2556 mini research - t u · 1. ประชุมทีมงาน ปราณี 2....

รายงานผลการด าเนินงาน โครงการพัฒนาคุณภาพ ประจ าปี

2556 Mini research

เรื่อง ผลลัพธ์การจัดเก็บวัสด-ุเวชภัณฑ์ส ารองคลังและ

การพัฒนาระบบงานธุรการ

โดย งานการพยาบาลผู้ป่วยศัลยกรรมชายพิเศษโรงพยาบาลธรรมศาสตร์เฉลิมพระเกียรต ิ

ค าน า

Mini research เรื่อง “การจัดเก็บวัสดุ – เวชภัณฑ์ส ารองคลังและการพัฒนาระบบงานธุรการ”เป็นการพัฒนางานประจ าโดยมองเป็น 3 ส่วน คือ ผู้รับบริการทั้งภายนอก/ภายใน , การจดการความรู้ , งานวิจัย มาเป็นกลไกขับเคลื่อนและพัฒนาให้งานมีคุณภาพมากข้ึน

2

ปัจจุบันงานด้านธุรการในหน่วยงานมีภาระงานค่อนข้างมากและซ้ าซ้อน เป็นสาเหตุให้เกิดการท างานไม่แล้วเสร็จ ส่งงานเอกสารล่าช้า จัดเก็บไม่เป็นระบบ หาวัสดุอุปกรณ์และเอกสารได้ยากท าให้สูญเสียเวลา ซึ่งในแต่ละวันหน่วยงานต้องประสบปัญหาเกี่ยวกับการจัดเก็บวัสดุ – เวชภัณฑ์ส ารองคลัง เกินความจ าเป็นหรือไม่เพียงพอต่อการใช้งาน หากไม่มีการวางแผนจัดการงานด้านธุรการที่ดีและมีประสิทธิภาพแล้วย่อมส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติงานด้านอ่ืนๆ อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยเฉพาะในปัจจุบันต้องท างานแข่งกับเวลา หากล่าช้าอาจมีผลกระทบต่อผู้ป่วยหรือท าให้หน่วยงานเสียหายได้ จากปัญหาและประสบการณ์ท่ีผ่ามาพบว่างานด้านธุรการหลายอย่างท่ีสามารถบูรณาการเพ่ือน าไปสู่การพัฒนาที่ยั่งยืนและขจัดความสูญเปล่า ลดความซ้ าซ้อน เพิ่มความสะดวกรวดเร็วและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการท างานได้มากขึ้น โดยน าระบบ Computer หลักการ 5ส หลักการ Lean Management และ 3R มาใช้ในการแก้ปัญหาดังกล่าว ดังนั้น เพื่อการพัฒนาที่ยั่งยืนจึงต้องมีการติดตามผลลัพธ์ในการจัดเก็บวัสดุ – เวชภัณฑ์ส ารองคลังและการพัฒนาระบบงานธุรการเพ่ือให้บุคลากรเกิดการมีวินัย 5 ประการคือ ใฝ่รู้ใฝ่เรียน คิดสร้างสรรค์ มองเป้าหมายร่วมกัน มองเชิงระบบ และเรียนรู้จากทีมต่อไป

สารบัญ

หน้า แบบสรุปผลการด าเนินงาน 4

3

ประเมินผลการด าเนินงานตามแผนปฏิบัติการ 5 ปัญหาอุปสรรค 6 ส าเนาโครงการ 7-9 รายงานการประชุมครั้งที่ 1/ 2556 10 รายงานการประชุมครั้งท่ี 2/ 2556 11 รายงานการประชุมครั้งที่ 1/ 2556 12-13 ภาพก่อนด าเนินโครงการ 14 ภาพหลังด าเนินโครงการ 15-16 แบบสรุปผลความพึงพอใจ 17

โรงพยาบาลธรรมศาสตร์เฉลิมพระเกียรติ แบบสรุปผลการด าเนินงานโครงการพัฒนาคุณภาพ ประจ าปี 2556

........................................................................ 1. ชื่อ Mini research : ผลลัพธ์การจัดเก็บวัสดุ – เวชภัณฑ์ และการพัฒนาระบบงานธุรการ 2. หน่วยงานที่รับผิดชอบ : งานการพยาบาลผู้ป่วยศัลยกรรมชายพิเศษ

4

3. วัตถุประสงค์ : 1. เพ่ือศึกษาและพัฒนาระบบงานธุรการ 2. เพ่ือเปรียบเทียบระบบการท างานด้านธุรการแบบเดิมและแบบใหม่ 3. เพ่ือศึกษาผลลัพธ์ในการเตรียมความพร้อมใช้ของระบบการส ารองคลัง 4. เพ่ือเพ่ิมความพึงพอใจของบุคลากรในหน่วยงาน

4. ความสอดคล้องกับเป้าหมายโรงพยาบาล : สอดคล้องกับค่านิยมองค์กรของโรงพยาบาลด้าน “พัฒนาระบบงาน” 5. สรุปผลการด าเนินงาน

ผลการด าเนินงานตามวัตถุประสงค์

วัตถุประสงค์

ตัวชี้วัด

ผลการด าเนินงาน ก่อนท า หลังท า

ข้อที่ 1 เพ่ือศึกษาและพัฒนาระบบงานธุรการ

อัตราความซ้ าซ้อนในการท ารายงานละการเก็บสถิติ (ต่อ 1 ชิ้นงาน)

อัตราระยะเวลาการท างานด้านธุรการ (ต่อ 1 ชื้นงาน)

อัตราความผิดพลาดในการจัดเก็บข้อมูล

91.76%

95.08%

45.61%

ลดลงเหลือ30.21%

ลดลงเหลือ 15.76%

ลดลงเหลือ 1%

ข้อที่ 2 เพ่ือเปรียบเทียบระบบการท างานด้านธุรการแบบเดิมและแบบใหม่

ลดระยะเวลาในจัดเก็บข้อมูล

ลดรอบการเดินเอกสาร

ลดจ านวนการใช้กระดาษในการเก็บข้อมูล

650.7 (ชั่วโมง : ปี)

1200 (รอบ : ปี)

1124 (แผ่น : ปี)

107.6 (ชั่วโมง : ปี)

192 (รอบ : ปี)

371 (แผ่น : ปี)

ข้อที่ 3 เพ่ือศึกษาผลลัพธ์ในการเตรียมความพร้อมใช้ของระบบการส ารองคลัง

ความเพียงพอและพร้อมใช้ของวัสดุอุปกรณ์

80.21% 90.65%

ข้อที่ 4 เพ่ือเพ่ิมความพึงพอใจของ บุคลากรในหน่วยงาน

บุคลากรภายในมีความพึงพอใจเพ่ิมข้ึน

87.25%

95.03%

ประเมินผลการด าเนินงานตามแผนปฏิบัติการ

ประเมินผลโครงการ

รายการ 4 3 2 1 มากที่สุด มาก ปานกลาง น้อย

5

1. ผลการด าเนินงานโครงการบรรลุวัตถุประสงค์ 2. ท่านพอใจในผลงานของโครงการตามเป้าหมาย

เพียงใด

3. ระหว่างด าเนินโครงการ 3.1 งบประมาณเหมาะสม 3.2 วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ปฏิบัติงานเหมาะสม 3.3 ความร่วมมือของผู้ร่วมงาน 3.4 ขั้นตอนการด าเนินงานเป็นไปตามก าหนดเวลา

4. ผลงานตามวัตถุประสงค์และตามเป้าหมาย รวม 24 3

เฉลี่ยคะแนนหารด้วย 7 3.86 สรุปค่าใช้จ่าย

ค่าใช่จ่ายในการเหมาจ่ายในการด าเนินโครงการ 15,000 บาท การด าเนินงานเป็นที่น่าพอใจ การด าเนินงานควรปรับปรุง * ถ้าคะแนนเฉลี่ยตั้งแต่ 3 ขึ้นไป แสดงว่า การด าเนินงานเป็นที่น่าพอใจ * ถ้าคะแนนเฉลี่ยต่ ากว่า 3 ลงมา แสดงว่า การด าเนินงานควรปรับปรุง

ปัญหาอุปสรรค

ปัญหาอุปสรรค สาเหตุของปัญหาอุปสรรค ข้อเสนอแนะแนวทางแก้ไข 1. ด้านงบประมาณ ไม่มี 2. ด้านบุคลากร ไม่มี

6

3. ด้านวัสดุอุปกรณ์ ของในคลังไม่เพียงพอในการเบิก ของในคลังขึ้นทะเบียนล่าช้า ของในคลังรายการของขาด

Stock บ่อย

พยายามติดต่อประสานงานเป็นระยะๆ

เมื่อมีของในคลังจึงท าการเบิก : ยืม

4. ด้านบริการและประสานงาน การเบิก Online ผ่าระบบ e-PHIS ท าให้ไม่สามารถทราบจ านวนยอดคงเหลือที่มีในคลังพัสดุโรงพยาบาล การค านวณวัสดุส ารองคลังในหอผู้ป่วยไม่เป็นไปตามมาตรฐาน เช่น ชุดเยี่ยมไข้

บางครั้ง มียอดคงหลังในระบบ e-PHIS แต่เมื่อเบิกไปทาง Online ไม่มีของจ่ายให้

การส ารองคลังของพัสดุ ควรมีเพียงพอ และไม่ควรให้ของในคลังขาดStockนานเกินไป

การตัดยอดในระบบ Online ควรถูกต้องตรงตามของที่แสดงไว้

ลงช่ือ ...................................... (นางปราณี เปรมปรี) ผู้ประเมินผลโครงการ 10 สิงหาคม 2556

โครงการพัฒนาคุณภาพ ประจ าปีงบประมาณ พ.ศ. 2556 1. ชื่อ Mini research : ผลลัพธ์การจัดเก็บวัสดุ-เวชภัณฑ์ส ารองคลังและการพัฒนาระบบงานธุรการ

7

2. หน่วยงานที่รับผิดชอบ : งานการพยาบาลผู้ป่วยศัลยกรรมชายพิเศษ 3. หลักการและเหตุผล : ปัจจุบันงานด้านธุรการในหน่วยงานมีภาระงานค่อนข้างมากและซ้ าซ้อน เป็นสาเหตุให้เกิดการท างานไม่แล้วเสร็จ ส่งงานเอกสารล่าช้า จัดเก็บไม่เป็นระบบ หาวัสดุอุปกรณ์และเอกสารได้ยากท าให้สูญเสียเวลา ซึ่งในแต่ละวันหน่วยงานต้องประสบปัญหาเกี่ยวกับการจัดเก็บวัสดุ – เวชภัณฑ์ส ารองคลัง เกินความจ าเป็นหรือไม่เพียงพอต่อการใช้งาน หากไม่มีการวางแผนจัดการงานด้านธุรการที่ดีและมีประสิทธิภาพแล้วย่อมส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติงานด้านอ่ืนๆ อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ โดยเฉพาะในปัจจุบันต้องท างานแข่งกับเวลา หากล่าช้าอาจมีผลกระทบต่อผู้ป่วยหรือท าให้หน่วยงานเสียหายได้ จากปัญหาและประสบการณ์ที่ผ่ามาพบว่างานด้านธุรการหลายอย่างท่ีสามารถบูรณาการเพ่ือน าไปสู่การพัฒนาที่ยั่งยืนและขจัดความสูญเปล่า ลดความซ้ าซ้อน เพิ่มความสะดวกรวดเร็วและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการท างานได้มากขึ้น โดยน าระบบ Computer หลักการ 5ส หลักการ Lean Management และ 3R มาใช้ในการแก้ปัญหาดังกล่าว ดังนั้น เพื่อการพัฒนาที่ยั่งยืนจึงต้องมีการติดตามผลลัพธ์ในการพัฒนาระบบงานธุรการต่อไป 4. วัตถุประสงค์ : 4.1 เพ่ือศึกษาและพัฒนาระบบงานธุรการ 4.2 เพ่ือเปรียบเทียบระบบการท างานด้านธุรการแบบเดิมและแบบใหม่ 4.3 เพ่ือศึกษาผลลัพธ์ในการเตรียมความพร้อมใช้ของระบบการส ารองคลัง 5. ผลที่คาดว่าจะได้รับ : 5.1 การจัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ ค้นหาสะดวกรวดเร็ว และลดการสูญหาย 5.2 ลดภาระงานที่ซ้ าซ้อนและระยะเวลาในการค้นหาเอกสาร วัสดุอุปกรณ์ 5.3 วัสดุอุปกรณ์เพียงพอพร้อมใช้งาน และการส ารองคลังได้มาตรฐาน 6. ความสอดคล้องกับเป้าหมายของโรงพยาบาล : Green Hospital 7. ลักษณะกิจกรรม : 7.1 ประชุมทีมงานทุกเดือน 7.2 ทบทวน วิเคราะห์ ระบบงานปัจจุบัน 7.3 น าผลลัพธ์และปัญหามาวิเคราะห์หาแนวทางการพัฒนาและแก้ไข 7.4 เปรียบเทียบ ผลลัพธ์การท างานระบบเดิมกับระบบงานใหม่ 7.5 เก็บข้อมูลผลการด าเนินงาน พร้อมทั้งศึกษาปัญหาและแนวทางแก้ไขอย่างต่อเนื่อง 7.6 สรุปวิเคราะห์ผลลัพธ์การพัฒนา 8. เป้าหมายของโครงการ : 8.1 ผลผลิต : 8.2 ผลลัพธ์ : - การท างานด้านธุรการเป็นระบบ รวดเร็ว ถูกต้อง

8

- ด้านการส ารองคลังได้มาตรฐาน เพียงพอ พร้อมใช้งาน 9. ดัชนีชี้วัดผลผลิต : 9.1 ความซ้ าซ้อนของงานเอกสารลดลง >80% 9.2 ลดระยะเวลาในการค้นหาวัสดุอุปกรณ์ >80% 9.3 วัสดุอุปกรณ์เพียงพอพร้อมใช้งาน >80% 9.4 ความพึงพอใจของบุคลากรภายในหน่วยงาน >80% 9.5 ลดการใช้กระดาษ >50% 10. แผนงานย่อย/ขั้นตอนด าเนินการโครงการ :

ที่ กิจกรรม ระยะเวลา ผู้รับ ผิดชอบ ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ. มี.ค. เม.ย. พ.ค. มิ.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย.

1. ประชุมทีมงาน ปราณ ี

2. ทบทวนกระบวนการการท างานแบบเดิม

ปราณ ีศักดิ์ดา ศิราพร มุกดา ปวีณา ฉัตรชัย มีณา

3. ปรับกระบวนการท างานแบบใหม ่

ปราณีและทีมงาน

4. เก็บข้อมูลการท างานและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง


5. ก าหนดเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของหน่วยงาน


6. สรุปผลการด าเนินงาน

ปราณ ี

11. งบประมาณ :

ค่าใช้จ่ายเหมาจ่ายในการด าเนินการโครงการ 15.000 บาท

(หน่ึงหมืน่ห้าพนับาทถ้วน)

9

12. ผู้เสนอโครงการ :

(นางปราณี เปรมปรี) ต าแหน่ง พนักงานช่วยการพยาบาล

( นางนงลักษณ์ พานิช ) หัวหน้างานการพยาบาลผู้ป่วยศัลยกรรมชายพิเศษ

13. ผู้เห็นชอบโครงการ :

(นางสาวสุวลักษณ์ มีชูทรัพย์)

หัวหน้าสาขาการพยาบาลศัลยกรรม

(นางสุพรรณ์ ว่องรักษ์สัตว์) ผู้อ านวยการกลุ่มงานการพยาบาลศัลยกรรม

(ผู้ช่วยศาสตราจารย์ นายแพทย์ดิลก ภิยโยทัย) รองผู้อ านวยการรองผู้อ านวยการฝ่ายบริการสุขภาพและวิชาการ

14. ผู้อนุมัติโครงการ :

(รองศาสตราจารย์ นายแพทย์ศุภชัย ฐิติอาชากุล) ผู้อ านวยการ

รายงานการประชุม ครั้งที่ 1/ 2556

วันที่ 20 ธันวาคม 2555

10

ณ ห้องประชุมงานการพยาบาลผู้ป่วยศัลยกรรมชายพิเศษ .................................................................................................................................................................

ผู้เข้าร่วมประชุม 1. นางนงลักษณ์ พานิช ที่ปรึกษาโครงการ 2. น.ส.ปราณี เปรมปรี หัวหน้าโครงการ 3. นายศักดิ์ดา สุดรอด กรรมการ 4. นางมีณา วัฒนเขจร กรรมการ 5. นางศิราพร เรือนใหม่ กรรมการ 6. นางสาวปวีณา แสงศรีจันทร์ กรรมการ 7. นางสาวมุกดา สมบูรณ์ กรรมการ

เริ่มประชุมเวลา 08.30 น. ระเบียบวาระท่ี 1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ

1. แจ้งเกี่ยวกับโครงการต่างๆที่ได้รับพิจารณาซึ่งในปีนี้ได้ท าในลักษณะ Mini research เรื่อง “ผลลัพธ์การจัดเก็บวัสดุ – เวชภัณฑ์ส ารองคลังและการพัฒนาระบบงานธุรการโดยมีงบประมาณ 15,000 บาทและขณะนี้ก็จะเริ่มด าเนินโครงการ ดังนั้นขอให้คณะกรรมการทุกคนช่วยกันคิดหารูปแบบในการด าเนินงานและมาน าเสนอเพ่ือหาแนวทางในการด าเนินงานต่อไป

2. ได้แบ่งหน้าที่ให้กับสมาชิกในการจัดเก็บข้อมูลตามวัตถุประสงค์ของโครงการคือ คุณปราณี / คุณมีณา ศึกษาและพัฒนาระบบงานธุรการ คุณมุกดา / คุณศักดิ์ดา เปรียบเทียบระบบการท างานด้านธุรการแบบเดิมและแบบใหม่ คุณศิราพร / คุณฉัตรชัย ศึกษาผลลัพธ์ในการเตรียมความพร้อมใช้ของระบบการส ารองคลัง สมาชิกทุกคน เก็บแบบประเมินความพึงพอใจ

3. มติที่ประชุม รับทราบและเริ่มด าเนินโครงการ ในวันที่ 20 ธันวาคม 2555 เป็นต้นไป

ปิดประชุมเวลา 10.00 น.

ปราณี เปรมปรี ผู้พิมพ ์/ผู้บันทึกรายงานการประชุม


วันที่ 28 กุมภาพันธ ์ 2556

11

ณ ห้องประชุมงานการพยาบาลผู้ป่วยศัลยกรรมชายพิเศษ .................................................................................................................................................................


เริ่มประชุมเวลา 09.00 น. ระเบียบวาระท่ี 1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ

1. แจ้งเกี่ยวกับผลการเริ่มทดลอง การจัดเก็บข้อมูลการท า Mini research มาศึกษาและน าปัญหาและข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห ์

2. เก็บข้อมูลศึกษาการท างานแบบเดิมและ ปรับปรุงรูปแบบการ ด าเนินโครงการโดยเริ่มจาก การจัดเก็บข้อมูลต่างๆ

ระเบียบวาระท่ี 2 รับรองรายงานการประชุม ครั้งท่ี 1/2556

ไม่มีข้อความที่ต้องแก้ไข มติที่ประชุม รับทราบ

ระเบียบวาระท่ี 3 เรื่องเพื่อพิจารณา

1. จากการศึกษาข้อมูลและสถิติการท างานด้านการจัดเก็บวัสดุ – เวชภัณฑ์ส ารองคลังและการพัฒนาระบบงานธุรการ สถิติกิจกรรมพยาบาลใน Computer Program Excel

ปัญหาที่พบ บุคลากรลืมลงข้อมูล สมาชิกเสนอการแก้ปัญหา น าโปรแกรมไปลงไว้ในเครื่อง IPD ที่พยาบาลใช้เป็น

ประจ าเพ่ือสะดวกในการลงข้อมูล ข้อมูลการอบรมของบุคลากร

ปัญหาที่พบ บุคลากรลืมลงข้อมูล สมาชิกเสนอการแก้ปัญหา ติดตามสอบถามก่อนสิ้นเดือน

จัดเก็บของในห้องหัตถการซึ่งเป็นของ Sterile การจดัเก็บต้องใช้หลักการ First In First Out ต่อไปจะจัดท าระบบ Red Zone ในการควบคุมวันหมดอายุควบคู่ไปด้วย

ปัญหาที่พบ บุคลากรค้นหาของออกมากระจายแล้วไม่เก็บ / จัดเก็บของผิดที่ / ผิดกล่อง

12

สมาชิกเสนอการแก้ปัญหา ท าป้ายให้เด่นชัดขึ้น คอยดูอย่างสม่ าเสมอ การจดัเก็บเอกสาร

ปัญหาที่พบ บุคลากร / หัวหน้างาน มีการประชุมมาก ไม่สามารถจดจ า ก าหนดการประชุมไม่ได ้

สมาชิกเสนอการแก้ปัญหา 1. จัดท าสมุดก าหนดการการประชุม /กิจกรรมในแต่ละวัน ของบุคลากร / คอยติดตามแจ้งล่วงหน้า

ครั้งที่ 1 ก่อนการประชุม/กิจกรรม 1 วัน ครัง้ท่ี 2 ก่อนการประชุม/กิจกรรม 1 ชั่วโมง 2. เปลี่ยนแปลงการลงทะเบียนเอกสารรับเข้าจากเดิมลงใน สมุดรับเอกสารเป็นลงใน Computer 3. จัดระบบการเก็บเอกสารที่เป็น File Electronic ให้ค้นหา ได้ง่ายกว่าเดิมโดยน า “การเชื่อมโยงหลายมิต”ิเข้ามาใช ้ งาน

การส ารองคลัง ปัญหาที่พบ ของในคลังพัสดุของโรงพยาบาลขาดบ่อย / ขึ้นทะเบียนไม่

ทัน ท าให้ของไม่เพียงพอต่อการใช้งาน สมาชิกเสนอการแก้ปัญหา โทรศัพท์สอบถามคลังพัสดุเป็นระยะ / แจ้งปัญหาต่างๆให้

บุคลากรในหน่วยงานทราบ 2. เมื่อได้ปัญหาและหาแนวทางการแก้ปัญหาร่วมกันได้จึงมีมติให้ด าเนินการตามแนวทางที่ทีมงานเสนอ และศึกษา

ข้อมูล เก็บสถิติการทดลองเพ่ือพัฒนางานต่อไปพร้อมทั้งให้สมาชิกน าข้อมูลมาวิเคราะห์ในการประชุมครั้งต่อไป 3. ออกแบบใบประเมินการท าโครงการ(ดังเอกสารแนบ)

มติที่ประชุม รับทราบ

(ตัวอย่าง) แบบประเมินความพึงพอใจ

โครงการลดภาระงานด้านธุรการและการจัดการด้านเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

13

ผู้ประเมิน พยาบาล ผู้ช่วยพยาบาล

ที่ รายการ ดีมาก 4

ดี 3

พอใช้ 2

ควรปรับปรุง 1

1. ความพร้อมใช้ของวัสดุ - เวชภัณฑ์ 2. ความสะดวก สะอาด ค้นหาง่าย 3. ส ารองวัสดุ - เวชภัณฑ์ได้ตามมาตรฐานคงคลัง 4. ท่านพึงพอใจต่อโครงการนี้โดยภาพรวม

ข้อเสนอแนะ

1. ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5. ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6. …………………………………………………………………………………………………………………………………………

ปิดประชุมเวลา 10.30 น.

น.ส.ปราณี เปรมปรี ผู้พิมพ์ /ผู้บันทึกรายงานการประชุม


วันที่ 23 มิถุนายน 2556

14

ณ ห้องประชุมงานการพยาบาลศัลยกรรมชายพิเศษ .................................................................................................................................................................


เริ่มประชุมเวลา 09.00 น. ระเบียบวาระท่ี 1 เรื่องแจ้งเพื่อทราบ 1. แจ้งให้สมาชิกทราบถึงการ ด าเนินการปรับปรุงระบบการจัดเก็บเอกสารทั้งที่เป็น File Electronic เอกสาร

ทั่วไป แฟ้มเก็บเอกสาร ต่างๆ ดังนี้ File Electronic หรือข้อมูลต่างๆ ใน Computer จะถูกปรับเปลี่ยนและแยกเก็บตาม

ความส าคัญโดยมี 17 Folder ดังนี้ สถิติและรายงาน การเงินงบประมาณ ค าสั่ง ระเบียบ คู่มือ มติ บริหารบุคคล รายงานการประชุม ฝึกอบรม ดูงาน แบบฟอร์มต่างๆ บทความวิชาการ พัสดุ ครุภัณฑ์ โครงการ น าเสนอผลงาน Power Point รูป ตารางเวร OT ใบเช็นต์ยินยอม บันทึกข้อความ เอกสารส่วนตัวรายบุคคล เอกสารโต้ตอบ

2. การจัดเก็บวัสดุ – เวชภัณฑ์ ส ารองคลังจะน าระบบไฟจราจรมาใช้ในการควบคุมมาตรฐานการส ารองคลัง สีเขียว หมายถึง ได้มาตรฐาน สีเหลือง หมายถึง เตรียมเบิก สีแดง หมายถึง เบิกด่วน

มติที่ประชุม รับทราบ ระเบียบวาระท่ี 2 รบัรองรายงานการประชุม ครั้งท่ี 2/2556

ไม่มีข้อความที่ต้องแก้ไข มติที่ประชุม รับทราบ

15

ระเบียบวาระท่ี 3 เรื่องเพื่อพิจารณา / ติดตาม ตามตามผลการศึกษาข้อมูลการทดลองการปรับการท างานจากปัญหาและแนวทางแ ก้ไขท่ีได้จาก

การประชุมครั้งที่ 2/2556 ผลสรุป สามารถแก้ไขได้และมีผลลัพธ์ที่ดีขึ้นจากเดิม และค้นคว้าข้อมูลจาก Internet หาแนวทางการท างานด้านธุรการในแบบใหม่ๆ เพื่อน ามาปรับใช้หรือเปรียบเทียบกับการท างานในปัจจุบัน

สรุปผลการด าเนินงานที่ผ่านมาจัดท าเป็นรูปเล่ม ปิดประชุมเวลา 10.00 น.

ปราณี เปรมปรี ผู้พิมพ ์/ผู้บันทึกรายงานการประชุม

ภาพก่อนด าเนินโครงการ

16

ภาพหลังด าเนนิโครงการ ห้องหัตถการ ส าหรับเก็บของสะอาด (การใช้ระบบ Red Zone)

17

การเก็บเอกสารแบบพิมพ์ทั่วไป การเก็บเอกสารสถิติและรายงานต่างๆ การเก็บเอกสาร File Electronic การใช้ระบบไฟจราจร

18

แบบสรุปผลความพึงพอใจ โครงการลดภาระงานด้านธุรการและการจัดการด้านเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อมูล ณ วันที่ 1 สิงหาคม 2556 จ านวน 20 ฉบับ

19

ที่ รายการ ดีมาก

4 ดี 3

พอใช้ 2

ควรปรับปรุง 1

1. ความพร้อมใช้ของวัสดุ - เวชภัณฑ์ 90.65% 9.35% 2. ความสะดวก สะอาด ค้นหาง่าย 89.17% 10.83% 3. ส ารองวัสดุ - เวชภัณฑ์ได้ตามมาตรฐานคงคลัง 87.14% 12.86% 4. ท่านพึงพอใจต่อโครงการนี้โดยภาพรวม 95.03% 4.97%

ข้อเสนอแนะ

1.……ของไม่พอใช้ เช่น ชุดกิ๊ฟเซ็ต รับใหม่ ซึ่งน่าจะค านวนการเบิกจากยอดผู้ป่วยแต่ละเดือนได้ 2.………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3.………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4.………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5.………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6.…………………………………………………………………………………………………………………………………………

ข้อเสนอแนะ/ปัญหาอุปสรรค งานเอกสารรายงานต่างๆมีมาก บางหน่วยงานควรเรียกในระบบ e-PHIS ไม่ใช่ให้หน่วยงานส่ง งานเอกสารส่วนใหญ่น่าจะเข้าเก็บในระบบ e-PHIS ทั้งหมด เพ่ือจะได้ไม่ต้องท างาซ้ าซ้อน และ

เอกสารรายงานต่างๆจะได้ตัวเลขเดียวกัน ตรงกัน

20

ระบบการStock ในระบบ Online ไม่ตรงกับของที่มี การเบิกไม่ได้ตามท่ีเบิก แล้วท าให้ต้องมีการเบิก ยืม ซึ่งต้องเสียเวลาท าเอกสารใหม่ และไปรับของเอง

ผลลัพท์ที่ได้

การท าระบบ Stock แบบไฟจราจร ตรวจนับง่าย หยิบใช้สะดวก ตรวจเช็ควันหมดอายุได้ง่าย ของไม่เสื่อมสภาพ ผู้ใช้งาน สามารถหยิบของใช้ หาของได้รวดเร็ว เอกสารเก็บเป็นหมวดหมู่ ไม่สิ้นเปลืองกระดาษ

2556 mini research - t u · 1. ประชุมทีมงาน ปราณี 2....

Documents