2 kapsam yonetimi

Kapsam Yönetimi

Hazırlayan: Beka Çotur

Kapsam Yönetimi

Gereksinimleri Toplama

Kapsamı Belirleme

İş Kırılım Yapısını Oluşturma

Kapsamı Onaylama

Kapsamı Kontrol Etme

Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol

KapanışBilgi Alanı

Kapsam Yönetimi

Kapsam Yönetimi Planlama

Hazırlayan: Beka Çotur 2

• Proje Kapsam Yönetimi, projenin içine neler dahil, neler projenin dışında kalıyor sorusuyla ilgilidir.

• Kapsam Ürün Kapsamı ve Proje Kapsamını gösterir• Ürün kapsamı: Bir ürün, hizmet ya da sonucu tanımlayan özellikler ve

fonksiyonlardır

• Proje kapsamı: Belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalardır. Proje kapsamı teriminin bazen ürün kapsamını kapsadığı görülebilir.

• Gereksiz kapsamın projeye dahil edilmemesi gerekir, ek kapsam talepleri onay sürecinden geçirilmelidir!

Kapsam Yönetimi


• Kapsam Yönetimi Planlama: Proje kapsamının nasıl tanımlanacağı, geçerli kılınacağı ve kontrol edileceğini belgeleyen kapsam yönetimi planı oluşturma sürecidir

Kapsam Yönetimi Planlama


Kapanış

Kapsam Yönetimi

Girdiler Araçlar Çıktılar

• Proje yönetimi planı• Proje başlatma belgesi• Çevresel işletme faktörleri• Organizasyonel süreç

varlıkları

• Uzman görüşü• Toplantılar

• Kapsam yönetimi planı• Gereksinim Yönetim Planı


Kapsam Yönetimi Planı

• Ayrıntılı bir proje kapsam bildirimi hazırlanmasına yönelik süreç;

• Ayrıntılı bir proje kapsam bildiriminden İKY oluşturulmasına yönelik süreç;

• İKY'nin nasıl sürdürüleceğini ve onaylanacağını belirlemeye yönelik süreç;

• Tamamlanmış proje teslimatlarının resmi kabulünün nasıl yapılacağını belirlemeye yönelik süreç ve;

• Ayrıntılı proje kapsamı bildirimine yapılacak değişiklik taleplerinin nasıl işleme alınacağını kontrol etmeye yönelik süreç. Bu süreç doğrudan Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi sürecine bağlıdır.

Kapsam Yönetimi Kapsam Yönetimi Planlama

Çıktılar


Gereksinim Yönetim Planı

• Gereksinim aktivitelerinin planlanma, izlenme ve raporlanma şekli;

• Yapılandırma yönetimi aktiviteleri: ürüne yapılacak değişikliklerin başlatılma şekli, etkilerin analiz edilme biçimi, bu değişiklikleri onaylamak için gerekli yetki düzeylerinin yanı sıra bunların izlenme ve raporlanma şekilleri;

• Gereksinimleri önceliklendirme süreci;

• Kullanılacak ürün ölçütleri ve bunları kullanmanın gerekçeleri ve;

• Gereksinimlerin hangi özelliklerinin izlenebilirlik matrisine alınacağını gösteren izlenebilirlik yapısı.

Kapsam Yönetimi Kapsam Yönetimi Planlama

Çıktılar


• Gereksinimleri Toplama : Proje amacını gerçekleştirebilmek için paydaş ihtiyaçlarının toplanması ve dokümante edilmesidir. Gereksinimlerin önceliklendirilmesi ve anlaşmazlıkların çözümü gerekir.



Kapanış

Kapsam Yönetimi


• Kapsam yönetimi planı• Gereksinim Yönetim Planı• Proje Başlangıç Belgesi• Paydaş Yönetim Planı• Paydaş Listesi

• Görüşmeler• Odak Grupları• Çalıştaylar• Grup yaratıcılık teknikleri• Anketler• Gözlem• Prototip• Karşılaştırma

• Gereksinim Dokümanı• Gereksinim Takip Tablosu


• Görüşmeler: Paydaşlarla direkt görüşme

• Odak Grupları: Kalifiye paydaşlar ve Konu uzmanları ile tartışmalar

• Çalıştaylar: Çapraz fonksiyonel gruplarla görüşme• JAD (Joint Application Design): Ortak Uygulama Tasarımı/Geliştirmesi

• QFD (Quality Function Development): Kalite Fonksiyon Yayılımı

Yeni ürün geliştirirken kritik özelliklerini belirlemeye yardımcı olur

Müşteri ihtiyaçlarının toplanması ile başlar : VOC (Voice of Customer) : Müşterinin Sesi

Kapsam Yönetimi Gereksinimleri Toplama

Araçlar


• Grup Yaratıcılık Teknikleri: • Beyin fırtınası

• Nominal grup tekniği: oylama ve sıralama

• Delphi tekniği: uzman tarafından anket cevaplanması ve anonim geri dönüş

• Fikir haritalama

• Benzeşim şeması: benzer fikirleri gruplandırma

• Grup Karar Verme Teknikleri• Oy birliği

• Çoğunluk (>%50)

• Çoğulculuk: en büyük kesimin kararının uygulanması

• Diktatörlük


Araçlar


• Benzeşim Şeması:• Gereksinimler benzerliklerine göre gruplara ayrılır

• Daha önce fark edilmemiş kapsam riskini belirlemek için kolaylık sağlar

Kapsam Yönetimi

Kitabevi Bilgisayarlar Ofis Alanı Müşteri Hizmetleri

15000 kitapOrtak kullanım için 48 bilgisayar

4 ofis, 15 kübikAlan başına bilgisayar ve telefon bulunan 1 masa

15 değişik kategoriZiyaretçi hizmet masası için 12 bilgisayar

1 yönetici ofisi

Kolay bulmak için yukardakileri etiketleme

Personel ofisleri için 12 bilgisayar

Yönetim alanlarına yakın müdür ofisleri

Her alan için yazıcı / Ortak kullanım için 7 yazıcı

Her müdür alanına 5 kübik Yeni belirlenen gereksinimler


Araçlar


• Anketler : çok sayıda cevap veren

• Gözlem : kişileri kendi ortamında izleme

• Prototip : çalışan bir model yaparak erken geri dönüş sağlanması

• Karşılaştırma


Araçlar


Paydaş Gereksinimlerini Dengeleme:• Bazı sorunlar Proje Yöneticisinin çözemeyeceği kadar karmaşık olabilir

• Talep edilen gereksinimleri çözmek için aşağıdakiler göz önüne alınır:• İşin gerekçesi

• Proje Başlangıç Belgesi

• Proje kapsam tanımı

• Proje kısıtlamaları

• Önerilen aktiviteler: Uyuşmazlık çözümü, takım dayanışması, problem çözme becerileri, üst yönetime iletme, paydaştan onay alma

• Projenin yapılma nedeni ile ilgili olmayan istekler geri çevrilmelidir

Kapsam Yönetimi

!



Araçlar

• Gereksinim Dokümanı: her bir gereksinimin projeyle bağlantılı iş ihtiyacını nasıl karşıladığını açıklar. Gereksinimler başlangıçta genel bir liste olarak hazırlanabilir ve daha çok bilgi elde edildikçe kademeli olarak daha ayrıntılı hale gelebilir.

• Gereksinimlerin net ve kabul edilebilir olması için aşağıdaki şartlar karşılanmalıdır: • Specific açık, net ve anlaşılır • Measurable ölçülebilir• Achievable ulaşılabilir• Relevant ilgili• Time bound zaman sınırlı


Çıktılar


• Gereksinim Dokümanının bileşenleri aşağıdaki gibi olabilir

• Aşağıdakileri içeren iş gereksinimleri:• İzlenebilirlik açısından iş ve proje hedefleri;

• Projeyi gerçekleştiren organizasyonun iş kuralları;

• Organizasyonun yol gösterici ilkeleri.

• Aşağıdakileri içeren Paydaş gereksinimleri:• Organizasyonun diğer alanları üzerindeki etkiler;

• Projeyi gerçekleştiren organizasyonun içindeki veya dışındaki diğer birimler üzerindeki etkiler;

• Paydaş iletişimi ve raporlama gereksinimleri.


Çıktılar


• Aşağıdakileri içeren Çözüm gereksinimleri:• Fonksiyonel ve fonksiyonel olmayan gereksinimler;• Teknoloji ve standart uyumu gereksinimleri;• Destek ve eğitim gereksinimleri;• Kalite gereksinimleri; ve• Raporlama gereksinimleri, vb (çözüm gereksinimleri yazılı olarak, model oluşturarakya da her iki biçimde de belgelenebilir).

• Proje gereksinimleri şu şekildedir:• Hizmet, performans, güvenlik, uyum, vb. konuların düzeyleri ve;• Kabul kriterleri.

• Geçiş gereksinimleri.• Gereksinim varsayımları, bağımlılıkları ve kısıtları.


Çıktılar


Gereksinim izlenebilirlik Matrisi

Gereksinim izlenebilirlik matrisi, ürün gereksinimlerinin başlangıç noktalarıyla bu gereksinimleri karşılayan teslimatların bağlantısını gösteren bir tablodur. İzlenmesi gereken maddeler:

• İş ihtiyaçları, fırsatlar, amaçlar ve hedefler;• Proje hedefleri;• Proje kapsamı/ İKY teslimatları;• Ürün tasarımı;• Ürün geliştirme;• Test stratejisi ve test senaryoları;• Genel gereksinimlerden daha ayrıntılı gereksinimlere geçme


Çıktılar


• Kapsamı Belirleme: Proje ve ürünün ayrıntılı bir açıklamasının oluşturulması sürecidir. Projeye neyin dahil olup olmadığı belirlenir.

Kapsam Yönetimi


Kapanış

Kapsamı Belirleme


• Kapsam yönetimi planı• Proje Başlangıç Belgesi• Gereksinim Dokümanı• Organizasyonel Süreç

Varlıkları

• Uzman Görüşü• Ürün analizi• Alternatiflerin belirlenmesi• Çalıştaylar

• Proje Kapsam Bildirimi• Proje dokümanları

güncellemeleri


• Projede ve çıktılarda nelerin dahil edilip edilmeyeceği belirlenir• Ürün Kapsamı: Bir ürün, hizmet ya da sonucu tanımlayan özellikler ve

fonksiyonlardır• Proje Kapsamı: Belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet

ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalardır

• Ürün Analizi: • Sponsor / Müşteri tarafından belirlenmiş amaç ve tanım analiz edilerek

somut teslimatlara dönüştürülür. ürün kırılımı, sistem analizi, gereksinim analizi, sistem mühendisliği değer mühendisliği ve değer analizi gibi teknikleri içerir.

Kapsamı BelirlemeKapsam Yönetimi

Araçlar


Proje Kapsam Bildirimi

• Kapsam belirleme aktivitesinin sonucu çıkarılır, projenin kapsamı, başlıca teslimatlar, varsayımlar ve kısıtlar açıklanır. Ayrıca, proje teslimatları oluşturmak için gerekli teslimatları ve çalışmaları ayrıntılı olarak açıklar.

Kapsam Yönetimi Kapsamı Belirleme

Çıktılar


Proje Başlatma Belgesi vs Proje Kapsam Bildirimi

Kapsam Yönetimi Kapsamı Belirleme

Çıktılar


• İş Kırılım Yapısını Oluşturma : Proje teslimatlarının ve proje çalışmalarının daha küçük ve yönetilebilir bileşenlere ayrılmasıdır

Kapsam Yönetimi


Kapanış

İş Kırılım Yapısını Oluşturma


• Kapsam yönetimi planı• Proje Kapsam Bildirimi• Gereksinim Dokümanı• Çevresel İşletme Faktörleri• Organizasyonel Süreç

Varlıkları

• Bileşenlere ayırma• Uzman Görüşü

• İKY (İş Kırılım Yapısı)• İKY Sözlüğü • Kapsam Dayanağı• Proje dokümanları

güncellemeleri


• İKY Örneği:

• İKY bağımlılıkları göstermez

• İşleri çok fazla detaylandırmak, verimli olmayan yönetim çabasına neden olur

• İş paketleri: İş Kırılım Yapısının zamanlanabilir, bütçelenebilir, izlenebilir ve kontrol edilebilir en düşük seviyedeki detayıdır.

Kapsam Yönetimi İş Kırılım Yapısını Oluşturma

!

Çıktılar


• İKY ve İKY sözlüğü ile birlikte Kapsam Dayanağını oluşturur.

• İKY Sözlüğü: çalışma paketleri ve kontrol hesapları da dahil olmak üzere, İKY’nin bileşenlerinin daha ayrıntılı olarak tanımlanmasını sağlar.• ürün kapsamı, • çıktılar, • ürün kabul kriterleri, • kapsam dışı özellikler, • ek riskler, • kısıtlamalar ve • varsayımları içerir

Kapsam Yönetimi İş Kırılım Yapısını Oluşturma

Çıktılar


• Hesap kodu• İş tanımı• Sorumlu kurum• İlgili Kilometretaşı• Gerekli kaynaklar

• Maliyet tahminleri• Kalite gereksinimleri• Teknik referanslar• Kontrat bilgisi

• Kapsamı Onaylama: Tamamlanan proje teslimatlarının kabulünün resmi hale getirilmesidir

Kapsam Yönetimi


Kapanış

Kapsamı Onaylama


• Proje Yönetim Planı• Gereksinim

dokümantasyonu• Gereksinim Takip Tablosu• Doğrulanmış Teslimatlar• Çalışma Performansı

Verileri

• Denetim• Gruplar halinde karar alma

teknikleri

• Kabul Edilmiş Teslimatlar• Değişiklik İstekleri• Çalışma Performansı

Bilgileri• Proje Dokümanı

Güncellemeleri


• Tetkik, ölçüm, inceleme ve doğrulama gibi, çalışmaların ve teslimatların gereksinimlere ve ürün kabul kriterlerine uyup uymadığını belirlemeye yönelik aktiviteler içerir. Tetkik yerine bazen gözden geçirme, ürün gözden geçirmesi, denetim ve adım adım doğrulama terimleri kullanılır.

• Kalite Kontrolden farkı: Kalite kontrol teslimatların doğruluğu ile ilgilenir, onaydan önce gerçekleştirilmelidir.

Kapsam Yönetimi Kapsamı Doğrulama


Araçlar

• Kapsamı Kontrol Etme: projenin ve ürünün kapsam durumunun izlenmesi ve kapsam dayanağına yapılan değişikliklerin kontrol edilmesidir

Kapsam Yönetimi


Kapanış

Kapsamı Kontrol Etme


• Proje Yönetim Planı• Çalışma Performans Verisi• Gereksinim

dokümantasyonu• Gereksinim Takip Tablosu• Organizasyonel Süreç

Varlıkları

• Varyans Analizi • Çalışma Performans Bilgileri• Değişiklik İstekleri• Proje Yönetim Planı

Güncellemeleri• Organizasyonel Süreç Varlıkları

Güncellemeleri• Proje Dokümanı

GüncellemeleriHazırlayan: Beka Çotur 26

• Varyans analizi, temel çizgi ve gerçekleşen performans arasındaki farklılık derecesini ve nedenini belirleme tekniğidir. Başlangıçtaki kapsam temel çizgisinden sapmanın büyüklüğünü değerlendirmek için proje performans ölçümleri kullanılır.

• Proje kapsam dayanağından sapmanın fazla olması durumunda önleyici / düzeltici aksiyon alınması gerekir

Kapsamı Kontrol EtmeKapsam Yönetimi


Araçlar

Kapsamı Kontrol EtmeKapsam Yönetimi

Kapsam Kontrolü sırasında

kapsam değişikliği ihtiyacıMaliyet ya da Zaman kontrolü vs

sırasında kapsama potansiyel etki

Entegre Değişiklik Kontrolü

Değişikliği Kabul Et / Reddet?

Kabul edilmiş değişikliği

ilerletmek için

Kapsam Kontrolüne dönHazırlayan: Beka Çotur 28

Çıktılar

• Kapsam Dayanağı Güncellemeleri: Onaylanmış değişiklik talepleri proje kapsamını etkilerse, kapsam bildirimi, iKY ve iKY sözlüğü gözden geçirilir ve Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi sürecinde onaylanan değişiklikleri yansıtacak şekilde yeniden yayınlanır.

2 kapsam yonetimi

Services