots valus jusqu'au dploiement final de la solution

7- La formation des administrateurs

Il s'agit de former les futurs administrateurs fonctionnels et techniques de l'quipe projet. Cette

phase est trs importante et peut se faire ds le dbut, afin de permettre aux administrateurs de

rdiger les spcifications techniques et fonctionnelles, mais aussi d'tre en mesure d'apporter des

modifications aux paramtrages proposs par le prestataire.

8- Les spcifications fonctionnelles et techniques

Celles-ci comprennent l'architecture technique, les tables et les catgories des bases, les critres

d'indexation, de recherche, les formulaires d'indexation et de recherche, les groupes, les utilisateurs,

les droits fonctionnels et techniques... La bonne dfinition de ces critres peut conditionner la

russite du projet.

9- La reprise de l'existant

Il s'agit d'assurer, si besoin, la migration de l'ancien systme vers le nouveau : l'export des

donnes dans un format compatible avec le nouveau systme, l'laboration d'un schma de

rcupration des donnes, la migration des donnes par le prestataire et les tests de validation par

l'quipe.

10- Les tests

Il s'agit de tester la solution sur des sites ou des services pilotes slectionns avant le paramtrage

dfinitif.

11- La formation des utilisateurs

A la suite du dploiement et des tests, il faut former de manire efficace les futurs utilisateurs afin

que ceux-ci soient oprationnels au plus tt et au mieux.

34

12- Le passage en production

Enfin, cette dernire phase constitue la gnralisation de l'utilisation du systme l'ensemble des

services concerns.

3.4 Retour d'exprience au Centre d'Etudes Techniques de l'Equipement du Nord Picardie

Le CETE Nord-Picardie fait partie des 7 centres d'tudes techniques de l'quipement. Ils ont une

mission de bureaux d'tudes au service des acteurs de l'amnagement ( services de l'Etat,

collectivits territoriales, organismes publics, parapublics ou privs) et dpendent aujourd'hui du

Ministre de l'Ecologie, du Dveloppement et de l'Amnagement Durables"

En 2003/2004, le ministre a tabli une tude comparative sur les logiciels libres correspondant

une volont gouvernementale d'aller vers ces solutions. Le projet GISEH prvoit alors la mise en

place de sites Web sur une plate-forme construite autour de logiciels libres (SPIP). La solution de

gestion de contenu SPIP a donc t retenue par le Ministre de l'Equipement et gnralise en 2005.

Le site Intranet du CETE

Avant SPIP, le CETE utilisait des sites de technologie Microsoft avec un serveur Web Microsoft et

raliss par les premiers outils web (Frontpage, Dreamweaver) qui ncessitaient des connaissances

techniques. Les anciens sites ont t rcuprs mais sans procdures automatiques. La mise en place

du site a dur un an et continue encore aujourd'hui.

Le site de Bordeaux se charge d'ouvrir un espace temporaire le temps que la structure se construise

et se mette en forme.

Le plus gros travail a t l'organisation : quel va tre le contenu ? Qui va rdiger ? Quelle structure

adopter ? Qui valide le contenu ?

L'organisation :

un dveloppeur Rouen

un centre serveur Bordeaux grant les 500 sites en France

une vacataire documentaliste a t embauche pour tablir une analyse pralable pour la

construction

attribution des rles et profils de chacun

un administrateur s'occupe du contenu, de la structure du site

les rdacteurs dans chaque service

35

Mthodologie selon la Webmestre Pascale Quoy :

Une quipe projet s'est monte avec la Webmestre, la charge de communication et des utilisateurs

du service.

S'agissant d'une migration du site, il fallait ractualiser le contenu pertinent.

Il a fallu rencontrer les intervenants les plus pertinents et conduire une analyse complte de

l'existant : ce qui est lu, pas lu, utile etc. pour garder le plus judicieux Cette analyse a permis de

faire tat des dysfonctionnements et de ce qui, au contraire, tait garder.

Les grandes questions souleves ont t : comment rubriquer ? Quels messages sont faire passer ?

Quels sont les points forts ? L'un des buts tait que tout cela se fasse en moins de clics possibles.

L'quipe est alors arrive un premier niveau de rubricage. Il y avait 3 groupes avec des ides

diffrentes sur le fondement :

le premier voulait rsoudre les questions pratiques

le second voulait que cela corresponde la politique du service

le troisime voulait se raccorder sur le fonctionnement du ministre.

Il a donc fallu faire des compromis entre les trois. Au final, la solution fut proche de la maquette du

ministre.

La seconde tape a t la hirarchisation de l'information dans les rubriques. Enfin, la troisime

tape tait de dterminer les responsables de l'alimentation du site. Un document a t rdig

reprenant la structure du site. Les rles taient les suivants :

responsable du contenu

administrateur

rdacteurs

Un tableau reprenant toute la rpartition selon la structure du site a t rdig. Mais celui-ci a t

allg aprs la pratique car il tait trop lourd et complexe. Au final il y a peu de simples rdacteurs

et plus de responsables.

La Webmestre n'a donc gr que le ct technique. La charge de communication a dirig le

contenu en collaboration avec le reste de l'quipe.

Des responsables de rubriques ou sous-rubriques ont t dsigns ainsi que beaucoup

d'administrateurs restreints et de rdacteurs (plus de 30 ont t forms).

Avant, les gens n'alimentaient pas eux-mmes le site, n'taient donc pas responsables et ne

remontaient pas l'information. La mise en place du CMS a eu pour effet la responsabilisation des

contributeurs qui sont devenus plus rguliers dans le contenu.

L'espace de rdaction fait appel un systme de syntaxe spcifique (se rapprochant de celui des

Wikis). Soit l'on saisie directement, soit on clique sur les onglets permettant la mise en forme

36

(comme dans un traitement de texte). La formation du personnel a t mene par quelqu'un du

service pour les administrateurs et rdacteurs car SPIP est simple d'utilisation.

Il faut noter qu'tre administrateur demande une mthode d'analyse, d'organisation du contenu. Le

site s'est cal sur l'organisation. Il n'y a donc pas de changement organisationnel, juste un peu pour

la rdaction.

Les avantages de SPIP :

le dpt facile d'information

tout le monde peut alimenter le site mais attention, un grand nombre de rdacteurs signifie qu'il

faut qu'il y ait un manager de l'information

on spare les aspects techniques et ditoriaux

le systme de circuit de validation (rdacteur/valideur) ou Workflow

cela offre un mode de fonctionnement unique tous les sites du Ministre

Les limites de SPIP :

il peut tre fastidieux quand il s'agit de tableaux ou d'autres documents plus complexes

son dveloppement qui limite certaines fonctionnalits (par exemple, l'absence de couleurs). On

ne peut pas changer la CSS qui est une surcouche du Ministre. Le mode de fonctionnement

unique empche donc les diffrents services de crer leurs propres squelettes (il faut noter que

cet argument n'est pas li SPIP mais au mode d'organisation)

le systme de Workflow de SPIP est assez rudimentaire

le moteur de recherche est moins adapt pour des recherches documentaires

le systme de travail collaboratif n'est pas assez performant.

Un CMS en dveloppement PANDOC

Le Point d'Appui National Documentaire a plusieurs missions :

il hberge, donne accs et administre les banques de donnes documentaires du Ministre

il assure aussi la matrise d'oeuvre des applications nationales informatiques du domaine

il assiste la matrise d'ouvrage centrale pour la conduite et le pilotage d'tudes

il effectue des prestations de conseil, d'assistance ou de matrise d'oeuvre

il assure la formation des utilisateurs

enfin, il effectue une veille technologique dans le domaine.

37

Le service cherche mettre en place un CMS pour la production de rapports et d'tudes. Les

utilisateurs pourront se trouver partout sur le territoire. L'objectif est de produire des documents en

XML.

Avant, les rapports taient faits sous Word avec une DTD (Definition de Type de Document) faite

maison . En 2005, OpenOffice fut prfr (notamment par le gouvernement pour une

gnralisation des logiciels libres) avec la DTD DocBook qui est un standard reconnu. Mais cette

mthode s'est heurte l'incomprhension des chargs d'tudes de produire des documents

structurs. DocBook a donc t propos, non dans un traitement de texte mais directement en ligne.

En dissociant l'outil bureautique de la production du document on peut se concentrer sur le fond.

L'intrt des documents structurs est qu'ils peuvent alimenter plus rapidement les bases de donnes

documentaires.

En 2007, il a donc t dcid de mettre en place le CMS Ametys pour la saisie de documents en

ligne. Ce CMS, bas sur XML et s'appuyant sur DocBook, est plus orient documentaire,

contrairement SPIP qui est rellement un outil de publication Web. Il permettra d'offrir une

structure commune pour publier, alimenter automatiquement les bases documentaires et effectuer

des recherches, non en plein texte, mais par partie du document. Il est envisage une formation des

chargs d'tudes afin qu'ils puissent saisir en ligne leurs rapports.

38

Conclusion

En conclusion, l'utilisation des CMS se rpand de plus en plus, tant pour la publication Web

que pour la gestion des contenus d'entreprise. Cependant, lors de la mise en oeuvre d'un tel projet, il

faut bien tudier les besoins afin de dlimiter le primtre de la solution adopter. L'offre est

nombreuse et la mise en place d'un CMS reste une procdure qui ncssite du temps et certaines

comptences techniques. Une quipe pluri-disciplinaire est donc indispensable pour la russite du

projet.

39

Rfrences bibliographiques

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[consult le 10 fvrier 2008]. Disponible l'adresse : http://webcast.in2p3.fr/INIST/

Mmoire :

LAHAYE, Philippe. Les systmes de gestion de contenu : description, classification et valuation.

Soutenu le 14 mai 2004. 130 pages. Diplme d'ingnieur en informatique (C.N.A.M). Sous la

direction de Michel SCHOLL.

Webographie :

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http://www.automne.ws/http://www.alfresco.com/fr/http://edutechwiki.unige.ch/fr/http://webcast.in2p3.fr/INIST/http://webcast.in2p3.fr/INIST/

I. Qu'est-ce que la gestion de contenu ?1.1. Les origines de la gestion de contenu: apparition des sites dynamiques, des acteurs du WCM, et du CMS.1.2 Contenu, structure et mise en forme du document.1.3. Fonctionnalits et primtre de la gestion de contenu 1.4 La Gestion de Contenu et la Gestion Electronique de Document : quelles relations? 1.5 Les enjeux

II- Les familles d'outil2.1 Architecture des systmes de gestion de contenu2.2 Les fonctionnalits 2.3 La famille des CMS 2.4 Les wikis2.5 les blogs

III La mise en place d'un projet de gestion de contenu3.1 les enjeux pour l'entreprise3.2 La place du professionnel de l'information3.3 Mettre en place un systme de gestion de contenu au sein de l'entreprise3.4 Retour d'exprience au Centre d'Etudes Techniques de l'Equipement du Nord Picardie