21 03 2012 workshop ppid edit.pdf
DESCRIPTION
Inventarisir dan Dokumentasi Informasi PPIDTRANSCRIPT
1
Inventarisasi dan Dokumentasi
Informasi PPID
Asdani Kindarto, S.Sos, M.EngBagian Humas Setda Kota Semarang
2
Pasal 3
Menjamin hak warga negara untukmengetahui rencana, proses danalasan pengambilan suatukeputusan publik;
Mendorong partisipasi masyarakat; Mewujudkan penyelenggaraan
negara yang baik, Mengembangkan ilmu pengetahuan
dan mencerdaskan kehidupanbangsa; dan/atau
meningkatkan pengelolaan danpelayanan informasi di lingkunganBadan Publik
Tujuan UU KIP
3
Perubahan MendasarSEBELUM UU KIP SESUDAH UU KIP
PRINSIP DASAR
• Seluruh Informasi tertutup selain yang diijinkan untuk terbuka
• Seluruh informasi terbuka selain yang dikecualikan
o Badan publik menerapkan positive list o Badan publik menerapkan negative list
• Penolakan cukup dengan alasan rahasianegara
• Penolakan berdasarkan pengujian ataskonsekuensi yang timbul
• Jangka waktu kerahasiaan bersifat permanen • Jangka waktu kerahasiaan tidak permanen
KEPASTIAN LAYANAN
• Tidak ada batasan waktu untuk merespondan melayani permohonan informasi
• Ada batasan waktu untuk merespon danmelayani permohonan informasi
• Sikap proaktif hanya berdasarkan inisiatifbadan publik, tidak ada kewajiban minimum.
• Diatur jenis informasi yang harus diumumkanberkala, serta merta dan tersedia setiap saat, selain berdasarkan permintaan.
SANKSI
• Sanksi hanya untuk aparat yang membocorkan dan pihak yang dinilai telahmenyalahgunakan informasi
• Sanksi juga diterapkan kepada pihak yang menghambat memberikan informasi yang tidak dikecualikan berdasarkan undang-undang (informasi terbuka)
4
1. Peraturan Pimpinan Badan Publik tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan BP;
2. Keputusan Pimpinan Badan Publik tentang Organisasi dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi;
3. Daftar Penguasaan dan Dokumentasi Informasi di lingkungan SKPD
4. Keputusan Pimpinan Badan Publik tentang Daftar Informasi Publik yang Dikecualikan di Lingkungan SKPD;
5. Keputusan Pimpinan BP ttg Standar Biaya Perolehan Informasi Publik;
6. Menyiapkan anggaran;7. SOP Melayani Informasi; SOP Menangani Keberatan dan
Sengketa Informasi;
Apa yg harus disiapkan Badan Publik ?
5
1. PP Nomor 61 Tahun 2010 ttg Pelaksanaan UU 14 Tahun 2008 : Pasal 21 bahwa
paling lambat tanggal 23 Agustus 2011 PPID harus sudah dibentuk.
2. Pemkot Semarang sebelum 23 Agustus 2011 telah memiliki PPID sesuai dengan
Keputusan Walikota No. 480/219/2011 tanggal 19 Juli 2011 tentang Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di lingkungan Pemerintah Kota
Semarang,
3. Keputusan Walikota di atas telah direvisi dengan Keputusan Walikota No. 821.29/265
Tahun 2012 dan Perwal No. 26 Tahun 2012.
4. Keputusan Walikota terdahulu bersifat sentralisasi dimana Pemerintah Kota
Semarang memiliki satu PPID Kepala, yakni : Asisten Administrasi Informasi dan
Kerjasama, dan Sekretaris PPID : Kabag Humas Setda Kota Semarang. Sedangkan
PPID Pembantu : SKPD,Unit Kerja.
5. Revisi Keputusan Walikota baru bersifat desentralisasi dimana pejabat struktural di
masing-masing satuan kerja ditunjuk sebagai PPID.
6. Hal ini untuk menyederhanakan serta meng-efektifkan pelayanan informasi kepada
masyarakat. Tentunya dapat memenuhi asas akses informasi yang lebih cepat, tepat
dan mudah.
7. Selain itu informasi yang diminta seringkali bersifat teknis di masing-masing SKPD,
sehingga SKPD-lah yang memahami mengenai pengelolaan informasi dimaksud.
PPID Pemerintah Kota Semarang
Catatan Pembentukan PPID melalui Keputusan Walikota Semarang
6
• Seiring dengan perubahan Keputusan Walikota No. 821.29/265
Tahun 2012, Peraturan Walikota Nomor 26 Tahun 2012 tentang
Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi.
• Substansi dari Perwal tersebut diantaranya meliputi:
- Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (Pasal 7-15),
- Mekanisme Pengumpulan, Pengklasifikasian (Sifat Informasi
Publik Dan Informasi Yang Dikecualikan), Pendokumentasian Dan
Pelayanan Informasi (Pasal 16-19),
- Jangka Waktu Layanan Informasi (Pasal 20),
- Penyelesaian Keberatan Informasi (Pasal 21).
- Untuk membantu tugas PPID, Kepala SKPD dapat menunjuk
Sekretaris dan Pembantu PPID sesuai dengan lampiran.
Substansi Peraturan Walikota
7
Bagaimana cara mengetahui informasi yang dikuasai atau tidak dikuasai organisasi ?
8
A. ATATA KELOLA & PENGUASAAN INFORMASI
9
Prinsip Dasar Informasi di Lingkungan BP… seluruhnya terbuka selain yang dikecualikan
Terbuka
Kerahasiaan
Derivatif
Kerahasiaan Politik dan Birokrasi
Dikecualikan(Pasal 6 dan
Pasal 17)
KerahasiaanMendasar
Uji konsekuensi & uji kepenting-an publik
Pasal 2 UU KIP
a. Setiap Informasi Publik bersifat terbukadan dapat diakses oleh setiap PenggunaInformasi Publik.
b. Informasi Publik yang dikecualikan bersifatketat dan terbatas.
c. Informasi Publik yang dikecualikan:• bersifat rahasia• sesuai dengan UndangUndang, • sesuai kepatutan, & kepentingan umumo didasarkan pada pengujian tentang
konsekuensi yang timbul apabila suatuinformasi diberikan kepada masyarakat; serta
o setelah dipertimbangkan dengan saksamabahwa menutup Informasi Publik dapat
melindungi kepentingan yang lebih besar
daripada membukanya atau sebaliknya.
1
10
KLASIFIKASI INFORMASI PUBLIK MENURUT UU 14 TAHUN 2008
INFORMASI PUBLIK
TERBUKA
DIKECUALI-KAN
DIUMUMKAN BERKALA
DIUMUMKAN SERTA MERTA
TERSEDIA SETIAP SAAT
BERDASARKAN PERMINTAAN
RAHASIA NEGARA
RAHASIA PRBADI
RAHASIA BISNIS
Pasal 9 UU KIP
Pasal 10 UU KIP
Pasal 11 UU KIP
Pasal 22 UU KIP
Pasal 6 ayat (3) huruf a UU KIP
Pasal 6 ayat (3) huruf b UU KIP
Pasal 6 ayat (3) huruf c UU KIP
Klasifikasi Informasi semacam apa yg perlu diketahui dan disediakan
11
Mekanisme Pengumpulan, Pengklasifikasian
(Sifat Informasi Publik Dan Informasi Yang
Dikecualikan), Pendokumentasian Dan Pelayanan
Informasi (Pasal 16-19)
12
Key point: Pelayanan Informasi Pasal 19-20
- Permintaan Informasi melalui media cetak dan
elektronik/online
- Keterbatasan Permasalahan Teknis Teknologi
Informasi, Volume dan kuantitas pendokumentasian.
- Permintaan melalui media elektronik, harus verifikasi
dan konfirmasi melalui telepon atau surat, faksimili
dan wajib melampirkan status laporan (delivery
report)
- Biaya akan dibebankan pada pemohon informasi
apabila dibutuhkan untuk penggandaan dan
perekaman
13
7 Langkah Identifikasi & Inventarisasi
Informasi
1. Positioning: Kenali diri Anda dan Organisasi, Lihat
Identifikasi TUPOKSI Satker
2. Cari Referensi Organisasi: lihat Perda dan Perwal
SOTK
3. Inisiasi siapa stakeholder Organisasi Anda?
4. Mendata Kegiatan Satker; kegiatan harian, bulanan,
semester dan tahunan
5. Memahami Sistem ; Input. Proses dan Output
Kegiatan: Adakah Dokumentasinya?
6. Membuat Daftar jenis Informasi dan Dokumen yang
dikuasai (lihat lampiran)
7. Bagaimana Format Dokumentasi dan Publikasi
Informasi ?
14
1.Positioning: Anda dan Organisasi (Lihat Posisi
dan Identifikasi TUPOKSI Satker)
- Pejabat Struktural atau Fungsional ?
- PPID ? Atau Pejabat Publik yang melayani Masyarakat ?
- Staf ? PNS yang juga melayani Masyarakat ?
- Jelaskan tentang tempat Kerja Anda ?
- Jelaskan tentang Tugas dan Tujuan Anda bekerja di
tempat Anda itu !
- Kenali dan jelaskan tentang tugas Bos juga teman-
teman Anda serta Manfaat Organisasi Anda untuk
masyarakat !
15
2. Cari Referensi Organisasi: lihat Perda dan Perwal
SOTK
- Komparasikan dan Analisa hasil identifikasi
“subyektif”Anda sebelumnya dengan Peraturan
yang ada, misalnya Perda dan Perwal SOTK
- Apakah sesuai dengan yang dilakukan oleh
Organisasi dan diri Anda sendiri ?
- Buatlah daftarnya !
16
3. Siapa Stakeholder-nya?
- Siapa Pemangku Kepentingan atau lingkungan
eksternal dari Organisasi yang terlibat dengan
Pekerjaan Anda : LPMK, Karang Taruna, RT-RW
dsbnya ?
- Definisikan dalam hal pekerjaan dan tugas apa,
Anda dan Organisasi terkait dengan stakeholder
tersebut ?
- Buatlah daftar alur kerja dan hubungan berikut
tugasnya !
17
4. Apa Kegiatan Periodik Organisasi
(harian,bulanan, semester dan Tahunan)
- Sebutkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara
periodik, harian, bulanan dan tahunan oleh
organisasi ?
- Adakah perencanaannya ? Alokasi Anggarannya?
Dari siapa dan dari mana ?
- Identifikasi melalui daftar kegiatan tersebut, siapa
yang perencana dan bertanggung jawab, berapa
alokasi dana ! (Laporan Triwulan dsbnya ?)
1818
Physical
Human
Conceptual
Integration
Scope
Time
Cost
Quality
Human Resources
Communications
Procurement
Risk
Physical
Conceptual
FEEDBACK/DELIVERABLES
Scope
Time
Cost
Quality
INPUT PROCESS OUTPUT
5. Kenali SISTEM Kerja
19
- Input adalah SDM, Dana, Resources, Ruang Lingkup,
SOTK, Peraturan/regulasi
- Proses adalah Kegiatan, Sinergi, Waktu, Tugas dan
Wewenang, Job Discretion
- Output adalah hasil kuantitatif; Goals, Tujuan,
pencapaian, prestasi
- Feedback-Outcome adalah deliverables; antaran dari
suatu proses, seperti laporan triwulan I, II, III dan IV agar
output sesuai dengan tujuan atau dapat dikendalikan.
- Identifikasi, Input Proses dan Output.
- Ingat masing-masing : ada dokumentasi dan informasi (deliverables) bahwa
tahapan telah diadakan
- Kenapa begitu ?
- Karena itulah fungsi monitoring kegiatan untuk internal.
- Ya kalau2 diminta oleh masyarakat kita telah SIAP
20
6. Membuat Daftar jenis dan Cakupan Informasi dan
Dokumen yang dikuasai
(lihat lampiran; contoh untuk inventarisir informasi
yang dikuasai)
(lihat mindmap; contoh memetakan tema
informasi yang dikuasai
21
7. Bagaimana Dokumentasi dan
Publikasi Informasi ?
• Hard copy; Cetak di kertas ?
• Soft Copy; Simpan File di Komputer dan Data Center?
• Dua-dua-nya ?
Publikasi Informasi Berkala, serta merta dan tersedia setiap saat
di :
• Papan Pengumuman untuk informasi
• Media Cetak Komersial/Non Komersial --- Terlalu Mahal
• Website, email, media social networking – Murah, Cepat..apa
kendalanya ?
22
SEKIAN dan TERIMA KASIHcontact: [email protected]
Materi Perwal dan Keputusan terkait pengelolaan informasi dapat Anda download di www.jdihukum.semarang.go.id > menu atas Produk Hukum