Ушакова Ольга Борисовна,Пермиловская Ольга Петровна

Использование небиблиографической БД

(АИБС "Ирбис") как инструмента контроля за комплектованием литературой подразделений

предприятия

Дорожный информационно-библиотечный центр (ДИБЦ)

Красноярской железной дороги

Образован в 1997 г. после слияния Дорожной научно-технической библиотеки и Дорожного центра научно-технической информации

Имеет 10 филиалов на станциях дороги, общий фонд – более 480 тыс. экземпляров, выписывается более 380 наименований периодических изданий

Главный инженер дороги

Начальник ДИБЦ

Зам. начальника Главный бухгалтер

Отдел обслуживани

я

Отдел комплектован

ия и обработки

Отдел художественно

го конструирован

ия

Отдел научно-технической информации

Филиалы на станциях:

Абакан, Ачинск, Боготол, Мариинск, Ужур, Саянская, Иланская, Решоты

Основные задачи Центра:

регулярное справочно-информационное обеспечение специалистов Красноярской ж.д., необходимое для формирования технической политики, обеспечивающей эффективную и безопасную работу дороги и решения конкретных производственных задач;

обеспечение пользователей технической, экономической и инструктивно-методической литературой;

обобщение, распространение и пропаганда передового производственного опыта по основным направлениям развития железнодорожного транспорта;

контроль за внедрением технических новшеств, заимствованных из информационных источников, на предприятиях дороги.

Ассортиментный кабинет ОКиО

Технология работы с заявками в ДИБЦ КЖД

Заявка от подразделения на литературу

Отдел комплектования

и обработки

Работа с книготорговыми базами по выбору

поставщика

Отправка сводного заказа

Получение счета

Формирование гл. бухгалтером ДИБЦ заявки на

финансирование

Оплата счета Управлением КЖД

Информация об оплате в

издательство

Поступление литературы

Распределение согласно предвари-

тельному заказу

Ввод информации о новых поступлениях в БД ДИБЦ, обработка

Передача литературы заказчику

Ввод в БД заказов

Формирова-ние сводного заказа в БД

Проблемы, возникавшие при использовании стандартных БД:

акты передачи литературы создавались по шаблону в текстовом редакторе (список переданной литературы с количеством и общей суммой приходилось набирать «от руки», что приводило к большим трудозатратам и неизбежным ошибкам);

акты в печатном виде, подписанные получателями, накапливались в папках по номерам (управлять этой информацией с течением времени становилось все сложнее (как и формировать отчетные данные);

сведения о тематике комплектования, перспективах развития предприятий, контактные данные ответственных за техническое обучение накапливались и также требовали управления.

Решение:

новая выходная форма БД IBIS – акт на получение литературы;

новая небиблиографическая БД – «Техкабинеты».

Шаблон выходной формы «Акт передачи»:

Причины создания БД именно в ИРБИС:

организация внедрила АИБС, позволяющую создавать БД различного содержания, поэтому нет необходимости использовать другие СУБД;

интерфейс программы знаком и понятен сотрудникам, которые будут использовать БД;

постановщик задачи в ДИБЦ хорошо представлял возможности системы.

Почему отдельная БД?

для встраивания новых полей в основные БД необходимо длительное время и правка большого количества взаимосвязанных файлов;

возможности основных БД расширяются при обновлении версий, а задачи, решаемые БД «Техкабинеты», несложные и постоянные, поэтому она может работать на одной и той же версии АИБС.

Общий вид записи БД «Техкабинеты»

Выходные формы БД «Техкабинеты»

Функции БД «Техкабинеты»:

Справочная (сведения о техкабинете, контактные данные ответственных лиц, тематика комплектования, перспективы развития, перечень переданных актов)

Архивная (полнотекстовый архив актов на переданную литературу)

Возможности БД «Техкабинеты»:

позволяет контролировать кол-во заказываемой литературы;

содержит инструмент для качественного комплектования фонда техкабинета (тематика комплектования);

повышает ответственность сотрудников, получающих литературу;

позволяет оперативно выполнять справки для служб и предприятий по количеству переданной литературы и сумме затрат

Параметры анализа:

автор и дата заказа;количество заказанной литературы;срок выполнения заказа;сведения об ответственных за техобучение;тематика комплектования;перспективы развития предприятия;количество переданной литературы;сумма, потраченной на комплектование;качественный состав фонда (по видам изданий);полный перечень приобретенных изданий.

(на основе использования БД «Комплектование» (CMPL), «Электронный каталог» (IBIS), «Техкабинеты» (TCAB) :

Инструкции67%

Компью-терные

программы24%

Учебники9%

Структура фонда технического кабинета ЭЧ-6

Выводы:

АИБС «Ирбис» подходит для ведения небиблиографических БД с архивными и справочными функциями.

Комплексное использование возможностей стандартных БД Ирбис и небиблиографической БД позволяет получать более точную картину комплектования подразделений предприятия.

Спасибо за внимание!