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SWM

ELBA: Der Elektronische BauaktDezember 2015

Öffentlich

ELBA: Der

Elektronische BauaktSimon Rittsteiger

[email protected]

1. Kurze Vorstellung der Stadtwerke München

2. Aufgabenstellung: Der Elektronische Bauakt

3. Lösung: Fred & Alfresco

4. Fazit

Agenda

Kurzvorstellung SWM Stadtwerke München

Einer der größten deutschen Energieversorger

Garant der kommunalen Daseinsvorsorge

Unser Profil / Kurzporträt

Eines der größten kommunalen Unternehmen

Deutschlands

Nachhaltiges Angebot: Strom, Erdgas, Fernwärme,

Wasser, Bäder, Nahverkehr und Telekommunikation

Bieten attraktive Leistungen zu einem guten

Preis-Leistungs-Verhältnis

Dezember 2015 / SWM Unternehmenspräsentation5

Begleiten seit über 125 Jahren das Leben in München

Unser Profil / Geschäftsgebiete

Unsere Kernkompetenzen


Strom: Erzeugung, Verteilung, Vertrieb

Erdgas: Produktion, Transport, Verteilung, Vertrieb

Fernwärme: Erzeugung, Verteilung, Vertrieb

Wasser: Gewinnung, Verteilung, Vertrieb

Bäder: Hallen-, Freibäder, Saunen, Eislauf

Mobilität: U-Bahn, Tram, Busse und mehr

Telekommunikation: Internet, Telefon und TV

über Glasfaser

Kunden mehr als 1,2 Millionen (Energie und Wasser)

Unser Profil / Unternehmensdaten

Kennzahlen

Mitarbeiter rund 9.700

Umsatz 2014 rund 6,1 Milliarden Euro

Stromnetz rund 12.000 km

Fernwärmenetz rund 800 km

Erdgasnetz rund 6.000 km

Wassernetz rund 3.200 km

Verkehrsnetz rund 636 km


ELBA: Der elektronische Bauakt

Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt

Die SWM (Infrastruktur GmbH) betreiben und erweitern die Versorgungsnetz-

Infrastruktur und die Netzanschlüsse.

Es entsteht Dokumentation zu tausenden von Vorprojekten, Baufallprojekten,

Netzanschluss-Vorgängen und Instandhaltungs-Aufträgen

ELBA – der elektronische Bauakt – vervollständigt die ECM Architektur durch

einen digitalen Dokumenten-Prozess zur „Baumappe“:

Aufmaß-Unterlagen, Kostenberechnungen

Pläne

Schriftverkehr

Baustellen-Dokumentation

Angebote & Vertragsunterlagen

…

Aufgabenstellung

/ Alfresco User Day WienDezember 20159


Dokumente werden in Papier weitergegeben und am Ende digitalisiert

Verteilte digitale Aufbewahrung in Fachbereichen.

Ausgangssituation vor ELBA

Dezember 2015 / Alfresco User Day Wien10

Vertrieb

Instand-haltung

• SAP

Planen & Bauen

• SAP

• Laufwerke

Digitalisieren & Archivieren

• Individual-Lösung (Java)


Digitale Prozesskette

Ziel-Prozess mit ELBA


Vertrieb

Instand-haltung

• SAP

Planen & Bauen

• SAP

• Alfresco, Fred

QS & Archivieren

• Individual-Lösung (Java)


Prozessfortschritt und Zuständigkeiten klar erkennen

Bei der Dokumentenablage so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen

Benötigte Dokumente zu einem Vorgang schnell finden

Prozesse vorantreiben - ohne Kommunikation über SAP & DMS Aktionen hinaus

Erfolgskriterien aus Sicht des Anwenders


Lösung: Fred & Alfresco


Alfresco Enterprise

Technische Plattform passend zur Java-Strategie, war bereits als DMS im

Einsatz

Fred (Xenit)

Alfresco Client für Windows-Anwender, ebenfalls bereits im Einsatz

Erleichterter Umstieg vom Windows-Explorer auf Alfresco

Eingesetzte Tools


ELBA

Weitere Bereiche

webscript Archivwebscript


Zentrales Statusmodell als Ordner abgebildet

(Alfresco)

Zugriffsrechte hängen auch vom Status ab

Suche über den Pfad möglich

Akten sind über den Status verknüpft: ggf. über

mehrere Pfade zu finden

… Prozessfortschritt und Zuständigkeiten klar erkennen



Baumappen werden aus Vorlagen erzeugt und sind technisch als folder types

modelliert. Metadaten kommen weitgehend aus dem SAP System.

Dokumente hochladen: Drag & Drop (Fred)

Ansicht in der Metadaten abhängig von Typ und Anwendungsfall Lesen o.

Bearbeitung (Fred)

…so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen



Kategorie als zentrales Merkmal am Dokument

Z. T. automatische, regelbasierte Kategorienzuordnung

Massenbearbeitung der Metadaten möglich (Fred)

…so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen



Suchaufruf per link (Absprung aus SAP nach Fred)

Facettierte Suche

Gespeicherte Suchen

… Benötigte Dokumente zu einem Vorgang schnell finden



Webscript-Erweiterung für besondere Anforderungen

Schneller Aufruf von Webscripts über das Fred-Kontextmenü

Je nach Prozess manueller oder regelbasierter Statuswechsel (Alfresco)

… Prozesse vorantreiben



Email-Kommunikation durch ad hoc oder regelbasiert gestartete Workflows

ablösen

Workflow-Taskansicht ist in Fred integriert

… Prozesse vorantreiben



Dokumente und Metadaten sind in jedem Status einheitlich zugreifbar und

geschützt

Mit Fred als Client wurde schnell eine hohe Nutzerakzeptanz erreicht

Verteilte Dokumentenablagen auf Laufwerken / in Outlook wurden abgeschafft

Alfresco ließ sich als Plattform leicht in die bestehende Systemlandschaft

integrieren

Lösung wird kontinuierlich weiterentwickelt

Projektziele erreicht



Es ist schwierig Papier-Prozesse auf den ersten Wurf in einem strikten Workflow

zu übernehmen

Gewählte Lösung:

Erst Statusmodell einführen

Fachbereiche erarbeiten eine Prozesslösung in Excel

In späterer Iteration das „ausgereifte“ Excel wieder durch Metadaten-Modell

und BPMN-Workflows ablösen.

Die Erweiterungsmöglichkeiten von Alfresco ausschöpfen: Custom Model,

Behaviours & Policies, Webscripts, activiti, Rules

Gute Zusammenarbeit SWM-IT und

Lessons Learned


Zeit für Ihre Fragen

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