2011 satem süreç yönetimi

18.06.2011

1

ĠĢ Süreçleri Gereksinimlerden Teknolojiye

STEPS – Süreç Yönetimi

A. Nusret Güçlü

SATEM Eğitim Dizisi, 2004-2011

[email protected]

[email protected]

ANG/TNS, 2004-2011 ĠĢ Süreçleri, Gereksinimlerden Teknolojiye : STEPS 2/167

Eğitimin Hedefi

Kurumsal varlık ve süreklilik için Bilgi Yönetimi ve iĢ-teknoloji uyumluluğu (business-IT alignment)

ĠĢ-teknoloji uyumluluğunda Süreç Tasarımı‟nın rolü ve DeğiĢim Yönetimi

18.06.2011

2


Ġçerik

1. Kavramsal Çerçeve: Değer, Süreç

2. Süreç Yönetimi: Süreç Tasarımı, Modelleme

3. STEPS Metodoloji Genel Çerçevesi

4. Kamu Yönetimi: Performans Yönetimi, Ġç Kontrol ve Süreç Yönetimi iliĢkisi, DPT

5. Ġlgili Standartlar

6. BaĢarı için


Hangisi ?

18.06.2011

3


Kavramsal Çerçeve

Değer

Süreç


18.06.2011

4



18.06.2011

5



Ortak Nokta

Dünya: önce mutfağı düzenle, sonra elektronik ortama aktar (önce süreçler)

Türkiye: mevcut olanı elektronik ortama aktar “otomasyon”

Ne verirsek müĢteri alır

Mutfağa dokunmadan vitrini düzeltme

Ġnternet her Ģeydir

“Ben de”

Bir kere yaptık mı, tamam

18.06.2011

6


Bazı rakamlar

2011 BT: 3.6 trilyon USD (Gartner, 2011)

BT projelerinin %85‟i baĢarısız (Schware, WB, 2004)

BaĢarısızlığın maliyeti 81 milyar USD (Standish Group, 2005)

30 milyar € potansiyel tasarruf (Gershon Review, UK, 2008)

TR - Net Readiness Index – 43./69; 5.34/10.00 (EIU, 2009)

TR – 69. - 0.478 (BM eDevlet AraĢtırması, 2010)

TR - Corruption Perception Index – 56. - 4.4 (TI, 2010) Türkiye‟de 15,000 bitirilmemiĢ kamu projesi (DPT, 2004)

Yatırımların sonuçlarını gösterememe


Projelerin baĢarısızlık nedenleri

Net olarak ifade edilmemiĢ proje hedefleri

Proje ekibi yapısı

Proje yönetim ve kontrol eksikliği

Üst düzey yönetimin ilgisizliği

BaĢarısız BT projelerindeki genel özellik : teknoloji projesi olarak yönetilmiĢ olması

18.06.2011

7


BaĢarısızlık aĢaması

Problemin kavranması, baĢlangıç : %55

Gereksinim analizi : %20

Çözüm geliĢtirme : %5

Test : %15

Uygulama ve sürdürme : %5

ĠĢ ile Uyumlu BT

18.06.2011

8


Ġġ = DEĞER

Deneyim

Katma değerli hizmetler

Ürünün ayırt edici özellikleri

Mal - ürün

Toplam Değer= Ürün/servis değeri + katma değer = f(Süre, Maliyet, Kalite, Servis, Statü) Sizin düĢündüğünüz değil, müĢterinin algıladığı (uçak)


Kurumsal Beklenti

Performans ve Rekabet Avantajını GeliĢtirmek

Maliyeti ve Süreyi DüĢürmek

Riski minimize ederek varlığını (geliĢerek) sürdürmek

Üretime doğrudan katkısı olmayan

giderler

Temel (Çekirdek)

Süreç

Dolaylı gider

Temel

Süreç

Dolaylı gider

Temel Süreç

Zaman

18.06.2011

9


ĠĢ Süreci

ĠĢ Süreci TL Materyal Ġnsan Bilgi

Ürün Servis Bilgi

Kar/zarar Statü Kredibilite Yapı ...

GĠRDĠ ÇIKTI SONUÇ (OUTCOME)

Bir değer olarak bilgi Doğru, güncel, tam ve anında eriĢilebilir

D

E

Ğ

E

R


ĠĢ Süreci

Ölçülebilir iĢ aktivitelerinin bir baĢlangıç ve sona sahip olacak Ģekilde, net olarak tanımlanmıĢ girdi ve çıktılarla, belirli bir sıralama, zaman ve yer bütünlüğü içinde yapılanması (Hammer)

Bir veya birden fazla girdi alarak, müĢteri/yararlanıcı açısından değer ifade eden çıktılar yaratan aktivitelerin toplamı (Davenport)

“Girdileri çıktı haline getiren birbirleriyle ilgili ve etkileĢimli faaliyetler takımı.” (TS-EN-ISO 9001:2000)

18.06.2011

10


Tipik bir iĢ süreci

Yazılım GeliĢtirme

Eğitim

ve

Uygula

ma

GeliĢ

tirm

e

ĠĢ A

naliz

i ve

Modelle

me

ĠĢ G

ere

ksi

nim

i Pro

je T

ale

bi

ĠĢ H

edefleriyle

U

yum

lu Y

azı

lım


Bir örnek daha...

MAL VE HĠZMET TEDARĠĞĠ

TE

SLĠM

AT

TE

MĠN

PR

OJE

LE

ND

ĠRM

E

Tale

p

Ġhtiya

cın k

arĢ

ılanm

ası

ÖD

EM

E

18.06.2011

11


Süreçler genelde birden fazla kurumu kapsar....

Nusret Güçlü taĢınıyor Muhtar

Banka

...

Bir Ģirket taĢınıyor Muhtar

Banka

Vergi Dairesi

Ticari Sicil

...


Kamudaki süreçler daha karmaĢık

Emekli Sandığı

SSK

Bağ Kur

Özel Sağlık

OYAK

MERNĠS

Nusret Güçlü Soru : Toplam hizmet sürem ?

Entegratör = vatandaş

18.06.2011

12


Ya da biz karmaĢık yaklaĢıyoruz...

Emekli Sandığı

SSK

Bağ Kur

Özel Sağlık

OYAK

MERNĠS

Alt süreç1 : toplam hizmet

Servis Masası (!?)

Teknoloji mevcut, örn XML

Ya süreç ??? Entegratör = SÜREÇ


Üretim firması iĢ süreçleri

Operasyonel

Ürün geliĢtirme

MüĢteri temini

MüĢteri gereksinimleri belirleme

Üretim

Entegre lojistik

SipariĢ

SatıĢ sonrası servis

Yönetim/Destek

Performans izleme

Bilgi yönetimi

Varlık yönetimi

Ġnsan kaynakları yönetimi

Planlama ve kaynak ayırma

IBM : 18 (1980 : 14)

Xerox : 14

18.06.2011

13



18.06.2011

14


Sorunlar

Standardizasyon

80,000 satırdan fazla (süreç X iĢ adımı)

5N1K Ne

Ne zaman

Nerede

Nasıl

Neden

Kim


18.06.2011

15


Klasik YaklaĢım

Alan B TaĢınmaz

C

B

A

E

D

Alan C Muhasebe

C

B

A

E

D

GĠRDĠ

ÇIKTI

Alan A Bütçe

C

B

A

E

D

Fonksiyonlar

MEOP Say2000i

eBütçe


Yatay Entegrasyon – Süreç...

Alan A Bütçe

Alan B TaĢınmaz

Alan C Muhasebe

Mali süreç #1

Harcama süreci #2

C

B

A

E

D

C

B

A

E

D

C

B

A

E

D

Fonksiyonlar

GĠRDĠ ÇIKTI

PFMIS DEĞER

18.06.2011

16


Process Innovation (yeniden yapılanma) Continuous Process Improvement (TKY)

Kurumsal olgunluk seviyesi

zaman

Ġyileştirme

Yenilikçilik

Yaratıcılık


DeğiĢimde 4 Temel Öge

1. Stratejiler

2. Süreçler Kurum-içi değil, paydaĢ gereksinimleri ile belirlenen

Organizasyonel birimlerden fonksiyonlar arası süreçlere

Görev optimizasyonu yerine süreç optimizasyonu

3. Teknoloji (iyileĢtirici değil, olası kılıcı BT)

4. Ġnsan : en kritik öge

DEĞĠġĠM BĠR PROJEDĠR !!!

18.06.2011

17


Süreç Yönetimi

Süreç Tasarımı

Süreç Modelleme


Süreç Yönetimi

Kurumsal faaliyetlerin etkin olarak yürütülmesini ve ürünlerin/servislerin müĢteri beklentilerini karĢılayan kalitede sunulmasını destekleyen (kurumsal hedeflere ulaĢılmasını sağlayacak) süreçlerin 1. belirlenmesi, (FARKINDALIK)

2. tanımlanması, (MODELLEME)

3. uygulanması, ve (ĠġLETĠM)

4. ölçümler ile sürekli iyileĢtirme sağlanması (ĠYĠLEġTĠRME)

18.06.2011

18



Maliye Bakanlığı Örneği

18.06.2011

19


Süreçlerin Sınıflandırması ve HiyerarĢisi

Yapılarına Göre Operasyonel (çekirdek, temel) (MB: gelirlerin toplanması, merkezi yönetim

bütçesinin oluĢturulması, kamu taĢınmazlarının yönetilmesi, ...)

Yönetsel ve Destek (personel yönetimi, idari ve mali iĢler, bilgisayar

altyapısının yönetilmesi, ...)


Süreçlerin Sınıflandırması ve HiyerarĢisi

HiyerarĢik

Temel (misyon gereği, dıĢ müĢteri)

(MB: bütçenin -belirlenmiĢ maliye politikaları gözetilerek- hazırlanması veya devlet mallarının yönetimi)

Alt ve Detay

Destek ve altyapı faaliyetleri, iç müĢterilerin (çalıĢanların) ihtiyaç ve beklentilerini karĢılayan

18.06.2011

20


Çekirdek süreçler dahil olmak üzere Kurumsal Süreç Haritası

Ana Süreçler

Süreçler

Süreç Adımları

Core businessprocesses 1

P 1 P2 P 3

Mevcutmüşterikontrolü

Akrobat

MBB

Business unit /division

Rol Tipi

Belge

MBB

Belge

Mevcutmüşterikontrolü

Akrobat

MBB

Business unit /division

Rol Tipi

Belge

MBB

Belge

Function

Function

Function

Function

Function


Kamudan Bir Örnek

Kurumsal Süreç Haritası – Ana Süreçler

De

ste

k S

üre

çle

rT

em

el H

izm

et

Sü

reç

leri

Yö

ne

tse

l S

üre

çle

r

İzleme ve

Değerlendirme

Koordinasyon ve

DanışmanlıkBilgi Yönetimi

Doğa Koruma Faaliyetleri

Planlama

Çevre Kirliliği Yönetimi

İnsan Kaynakları

Yönetimi

Bilgi Teknolojisi

Hizmetleri

Danışmanlık

Hizmetleriİdari ve Mali İşler

18.06.2011

21


Notasyon

Olay Tetikli ĠĢ Zincirleri - EPC (Event Driven Process Chain)

Olay

İşlevler

Olay

İşlevler

EPC

(Yalın eEPC)

eEPC

genişletilmiş EPC

İnsan Kaynakları

Bilgi Kaynakları

İnsan Kaynakları

Bilgi Kaynakları


Visio Stencil

18.06.2011

22


Modelleme Elemanları

Olay

ĠĢlev

Ana süreç

OLAY

İŞLEV

Ana İşlev

(İhale öncesi

işlemler)



Sistem KontrolManuel

Kontrol

ORGANİZASYON

BİRİMİ YAPAN

BİLGİDış Birim

BELGEBilgi Yumağı

UYGULAMA

SİSTEMİ

DOSYA

18.06.2011

23



Değer zinciri

Mantıksal operatörler

Sayfa bağlacı

Gönderen sayfa baĢvurusu

V

V XOR

A

Katma Değer Zinciri


Farklı Açılardan BakıĢ

Organizasyon Bakışı

Veri Bakışı

Fonksiyon Bakışı

Olay

Çevresel

veri

Org. Birim

Olay

Çalışan

Fonksiyon . . .Fonksiyon

ĠĢ süreçlerinin karmaĢıklığı, farklı bakıĢları oluĢturarak ve entegre ederek azaltılabilir.

18.06.2011

24


Süreç Zincir Diyagramı

Olay

ĠĢlev

Veri

Uygulama

Org.


Kurallar

Her iĢ zinciri bir OLAY ile baĢlar, bir veya birden fazla olay ile biter.

OLAY‟lar arasında direkt bağlantı mümkün değildir.

Bir mantıksal bağlaç ile ayrım yapıldığı zaman birleĢtirme aynı bağlaç ile olmalıdır.

18.06.2011

25


Bağlantı Olasılıkları

Olay

Function

>

Olay

Olay

Function

>

Olay

Olay

Function

x

Olay

Olay

Function

>

Olay

Olay

Function

>

Olay

Olay

Function

x

Olay

Function

>

Olay

Function

Function

>

Olay

Function

Function

x

Olay

Function

Olay

Function

>

Function

Yok

Yok

Olay İşlev

Tekli Çoklu Tekli Çoklu

Olay

Function

>

OlayOlay

Function

>

Olay

Olay

Function

>

OlayOlay

Function

>

Olay

Olay

Function

x

OlayOlay

Function

x

Olay

Olay

Function

>

OlayOlay

Function

>

Olay

Olay

Function

>

OlayOlay

Function

>

Olay

Olay

Function

x

OlayOlay

Function

x

Olay

Function

>

Olay

FunctionFunction

>

Olay

Function

Function

>

Olay

FunctionFunction

>

Olay

Function

Function

x

Olay

FunctionFunction

x

Olay

Function

Olay

Function

>

Function

Olay

Function

>

Function

Yok

Yok

Olay İşlev

Tekli Çoklu Tekli Çoklu

V

V

XOR


Süreç Modeli

Belgelerin

ibrazı

Görevlendirme

yazısı

XOR

Kurs katılım

belgesi

Fatura

düzenlendi

Fatura

düzenlenemed

i

Faturanın

ibrazı

Katılım

ücretini

gösteren

belgenin ibrazı

faturaKatılım ücreti

belgesi

İlgili Personel

İlgili Personel

İlgili Personel

Kurs ve

Toplantıya

Katılım İhtiyacı

Doğdu

Görevlendirm

Yazısının

Düzenlenmesi

yöneticiGörevlendirme

yazısı

İlgili Personel

Görev yerine

varış

toplantıya

katılım

XOR

Ödeme emri

belgesinin

düzenlenmesi

Kurs ve

toplantı

Giderleri

ödendi

Kuruluş birimi

Kuruluş birimi

Kurs katılım

Belgesi İlgili Personel

Kuruluş birimi

18.06.2011

26


Örnek

Temel süreç: Devlet mallarının yönetimi

Alt süreçleri: SatıĢ, kiralama, ecrimisil, trampa v.s.

SatıĢ iĢlemi için detay süreçler:Bedel belirleme, ihale hazırlığı, taleplerin kabulü, ihalenin yapılması v.s.


Süreç Kartı

18.06.2011

27


Örnek

Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Madde 36 Kurs ve Toplantılara Katılım Giderleri


Mevzuat

Madde 36.Kamu Kurum ve kurluĢları ile meslek teĢekküleri,dernekve vakıflar tarafında düzenlenen kurs ve toplantılara katılma giderlerinin ödenmesinde

Görevlendirme yazısı

Fatura,fatura düzenlenemeyen hallerde katılma ücretini gösteren belge,

Kurs ve toplantıya iĢtirak edildiğine iliĢkin belge,

ödeme belgesine bağlanır.

18.06.2011

28


ĠĢ Adımları

1. Kurs ve toplantıya katılma ihtiyacının doğması

2. Ġlgili makam tarafından görevlendirme yazısının yazılması

3. Kurs ve toplantıya bir nakil vasıtası ile gidilmesi ve katılım

4. Varsa fatura, yoksa fatura kurs ve toplantıya katıldığına iliĢkin belgelerin ibrazı

5. Ödeme Emri Belgesinin Düzenlenmesi

6. Kurs ve toplantı giderleri ödendi


Maliye – Harcama Süreçleri

18.06.2011

29


Ödeme Emri

Ġç Kontrol


Ödeme Emri – Fonksiyon Özellikleri

18.06.2011

30



De

ste

k S

üre

çle

rT

em

el H

izm

et

Sü

reç

leri

Yö

ne

tse

l S

üre

çle

r

İzleme ve

Değerlendirme

Koordinasyon ve

DanışmanlıkBilgi Yönetimi

Doğa Koruma Faaliyetleri

Planlama

Çevre Kirliliği Yönetimi

HukukBilgi Teknolojisi

Hizmetleri

İnsan Kaynakları

Yönetimi

Kaynak Yönetimi

(İdari ve Mali Süreçler)



De

ste

k S

üre

çle

rH

izm

et

Sü

reç

leri

Yö

ne

tse

l S

üre

çle

r

Proje Yönetimi

Atık YönetimiAtık Su Yönetimi

Plan ve Proje

Hizmetleri

Su Temin İşleri

ve

Hizmetleri

Araştırma ve

İnceleme

Koruma ve İzleme

Çevre Tanzimi

Kaynak Yönetimi

(İdari ve Mali Süreçler)

Bilgi Teknolojisi

HizmetleriHukuk

İnsan Kaynakları

Yönetimi

Bilgi YönetimiPlanlama Koordinasyon ve

Danışmanlık

İzleme ve

Değerlendirme

18.06.2011

31


ID_01. İzleme ve

Değerlendirme

*Hedef Durum – (To Be)

ID_01.01.

İç Kontrol


MHB

ID_01.01.01

Ön Mali Kontrol

ID_01.01.02

Hedef Performans

Yönetimi

(İzleme ve Değerlendirme)


ID_01.01.03

Koordinasyon ve

Danışmanlık


MHB


İhale

dopsyasının

göderimesi

Dosyanın

incelenmesi

ID_01.01.01.Ön Mali Kontrol

İhale Yapıldı

Harcama

Birimleri / İMİDMHB

4734, 4735 sayılı

kanun ve ilgili

yönetmelikler

Kurum Bütçesi

Görüşün

Hazırlanması

Görüş Yazısı

Olumlu görüş Olumsuz görüş

Gönderilmesi İllgili Birim / İMİD Gönderilmesi

İllgili Birim / İMİD

Kurum BAşkanıGörüş Yazısı

Görüş Yazısı

İhale sürecine

geçildi

Yatırım

Programı

XOR

XOR

18.06.2011

32


Süreç Kartı Alanları

<<Süreç Kodu>> - <<Süreç Adı>> Süreci; <<Alt Süreç Kodu>> - <<Alt Süreç Adı>>; Süreç Tanımı

Sorumluluklar: Görev / Unvan, Süreç Sahibi, Uygulama Sorumlusu, DanıĢmanlık, Bilgilendirilir, Koordinasyon

Girdiler: Girdi Adı: Bilgi / belge adı, kodu, standardı, numarası vb., Sağlayıcısı, Sağlanma Ortamı

Çıktılar: Çıktı Adı, Kullanıcısı, Sağlanma Ortamı Ġlgili Mevzuat Performans Kriterleri, Ġlgili Gösterge/Değerler ve Dayanakları Maliyet Unsurları, Çevrim Süresi ĠĢ AkıĢ Diyagramı; ĠĢ AkıĢ Diyagramındaki Aktiviteler, Aktivite Kodu ve Adı,

Aktivite Tanımı Ġç Kontrol: Risk ve Kontrol Envanteri, Kontrol Kodu, Kontrol Tanımı Diyagramda GösterilmemiĢ ĠĢ Kuralları Süreç Kartı Hazırlama Bilgileri, Revizyon tarihçesi


Süreç Kartı (Trafik Cezası)

Dikkatinizi çeken bir nokta var mı ?

18.06.2011

33



18.06.2011

34


Neden Süreç Yönetimi

Mevzuat Stratejik Yönetim, Performans yönetimi, Risk Yönetimi, Ġç

Kontrol (5018, 5436, DPT)

Ġç Kontrol: Ġdarenin amaçlarına belirlenmiĢ politikalara ve mevzuata uygun olarak

Faaliyetlerin etkili ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini

Varlık ve kaynakların korunmasını

Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını

Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini

sağlamak üzere idare tarafından oluĢturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür.


Ġç Kontrol

Ön malî kontrol (12. Madde) Harcama birimlerinde süreç kontrolü yapılır. Süreç kontrolünde,

her bir iĢlem daha önceki iĢlemlerin kontrolünü içerecek Ģekilde tasarlanır ve uygulanır. Malî iĢlemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları iĢlemden önceki iĢlemleri de kontrol ederler. Süreç kontrolünü sağlamak amacıyla malî iĢlemlerin süreç akıĢ Ģeması hazırlanır ve üst yöneticinin onayı ile yürürlüğe konulur.

Standart 7: Kontrol stratejileri ve yöntemleri 7.2. Kontroller, gerekli hallerde, iĢlem öncesi kontrol, süreç

kontrolü ve iĢlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.

18.06.2011

35


COSO – Kurumsal Risk Yönetimi

Internal Control – Integrated Framework, COSO

İş

Sür

eçleri

İş Süreçleri

Amaçların Oluşturulması

İç Çevre

Riske Cevap Verme

Kontrol Faaliyetleri

Bilgi & İletişim

İzleme

Durum Tanımlaması

Risk Değerlendirmesi

Kur

um S

eviyesi

Bölüm

Seviyesi

İş

Birim

i se

viyesi

Tali (Bayi) S

eviye


18.06.2011

36


Yanıtlanması Gereken Sorular

ĠĢi yapıĢ Ģeklimiz standart mı? Yoksa herkesin kendine göre bir yoğurt yiyiĢi mi var?

Yeni giren elemanı nasıl eğiteceğiz? ĠĢ nerede tıkanıyor? Problemleri görmek için mutlaka yıl sonunu beklememiz mi

gerekiyor? Yetki ve görev karmaĢası var mı? Sorumlusu belli olmayan alanlar var mı? TaĢra ile merkez arasında iletiĢim var mı? ĠĢimiz baĢımızdan aĢkın? Gerçekten öyle mi? Kriter var mı? Ayrıntılarla boğuĢurken bütünü gözden kaçırıyor muyuz? Gündelik iĢlerin telaĢından kurtulup da planlama yapamayacak

mıyız? ĠĢleri hızlandırabilir miyiz? Hatalı, gereksiz, fazla iĢlerimiz yok mu? ĠĢe uygun eleman mı, yoksa elemana uygun iĢ mi, nasıl bileceğiz?


Sorular Bitmiyor...

Aynı kaynakla daha fazla iĢ üretebilir miyiz? Gerekli bilgiye istediğimiz zaman eriĢebiliyor muyuz? Problemleri nasıl çözeriz? Kurum hedeflerine ulaĢabilecek miyiz? UlaĢamazsak ne olur? Risk var mı? Nasıl kontrol edeceğiz? Kalite bizim için önemli mi? Tedarik edeceğimiz teknoloji gerçekten iĢ hedeflerimizle uyumlu mu ? Müteahhitlere iĢimizi doğru tarif edebiliyor muyuz? Bizim dilimizi

anlıyorlar mı? Yoksa anlamadıkları için fiyatları ĢiĢiriyorlar mı? Kamudan aldığımız kaynakları gerçekten kamu yararına kullanabiliyor

muyuz? Bunun matemetiksel temeli var mı? Yarın birisi (örneğin SayıĢtay) niye yaptın yerine niye yapmadın diye

hesap sorar mı ?

18.06.2011

37


Neden Süreç Yönetimi ?

Kurumsal farkındalık, kendini tanıma

Kurumsal iyileĢtirme; hataların, gereksiz/fazla adımların görülmesi; simülasyon

Risk ögelerinin belirlenmesi

Kontrol noktalarının belirlenmesi

ĠĢe uygun organizasyon; norm kadro

Süreç maliyetlerinin (dolayısı ile hedef maliyetlerinin) hesaplanması



Kalite Yönetimi Standardizasyon Kalite El kitabı

Eğitim Modellenen süreçlerden kurum el kitabı üretilmesi (yeni baĢlayan

personelin eğitimi amacıyla) Süreç ve Prosedürlerin intranetten yayınlanarak referans amacıyla her

an eriĢilebilir hale getirilmesi BT planlamasında kullanılması, BT stratejik Planı

Teknik Altyapı Yeni süreçleri iĢletecek yazılım vb teknik altyapı gereksinimlerinin

belirlenmesi Teknik Ģartname, ürün/hizmet seçimi Tekliflerin sağlıklı ve doğru fiyatta gelmesi Yazılım uygulama ve optimizasyonu

18.06.2011

38



Performans yönetimi

Süreç (müĢteri/yararlanıcı - hizmet)

Kurumsal (hedef – hizmet – süreç)

ĠK (iĢ – rol – kiĢi)

Mevzuat (5018, 5436, 5216, 5272, DPT)


Süreç Yönetiminin Faydaları (El Kitabı)

Katma değersiz faaliyetler ortadan kaldırıldığı ve iĢlerin bütününün yani tüm bir sürecin etkinliği ölçüldüğünden kaynaklar daha etkin kullanılır hale gelir.

Artık, fonksiyonlar değil süreçler yani iĢlerin bütünü önemli olduğundan, birimlerin değil süreçlerin amaçlarına odaklanılmıĢtır. Bu sayede de kurum amaçlarına odaklanılmıĢtır.

Gereksiz olabilecek karar ve onaylar kaldırıldığı için hızlı karar alma avantajı yakalanmıĢ olur.

Fonksiyonel yönetimde, sorumlulukların parçalanması sonucu oluĢmuĢ sorumlusu belli olmayan alanlar (gri alanlar) ortadan kalkmıĢ olur.

Bilgiye ulaĢım kolaylığı sağlanmıĢ olur.

18.06.2011

39


MB Süreç Yönetimi El Kitabı

1. GĠRĠġ 2. FONKSĠYONEL YÖNETĠM 3. SÜREÇ YÖNETĠMĠ 4. SÜREÇ YÖNETĠMĠ NASIL ĠġLER? 5. SÜREÇ YÖNETĠMĠNĠN FAYDALARI 6. SÜREÇLERĠN SINIFLANDIRMASI VE HĠYERARġĠSĠ 7. SÜREC ANALĠZ NOTASYONU ve Ġġ ZĠNCĠRLERĠ 8. SÜREÇ YÖNETĠMĠNĠN PROJELENDĠRĠLMESĠ ve

YÖNETĠLMESĠ 9. SÜREÇ KARTI 10.ÖRNEKLER


Neden Süreç Yönetimi Değil ?

Ġnisiyatifin daralması

Bilgi silolarının ve (dolayısı ile) dükalıklarının kaybolması

AlıĢkanlıklar

Ölçme ve değerlendirmeden korku

DeğiĢimden korku

18.06.2011

40


Bu Çerçevede Kamu Hizmet Envanteri


Süreç Yönetimi Uygulama Alanları

Bilgi Yönetimi

Performans Yönetimi

Süreç/ĠĢ AkıĢ Yönetimi

Ürün YaĢam Döngüsü Yönetimi

(Stratejik) Kurumsal Planlama ve Yönetim

Kurumsal ĠyileĢtirme

Kalite sistemi, Kalite Yönetimi, TKY

Olgunluk Modelleri, CMM

Servis Yönetimi, ITIL

E-iĢ Hizmet ve Çözümleri

Finans Yönetimi

MüĢteri ĠliĢkileri Yönetimi

Ġnsan Kaynakları Yönetimi

Tedarik Zinciri Yönetimi, e-satınalma

Ürün/hizmet seçimi

ĠGB (BRS), teknik spesifikasyonlar, Ģartname

Yazılım GeliĢtirme, YGB (SRS)

Yazılım Uygulama ve Optimizasyonu

18.06.2011

41


Metodoloji

STEPS Metodoloji Genel Çerçevesi

Anımsayalım MüĢteri – hizmet

Hedef 1.Belirleme (FARKINDALIK)

2.Tanımlama, (MODELLEME)

3.Uygulanma (ĠġLETĠM)

4.Ġzleme ve Değerlendirme (ĠYĠLEġTĠRME)


Betimleyici Seviyeler

ĠĢ yönetimi ile ilgili problem

Ġhtiyaçlar

Tasarım

GerçekleĢtirme

Problem

Gerçekleştirim

Ġş Kavramları

E.T. Kavramları

E.T.

Çözüm

BT Kavramları

18.06.2011

42


1. ve 2. Belirleme/Tanımlama

Kurumsal Çekirdek süreçler: iĢ hedefleri ile doğrudan iliĢkili Destek süreçleri: etkin çalıĢma ortamı için destek

Modelleme Girdi, Çıktı Sahibi, Roller Aktiviteler AkıĢ Süreç performans ölçümleri

Hangi süreçler: ĠĢ hedeflerine ulaĢılmasını sağlayan Ürün/servis kalitesini sağlayan Kurumsal faaliyetlerin etkin yürütülmesini sağlayan

BütünleĢik süreçler


3. Uygulama

Tüm kurumsal faaliyetlerinin tanımlı süreçler esaslı gerçekleĢtirilmesi

Projelerde uyarlama yöntemleri de tanımlı

Kriz anında (süre, para vs) bir kenara atılmamalı

Uygulamalar sırasında ölçümleme yapılmalı

18.06.2011

43


Aktivite temelli bütçe/muhasebe (Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu 5018)

Sistem geliĢtirme – eski yaklaĢım Eleman maĢları : 500 Ekipman : 600 DanıĢmanlık : 150 Ofis giderleri : 100 Yer kullanımı : 90 Toplam : 1,440

Sistem geliĢtirme – süreç yaklaĢımı (performans) ĠĢ analizi : 230 Sistem geliĢtirme : 250 Sistem testi : 190 Sistem kalite güvence : 100 Belgeleme : 70 Kurulum ve uygulama: 600 Toplam 1,440


4. ĠyileĢtirme

Ölçümlere dayalı

ĠĢ hedefleri doğrultusunda

Sürekli

Varolan süreç İyileşen süreç

Daha kötü:

zaman,

maliyet,

güvenilirlik

İyileştirme yaklaşımları (TQM, ...)

Daha iyi:

zaman, maliyet,

güvenilirlik Bir sonraki iyileştirme döngüsü

MEVCUT (AS-IS) HEDEF (TO-BE)

18.06.2011

44


4. ĠyileĢtirme

PLAN

DO

CHECK

ACT

Uygulamanın durumunun kontrol edilmesi

Planlanan iyileştirmelerin uygulanması

İyileştirme adımlarının planlanması

Ölçümlere göre iyileştirme

alanlarının belirlenmesi

GİRİŞ NOKTASI

DEMING DÖNGÜSÜ


STEPS Metodoloji

1. Oryantasyon

2. ĠĢ Kavramları Seviyesinde Tanımlama Alana özgü bilgi, Referans Model

3. Süreç Mühendisliği AS-IS, TO-BE, GeçiĢ

4. Sistem ve Yazılım Mühendisliği Teknoloji Kavramları Seviyesinde

Tanımlama ve GerçekleĢtirim (ISO)

5. Sürdürme, ĠyileĢtirme

18.06.2011

45


Süreçleri Tanımsız ve Tanımlı Proje YaĢam Döngüsü

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Proje Başlangıcı Proje Bitişi

Düzeltme Faaliyetleri

Süreç Faaliyetleri

Üretken Zaman

%0

%20

%40

%60

%80

%100

Proje Başlangıcı Proje Bitişi

Üretken Zaman

Süreç Faaliyetleri

Düzeltme Faaliyetleri


STEPS Metodoloji

1. Oryantasyon

2. ĠĢ Kavramları Seviyesinde Tanımlama SP, Alana özgü bilgi, Referans Model





18.06.2011

46


Neden ? Hedefler, Stratejiler

Vizyon

Anahtar stratejiler •Bilgi ve iĢ süreçleri •Sistem yapısı •Mimari •Organizasyon

Nasıl = strateji

Planlar ve Aktiviteler

Ne = Ufuk hedef

Neden = bugün ile vizyon arasındaki fark

Buradayız (Bugün)

Strateji : değişim tanımlaması

ne tür bir değişim gerekecek

rekabet avantajını sağlayacak değişim derecesi

organizasyonun değişim fayda/maliyeti


Stratejik Planlama Piramidi

Vizyon

Niceliksel

Hedefler

Stratejiler

Çalışanların Bakışı

Regülasyonların niceliksel

hedefleri nasıl etkilediğini

anlamak

Regülasyon

Politikaların uygulama

düzeyine yansıması

Yönetici Bakışı

Niceliksel hedefleri

koyarak vizyonun tutarlı

bir şekilde aşağı

katmanlara iletilmesi

Politikalar

Üst Düzey kişileri ve

kurumsal karar verme

prosesini yönlendiren

planlanmış iş yapma biçimi

18.06.2011

47


Stratejik Plan – Süreç Bağlantısı

Vizyon

Stratejiler

Regülasyon

Politikalar

Ölçülebilir

Hedefler

yönlendirir (guide)

tanımlar (identifies)

M:1

1:M

geliştirir (develop)

M:1

M:1

1:M

1:M

zorlar (enforce)

gerektirir (require)

etkiler (influence)

Fonksiyon

Ġş Akış

Görevi

Aktivite M:1

M:1

1:M

1:M

1:M

M:1

1:M

yaratır

(creates/empowers)

bileşiminden oluşur

(is composed of)

tanımlar/kontrol eder

(define/control)

zorunlu kılar

(enforce)



yönetir (mandate/direct)

tarafından tamamlanır

(is completed by)

1:M


Ontoloji

18.06.2011

48


Nesne Modeli


eGovernment

18.06.2011

49


Kamu Yararı = Değer

Ne kadar harcıyoruz? Ne için ? Ne üretiyoruz? Ne elde ediyoruz? Toplumsal yansıma?

Ekonomiklik Verimlilik Etkililik

Ġzleme ve Değerlendirme

SÜREÇLER

Kaynakların karĢığı ve performans Tanımlılık = açıklık = Ģeffaflık = hesap verebilirlik

HĠZMETLER

Girdiler Aktiviteler Çıktılar Sonuçlar Etki


Kaynakların Amaca Uygun Kullanımı

Kaynakların

Karşılığı

(Performans)

Sonuçlar

Çıktılar

İşlemler

Girdiler

Maliyetler

Etkililik

Verimlilik

Ekonomiklik

18.06.2011

50


Bütçe uygulama - harcamalar

Ülke

Genelindeki

Sistemler

SGB

Harcamacı

Birim

SGB.Net

Kullanıcısı

KPS

Microsoft Oracle Çözüm

Web Servisleri


Entegrasyon olmadığı durumda

Ülke

Genelindeki

Sistemler

SGB

Harcamacı

Birim

Say200i

kullanıcısı

KPS

KPS

kullanıcısı

eBütçe

kullanıcısı

SGB.Net

kullanıcısı

18.06.2011

51


Süreç Yönetimi

Daha az eforla daha çok kontrol Silo yaklaşımı

Kendi başına değil etkileşimli dönen çarklar

Eski iş yapma tarzınızla yeni vizyonunuza ulaşamazsınız.


Referans Model Kavramı

Temel düĢünce : bir kez oluĢtur, bir çok kez kullan

Yazılım geliĢtirme açısından kazanç

Optimize edilmiĢ ve entegre iĢ süreci, veri, aktivite ve organizasyonel referans model : ÇEKĠRDEK MODEL

Genel amaçlı önceden tasarlanmıĢ ve endüstriye (alana) özgün

Kurumun/firmanın özgün yapısına yönelik detayları içermeyen : geniĢletilebilir

Kurumsal iyileĢtirme alanları (analiz : iĢ proseslerindeki zayıf halkalar)

18.06.2011

52


STEPS Metodoloji

1. Oryantasyon







Mühendislik : Modelleme

Sorulması gereken sorular

Girdi, Çıktılar (raporlar, dosyalar, uygulamalar, mevzuat, planlar, araĢtırmalar ..)

Sahibi, Roller (birimler, sorumlular ...)

Aktiviteler (faaliyetlerin her biri )

AkıĢ (iĢlem sırası ve olasılıklar)

Kim

Ne

Nasıl

Kaynaklar

Teknoloji

SÜREÇ ZĠNCĠRĠ

18.06.2011

53


Sorular

Ġlgili mevzuatlar nedir?

Ġlgili aktivite nedir? Niçin yapılır? Bu aktivite yapılmazsa ne olur?

ĠĢi kim yapıyor? Bu iĢi niçin o kiĢi yapıyor? Bu iĢi daha iyi yapan bir kiĢi var mı?

ĠĢ nerede yapılıyor? O iĢ niçin orada yapılıyor? BaĢka bir yerde daha ucuza yapılabilir mi?

ĠĢ ne zaman yapılıyor? Niçin o zamanda yapılıyor? BaĢka bir zaman da daha iyi olur mu?

Aktivite nasıl yapılıyor? Niçin bu Ģekilde yapılıyor? BaĢka bir aktivite ile birlikte yapılamaz mı?


3a. Mevcut Durum Modeli (as-is)

Etkinlikler Farklı bakıĢlarla entegre süreç modelleri geliĢtirme. Organizasyonel, Fonksiyonel,

Veri ve Proses/Kontrol BakıĢı; Çıktı BakıĢı Mevcut kurumsal yapı, problemler, yetersizlikler Performans göstergeleri Varlıklar; mevcut envanter (insan, materyal) Personelin değiĢim açısından sosyolojik ve psikolojik yapısının incelenmesi Personelin eğitim durumları

Girdi Yönetici zamanı (katılım ve destek) ÇalıĢma grubu zamanı

Çıktı : AS-IS Model Raporu Süreç, yapıdaki ve varlıklardaki değiĢimleri izleme mekanizması Performans Göstergeleri Tıkanma noktaları Karar mekanizmaları Personelin değiĢime tepkisi

18.06.2011

54


3b. Hedef Modeli (to-be)

Etkinlikler Raporlama ve yönetim ihtiyacının geliĢtirilmesi Bilgi akıĢ haritaları Organizasyon, veri, fonksiyon, proses/kontrol bakıĢlarının revize edilmesi veya

yeniden tasarlanması Süreçlere uygun organizasyonel yapı, iĢ/görev tanımları Uluslararası standartlar ve eniyi iĢ yapma biçimleri temelinde değerlendirme

Girdi Aktif katılım ve karar verme; ÇalıĢma ortamı

Çıktı : TO-BE Model Raporu Hedeflenen süreçler; Fonksiyonel Spesifikasyonlar Org, HR, Performans sistemi Eğitim Stratejileri, Halkla iliĢkiler stratejileri Bilgi yönetimi stratejileri, karar süreçleri mekanizmaları MIS mimarisi; Güvenlik Gereksinimleri Fiziksel Altyapı Gereksinimleri; Envanter ihtiyacı Kalite sistemi; Mevzuat DeğiĢiklik Gereksinimleri Standartlar : Performans, Kalite, Karar süreçleri, Süreçler


3c. Fark Analizi ve GeçiĢ Planlaması

Etkinlikler DönüĢüm adımları Malzeme ve insan kapasitesini arttırma Eleman ve eğitim gereksinimleri ve çözümleri Fiziksel altyapı, yazılım, donanım gereksinimleri Pilot uygulama süreç(ler)i Bütçeleme ve alım stratejileri DeğiĢimin sosyolojik ve psikolojik etkileri, çözümler Taslak mevzuat

Girdi Aktif katılım ve karar verme DeğiĢim ihtiyacının promosyonu, yönetime sunumu

Çıktı : Sistem Gereksinim Belgesi Organizasyonel GeçiĢ Planı Eleman ve eğitim ihtiyacı, eğitim müfredatı ICT Stratejik Planı YaygınlaĢtırma ve operasyon planları Fiziksel altyapı oluĢturma/yenileme/geliĢtirme Taslak Mevzuat Pilot uygulama : organizasyonel değil, süreç temelli

18.06.2011

55


STEPS Metodoloji

1. Oryantasyon 2. ĠĢ Kavramları Seviyesinde

Tanımlama Alana özgü bilgi, Referans Model






Süreç Temelinde Teknoloji YaĢam Döngüsü - Sistem

Süreçler Formal (sistematik) bir biçimde tanımlı iĢ

yapma biçimi

Model : iĢ mantığı ve kurallar, prosedürler, formatlar

Ġnsan

Teknoloji Yazılım, Donanım

Hizmet

18.06.2011

56


Sistem Mühendisliği

GeliĢtirilmiĢ her sistem ögesinin hedeflere, stratejilere ve vizyona izlenebilirliği

ISO 15288

ISO 12207

GeliĢtirme

Tedarik Yönetimi

Entegrasyon


Project

Commencement

Prepare Plans

PlansApproved

JR of Plans

ToR

SyDP

SyQP

SyCP

Draft PlansSubmitted with Bid

SyDP

SyQP

SyCP

SyDDP

SyRMP

SyRS

SyRS

SyRMP

SyDDP

SyTP

SyTrP

Supplier

Client

Supplier

IV&V Team

IV&V

Client Representative

SoftwareDevelopment

Plans

Approved

Develop

SoftwarePlans

ProjectCommencement

SMP

SQP

SCP

SystemDesign

SyDD

SyDP

SyTD/TC

SyQP

SyTP

SyCP

SyTrP

SyDDP

SyRMP

SoftwareDeveloped3 phases

EstablishStating Facility

Prepare

Systems

Deploy Sites

Install CentralSystems

SoftwareReady

Subsystems 1 &2

IV&V Team

Supplier

Supplier

Software PlansReady

Training

TrainingCompleted

For Phases I and II

IV&V


BETA

Acceptance

SyTR

SyOP

Acceptance

System Ready& Operational

Install Central

Systems

SystemsInstalled ALPHA

Acceptance ALPHAAccepted

Consultant

Firm

IV&V Team

SecurityAudit

ALPHAAccepted

Security AuditTeam

ApprovedSecurity Policy

TrainingCompleted

SoftwareDevelopment

Plans

Approved

Develop

SoftwarePlans

ProjectCommencement

SMP

SQP

SCP

SystemDesign

SyDD

SyDP

SyTD/TC

SyQP

SyTP

SyCP

SyTrP

SyDDP

SyRMP

SoftwareDeveloped3 phases

EstablishStating Facility

Prepare

Systems

Deploy Sites

Install CentralSystems

SoftwareReady

Subsystems 1 &2

IV&V Team

Supplier

Supplier

Software PlansReady

Training

TrainingCompleted

For Phases I and II

IV&V


Gereksinim Analizi

Yazılım Gereksinim

Belgesi

(YGB)

Use Case formu

Kullanıcı Arayüz formu

YGBFormu

Test Case

TasarımıUse Case test formu

Arayüz Tasarım/Test formu

YTeB formu

Üst Düzey ve

Detay Tasarım

Yazılım Test

Belgesi

(YTeB)

Kodlama

Test

BASELINEYazılım Tasarım

Belgesi

(YTaB)

YTaB formu

Kodlama Standardı

Kod

DEĞİŞİKLİK

B#

OYAK BSM

YAZILIM GELİŞTİRME YAŞAM DÖNGÜSÜ

A

TK

T

B1B2

B3

A

TK

T

B1B2

B3

18.06.2011

57


Modelin iĢletimi

Nusret Güçlü

SGK

SSK

E.S.

Konsolidasyon

Hizmet Sürem

Toplam Süre


Yani...

Ġş Süreci Yönetimi

Tanımlar, Modeller, Kurallar, Standartlar Entegrasyon Yazılımı

SSK ES BağKur KPS

Modelleme

...

Ortak Dil Hizmet

Kitaplığı

Süreç

Kitaplığı

eGovernment is more about government than about “e”. OECD

18.06.2011

58


Süreç Yönetimi Standartları

oasis-open.org (yapısal bilgi ve e-iĢ standartları)

WS-BPEL

bpmi.org (BPML) omg.org (BPMN)


BPEL Süreç Metamodeli

18.06.2011

59


BPEL4WS <partners>

<partner name="customer“ serviceLinkType="lns:loanApproveLinkType“

myRole="approver"/>

<partner name="approver“ serviceLinkType="lns:loanApprovalLinkType“

partnerRole="approver"/>

</partners>

<containers>

<container name="request" messageType="loandef:CreditInformationMessage"/>

<container name="approvalInfo" messageType="apns:approvalMessage"/>

</containers>

<sequence>

<receive name="receive1" partner="customer“ portType="apns:loanApprovalPT“

operation="approve" container="request“ createInstance="yes"></receive>

<invoke name="invokeapprover“ partner="approver“

portType="apns:loanApprovalPT“ operation="approve“ inputContainer="request“

outputContainer="approvalInfo"></invoke>

<reply name="reply" partner="customer" portType="apns:loanApprovalPT“

operation="approve" container="approvalInfo"></reply>

</sequence>

“kalıcılık” bilgisi

Süreç içindeki

paydaşlar, roller

Sırasal

akış

Web servisinin

çalıştırılması

Talebi al

cevap


BPMN

18.06.2011

60


Servis Temelli Mimari - SOA


Orkestra - koreografi

Web servis iĢlem ve etkileĢim sırası

Süreç akıĢı

Süreç kontrolü tek yerden

Mesaj sırasını izleme

Mesaj değiĢimi, süreç değil

web

service

web

service

web

service

web

service

web

service

web

service

işbirliği

İş süreci

18.06.2011

61


STEPS Metodoloji

1. Oryantasyon







5. Sürdürme/ĠyileĢtirme

Amaç Stratejik Planın son haline getirilmesi Hareket Planının uygulanma aĢamalarını gözlemek ve denetlemek

Etkinlikler Konsolidasyon, revizyon ve sunum Sürekli denetleme, yönetim seviyesinde önerilerde bulunma DeğiĢen durumlara göre Hareket Planı revizyonu Performans izleme, sürekli iyileĢtirme

Girdi Revizyon ve kabul sırasında aktif katılım ÇalıĢma gruplarının aktif olarak görevlerini sürdürmesi Önerilerin değerlendirilerek uygulanması Hareket Planının takibi Yönetim katkısı

Çıktı Revize Uygulama ve Operasyon planlarını da içeren Stratejik Plan (Varsa) revize edilmiĢ Hareket Planı, Risk Analizi dokümanı, toplantı raporları

18.06.2011

62


Kurumsal Sistem ve Performans

Ġnsan Süreç

Teknoloji

Performans

HARĠCĠ ÇEVRE Politikalar MüĢteri Ġhtiyaçları Rekabet Regülasyonlar

OPERASYON ORTAMI Misyon, Vizyon, Hedefler Bütçe Kısıtlamaları Performans Ġhtiyaçları

•Belirlenmiş bir hedef veya standart değer ile karşılaştırılarak elde edilen ve proses/aktivitelerin

kalite, maliyet, süre özelliklerini değerlendirmeye yarayan indikatör.

•Organizasyon içindeki değişim hızını da tutarlı bir şekilde ölçmeye yarar.


Performans ölçümü

Ölçülen iĢ yapılır. Sonuçları ölçmezseniz, baĢarı ile baĢarısızlığı

ayırt edemezsiniz. BaĢarıyı belirleyemezseniz, ödüllendiremezsiniz. BaĢarıyı ödüllendiremezseniz, büyük olasılıkla

baĢarısızlığı ödüllendiriyorsunuz demektir. BaĢarıyı göremezseniz, ondan öğrenemezsiniz. BaĢarısızlığı göremezseniz, düzeltemezsiniz. Sonuçları gösterebilirseniz, destek bulursunuz.

18.06.2011

63


PG - Performans Göstergeleri (KPI)

BaĢarılı olduğumuzu nasıl anlayacağız ? Özel rakamsal değerler : müĢteri Ģikayet adedi. Yüzdeler : paydada maliyet, zaman, … Örnekler Niceliksel : iĢ yükü, üretim, transaction, kayıt,

kullanılma oranı, tüketim, sıklık. Niteliksel : zamanındalık, servis dıĢı kalma, hata

oranları, stok doluluğu, bakım/tamir aralıkları Verimlilik : göreceli transaction veya üretim

maliyetleri Finansal : tahsilat, vb. oranları


PG Kategorileri

GĠRDĠ - $, eleman zamanı, ... ÇIKTI - bir proses sonucu üretilen ürün/servis

Ġç/dıĢ müĢteriler OPERASYONEL : denetlenen kuruluĢlar, teslim edilen posta, … ARA ÇIKTILAR : imzalanan sözleĢmeler, iĢleme konan sigorta

talepleri DESTEK HĠZMETLERĠ : güncellenen hesaplar, bakımı yapılan

cihazlar

SONUÇ - Amaca eriĢimdeki geliĢme Kalite ve MüĢteri memnuniyeti

Oldu mu, olmadı mı ? Nereye kadar gerçekleĢti ? Nihai Sonuçlar - Doğrudan MĠSYON ile ilgili / Ara Sonuçlar

Verimlilik (I/O) ve Üretkenlik (O/I)

18.06.2011

64


Neden PG kullanırız ?

Kurumsal hedeflere ulaĢmada performansı izlemek

BaĢarı/baĢarısızlık durumlarını saptayarak (nerede, hangi koĢullar altında) performansı iyileĢtirmek

Karar vericilerin politika belirleme sürecini iyileĢtirme

Bütçe. Sınırlı kaynakları nerede kullanalım ?

Yasal zorunluluklar

ĠĢin değerini ortaklara ve müĢterilere iletmek

Sonuçları raporlayarak güveni arttırmak

Elemanlara eriĢilmek istenen sonuçların açıklanabilmesi


Metrik nedir ?

Belirli bir alanda performansı ölçmek için kullanılan standart kriter

ĠĢ hedeflerinizi ve müĢteri taleplerini yerine getirebilecek misiniz ?

MüĢteri odaklı iĢ süreci yönetimi

Sürekli iyileĢtirme

18.06.2011

65


PG için Metrikler...

Akıllı hedefler [SMART]

Spesifik (Specific)

Ölçülebilir (Measurable)

Uygulanabilir (Applicable) - KISS

Ġlgili (Reasonable)

Zamanlıca (Timely)

Kendinizi ölçmeye dahili olarak değil harici olarak (müĢteri odaklı) baĢlayın.


18.06.2011

66


Kamu Yönetimi

Kamu Yararı

Performans Yönetimi

Ġç Kontrol

Süreç Yönetimi iliĢkisi


Türkiye

5018, 5436

5302, 5272, 5216

Performans Esaslı Bütçeleme

Ġç Kontrol, Risk Yönetimi, SayıĢtay

DPT Birlikte ÇalıĢabilirlik Rehberi

18.06.2011

67


Stratejik Yönetim Modeli

Bilgi Yönetimi

İç Kontrol

Operasyonel Süreç

SP > PP > FR


Stratejik Yönetim

Kurumsal Hedefler

??? Önceliklendirme Projelendirme

Bütçeleme ???

Uygulama

Değer

Raporlama

Ġzleme, Ölçme, Değerlendirme Kontrol Denetim

Ex-ante ex-post

SÜREÇ BĠLGĠ ĠNSAN

18.06.2011

68


Farklı Bir BakıĢla

Mevcut Durum Değerlendirme

Stratejik Plan Amaç ve Hedefler

Sunulan Hizmetler

Hizmet Üretme ve Sunma Süreci

İzleme ve Değerlendirme Performans

Hesap Verme Faaliyet Raporu

Kamu Yararı = Değer


Kamu Yararı

Ne kadar

harcıyoruz?

Ne için? Ne üretiyoruz? Ne elde

ediyoruz?

Topluma

nasıl

yansıyor?

SÜREÇ

Ekonomiklik Verimlilik Etkililik

“paranın karşılığı” (performans)

HİZMET

Girdiler Aktiviteler Çıktılar Sonuçlar Etki

18.06.2011

69


Kamu Harcama Yönetimi

Kapsam Personel Giderlerinin Hesaplanması Tedavi ve Cenaze Giderleri Yolluklar Görev Giderleri Hizmet Giderleri Temsil ve Tanıtma Giderleri Mal,Malzeme ve Gayri Hak alım Giderleri TaĢınmaz Mal Alımları ve KamulaĢtırma Bedelleri Onarım Giderleri Borçlanma ve Faaliyet Giderleri Görev Zararı,Hazine Yardımı ve Diğer Transfer Harcamaları Diger Giderler 4734 sayılı Kamu Ġhale Kanunun uygulanma süreçleri


Ödeme Emri – Ġlgili Belgeler

18.06.2011

70


Maliye – Harcama Süreçleri


Ödeme Emri

Ġç Kontrol

18.06.2011

71


Ödeme Emri – Fonksiyon Özellikleri


Doğrudan Temin Yöntemiyle Satın Alma

1. YaklaĢık Maliyet

2. Onay Belgesi

3. Piyasa Fiyat AraĢtırma Tutanağı

4. Fatura

5. TaĢınır ĠĢlem FiĢi

6. Ödeme Emri

18.06.2011

72

Risk varsa kontrol noktası

Olası kontroller

1. Performans göstergelerinin belirlenmesi ve

takibi

2. Performans gözden geçirme; üst düzey;

fonksiyonel/aktivite seviyesi

3. BT yatırımları

4. Yetki ve sorumlulukların ayrıştırılması

5. Ġşlemlerin doğru ve zamanında kaydı

6. Kim ne yapmış kayıtlarına erişim

7. Kaynak ve bilgilere erişim kısıtlamaları

8. ... Süreç Olası

riskler

Risk değerlendirme

(1)

Kontrol Kontrol

değerlendirme

(2)

Ġlgili kontrol

nasıl

geliştirilebilir?

(1) olasılık, etki

(2) geçerli mi? uygulanıyor mu? etkili mi (planlandığı gibi yürüyor mu)? etkin mi

(sonuçlarını görüyor musunuz)?


Bazı ÇalıĢmalar

EJISDC

18.06.2011

73


DPT Birlikte ÇalıĢabilirlik Rehberi

Kurumlar arası süreç ve veri entegrasyonu Kamu çekirdek süreçlerin modellenmesi Süreç Tanımlama Standardının OluĢturulması

Süreçlerin Tanımlanması (mevcut durum, stratejik plan, hedef durum, geçiĢ)

Süreçlerde Kullanılan Verilerin Belirlenerek Tanımlanması

Sahiplik ve yetkilerin düzenlenmesi

Entegrasyon


Kamu Bilgi Sistemlerinde Birlikte ÇalıĢabilirlik Esasları Resmi Gazete, 28 ġubat 2009 Sayı : 27155, BaĢbakanlık Genelgesi 2009/4

Bilgi toplumuna dönüĢümü amaçlayan e-DönüĢüm Türkiye Projesi‟nin

önemli bir bileĢeni olan e-devlet; birbiri ile entegre olmuĢ, etkin, Ģeffaf ve basitleĢtirilmiĢ iĢ süreçlerine sahip bir yapılanma gerektirmektedir. Bu çerçevede; birlikte çalıĢabilirliği mümkün kılmanın en temel araçlarından birisi, kurumların kullanacakları ortak norm ve standartları belirleyerek bilgi sistemlerini ve entegre e-devlet hizmetlerini bu norm ve standartlar çerçevesinde geliĢtirmektir.

Birlikte ÇalıĢabilirlik Esasları Rehberi, e-DönüĢüm Türkiye Projesi kapsamında; baĢta kamu kurum ve kuruluĢları olmak üzere, kamuya elektronik ortamda hizmet sunan tüm kuruluĢlar arasında birlikte çalıĢılabilirliğin sağlanması ve bu çerçevede; yetki ve sorumluluklar, esas ve prensipler, yöntem ve kriterler ile teknik standartların belirlenmesine yöneliktir.

Merkezi ve yerel düzeydeki tüm kamu kurum ve kuruluĢlarınca yeni kurulacak bilgi sistemlerinde, Rehber‟de yer verilen esas ve standartlara uyulması zorunludur. Halihazırda kullanılan bilgi teknolojisi altyapılarının Rehber‟de belirtilen standartlara uyumlu olmayan unsurları, bütçe imkanları ve öncelikler çerçevesinde en kısa zamanda bu esaslara uyumlu hale getirilecektir.

18.06.2011

74


DPT – Standartlara Referans

Süreç Modelleme: PCD + UML

Süreç uygulama: BPEL

Süreç tanımlama: ebXML

Süreçlerin çağırılması: ASAP

Web servisi istemi: SOAP

Web servisi istem kaydı: UDDI

Web servisi tanımlama: WSDL


18.06.2011

75


Ġlgili Standartlar - Hızlıca

ISO 9001:2000

COBIT

CMMI

ISO 15504

ISO 12207

ISO 15288

ISO 20000

ISO 27001

SixSigma

KarĢılaĢtırma


COBIT Olgunluk Değerlendirme

Var olan durum

Sektörde en iyi

uygulamaların durumu

Tavsiye edilen

sektör standardı

Stratejik hedef

Her BT süreci için kıyaslama

18.06.2011

76


Olgunluk Modeli (Sefer Usta)

Seviye 1

Başlangıç

Tutarsız

yönetim

Seviye 2

Tekrarlanabilir

Proje

yönetimi

Seviye 3

Tanımlı

Süreç

yönetimi

Seviye 4

Yönetilen

Kapasite

yönetimi

Seviye 5

Ġyileşen

Sürekli

iyileştirme

Tanımlı süreçler yok, araçlar entegre değil

Geçmiş başarılar benzer kişiler ile tekrarlanır

Süreçler belgelendirilir ve

tutarlı olarak uygulanır

Süreçler ölçümler esas alınarak

anlaşılır

Süreçler süreç verilerini esas

alarak sürekli iyileştirilir

Temel yönetim kontrolü (proje/departman esaslı)

Süreç tanımı (kurumsal yaygınlaştırma)

Tanımlı süreçlerin getirdiği yeteneklerin kullanılması

Süreç kontrolü


0

1

2

3

4

5

Risk ve Performans Farkı

risk 5 5 5 5 3 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 3 3 5 3 5 5 5 3 3 5 5 5 5 3 5 5 5 5 5

performans 1 2 2 3 3 2 2 2 1 3 3 2 2 2 4 1 1 1 3 1 1 1 1 3 1 1 1 1 2 1 1 1 4 1

PO-

01

PO-

02

PO-

03

PO-

04

PO-

05

PO-

06

PO-

07

PO-

08

PO-

09

PO-

10

AI-

01

AI-

02

AI-

03

AI-

04

AI-

05

AI-

06

AI-

07

DS-

01

DS-

02

DS-

03

DS-

04

DS-

05

DS-

06

DS-

07

DS-

08

DS-

09

DS-

10

DS-

11

DS-

12

DS-

13

ME-

01

ME-

02

ME-

03

ME-

04

18.06.2011

77


ITIL Servis Yönetimi Çerçevesi

Planning to Implement Service Management

Service Management

Service

Support

Service

Delivery

T

h

e

B

u

s

i

n

e

s

s

The

Business

Perspective

Applications Management

ICT

Infrastructure

Management

T

h

e

T

e

c

h

n

o

l

o

g

y Security

Management


ITIL Süreç Yapısı

IT Customer

Relationship

Management

Release Management

Change Management

Configuration Management

Service Level Management

Incident Management

Problem Management

Service Delivery

Service Support

Service

Desk

Capacity Management

IT Service

Continuity Management

Availability Management

Security Management

Financial Management

for IT Services

18.06.2011

78


ITIL – Süreç Temelli Servis Yönetimi (ISO 20000)

Değişiklik

Yönetimi

Konfigürasyon

Yönetimi

Sürüm

Yönetimi

Olay

Yönetimi

Problem

Yönetimi

değerlendirme uygulama

PLAN

DO CHECK

ACT

Değişiklik

Talebi


Bilgi Güvenliği ISO 27001

Bir kurumun en önemli varlıklarından biri olan “bilgi”yi korumak amacıyla kurumsal kontrollerin ve altyapının (stratejiler, süreçler,insanlar yazılım, donanım) sağlaması gereken gereksinimleri tanımlar

Bilgi güvenliğinin üç temel kriteri Confidentiality: bilgi sadece ulaĢmasına yetki verilen kiĢilere açık

Integrity: bilginin ve bilgiyi iĢleyen yöntemlerin doğruluğunu ve tamlığını korumak

Availability: yetkilendirilmiĢ kullanıcıların ihtiyaç duyduklarında bilgiye ve ilgili varlıklara ulaĢmalarını garantilemek

18.06.2011

79


BT Süreç Modelleri: KarĢılaĢtırma

CMMI

ITIL, ISO 20000,

BS15000 ISO9001

ISO 15504

COBIT ISO 15288

BS7799

ISO 27001 ISO 12207

TEMEL NOKTA:

Çelişkili gereksinimler yok

modeller yaklaşım ve

gereksinim olarak uyumlu


KarĢılaĢtırma

İş gereksinimi

İş hedefleri

devreden çıkarma

CMM / ISO 12207/ ISO 15504

CMMI / ISO 15288

BS 15000

ITIL/ISO 20000

ISO 17799-27001 / ISO 9001 / COBIT

18.06.2011

80


BaĢarı için...


Süreç ĠyileĢtirme: Neden Zor?

Süreç iyileĢtirme birçok durumda kurumsal değiĢim gerektirir Kör noktalar Var olan süreçler değiĢime karĢı savaĢabilir

Daha önceki baĢarılar bu değiĢimi zorlayabilir

Var olan kurumsal yapı değiĢime karĢı direnebilir

DeğiĢim yönetimi Teknik değil sosyal bir olgu ÇalıĢmaların insan boyutu

„Ġnsanlar daima daha tanıdık Ģeyleri daha rahat Ģeylere tercih ederler‟ Direnç, eskiye bağımlılık, yeniliğin getirdiği korku ve kuĢku,

Nedenlerinin ve ölçülebilir hedeflerinin tanımlanması ve bilinmesi Üst yönetimin katılımı Kaynakların ayrılması Mucizevi çözümler yoktur, her kurum kendi içerisinde farklı uygulamalar yapmak

durumunda kalır Otomasyonunun veya araçların desteği çok sınırlıdır

Dikkatli izleme

18.06.2011

81


DeğiĢime Tepki

zaman

Mutluluk ve

üretkenlik İyi yönetilen

değişim

süreci

Ġyileştirme çalışmaları

bu noktada kalabilir

1

2 3 4

5

1 : red etme,

2 : kızgınlık

3 : pazarlık

4 : depresyon

5 : kabul


Metodoloji - Proje

Metodoloji parçalarının toplamından büyüktür !

DeğiĢim, sürekli değiĢim ve değiĢim yönetimi

Yönetim : Vizyon, ölçülebilir hedefler ve stratejilerin dokümante edilmesi

ÇalıĢanlar ile paylaĢılması

Modelleme, simülasyon

Teknoloji, Bilgi Sistemleri, sistem mimarisi

Kademeli geçiĢ planı Kendini tanı, önce planla sonra uygula, sonuçları

görerek ilerle

18.06.2011

82


BaĢarı...

Öncelik sırası Vizyona uygun ölçülebilir hedefler Hedeflere uygun stratejiler Vizyona götürecek baĢarılı teknoloji yatırımları

% 10 : teknoloji % 90 : planlama, yönetim, teknikler, ARGE, test, doğrulama, eğitim, kalite,

...

BaĢarı kriterleri Yönetim taahhütü, desteği, zamanı Ortak çalıĢma (Kurum içi ve dıĢı) Proje planı / yönetimi / ekibi Bilgi eriĢimi, paylaĢımı, çoğaltımı : bilgi yönetimi Doğru ve amaca uygun teknoloji ve sağlayıcı (hedef > kriter > seçim) Ġnsan... ÇalıĢanlar... Diğer birimler...


Alınan Dersler – Hedeflerle Uyumluluk

ĠĢ hedefleri ve stratejileri ile uyumlu süreçler Net amaç ve hedefler, Stratejik Plan bağlantısı Yönetim taahhütü, desteği, zamanı Standartlardan ve modellerden en iyi Ģekilde

yararlanmak Modelin/standardın tüm gereksinimlerini

karĢılamak olası değil Sürekli iletiĢim, gerçekçi bilgi aktarımı, “boĢa

kürek sallamak” Bütün cephelerin farkında olalım, ama bir

cephede savaĢalım !

18.06.2011

83


Alınan Dersler - Proje YaklaĢımı

Proje yönetimi ile değiĢiklik yönetimi Planlama ve izleme Kaynakların ayrılması (maddi ve özellikle insan) ĠĢ hedefleri ile uyumlu proje hedefleri Projenin çok yakından izlenmesi ve gerekli

ölçümler Kendi kaynaklarımıza göre adım adım, planlı,

acele etmeden ilerlemek Düzenli ve sürekli iletiĢim/bilgi paylaĢımı Operasyonel sistem (beyni gözünde olanlar için)


Alınan Dersler - Mükemmel iyinin düĢmanıdır !

SeçilmiĢ proje ekibi (çoklu-disiplin) ve motivasyon

Alan uzmanlığı, süreç uzmanlığı

Doğru ve amaca uygun esnek teknoloji (hedef > kriter > seçim)

Teknolojiyi uygulayacak uzman ekip

Ġnsan...

Reklam ve nema !!!

18.06.2011

84


Son söz

Hedefe uygun araç (teknoloji seçimi)

Yeni çağda var olmak ya da olmamak !!!

2011 satem süreç yönetimi

Documents