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Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
Initiation E.R.P.Initiation E.R.P.
Mai - Juin 2005Mai - Juin 2005
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Initiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation • Les enjeux, objectifs, les fonctions• Les acteurs • Les principaux éditeurs
Impacts processus métiers Impacts processus métiers • Fonctions « front office » / « back office »• Les domaines de l’entreprise• L’entreprise « étendue » : Les workflows et les échanges de données
Choix et mise en œuvre d’un ERP Choix et mise en œuvre d’un ERP • Les principales étapes• Le projet d’implémentation• Le planning• Le budget• Le pilotage• Les éléments récurrents
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
E.R.P. = Enterprise Ressources PlanningE.R.P. = Enterprise Ressources Planning
OUOU
P.G.I. = Progiciel de Gestion IntégréP.G.I. = Progiciel de Gestion Intégré
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
Les enjeux et objectifs : pourquoi choisir un ERP ?
Les principales fonctions : pourquoi faire ?
Les acteurs : qui intervient ?
Les limites
Les principaux éditeurs
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation Les enjeux et objectifs : pourquoi choisir un ERP ?
Entreprise multinationale ou filiales : Harmonisation des outils informatiques et des processus (BPM : Business Process Management)
PME : Simplifier l’informatique en unifiant grâce à un seul outil informatique pérenne
Faciliter la circulation des données et des informations grâce au Système d’Information
ERP = Progiciel => avantages attendus du progiciel par rapport aux applications informatiques développées en interne
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation Les enjeux et objectifs : Les questions clés
Est ce que je sûr de facturer toutes mes prestations/livraisons ? Comment mieux répondre aux auditeurs du groupe ? Comment rassurer un client sur la disponibilité réelle du stock ? Quels clients me payent réellement ? Mon prévisionnel de CA m’autorise-t-il à investir dans cette nouvelle machine ? Où en sont mes marges ? Quel produit / Service contribue le plus à la marge commerciale ? Où en est le C.A. de mon agence de Toulouse ? …
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
AvantagesAvantages FreinsFreins
•Envergure du concept•Cohérence des données•Intégration des outils•Evolutivité•Fiabilité
•Coût élevé•Délai de mise en œuvre•Retour sur investissement•Complexité technique•Interfaçage des modules
• Il automatise et intègre les processus
• Il partage les données
• Il produit et accède à l’information en temps réel
Ce qui permet de:
• Structurer et homogénéiser le système d’information
• Favoriser la coopération entre les acteurs
• Construire une image globale de l’entreprise
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP - Mise en œuvre : IMPACT TECHNO.ERP - Mise en œuvre : IMPACT TECHNO.
IMPACT TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION SELON SECTEURS ET FONCTIONS(Source : IDC 2004)
INNOVATION SOURCING PRODUCTION LOGISTIQUE MARKETING VENTESPOINTS DE
VENTERELATION
CLIENTRESSOURCES
HUMAINES
Finance ++ + NA NA ++ ++ +++ +++ +
Santé + ++ NA ++ + NA NA +++ ++
Industrie +++ ++ +++ +++ + ++ NA +++ ++
Distribution + +++ NA +++ ++ +++ ++ ++ ++
Secteur public
+ ++ NA + + NA NA +++ ++
NA : Non Applicable - "+" : faible impact - "++" : impact moyen - "+++" : fort impact
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Initiation aux ERP
35,2
44,8
38,5
17,6
6,1
12
-5,2-10
0
10
20
30
40
50
1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002
Évolution de la croissance du marché français des éditeurs d’ERP,revenus licences (%), 1996-2002
4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 6,00
Petites Entreprises(10-99)
PME et Cœur de marché(100-999)
Frange supérieure (>1000 salariés)
Moyennes de l’évolutiondes dépenses IT
2002-2003
Source : IDC, Nov 2002
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Initiation aux ERP
BASES INSTALLEES PROGICIELS DE GESTION
80%71%
41%35% 34%
28%
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
Compta. Paie, RH Logistique,Achats
Gestionproduction
Vente,marketing
Décisionnel
Entreprises intégrant 3 fonctions principales de gestion dans BDD unique : 38%Entreprises possédant un PGI : 50% Source : PAC 2004
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Initiation aux ERP
Source : CIO thématique 2004B. Intelligence Group
TAUX EQUIPEMENT EN ERP
83%
62%
38%
25%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
200 à 500 M€ 100 à 200 M€ 40 à 100 M€ 20 à 40 M€
Effectifs C.A. %1 000 à 2 000 p 200 à 500 M€ 83%
500 à 1 000 p 100 à 200 M€ 62%200 à 500 p 40 à 100 M€ 38%100 à 200 p 20 à 40 M€ 25%
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Initiation aux ERP
Source : CIO thématique 2004B. Intelligence Group
Effectifs C.A. K€1 000 à 2 000 p 200 à 500 M€ 160
500 à 1 000 p 100 à 200 M€ 120200 à 500 p 40 à 100 M€ 45100 à 200 p 20 à 40 M€ 20
DEPENSE ANNUELLE PME EN PROGICIELS APPLICATIFS (en K€)
160
120
45
20
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200 à 500 M€ 100 à 200 M€ 40 à 100 M€ 20 à 40 M€
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Initiation aux ERP
GRANDS COMPTES
(> 800 pers.)
MIDDLE MARKET
(>100 à 800 pers. )
PME/PMI
(>20pers.)
SAPSAP Oracle ApplicationOracle Application People Soft (JDE aussi)People Soft (JDE aussi) BaanBaan
IFSIFS Movex (Intentia)Movex (Intentia) Axapta (Microsoft)Axapta (Microsoft) AdonixAdonix GenerixGenerix
SAGE (Ligne 30, 100, SAGE (Ligne 30, 100, 500, …)500, …) Navision (Microsoft)Navision (Microsoft) Business One (SAP)Business One (SAP) CegidCegid
BATAILLE FAIT RAGEEFFECTUE sauf exception
Exceptions : Administration, Banque/Assurance, Hôpitaux, …
NOUVEAUNOUVEAU : les ERP « libres » : ERP5, COMPIERE, ARIA, FISTERRA, OFBiz, Value, Taika PGI…
LES ACTEURS DU MARCHELES ACTEURS DU MARCHE
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Initiation aux ERP
Fac
ilit
é d
e m
ise
en
oe
uvr
e
QAD
Intentia
JDE
PeopleSoft
SAP
MAPICS-XA
MAPICS-Point.Man
Geac/System 21
SSA Global Technologies
IFS
Oracle Frontstep
Invensys/Baan
Complétude de l'offre
Acteurs de niche Précurseurs
Challengers Leaders
Bilan des premières offres :
JD EDWARDS est le seul leader reconnu sur le middle market industriel
Nouvelles offres
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Initiation aux ERP
DRH SAV Production
Achats
Marketing
Publicité
Vente
Sous-Traitant
Producteur de Machines
Fournisseurs
Supply Chain
Managt B to B
Web
Fournisseurs
Soc de Service Push
Banque
Actionnaires
Sites de Recrutement
E-learning Télé-Tutoring
C
L
I
E
N
T
S
DistributeurMarchand
e-commerce
Sites d ’appel d ’offre
CONCURRENTS
Marketing one to one
Site Financier
e-mailing, bandeaux,site promotionnel...
trackingLogistique
CLIENTS
Back-up techniciens
SVP réclamations
Tutoriat
Club utilisateur
Télémaintenance
B to B
Co-ingénérie
Extranet
Administr@tions
Sitede
crise
DG
Bureau d’Etude
Maintenance
EDI
Back-up commerciaux
Partenaires
Veille Concurrentielle et Intelligence Économique
$
Gestion Trésorerie
Dématérialisationdes procédures
Télémaintenance machines
Veille Technologique
Recherche nouveaux Fournisseurs
Market-Place
Télétravail
ASP
Gestion
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Initiation aux ERP
DRH SAV Production
Achats
Marketing
Publicité
Vente
Sous-Traitant
Producteur de Machines
Fournisseurs
Supply Chain
Managt B to B
Web
Fournisseurs
Soc de Service Push
Banque
Actionnaires
Sites de Recrutement
E-learning Télé-Tutoring
C
L
I
E
N
T
S
DistributeurMarchand
e-commerce
Sites d ’appel d ’offre
CONCURRENTS
Marketing one to one
Site Financier
e-mailing, bandeaux,site promotionnel...
trackingLogistique
CLIENTS
Back-up techniciens
SVP réclamations
Tutoring
Club utilisateur
Télémaintenance
B to B
Co-ingienerie
Extranet
administrations
Sitede
crise
DG
Bureau d’Etude
Maintenance
EDI
Back-up commerciaux
Partenaires
Veille Concurrentielle et Intelligence Economique
$
Gestion Trésorerie
Dématérialisationdes procédures
Télémaintenance machines
Veille Technologique
Recherche nouveaux Fournisseurs
Market-Place
Télétravail
ASP
Gestion
SCM
Extranet
KM C R MINTRANET
ERP
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Initiation aux ERPIntervenantsIntervenants
Transfert de Compétences
Parfaite synergie
Sponsor - Directeur de projetSponsor - Directeur de projet
UTILISATEURS FINAUX
Pilote
Distribution
Pilote
DistributionPilote
Finance
Pilote
FinanceResp. et
Pôle
Informatique
Resp. et Pôle
Informatique
Pilote
Production
Pilote
Production
ClientClient
Consultant
Distribution
Consultant
DistributionConsultant
Finance
Consultant
FinanceCP et Pôle
Informatique
CP et Pôle
Informatique
Consultant
Production
Consultant
Production Intégr.Intégr.
Directeur de projetDirecteur de projet
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Initiation aux ERP
TYPOLOGIE D’ACTEURS TYPOLOGIE D’ACTEURS
- MOAMOA (Maîtrise d’Ouvrage)(Maîtrise d’Ouvrage) : Un sponsor, des utilisateurs clés par domaine et des experts métier
- AMOAMO (Assistant à Maîtrise d’Ouvrage)(Assistant à Maîtrise d’Ouvrage) : DSI ou/et cabinet de conseil (organisation métier, définition du cahier des charges, sélection ERP, Conduite au changement, …) ou service interne pour dialogue MOA/MOE (grands comptes)
- MOEMOE (Maîtrise d’Œuvre)(Maîtrise d’Œuvre) : DSI ou Intégrateur
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
Les enjeux et objectifs : pourquoi choisir un ERP ?
Avantages progicielAvantages progiciel
pérennité relative solution informatique produit standard donc moins cher base de clients assurant la solidité du produit validation possible du produit par organismes habilités
(AFAQ, CXP, Ordre experts-comptables …) évolutivité assurée : prise en compte évolutions
réglementaires (intégration IFRS, SOX …)
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
Les enjeux et objectifs : pourquoi choisir un ERP ?
inconvénients progicielinconvénients progiciel
solution non totalement adaptée à l’entreprise => développements spécifiques complémentaires nécessaires
dépendance à un fournisseur extérieur : rythme des évolutions au gré de celui-ci, augmentation des coûts récurrents …
intégration au S.I. de l’entreprise coûteuse accompagnement et formation des utilisateurs renforcés réticence possible de la DSI interne ERP peu adaptée à ce jour au domaine des PME
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Initiation aux ERP
10 - Mise en production etassistance
Préparation et Construction de la solution
Déploiement et Assistance
12 - Gestion de projet
15 - Gestion du changement
13 - Transfert de compétence
14 - Support éditeur
11 - Garantie
9 - Pilote
5 - Analyse Fonctionnelle
2 - InitiationERP
3 - ArchitectureTechnique
4 - Réceptionprogiciel
1 -
Lan
cem
ent
6 - Définition de la solution
Réalisation de la solution
7 -Développement et intégrationde la solution
8 -Réception et préparation
de laformation
Fournir une vision globale du projet à l’équipe conjointe Client / INTEGRATEUR
Assurer au Client la maîtrise fonctionnelle et technique de la solution
Coordonner les ressources
Planifier et suivre les activités
Communication et reporting
Valider les livrables en interne
Assurer la cohérence des chantiers
Déployer la solution
Fournir une assistance au démarrage
Définir le modèle de données et les tables de référence
Définir l’interface utilisateur et les états de sortie
Définir les interfaces avec les autres systèmes clients
Définir les règles de gestion
Préparation et mise en œuvre des infrastructures de paramétrage, intégration et réception
Définir l’architecture technique requise
Obtenir une expertise de l’éditeur sur le projet en cas de besoin technique spécifique
Valider avec l’éditeur des décisions et des étapes importantes dans la mise en œuvre de l’application
Formaliser les processus métier
Rédiger des spécifications fonctionnelles détaillées
Réaliser et intégrer la solution (Paramétrage, développement, interfaces)
Prise de connaissance visant à faciliter l’intervention des utilisateurs clés lors de la phase de définition de la solution
Traiter les anomalies pendant la période de garantie
Obtenir la réception à la suite des tests utilisateurs
Réaliser la documentation utilisateurs et les supports de formation
Initiation aux ERP
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP Pour garantir la réussite du projet CRM, l’organisation de l’équipe associe étroitement CLIENT 1, CLIENT 2, le
prestataire SI du Client, INTEGRATEUR et ERP.
Pilotage du projet ERPPilotage du projet ERPPilotage du projet ERPPilotage du projet ERP
Chefs de projetCLIENT 1 / CLIENT 2 / le prestataire SI du Client
Chef de projetINTEGRATEUR
Consultants fonctionnel
ERP
Technicien ERP + Expert Services
Architecte technique ERP
QualitéQualitéQualitéQualité
Delivery Manager INTEGRATEUR
Profils requis :
ERP
INTEGRATEUR
CLIENT 1 / CLIENT 2 / le
prestataire SI du Client
Consultants technique ERP
EAI
Chantier Chantier fonctionnelfonctionnelChantier Chantier
fonctionnelfonctionnel
Chantier Chantier paramétrage et paramétrage et développementdéveloppement
Chantier Chantier paramétrage et paramétrage et développementdéveloppement
Chantier Chantier interfaces et interfaces et
reprise de reprise de donnéesdonnées
Chantier Chantier interfaces et interfaces et
reprise de reprise de donnéesdonnées
Chantier Chantier architecture et architecture et
InstallationInstallation
Chantier Chantier architecture et architecture et
InstallationInstallation
Consultants technique ERP
Tools
Groupe des Utilisateurs
clés
Ressources Architecture /
Système / DBA / Réseau
Équipes informatiques
Correspondant technique
Directeurs du projet C&M(MOA et MOE)
Directeur de projetINTEGRATEUR
FormateurERP
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
T0 = 02/02/05 1 mois de congé neutralisé
Période de garantie : 6 mois à la signature des PV (Procès Verbaux) de recette.Période de garantie : 6 mois à la signature des PV (Procès Verbaux) de recette.
Exemple de planning CRMExemple de planning CRM
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Initiation aux ERP
AVANTAGESAVANTAGES INCONVENIENTSINCONVENIENTS Coût (prêt-à-porter)Coût (prêt-à-porter) Etat de l’artEtat de l’art Cohérence globale et immédiateCohérence globale et immédiate Mono-fournisseurMono-fournisseur Evolution au fil du temps, veille Evolution au fil du temps, veille technologiquetechnologique Rationalise le processRationalise le process Réponse à plusieurs métiersRéponse à plusieurs métiers International (aspect légal, langues)International (aspect légal, langues) ConsolidationConsolidation Maintenance moindreMaintenance moindre
Risque (Big Bang)Risque (Big Bang) Conduite au changement lourdeConduite au changement lourde Réponse générique donc performance et Réponse générique donc performance et pertinence plus limitées pertinence plus limitées Sécurité ?Sécurité ? Mono-fournisseurMono-fournisseur Migration de versionsMigration de versions
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentation – exemple formalisme UMLERP : présentation – exemple formalisme UML
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentation – Type de fluxERP : présentation – Type de flux
Flux d’informations (format papier ou autre)
Flux financier
Flux de matières (flux physique)
A transformer en données pour stockage dans la base de données de l’ERP
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
Modélisation UML ou MERISE (MCC, MCD, MOT) Modèle de données Modèle de communication Modèle de traitements
DONNEE
TRAITEMENT ACTEUR
ETAT 1
ETAT 2
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Initiation aux ERP
WORKFLOWWORKFLOW : Exemple d’un circuit d’une dépense
BUDGETEBUDGETEBUDGETEBUDGETE ENGAGEENGAGEENGAGEENGAGE LIVRE, REALISELIVRE, REALISELIVRE, REALISELIVRE, REALISE
FACTUREFACTUREFACTUREFACTURECOMPTABILISECOMPTABILISE
(DAF)(DAF)COMPTABILISECOMPTABILISE
(DAF)(DAF)
REGLE, PAYEREGLE, PAYE(DAF)(DAF)
REGLE, PAYEREGLE, PAYE(DAF)(DAF)
Commande,contrat, devis
Livraison,réalisation
Réception facture
Saisie comptable
Acceptation et paiement
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
EXERCICE : Les étudiants sont envoyés par leur employeur en formation en alternance. Les étudiants payent une partie de la formation. Ils suivent des cours dispensés par des professeurs intervenants externes, passent un examen et sont sanctionnés par un diplôme
Définir les acteurs Définir les données Définir les traitements Définir quelques états des données dans le cadre de l’énoncé Schématiser les différents diagrammes
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
ETUDIANTS
PROFESSEURSGESTIONNAIRES
ECOLE
EMPLOYEURS
??
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
CONTRATTRAVAIL
SUPPORT COURS
EXAMEN
CONTRAT FORMATION
DOSSIER ETUDE
DIPLOME??
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
APPRENDRE
PAYER
ENSEIGNER
??
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
« Le Supply Chain Management est l’ensemble des efforts investis pour produire et distribuer un produit fini depuis les fournisseurs jusqu’aux clients
Cette chaine recouvre au moins 5 processus de base :PREVOIR, APPROVISIONNER, PRODUIRE, STOCKER, LIVRERPREVOIR, APPROVISIONNER, PRODUIRE, STOCKER, LIVRER
Elle englobe des fonctions telles que les achats, les approvisionnements, la planification de production, la gestion de la demande, la gestion des stocks, le transport et le service client
De plus, le SCM intègre les systèmes d’information qui pilotent ces activités »
Source CXP
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
– ERPERP (Enterprise Resource Planning) : progiciels de gestion intégrés
– APSAPS (Advanced Planning System) : Progiciels de planification et d’optimisation
– SCESCE (Supply Chain Execution) : Progiciels d’optimisation de la logistique de distribution
– MESMES (Manufacturing Execution System) : Solutions de contrôle et d’optimisation de l’exécution de la production
– DédiésDédiés (à une ou plusieurs fonctions) : moteurs d’optimisation, prévisions de ventes, gestion de l’entreposage …
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
Acheter Fabriquer Stocker Livrer Vendre
EDI / INTERNET
Années
Mois
Semaines
Jour
Temps réel
ERP
APS
SCEMES
Gestion des achats GPAO Gestion des stosks Gestion transports Admin. ventes
Optimisation du réseau logistique
Planification Planification Planification PrévisionsProduction Distribution Transpoerts
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
GPAO Prévisions Compta.
Achats G. Ciale R.H.
Stocks Transpost ….
Pour être intégréintégré, un progiciel doit couvrir au moins 3 fonctions de baseau moins 3 fonctions de base de de gestiongestion (parmi la compta., la gestion de production, la gestion commerciale, la gestion des achats, la gestion des stocks, transports, R.H. …)
et partager les informations entre les modules par le biais d’une base de base de données uniquedonnées unique
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
ERPERP
GESTION COMMERCIALEAdmin. Des ventes
Marketing
GESTION INDUSTRIELLEProduction
MaintenanceQualité
GESTION LOGISTIQUEAchats
Distributionstocks
GESTION FINANCIEREComptabilités
Immobilisationstrésorerie
GESTION R.H.Paie
Personnel
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
Une plus grande fiabilitéfiabilité de l’information (unicité)
Une plus grande cohérencecohérence entre les fonctions au sein des entreprises• Éviter les ruptures du passage d’un système à l’autre• Eviter les redondances (ressaisies, informations identiques mais exprimées sous
différentes formes …)
Une réduction des délaisréduction des délais (fluidité de l’information)
Une réduction des coûtsréduction des coûts administratifs (meilleur suivi)
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
Fonctions décisionnelles
CIBLER VENDRE
CONNAÎTRE SERVIR
Fonctions de support et SAV
Fonctions marketing Fonctions Forces de vente
CRM => ERMCRM => ERM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
Ventes
Support
Marketing
Base de connaissances
CLIENTS
ProcessusFront Office
ProcessusBack Office
ERPERPGestion
commercialeGestion
logistiqueGestion
De productionGestion
financière
Call center E-mail Internet SMS
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation Considérer et convaincre qu’un projet ERP doit être un projet d’entreprise
Commencer par une remise en question des organisations (ERP)
Démarrer par des projets pilotes (domaines et sites pilotes)
Anticiper les impacts du projet ERP sur les organisations et les projets en cours
Définir une méthode et s’y tenir
Etablir une documentation détaillée à chaque phase du projet
Gérer la politique du changement
Equilibrer les ressources internes et externes
Valoriser des ressources pendant et après le projet dans un centre de compétences
S’entourer d’utilisateurs « experts » dès le démarrage du projet
« Coller » au produit
Mettre l’accent et faire des efforts sur la formation
Ne pas oublier la reprise des données
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
… … et particulièrement, insister sur les points suivants et particulièrement, insister sur les points suivants
• AccompagnementAccompagnement (formation, procédures …)
• InterfaçageInterfaçage avec le Système d’Information existant
• Stratégie de migrationmigration des données actuelles
• Proportion des fonctions spécifiquesfonctions spécifiques à développer
par rapport à l’utilisation des fonctions standardsfonctions standards de
l’ERP
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Initiation aux ERP
Client/ServeurClient/ServeurABAP/4ABAP/4
R/3R/3
VentesVentesSDSD
Gestion des Gestion des matièresmatières
MMMM
ProductionProductionPPPP
AssuranceAssurancequalitéqualité
QAQA
MaintenancMaintenancee
PMPM
Ressources Ressources humaineshumaines
HRHRSolutions Solutions
sectoriellessectorielles
ISISWorkflowWorkflowWFWF
Gestion deGestion deprojetsprojets
PSPS
ContrôleContrôlede gestionde gestion
COCOComptabilitéComptabilité
FIFI
AMAMimmobili-immobili-sationssations
Finances
Logistique
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Initiation aux ERPExemple classique
direction
Admin. etFinance
ProductionVente Marketing
• Prévision• Offres
• Livraison• Facturation
• Salons/foires• Statistique
• Mailing• Publicité
• Clients et Fournisseur
• Achats• Prix
• Rapports financiers
• Planning de production• Contrôle• Stocks
Clients? Partenaire?
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Initiation aux ERP
Exemple des activités liées à une vente
President
VP VP VP
A B C
D E H
F G
H
J
I
K
L
M
N
O
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Initiation aux ERP
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Initiation aux ERP
Gestion des ventes - Le Flux
•Contrats•Offres
•CommandesCommandes
Fermes LivraisonÉdition
documentsCréation livraison
Confirmation Délais Facturation
Retour
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Initiation aux ERP
Les principaux facteurs de choix
o Pérennité de la solution & de l’éditeur
o Couverture fonctionnelle
o Qualité de service
o Flexibilité de la solution
o Niveau technologique de la solution
o Disponibilité d’outils d’aide à la décision
o Convivialité & ergonomie
o Coûts des licences
o Coûts de maintenance
o Conditions contractuelles
o Connaissance & référencement dans l’activité
o Éditeur / Intégrateur
o Degré de remise en cause de l’organisation
o Notoriété de l’éditeur
o Référencement global & local
o Ouverture vers les nouvelles technologies
o Disponibilité
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Initiation aux ERPAnalyse progiciel
0
1
2
3
4
5
Cible
Couverture fonctionnelle
Ouverture multiplateforme
Outils de développement
SGBD
Ergonomie et convivialité
Aide en ligne et documentation
Sécurité d'accès
Sécurité des données
Personnalisation des écransWorkflow
Accès aux données et requêteurs (EIS)
Personnalisation des éditions et restitutions
Outils d'import / export
Développements spécif iques
Maintenance
Performance procédure exploitation
EDI / Internet / Intranet
Organisation technique
Progiciel 1
Progiciel 6
Progiciel 2
Progiciel 3
Progiciel 5
Progiciel 4
Progiciel 7
Progiciel 8
Les principaux facteurs de choix
Source Gartner
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Initiation aux ERP
o Raisonner vision & enjeux avant besoins
o Raisonner intégration & processus plutôt que services & fonctions
o Raisonner participatif, implication et mobilisation plutôt que directif
o Raisonner système cible avant de raisonner solutions
o Privilégier la finalité et les objectifs aux moyens d’y parvenir
o Raisonner valeur ajoutée & contribution avant de raisonner coûts
o Raisonner coût complet dans le temps et pas seulement coûts licences
o Raisonner utilisation du système avant de raisonner capacité du système
o Raisonner pérennité et indépendance avant de raisonner solution
o Raisonner partenariat avant de raisonner fournisseur
L’état d’esprit E.R.P.L’état d’esprit E.R.P.
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERP
Que désigne t-on par le terme « Entreprise étendue »« Entreprise étendue » ?
Capacité de l’entreprise à échanger et communiquer Développer des flux à « valeur ajoutée » Établir un référentiel d’échange compréhensible par tous Mettre en œuvre des indicateurs de performance permettant de suivre la
pertinence des processus réalisés
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Initiation aux ERP
Capacité de l’entreprise à échanger Capacité de l’entreprise à échanger et communiqueret communiquer
L’analyse de notre parc client montreL’analyse de notre parc client montre
70% des entreprises pratiquent la déclaration TDFC 80% utilisent les transmissions bancaires 20% ont mis en œuvre des échanges avec leur Factor 100% de nos clients Iris Personnel font leur déclaration par TDS mais seulement 45% utilisent la DUCS
Et les possibilités de développement sont Et les possibilités de développement sont
La déclaration de TVA La dématérialisation de factures clients ou fournisseurs Le prélèvement automatique…
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Initiation aux ERP
PRODUCTION Délais Planifier
sous-traitants Délais
Opérations sous douanes
COMMERCE ARC et
disponibilité Piloter
la livraison Factures TVA
RESSOURCESHUMAINES
Rapports D’activités
Virements TDS - DUCS
FINANCE Factures Paiements Relances Déclarations
TDFC
FOURNISSEURSFOURNISSEURS
ENTREPRISEENTREPRISE
CLIENTSCLIENTS
ADMINISTRATIONADMINISTRATION
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Initiation aux ERP
Développer des flux à « valeur ajoutée »Développer des flux à « valeur ajoutée »
Une approche basée sur la gestion des flux par domaineUne approche basée sur la gestion des flux par domaine
La gestion financièreLa gestion financière
Objectif faciliter les déclarations: TDFC, TVA Optimiser les échanges bancaires: Optimiser les encaissements clients: prélèvement, liaisons FACTOR ,
relances Accélérer le reporting:consolidation groupe, centralisation Accéder rapidement à la législation: liaison Navis comptable (éditions
Francis Lefebvre)
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Initiation aux ERP
Et les possibilités de développement sont Et les possibilités de développement sont
Dématérialisation des pièces comptables (suivi de la traçabilité du document, Nouvelle loi de finance)
Le paiement des notes de frais avec notification au salarié
La gestion des demandes d’engagement…
Développer des flux à « valeur ajoutée »Développer des flux à « valeur ajoutée »
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Initiation aux ERP
Une approche basée sur la gestion des flux par domaineUne approche basée sur la gestion des flux par domaine
La gestion des Ressources HumainesLa gestion des Ressources Humaines
Objectif faciliter les déclarations mensuelles ou trimestrielles: DUCS
Optimiser le règlement des salaires: virement bancaire Fiabiliser et simplifier la déclaration annuelle: TDS Sécuriser la gestion de la participation : versement par virement Accéder rapidement à la législation: liaison Practis social
Développer des flux à « valeur ajoutée »Développer des flux à « valeur ajoutée »
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERP
Et les possibilités de développement sont Et les possibilités de développement sont
La gestion des notes de frais par Internet (notion de portail) Le suivi des rapports d’activités pour des techniciens nomades La gestion des demandes de formation…
Développer des flux à « valeur ajoutée »Développer des flux à « valeur ajoutée »
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERP
Une approche basée sur la gestion des flux par domaineUne approche basée sur la gestion des flux par domaine
La gestion commercialeLa gestion commerciale
Réception de commandes électroniques Réception de factures électroniques Suivi des livraisons Téléchargement des mises à jour Appel d’offre électronique: accès aux éléments, soumission…
Développer des flux à « valeur ajoutée »Développer des flux à « valeur ajoutée »
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERP
Et les possibilités de développement sont Et les possibilités de développement sont
Consultation des fournisseurs Diffusion de tarifs, catalogues, fiches techniques… Info promotions, Info nombre de points sur carte de
fidélité…
Développer des flux à « valeur ajoutée »Développer des flux à « valeur ajoutée »
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERP
Une approche basée sur la gestion des flux par domaineUne approche basée sur la gestion des flux par domaine
La gestion de productionLa gestion de production
Objectif produire au plus vite avec le minimum de stock: disposer de l’info stock chez le fournisseur
Maîtriser les délais de production: ordonnancer le travail avec les sous-traitants
Informer le client sur la disponibilité Émettre les documents d’accompagnements
Développer des flux à « valeur ajoutée »Développer des flux à « valeur ajoutée »
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERP
Et les possibilités de développement sont Et les possibilités de développement sont
La gestion des options par des configurateurs experts
Le suivi des interventions d’après ventes pour améliorer le produit
La traçabilité complète
Développer des flux à « valeur ajoutée »Développer des flux à « valeur ajoutée »
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPFOURNISSEURFOURNISSEUR
FACTURES PROVISOIRES
ENRICHISSEMENT MANUEL
BONS A PAYER
REGLEMENTS AUTOMATIQUES
ENREGISTREMENT MANUEL
Écritures Gestion des litiges
Services Acheteur
s
Liste
s
Architecture fonctionnelle
Conception modulaire
Modules
FACTURES
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPFOURNISSEURFOURNISSEUR
S A S
FACTURES PROVISOIRES GED
ENRICHISSEMENT MANUEL
BONS A PAYER
REGLEMENTS AUTOMATIQUES
Enrichissement de premier Niveau
XML EDI
Autres
Écritures Gestion des litiges
FACTURES
Services Acheteur
s
Architecture fonctionnelle
Conception modulaire
Modules
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERP
S A S
FACTURES PROVISOIRES GED
ENRICHISSEMENT MANUEL
BONS A PAYER
REGLEMENTS AUTOMATIQUES
Enrichissement de premier Niveau
Écritures
RAPPROCHEMENT
AUTOMATIQUE
Enrichissement de second Niveau
INTEGRATEURDE
DEPENSES
GESTION
COMMERCIALE
Gestion des litiges
FACTURES
Services Acheteurs
XML EDI
Autres
FOURNISSEURFOURNISSEUR
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPExemple sur la dématérialisation
SaisieSaisie Sas Sas facturefacture
SAS Facture +Demande SAS Facture +Demande d’achat+ d’achat+ CommandeCommande
Sas facture + Sas facture + Commande Commande
ModificationModificationfacture facture provisoireprovisoire
Rapprochement Rapprochement automatique automatique facturefacture
Rapprochement Rapprochement automatique automatique détaildétail
Imputation Imputation manuellemanuelle
TraitementTraitement
IntégrationIntégration
EngagementsEngagements
DépensesDépenses
Automatisation Automatisation croissantecroissante
Factures provisoiresFactures provisoires
LitigesLitiges
WorkflowWorkflow
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPÉtablir un référentiel d’échange compréhensible par tous !Établir un référentiel d’échange compréhensible par tous !
Une approche basée sur la législation et les normes en vigueurUne approche basée sur la législation et les normes en vigueur
Finance: ETEBAC, TDFC, IFRS Ressources Humaines: TDS, DUCS, Commerce: EDIFACT, EDITRANS… Production: GENCOD…
Et les possibilités de développement sont propres à chaque secteur Et les possibilités de développement sont propres à chaque secteur d’activitéd’activité
Automobile Grande distribution Mutuelles Agro-alimentaire…
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERP
Établir un référentiel d’échange compréhensible par tous !Établir un référentiel d’échange compréhensible par tous !
… et si toutes les données ne peuvent pas communiquer dans le même format … EXCELEXCEL est un compromis acceptable !
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
APS SFA
SAVERPERP
MES SCECall Centers
Back office
Front office
EDI Internet
Attention Attention de de ne pas se ne pas se perdre !perdre !
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP : présentationERP : présentation
ERPERP
Décisionnel
SCM
-> SCM : optimiser la réponse aux commandes des clients en accélérant les flux de la chaîne logistique globale -> CRM : mieux connaître ses clients, aller les chercher et les conserver -> Décisionnel : Trouver des informations utiles dans un océan de données
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERPERP
APS
ACHMAIN
PRD STK TRS CRM
SCESFA
CTI
CONF BIAcheter Fabriquer Stocker Livrer Vendre
Proposer
Cibler
Execution
Opérationnel
Tactique
Stratégique
Connaitre
Veiller
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
Mise en Mise en oeuvreoeuvre
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERP
Quelques remarques préliminaires sur l’informatique … Quelques remarques préliminaires sur l’informatique …
9 projets informatiques sur 10 sont livrés hors délais et 30% sont 9 projets informatiques sur 10 sont livrés hors délais et 30% sont abandonnésabandonnés
Les principales causes sont : manque de disponibilité des Les principales causes sont : manque de disponibilité des maîtrises d’ouvrage et utilisateur, manque d’implication de la maîtrises d’ouvrage et utilisateur, manque d’implication de la Direction Générale, mauvaise estimation de la taille et du budget Direction Générale, mauvaise estimation de la taille et du budget du projet (partie informatique)du projet (partie informatique)
La part de budget des Directions Informatiques consacrée aux La part de budget des Directions Informatiques consacrée aux logiciels (progiciels, prestations) ne cessent de croître et depuis logiciels (progiciels, prestations) ne cessent de croître et depuis 5 ans l’externalisation de la fonction informatique progresse …5 ans l’externalisation de la fonction informatique progresse …
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP - Mise en œuvre : Les étapesERP - Mise en œuvre : Les étapes
étude de faisabilitéfaisabilité et d’impact sur les processus métiers et implantation
analyse de rentabilitérentabilité (étude des gains, économies, avantages …)
planningplanning et budgetbudget
analyse de risquesrisques et facteurs de succès
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP - Mise en œuvre : Les critèresERP - Mise en œuvre : Les critères
COUT
DELAI QUALITE
PROJETPROJET
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP - Mise en œuvre : ANALYSE DE RISQUES ERP - Mise en œuvre : ANALYSE DE RISQUES
Organisationnel Technique Humain (social) Fonctionnel Juridique Financier
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP - Mise en œuvre : ANALYSE DE RISQUES (Exemple)ERP - Mise en œuvre : ANALYSE DE RISQUES (Exemple)RISQUES PROJET "CRM" 2005
Risques Evaluation Commentaires Actions possibles
Pilotage projet : organisation , planning
++++
- Pilotage "partagé" entre CLIENT1 (MOA+CMOA),CLIENT2 (MOA+CMOA),DSI- Planning contraint par rapport à la taille du projet et la multiplicité des acteurs- Procédures adminstratives différentes entre CLIENT2 et CLIENT1
- Allonger les délais- Redéfinir les responsabilités des acteurs (matrice de responsabilité)
Complexité technique +- Risque limité car machine centrale unique (MACHINE) déjà en production
- Aucune mesure particulière car risque limité, environnement technique maitrisé par HEBERGEUR
Complexité fonctionnelle / implication des MOA
+++
- Multiplicité des interfaces avec applications internes- Importance des développements spécifiques par rapport aux fonctionnalités standards de Siebel : impact sur coût récurrent maintenance ultérieure- Affectation de ressources MOA au projet à temps p
- Aucune action pour V1, mais consigne d'utilisation des fonctions standards plus forte pour V2- Modification processus métier à rapprocher du "modèle" standards de Siebel- Dédier des ressources MOA à temps plein durant les phases sensibles : conception
Risque contractuel +++
- 5 contrats existants non corrélés- Propriété MACHINE : CLIENT2, mise en production : DSI, hébergement : HEBERGEUR, utilisateurs : CLIENT2 + CLIENT1
- Transformer CDP DSI en contrat avec clauses pénalités notamment- Prise en charge complète par DSI de la machine MACHINE et refacturation au service rendu (mode ASP)
Risque financier +++- Montant total CLIENT1 + CLIENT2 = 3,2 M€- Charge = 3 800 j-h, soit 19 personnes environ à temps plein durant 11 mois (env. 2,1 M€)
- Réduire le périmètre fonctionnel le cas échéant
impact processus métier ++++
- Rapprochements personnel commerciaux CLIENT2 et CLIENT1, concurrents sur le terrain
- Eclaircissement des enjeux métiers par les D.G. CLIENT1 et CLIENT2 respectives- Renforcer les actions d'accompagnement
" +" = risque faible -> " ++++" = risque majeur
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
Une idée de la relation projet / coûtUne idée de la relation projet / coût
Ampleurdu projet
Fiabilitérobustesse
Effort /durée
Risque
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP - Mise en œuvre : BUDGETERP - Mise en œuvre : BUDGET
BUDGET COMPLET = BUDGET COMPLET =
BUDGET PROJET D’IMPLANTATION BUDGET PROJET D’IMPLANTATION
(investissements)(investissements)
+ +
BUDGET ANNUEL RECURRENTBUDGET ANNUEL RECURRENT
(charges)(charges)
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP - Mise en œuvre : BUDGETERP - Mise en œuvre : BUDGET
BUDGET COMPLET = BUDGET PROJET D’IMPLANTATION + BUDGET ANNUEL RECURRENT
BUDGET PROJET =Achat licences progiciel ERP
+ Achat éventuel matériel informatique : changement micros…
+ Achat prestation informatique pour :
paramétrer l’ERP, développer les fonctions spécifiques, développer les interfaces avec l’informatique existante,reprendre les données existantes dans l’ERP (facultatif)
+Achat de formation => coût de formation, déplacement
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP - Mise en œuvre : BUDGETERP - Mise en œuvre : BUDGET
BUDGET COMPLET = BUDGET PROJET D’IMPLANTATION + BUDGET ANNUEL RECURRENT
BUDGET ANNUEL RECURRENT =
Maintenance licences progiciel ERP +
Maintenance matériel informatique +
Coût télécoms +
Maintenance « courante » (corrective, évolutive) +
Hot-line
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
Le budgetLe budget Ajouter les éléments complémentaires
Salaires des informaticiens en interne Formation de l’équipeL’achat des matériels et progiciels permettant de constituer l’environnement
de développement et de tests y compris l ’installation, paramétrage et maintenance
Les déplacements Les locaux, téléphone
… et les « aléas » …!
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP - Mise en œuvre : GRILLE BUDGETAIREERP - Mise en œuvre : GRILLE BUDGETAIREBUDGET PROJET "CRM"
(Montant en K Euros) Montant Remarques
BUDGET PROJET 2005
Prestations informatiques internes 800
Etude préalable (cadrage) 150
Prestations intégrateur 700
Licences logiciels ERP 300
Matériels 300
Formation 50
Accompagnement 100
TOTAL 2 400
BUDGET RECURRENT Annuel
Maintenance matériels 30
Maintenance+support licences ERP 40
Maintenance applicative - TMA 300
Exploitation application 100Infogérance matériels 50
Coûts télécoms 50
Hot-line interne 50
TOTAL 620
Au minimum 25% de Au minimum 25% de coûtscoûts récurrents annuelsrécurrents annuels … sans compter le coût supplémentaire des versions majeures de l’ERP !
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERP
ERP - Mise en œuvre : LES COUTS (approximatifs et évolutifs)ERP - Mise en œuvre : LES COUTS (approximatifs et évolutifs)
Consultant : entre 600 et 1 000 € / jour (dépend expérience, volume, …) Licence : entre 1 000 et 1 500 € / utilisateur ( + maintenance de +20% / An)
Quelques chiffres (moyenne) de mise en œuvre avec une approche non spécifique et pour une société organisée a minima :
Grandes sociétés : Très variable (500 jours-homme mini) car dépend du nombre de sites, de l’international, du nombre de métiers, de la conduite au changement
Middle market : 100 jours-homme à 300 jours-homme
PME/PMI : 30 jours-homme à 100 jours-homme
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERP
Interfaces Interfaces
Inté
gra
tio
n
As
sis
tan
ce
Mis
e e
n P
rod
uc
tio
n
Spécifiques Spécifiques
Ca
dra
ge
Formation acteurs projet
Formation utilisateurs
Reprise de donnéesReprise de données
Mise en Œuvre du Standard
La
nc
em
en
t
Ate
liers
in
tera
ctif
s
Par
amét
rag
e
Val
idat
ion
Val
idat
ion
Par
amét
rag
e
Itération
Phases estimées ; à réévaluer après cadrage
OptionsIntégrateur
Ate
liers
in
tera
ctif
s
As
sis
tan
ce
po
st-
pro
du
cti
on
ERP
Ré
ce
pti
on
Mise en Oeuvre
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
Exemple planning CRM (diagramme GANTT)Exemple planning CRM (diagramme GANTT)
Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM
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Initiation aux ERPInitiation aux ERP
ERP - Mise en œuvre : acteurs et rôlesERP - Mise en œuvre : acteurs et rôlesMATRICE DE RESPONSABILITES
Réalise (R) Entreprend les travaux concernés (ligne(s) en regard) et rend comptede l’avancement de ceux-ci
Approuve (A) Accord global et final donné à un document ou aux résultats detravaux, décide et est responsable du contrat et du budget
Conseille (C) Conseille, Contrôle de façon restreinte à un domaine de compétencedonné.
Informé (I) Est informé
MOA MOE
MOA CMOA MOE MOE MOE
1. Pilotage projet A,R C R
2. Mise en place environnement technique A,R R A,C R
3. Formation A,I R
4. Développements spécifiques A C R R
5. Paramétrage Siebel I I R A,R
6. Tests A,R R, C R, C R, C
7. Développement des interfaces avec les SI CLIENT I A,R A,R
8. Migration des données I R A,R
9. Mise en production I C A,R