2021 22 septiembre 2021 septiembre 2021 2021

PROCESO DE GESTION CODIGO: P.G.D

DUCUMENTAL VERSION: 0.1 EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS FECHA: 20 DE EMPOCHAPARRAL DICIEMBRE DE

2021 No DOCUMENTO No. DE FECHA INICIAL OBSERVACIONES

FOLIO QUE CONTIENE

1 Acta de reunión comité de coordinación del 1/3 08 enero 2021 sistema de control No. 001

2 Acta de reunión comité de coordinación del 4/15 18 agosto 2021 - sistema de control No. 002 3 Acta de reunión comité de coordinación del 16/21 07 septiembre 2021 - sistema de control No. 003 4 Acta de reunión comité de coordinación del 22/47 - sistema de control No. 004 5 Acta de reunión comité de coordinación del 48/54 22 septiembre 2021 - sistema de control No. 005 6 Acta de reunión comité de coordinación del 55/58 28 septiembre 2021

sistema de control No. 006 7 Acta de reunión comité de coordinación del 59/63 13 octubre 2021

sistema de control No. 007 __________ _________________ 8 Acta de reunión comité de coordinación del 64/81 15 octubre 2021

sistema de control No. 008

4 Empochuparral Empresa de Servicios Públicos O Q G

ACTA DE REUNIÓN COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL No. 001

Fecha: 08 enero de 2021 Hora 10:00a.m.

Lugar: Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP - Chaparral Tolima

ASISTENCIA

NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO

Edwin Leonardo Avilés García Gerente Harold M Rodríguez P Dir. Financiero y Comercial

Magaly Rojas Reyes Secretaria General Marisol Forero Bocanegra

Jefe de Control Interno

[TtI,1!i

1. Verificación de asistencia 2. Temas a Tratar

2.1 Concertación del Plan de auditoría de la vigencia 2021 para EMPOCHAPRRAL E.S.P. 2.2 Aprobación del Plan de auditoria de la vigencia 2021 para EMPOCHAPRRAL E.S.P.

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

ÍTEM

TEMA

Verificación de asistencia Se hace la verificación de la asistencia de los integrantes del Comité de Coordinación del sistema de control Interno, se cuenta con la totalidad de los miembros, teniendo en cuenta la Resolución 016 del 30 de enero de 2019 "Mediante el Cual se crea el Comité de Coordinación del sistema de control lntemo".

De esta forma con los miembros del Comité de Coordinación del sistema de control Interno, presentes se inicia la reunión, para tocar los temas expuestos en el orden del día previa aprobación del comité.

O Amigos empochaparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914 Correo t e" oco Pag web 1

@Empochaparral Chaparral - Colombia

## Empochl Empresa de Servicios

08 enero de 2021 Hora: 10:00 a.m. Lugar: 1 Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP - Chaparral Tolima

2 12.1 Concertación del Plan de Auditoría:

Se procede a realizar concertación del Plan de Auditoría para la vigencia 2021 de EMPOCHAPARRAL E.S.P. por parte de los integrantes del comité, quienes manifiestan sus inquietudes y sugieren procesos que deben ser auditados.

Toma la palabra la Jefe de Control Interno y da un saludo de bienvenida a los integrantes del comité de coordinación del sistema de control interno. Menciona que la para la vigencia de 2021, el Plan de Auditoría se direccione con base en los riesgos que previamente las Direcciones identificaron a través de la matriz de riesgo. En este sentido la Secretaría General, hace la exposición de cada uno de los riesgos que se presentan en las áreas y así se genera por cada uno de ellos, las ideas de cuáles serán las apropiadas para la presente vigencia. También se toma en cuenta las recomendaciones de la Vicepresidencia General de la Nación, el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Procuraduría General de la Nación, teniendo en cuenta la emergencia sanitaria ocasionada por la pandemia del CO VID 19.

Se debe de tener en cuenta que la vigencia anterior fue complicada realizar un seguimiento al plan de auditoria de manera presencial por la incertidumbre que originaba el manejo de la pandemia, toda vez que en la Empresa se presentó un alto número de contagios.

De esta manera y de acuerdo con lo antes descrito, se propone el siguiente Plan de Auditoría para la vigencia 2021, teniendo en cuenta las recomendaciones por parte de los integrantes del Comité:

Auditoría proceso de laboratorio Marzo 2021 Dirección Operativa

Dirección Financiera y Auditoría a PORS Mayo 2021 Comercial

Dirección Operativa Proceso de las TIC- Tecnología de la Información Agosto 2021 Secretaría General y Comunicación Proceso supervisión de los Dirección Financiera y diferentes modalidades de Octubre 2021 Comercial, Dirección contratación Operativa, Secretaria

General y Almacén Auditorías eventuales Toda la vigencia Todo los proceso

Amigos empochsparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914 Correo: çont teno mocbrrEço, Pag web:

@Empochaparrsl Chaparral - Colombia

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Fecha: 18 agosto de 2021 1 Hora:3:00 p.m.


ASISTENCIA NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO

Diana Patricia Buenaventura Jiménez Gerente Karen Eliana Vizcaya Rojas Directora Operativa

Magaly Rojas Reyes Secretaria General Marisol Forero Bocanegra


[el T;r:u.1

1. Verificación de asistencia

2. Temas a Tratar

2.1 Verificación de Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos con corte al 31 de

julio de 2021.

DESARROLLO DE LA REUNIóN

ÍTEM 1 TEMA

É Verificación de asistencia Se hace la verificación de la asistencia de los integrantes del Comité de Coordinación del sistema de control Interno, se cuenta la mayoría de los miembros, teniendo en cuenta la Resolución 016 del 30 de enero de 2019 "Mediante el Cual se crea el Comité de Coordinación del sistema de control lnterno"


Amigos ompochaparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914 ©empochaparral

Correo: Pag web: oo co

Empochaparral

Fecha: 18 agosto de 2021 Hora:3:00 p.m.

Lugar: 1 Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP Chaparral Tolima

2.1 Seguímiento de Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos con corte al 31 de julio de 2021.

La jefe de Control interno inicia con indicar que el PGIR fue adoptado por la Administración Municipal en octubre de 2016 y que conforme a lo establecido en artículo 91 del Decreto 2981 de 2013, corresponde a la Administración, presentar anualmente el informe de avance de metas del PGIRS. De esta manera se procede a mostrar el avance de los 12 programas con los que cuenta el Plan, así:

PROGRAMAS 1. Programa institucional para la prestación del servicio público de aseo 2. Programa de recolección transporte y transferencia 3. Programa de barrido y limpieza de vías y áreas públicas 4. - Programa de limpieza de zonas ribereñas 5. Programa de corte de césped y poda de árboles 6. Programa de lavado de áreas públicas 7. Programa de aprovechamiento 8. Programa de inclusión de recicladores 9. Programa de disposición final 10. Programa de gestión de residuos sólidos especiales 11. Programa de construcción y demolición 12. Programa de gestión de riesgo

Programa No. 1. Programa ínstitucional para la prestación del servicio público de

1. Capacitación en competencias laborales: faltan capacitaciones en el tema de aseo con el Sena. Se deja como compromiso incluir en el PIC este me para realizar capacitaciones avaladas por el Sena. Secretaria General adelantar la Gestión con la Institución Educativa para lograr realizar una en el 2021.

2. Creación de incentivos a la ciudadanía por separación en la fuente: Plan interno de premios por no generación de basura y separación de la fuente. Esta actividad queda en cabeza de la Dirección Operativa

3. Evaluar y fortalecerlo manuales de. procedimiento: Se deja como tarea iniciar documentación de manuales de todas las áreas. Coordina Secretaría General

transferencia

111- Amigos empochaparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914

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@empochaparral Correo: . Pag web:

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EmpochaparraI Chapan-al - Colombia

I.1'ióJI ITs]I

Fecha: 18 agosto de 2021 Hora:3:00p.m.

Lugar: 1 Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP - Chaparral Tolima

4. Optimización de rutas existentes: Ampliar la ruta selectiva, también en los barrios, Responsable de la actividad, Jefe operativa

5. Campañas de sensibilización sobre la debida presentación de los residuos y separación de residuos peligrosos: Esta tarea va junto con la anterior, además se debe de crear sensibilización al ciudadano.

6. Estructurar el protocolo de mantenimiento preventivo de la flota vehicular: La almacenista será la encargada de estructurar el protocolo y será la responsable de la continua actualización.

7. Realizar campañas de limpieza en los puntos críticos que se encuentran en la vía pública: El primer paso es la identificación de los puntos críticos y después realizar el cronograma de limpieza de los puntos identificados. Actividad en cabeza de la Directora operativa y de la contratista ambiental

No. 6. Programa de lavado de áreas públicas

8. Establecer las frecuencias del servicio de acuerdo a las necesidades detectadas en el municipio: Se debe realizar un nuevo cronograma de frecuencias de rutas. Actividad en cabeza del área operativa.

9. Capacitación al personal sobre uso eficiente del agua: Debe de incluirse en el Plan Institucional de Capacitaciones. Responsable de la actividad, Secretaria General.

10. Realización de talleres teórico - prácticos en barrios pilotos, promoviendo campañas de capacitación de reciclaje y separación en la fuente: Continuar con las capacitaciones tal como se llevó a cabo en el barrio Carmenza Rocha. Responsables de la actividad, Dirección Operativa y Dirección comercial. Definir cronograma.

De esta manera se evalúa cada uno de los Programas que conforman el PGIRS, donde se muestra que a 31 de julio, presenta un avance de¡ 52% , recordando que tiene unas metas

Amigos empochaparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914

empochaparraI Correo Pag web

OC tEmpochaparra Chaparra¡ - Colombia

ACTA DE REUNIóN COMITÉ DE COORDINACIóN DEL SISTEMA DE CONTROL No. 002

Fecha: 18 agosto de 2021 1 Hora:3:00 pm.


Amigos empochaparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914 Correo: ©empochaparral .c Pag web:

Da rra co ©Empochaparral Chaparral - Colombia

Fecha: 18 agosto de 2021 1 Hora:3:00 p.m.


Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, de conformidad con las obligaciones y funciones desempeñadas por cada uno de los mismos, de acuerdo con el temario, en Chaparral (Tolima), a los diez y ocho días (18) días del mes de agosto de 2021

ASISTENCIA

ana Patricia NOMBRE CARGO FIRMA

ricia Buenaventura 1 Jiménez Gerente t u

Secretario General

écnica Comité Jefe de

211

Amigos empochaparral Calle 10 N 961 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914 ©empoohaparral

Correo: Pag web:

EmpochaparraI Chaparral - Colombia

Fecha: 03 de septiembre de 2021 1 Hora:11:00 p.m.



Diana Patricia Buenaventura Director Financiero y Jiménez Gerente Harol Mauricio Rodríguez Pereira Comercial

Jefe de Control Magaly Rojas Reyes Secretaria General Marisol Forero Bocanegra Interno

Auxiliar de Facturación

[jqny Gisella Ducuara (Invitada)


2. Temas a Tratar

2.1 Presuntas irregularidades en el recaudo del operador Gana Gana


ÍTEM 1 TEMA

Verificación de asistencia Se hace la verificación de la asistencia de los integrantes del Comité de Coordinación del sistema de control Interno, se cuenta la mayoría de los miembros, teniendo en cuenta la Resolución 016 del 30 de enero de 2019 "Mediante el Cual se crea el Comité de Coordinación del sistema de control Interno".


Amigos ompochparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914

tempochaparraI Correo: Pag web:

o Q2arracc


Antecedentes:

2 El pasado 02 de septiembre la Jefe de Control Interno se percató que el recibo de servicio de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de su casa, se encontraba con una mora de siete mil pesos mete ($7000), situación que era imposible, toda vez que el cliente siempre paga la totalidad del recibo, lo cual fue informado a la Auxiliar de facturación, para que realizara la revisión respectiva en su base de datos.

Al revisar el pago del recibo, se percataron que la colilla de pago no contenía la información del pago, resultado sospechosa esta situación. Al verificar el asesor de Gana, correspondía al número 1007288551. De inmediato la funcionaria informó la situación a la entidad Gana Gana.

El día 03 de septiembre en horas de la mañana se presentaron dos personas más con la misma situación, y como en la situación mencionada anteriormente, el usuario de Gana gana, era la misma persona, generando preocupación dentro de la entidad.

De una vez esta situación fue informada a la gerencia y los Directivos por parte de la auxiliar de facturación, tomando las siguientes medidas para confrontar la situación:

• Solicitar a Gana Gana la base de datos del usurario que presento los casos que para esta situación es 1007288551

• Por parte de Empochaparral verificar por rutas de acuerdo al listado proporcionado por Gana gana y hacer la verificación en campo, en compañía de control interno

• Informar a la persona encargada del convenio en Ibagué, la situación con el ánimo que la empresa tomara las medidas de protección del recaudo de Empochaparral de manera inmediata

• Se toma la decisión de restringir los abonos a los recibos de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo en el punto Gana Gana, y de presentarse solo se aplicará con factura emitida por EMPOCHAPARRAL.

Proposiciones y Varios

3

No se presentan proposiciones para la presente reunión

O Amigos empochaparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914

ernpochaprraI Correo Pag web

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cEmpochaparra CaioJobia

Fecha: 03 de septiembre de 2021 1 Hora:11:00 pm.


Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, de conformidad con las obligaciones y funciones desempeñadas por cada uno de los mismos, de acuerdo con el temario, en Chaparral (Tolima), a los tres (03) días del mes de septiembre de 2021

—ASISTE-NCIA

Magaly Rojas Reyes 1 Secretario General Director Financiero y

Harol Mauricio Rodríguez Pereira Comercial Auxiliar de Facturación

Jeny Gisella Ducuara (Invitada) ÇII

MAI1SOL FORRO BOCANEGRA

íontrol Secretari"récnica Comité

Jefe de lnte(no EMPOCHAPARRAL ESP

'410 Amigos empochaparra! Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (6) 2460914

©empochaparra Correo: cy. Pag web:

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2. Temas a Tratar

2.1 Presuntas irregularidades en el recaudo de! operador Gana Gana

DESARROLLO DE LA REU te]

ITEM 1 TEMA

aprobación

Se hace la verificación de la asistencia de los integrantes del Comité de Coordinación M sistema de control Interno, se cuenta la mayoria de los miembros, teniendo en cuenta la Resolución 016 del 30 de enero de 2019 ~lante el Cual se crea of Combé de

presentes se inicia la reunión, para tocar los temas expuestos en el orden de¡ día prei •:.- Igl

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Chaparral Colombia

El pasado 02 de septiembre la Jefe de Control Interno se percató que el recibo de servicío dc! Acueducto, Alcantarillado y Aseo de su casa, se encontraba con una mora de siete mi! peso!!

situación, y como en la situación mencionada antedorrnente, el usuario de Gana gana, era la misma persona, generando preocupación dentro de la entidad.

De una vez esta situación fue informada a la gerencia y los Directivos por parte de la auxilíar de facturación, tomando las siguientes medidas para confrontar la situación:

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Psempapsrra1 Calle 10 N 961 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914 Correo Pag web

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Para constancia de intervienen en ella, los mismos, de it f Chaparral (Tolíma), a los tres (03) días del mes de septiembre de 2021

Amigos ern~epaffM Calle .10 N 9-61 Sardo: Centro Conmutador 8) 2460914 Correo. Pa9web:

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Empochapsrral

07 de septiembre de 2021 1 Hora:3:00 p.m. Lugar: 1 Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP - Chaparral Tolima

ASISTENCIA

NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO Diana Patricia Buenaventura Jiménez Gerente Karen Eliana Vizcaya Rojas Directora Operativa

Magaly Rojas Reyes Secretaria General - Marisol Forero Bocanegra


Orden del Día 1. Verificación de asistencia

2. Temas a Tratar

2.1 Verificación de Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos PSMV y el Plan de Obras

e Inversiones de Empochaparral


Ion

Verificación de asistencia Se hace la verificación de la asistencia de los integrantes del Comité de Coordinación del sistema de control Interno, se cuenta la mayoría de los miembros, teniendo en cuenta la Resolución 016 del 30 de enero de 2019 "Mediante el Cual se crea el Comité de Coordinación del sistema de control lntemo'

De esta forma con los miembros del Comité de Coordinación del sistema de control Interno, presentes se inicia la reunión, para tocar los temas expuestos en el orden del día previa 1 aprobación del comité.

Ç Amigas empochaparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914 empochaparr

Correo: ten; Pag web:

Empochaparrat Chaparral—Colombia

ACTA DE TJ1[e]ECOMITÉ No. 004

07 de septiembre de 2021 1 Hora:3:00 pm. Lugar: 1 Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP - Chaparral Tolima

2.1 Seguimiento de Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos con corte al 31 de julio de 2021:

legales que soportan la legalidad de¡ plan:

Este documento muestra actividades macro que deben ser atendidas tanto por la Alcaldía municipal como por la empresa de servicios públicos.

De acuerdo con el seguimiento quedaron pendiente algunas actividades:

OBLIGACIONES ACTIVIDAD PENDIENTE POR DESARROLLAR

RESPONSABLE

Diagnóstico valorativo de los Contratar mantenimiento y sistemas de captación, limpieza a las plantas de transporte, tratamiento y tratamiento de aguas disposición final de los residuales que se encuentran EMPOCHAPARRAL sistemas de manejo de ubicadas en el barrio José aguas domésticas del María Melo, San Fernando, Municipio y formulación del Santa Helena, celda de Plan Maestro de disposición final y letrinas en Alcantarillado para el casco el barrio Carmenza rocha. urbano de Chaparral Dos mantenimientos al año Identificación de sectores con Reunión con la Alcaldía, es el mayores índices Ente territorial quien realiza ALCALDIA poblacionales sin sistema de ampliación de alcantarillados alcantarillado.


©empochsparrai Correo: Pan web: I2

@Empochaparrsl jChaparra] —Colombia

ACTA DE REI-#V[G(I-CGfíllTE DE ts1! No. 004


OBLIGACIONES ACTIVIDAD PENDIENTE RESPONSABLE SEGÚN REOSLUCIÓN POR DESARROLLAR

Presentar semestralmente Enviar informe vigencia 2020 informe de cumplimiento de (enviar informe 2 veces al los programas, productos y/o año) Dirección Operativa actividades planificados en el Diana Carolina Oviedo documento de PSMV. Para ello se debe presentar como mínimo la siguiente información Saneamiento y reducción de Realizar mesa de trabajo con puntos de vertimiento la alcaldía (planeación) y

revisar los puntos de vertimiento y presentar Alcaldía Y Empochaparral posibles soluciones a los mismos

Cumplimiento de los Realizar un documento indicadores mínimos: técnico, para mantenimiento Volumen de agua (generada, y limpieza de PTAR Dirección Operativa colectada, tratada), Realizar censo anual Diana Carolina Oviedo eficiencias de las plantas y (Periodicidad) demás según el caso. Monitoreo y análisis de las Realizar contratación para descargas de aguas 2021 residuales y sus (2 veces al año) correspondientes fuentes receptoras junto con el -

'- análisis de cargas contaminantes (generada, colectada, transportada, tratada, vertida) desde su

Amigos empochaparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914 R empochaparral Correo: Le - i - iú. Pag web:

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07 de septiembre de 2021 1 Hora:3:00 pm. Lugar: j Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP - Chaparral Tolima

proyección inicial - Resultados obtenidos con el fin de realizar seguimiento y cumplimiento a lo aprobado en documento PSMV.

Análisis de cumplimiento de los objetivos de calidad Actualización ficha general de saneamiento teniendo en cuenta el número de usuarios de acueducto, cobertura de acueducto, número de usuarios de alcantarillado, cobertura de alcantarillado, sistema de tratamiento de aguas residuales, cobertura de cada sistema de tratamiento de aguas residuales, número de usuarios de aseo, cobertura de aseo, macro medición, micro medición Presentar planos de las redes de alcantarillado zona rural y urbana, de las PTAR establecidas dentro del PSMV, fuentes de agua receptoras de descargas aauas residuales.

Revisar Análisis Con Dra. Dirección Operativa Paula Camarao

Realizar informe sobre el macromedidor adquirido en Control interno el 2015

Continuar con el Dirección Oper levantamiento de planos de alcantarillado

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. Decreto 403 de 2018 CORTOLIMA


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@Empochaparral Chaparra¡ — Colombia

Fecha: 07 de septiembre de 2021 1 Hora:3:00 pm


1 Vtos Existentes! 2019 2020 2021 2022 2023 j VtosA reducir

10 9 7 1 1 5 1

CHAPARRAL 1 2 2 0 1

Se indicó que estos son los puntos de vertimiento que la entidad debe reducir, de acuerdo con lo estipulado en el Decreto 403/2018.

Se acordó que por iniciativa de la Empresa de Servicios, se harían mesas de trabajo con la Alcaldía, para acordar el cómo reducir estos puntos de vertimiento, de acuerdo a las posibilidades de la Empresa y en concordancia con el municipio.

El plan fue actualizado en el año 2017 y tiene una vigencia de 15 años. Este plan va ligado a las tarifas que se cobran a los usuarios.

El Plan se divide en los tres macro procesos Acueducto, Alcantarillado, Aseo. En él se muestra los subsistemas, los proyectos y valores de la inversión a desarrollar en cada uno de ellos.

En el macro proceso de Acueducto, la empresa es la que desarrolla esta actividad, pero desarrollarla con recursos y esfuerzo propio, no se ha cuantificado la inversión. Situación que debe ser modificada por parte del área operativa.

En el macro proceso de Alcantarillado se realizó definiendo algunos puntos que para la época era críticos desde el punto de vista de la Dirección Operativa, pero a lo largo del tiempo esa inversión y se superaron. Se anexa la matriz que muestra la inversión realizada.

4 Amigos empochaparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914

empochaparra Correo: Pag web:

Empochaparra Chaparral - Colombia

II

No. 004


COMPROMISO: Por parte de la Directora Operativa de llevar una matriz donde se identifique la inversión realizada por la empresa en las intervenciones que se hagan en los macro procesos de acueducto y alcantarillado, con el fin de cuantificar la inversión.

i.j.i*iy&!FÍit


Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que Intervienen en ella, de conformidad con las obligaciones y funciones desempeñadas por cada uno de los mismos, de acuerdo con el temario, en Chaparral (Tolima) siete (07) días del mes de septiembre de 2021. Siendo las 6:15 pm.

ASISTENCIA NOMBRE CARGO FIRMA

Diana Patricia Buenaventura Jiménez Gerente

Secretario Magaly Rojas Reyes General

Directora IA Karen Eliana

Mayisol Forero Bocanegra Secretaria Técnica Comité

Comité de Coordinación de Control Interno

Amigos ompochaparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914 @empochaparral

Correo: Pacíweb: 2,5 eocn&rr o'

@Empochaparral

Fecha: 08 enero de 2021 Hora: 10:00 a.m.

Lugar.1 Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP - Chaparral Tolima

De otro lado la oficina de Control Interno realizará intervención en los diferentes roles que son de su competencia y que se deben de adelantar a lo largo de la vigencia, como son Asesoría, Evaluación, Evaluación de Riesgos, Fomento a la Cultura de Autocontrol y Relación con Entes Externos. Se anexa al presente documento el plan de auditoría el cual hace parte integral de la presente

2.2 Aprobación del Plan de Auditoría vigencia 2021

Se somete a consideración el plan de Auditoría propuesto por la Jefe de Control Interno, el cual fue aprobado por unanimidad por el comité de Coordinación de Control interno de la Empresa de Servicios Públicos de Chaparral EMPOCHAPARRAL E.S.P.

Proposiciones y Varios 3


Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, de conformidad con las obligaciones y funciones desempeñadas por cada uno de tos mismos, de acuerdo con el temario, en Chaparral (Tc4íma), a los ocho días (08) días del mes de enero de 2021

ASISTENCIA

Edwin Leonardo Avilés García 1 Gerente 1 K ) 4----74T

[Magaíy Rojas Reyes Secretario General 1 Director Financiero s' u Karol Mauricio Rodríquez Comercial 4q

Amigos empochaparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914 Correo: Pag web:

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____ ASISTENCIA

NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO Diana Patricia Buenaventura Director Financiero y Jiménez Gerente Harol Mauricio Rodríguez Pereira Comercial

Jefe de Control Magaly Rojas Reyes Secretaria General Marisol Forero Bocanegra Interno

Auxiliar de POR Rubén Darío Galindo (Invitado) Diana Carolina Oviedo Vega Contratista (Invitada)

Auxiliar 1 Administrativa 1

Yeimmy Milena Reyes (Invitada)

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2. Temas a Tratar

2.1. Presentación General

• Reunión con el personal escobita para hacer la presentación de la nueva Gerencia • inducción del personal - Presentación del organigrama • Presentación de Directivos de la Empresa

2.2. Lectura del contrato

2.3. Entrega de dotación

2.4. Explicación de rutas por parte de los funcionarios


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Lugar: 1 Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP - Chaparral Tolima


ÍTEM TEMA

Verificación de asistencia Se hace la verificación de la asistencia de los integrantes del Comité de Coordinación del sistema de control Interno, se cuenta la mayoría de los miembros, teniendo en cuenta la Resolución 016 del 30 de enero de 2019 "Mediante el Cual se crea el Comité de Coordinación del sistema de control lnterno"

De esta forma con los miembros del Comité de Coordinación del sistema de control Interno, presentes se inicia la reunión, para tocar los temas expuestos en el orden del día previa aprobación del comité. 2.1. Presentación General La Gerente, Ing, Diana Patricia Buenaventura Jiménez, se dirige a todo personal de apoyo en barrido y limpieza urbana, quienes inician contratación el día 22 de septiembre, con fecha de terminación el 31 de diciembre de 2021. La Gerente da la bienvenida al personal y expone los motivos de la reunión. También hace una descripción general de la Empresa y la importancia que ellos representan en el macro proceso de aseo. e Toma la palabra la Secretaria General y hace la inducción al personal donde muestra la

misión, visión, valores de la empresa. Así mismo muestra el organigrama de la entidad y los ubica de tal manera que conozcan su rol dentro de la actividad empresarial

• La Gerente realiza la presentación de cada uno de los directivos de la Empresa y la función que cada uno de ellos tiene dentro de la Entidad, haciendo énfasis en el área operativa, que es donde ellos ejercen su actividad laboral.

2 22. Lectura del contrato

e La Gerente procede a la lectura del contrato donde indica los derechos y obligaciones que tienen con la empresa a la hora de firmar el contrato; así:

Obligaciones Específicas:

1) Hacer uso de los elementos de Bioseguridad e identificación de imagen corporativa de EMPOCHAPARRAL E. S. P. 2) Realizar actividades de barrido, aseo y limpieza en calles, carreras y vías principales del perímetro urbano del Municipio de Chaparral, según cronograma de actividades presentado por la Dirección Operativa.

Amigos empoch2parral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914

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ACTA DE REUNIóN COMITÉ DE COORDINACIóN DEL SISTEMA DE CONTROL

22 de septiembre de 2021 1 Hora:04:14 pm. Lugar: 1 Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP - Chaparral Tolima

3) Desarrollar actividades de retiro de maleza en calles, carreras y vías principales de la zona urbana de Chaparral, según cronograma de actividades presentado por la Dirección Operativa. 4) Realizar actividades de aseo, limpieza y mantenimiento a zonas verdes, parques biosaludables y demás sitios públicos según cronograma de actividades presentado por la Dirección Operativa. 5) Cumplir con el protocolo de Biosegundad adoptado e implementado por EMPOCHAPARRAL E. S. P., así como el uso de los elementos de trabajo necesarios para el ejercicio de la actividad. 6) Utilizar los elementos personales de protección, según disposición expresa en la Ley 9 del 24 de enero de 1979, Título 30, artículo 123 y 124, y la Resolución 2400 del 22 de mayo de 1979, Título 4, Capítulo 2, De los Equipos y Elementos de Protección, artículos 176 a 201

Obligaciones Generales:

a) Poner al servicio del EMPLEADOR toda su capacidad normal de trabajo, en forma exclusiva en el desempeño de las funciones propias del oficio mencionado y en las labores anexas y complementadas del mismo, de conformidad con las órdenes e instrucciones que le imparta EL EMPLEADOR directamente o a través de sus representantes. b) No prestar directamente ni indirectamente servicios laborales a otros EMPLEADORES, ni a trabajar por cuenta propia en el mismo oficio, durante la vigencia de este contrato; c) Guardar reserva sobre los hechos, documentos, informaciones y en general, sobre todos los asuntos y materias que lleguen a su conocimiento por causa o con ocasión de su contrato de trabajo; d) Mantener una buena presentación personal y desplegar buen trato para con los usuarios, directivos y compañeros de trabajo; e) Atenderá con diligencia todas y cada una de las labores encomendadas en el desarrollo de las funciones establecidas para el cargo que será parte integral del presente contrato; f) Mantener su lugar de trabajo en perfecto estado de orden y aseo y cumplir estrictamente con las normas de Bioseguridad establecidas por la Empresa de Servicios Públicos de Chaparral EMPOCHAPARRAL E.S.P., g) Actualizarse en todos los temas relacionados con la eficiente presentación del servicio a su cargo en especial las normas que enmarca el reglamento interno de trabajo y la de seguridad y salud en el trabajo. h) Avisar oportunamente tres (3) días mínimo y por escrito la solicitud de permiso, licencia o desplazamiento

Se continúa con la lectura y se le informa que las obligaciones son de estricto cumplimiento. Se les pregunta si están de acuerdo o si tienen alguna duda sobre la información suministrada en la lectura del contrato. Respondiendo que no tienen ninguna pregunta o duda.

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El señor Rubén Darío Galindo, tomó la palabra y le dio la bienvenida al personal de apoyo de limpieza motivándolo a continuar trabajando con la mayor disposición y presentando los mejores resultados. También mencionó que iba a entrar más personal a partir del 01 de octubre del presente año, por tanto las rutas se iban a ampliar. Con base en lo anterior se hará un cronograma de trabajo, tanto de nuevas rutas como de limpias de andenes y sardineles.

La Jefe de Control Interno hará de manera aleatoria recorridos, verificando la actividad de los empleados y posteriormente entregará informe a la Gerencia de los resultados obtenidos, conforme a las obligaciones contractuales.

2.3. Entrega de Dotación

Posteriormente se procede hacer entrega de la dotación que le brinda la empresa.

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[ 122 de septiembre de 2021 1 Hora:04:14 p.m. Lugar: 1 Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP - Chaparral Tolima

2.4. Explicación de rutas por parte de los colaboradores

Cada uno de los colaboradores toma la palabra indica su nombre, la ruta que tiene asignada y las actividades que realizan en cada una de sus rutas.

La gerente menciona que el objetivo de saber la ubicación de su vivienda, es para contemplar la posibilidad de ubicar las personas a trabajar cerca de sus viviendas. De esta manera la comunidad (vecinos) estarían de alguna manera supervisando la actividad de la persona, pero también es una forma de empoderar a los empleados para que su trabajo sea eficiente.

Proposiciones y Varios 3

A la presente se adjunta listado de asistencia

Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, de conformidad con las obligaciones y funciones desempeñadas por cada uno de los mismos, de acuerdo con el temario, en Chaparral (Tolima), a los veintidós días (22) días del mes de septiembre de 2021.

ASISTENCIA NOMBRE CARGO FIRMA

Diana Patricia Buenaventura Jiménez Gerente

Magaly Rojas Reyes Secretaria General Director Financiero y

Harol Mauricio Rodríguez Pereira :t::'Operativa ___________________

Contratista /

Diana Carolina Oviedo Vega (Invitada)

Auxiliar Administrativa Yeimmy Milena Reyes (Invitada) J.&J

Auxiliar de PQR Rubén Darío Galindo (lnvitady)

MARISL FORRO BOCANEGRA Secretaria Tecnica del Comité

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Fecha: 28 septiembre de 2021 1 Hora: 05: 00 p.m.


ASISTENCIA

NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO Diana Patricia Buenaventura Dir. Financiero y Jiménez Gerente Harold M Rodríguez P Comercial

Secretaria Jefe de Control Magayojas Reyes General Marisol Forero Bocanegra Interno

1, Verificación de asistencia 2. Temas a Tratar 2.1 Modificación al plan de auditoría vigencia 2021, frente al cambio de fecha para el

seguimiento Informe al Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo, según el Decreto 1072 de 2015.

2.2 Inclusión de las auditorías especiales realizadas en la presente vigencia e informe de seguimiento a temas puntuales

2.3 Aprobación de las modificaciones realizadas al plan de auditorías


ÍTEM TEMA

1 Verificación de asistencia Se hace la verificación de la asistencia de los integrantes del Comité de Coordinación del sistema de control Interno, se cuenta con la totalidad de los miembros, teniendo en cuenta la Resolución 016 del 30 de enero de 2019 "Mediante el Cual se crea el Comité de Coordinación del sistema de control Interno",


2 Temas a tratar:

11 Amigos empochaparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914 22515 Correo: c aceicsL Pan web:

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28 septiembre de 2021 1 Hora: 05: 00 p.m. Lugar: 1 Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP Chaparral Tolima

21. Modificación al plan de auditoría vigencia 2021, frente al cambio de fecha para el seguimiento Informe al Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo, según el Decreto 1072 de 2015.

En el plan de auditoría, aprobado para la vigencia 2021, se contempló para el mes de marzo de 2021, realizar las actividades de seguimiento al Sistema de Seguridad y Salud de EMPOCHAPARRAL ESP, dada diferentes actividades y seguimientos a otros procesos presentados y que requerían tiempo para su ejecución, la oficina de Control Interno no logró dar cumplimiento con esta actividad en la fecha inicialmente programada.

Así mismo el día 27 de septiembre de 2021, se llevó a cabo la inspección de vigilancia realizada por el Ministerio de Trabajo, atendida por la Gerente de la empresa y La Secretaria General de EMPOCHAPARRAL ESP, donde quedo como compromiso llevar a cabo el seguimiento pendiente al sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo para el día 15 de octubre de 2021 y a su vez emitir la constancia del mismo, en donde se verificar temas de forma mas no de fondo, dado que en la actualidad no se cuenta con personal idóneo para realizar una auditoría total del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

2.2. Inclusión de las auditorías especiales realizadas en la presente vigencia

DETALLE FECHA

• Auditoría informe de Empalme del Agosto de 2021 Gerente saliente

• Auditoría Cargue al SECOP Septiembre 2021

• Auditoría a compra de macro medidor Septiembre 2021 adquirido en el 2015

• Auditoría cargue de información al SU Octubre de 2021

Página 2 de 4 Amigos empochaparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914

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ACTA DE REUNIóN COMITÉ DE COORDINACIóN DEL SISTEMA DE CONTROL No. 006

28 septiembre de 2021 1 Hora: 05: 00 p.m. Lugar: 1 Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP - Chaparral Tolima

Seguimientos:

DETALLE FECHA • Seguimiento al cumplimiento de la Julio de 2021

Resolución 161 de 2019 • Seguimiento a planes institucionales Agosto y septiembre de 2021

PGIRS,_PSMV Y POIR • Seguimiento a la implementación del Septiembre de 2021

decreto _989_de_2021 • Seguimiento al proceso de aseo,

actividades de barrido de calles, limpieza, Octubre - Diciembre de 2021 mantenimiento vías _de _públicas

• Seguimiento al consumo de materiales usados en las obras, para atender PQR Octubre - Diciembre de 2021

2.3. Aprobación de las modificaciones realizadas al plan de auditorías

Se somete a consideración las modificaciones presentadas al plan de Auditoria vigencia 2021, el cual fue deliberado y aprobado por unanimidad por el comité de Coordinación de Control interno de la Empresa de Servicios Públicos de Chaparral EMPOCHAPARRAL E.S.P. y deberá ser publicado en la página institucional.


Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, de conformidad con las obligaciones y funciones desempeñadas por cada uno de los mismos, de acuerdo con el temario, en Chaparral (Tolima), a los veintiocho (28) días del mes de septiembre de 2021

L ASISTENCIA NOMBRE CARGO FIRMA


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28 septiembre de 2021 1 Hora: 05: 00 p.m. Lugar: Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP — Chaparral Tolima y

Diana Patricia Buenaventura Jiménez

Gerente

Director Finíanciero Harol y Comercial 1 2, ~ ~, Apí 71ff, 4 Karen Eliana

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ACTA DE REUNIÓN COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL No 007

Fecha: 13 DE OCTUBRE DE 2021 Hora: 6:40 p.m.

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Diana Patricia Buenaventura Jiménez Gerente Magaty Rojas Reyes 'Secretaria General

Directora Jefe de Control Karen Vizcaya Rojas Operativa Marisol Forero Bocanegra Interno

Orden del Día

1. Verificación de asistencia 2. Temas a Tratar

Seguimiento a los trabajos de la celda de disposición 3. Proposiciones y Varios


ÍTEM TEMA

Verificación de asistencia Se hace la verificación de la asistencia de los integrantes del Comité de Coordinación del sistema de control Interno, se cuenta con la totalidad de los miembros, teniendo en cuenta la Resolución 016 del 30 de enero de 2019 "Mediante el Cual se crea el Comité de Coordinación del sistema de control Interno".

De esta forma con los miembros del Comité de Coordinación del sistema de control Interno, presentes se inicia la reunión, para tocar los temas expuestos en el orden del día previa 1 aprobación del comité.

Temas a tratar:

2.1 Seguimiento a los trabajos de la celda de disposición 2

La Ingeniera Diana Buenaventura hace la introducción de la reunión donde menciona los procesos que la Corporación Autónoma de Tolima CORTOLIMA, está adelantando en contra] de la Empresa, por la disposición de la basura.

Página 1de4 Amigos empochaparral Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914

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Fecha: 13 DE OCTUBRE DE 2021 Hora: 6:40 p.m.

Lugar: Oficinas E.MPOCHAPARAL ESP - Chaparral Tollrna

En tal sentido, la reunión va dirigida a realizar una serie de tareas que contribuyan con el mejoramiento y vida útil de la celda.

Almacenista 1. Realizar un agendamiento adecuado de los vehículos con el mecánico para evitar

traumatismo en el arreglo de los mismos. 2. Lavado de vehículos, se realizará en la PTAR por parte de los conductores y los

recolectores. Se debe llevar un cronograma para tal fin por parte de la almacenista. 3. Arreglar las plantas para ser utilizadas en la celda de disposición 4. Cambio de aceite. Ya se viene una contratación para empezar hacer mantenimiento a

los vehículos.

Apoyo Operativo: Andrés Hernández manifiesta que para que el trabajo no se pierda se debe tener en cuenta lo siguiente

1. Botar basura en la parte de arriba y seguir las recomendaciones impartidas tanto por él como por Alejandro, ello son los que saben la manera indicada de disponer.

2. Botar los lixiviados en la canal a través de un tubo y manguera, es una adaptación sencilla pero mejora el funcionamiento

3. Andrés Hernández, David Reinoso, Jaiver y Carolina Oviedo, serán los encargados de reproducir las bacterias

1. Coordinar con la almacenista la consecución de los materiales para el sostenimiento de las bacterias. Cal, bacterias, melaza y fumigar cada 8 días.

2. Coordinar la siembra de las cercas vivas

Secretaria General

1. Oficiar a las vidrierías que este tipo de negocios serán atendidos por la ruta selectiva, con el fin de evitar accidentes de los recolectores de basura.

2. La secretaria General hace las siguientes recomendaciones: • Realizar los pago de seguridad se debe realizar antes del 16 de cada mes

Página 2 de 4 Amigos empochaparrat Calle 10 N 9-61 Barrio: Centro Conmutador (8) 2460914

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Fecha: 15 de octubre de 2021 Hora: 08: 00 a.m.


ASISTENCIA

NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO Diana Patricia Buenaventura Jiménez Gerente Karen Eliana Vizcaya Rojas Directora Operativa

Magaly Rojas Reyes Secretaria General

Harol Mauricio Rodríguez Pereira

Director Financiero y Comercial

Marisol Forero Bocanegra Jefe de Control Interno Adriana Cárdenas (Invitada) Contratista

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1. Verificación de asistencia 2. Temas aTratar 2.1 Verificación de cargue de información al SUI


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Verificación de asistencia Se hace la verificación de la asistencia de los integrantes de¡ Comité de Coordinación de¡ sistema

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Fecha: 1 15 de octubre de 2021 1 Hora: 08: 00 am.

Oficinas EMPOCHAPARRAL ESP - Chaparral Tolima

2.1 Verificación del cargue de información con corte al 8 de octubre de 2021, se procedió a rendir el informe del trabajo adelantado entre la señora Adriana Cárdenas y la Jefe de control interno de la entidad. El objetivo del seguimiento al aplicativo es dejar con corte al 31 de diciembre del presente año, la vigencia 2021 sin pendientes. Para lograr que la información sea cargada de acuerdo al requerimiento de la Superintendencia, es necesario que los responsables conozcan su periodicidad y que ejecuten la labor de acuerdo a esas fechas.

Se informa que al 8 de octubre, se encontraban 130 formularios pendiente de cargue

Se anexan a la presente acta por cada uno de los tópicos los formularios pendientes y el plan de trabajo para lograr el cumplimiento del cargue en el tiempo estipulado por la Superintendencia

De esta manera se da a conocer los formularios que se tienen pendiente por cargar al SUI. Se aclara esto es solo vigencia 2021. Aún se encuentran otros de vigencias anteriores.

Proposiciones y Varios

3


Para constancia de lo anterior, se firma la presente acta bajo la responsabilidad expresa de los que intervienen en ella, de conformidad con las obligaciones y funciones desempeñadas por cada uno de los mismos, de acuerdo con el temario, en Chaparral (Tolima), a los quince (15) días del mes de octubre de 2021

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Fecha: 1 15 de octubre de 2021 1 Hora: 08: 00 a.m.

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