El Proyecto y su dirección

Marco Conceptual para la Dirección del Proyecto

Octubre 2014

Prof. Juan Bautista

Material de estudio de los alumnos de la Universidad Nacional de Ingeniería, Facultad de Ingeniería Eléctrica y Electrónica, por tanto no se vende ni comercializa

PMIProject Management Professional (PMP)

– La más exigida y aceptada a nivel mundial

– Lidera y dirige equipos de proyecto

– Grado de Bachiller y 5 años de experiencia en gerencia de proyectos y 35 horas de entrenamiento en gerencia de proyectos ó

– Grado profesional y 3 años de experiencia en gerencia de proyectos y 35 horas de

entrenamiento en gerencia de proyectos

– Examen de 4 horas, 200 preguntas

– U$555 (U$405 para miembros)

– 3 años, 60 PDU (Professional DevelopmentUnit)

¿Por qué buscarías la certificación?

• Mejor empleo

• Más dinero

• Más reconocimiento

• No “quedarse atrás”

• Se lo exige la empresa

• Pasión por la gerencia de proyectos

• “Como que siempre me ha gustado el tema”

• ¿Otra?

Tipos de Proyectos mas frecuentes

Proyectos Tipo A

Proyectos Tipo B

Proyectos Tipo C

Después del acuerdo alguien pide

Credenciales que otorga el PMI

1. Introducción a la Dirección de Proyectos

Agenda

Propósito del PMBOK

Proyectos y Dirección de Proyectos.

Portafolio, Programa, Proyecto y OPM.

Dirección de Proyectos, Operaciones y estrategia.

Valor del Negocio.

Rol del Director del Proyecto.

PMBOK° 5ª Edición

• Estándar vigente desde el 01/01/2013.

• Incorpora una (01) área del conocimiento

• Y además 5 procesos adicionales a la cuarta Edición.

Introducción

Propósito del PMBOK@

Dirección de Proyectos como una Profesión.

Buenas prácticas: Conocimiento, procesos, habilidades, herramientas y técnicas.

Vocabulario común para todos los profesionales de proyectos.

Desarrollo profesional y certificaciones (CAPM®, PMP®).

En base a su criterio, la organización y el equipo del proyecto son los responsables de determinar que es lo apropiado para un proyecto.

Introducción

Alcance de la Guía del PMBOK®

Otros: The Standard for Program Management, The Standard for Portfolio Management y el Organizational Project Management Maturity Model (OPM3 ®)

Proyecto

Para el Examen

PMP® siempre piense en

Grandes Proyectos.

Es un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado y que es único.

Unicidad

TemporalidadGradualidad

Nota: Los proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y medioambientales permanentes.

Introducción

Características

del Proyecto

Nota: Se logra a través de la integración de los 47 procesos de la dirección de proyectos.

Introducción Dirección de Proyectos

Aplicación de los conocimientos,

habilidades, herramientas y técnicas a las

actividades del proyecto.

Restricciones del ProyectoIntroducción

Interacción entre Portafolios, Programas y Proyectos

Nota: Los proyectos y programas se vinculan con el plan estratégico a través de los portafolios

Introducción

Razones Estratégicas para un Proyecto

Demanda del mercado.

Necesidad del negocio.

Cumplimiento Normativo.

Avance de la tecnología.

Requerimiento social.

Solicitud de un cliente.

Consideraciones medio ambientales.

Nota: Los proyectos se utilizan para alcanzar los objetivos del plan estratégico

Nota: Interelaciona proyectos, programas y portafolios con los sistemas de métrica organizacional.

Introducción

Órgano de gestión que estandariza los

procesos y facilita el Uso compartido de

recursos, métodos, herramientas y

técnicas.

Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)

Director de Proyectos y PMO

Objetivos específicos del proyecto.

Recursos asignados al proyecto.

Restricciones del proyecto.

Cambios en el alcance de los programas.

Uso compartido de recursos entre proyectos.

Estándares, métricas, riesgos y oportunidades entre proyectos.

Nota: La PMO es apoyo al director de proyectos.

Introducción

Operaciones

Nota: La transferencia de recursos se da tanto al inicio (de la operación al proyecto)

como al final (del proyecto a la operación) de la implementación del proyecto.

Introducción

Esfuerzo continuo que produce resultado

repetitivo con recursos asignados a un mismo

conjunto de tareas de acuerdo a los estándares

del ciclo de vida de un producto.

Introducción

Aseguramiento de la eficiencia en la continuidad de las operaciones del negocio usando el óptimo de recursos requeridos y satisfaciendo la demanda.

Gestión de Operaciones

─Operadores de planta.

─Trabajadores de mantenimiento.

─Gerentes de línea.

─Supervisores de línea.

─Analistas (soporte).

─Personal de ventas.

─Representantes de atención al cliente.

Introducción Interesados de Operaciones

Gobierno de la Organización

Nota: Sus políticas y procedimientos pueden imponer restricciones al proyecto.

Introducción

Criterio formal que emplea la organización para establecer su dirección estratégica y sus parámetros de desempeño.

Valor del Negocio

Suma total de todos los elementos tangibles e intangibles del negocio

Suma total de todos los elementos tangibles e intangibles del negocio

Introducción

Nota: Se crea mediante la efectiva gestión de operaciones, portafolios, programas y proyectos

Rol del Director del ProyectoIntroducción

Conocimiento

ActitudDesempeño

Habilidades Interpersonales del Director de Proyecto

Liderazgo

Motivación

Comunicación

Influencia

Toma de decisiones

Trabajo en equipo

CoachíngCreación de confianza

Gestión de conflictosNegociación

Conciencia política y cultural

Director de Proyecto

Introducción

2 . Influencias de las Organizaciones y ciclo de Vida del proyecto.

Agenda

influencias de las Organizaciones.

Interesados del Proyecto y Gobierno.

Equipo del Proyecto.

Ciclo de Vida del Proyecto.

Ciclo de Vida

Influencias de la Organización

Nota: Comunicación, cultura y estructura son factores FAE

Ciclo de Vida

Influencias de la

Organización

Comunicación

Cultura

EstructuraActivos de los Procesos de la Organización

(APO)

Factores ambientales de la empresa(FAE)

Cultura

Visión, misión, Valores, creencias y

expectativas

Código de conducta y ética

profesional -laboral

Liderazgo y relaciones de

autoridad

Regulaciones, Normas, políticas, métodos y procedimientos

Tolerancia al riesgo

Sistemas de motivación y recompensas

Nota: En proyectos que involucran varias organizaciones y lugares, es necesario que los proyectos tengan competencias multiculturales.

Estructura Funcional

Nota: Cada departamento desarrolla sus proyectos de manera independiente.

Ciclo de Vida

Estructura Matricial Débil

Nota: El director de proyectos tiene un rol de coordinación o de apoyo

Ciclo de Vida

Estructura Matricial Equilibrada

Nota: El rector del proyectos es reconocido como tal pero no tiene autoridad total

Ciclo de Vida

Estructura Matricial Fuerte

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Personal

Personal

Personal

Personal Personal

Personal

Personal Personal

Personal

Director Ejecutivo

Gerente de DirectoresDel Proyecto

Director del Proyecto

Director del Proyecto

Director del Proyecto

Coordinación del Proyecto( Las casillas sombreadas representan al personal involucrado en actividades del proyecto)

Nota: El director de proyectos tiene autoridad total y personal bajo su responsabilidad

Ciclo de Vida

Estructura Orientada a Proyectos

Director delProyecto

Director del Proyecto

Director del Proyecto

Personal

Personal

Personal

Personal Personal

Personal

Personal Personal

Personal

Director Ejecutivo

(Las casillas sombreada representan al personal involucrado en actividades del proyecto

CoordinaciónDel Proyecto

Nota: El director de proyectos tiene independencia para gestionar los recursos de la organización

Ciclo de Vida

Estructura Combinada

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Gerente deDirectores del Proyecto

Personal

Personal

Personal

Personal Director del Proyecto

Personal

Personal Director del Proyecto

Director del proyecto

Director Ejecutivo

GerenteFuncional

Personal

Personal

Personal

Coordinación del Proyecto ACoordinación del Proyecto B

(Las casillas sombreadas representan al personal involucrado en actividades del proyecto)

Ciclo de Vida

Influencia de la estructura en los Proyectos

Fuente: PMBOK®

Activos de los Procesos de la Organización (APO)

Estándares y políticas

Proc

esos

y

Proc

edim

ient

os

Planes y plantillas

Manuales y guías

Bases de datos financieras

Información histórica

Lecciones aprendidas

Bases corporativas de conocim

iento

Nota: Criterios para adaptar los procesos de la organización a las necesidades específicas del proyecto.

Ciclo de Vida

Factores Ambientales de la Empresa (FAE)

Restringen las opciones del director de proyectos.

Infraestructura

Recursos Humanos

Cultura, estructura y gobierno

Condiciones del Mercado

Clima Político

Sistemas de información gerencial

Normas industriales y gubernamentales

Canales de comunicación de la organización

Bases de datos comerciales

Tolerencia de los interesados al riesgo

Interesado

Individuo, grupo u organización que puede afectar, ser afectado o percibir ser afectado por una decisión, actividad o resultado del proyecto.

Nota: Puede ser interno o externo, positivo o negativo, latente o activo.

Interesados del Proyecto

Gobierno del Proyecto

Estructura, procesos, modelos de toma de decisiones y herramientas para gestionar el proyecto, al mismo tiempo que apoya y controla el éxito de sus resultados.

Ciclo de Vida

Está alineado con el gobierno de la organización y abarca el ciclo de vida del proyecto.

Incluye los siguientes procesos:

˗ Criterios de aceptación de entregables.

˗ Identificación y resolución de incidentes.

˗ Comunicación de la información

˗ Revisión y aprobación de cambios.

˗ Alineamiento y relación con interesados.

˗ Enfoque de ciclo de vida del proyecto.

Establece el marco para el desempeño del equipo del proyecto, quienes son los responsables.

Ciclo de Vida

Elementos del Gobierno del Proyecto

Roles en el Equipo del ProyectoCiclo de Vida

Son a tiempo completo o parcial, dependiendo de su ubicación y de la estructura organizacional

Estructura Genérica del Ciclo de Vida del Proyecto

Fuente: PMBOK®

Facilita la comparación entre proyectos, incluso si estos son de naturaleza diferente.

Ciclo de Vida

Impacto del Riesgo y costo del Cambio durante el Ciclo de Vida del Proyecto

Fuente: PMBOK®

Fases del ProyectoCiclo de Vida

Fases del ProyectoCiclo de Vida

Nota: Para un control más efectivo de los entregables es preferible no quedarse sólo en la estructura genérica del ciclo de vida, sino plantear la división formal en fases.

Fases Secuenciales del Proyecto

.

Fuente: PMBOK®

Ciclo de Vida

Fases Superpuestas del Proyecto

Una fase inicia antes de que haya finalizado la anterior.

Recursos adicionales; incremento del riesgo; costos de reprocesos

Se aplica como técnica de compresión del cronograma o fast tracking.

Ciclo de Vida

Fuente: PMBOK®

Fases y Grupos de Procesos

Cada fase del ciclo de vida del proyecto puede ser considerada como un proyecto.

Ciclo de Vida

Enfoques del Ciclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida

Impulsado por un plan.

Alcance, tiempo y costo definidos.

Fases con actividades específicas.

Equipo con habilidades diversas.

Producto conocido con entregable total

Impulsado por iteraciones.

Alcance elaborado con cada iteración.

Fases con actividades repetidas.

Equipo en aprendizaje.

Producto complejo con entregables parciales.

Impulsado por el cambio.

Tiempo y costo definidos.

Fases con iteraciones rápidas (2-4 semanas)

Interesados con activa participación.

Productos para entornos de rápido cambio

Predictivo Iterativo e incremental Adaptativo o ágil

3. Procesos de la Dirección de

Proyectos

Agenda

Interacción de Procesos.

Grupos de Procesos.

Procesos de la dirección de Proyectos.

Información del Proyecto.

Rol de las Áreas del Conocimiento.

Conjunto de acciones y actividades interrelacionadas, realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido.

Para el Examen PMP®

Estudie las entradas,

Herramientas y técnicas, y

Salidas de cada proceso.

Proceso

Categorías de Procesos

De la Dirección de Proyectos

Aseguran el desarrollo eficaz del

proyecto a lo largo del ciclo de vida.

Orientados al Producto

Especifican y crean el producto

del proyecto.

La Guía del PMBOK ® describe únicamente los procesos de la dirección de proyectos

Procesos

Grupos de Procesos de la Dirección de ProyectosProcesos

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

Cuando proyectos complejos son separados en fases, todos los grupos de procesos se repiten en cada fase.

Procesos

Interacción de los Grupos de Procesos del Proyecto

Fuente: PMBOK 5ª.Ed. (2013)La aplicación de los procesos es iterativa y superpuesta a lo largo de todo el proyecto.

Procesos

Interacción de los Grupos de Procesos del ProyectoProcesos

Flujo de Datos, Información y Reportes del ProyectoProcesos

Área del Conocimiento

Conjunto completo de conceptos, términos y actividades que conforman un campo profesional, un campo de la dirección de Proyectos o un área de especialización

Mapeo de 47 Procesos y

10 Áreas de Conocimiento

Fuente: PMBOK° 5ª Edición

Inicio Planificación EjecuciónMonitoreo y 

ControlCierre

4.1  Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

4.2  Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

4.3  Dirigir y gestionar el Trabajo del Proyecto

4.4  Monitorar y Controlar el Trabajo del Proyecto

4.6  Cerrar el Proyecto o Fase

4.5  Realizar el Control integrado de cambios

5.1  Planificar la Gestión del Alcance

5.5  Validar el Alcance

5.2  Recopilar requisitos 5.6  Controlar el Alcance5.3  Definir el Alcance5.4  Crear  la EDT/WBS6.1  Planificar la Gestión del cronograma

6.7   Controlar el Cronograma

6.2  Definir las Actividades6.3  Secuenciar las Actividades6.4  Estimar los recursos de las Actividades6.5  Estimar la Duración de las Actividades6.6  Desarrollar el cronograma7.1  Planificar la Gestión de los Costos

7.4  Controlar los Costos

7.2  Estimar los Costos7.3  Determinar el presupuesto

8.  Gestión de la Calidad del Proyecto

8.1  Planificar la Gestión de la calidad

8.2  Realizar el Aseguramiento de Calidad 

8.3  Controlar la Calidad

9.1  Planificar la Gestión de los Recursos Humanos 

9.2  Adquirir el Equipo del proyecto9.3  Desarrollar el Equipo del Proyecto 9.4  Dirigir el Equipo del Proyecto

10.  Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

10.1  Planificar la Gestión de las Comunicaciones

10.2  Gestionar las Comunicaciones

10.3  Controlas las Comunicaciones

11.1  Planificar la Gestión de los riesgos

11.6  Controlar los riesgos

11.2  Identificar los riesgos11.3  Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos11.4  Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos11.5  Planificar la respuesta a los Riesgos

12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

12.1  Planificar la Gestión de las Adquisiciones

12.2  Efectuar las Adquisiciones

12.3  Controlar las Adquisiciones

12.4  Cerrar las Adquisiciones

13. Gestión de los Interesados del Proyecto

13.1  Identificar a los interesados 

13.2 Planificar la Gestión de los Interesados

13.3 Gestionar la participación de los Interesados

13.4  Controlar la participación de los Interesados

7.  Gestión de los Costes del Proyecto

9.  Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

11. Gestión de los Riesgos del Proyecto

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

4.  Gestion de Integración del Proyecto

5.  Gestión del  Alcance del Proyecto

6.  Gestión del Tiempo del Proyecto

Areas de Conocimiento

Mapeo de 47 Procesos y 10 Áreas de Conocimiento

Area del Conocimiento

Iniciación Planificación EjecuciónSeguimientoy Control

Cierre

Integración 1 1 1 2 1Alcance 4 2Tiempo 6 1Costo 3 1Calidad 1 1 1Recursos Humanos 1 3Comunicaciones 1 1 1Riesgos 5 1Adquisiciones 1 1 1Interesados 1 1 1 1 1

2 24 8 11 2

Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos

Procesos

Mapeo de 47 Procesos y

10 Áreas de Conocimiento

Procesos

Area del Conocimiento

Iniciación Planificación EjecuciónSeguimientoy Control

Cierre

Integración 1 1 1 2 1Alcance 4 2Tiempo 6 1Costo 3 1Calidad 1 1 1Recursos Humanos 1 3Comunicaciones 1 1 1Riesgos 5 1Adquisiciones 1 1 1Interesados 1 1 1 1 1

2 24 8 11 2

Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos

Fuente: PMBOK° 5ª Edición

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