Дорожный информационно-библиотечный центрДорожный информационно-библиотечный центр

Красноярской железной дорогиКрасноярской железной дороги

Ушакова Ольга БорисовнаУшакова Ольга Борисовна

Богачева Елена ВладимировнаБогачева Елена Владимировна

Пермиловская Ольга ПетровнаПермиловская Ольга Петровна

Использование АБИС “ИРБИС” Использование АБИС “ИРБИС” как единой СУБД для управления как единой СУБД для управления

технологическим процессом технологическим процессом комплектованиякомплектования

Дорожный информационно-библиотечный Дорожный информационно-библиотечный центр Красноярской железной дороги (ДИБЦ центр Красноярской железной дороги (ДИБЦ КЖД) комплектует технической литературой, КЖД) комплектует технической литературой, нормативно-технической документацией, нормативно-технической документацией, обучающими программами, плакатами, обучающими программами, плакатами, знаками безопасностизнаками безопасности::

собственный фонд;собственный фонд; фонды 10 филиалов ДИБЦ;фонды 10 филиалов ДИБЦ; 3 учебных центра;3 учебных центра; фонды 267 технических кабинетов и кабинетов по фонды 267 технических кабинетов и кабинетов по

охране труда;охране труда;

Сайт ДИБЦ КЖДСайт ДИБЦ КЖД

293528 2423

22522

2192

18618

1594

34669

2003 2004 2005 9 мес. 2006

получение (назв.) получение (экз.)

10

111

191

270243

313267

291

0

50

100

150

200

250

300

350

2003 2004 2005 9 мес. 2006

кол-во техкабинетов кол-во заявок

Количество литературы,переданной в технические кабинеты

Количество заявок и технических кабинетов, в которые передана литература

Информация обо всей заказанной, Информация обо всей заказанной, поступившей и переданной литературе поступившей и переданной литературе содержится в базах данных:содержится в базах данных:

• БД «Комплектование» (с изменениями)БД «Комплектование» (с изменениями)• БД «Электронный каталог» (с изменениями)БД «Электронный каталог» (с изменениями)• БД «Техкабинеты»БД «Техкабинеты»• БД «Заявки/Заказы»БД «Заявки/Заказы»

Возможности использования 4 баз данных::

• управление потоками заказов/передачи изданий;управление потоками заказов/передачи изданий;

• управление контактами и взаимоотношениями с управление контактами и взаимоотношениями с клиентами;клиентами;

• учет профилей комплектования;учет профилей комплектования;

• генерация отчетных форм;генерация отчетных форм;

• выполнение справок;выполнение справок;

• управление архивом полных текстов заявок/актов на управление архивом полных текстов заявок/актов на заказанную/переданную литературу;заказанную/переданную литературу;

• контроль за процессом комплектования руководством контроль за процессом комплектования руководством ДИБЦДИБЦ

Стандартные возможности использованияСтандартные возможности использования

БД «Электронный каталог»,БД «Электронный каталог»,

БД «Комплектования» позволяют:БД «Комплектования» позволяют:

• формировать сводные заказы;формировать сводные заказы;• оперативно выдавать справки о состоянии оперативно выдавать справки о состоянии

выполнения заказа на конкретные издания выполнения заказа на конкретные издания представителям подразделений;представителям подразделений;

• получать некоторые статистические данныеполучать некоторые статистические данные

Общий вид записи БД «Техкабинеты»Общий вид записи БД «Техкабинеты»

«Узкие» места «бумажной» технологии:«Узкие» места «бумажной» технологии:

• необходимо оперативно выполнять справки с необходимо оперативно выполнять справки с использованием полного текста заявки, а бумажный архив использованием полного текста заявки, а бумажный архив требует временных затрат для извлечения нужной требует временных затрат для извлечения нужной информации;информации;

• регистрация заявок и сводных заказов фиксировалась в регистрация заявок и сводных заказов фиксировалась в специальном журнале (на бумажном носителе), и специальном журнале (на бумажном носителе), и необходимо было дублировать данные в БД CMPL;необходимо было дублировать данные в БД CMPL;

• исполнители на местах могли несколько раз прислать исполнители на местах могли несколько раз прислать одну и ту же заявку, но это выявлялось уже после одну и ту же заявку, но это выявлялось уже после регистрации заявки в журнале, на этапе ввода в БД CMPL;регистрации заявки в журнале, на этапе ввода в БД CMPL;

• «история» заявок от конкретного подразделения могла «история» заявок от конкретного подразделения могла быть выявлена только после ручного отбора в папке с быть выявлена только после ручного отбора в папке с бумажными оригиналами;бумажными оригиналами;

• руководство ДИБЦ не могло оперативно получать руководство ДИБЦ не могло оперативно получать информацию о количестве и содержании заявок от информацию о количестве и содержании заявок от подразделений КЖД подразделений КЖД

Регистрация заявок БД «Заявки/Заказы»Регистрация заявок БД «Заявки/Заказы»

Регистрация заказов БД «Заявки/Заказы»Регистрация заказов БД «Заявки/Заказы»

Выходные формы заявокВыходные формы заявок

Журнал заявок и заказовЖурнал заявок и заказов

Основные функции БД «Заявки/Заказы»Основные функции БД «Заявки/Заказы»

Справочно-регистрационнаяСправочно-регистрационная. Информация обо . Информация обо всех заявках (их количественная и всех заявках (их количественная и качественная характеристика), поступающих в качественная характеристика), поступающих в ДИБЦ от филиалов, подразделений и учебных ДИБЦ от филиалов, подразделений и учебных центров, сведения об ответственном лице и центров, сведения об ответственном лице и исполнителе. Стадии выполнения сводных исполнителе. Стадии выполнения сводных заказов.заказов.

АрхивнаяАрхивная – подключаются полные тексты заявок с – подключаются полные тексты заявок с подписями руководителей подразделений-подписями руководителей подразделений-заказчиковзаказчиков

Использование БД позволяетИспользование БД позволяет::

• отказаться от бумажных носителей отказаться от бумажных носителей для ведения регистрационного учета;для ведения регистрационного учета;

• оперативно и качественно выполнять оперативно и качественно выполнять фактографические справки фактографические справки различного характера;различного характера;

• повысить ответственность повысить ответственность сотрудников подразделений за сотрудников подразделений за содержание и экземплярность заказа содержание и экземплярность заказа

Технология работы с заявками на литературуТехнология работы с заявками на литературув ДИБЦ Красноярской ж.д. в ДИБЦ Красноярской ж.д.

Регистрация заявок в БД , подключение

полного текста заявки

Ввод краткого БО с указанием автора

заказа

Формирование сводного заказа

CMP

L

Получение счета из издательства

Регистрация счета

Регистрация№№ платежных

поручений

ZPDR

Распределение поступившей

литературы по заявкам

Доработка БО

Формирование сопроводительных

документов

CMP

L

IBIS

ZPDR

TCAB

Отправка литературы

Возврат подписанного акта

Подключение полных текстов

подписанных актов

в Красноярске

TCAB

Заявки от подразделений

КЖД, филиалов ДИБЦ

Отправка заказа в изд-во по эл. почте; факсу;

через Интернет-магазин

Получение литературы

Передача литературы заказчику

Выполнение фактографических

справок на основе БД: CMPL, IBIS, TCAB, ZPDR

Счет оплачен

A

A B

B C

C

Регистрация актов передачи

да

да

нет

нет

IBIS - БД ЭК; CMPL - БД «Комплектование»; TCAB - БД «Техкабинеты»; ZPDR - БД «Заявки/Заказы»

В результате использования комплекса БД: «Электронный каталог», «Комплектование», «Техкабинеты», «Заявки/Заказы», «ОНТИ», «Заявки ОХК», в ДИБЦ с помощью АБИС «Ирбис» выполняются задачи управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)::

• ведение единой клиентской базы;ведение единой клиентской базы;

• ведение базы поставщиков;ведение базы поставщиков;

• контроль выполнения заказа, оптимизация контроль выполнения заказа, оптимизация процесса взаимодействия разных процесса взаимодействия разных подразделений;подразделений;

• мотивация и контроль сотрудников ДИБЦ, мотивация и контроль сотрудников ДИБЦ, ответственных за выполнение конкретного ответственных за выполнение конкретного этапа работы;этапа работы;

• повышение лояльности со стороны повышение лояльности со стороны клиентовклиентов (оперативное выполнение (оперативное выполнение справок, четкая организация работы с справок, четкая организация работы с заказом, учет предпочтенизаказом, учет предпочтений);й);

• планирование работы планирование работы (возможность (возможность оперативно составить отчет с любым оперативно составить отчет с любым срезом данных);срезом данных);

• прозрачность деятельности прозрачность деятельности (руководители (руководители ДИБЦ могут получить доступ к любым ДИБЦ могут получить доступ к любым данным со своего рабочего места)данным со своего рабочего места)

Спасибо за внимание!Спасибо за внимание!

Богачева Елена ВладимировнаБогачева Елена Владимировнаe-mail: lili@krw.ru