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Auditorias Desenvolvimento, difusão e
assimilação dos conceitos de: informação como recurso gestão de recursos de informação
Conduziu ao aumento do uso das técnicas de auditoria como meio de medir a eficácia e eficiência dos sistemas de informação.
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Gestão de Informação - técnicas
Auditorias de informação Information Mapping Auditorias de comunicação Infomapping
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Auditorias: abordagens Verificação
Respeito pelos procedimentos, regras ou regulamentos (financeiras)
Consultoria “Representar” os sistemas e práticas
existentes e os problemas com eles associados; Avaliar a sua adequação às metas e aos
objectivos organizacionais (planeamento estratégico)
CONVERGÊNCIA CONVERGÊNCIA
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Auditorias: objectivos Independentemente das diferentes
abordagens e metodologias uma auditoria deve: Apresentar os principais objectivos da
organização (processo ou outros) e identificar quais os constrangimentos organizacionais que agem sobre o sistema de informação.
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Auditorias: objectivos (cont.)
Determinar as necessidades de informação
Inventariar os recursos disponíveis Construir uma representação
coerente do funcionamento do sistema a partir da informação recolhida nos 3 processos acima referidos
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Auditorias: técnicas Recolha de informação Análise e representação de
sistemas Avaliação de sistemas Teste
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Auditorias: técnicas (cont.) Recolha de informação:
Objectivos organizacionais Política de informação Grupo de utilizadores (amostra) Requisitos de informação dos utilizadores Recursos de informação Representação (gráfica) do funcionamento
do sistema, a partir dos elementos recolhidos
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Auditorias: técnicas (cont.) Análise e representação de
sistemas Registar os usos e os recursos de
informação como: Tipologias Hierarquias de necessidades Sistemas de fluxos de dados “flow
charts”
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Auditorias:técnicas (cont.) Avaliação de sistemas:
Avaliar as áreas prioritárias a “auditar”
Realizar análises de custo benefício Realizar análises de falhas ou de
factores críticos
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Auditorias: técnicas (cont.) Teste
Realizar um teste em todo o sistema (gerando um processo, que passe por
todo o sistema, desde o princípio até ao fim)
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Auditorias: metodologias Custo benefício Geográficas Híbridas Gestão de informação Operacionais de consultoria
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Auditorias: Custo benefício Objectivo é, a partir de uma lista de
opções, compará-las na base da percepção do seu custo e benefício.
Autores de referência: Henderson, H. L. – Cost-effective
information provision and the role of information audit. Information and Management. 1(1980)7-9
Riley, R. H. – The information audit. Bulletin of the American Society for Information Science. 2(1976)24-25
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Auditorias: Custo benefício Processo
Definir os objectivos a serem atingidos pelo sistema
Avaliar os métodos alternativos de atingir os objectivos
Determinar os custos das alternativas Estabelecer modelos que relacionem os custos
de cada alternativa com as suas potencialidades para atingir os objectivos.
Estabelecer critérios de medida (peso) da relação custos/benefícios que permitam uma ordenação das alternativas
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Auditorias: geográficas Objectivo: identificar os principais
componentes do sistema e “mapificá-los” na sua relação recíproca.Há uma maior ênfase na análise de sistemas.
Autor de referência:Gillman, P. L. – An analytical approach to
information management. The Electronic Library. 3(1985)56-60
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Auditorias: geográficas (cont.) Processo
Educação: sensibilizar, formar, os utilizadores e os produtores da informação para o valor potencial dos serviços de informação.
Análise de necessidades: através de entrevistas não estruturadas aos utilizadores.
Análise dos recursos Análise dos serviços existentes: recolhas
estatísticas de “preocupações” procurando identificar os comportamentos de uso subjacentes.
Comparar necessidades com recursos: recorrendo a metodologias de análise de sistemas (mapificação)
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Auditorias: híbridas Objectivos: aproveitar as propostas
das metodologias geográficas mas, dando grande ênfase, às aproximações de custo benefício.
Autor de referência: Quinn, A. V. – The information audit: a
new tool for the information manager. Information Manager. 1(1979)18-19.
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Auditorias: híbridas (cont.) Processo
Caracterizar a situação inicial Identificar os objectivos que
justificavam os recursos de informação iniciais e relacioná-los com os objectivos organizacionais.
Identificar os “centros de informação” que fornecem os serviços de informação especializada ou genérica
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Auditorias: híbridas (cont.) Processo (cont.)
Tipos de serviços fornecidos Posição do “centro de informação” na
organização Custos e valores da informação Recomendações para a melhoria do
sistema de gestão de informação.
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Auditorias: gestão de informação
Objectivos: identificar os circuitos de circulação de “reports”, o seu objectivo e uso por cada “recipiente”.
Autor de referência: Reynolds, P. D. – Management
Information Audit. Accounts Magazine. 84(1980)66-69.
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Auditorias: gestão de informação
Processo Inventariar a distribuição da “informação
formal” obtendo listas de “reports” produzidos/usados e das suas listas de circulação.
Considerar o objectivo explícito do “report” em relação com a posição hierárquica e as responsabilidades de cada recipiente.
Identificar as fraquezas do sistema de “report”
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Auditorias: gestão de informação
Processo (cont.) Identificar as áreas prioritárias a
melhorar em consonância com os responsáveis pela gestão.
Prototipar as mudanças e testá-las Implementar as mudanças
consideradas necessárias.
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Auditorias: operacionais ... Objectivos:
Definir os objectivos do sistema “auditado” e identificar em que medida estão a ser atingidos.
Identificar se os objectivos estão em consonância com a filosofia da organização
Verificar o eficiência e eficácia no uso, no aproveitamento e na segurança dos recursos.
Avaliar de o sistema está a servir a organização (utilidade e qualidade)
Observação de regulamentos e normas.
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Auditorias: operacionais ... Autores de referência:
Gruber, T. – The operational audit – an integrated approach. Internal Auditor. 40(1983)39-41.
Barker, R. – Information audits: designing a methodology with reference to the R&D division of a pharmaceutical company. Sheffield: University of Sheffield, 1990. OPS nº8.
Chambers, A. D. – The internal audit of research and development. R&D Management. 8(1978)95-99.
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Auditorias: operacionais ... Processo:
Identificar os objectivos e o contexto da organização
Identificar os requisitos de informação dos utilizadores.
Inventariar os recursos de informação. Identificar as falhas do sistema e os pontos
chave de controlo. Avaliar as falhas do sistema. Testar os pontos chave.
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Auditorias: operacionais ... Processo (cont.)
Gerar soluções alternativas para as falhas.
Avaliar as alternativas. Verificar a observação de
regulamentos e normas. Propor recomendações.
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Information Mapping Objectivos
“Information mapping is an approach to informatin systems evaluation which is relatively new to the information world and information professionals as alike.
It is an approach wich explores information use and needs with a view to graphically representing parts of the information system under study.
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Information Mapping
Pridgeon, C. A. – Techniques for information mapping in a pharmaceutical research company. Sheffield: University of Sheffield, 1990. MSc dissertation.
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Information Mapping Processo A – formulação estratégia IT
Definir a missão da global da organização Examinar a estrutura organizacional Definir e examinar as áreas problemáticas Produzir o primeiro “information map”
(conjunto de papéis e mapas de fluxogramas, funções, objectivos associados às áreas.
Examinar as opções tecnológicas
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Information Mapping Processo A – formulação estratégia
IT Comparar os primeiros mapas e opções
tecnológicas com mapas criativos que registem interfaces, processos, análises custo-benefícios.
Produzir recomendações Implementar(Best, 1985)
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Information mapping Processo B – Sistema e usos
Identificar a necessidade de um information map.
Escolher a equipa do projecto Planear
Definir e acordar o objectivo do projecto Definir e acordar a extensão do projecto Acordar a metodogia Discutir o formato do produto final
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Information mapping Processo B
Preparação Preparação da equipa Preparação com o grupo alvo
Recolha de informação Entrevistas Estudo da documentação Observação
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Information mapping Processo B
Reunir e avaliar a informação recolhendo, paralelamente, informação complementar.
Formatar o mapa Obter o feedback do grupo Produzir e entregar o relatório.Pridgeon (1990)
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Auditorias de comunicação Objectivos: (instrumento de)
Meio de avaliar a eficiência associada com a introdução das TI na organização.
Medida da comunicação interpessoal. Medida da comunicação
gestor/empregado Medida da actividade de relações
publicasPotter (1990)
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Infomapping Objectivos: apoiar na identificação
dos recursos de informação de uma organização e na percepção da relação entre eles.
Autores de referência: Burk, C. F. ; Horton, F. W. – Infomap:
the complete guide to discovering corporate information resources. Englewoog Cliffs: Prentice Hall, 1988
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Infomapping Aplicação
Identificar os recursos de informação da organização no seu contexto organizacional e funcional.
Distinguir entre recursos mais críticos e menos críticos.
Identificar oportunidades para automatização ou interconexão de recursos de informação.
Avaliar os custos da informação relacionado-os com a percepção do seu valor.