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VERBAND THÜRINGER WOHNUNGS- UND IMMOBILIENWIRTSCHAFT E.V.

Stand: April 2018

3

Checklisten über zur Abschlussprüfung von

Unternehmen bereitzustellende Unterlagen

3.1

Genossenschaften

3.2

Kapitalgesellschaften


Stand: April 2018 3/2

3.1 Genossenschaften



Zur Vorbereitung der gesetzlichen Prüfung gemäß § 53 Genossenschaftsgesetz Sehr geehrte Damen und Herren, mit der Ihnen vorliegenden Checkliste zur Vorbereitung der gesetzlichen Prüfung gemäß § 53 Genossenschaftsgesetz möchten wir Ihnen einen Überblick über die im Verlauf einer Prüfung möglicherweise benötigten Geschäftsunterlagen Ihrer Genossenschaft geben. Hierbei ist zu bemerken, dass mit der beiliegenden Aufstellung kein Anspruch erhoben wird, jede nur denkbare, individuelle Situation abzubilden. Je nach Geschäftstätigkeit im Prüfungs-zeitraum werden bestimmte Unterlagen keine Bedeutung für die Prüfung in Ihrem Unternehmen erlangen. Des Weiteren können im Verlauf der örtlichen Prüfung sicherlich der Einblick in weite-re, hier nicht namentlich genannte Geschäftsunterlagen notwendig werden. Voraussetzung für eine zeit- und damit auch kostensparende Prüfung ist es, wenn die hier ver-zeichneten Unterlagen vor Prüfungsbeginn zusammengestellt werden. Zu Ihrer Orientierung haben wir in unserer Aufstellung die Unterlagen wie folgt mit nachstehender Symbolik und Be-deutung gekennzeichnet: K Bitte dem Prüfungsleiter zur Dokumentation der Prüfungshandlungen und zum Nachweis

der Prüfungsfeststellungen in Kopie übergeben.

Wünschenswert wäre es, wenn ein „Prüfungsordner“ angelegt wird, in dem die Unterla-gen in der genannten Reihenfolge abgelegt sind

E Bitte zur Einsichtnahme vorbereiten. Dies schließt jedoch nicht aus, dass der Prüfer vor Ort möglicherweise auszugsweise Kopien anfertigen muss.

1 Nur insoweit von Bedeutung, als dass sich seit der letzten gesetzlichen Prüfung Änderun-gen, Neuerungen oder Fortschreibungen ergeben haben und/oder sich die eine oder an-dere Unterlage noch nicht in den Dauerakten des Prüfungsverbandes befindet.

An dieser Stelle möchten wir noch einmal auf die gemäß § 240 Handelsgesetzbuch erforderli-chen Inventare zum Jahresabschluss hinweisen. Diese müssen dergestalt aussagekräftig sein, dass die notwendigen Angaben hinsichtlich eindeutiger Beschreibung, Bewertung und Mengen des einzelnen Vermögensgegenstandes und/ oder Schuldposten klar und unmissverständlich ersichtlich sind. Neben den allgemeinen Vorschriften des Handelsgesetzbuches gibt es keine konkreten gesetzlichen Bestimmungen. Die Gestaltung und der Aufbau von Inventaren ist von den besonderen Gegebenheiten in Ihrer Genossenschaft abhängig. Nicht durch das Finanzbuchhaltungssystem erstellte Inventare sind mit der Finanzbuchhaltung abzustimmen. Dies ist auch erforderlich für Nebenbuchhaltungen, die nicht durch Schnittstellen mit der Finanzbuchhaltung verbunden sind. Zur Nutzung unserer Prüfsoftware und damit zur Durchführung einer sicheren und effizienten Prüfung bitten wir um Übergabe der Summen- und Saldenbilanz als Datei auf CD-ROM.

VERBAND THÜRINGER WOHNUNGS- UND IMMOBILIENWIRTSCHAFT E.V

Stand: April 2018 3/3 a

Sie müssen beinhalten:

- Kontonummer - Kontenbezeichnung - Saldenvortrag - Jahresverkehrszahlen Soll + Haben - Jahressaldo je Posten

Sollten sich Fragen bei der Vorbereitung der gesetzlichen Prüfung gemäß § 53 GenG ergeben, steht Ihnen der Prüfungsleiter und der zuständige Wirtschaftsprüfer jederzeit gern zur Verfü-gung.

Elfrich Stellmacher Wirtschaftsprüfer Wirtschaftsprüfer



I. RECHTLICHE VERHÄLTNISSE Zum Prüfungszeitpunkt aktueller Registerauszug K Beschlussfassungen über Satzungsänderungen K 1 Anmeldung der Eintragung der Satzungsänderungen in das Register K 1 Aufstellung von Unternehmensverbindungen und Beteiligungen, getrennt

nach: K 1

– verbundenen Unternehmen – Unternehmen mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht

Gesellschaftsverträge, Verträge über den Erwerb von Geschäftsanteilen

an anderen Unternehmen, Veränderungen bestehender Gesellschaftsver-träge beim Beteiligungsbesitz

K 1

aktuelle Handelsregisterauszüge von verbundenen Unternehmen und Beteiligungsgesellschaften

K 1

letzte Jahresabschlüsse von verbundenen Unternehmen und von Beteili-gungsgesellschaften

K

Gesellschafterbeschlüsse der verbundenen Unternehmen und der Betei-ligungsgesellschaften

K 1

Verträge mit Beteiligungsgesellschaften und Vereinbarungen K 1

Verträge von grundsätzlicher Bedeutung (z. B. Miet- und Leasingverträge, Lizenzverträge, Geschäftsbesorgungsverträge)

K 1

II. ORGANE

1) Vorstand

Nachweis über die Bestellung, Wiederbestelung und Abberufung von Vorstandsmitgliedern

K 1

Anmeldung der Bestellung/Abberufung von Vorstandsmitgliedern zur Ein-tragung in das Genossenschaftsregister

K 1

Anstellungsverträge und Pensionszusagen für die Vorstände K 1 Aufstellung über alle zustimmungspflichtigen Rechtsgeschäfte im Be-

richtszeitraum

Beschlüsse des Aufsichtsrates zu zustimmungspflichtigen Rechtsge-schäften

E

Beschlussfassungen über die Vergütung nebenamtlich und hauptamtlich tätiger Vorstandsmitglieder (Gehalt, Sonderzahlungen, sonstige Vergü-tungen außerhalb des Anstellungsvertrages, private Nutzung eines Dienst-PkW, Aufwandsentschädigung bei ehrenamtlich Tätigen)

K 1

Geschäftsordnung für den Vorstand/Geschäftsverteilungsplan K 1 Protokolle der Sitzungen vom Beginn des Prüfungszeitraumes bis zum

Prüfungszeitpunkt E

Nachweis über die Erteilung und den Widerruf von Prokuren K 1 Anmeldung der Erteilung und des Widerrufs von Prokuren zur Eintragung

in das Genossenschaftsregister K 1



2) Aufsichtsrat

Namentliche Aufstellung der Aufsichtsratsmitglieder unter Angabe des Datums der letzten Wahl/Wiederwahl und der Funktionen

K

Beschlussfassung über Auslagenersatz K 1 Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat K Informationsordnung des Aufsichtsrates (Festlegung von Berichtspflichten

des Vorstandes) K 1

Protokolle der Aufsichtsratssitzungen und der gemeinsamen Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat vom Beginn des Prüfungszeitraumes bis zum Prüfungszeitpunkt

E

insbesondere: Niederschrift über die gemeinsame Beratung von Vorstand und Aufsichts-

rat über das vorläufige Abschlussgespräch und den letzten Prüfungsbe-richt

K

Aufstellung über Verträge der Genossenschaft mit Aufsichtsratsmitglie-dern

K

Beschlussfassungen über die Planung (jährliche und mittelfristige Pla-nung), Investitionen und deren Finanzierung

K

Nachweis über die durchgeführte Prüfung des Jahresabschlusses, des Lageberichts und des Gewinnverwendungsvorschlags

K

3) Mitglieder- bzw. Vertreterversammlung Niederschriften der Versammlungen vom Beginn des Prüfungszeitraumes

bis zum Prüfungszeitpunkt K

Nachweis über die Einberufung der Versammlung und Bekanntmachung der Gegenstände zur Beschlussfassung sowie Beschlussvorlagen

K

Bericht des Vorstandes an die Mitglieder-/Vertreterversammlung Bericht des Aufsichtsrates Besonderheiten für Genossenschaften mit Vertreterversammlung:

– Wahlordnung E – namentliche Aufstellung der gewählten Vertreter und Ersatzvertreter

unter Angabe des Datums der letzten Wahl E

– Niederschrift des Wahlvorstandes über das Ergebnis der letzten Ver-treterwahl

E

– Nachweis über die Bekanntmachung der gewählten Vertreter und Er-satzvertreter nach der letzten Vertreterwahl

E

Beschlüsse über weitere zustimmungspflichtige Geschäfte (auch für den

körperlichen Abriss von Wohnungen) K 1

Beschlüsse über die Kreditbeschränkungen (§ 49 GenG) K 1 Beschlussfassung über Aufsichtsratsvergütungen und Aufwandsentschä-

digungen K 1



III. MITGLIEDER, GESCHÄFTSANTEILE, GESCHÄFTSGUTHABEN Aufstellung über die Veränderung des Bestandes der Mitglieder, Ge-

schäftsanteile, Geschäftsguthaben und K

Haftsummen für die jeweilig geprüften Geschäftsjahre K Belege zur Mitgliederbewegung: Beitrittserklärungen und Beschlussfassung über die Zulassung des Bei-

tritts E

Übertragungserklärungen und Beschlussfassung über die Zulassung der Übertragung

E

Beschlussfassung des Vorstandes über den Ausschluss von Mitgliedern E Kündigung der Mitgliedschaft E Meldungen über Todesfälle und gegebenenfalls Erklärungen der Erben

über die Fortsetzung der Mitgliedschaft E

Einzelnachweis der Geschäftsguthaben der verbleibenden Mitglieder zu den jeweilig geprüften Bilanzstichtagen

E

Einzelnachweis der rückständigen, fälligen Einzahlungen auf Geschäfts-anteile

E

Einzelnachweis der gestundeten Einzahlungen auf Geschäftsanteile und Ratenzahlungsvereinbarungen

E

Im Falle weiterer satzungsmäßiger Geldleistungspflichten der Mitglieder: Einzelnachweis

E

Mitgliederliste E

IV. STEUERRECHTLICHE VERHÄLTNISSE

Steuererklärungen mit Nebenrechnungen (Steuerbilanzen) und Steuerbe-scheide (auch für Vorjahre, wenn sie nach der letzten JA-Prüfung einge-gangen sind)

E

gegebenenfalls Nachweis über die Gewährung von Fristverlängerungen zur Abgabe der Steuererklärungen

E

gegebenenfalls Nichtveranlagungsbescheinigung K 1 Investitionszulagen: Anträge, Bescheide K 1 Ergebnisse steuerlicher Außenprüfungen K 1 Stand anhängiger Verfahren (Rechtsbehelf, Klage, Aussetzung der Voll-

ziehung) E

fünfjähriger Investitions- und Instandhaltungsplan bei Vermietungsgenos-senschaften

K

Organschaftsverhältnis, Beherrschungsverträge, Ergebnisabführungsver-träge

K 1

Dokumentation über die Inanspruchnahme Fördergebiets-AfA K Überleitungsrechnung von der Handels- auf die Steuerbilanz mit

Klassifizierung der Unterschiede E

Liste über steuerliche Sonderabschreibungen und erhöhte Absetzungen für die einzelnen Jahre

E



V. EIGENTUMSVERHÄLTNISSE DES IMMOBILIENVERMÖGENS Aufstellung über die vom Beginn des Prüfungszeitraumes bis zum Prü-

fungszeitpunkt abgeschlossenen Verträge über den Erwerb/die Veräuße-rung von Wohnungen/Gebäuden (AV + UV) mit Angabe des Datums des wirtschaftlichen Übergangs und der Eigentumsumschreibung

K

Nachweis der Veränderungen anhand von Grundbuchauszügen K Zuordnungsbescheide, die vom Beginn des Prüfungszeitraumes bis zum

Prüfungszeitpunkt ergangen sind K

Kaufverträge über Grundstücke und Eigentumswohnungen, die vom Be-ginn des Prüfungszeitraumes bis zum Prüfungszeitpunkt abgeschlossen wurden, mit Unterlagen zur Kaufpreisermittlung

E

– Bodenrichtwerte – Wertgutachten, Rentabilitätsberechnungen

Nachweise über noch offene Vermögenszuordnungen, Restitutionsan-sprüche, laufende Verfahren zur Bodensonderung und Umsetzung des Sachenrechtsbereinigungsgesetzes

E

Einzelnachweis der entstandenen Buchgewinne und Buchverluste K

vorliegende Angebote von möglichen Erwerbern bezüglich noch zu ver-äußernder Objekte, sofern noch nicht vertraglich fixiert

E

VI. ZUSÄTZLICHE ENTLASTUNG VON ALTVERBINDLICHKEITEN GEMÄß AHGV

Antrag auf zusätzliche Entlastung K 1 Erklärung des Bundeslandes K 1 Erklärung der kreditgebenden Bank K 1 Bescheid der KfW über die zusätzliche Entlastung K 1 Sanierungskonzept laut Antragstellung und Aktualisierungen K 1 Abrufe an die KfW nach erfolgtem Abriss K 1



VII. HAUSBEWIRTSCHAFTUNG

Aufstellung über sämtliche Wohnanlagen mit Objekt-Nr., Straße, Haus-nummer, Baujahr, Wohneinheiten, Gewerbeeinheiten, Garagen, Stellplät-ze und sonstige Einheiten, m² Wohn- und Nutzfläche einschließlich der Vorjahresangaben

K 1

Nachweis der Veränderungen Wohn- und Nutzfläche unter Angabe von Gründen für die Veränderung

K

Sollmietenfortschreibung/Veränderungsnachweis K Leerstandsstatistik nach Sanierungsgrad der Wohnungen und Leer-

standsgründe K

Anteil (Anzahl) Wohnungen mit Betriebskostenvollumlage am Abschluss-stichtag, gegebenenfalls bei Umstellung im Prüfungszeitraum Nachweis über Zustimmung der Mieter

K

Aufteilung des Wohnungsbestandes in preisfreie und preisgebundene Wohnungen (einschließlich Bindungsfristen/Belegungsrechte)

K 1

Betriebskostenabrechnung E Nachweise für die Wirtschaftlichkeit der Betriebskosten (Regelung zur

Vergabe von Leistungen)

Nachweis über die Heizfläche am Stichtag und im Jahresdurchschnitt K Angaben zu den nicht umlegbaren Betriebskosten des Berichtsjahres K Aufgliederung der Erlösschmälerungen (Leerstand) nach Verursachung E Angaben über besondere Mietverhältnisse (Staffelmiete) E Mietkautionen (Art, Umfang und Sicherung - Anlageform - Verzinsung) E Fluktuationsquote (Mieterwechsel) K Anteil modernisierter Wohnungen (z. B. Bäder, Heizungen, isolierverglas-

te Fenster, Wärmedämmung) E

Umfang Modernisierungsbedarf K Aufgliederung der Mietobjekte nach Sanierungsstand und zum Abriss vor-

gesehene WE und der Buchwerte je m² Mietfläche K

Instandhaltungs- und Modernisierungsplan für die folgenden Geschäfts-jahre (mindestens zwei Jahre)

E

Angabe über mietwirksamen Anteil bei Modernisierungen (Betrag, Miet-erhöhungsbetrag p.a.)

E

Nachweise über Zustimmung zur Modernisierung (Mieter, Behörde) E Aufstellung über bestehende Versicherungsverträge (ggf. Nachweis der

fristgerechneten Prämienzahlung) E

Aufstellung über Contraktingverträge E

VIII. VERMÖGENS-, FINANZ- UND ERTRAGSLAGE Aktuelle Finanz- und Wirtschaftspläne einschließlich Feststellung durch

Aufsichtsgremien K

Betriebsabrechnung einschließlich Grundsätze der Kostenverrechnung K Unterlagen zur Berechnung der Verwaltungskostensätze K Aktueller Soll-Ist-Vergleich mit Abweichungsanalyse K Aufstellung über nicht ausgenutzte Kreditlinien bzw. ggf. offene Belei-

hungsspielräume E

Aussage zur Beibehaltung der Bewertung durch die Annahme der Siche-rung der Fortführung der Unternehmenstätigkeit (§ 252 HGB)



IX. BAU- UND MODERNISIERUNGSTÄTIGKEIT

1) Mietobjekte

Übersicht über Neubau- und Modernisierungsvolumen, aufgeteilt nach K – Fertigstellung im Prüfungszeitraum – Bauüberhang am Abschlussstichtag – Bauplanungen mit Angabe zu Gesamtherstellungskosten, zur Finan-

zierung

Wirtschaftlichkeits-, Rentabilitätsberechnungen E Nachweis über Kreditzusagen E Ausschreibungsergebnisse/Submissionsergebnisse E Schlussabrechnungen mit Analyse der Kostenabweichungen E Angaben zur Vermietbarkeit E

Interne Regelungen zum Vergabeverfahren von Bau- und Instandhal-tungsleistungen

K 1

Inventar zu beantragten/erhaltenen Fördermitteln für Investitionen vom Beginn des Prüfungszeitraumes bis zum Ende der Prüfung (Maßnahme, Antrag, Bescheid/Zusage, Betrag, Mittelzufluss bei der Bank)

K

2) Bauträgermaßnahmen Erlaubnis § 34 c GewO K 1 Einzelübersicht über im Prüfungszeitraum abgeschlossene, im Bau be-

findliche und geplante Maßnahmen mit Angabe zu den Herstellungskos-ten und den erzielten bzw. erzielbaren Verkaufspreisen

K

Ausschreibungsergebnisse/Submissionsergebnisse E Untersuchungen zur Marktgängigkeit/Akzeptanz der Objekte bzw. zum

Preis und zur Ausstattung E

Nachkalkulation von abgeschlossenen Maßnahmen E Übersicht bezüglich Gewährleistungsverpflichtungen aus der Vergangen-

heit K

Kaufverträge E Sicherungspflichten gemäß MaBV E Nachweis über Erfüllung der Anzeige- und Prüfungspflichten gemäß § 9

und § 16 MaBV E



X. BETREUUNGSTÄTIGKEIT

1) Verwaltungsbetreuung Verwalter/Treuhandverträge K 1 Verwaltungsgebührenübersicht je Objekt/Einheit K 1 Protokolle der Eigentümerversammlungen E Nachweis der Geldanlagen der Eigentümergemeinschaften (Saldenbestä-

tigung der Bank) E

Grundsätze der Verwaltung von Mischobjekten E Jahresabrechnungen E Nachweis über Verfügungsberechtigung im Zahlungsverkehr E

2) Baubetreuung Erlaubnis § 34 c GewO K 1 Betreuungsverträge E Gebührenkalkulation E Sicherungsleistungen gemäß MaBV E Abrechnungsunterlagen E Nachweis über Verfügungsberechtigung im Zahlungsverkehr E

XI. ORGANISATION UND PERSONAL Entwicklung des Personalbestandes in den jeweils geprüften Geschäfts-

jahren, untergliedert nach: K 1

– kaufmännischen Mitarbeitern (ohne Vorstand/Geschäftsführung) – technischen Mitarbeitern – Regiehandwerkern – Hauswarten – Reinigungskräften und sonstigen gewerblichen Mitarbeitern – geringfügig Beschäftigten

Manteltarifvertrag und Vergütungstarifverträge insoweit sie vom Beginn des Prüfungszeitraumes bis zum Prüfungszeitpunkt maßgeblich für die Vergütung der Mitarbeiter waren

E

falls nicht tarifgebunden: Beschlussfassung zu Lohn- und Gehaltsverän-derungen im Unternehmen

K 1

Betriebsvereinbarungen (u. a. Haustarifverträge) und Festlegungen zur Vergütung von Prokuristen

K 1

Darstellung der betrieblichen Altersversorgung, wie zum Beispiel Direkt-versicherungen mit/ohne Gehaltsumwandlung, Direktzusagen

K 1

Organisationsplan, Stellenbeschreibungen E Organisationsanweisungen, z.B. Unterschriftenordnungen, Handlungs-

vollmachten, Kassenordnungen, Lagerordnungen etc. K 1

Unterlagen über externe Prüfungen (Krankenkasse, Berufsgenossen-schaft, Lohnsteuer etc.)

E

Interne Regelungen zur Altersteilzeitarbeit K 1



XII. RISIKOFRÜHERKENNUNGSSYSTEM

Dokumentation zur Einrichtung des Risikofrüherkennungssystems K 1 Dokumentation zur Beachtung und Durchführung in der Unternehmens-

praxis E

XIII. JAHRESABSCHLUSS, LAGEBERICHT UND RECHNUNGSWESEN

Zum Verbleib im Prüfungsverband Ein Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang)

sowie Lagebericht, datiert und versehen mit den Originalunterschriften al-ler amtierenden Vorstandsmitglieder

Vollständigkeitserklärung versehen mit dem Firmenstempel, Übergabe zum Ende der Prüfung, mit Originalunterschriften aller zum Zeitpunkt des Endes der Prüfung amtierenden Vorstandsmitglieder/Geschäftsführer

Summen und Saldenlisten K Inventare zu sämtlichen Posten (Konten!) der Bilanz und Erläuterungen

zu sämtlichen Posten der Gewinn- und Verlustrechnung K

Kontenplan K 1 Konten, Journale und Rechnungseingangsbuch E Im Falle eines EDV-gestützten Rechnungswesens: Übersicht zur verwen-

deten Hard- und Software K 1

Aktuelles Testat einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft über die Ord-nungsmäßigkeit der eingesetzten EDV-Software im Rechnungwesen

K 1

Arbeitsanweisungen, Stellenbeschreibungen und Zugriffsberechtigungen für die Buchhaltung

E

Verträge über Leasing, Betreuung und Wartung von Hard- und Software K 1 Betreuungs- und Beratungsverträge über Buchführungsleistungen K Softwarelizenzen und Anwenderhandbücher E

XIV. HINWEISE ZU EINZELNEN JAHRESABSCHLUSSPOSTEN Neben den erforderlichen Inventaren zum Jahresabschluss ist es empfeh-lenswert, folgende Unterlagen zur Prüfung bereitzuhalten:

Ergänzung der Kennziffernübersicht des Vorjahresberichtes durch die

Angaben des Berichtsjahres E

Angaben zum Betriebsvergleich des Geschäftsjahres E



1) Anlagevermögen

a) Allgemein Bestandsverzeichnisse je Posten wertmäßige Entwicklung je Posten mit Aufschlüsselung/Nachweis der Zu-

und Abgänge

Aufteilung der Gebäude in Bestands-, Abriss- und Verkaufsobjekte

b) Sachanlagen Aufteilung des Gesamtkaufpreises auf Grund und Boden sowie Gebäude

(Dokumentation des Verfahrens)

Grundsätze/Nachweis der Abgrenzung von Herstellungs- und Instandhal-tungsaufwand bei Modernisierungen

Angaben zu den beizulegenden Werten - Ertragswertberechnungen für die Bestands- und Abrissobjekte - erzielbare Verkehrswerte für die geplanten Verkaufsobjekte

Unterlagen über aktuelle Bodenrichtwerte Angaben zu den Abschreibungen

– Nutzungsdauer, Abschreibungssatz – Nachweis/Ermittlung außerplanmäßiger Abschreibungen/ Teilwertab-

schreibungen (Zulässigkeit, Beibehaltung, Wertaufholung)

– steuerliche Abschreibungen (Art, Beginn, Auswirkung auf Jahreser-gebnis je Vermögensgegenstand)

Berechnungsunterlagen zur Aktivierung eigener Leistungen (z. B. Archi-tekten- und Verwaltungsleistungen), Einbeziehung von Fremdmittelzinsen in die Herstellungskosten

Zusammenstellung der Erbbauzinsen (Aufwendungen und Erträge für Erbbaugrundstücke)

Zusammenstellung der dinglichen Belastungen Verzeichnis sicherungsübereigneter Anlagegegenstände Inventar über die Erbbaurechte und Wiederkaufsrechte (Laufzeiten) und

andere Rechte (z.B. Pachtobjekte)

c) Finanzanlagen Zusammenstellung der Ausleihungen (Darlehensverträge, Sicherheiten,

Tilgungs- und Zinsmodalitäten)

Bestandsnachweise (Depotauszüge, Aufnahmeprotokolle) Bewertungsunterlagen (Jahresabschlüsse, Kurswerte) Abzinsung unverzinslicher, niedrig verzinslicher Ausleihungen Gesamtengagement je Beteiligung (Forderungen, Verbindlichkeiten, Haf-

tungsverhältnisse, Sicherheiten, sonstige Risiken etc.)

gesonderte Angabe über Ausleihungen an Organmitglieder



2) Umlaufvermögen

a) Verkaufsgrundstücke Bestandsnachweise Nachweise über Anschaffungs- und Herstellungskosten (u. a. Aktivierung

eigener Leistungen, Fremdzinsen während der Bauzeit)

Übersicht über vereinbarte Verkaufspreise bzw. erzielbare Verkaufspreise je Grundstück

Aufstellung noch anfallender Herstellungskosten auf Vollkostenbasis je Objekt (fertiggestellt/übertragen bzw. im Bau befindlich)

Einzelübersicht über Verpflichtungen aus persönlicher und dinglicher Haf-tung

Kalkulationsunterlagen für Verkaufspreisermittlung

b) Andere Vorräte Angaben zur Inventur (Richtlinien, Verfahren, Auswertung u.a.) Verbrauchsfolgeverfahren

c) Forderungen/Sonstige Vermögensgegenstände Saldenliste (auch Null-Salden) Aufgliederung Forderungen (Größenordnung, Alter, Fälligkeit, ehemalige

Mietverhältnisse)

Liste der Forderungen mit Restlaufzeit über einem Jahr sowie wertberich-tigte Forderungen

Grundsätze und Nachweis für Abschreibungen und Wertberichtigung von Forderungen (z.B. Mieterakten, Schriftwechsel)

Liste der im Geschäftsjahr ausgebuchten Forderungen/ Beschlussfas-sungen

Liste der Eingänge auf abgeschriebene Forderungen Zahlungsausgleich der Forderungen vom Abschlussstichtag bis zum Prü-

fungszeitpunkt

Vereinbarungen über Sicherheiten, Zahlungsbedingungen, Abtretung Zusammenstellung der Forderungen gegen Vorstand und Aufsichtsrat,

verbundene Unternehmen, Unternehmen mit denen ein Beteiligungsver-hältnis besteht

Nachweis der Kontenabstimmungen und Behandlung der Differenzen

d) Wertpapiere Depotauszug zum Bilanzstichtag Nachweise über den Kauf/Verkauf bzw. Einlösung von Wertpapieren Aufstellung über Stückzinsen bzw. am Bilanzstichtag aufgelaufene Zins-

erträge

Angabe zu Risiken der Geldanlagen (insbesondere in Bezug auf die Ver-



wendung von Finanzinstrumenten)

e) Flüssige Mittel Kassenaufnahmeprotokoll zum Abschlussstichtag Saldenbestätigungen bzw. Kontoauszüge zum Abschlussstichtag Aufstellung über die abgegrenzten Zinserträge Kassenbuch und Scheckkopierbuch Bankabrechnungen Kontokorrentvereinbarungen

3) Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten Aufstellung der einzelnen Abgrenzungsposten mit Angabe der Gesamtbe-

träge und Zeiträume, für die das Unternehmen Zahlungen geleistet bzw. erhalten hat

Nachweise über Errechnung der Abgrenzung Gesonderte Aufstellung von Disagien bei Verbindlichkeiten mit Angabe

der Gesamtlaufzeiten und der planmäßigen Abschreibungen

4) Steuerabgrenzung Berechnungsunterlagen Steuer- und Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung und Klassifizierung

der Unterschiede in

– Temporäre Differenzen – quasi-permanente Differenzen – Permanente Differenzen

5) Rücklagen Entwicklung der Rücklagen, gesondert für jeden Posten Beschlüsse



6) Sonderposten mit Rücklageanteil Steuerbilanz mit einer

– Liste der passivierten unversteuerten Rücklagen mit jeweiligen Beträ-gen

– Liste der steuerlichen Sonderabschreibungen und erhöhten Abset-zungen

Aufstellung der einzelnen Sonderposten, Wertberichtigungen und unter-

lassenen Zuschreibungen und ihre Veränderungen im Geschäftsjahr, ge-trennt nach Anlage- und Umlaufvermögen (Sonderposten-Spiegel)

Vorschriften, nach denen – Sonderposten gebildet wurden – Sonderabschreibungen und erhöhte Absetzungen vorgenommen wur-

den

Berechnungsunterlagen

– für die Bildung und Auflösung der Sonderposten – für die Entwicklung der Wertberichtigungen – für die Entwicklung der unterlassenen Zuschreibungen

7) Rückstellungen

a) Allgemein Entwicklung der Rückstellungen, gesondert für jede Rückstellungsart

(Rückstellungsspiegel)

Berechnung der Rückstellungen

b) Pensionsrückstellungen Vereinbarungen über Pensionszusagen, auch für ehemalige Organmit-

glieder

Versicherungsmathematische Gutachten über die Rückstellungsberech-nung/Nachweis über den Aktivwert bei Abschluss von Rückdeckungsver-sicherungen

c) Steuerrückstellungen Steuererklärungen Vorauszahlungsbescheide Organschaften Zusammenstellung Dauerschuldentgelte Berechnungsbogen für Körperschaft- und Gewerbesteuer



d) Rückstellung für Bauinstandhaltung Grundsätze der Ermittlung/Bewertung/Inanspruchnahme Einzelübersicht

e) Sonstige Rückstellungen Berechnungsbogen und sonstige Unterlagen Gewährleistungsverträge Auflistung der Rechtstreitigkeiten sowie Schriftwechsel mit Anwälten und

Gerichten (ggf. Anwaltsbestätigungen)

Nachweis über den Resturlaub des Vorjahres Nachweis der Ermittlung des Bedarfs von Drohverlustrückstellungen Ermittlung der Rückstellung für Altersteilzeit

8) Verbindlichkeiten

Allgemein Verbindlichkeitenspiegel mit folgenden Angaben:

Art der Verbindlichkeit, insgesamt Vorjahr und Berichtsjahr; Restlaufzeit unterteilt bis ein Jahr, ein bis fünf Jahre, über fünf Jahre; Art der Sicherung, Höhe der Sicherung

a) Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten/gegenüber anderen Kreditgebern Ratingeinstufungen des Unternehmens durch Banken Saldenmitteilungen zum Bilanzstichtag Tilgungspläne Darlehensverträge (insbesondere im Zeitraum abgeschlossene Verträge) Aufstellung über die Darlehenskonditionen Auflistung der Zinsfestschreibungszeiträume (Restschulden, Zinssatz,

Restlaufzeit)

Nachweis der Darlehenssicherheiten zu den jeweiligen Bilanzstichtagen (Grundbuchauszüge, Bürgschaftserklärungen, Verpfändungserklärungen, Erklärungen über die Abtretung von Forderungen)

Entwicklung der Darlehensverbindlichkeiten geplante außerplanmäßige Rückzahlungen Risiken aus der Bereitstellung notwendiger Sicherheiten Einschätzung zur Sicherung der anstehenden Anschlussfinanzierungen Kreditrahmen für kurzfristige Überziehung Umschuldungsvereinbarungen, Vorfälligkeitsentschädigung Umfang des Einsatzes von Finanzierungsinstrumenten und Terminge-

schäften (u. a. Swap-Vereinbarungen), Optionen, Derivaten



b) Erhaltene Anzahlungen Saldenliste der Anzahlungen mit Angabe des Zwecks Auswertung der Abwicklung im neuen Jahr vertragliche Vereinbarungen über die Anzahlungen, gegebenenfalls Kor-

respondenzen hierzu

c) Übrige Verbindlichkeiten Aufgliederung der Verbindlichkeiten (u. a. Alter, Fälligkeit/Restlaufzeit) Liste der zum Prüfungszeitpunkt noch offenen Verbindlichkeiten unter

Angabe der Beträge, die bis dahin noch nicht fällig waren

Aufstellungen über Lieferungen und Leistungen, die noch im abgelaufe-nen Geschäftsjahr eingegangen bzw. ausgeführt wurden, für die aber bis zur Bilanzaufstellung noch keine Eingangsrechnungen vorlagen

Schriftwechsel mit Lieferanten

9) Haftungsverhältnisse Zusammenstellung über Art und Höhe der folgenden Haftungsverhältnis-

se:

– Verbindlichkeiten aus der Begebung und Übertragung von Wechseln – Verbindlichkeiten aus Bürgschaften, Wechsel- und Scheckbürgschaf-

ten

– Verbindlichkeiten aus Gewährleistungsverträgen – Bestellung von Sicherheiten für fremde Verbindlichkeiten

Zusammenstellung über Art und Höhe der diesen Haftungsverhältnissen gegenüberstehenden Rückgriffsforderungen

Bürgschaftsurkunden, Wechselkopierbuch, Verträge (z.B. besondere Lieferkontrakte, Gewährleistungsverträge), Patronatserklärungen, Kor-respondenzen

Liste bezüglich der Haftungsverhältnisse bei verbundenen Unternehmen Aufstellung über sonstige Verpflichtungen aus Verträgen (z.B. Leasing-,

Miet-, Lizenz- und Wartungsverträge) mit Betragsangabe pro Jahr

10) Verfügungsbeschränkungen Einzelübersicht über eingeräumte Pfandrechte, Sicherungsübereignun-

gen, Sicherungsabtretungen



11) Gewinn- und Verlustrechnung Einzelnachweise:

– sonstige betriebliche Erträge – Sammelkonten sonstige betriebliche Aufwendungen – außerordentliche Erträge/Aufwendungen

Abstimmung Personal/Lohnbuchhaltung mit den Fibukonten Sollmietenveränderungsnachweis Einzelnachweis der Erlösschmälerungen

– nach Ursachen/Gründen – objektbezogen – ggf. eingeleitete Gegenmaßnahmen



3.2

Kapitalgesellschaften



Zur Vorbereitung der gesetzlichen Prüfung gemäß § 317 HGB Sehr geehrte Damen und Herren, mit der Ihnen vorliegenden Checkliste zur Vorbereitung der gesetzlichen Prüfung gemäß § 317 HGB möchten wir Ihnen gern einen Überblick über die im Verlauf einer Prüfung mög-licherweise benötigten Geschäftsunterlagen Ihrer Gesellschaft geben. Hierbei ist zu bemerken, dass mit der beiligenden Aufstellung kein Anspruch erhoben wird, jede nur denkbare, individuelle Situation abzubilden. Je nach Geschäftstätigkeit im Prüfungs-zeitraum werden bestimmte Unterlagen keine Bedeutung für die Prüfung in Ihrem Unterneh-men erlangen. Des Weiteren können im Verlauf der örtlichen Prüfung sicherlich der Einblick in weitere, hier nicht namentlich genannte Geschäftsunterlagen notwendig werden. Voraussetzung für eine zeit- und damit auch kostensparende Prüfung, ist es, wenn die hier verzeichneten Unterlagen vor Prüfungsbeginn zusammengestellt werden. Zu Ihrer Orientie-rung haben wir in unserer Aufstellung die Unterlagen wie folgt mit nachstehender Symbilik und Bedeutung gekennzeichnet:

K Bitte dem Prüfungsleiter zur Dokumentation der Prüfungshandlungen und zum Nachweis der Prüfungsfeststellungen in Kopie übergeben.

Wünschenswert wäre es wenn ein „Prüfungsordner“ angelegt wird, in dem die Unter-

lagen in der genannten Reihenfolge abgelegt sind. E Bitte zur Einsichtnahme vorbereiten. Dies schließt jedoch nicht aus, dass der Prüfer

vor Ort möglicherweise auszugsweise Kopien anfertigen muss. 1 ist nur insoweit von Bedeutung, als dass sich seit der letzten Prüfung Änderungen,

Neuerungen oder Fortschreibungen ergeben haben. An dieser Stelle möchten wir noch einmal auf die gemäß § 240 Handelsgesetzbuch erforderli-chen Inventare zum Jahresabschluss hinweisen. Diese müssen dergestalt aussagekräftig sein, dass die notwendigen Angaben hinsichtlich eindeutiger Beschreibung, Bewertung und Mengen des einzelnen Vermögensgegenstandes und/oder Schuldposten klar und unmissver-ständlich ersichtlich sind. Neben den allgemeinen Vorschriften des Handelsgesetzbuches gibt es keine konkreten gesetzlichen Bestimmungen. Die Gestaltung und der Aufbau von Inventa-ren ist von den besonderen Gegebenheiten in Ihrer Gesellschaft abhängig. Nicht durch das Finanzbuchhaltungssystem erstellte Inventare sind mit der Finanzbuchhaltung abzustimmen. Dies ist auch erforderlich für Nebenbuchhaltungen, die nicht durch Schnittstel-len mit der Finanzbuchhaltung verbunden sind. Zur Nutzung unserer Prüfsoftware und damit zur Durchführung einer sicheren und effizienten Prüfung bitten wir um Übergabe der Summen- und Saldenbilanz als Datei auf CD-ROM.


Stand: April 2018 3/20 a

Sie müssen beinhalten:

- Kontonummer - Kontenbezeichnung - Saldenvortrag - Jahresverkehrszahlen Soll + Haben - Jahressaldo je Posten

Sollten sich Fragen bei der Vorbereitung der gesetzlichen Prüfung gemäß § 317 HGB erge-ben, steht Ihnen der Prüfungsleiter und der zuständige Wirtschaftsprüfer jederzeit gern zur Verfügung.

Elfrich Stellmacher Wirtschaftsprüfer Wirtschaftsprüfer



I. RECHTLICHE VERHÄLTNISSE Zum Prüfungszeitpunkt aktueller Registerauszug K Satzung/Gesellschaftsvertrag K 1 Beschlüsse über Satzungs-/Gesellschaftsvertragsänderungen K 1 Anmeldung der Eintragung der Änderungen in das Register K 1 Aufstellung von Unternehmensverbindungen nach: K

- Geschäftsanteilen an: . verbundene Unternehmen . Unternehmen mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht

- sowie der Höhe der Anschaffungskosten der Anteile und dem Wert-ansatz im Jahresabschluss

- Aufstellung der weiteren Gesellschafter (mit Anteilsangabe) bei ver-bundenen Unternehmen und Beteiligungsunternehmen

Verträge zum Erwerb von Geschäftsanteilen/ Sacheinbringungsbericht und sonstige Verträge mit diesen Gesellschaften

K 1

Unterlagen der Gesellschaften, an denen Geschäftsanteile gehalten wer-den:

K 1

- Gesellschaftsvertrag in aktueller Fassung - aktueller Handelsregisterauszug - Gesellschafterbeschlüsse - testierter/geprüfter Jahresabschluss Vorjahr und Jahresabschluss

Geschäftsjahr

K

Liste der Gesellschafter und deren Geschäftsanteile an der Gesellschaft bzw. Art und Umfang ausgegebener Aktien und erworbene eigene Aktien

K 1

Angaben Zweigniederlassungen/Betriebsstätten K 1 Verträge von grundsätzlicher Bedeutung (z. B. Miet- und Leasingverträge,

Lizenz- und Wartungsverträge, Geschäftsbesorgungsverträge, Kaufver-träge)

K 1

II. GESCHÄFTSFÜHRUNG

1) Vorstand/Geschäftsführer Nachweis über die Bestellung, Wiederbestellung und Abberufung von

Vorstandsmitgliedern/Geschäftsführern sowie der Eintragung im Handels-register

K 1

Aufstellung über alle zustimmungspflichtigen Rechtsgeschäfte im Be-richtszeitraum

Beschlüsse des Aufsichtsrates zu zustimmungspflichtigen Rechtsge-schäften

E

Anstellungsverträge Vorstände/Geschäftsführer sowie abgeschlossene Direktversicherungen und getroffene Pensionszusagen

K 1

Grundlagen der Vergütung für nicht hauptamtliche Vorstände/ Geschäfts-führer

K 1

Beschlussfassung über die Vergütung nebenamtlich und hauptamtlich tätiger Vorstandsmitglieder (Gehalt, Sonderzahlungen, sonstige Vergü-tungen außerhalb des Anstellungsvertrages, private Nutzung eines Dienst-PkW, Aufwandsentschädigung bei ehrenamtlich Tätigen)

K 1

Sitzungsprotokolle vom Beginn des Prüfungszeitraumes bis zum Beginn der Prüfung

E

Geschäftsordnung und Geschäftsverteilungsplan für Vorstand/ Ge-schäftsführer

K 1



2) Prokura Nachweis über die Erteilung und den Widerruf von Prokuren K 1 Anmeldung der Erteilung und des Widerrufs von Prokuren zur Eintra-

gung/ Löschung im Handelsregister K 1

3) Aufsichtsrat (sinngemäße Anwendung bei Beiräten) Namentliche Aufstellung der Aufsichtsratsmitglieder unter Angabe des

Datums der letzten Wahl/Wiederwahl bzw. Entsendung, der Funktionen und des Berufes

K

Beschlussfassung über die Auslagenersatz K 1 Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat K 1 Informationsordnung des Aufsichtsrates (Festlegung von Berichtspflich-

ten der Geschäftsführung

Protokolle der Aufsichtsratssitzungen und der gemeinsamen Sitzungen von Vorstand/Geschäftsführern und Aufsichtsrat vom Beginn des Prü-fungszeitraumes bis zum Prüfungszeitpunkt

E

Beschlussfassungen über die Planung (jährliche und mittelfristige Pla-nung), Investitionen und deren Finanzierung

K

4) Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung Niederschriften der Versammlungen vom Beginn des Prüfungszeitraumes

bis zum Prüfungszeitpunkt K

Nachweis über die Einberufung der Versammlung E

III. STEUERRECHTLICHE VERHÄLTNISSE

Steuererklärungen mit Nebenrechnungen (Steuerbilanzen) und Steuerbe-scheide (auch für Vorjahre, wenn sie nach er letzten JA-Prüfung einge-gangen sind)

E

gegebenenfalls Nachweis über die Gewährung von Fristverlängerungen zur Abgabe der Steuererklärungen

E

gegebenenfalls Nichtveranlagungsbescheinigung K 1 Investitionszulagen: Anträge, Bescheide K 1 Ergebnisse steuerlicher Außenprüfungen K 1 Stand anhängiger Verfahren (Rechtsbehelf, Klage, Aussetzung der Voll-

ziehung) E

Organschaftsverhältnis, Beherrschungsverträge, Ergebnisabführungsver-träge

K 1

Dokumentation über die Inanspruchnahme Fördergebiets-AfA K Überleitungsrechnung von der Handels- auf die Steuerbilanz mit

Klassifizierung der Unterschiede E

Liste über steuerliche Sonderabschreibungen und erhöhte Absetzungen für die einzelnen Jahre

E



IV. EIGENTUMSVERHÄLTNISSE DES IMMOBILIENVERMÖGENS Aufstellung über die vom Beginn des Prüfungszeitraumes bis zum Prü-

fungszeitpunkt abgeschlossenen Verträge über den Erwerb/die Veräuße-rung von Wohnungen/Gebäuden (AV + UV) mit Angabe des Datums des wirtschaftlichen Übergangs und der Eigentumsumschreibung

K

Nachweis der Veränderungen anhand von Grundbuchauszügen K Zuordnungsbescheide, die vom Beginn des Prüfungszeitraumes bis zum

Prüfungszeitpunkt ergangen sind K

Kaufverträge über Grundstücke und Eigentumswohnungen, die vom Be-ginn des Prüfungszeitraumes bis zum Prüfungszeitpunkt abgeschlossen wurden, mit Unterlagen zur Kaufpreisermittlung

E

- Bodenrichtwerte - Wertgutachten, Rentabilitätsberechnungen

Nachweise über noch offene Vermögenszuordnungen, Restitutionsan-sprüche, laufende Verfahren zur Bodensonderung und Umsetzung des Sachenrechtsbereinigungsgesetzes

Einzelnachweis der entstandenen Buchgewinne und Buchverluste aus den Veräußerungen

K

vorliegende Angebote von möglichen Erwerbern bezüglich noch zu ver-äußernder Objekte, sofern noch nicht vertraglich fixiert

E

V. ZUSÄTZLICHE ENTLASTUNG VON ALTVERBINDLICHKEITEN GEMÄß AHGV

Antrag auf zusätzliche Entlastung K 1 Erklärung des Bundeslandes K 1 Erklärung der kreditgebenden Bank K 1 Bescheid der KfW über die zusätzliche Entlastung K 1 Sanierungskonzept laut Antragstellung und Aktualisierungen K 1 Abrufe an die KfW nach erfolgtem Abriss K 1



VI. HAUSBEWIRTSCHAFTUNG

Aufstellung über sämtliche Wohnanlagen mit Objekt-Nr., Straße, Haus-nummer, Baujahr, Wohneinheiten, Gewerbeeinheiten, Garagen, Stellplät-ze und sonstige Einheiten, m² Wohn- und Nutzfläche einschließlich der Vorjahresangaben

K 1

Nachweis der Veränderungen Wohn- und Nutzfläche unter Angabe von Gründen für die Veränderung

K

Sollmietenfortschreibung/Veränderungsnachweis K Leerstandsstatistik nach Sanierungsgrad der Wohnungen und der Leer-

standsgründe K

Anteil (Anzahl) Wohnungen mit Betriebskostenvollumlage am Abschluss-stichtag, gegebenenfalls bei Umstellung im Prüfungszeitraum Nachweis über Zustimmung der Mieter

K

Aufteilung des Wohnungsbestandes in preisfreie und preisgebundene Wohnungen (einschließlich Bindungsfristen/Belegungsrechte)

K 1

Betriebskostenabrechnung E Nachweise für die Wirtschaftlichkeit der Betriebskosten (Regelung zur

Vergabe von Leistungen)

Nachweis über die Heizfläche am Stichtag und im Jahresdurchschnitt K Angaben zu den nicht umlegbaren Betriebskosten des Berichtsjahres K Aufgliederung der Erlösschmälerungen (Leerstand) nach Verursachung E Angaben über besondere Mietverhältnisse (Staffelmiete) E Mietkautionen (Art, Umfang und Sicherung - Anlageform – Verzinsung) E Fluktuationsquote (Mieterwechsel) K Anteil modernisierter Wohnungen (z. B. Bäder, Heizungen, isolierverglas-

te Fenster, Wärmedämmung) E

Umfang Modernisierungsbedarf K Instandhaltungs- und Modernisierungsplan für die folgenden Geschäfts-

jahre (mindestens zwei Jahre) E

Angabe über mietwirksamen Anteil bei Modernisierungen (Betrag, Mieter-höhungsbetrag p.a.)

E

Nachweise über Zustimmung zur Modernisierung (Mieter, Behörde) E Aufstellung über bestehende Versicherungsverträge (ggf. Nachweis der

fristgerechten Prämienzahlung) E

Aufstellung über Contraktingverträge E Aufgliederung der Mietobjekte nach Sanierungsstand und zum Abriss

vorgesehene WE und den Buchwerten je m² Mietfläche K

VII. VERMÖGENS-, FINANZ- UND ERTRAGSLAGE Aktuelle Finanz- und Wirtschaftspläne einschließlich Genehmigung

durch Aufsichtsgremien K

Betriebsabrechnung einschließlich Grundsätze der Kostenverrechnung K Aktueller Soll-Ist-Vergleich mit Abweichungsanalyse K Aufstellung über nicht ausgenutzte Kreditlinien bzw. ggf. offene Belei-

hungsspielräume E

Aussage zur Beibehaltung der Bewertung durch die Annahme der Siche-rung der Fortführung der Unternehmenstätigkeit (§ 252 HGB)



VIII. BAU- UND MODERNISIERUNGSTÄTIGKEIT

1) Mietobjekte

Übersicht über Neubau- und Modernisierungsvolumen, aufgeteilt nach K - Fertigstellung im Prüfungszeitraum - Bauüberhang am Abschlussstichtag - Bauplanungen mit Angabe zu Gesamtherstellungskosten, zur Finan-

zierung

Wirtschaftlichkeits-, Rentabilitätsberechnungen E Nachweis über Kreditzusagen E Ausschreibungsergebnisse/Submissionsergebnisse E Schlussabrechnungen mit Analyse der Kostenabweichungen E Angaben zur Vermietbarkeit E Interne Regelungen zum Vergabeverfahren von Bau- und Instandhal-

tungsleistungen K 1

Inventar zu beantragten/erhaltenen Fördermitteln für Investitionen vom Beginn des Prüfungszeitraumes bis zum Ende der Prüfung (Maßnahme, Antrag, Bescheid/Zusage, Betrag, Mittelzufluss bei der Bank)

K

2) Bauträgermaßnahmen Erlaubnis § 34 c GewO K 1 Einzelübersicht über im Prüfungszeitraum abgeschlossene, im Bau be-

findliche und geplante Maßnahmen mit Angabe zu den Herstellungskos-ten und den erzielten bzw. erzielbaren Verkaufspreisen

K

Ausschreibungsergebnisse/Submissionsergebnisse E Untersuchungen zur Marktgängigkeit/Akzeptanz der Objekte bzw. zum

Preis und zur Ausstattung E

Nachkalkulation von abgeschlossenen Maßnahmen E Übersicht bezüglich Gewährleistungsverpflichtungen aus der Vergan-

genheit K

Kaufverträge E Sicherungspflichten gemäß MaBV E Nachweis über Erfüllung der Anzeige- und Prüfungspflichten gemäß § 9

und § 16 MaBV E

IX. BETREUUNGSTÄTIGKEIT

1) Verwaltungsbetreuung Verwalter/Treuhandverträge K 1 Verwaltungsgebührenübersicht je Objekt/Einheit K 1 Protokolle der Eigentümerversammlungen E Nachweis der Geldanlagen der Eigentümergemeinschaften (Saldenbe-

stätigung der Bank) E

Grundsätze der Verwaltung von Mischobjekten E Jahresabrechnungen E Nachweis über Verfügungsberechtigung im Zahlungsverkehr E



2) Baubetreuung Erlaubnis § 34 c GewO K 1 Betreuungsverträge E Gebührenkalkulation E Sicherungsleistungen gemäß MaBV E Abrechnungsunterlagen E Nachweis über Verfügungsberechtigung im Zahlungsverkehr E

X. ORGANISATION UND PERSONAL Entwicklung des Personalbestandes in den jeweils geprüften Geschäfts-

jahren, untergliedert nach: K 1

- kaufmännischen Mitarbeitern (ohne Vorstand/Geschäftsführung) - technischen Mitarbeitern - Regiehandwerkern - Hauswarten - Reinigungskräften und sonstigen gewerblichen Mitarbeitern - geringfügig Beschäftigten

Manteltarifvertrag und Vergütungstarifverträge insoweit sie vom Beginn

des Prüfungszeitraumes bis zum Prüfungszeitpunkt maßgeblich für die Vergütung der Mitarbeiter waren

E

falls nicht tarifgebunden: Beschlussfassung zu Lohn- und Gehaltsverän-derungen im Unternehmen

K 1

Betriebsvereinbarungen (u. a. Haustarifverträge) und Festlegungen zur Vergütung von Prokuristen

K 1

Darstellung der betrieblichen Altersversorgung, wie zum Beispiel Direkt-versicherungen mit/ohne Gehaltsumwandlung, Direktzusagen etc.

K 1

Organisationsplan, Stellenbeschreibungen E Organisationsanweisungen, z. B. Unterschriftenordnungen, Handlungs-

vollmachten, Kassenordnungen, Lagerordnungen etc. K 1

Unterlagen über externe Prüfungen (Krankenkasse, Berufsgenossen-schaft, Lohnsteuer etc.)

E

Interne Regelungen zur Altersteilzeitarbeit K 1

XI. RISIKOFRÜHERKENNUNGSSYSTEM

Dokumentation zur Einrichtung des Risikofrüherkennungssystems K 1 Dokumentation zur Beachtung und Durchführung in der Unternehmens-

praxis E



XII. JAHRESABSCHLUSS, LAGEBERICHT UND RECHNUNGSWESEN Zum Verbleib im Prüfungsverband/Wirtschaftsprüfungsgesellschaft:

- Ein Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang)

sowie Lagebericht, datiert und versehen mit den Originalunterschriften aller amtierenden Vorstandsmitglieder/Geschäftsführer

- Vollständigkeitserklärung versehen mit dem Firmenstempel, Überga-be zum Ende der Prüfung, mit Originalunterschriften aller zum Zeit-punkt des Endes der Prüfung amtierenden Vorstandsmitglieder/ Ge-schäftsführer

- Summen und Saldenlisten K - Inventare zu sämtlichen Posten (Konten!) der Bilanz und Erläuterun-

gen zu sämtlichen Posten der Gewinn- und Verlustrechnung K

- Kontenplan K 1 Konten, Journale und Rechnungseingangsbuch E Im Falle eines EDV-gestützten Rechnungswesens: Übersicht zur verwen-

deten Hard- und Software K 1

Aktuelles Testat einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft über die Ord-nungsmäßigkeit der eingesetzten EDV-Software im Rechnungswesen

K 1

Arbeitsanweisungen, Stellenbeschreibungen und Zugriffsberechtigungen für die Buchhaltung

E

Verträge über Leasing, Betreuung und Wartung von Hard- und Software K 1 Betreuungs- und Beratungsverträge über Buchführungsleistungen K Softwarelizenzen und Anwenderhandbücher E

XIII. HINWEISE ZU EINZELNEN JAHRESABSCHLUSSPOSTEN Neben den erforderlichen Inventaren zum Jahresabschluss ist es empfeh-lenswert, folgende Unterlagen zur Prüfung bereitzuhalten:

Ergänzung der Kennziffernübersicht des Vorjahresberichtes durch die

Angaben des Berichtsjahres/Unterlagen zum Branchenvergleich E

Angaben zum Betriebsvergleich des Geschäftsjahres E

1) Anlagevermögen

a) Allgemein Bestandsverzeichnisse je Posten wertmäßige Entwicklung je Posten mit Aufschlüsselung/Nachweis der Zu-

und Abgänge

Aufteilung der Gebäude in Bestands-, Abriss- und Verkaufsobjekte



b) Sachanlagen Aufteilung des Gesamtkaufpreises auf Grund und Boden sowie Gebäude

(Dokumentation des Verfahrens)

Grundsätze/Nachweis der Abgrenzung von Herstellungs- und Instandhal-tungsaufwand bei Modernisierungen

Angaben zu den beizulegenden Werten - Ertragswertberechnungen für die Bestands- und Abrissobjekte - erzielbare Verkehrswerte für die geplanten Verkaufsobjekte

Unterlagen über aktuelle Bodenrichtwerte Angaben zu den Abschreibungen:

- Nutzungsdauer, Abschreibungssatz - Nachweis/Ermittlung außerplanmäßiger Abschreibungen/ Teilwertab-

schreibungen (Zulässigkeit, Beibehaltung, Wertaufholung)

- steuerliche Abschreibungen (Art, Beginn, Auswirkung auf Jahreser-gebnis je Vermögensgegenstand)

Berechnungsunterlagen zur Aktivierung eigener Leistungen (z. B. Archi-

tekten- und Verwaltungsleistungen), Einbeziehung von Fremdmittelzinsen in die Herstellungskosten

Zusammenstellung der Erbbauzinsen (Aufwendungen und Erträge für Erbbaugrundstücke)

Zusammenstellung der dinglichen Belastungen Verzeichnis sicherungsübereigneter Anlagegegenstände Inventar über die Erbbaurechte und Wiederkaufsrechte (Laufzeiten) und

andere Rechte (z. B. Pachtobjekte)

c) Finanzanlagen Zusammenstellung der Ausleihungen (Darlehensverträge, Sicherheiten,

Tilgungs- und Zinsmodalitäten)

Bestandsnachweise (Depotauszüge, Aufnahmeprotokolle) Bewertungsunterlagen (Jahresabschlüsse, Kurswerte) Abzinsung unverzinslicher, niedrig verzinslicher Ausleihungen gesonderte Angabe über Ausleihungen an Mitglieder der Geschäftsfüh-

rung

Aufstellung des Anteilsbesitzes entsprechend § 285 Nr. 11 HGB sowie des mit den Gesellschaften eingegangenen Engagements (Forderungen, Verbindlichkeiten, Bürgschaften, sonstige Risiken etc.)

Aufstellung Besitz eigener Aktien



2) Umlaufvermögen

a) Verkaufsgrundstücke Bestandsnachweise Nachweise über Anschaffungs- und Herstellungskosten (u. a. Aktivierung

eigener Leistungen, Fremdzinsen während der Bauzeit)

Übersicht über vereinbarte Verkaufspreise bzw. erzielbare Verkaufspreise je Grundstück

Aufstellung noch anfallender Herstellungskosten auf Vollkostenbasis je Objekt (fertiggestellt/übertragen bzw. im Bau befindlich)

Einzelübersicht über Verpflichtungen aus persönlicher und dinglicher Haf-tung

Kalkulationsunterlagen für Verkaufspreisermittlung

b) Andere Vorräte Angaben zur Inventur (Richtlinien, Verfahren, Auswertung u. a.) Verbrauchsfolgeverfahren

c) Forderungen/Sonstige Vermögensgegenstände Saldenliste (auch Null-Salden) Aufgliederung Forderungen (Größenordnung, Alter, Fälligkeit, ehemalige

Mietverhältnisse)

Liste der Forderungen mit Restlaufzeit über einem Jahr sowie wertberich-tigte Forderungen

Grundsätze und Nachweis für Abschreibungen und Wertberichtigung von Forderungen (z. B. Mieterakten, Schriftwechsel)

Liste der im Geschäftsjahr ausgebuchten Forderungen/ Beschlussfas-sungen

Liste der Eingänge auf abgeschriebene Forderungen Zahlungsausgleich der Forderungen vom Abschlussstichtag bis zum Prü-

fungszeitpunkt

Vereinbarungen über Sicherheiten, Zahlungsbedingungen, Abtretung Zusammenstellung der Forderungen gegen Gesellschafter, verbundene

Unternehmen, Unternehmen mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht

Nachweis der Kontenabstimmung und Behandlung der Differenzen

d) Wertpapiere Depotauszug zum Bilanzstichtag Nachweise über den Kauf/Verkauf bzw. Einlösung von Wertpapieren Aufstellung über Stückzinsen bzw. am Bilanzstichtag aufgelaufene Zins-

erträge

Angabe zu Risiken der Geldanlagen (insbesondere in Bezug auf die Ver-wendung von Finanzinstrumenten)



e) Flüssige Mittel Kassenaufnahmeprotokoll zum Abschlussstichtag Saldenbestätigungen bzw. Kontoauszüge zum Abschlussstichtag Aufstellung über die abgegrenzten Zinserträge Scheckkopierbuch Bankabrechnungen Kontokorrentvereinbarungen

3) Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten Aufstellung der einzelnen Abgrenzungsposten mit Angabe der Gesamtbe-

träge und Zeiträume, für die das Unternehmen Zahlungen geleistet bzw. erhalten hat

Nachweise über Errechnung der Abgrenzung Gesonderte Aufstellung von Disagien bei Verbindlichkeiten mit Angabe

der Gesamtlaufzeiten und der planmäßigen Abschreibungen

Verträge

4) Steuerabgrenzung

Berechnungsgrundlagen Steuer- und Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung und Klassifizierung

der Unterschiede in

- temporäre Differenzen - quasi-penamente Differenzen - pemanente Differenzen

5) Rücklagen Entwicklung der Rücklagen, gesondert für jeden Posten Beschlüsse bei Vorwegzuweisungen/Rechtsgrundlagen



6) Sonderposten mit Rücklageanteil Steuerbilanz mit einer

- Liste der passivierten unversteuerten Rücklagen mit jeweiligen Beträ-gen

- Liste der steuerlichen Sonderabschreibungen und erhöhten Abset-zungen

Aufstellung der einzelnen Sonderposten, Wertberichtigungen und unter-

lassenen Zuschreibungen und ihre Veränderungen im Geschäftsjahr ge-trennt nach Anlage- und Umlaufvermögen (Sonderposten-Spiegel)

Berechnungsunterlagen

- für die Bildung und Auflösung der Sonderposten - für die Entwicklung der Wertberichtigungen - für die Entwicklung der unterlassenen Zuschreibungen

Vorschriften, nach denen

- Sonderposten gebildet wurden - Sonderabschreibungen und erhöhte Absetzungen vorgenommen

wurden

7) Rückstellungen

a) Allgemein Entwicklung der Rückstellungen, gesondert für jede Rückstellungsart

(Rückstellungsspiegel)

Berechnung der Rückstellungen

b) Pensionsrückstellungen Vereinbarungen über Pensionszusagen, auch für ehemalige Organmit-

glieder

versicherungsmathematische Gutachten über die Rückstellungsberech-nung/Nachweis über den Aktivwert bei Abschluss von Rückdeckungsver-sicherungen

c) Steuerrückstellungen Steuererklärungen Vorauszahlungsbescheide Organschaften Zusammenstellung Dauerschuldentgelte Berechnungsbogen für Körperschaft- und Gewerbesteuer



d) Rückstellung für Bauinstandhaltung Grundsätze der Ermittlung/Bewertung/Inanspruchnahme Einzelübersicht

e) Sonstige Rückstellungen Berechnungsbogen und sonstige Unterlagen Gewährleistungsverträge Auflistung der Rechtstreitigkeiten sowie Schriftwechsel mit Anwälten und

Gerichten (ggf. Anwaltsbestätigungen)

Nachweis über den Resturlaub des Vorjahres Nachweis der Ermittlung des Bedarfs von Drohverlustrückstellungen Ermittlung der Rückstellung für Altersteilzeit

8) Verbindlichkeiten

Allgemein Verbindlichkeitenspiegel mit folgenden Angaben:

Art der Verbindlichkeit, insgesamt Vorjahr und Berichtsjahr; Restlaufzeit unterteilt bis ein Jahr, ein bis fünf Jahre, über fünf Jahre; Art der Siche-rung, Höhe der Sicherung

a) Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten/gegenüber anderen Kreditgebern Ratingeinstufungen des Unternehmens durch Banken Saldenmitteilungen zum Bilanzstichtag Tilgungspläne Darlehensverträge (insbesondere im Zeitraum abgeschlossene Verträge) Aufstellung über die Darlehenskonditionen Auflistung der Zinsfestschreibungszeiträume (Restschulden, Zinssatz,

Restlaufzeit)

Nachweis der Darlehenssicherheiten zu den jeweiligen Bilanzstichtagen (Grundbuchauszüge, Bürgschaftserklärungen, Verpfändungserklärungen, Erklärungen über die Abtretung von Forderungen)

Entwicklung der Darlehensverbindlichkeiten geplante außerplanmäßige Rückzahlungen Risiken aus der Bereitstellung notwendiger Sicherheiten Einschätzung zur Sicherung der anstehenden Anschlussfinanzierungen Kreditrahmen für kurzfristige Überziehung Umschuldungsvereinbarungen, Vorfälligkeitsentschädigung Umfang des Einsatzes von Finanzinstrumenten und Termingeschäften (u.

a. Swap-Vereinbarungen), Optionen, Derivaten



b) Erhaltene Anzahlungen Saldenliste der Anzahlungen mit Angabe des Zwecks Auswertung der Abwicklung im neuen Jahr vertragliche Vereinbarungen über die Anzahlungen, gegebenenfalls Kor-

respondenzen hierzu

c) Übrige Verbindlichkeiten Aufgliederung der Verbindlichkeiten (u. a. Alter, Fälligkeit/Restlaufzeit) Liste der zum Prüfungszeitpunkt noch offenen Verbindlichkeiten unter

Angabe der Beträge, die bis dahin noch nicht fällig waren

Aufstellungen über Lieferungen und Leistungen, die noch im abgelaufe-nen Geschäftsjahr eingegangen bzw. ausgeführt wurden, für die aber bis zur Bilanzaufstellung noch keine Eingangsrechnungen vorlagen

Schriftwechsel mit Lieferanten

9) Haftungsverhältnisse Zusammenstellung über Art und Höhe der folgenden Haftungsverhältnis-

se:

- Verbindlichkeiten aus der Begebung und Übertragung von Wechseln - Verbindlichkeiten aus Bürgschaften, Wechsel- und Scheckbürgschaf-

ten

- Verbindlichkeiten aus Gewährleistungsverträgen - Haftungsverhältnisse aus der Bestellung von Sicherheiten für

fremde Verbindlichkeiten

Zusammenstellung über Art und Höhe der diesen Haftungsverhältnissen

gegenüberstehenden Rückgriffsforderungen

Bürgschaftsurkunden, Wechselkopierbuch, Verträge (z. B. besondere Lieferkontrakte, Gewährleistungsverträge), Patronatserklärungen, Kor-respondenzen

Liste bezüglich der Haftungsverhältnisse bei verbundenen Unternehmen Aufstellung über sonstige Verpflichtungen aus Verträgen, die einen

Rechtsanspruch auf Zahlungen haben (z. B. Miet- und Leasing-, Lizenz- und Wartungsverträge) mit Angabe der Beträge pro Jahr (Versicherungen sind hier nicht aufzuführen)

Aufstellung über sonstige Verpflichtungen aus Verträgen (z. B. Leasing-, Miet-, Lizenz- und Wartungsverträge) mit Betragsangabe pro Jahr



10) Verfügungsbeschränkungen Einzelübersicht über eingeräumte Pfandrechte, Sicherungsübereignun-

gen, Sicherungsabtretungen

11) Gewinn- und Verlustrechnung Einzelnachweise:

- sonstige betriebliche Erträge - Sammelkonten sonstige betriebliche Aufwendungen - außerordentliche Erträge/Aufwendungen

Abstimmung Personal/Lohnbuchhaltung mit den Fibukonten Sollmietenveränderungsnachweis Einzelnachweis der Erlösschmälerungen

- nach Ursachen/Gründen - Objektbezogen - ggf. eingeleitete Gegenmaßnahmen

3 checklisten über zur abschlussprüfung von … · checklisten über zur abschlussprüfung von...

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