2011 01 06 15-15 thomas uhlmann

Löwenfels Partner AGMeyerstrasse 20

6003 Luzernwww.loewenfels.ch Software in neuer Dimension08.04.2023

Löwenfels Partner AG, Meyerstrasse 20, 6003 Luzernwww.loewenfels.ch, [email protected]

Mit digitalem Vertragsmanagement Optimierungspotenzial nutzen





Thomas Uhlmann

Geschäftsleiter | Leiter ECM Solutions

[email protected] www.loewenfels.ch

Löwenfelsseit 25 Jahren Integration und Entwicklung innovativer Software.

»» Innovatives Dokumentenmanagement und Archivierung auf Basis von EASY SOFTWARE

»» Individualsoftware für Sozialversicherungen

Thomas_Uhlmann

Zu meiner Person

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Eigentliche «Vertragsabwicklung» betreffend der Kernprozesse geschieht im ERP oder CRM – Volumengeschäft

Dieses Referat bezieht sich auf alle anderen Verträge aus den Management- undunterstützenden Prozessen

Vertragsmanagement – Abgrenzung

Quelle: Wikimedia 2011





Herausforderungen mit Verträgen in «Ordnern»

Verträge in Papierform, mehrere Kopien, Versionen, mit und ohne handschriftliche Notizen - welches ist wirklich die gültige Version?

Finde ich den Vertrag in «meiner» Ablage oder hat ihn ein Kollege dezentral in seiner Abteilung?

Es gab doch Korrespondenz zum Vertrag? Wo finde ich diese? Ebenfalls dezentral in den Abteilungen oder sogar nur in den persönlichen E-Mails vom Kollegen?

Verpasste Kündigungstermine gehen ins Geld!





Kurz- und mittelfristige Mehrkosten Fehlende Nachweise für Verhandlungen Unabsehbare Chancen im Rechtsstreit

… Imageverlust

Konsequenzen aus mangelhaftem Vertragsmanagement





«Wie wäre es denn ideal?»

Alle Verträge digital an einem Ort, zu finden wie in «Google»

Korrespondenz, Akten- und Telefonnotizen direkt beim Vertrag

Erinnerungen an Fristen werden an die verantwortlichen Personen per E-Mail rechtzeitig zugestellt





«Wie wäre es denn ideal?»

Für die Liquiditätsplanung erhalte ich einen Bericht mit Einnahmen/Ausgaben aus den Verträgen

Für die Vertragserstellung kann ich Mustern und Vorlagen hinterlegen

Auch der interne Genehmigungsprozess kann festgehalten werden





Gibt es solche Software? Die verschiedenen Ansätze

Ein bereits eingesetztes ERP wird erweitert, um die Strukturdaten zum Vertrag zu erfassen, das gescannte Dokument ist dann vielfach nicht direkt «verlinkt», ohne Korrespondenzablage

Spezielle Software für die Verwaltung sehr vieler und hoch komplexer Verträge («ERP für Verträge»); Fachanwendung z.B. für Versicherungen

Stärken von Dokumentmanagement-Lösungen werden genutzt, um eine Vertragsverwaltung daraus zu bauen



möglicherFunktionsumfang





Häufig beinhalten Verträge schützenswerte Informa-tionen – flexibler Berechtigungssystem ist Pflicht

Zugriff auf Verträge von mobilen Geräten soll möglich sein – Geschäftsleitung ist in die Prozesse involviert!

Integrierbarkeit mit bestehenden Datenbanken muss einfach möglich sein (z.B. Adressdaten, Kreditoren)

Verständnis schaffen: z.B. digitales Vertragsmanagement hat nichts mit „digital Verträge signieren“ zu tun

Eine Lösung sollte flexibel erweiterbar sein – z.B. Zertifikatsverwaltung für Zulieferer, einfaches CRM, Auftragsverwaltung oder Projektdokumentationsablage

Achtung: Stolpersteine!





Wen freut digitales Vertragsmanagement ebenfalls?

Verwaltungs- oder Aufsichtsrat wegen Forderungen des «Internen Kontrollsystems IKS» - Nachvollziehbarkeit

Die Administration und die Führung, da sie ein Werk-zeug erhält, womit Verträge effizient verwaltet, und aktiv überwacht werden können

Lieferanten, welche ein systematisches Kunden-Rating führen

Jeden, der die gültige Vertragsversion finden statt endlos suchen will (Volltextsuche!)





Zusammenfassung / Fazit

Vertragsmanagement kann sich lohnen Wirkung als verlässlicher Vertragspartner

«Der hat seine Prozesse im Griff» Wirkung nach innen -

Führung erhält mehr Sicherheit im Prozess, Übersicht

es gibt bewährte Vertragsmanagement-Lösungen

Amortisation kann bereits über Produktivitätsgewinn erreicht werden





Löwenfels Partner AG bietet seit rund 25 Jahren Beratungs-leistungen für Integration und Entwicklung innovativer Software.

»» Innovatives Dokumentenmanagement und Archivierung

»» Individualsoftware für Sozialversicherungen

Als EASY Software Direktpartner im Goldstatus setzen wir auf die tausendfach bewährten EASY ECM Module.

Ob Belegarchivierung aus dem ERP-System, eMail-Archivierung, fortschrittliches Dokumentenmanagement und Workflow-Szenarien – zusammen mit EASY liefern wir auch Ihnen hohen Nutzen und optimale Prozessunterstützung.

Kunden aus unterschiedlichen Branchen zählen auf unsere Kompetenz und Erfahrung.

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VIELEN DANK FÜR IHREAUFMERKSAMKEIT

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Automatisierung im Vertragswesen



EASY DOCUMENTS | Workflow mit MS Visio

Erstellung mit MS Visio

Externe Aktionen «Signalausgang»

Benutzeraktion

«Button» im Web-Client

Workflow Objekte

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