用語ストアを使用した文書管理

２０１４年１２月１３日

自己紹介

• 山﨑 淳朗（やまさき あつお）

• Japan SharePoint Groupの主催者

• Microsoft MVP for SharePoint Server– https://mvp.support.microsoft.com/profile/Atsuo.Yamasaki

• Twitter– @SharePointIssue

• Blog– http://sharepointissue.com

• 著書– SharePoint成功の道標

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仕事

• PiecePoint株式会社– 一応、社長さん！– 創業は2011年2月

• SharePoint好きの会社– 評価・検討、設計、開発、構築

• ポータル• Groupware• Workflow• Business Intelligence導入

– 関連ソリューション販売• SharePointリダイレクタ• SharePointBoost社製品• アンク社製品

– 関連ソリューション導入支援• Nintex Workflow

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このセッションのゴール

用語ストアの理解

ドキュメント管理の理解

効果的なドキュメント検索の理解

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次もJPSPSへ参加したくなる

シナリオ

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シナリオ

• ドキュメント管理システムとして、SharePointの導入を検討しています。

• 要件として、以下の物を挙げています– 容易に目的のファイルを探せる様にしたい

– ワークフローで文書の承認プロセスを明確化したい

– 保存期間の管理をしたい

– バージョンの管理をしたい

– ユーザー・権限管理は簡単にしたい

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実装方法

• 容易に目的のファイルを探せる様にしたい– 当セッションで解説します！

• ワークフローで文書の承認プロセスを明確化したい– 標準のワークフロー機能で実装

• 保存期間の管理をしたい– 標準のレコード管理機能で実装

• バージョンの管理をしたい– 標準のバージョン管理機能で実装

• ユーザー・権限管理は簡単にしたい– Active Directory認証し、セキュリティグループを活用し実装

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実装目標

• 検索スキルが低い人でも目的の文書にたどり着く

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用語ストア

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課題

• よくある文書管理の課題として、意味が同じなのに違う表現をする事があります。– SharePoint

– ＳｈａｒｅＰｏｉｎｔ

– シェアポイント

– ｼｪｱﾎﾟｲﾝﾄ

– シェアポ

– ShareP？

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用語ストアの機能

• メタデータ（用語）を管理する仕組みです。

• サイトコレクション単位で共有する用語ストアと、ファーム全体で共有する用語ストアがあります。

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用語ストアの作成

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サイトコレクション内に用語ストア

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ドキュメント管理

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SharePointにおけるドキュメント管理は

• ドキュメントライブラリだよね！– バージョン管理

– ワークフローによる承認

– レコード管理

– 列の追加

• 用語ストアで定義したメタデータを使いたい！– 共通の用語

– サイト コンテンツ タイプで作成

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「管理されたメタデーター」列の追加

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検索

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エンタープライズ検索

• SharePoint 2013 からFAST Searchが統合

• その為、前バージョンから比べると– 大規模な検索を実装できるようになった

– メタデータによる検索機能が大幅に向上• 設定が簡単になった！

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検索シナリオ：管理プロパティの活用

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ご清聴頂きまして、ありがとうございました

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