29.03 procurement forum | Построение эффективной системы...

Июнь 2013

Построение эффективной системы

закупок в диверсифицированном

холдинге

Март 2014

Бизнес-структура

2

ВСЕГО 12 ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

Бизнес единица

2


1


3


4


10


11

Бизнес единицы

5-8


9

УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ

ПРЕДПРИЯТИЯ ХОЛДИНГА

Предприятия Холдинга

Операцион

ная

система

Свод Свод 1С7 1С8 Журнал

ьно-

табельн

ый учет

1С8 1С8 1С8

Норм.

ТМЦ Х Х Х - - - - -

Ненорм.

ТМЦ Х Х Х Х Х Х Х Х

Коммерчес

кие услуги Х Х Х Х Х Х Х Х

По состоянию на сегодняшний день на предприятиях Холдинга применяются различные операционные системы. Нормируемые ТМЦ представлены только на 3-х предприятиях. Ненормируемые ТМЦ и услуги представлены во всех предприятиях Холдинга.

Группы ТМЦ и разные учетные системы


2


1


3


4


10


11


5-8


9

Проблемы закупочной функции

4

Отсутствие единого регламента и закупочных политик

Различные учетные системы на предприятиях, не

стандартизированные номенклатурные справочники.

Отсутствие категоризации ТМЦ

Различные процессы в БЕ (производство / коммерция / с/х / элеватор

и т.п.)

Различные подходы и методы по закупке ТМЦ / услуг в БЕ

Разный уровень подготовки специалистов

Отсутствие прозрачности процесса закупки

КАК СЛЕДСТВИЕ – суммарно большие потенциальные

потери, учитывая годовой оборот закупки в сотни млн. грн.

Стратегия внедрения изменений

5

1. Определить краткосрочные шаги и возможные изменения (Quick win)

2. Определить долгосрочные цели и задачи

Первые шаги – Анализ и быстрые изменения

6

Изучение и анализ существующей структуры закупок БЕ холдинга

На основании анализа закупаемых ТМЦ и услуг произвести

группировку по категориям

Изучение групп закупаемых ТМЦ в различных БЕ и деление их на

нормируемые и ненормируемые

Изучение возможностей используемых учетных систем на предмет

автоматизации управления запасами

Провести АВС анализ закупаемых ТМЦ в каждой БЕ для выработки

закупочной стратегии и построения эффективной структуры

Сформировать эффективную структуру закупок в Холдинге учитывая

специфику каждой БЕ и результаты АВС анализа

Нормируемая группа ТМЦ

7

Что делать, если используемая УС не позволяет реализовать

функционал управления запасами (MRP):

Добиться актуальных ежедневных остатков от сырьевых и

производственных складов

Рассчитать страховые и оптимальные запасы

Разработать таблицы для MRP в EXCEL

Обеспечить определение ТФЗ в ручном режиме

Отслеживать стоимость остатков

Ежедневно использовать данные таблицы для своевременного

заказа и недопущения 0 остатков.

Группа НЗ должна быть выделена в структуре закупок каждой

отдельной БЕ как самостоятельная функциональная единица.

Ненормируемая группа ТМЦ

8

По результатам АВС анализа, закупки по группам А и В – централизовать,

создав объединѐнную группу закупок.

Повторяющиеся товарные группы консолидировать по категорийным

специалистам

Разработать единый регламент закупок

Формализовать заявки и маршрут их утверждения

Регламентировать процедуру выбора поставщиков и критериев оценки

Дать обратную связь инициатору

Процесс маршрутизации заявки

9

ВАЖНО:

Организовать и консолидировать разрозненные заявки предприятий

холдинга

Формализовать шаблоны и маршруты заявок

Исключить любые отклонения от установленных правил работы с

заявкой («телефонное право», нетиповая форма заявки, и т.д.)

Ввести понятие «плановых» и «аварийных» заявок, и довести до

инициаторов их суть

Все закупки ТМЦ и услуг в Холдинге осуществляются только после

оформления заявки.

Оплата ТМЦ / услуг в Холдинге не может быть проведена без

прохождения полного цикла заявки.

Ненормируемые закупки

Схема закупки

Предприятие Инициатор (создание

заявки, проверка наличия на

складе)

Руководитель (контроль

целесообразности, утверждение)

Администратор (бюджетный

контроль, регистрация)

Менеджер по закупкам (контроль

складских остатков по группе, выбор и

обоснование поставщика,

инициация оплаты)

Поставщик (доставка ТМЦ /

выполнение услуги)

Отдел казначейства

(бюджетный контроль, оплата)

БЕ №1

БЕ №2

БЕ №3

БЕ №4

БЕ № ….

Заявка № 1

Заявка № 2

Заявка № 3

Заявка № 4

Заявка №…

Заявка №1 Реестр заявок

- бюджетный

контроль

- регистрация

- распределение

по менеджерам

- обратная связь

инициатору

Заявка № 2

Заявка № 3

Заявка № 3

Заявка № ...

Менеджер 1 Поставщик №1

Реестр платежей

Менеджер 2

Менеджер 3

Менеджер 4

Поставщик №2



Поставщик №

да

да

нет нет

Схема реализованной системы заявок

Нормируемые закупки. Результат за 6 месяцев

Для управления закупками нормируемых ТМЦ применяется методика управления запасами и

разработаны EXCEL таблицы для MRP.

Основные задачи нормируемых закупок:

- Снижение стоимости запасов сырья и материалов (управление запасами)

- Предотвращение нулевых остатков

- Обеспечение требуемого качества сырья и материалов

- Контроль цен закупки

- Управление поставщиками

Что сделано:

- Введена практика проведения регулярных тендерных комитетов

- Системно проводится мониторинг рынка зерновых

- Еженедельно утверждается протокол закупочных цен на зерновые

- Налажена оперативная отчетность по закупке зерновой группы, сырья и материалов

- Введена методика управления запасами

Ненормируемые закупки

Ненормируемые

ТМЦ

- ГСМ

- Запчасти авто

- Запчасти произ

- Энергетика

- Ветпрепараты

- Удобрения

- СЗР

- Спецодежда,

СИЗ

- Оргтехника

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Коммерческие

услуги

- Ремонт

- Перевозки

- Связь-интернет

- Утилизация

- Таможенные

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Х

Ненормируемые закупки. Результат за 6 месяцев


2


1


3


4


11


12


5-9


10

Долгосрочные цели и задачи

13

100% контроль всех закупок ТМЦ и услуг во всех БЕ, прозрачность

процесса закупок

Обеспечение 2-х уровней контроля: административного (регламент) и

системного (автоматизация)

Использование современных инструментов закупок

Внедрение методики управления поставщиками

Внедрение управления запасами для нормируемых ТМЦ

Разработка и внедрение KPI

Подбор и обучение специалистов, создание команды профессионалов

Получение экономии (прямой и косвенной) от годового оборота

закупок (минимум 10%)

Условие перехода к реализации долгосрочных целей

14

ВОПРОС:

Возможно ли обеспечить желаемые уровни контроля и использование

современных инструментов (аукционы, редукционы, управление

поставщиками, скоринг) в ручном режиме (без автоматизации) в

случае 11-ти и более юридических лиц?

Условие перехода к реализации долгосрочных целей

15

Но даже в этом случае, у нас объективно не будет возможности:

Быстрого доступа к архиву информации о проведенных сделках

Обработки больших массивов при проведении сложных тендеров

Аналитики в режиме реального времени

Избежать огромного документооборота

Больших временных потерь при обработке заявок и проведении

тендеров

100% объективности при проведении критериальной оценки

Конфиденциальности и прозрачности при выборе поставщика

Желаемого уровня контроля над процессом закупки в Холдинге.

ОТВЕТ:

Да, но это экстенсивный путь, требующий значительных

человеческих и материальных ресурсов.

Условие перехода к реализации долгосрочных

целей

Стратегическая закупка

Услуги

ТМЦ

Нормируемые ТМЦ

Ненормируемые ТМЦ

Политика Закупок Холдинга

Электронная Система Закупок

Предлагается организация 2-х уровневого контроля закупок ТМЦ и услуг в Холдинге: 1 – административный, путем разработки и внедрения «Политики Закупок Холдинга» 2 – системный, путем внедрения электронной системы закупок Холдинга

НЕОБХОДИМОЕ УСЛОВИЕ ПЕРЕХОДА – АВТОМАТИЗАЦИЯ ЗАКУПОЧНЫХ ПРОЦЕССОВ.

Драйвер эффективности изменений и автоматизации

17

1. Привлечение внешнего консалтинга – стандарт эффективных

западных практик и современный подход.

2. Автоматизация закупок

Максимальный эффект достигается за счет комплексного подхода и

синергии:

Консалтинг + Автоматизация

Автоматизация

- Автоматизация процесса закупок - внедрение электронной системы

Глобальный план

19

1. Стать компанией с самой современной и эффективной системой закупок

в аграрном секторе

2. В составе Ассоциации закупщиков развивать направление «Агробизнес»

Спасибо за внимание, Ваши вопросы

29.03 procurement forum | Построение эффективной системы...

Business