MliNICIP ALIDAD PROVINCIAL DE CHICLA YO

- 22-8.RESOLUCION DE ALCALDIAN° -2009-MPCH/A

Chiclayo, 1 9 MAY2009

VISTO:

El MemorandoN° 065-2009-MPCH/GPPde la Gerencia de Planeamientoy Presupue11to;y elInformeN° 074-MPCH-GPP/SGPRde la Sub Gerenciade Planeamientoy Racionalizaci6n;

CONSIDER.A1~DO:

Que, estando vigente la Estructura Organica de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, ysiendo necesario contar con un documento normativo de gesti6n que contenga en formadetaIlada las acciones a seguir en la ejecuci6n de cada uno de los procedimientos para elcumplimiento de las funciones encomendadas a' 'los trabajadores segun el Reglamento yManualde Organizaci6n y Funciones,de esta MunicipalidadProvincial.

La Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalizaci6n ha elaborado el proyecto de Directiva"Normas para la Fom1Ulaci6n,Aprobacion y Actualizacion del Manual de ProcedimientosAdministrativos - MAPRO - de la MunicipalidadProvinch\Jde Chiclayo",conteniendopautas, orientaciones y disposiciones pertinentes, para que cada Gerencia, Sub Gerencia yareasorganicas, elaboren y/o actualicensu respective Manual de Procedimientos.

Que la presente Directiva ha sido elaborada de conformidad con 1a Directiva N° 002-77-INAP/DNR denominada "Normas para la Formulacion de Manuales de Procedimientos enEntidades Publicas" aprobada con Resoluci6n Jefatural N° 059-77-INAP/DNR y demasnonllasvigentes.

Por 10 expuesto y con las facultades conferidas en el Art.43° de la Ley Organica deMunicipalidades N° 27972;

SE RESUEL VE:

ARTICULO PRIMERO.- APROBAR >la Directiva N° 004' -2009-GPP-MPCH"NORMAS PARA LA FORl\1ULACION, APROBACION Y ACTUALIZACION DEI,l\l~NUA.L DE PROCEDIMIENTOS -MAPRO- DE LA MUNICIPALIDADPROVINCIAL DE CHICLAYO", que consta de Diez (10) Numerales y Dos (2) Anexos,documentos que forman parte de la presente Resoluci6n.

T/ - --

.~v228

RESOLUCION DE ALCALDIA N° -2009-MPCHlA /2.

ARTICULO SEGUNDO.- DEJAR SIN EFECTO la Resoluci6n de Gerencia General N°71-2005-GGM-GPCHdel 16de Setiembrede 2005 que aprueba la Directiva N° 001-2005-GPP-GPCH;y la Resoluci6n de Alcaldia N° 455-2008-GPCH/Adel 16 de Mayo de 2008 queaprueba la Directiva N° 002--2008-GPP-GPCH; que contienen las "Nonnas para laFormulaci6n,Aprobaci6ny Actualizaci6ndel Manualde Procedimientos- MAPRO -delMunicipalidad Provincial de Chic1ayo";y toda norma que se oponga a la ejecuci6n de lapresente Resoluci6n.

ARTICULO TERCERO.- ENCARGAR, el estricto cumplimiento de la presenteResoluci6n a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y remitir copia a las Gerencias delMunicipalidadProvincial de Chic1ayo,para su conocimientoy a la Sub Gerencia de SecretariaGeneralpara su supervisi6n y archivo y alOrgano de Control Institucionalpara su Contro1.

REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE.

~S GONZ1LES

ALCALDE

.~

'.~'

c

Distribucion:

GGGPPOC!SGSGGerenciasSub Gerencias

V'

MUNIClPALIDAD PROVINCIAL nE CHICLA YO

DIRECTIV A N° 004 -2009-GPP-MPCH

Normas para la Formulacion, Aprobacion y Actualizacion del Manual deProcedimientos -,MAPRO - de la Municipalidad Provincial de Chiclayo.

I. Finalidad:Establecer los lineamientos necesarios para la formulaci6n y aprobaci6n del Manual deProcedimientos (tviJ\PRO),para que las unidades organicas de la Municipalidad Provincialde Chiclayo adopten acciones adecuadas en la correcta administraci6n de la informaci6n.

II. Objetivos:2.1. Normary OrientareIprocesopara la elaboraci6ndel Manualde Procedimientosen la

MunicipaIidadProvincial de Chic1ayo. ...

2.2. Mejorar la prestaci6n de Ios servicios publicos, mediante la adecuada simplificaci6ndel tiempo y requisitos de cada procedimientoadministrativo que se brinda aI interior(procedimientos internos) y al exterior (procedimientos del TUPA) de laMunicipaJidadProvincial de ChicJayo.

2.3. Proporcionar al personal (Funcionarios y empleados) de la Municipalidad Provincialde ChicJayo y a los administrados un instrumento descriptivo y de sistematizaci6nnormativa que contribuya al logro de una gesti6n agil, moderna, eficiente y concalidad.

m. BaseLegal:

c

. Constituci6n Politica del Estado

. Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General

. Ley N° 27658, Ley Marco de Modernizaci6n de la Gesti6n del Estado.

. Ley N° 27972, Ley Organica de Municipalidades y sus modificatorias.

.'~' Ley N° 29060, Leydel Silet1cioAdministrativo. .

. D. S. N° 043-2003-PCM., aprueba cl TUO de la Ley N° 27806, Ley deTransparencia y Acceso a la Informaci6n Publica y su Reglamento eI D. S. N° 072-2003-PCM.

. Resoluci6n Jefatura! N° 059-77-INAP/DNP: Directiva N° 0O2-77-INAP/DNR,"Normas para la Formulaci6n de Manuales de Procedimientos en EntidadesPublicas"

~".

~/

DIRECTIV A N° - 2009-GPP-MPCH /2.

IV. Alcance y Responsabilidad:La presente Directiva es de obligatorio cumplimiento para funcionarios y empleados de lasdiferentes Unidades Organicas bajo responsabilidad de los Gerentes y Sub Gerentes de laMunicipalidad Provincial de Chiclayo.

V. Del Procedimiento: .

Secuencia de acciones concatenadas entre si y ordenadas en fOD11a16gica,que permitencumplir una finalidad u objetivos previamente detenninados, de la manera mas directa,oportuna y eficiente.

VI. Del Manual de Procedimientos.- El Manualde Procedimientos(MAPRO)es un documentodescriptivoy de sistematizaci6n

nonnativa,concaracterinstructivoe infonnativo.Contieneen fonnadetalIadav de manera. .secuencial cada una de las acciones en que se descompone el procedimiento generado parael cumplimiento de las funciones, senalando las dependencias 0 areas que intervienen,precisando en que consiste cada una de eIlas con identificaci6n del resultado a que selIegue;nombrando el cargo del personal que interviene, asi como el tiempo estimado paracadaacci6n. ...

Los procedimientos que en el se detaIlen, deben guardar coherencia con los respectivosdispositivos legales y/o administrativos,que regulan el funcionamientode la MPCH.

VII. Contenido del Manual de Procedimientos:

Introduccion.-: .En este rubro se indicani algunas caracteristicas generales del Manual, su importanciayla metodologia utilizada para su fommlaci6n.

indice.-

Esta constituido por la relaci6n cIasificada por unidad organica, de procedimientos quecontiene elManual, senalando su respectivaubicaci6n por el numero de paginas.

'\

Datos Generales.-7.3.1. Objetivo.-

Precisar [os prop6sitosempleo del Manuat'-

que se pretenden alcanzar mediante la formulacion y

c1.3.2. Alcance.-Se consignani e[ ambito de aplicacion del Manual.

7.3.3. Aprobacibn y actuaIizaci6n.-Se indicant [a denominacion, numero y fecha del d.ispositivo que 10aprueba.

v/

DIRECTIV A N° - 2009-GPP-MPCH 13.

704. Datos del Procedimiento:Se detallaran las caracterfsticasde cada uno de los procedimientos segun formato adjuntoen Anexo N° 1 "Descripciondel Procedimiento"y comprende a stivez:

7.4.1. Nombre del Procedimiento y CodigoSe sefialara en forma clara y precisa el nombre del procedimiento y lacodificacion asignada. La denominacion del procedimiento debe reflejarconcretamente el proposito u objetivo del tramite a"quese refiere con el objeto deque tanto los funcionarioscomo el publico puedan identificarlo facilmente.

704.2. Finalidad.-

Se colocaran los productos 0 resultados finales que se pretenden alcanzar con elprocedimiento (certificacion, aprobacion, informe, etc)

704.3. Base Legal.-Se citaran aquellos dispositivos legales y/o normas administrativas que regulen enforma directa la ejecucion del procedimiento.

704.4. Requisitos.-Se consignaran los mismos requisitos aprobados en el TUPA 0 en norma expresaen el caso de procedimientos internos ej, Adquisicion de bienes y servicios.

704.5. Etapas del Procedimiento.-En este rubro se presentaran de manera secuencial cada una de las etapas 0 fases yoperaciones en que se descompone el procedimiento, sefialando las unidadesorganicas que intervienen. Al momento de describirlas debera precisarse area 0funcionario competente, en que consiste cada fase 1.1operacion con identificacionde actividades, acciones, plazos y terminos, competencias, el resultado a que sellegue y el tiempo estimadopara cada fase u operaci6n.

704.6. Duracioll.-Se precisara el plazo de duraci6n (en dias) del procedimiento. Es la sumatoria delos plazos parciales.

704.7. Flujograma 0 Diagrama de Bloques.-Comprende los graficos que muestran toda la secuencia de cada procedimiento,empleando la simbologfa indicada en el Ancxo 2 (Los l1ujogramas seninelaborados por la Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalizaci6n).-

704.8. Formularios.~-

Se inc1uinin 105diversos impresos utilizados en la ejecucionde los procedimientosc acompafiandolas instruccionespara su elnpleo.

v

DlRECTIV A N° - 2009-GPP-J\tIPCH /4.

VIno Elaboracion y Aprobacion.8.1. Elaboracion

1° La Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalizacion de la MPCH sera la encargadade solicitar a cada Unidad Organica la informacion respecto del tramite de losprocedimientos que se siguen en dichas unidades organicas, ya sean internos 0procedimientos que forman parte del TUPA.

2° Las Gerencias y Sub Gerencias de la Municipalidad Provincial de Chic1ayotienen laresponsabilidad basica en el levantamiento del Inventario de Procedimientos,formulando su correspondiente MAPRO, para ello utilizaran el Formato que sepresenta en Anexo N° 1; contando con el apoyo tecnico de la Sub Gerencia dePlaneamiento y Racionalizacion.

3° Cada uhidad organica remitira su ante proyecto de MAPRO a la Sub Gerencia dePlaneamiento y Racionalizacion de la MPCH, con el objeto que dicha Sub Gerencia,evalue la informacion proporcionadapor las Gerencias ySub Gerencias segiln AnexoN° 1, para consolidar el Manual de Procedimientos de la MPCH y elaborar losflujogramasrespectivos utilizando la simbologfae indicacionesdel Anexo N° 2.

Aprobacion '..El Manual de Procedimientos de la MPCH con el Informe favorable de la Gerencia dePlaneamientoy Presupuesto, sera aprobado medianteResolucion de Alcaldfa. .

ACTUALIZACION DEL MAPRO

9.1. Las Gerencias y Sub Gerencias para actualizar periodicamente el MAPRO, incorporaranen su programacion anual del POI lma actividad orientada a la revision de dichodocumento.

Cuando se apruebe 0 modifique una disposicion que afecte directa 0 indirectamente eldesarroIlo de algiln procedimiento contenido en el MAPRO, 0 a su vez cuando se creaconveniente modificar con fines de simplificaci6n administrativa algun procedimiento, laGerencia 0 Sub Gerencia segiln corresponda comunicara y propondra a la Sub Gerenciade Planeamiento y Racionalizaci6n, la modificatoria a que haya lugar en el respectivoMAPRO. '.

La Sub Gerencia de Secretarfa General y Gerencia de Relaciones Publicas e ImagenInstitucional recepcionanin los aportes que provengan de vecinos 0 Institucionesinteresados en colaborar para el mejoramiento del servicio administrativo y los derivara a

, la Sub Gerenciade Planeamientoy Racionalizacionpara su evaluaci6n.c .

La Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalizaci6n elaborara el proyecto demodificaci6n del MAPRO, teniendo en cuenta las propuestas de las unidades organicas,informando a la Gerencia de Planeamiento y Preslipuesto para el tnimite de aprobaci6ncorrespondiente.

~

vDIRECTIV A N° - 2009-GPP-lVIPCH /6.

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

SUB GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y RACIONALIZACION

ANEXO 1: "DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO"

Unidad Organica:

Nombre del Procedimiento:

C6digo: Calificaci6n:Automatico ( ) Positivo ( ) Negativo ( )

Finalidad:

.~

3.4.5.6.

Etapas del Procedimiento:

N° Unidad Onninica Acciones Duracion

01

02

03

~

04 .,., .c' ""1['

Total dias..

Chic!ayo. del 2009

Elaborado por: """" ... ... Revisado por: """" .....

~

~~--

DIRECTIV A N° - 2009-GPP-MPCH /7.

ANEXOm2: SIMBOLOGiA PARA LOS FLUJOGRAMAS

La Descripci6n Grafica se hara teniendo en cuenta la siguiente sirnbologfa:

De Acciones

. Para representar una acci6n 0 rnas acciones, se graficara un rectangulo dentro del cual sefasdescribira en forma breve. Ejrn.:

Llena formulario"Orden de Compra.:'

En caso de que el espacio sea muy reducido para describir las acciones se graficani dos 0mas rectangulos unidos por una flecha. Ejrn.:

I

Llena formulario"Orden de Compra"

Adjunta cotizaciones deproveedores

Representa un fonnulario 0 documento 0 expediente, indicar en su interior que tipo se trataEjm. Resoluci6n, solicitud, informe

Resolucionde Alcaldia

Representa distintos documentos con sus respectivas copias en un mismo gratico sem '~r

dibu]ar. en la fonna Siguienteb .

..'~

. Representa archivo de un documento 0 almacenamiento de bienes/productos:

v

( INICIO )Inicio

T)

Termino

( TERlvlINO

/'DIRECTIV A N° - 2009-GPP-MPCH 18.

. Representa una decision si procede ono, aprueba 0 desaprueba, etc.:

I

Alternativa

SI

De los ConectoresPara articular la secuencia de acciones del procedimienio desde su inicio hasia su resultado,comunmente se usani la linea para articular acciones y la flecha para indicar la direccionseeuencialdel proeedimiento:

of

op. Piliv\ 11:",°t:

J'" "c~:i iagrama de Bloques .~

~ . ~~ s una forma de representacion graf1ea de un procedimiento que permite la visualizacion del'Z,""'"-o>". ,>0",,""\1::1circuitoy/o amilisisde las accione~,documentos, recolTidosy unidades organicas involucradas.

C"-""ICLA~O'"Se utilizan de dos a mas columnas para indicar la unidad organica donde se desarroJlan lasacciones y sus resultados:

Unidad Organica que Unidad Organica qUel

Unidad Organica queinterviene en el interviene en el interviene en elIN TERES ADO

proceso proceso proceso

--I

oc

----..-.--

, "'~

-~-~