10.04.2023 • © PROMIS AS 1

Smidig prosjektgjennomføring – hvilken rolle får prosjektlederen?Siri Sundby, PROMISProsjekt 2012

10.04.2023 • © PROMIS AS 2

Prosjektlederrollen

Mersalg

Marginer i prosjektene

Fornøyd kunde

Finne egentlige kundebehov

Håndtere

vanskelige kunder

Tydelighet

Krav til fleksibilitetAvvik og endringer

Sporbarhet

Forventningsstyring

Faget prosjektledelse

Teknologiforståelse

Bygge og lede effektive teamSmidig ??

10.04.2023 • © PROMIS AS 3

God prosjektstyring og smidig kan kombineres

• Mange utfordringer med tradisjonell prosjektstyring i systemutvikling• For lang tid fra behov oppstår til produksjonssetting• Ikke tilstrekkelig tilrettelagt for læring underveis• Prosjektresultater tas ikke tilstrekkelig i bruk av mottakerorganisasjonen - ofte på

grunn av begrensninger i brukerinvolvering underveis• Men smidig uten prosjektstyring er heller ikke svaret

• Eierorganisasjonen vil vite hva de får igjen for investeringen• Interessentene har krav på å holdes orientert om status i forhold til omfang, kvalitet,

kostnader og leveransetidspunkt• Prinsipper for god prosjektstyring kan kombineres med smidige prinsipper

• Å delegere smidig til en del av prosjektet, samtidig som prosjektet ellers kjøres som det alltid har gjort, er ikke løsningen

• Det virkelige gjennombruddet får vi først når hele prosjektet gjennomsyres av smidige prinsipper

10.04.2023 • © PROMIS AS 4

“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.”  - Peter Drucker

I stedet for å tenke ….

Vi vil gjennomføre et prosjekt for å lage et nytt system. Hvordan skal systemet være, hva er kravene, hva skal det koste og når må det være ferdig?

Smidig – en annen måte å tenke påTenker vi ….

Vi har et behov som må dekkes og et budsjett for investering. Hvilke virksomhetsmål og behov har høyest prioritet og hvordan kan vi bruke våre ressurser optimalt for å oppnå dette?

10.04.2023 • © PROMIS AS 5

Scrum - InnholdRoller Artefakter Seremonier

Produkteier- Spesifiserer og prioriterer

Scrumleder- Leder prosess og fjerner hindre

Utviklingsteam- Utvikler produktet

Interessenter- Observerer og gir råd

Brenndiagram

Sprintmål

Sprintplanlegging

Daglig Scrum

Sprint-tilbakeblikk

Sprint Demo

10.04.2023 • © PROMIS AS 6

Smidig – 8 definerende egenskaper

1. Forretningsverdi er det viktigste kriteriet for kvalitet og målstyring

2. Kontinuerlig prioritering av funksjonalitet ut fra kost/nytte

3. Tett dialog mellom fagpersoner og utviklere

4. Korte iterasjoner med leveranse av kjørbar kode

5. Hyppige leveranser til produksjon

6. Forpliktende beslutninger tas så sent som mulig (rullerende planlegging)

7. Evaluering, læring og forbedring underveis

8. Autonomi: Selvorganiserte tverrfaglige teamHentet fra ITPP – Sertifisering i smidig prosjektgjennomføring

10.04.2023 • © PROMIS AS 7

1. Forretningsverdi er det viktigste kriteriet for kvalitet og målstyring2. Kontinuerlig prioritering av funksjonalitet ut fra kost/nytte

• Omfanget defineres av epos• Nytteverdi og kostnader på epos og

brukerhistorier• Prioritering underveis basert på

nytte/ kost• Endringer ønskes velkommen!

10.04.2023 • © PROMIS AS 8

3. Tett dialog mellom forretning, brukerinteresser og utviklere

Sprintteam 1 Sprintteam 2 Sprintteam 3

Produktteam

Produkteier

10.04.2023 • © PROMIS AS 9

4. Korte iterasjoner med leveranse av kjørbar kode

En iterasjon er en tidsboks (Timebox)• Tidsboks = Ressurser * Tid• Klart definert mål og omfang • Brukerhistoriene må være prioritert• Tiden står fast – antall realiserte brukerhistorier kan avvike

Tid

RessurserTidsboks

10.04.2023 • © PROMIS AS 10

4. Korte iterasjoner med leveranse av kjørbar kode – fra fokus på aktiviteter til fokus på produkter og leveranser

10.04.2023 • © PROMIS AS 11

Behov Løsning GodkjenningProduksjon

Behov Løsning GodkjenningProduksjon

Produksjon

Konstruksjon Godkjenning Produksjon

Produksjons-setting

Forvaltning

5. Hyppige leveranser til produksjonssetting

Tidligere produksjonsetting = tidligere realisering av forretningsverdi

Tilbakemeldinger fra brukere, IT drift og forvaltning

Reduserer risiko

Konstruksjon

Konstruksjon Forvaltning

Forvaltning

Produksjons-setting

Produksjons-setting

10.04.2023 • © PROMIS AS 12

6. Forpliktende beslutninger tas så sent som mulig (rullerende planlegging)

• Dårlige beslutninger skyldes ofte at de tas for tidlig, før vi har tilstrekkelig kunnskap

• Vent med forpliktende beslutninger til usikkerhetsnivået er forsvarlig

• Detaljplanlegging bare på en overkommelig horisont

• Løpende løsningsbeskrivelse: Epos (overordnede brukerhistorier) foreligger ved oppstart av leveranseperioden, men brukerhistoriene detaljeres underveis

10.04.2023 • © PROMIS AS 13

7. Evaluering, læring og forbedring underveis

Þ Hva var effektiviteten i siste sprint?Þ Hvordan var kvaliteten på det som ble innlevert?Þ Hvordan utvikler risikobildet seg?Þ Hva kan vi forbedre - vekt på læring og kontinuerlig forbedring

LB

1. sprint 3. sprint2. sprint n. sprint

Forberedelse 1. sprint

Forberedelse 2. sprint

Forberedelse 3. sprint

Forberedelse n. sprint

Test 1. sprint Test 2. sprint Test 3. sprint Kontruksjonsfase

......

......

10.04.2023 • © PROMIS AS 14

8. Autonomi – selvorganiserende, tverrfaglige team

• Under sprintplanleggingen tar teamet på seg en bestemt mengde brukerhistorier

• Dette er teamets ‘kontrakt’ med produkteier, prosjektet og omverden for øvrig• Kontrakten kan ikke endres av utenforstående• Teamet er kollektivt ansvarlig for å nå sprintmålene• Teamet er tverrfaglig sammensatt

• Analyse og design• Faglig og forretningsmessig

kompetanse• Utvikling• Testkompetanse• Bygging• Dokumentasjon

10.04.2023 • © PROMIS AS 15

Prosjektlederen i smidig-verden – rollen endres til å gjøre mindre av dette

• Tidsstyringen er dels dekket av metoden (tidsbokser), dels av teamene selv

• Selvstyrte team overtar detaljplanlegging

• Omfangsstyringen og endringshåndteringen er stort sett overtatt av produkteier

10.04.2023 • © PROMIS AS 16

Prosjektlederen i smidig-verden – en del av rollen er mye som før

• Koordinere leveranseplanlegging og iverksettelse av denne

• Kostnadsstyring• Ressursstyring• Kommunikasjon og informasjon• Rapportering og

styringsgruppemøter• Risikostyring• Kontraktshåndtering

10.04.2023 • © PROMIS AS 17

Prosjektlederen i smidig-verden – rollen endres til å gjøre dette

Alt som legger til rette for at teamene kan jobbe produktivt

• Mer prosessledelse – skape flyt og momentum• Mer teamledelse og skape modne team - motivering og

mentoring, riktige personer i roller og rett organisering• Sikre at det lages gode målformuleringer, interessenter

involveres, rammebetingelser håndteres og det utarbeides overordnede prosjektplaner (mer programledelse)

• Håndtere avhengigheter – mellom team, mellom brukerhistorier, mellom iterasjoner etc

• Håndtere hindringer og konflikter• Sikre læring underveis

• Prosjektlederen må tåle å ha mindre direkte kontroll, ha tillit til at teamene får jobben gjort og ønske endringer velkommen

10.04.2023 • © PROMIS AS 18

Takk for meg! Om Promis:• Promis er spesialisert innen ledelse og kvalitetssikring av IT-programmer og

-prosjekter• Promis mottok prisen ‘Årets konsulent’ i 2012• Promis er sentral i utviklingen av kontraktsstandarden PS2000• Promis står sammen med Metier bak sertifiseringsordningen ITPP

(IT Project Professional - sertifisering for gjennomføring av smidige IT-utviklingsprosjekter)

10.04.2023 • © PROMIS AS 19