2 jours pour lancer mon projet agile
DESCRIPTION
On parle souvent d'"état d'esprit agile". Lorsqu'il s'installe dans la DSI un groupe industriel comme Groupe Atlantic, on ne se limite pas à appliquer Scrum à la phase de réalisation des solutions logicielles. Pour ce projet transverse nécessitant une forte adhésion des utilisateurs, le groupe de pilotage a prévu un lancement sur 2 jours avec la présence de 15 représentants utilisateurs du directeur de site au contrôleur de gestion, du chef projet produit usine au comptable associé. Les questions essentielles à la réussite d'un tel événement ont été abordées : Comment parvenir à une prise de conscience collective des problématiques et des attentes de chacun ? Comment faire émerger les fonctionnalités du projet de manière participative ? Comment obtenir une priorisation concertée ? Il s'agit de permettre à l'équipe projet d'obtenir la matière essentielle pour construire une feuille de route respectant les budgets alloués, de gagner le soutien et la confiance des utilisateurs. Ce retour d'expérience par Edwige, représentante du groupe pilote et Pierrick, coach agile, vous fera découvrir les ateliers mis en place, ce qui a mené à leur choix et leur enchaînement, et les résultats obtenus à chaque étape.TRANSCRIPT
2 et 3 avril 2012
Lancement d’un projet … agile !
J'ai 2 jours pour obtenir une vision partagée avec 15 utilisateurs pour mon projet agile !
Les 2 et 3 avril derniers
Une réflexion commune
2 jours pour obtenir une vision partagée
Une histoire vraie
DSI
Transformer les énergies disponibles en bien-être durable
accessibles à tous et adaptées à chacun
par la création de solutions de confort thermique, éco-performantes.
Accompagnement
Opérationnel Formation
Coaching
Facilitation
ExpertiseAgile
Agile Garden
Aider les organisations à mettre en place un cadre co-construit, menant à l'innovation, l'épanouissement individuel et la performance collective
MISSION
L'agilité au sein de Groupe Atlantic
Un constat ...Des principes
séduisants
Adhésionquasi-immédiate
Du bon sens … mais ce n'est pas si facile
Le projet Métis
Transverse, stratégique, enjeu organisationnel conséquent
Clarifier la nature de la dépense
Permettre aux équipes de gérer leurs dépenses projets
Généraliser à l’ensemble des pôles et partager des pratiques communes
Lancer le projet : une étape clef
Objectifs
Une équipeFaire équipe, lancer la dynamique
Une vision Un carnet de macro fonctionnalités priorisées
Les obstacles :
Un cahier des charges existant
Un projet déjà estimé
Des activités au format inhabituel pour les participants
15 participants
Naviguer en prenant garde de :
Partager les diverses pratiques métiers
Oublier l'application existante
Éviter la « lettre au père Noël »
Préparer les participants à être acteurs du projet
Ajuster les formats d'atelier à la culture GA
Éviter le jargon agile
La préparation des 2 jours
• Le plan final :
Product box
OUVRIR
Story MappingPriorisation des besoins
World Café
User StoriesBesoins
EXPLORER CONVERGER
PersonasUsagers
PlanificationIntroduction
Jour 2Jour 1
Le premier jour de lancement
OUVRIR
Priorisation des besoins
World Café
Besoins
EXPLORER CONVERGER
Usagers PlanificationIntroduction
Jour 2Jour 1
WORLD CAFE
« Comment optimiser mon organisation au jour le jour sur la gestion des dépenses projets ? »
1
WORLD CAFE
« Comment optimiser mon organisation au jour le jour sur la gestion des dépenses projets ? »
2
Hôte
lorem
WORLD CAFE
« Comment l'outil informatique peut-il m'aider dans cette organisation ? »
3
Hôte
lorem
WORLD CAFE
RESTITUTION4
World Café
Lancement nécessaire par l'hôte
Discussions naturelles et animées
La plupart des sujets clé ont été abordés
Échanges riches
Pas de lead hiérarchique
Le 2ème jour de lancement
OUVRIR
Priorisation des besoins
World Café
Besoins
EXPLORER CONVERGER
Usagers PlanificationIntroduction
Jour 2Jour 1
Michel Nicolas Adeline Claire
Personas Usagers
Personaliser les utilisateurs
Se mettre à leur place
Les défendre
Commencer à exprimer leurs besoins
Personas Usagers
Lister les usagers, décrire un persona ensemble
1
Dessin rapide
Prénom
Description (poste, âge, traits de caractère)
Comportements, contraintes
Implications applicatives
Personas Usagers
Décrire les personas en groupe métier2
Personas Usagers
Description
Très occupé
Travaille tôt et tard
Dans la délégation
Besoin de contrôle, de pilotage
C’est un décideur
Patrick – 40 ansDirecteur de site
Comportements
Volonté de ne pas dépenser plus que l’enveloppe autorisée
Accès aux infos à toute heure
Besoin d’infos synthétiques
Besoin d’anticipation
Besoin de validation de certaines étapes
Besoin de déléguer certaines validations
Conséquences pour l'application
Disponibilité de l’application
Etats de reporting par service, par projet (à détailler)
Gestion du prévisionnel
Acteur du workflow
Workflow personnalisable
Personas
Première description collective indispensable
Besoins
Défendez vos personas en exprimant leurs besoins
1
Besoins
Restitution et regroupement2
DédoublonnageRegroupement
PO
Besoins
Premiers besoins difficiles à formuler (granularité)
Personas très utiles
Les attentes des comptables ont été émises
La PO prend ses fonctions
Les 2 jours de lancement
OUVRIR
Priorisation des besoins
World Café
Besoins
EXPLORER CONVERGER
Usagers PlanificationIntroduction
Jour 2Jour 1
Must
Should
Could
Would
Priorisation
Priorisation
Priorisation silencieuse1
Must
Should
CoudWould
?
Must
Should
Could
Would
Priorisation
Échanges2
Priorisation
Re-priorisation silencieuse3
?
Must
Should
Could
Would
!
Priorisation
Priorisation
Du scepticisme au lancement
Ex : « application multi-lingue » en must redécoupée en français, anglais (must), autres (would)
Bonne adhésion sur le résultat
Le jour d'après ...
OUVRIR
Priorisation des besoins
World Café
Besoins
EXPLORER CONVERGER
Usagers PlanificationIntroduction
Jour 2Jour 1 Jour 3
SP1
Should
Could
Would
Roadmap
SP2 SP3 SP4 SP5 SP6 SP7
Must
Roadmap
Must750-1000
Should500-750
Could250-500
Would0-250
Affinage de la priorisation1
980
Créer commande
Roadmap
980
Créer commande
Backlog2
990
Créer ligne dépense
970
Aide à l'imputation
1000Créer un
projet
...
Roadmap
Estimations3
0,5 1 2 3 5 8 13 21
User story de référence
Représentant de l'équipe technique
Roadmap
Roadmap V0.14
But du sprintVélocité présumée
Roadmap
Must750-1000
Should500-750
Could250-500
Would0-250
Bilan5
SP1 SP2 SP3 SP4 SP5 SP6 SP7
Roadmap
Macro-chiffrage fluide malgré l'inconnue technologique
Excellente collaboration PO – équipe technique
Une première alerte levée très tôt
Métis depuis
Première alerte levée à juste titre sans maîtrise de la technologie
Chiffrage revue à la hausse après 2 sprints de calibrage
Nouveau budget approuvé pour mener le projet
La première release est livrée, et un site est en production
Questions ?
AteliersAgilitéContexte
Préparation
Facilitation
Retours utilisateurs
Autre ...
Le retour des utilisateurs sur la démarche
« Le fait de faire le tri entre l'essentiel, l'accessoire et le confort et de savoir que la livraison sera assez rapide est une bonne façon pour les utilisateurs de s'approprier ce qu'ils ont "commandé".
Le projet a évolué en quelque chose d'encore plus motivant, voire excitant pour une équipe projet déjà bien motivée. »
ChristianPilote
Le retour des utilisateurs sur la démarche
« Je ne voyais parfois pas bien quel résultat allait pouvoir produire les ateliers … c'est au fil des résultats que l'intérêt de la démarche s'est révélé. Au bout des deux jours on avait déjà un super début de cahier des charges, et un niveau de confiance vraiment élevé dans la méthode. »
ClaudieCPU PO
Le retour des utilisateurs sur la démarche
« La préparation a permis que les animateurs des deux journées soient sur la même longueur d'onde sur le contenu des deux jours ainsi que le résultat attendu.C'est vraiment utile de réfléchir sur le format et l’enchaînement des temps collectifs pour servir au mieux les objectifs. »
SophieCPI MOA PO
Le retour des utilisateurs sur la démarche
« Je retiens le bel enthousiasme des utilisateurs sur les 2 jours de lancement, leur discipline lorsqu'il a fallu arbitrer sur les priorités.
Je suis convaincu de l'intérêt de la méthode agile […] j'attends quand même un projet où les informaticiens n'auront aucune connaissance du sujet traité. »
PascalResponsable de domaine
Le retour des utilisateurs sur la démarche
« La richesse de cette phase de lancement réside dans la phase de recueil des participants et dans la capacité des animateurs à les aider à structurer leur vision du futur outil.
Mieux préciser le contexte du projet et ses moyens permettrait d'éviter les frustrations sur le traitement des demandes des participants. »
HenriExpert utilisateur
Le retour des utilisateurs sur la démarche
Edwige Champinwww.groupe-atlantic.fr
Pierrick Thibaultwww.agilegarden.fr
@keurvet