24 september 2014 harry van der aar & martin de lange
DESCRIPTION
eFactureren in de praktijk bij Purmerend. 24 september 2014 Harry van der Aar & Martin de Lange. Agenda. 14.00 Inloop en kennismaking 14.20 Welkom en voorstelronde 14.30 Presentatie ‘ eFacturen in de praktijk bij Purmerend ’ 15.00 Realtime demonstratie Factuurtotaal - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
24 september 2014 Harry van der Aar & Martin de Lange
eFactureren in de praktijk bij Purmerend
Agenda
• 14.00 Inloop en kennismaking
• 14.20 Welkom en voorstelronde
• 14.30 Presentatie ‘eFacturen in de praktijk bij Purmerend’
• 15.00 Realtime demonstratie Factuurtotaal
• 15.30 Vragen & discussie
• 16.00 Hapje & drankje
• 17.00 Sluiting
2
Visie op eFactureren voor Gemeenten
3
E-FACTURATIE VOOR GEMEENTEN ANNO NU
(KLIK OP DE LINK VOOR DE VIDEO)
Introductie Gemeente Purmerend
• 80.000 inwoners
• Stadhuis, Gemeente Beemster, Gemeentewerf, Brandweer & Werkplein
• 13 afdelingen
• 30.000 facturen/jaar
• 60 budgethouders
• 300 ad hoc materiedeskundigen
• Factuur binnen 24 dagen betaald (was gem. 58 dagen)
• Decade als financieel systeem
4
• Jul-2010 Start aanbesteding ‘Digitaliseren Inkoopfacturen’
• Jun-2011 Inrichten en testen 2020 vision
• Jan-2012 Start met 2020 vision
• Jun-2013 Voorbereiden integratie Gemeente Beemster
• Mei-2013 Start test Factuurportal
• Jan-2014 Gemeente Beemster geïntegreerd
• Jun-2014 Start Factuurtotaal
Doorlooptijd project
5
Financieel systeem Decade
• Het huidige financiële systeem Decade voldoet aan onze wensen
• Decade is naar tevredenheid bij een groot aantal gemeentes in gebruik• Decade bevat geen ‘bestel’-module en geen ‘scanning van inkoopfacturen’. Het
pakket voorziet wel in een workflow. (situatie 2010)
• Voordelen van het aanschaffen van een dergelijk pakket boven vervanging van Decade zijn:
• Veel lagere investering• Minder ingrijpende gevolgen voor de organisatie (werkwijzen, koppelingen,
functioneel beheer)• Ontworpen om een specifiek proces te ondersteunen, bijvoorbeeld het
afhandelen van inkoopfacturen
• Een dergelijke oplossing komt ook tegemoet aan de wens om niet afhankelijk te zijn van Decade. Bij vervanging van Decade in de toekomst hoeven alleen koppelingen aangepast te worden
6
Kwalitatieve voordelen digitaal systeem
• Meer grip op het financieel administratieve proces door geautomatiseerde controles
• Standaardisatie van processen, wat leidt tot meer transparantie in taken,
bevoegdheden en verantwoordelijkheden
• Betere waarborging van continuïteit in procesuitvoering, doordat medewerkers
beter in staat zijn elkaar te vervangen
• Eenmalige invoer van gegevens, waardoor ‘één versie van de werkelijkheid’ (sitiatie
2010)
• Kortere doorlooptijden, waardoor de gemeente Purmerend een nog betrouwbaarder
partner wordt om zaken mee te doen
7
Aandachtspunten bij digitaliseren
“Bezint eer gij begint”
•Goede voorbereiding is essentieel voor een succesvolle implementatie;•informeren van de ondernemingsraad•communicatie richting de organisatie•bepalen van visie en ambities op het gebied van (financieel) administratieve processen•creëren van draagvlak binnen de gehele organisatie; •samenstelling van het projectteam: een mix tussen medewerkers Planning & Control en medewerkers uit de vakafdelingen•communicatie richting leveranciers; doel, verwachting: waarom, wat en hoe?•bepalen functionele eisen en opstellen Programma van Eisen voor de IT-ondersteuning•selecteren van IT-oplossing en IT-leverancier•projectscope; heldere afbakening van het project in termen van processen en systemen
8
Beoogde resultaten
• Efficiency / kwaliteit op crediteuren administratie
• Fiatteringsproces beheersbaar maken (rechtmatigheid)
• Budgettoetsing begroting en projecten
• Betaling binnen 20 dagen
• Betaalproces automatiseren
• Raadplegen factuur op ieder moment
• Koppeling Decade (Unit 4) en andere pakketten (w.o. Cognos)
• Factuurmatching met verplichting
• Juni 2014: inkomende facturen elektronisch
9
Iedereen doet mee!
10
Pilot Factuurportal
11
Start Factuurtotaal
• Juni 2014: Start Factuurtotaal
– Selectie van top 10 leveranciers (1e wave)
– Communicatie richting leveranciers
• September 2014: Uitrollen crediteurenbestand (gefaseerd)
– Huidige ‘pdf-leveranciers’ (2e wave)
– Huidige ‘papieren leveranciers’ (3e wave)
12
Workflow Factuurtotaal
13
Demonstratie Factuurtotaal
14
15
Vragen