MASTER DATA MANAGEMENT

Grundsten för att nå hållbar effektivtet och datakvalitet

“STUDIER INOM KOSTNADS-EFFEKTIVITET VISAR ATT 15-20%

AV ETT BOLAGS OPERATIVAKOSTNADER SPENDERAS PÅ

AKTIVITETER SOM HÄRSTAMARFRÅN BRISTANDE DATAKVALITET”

Larry English, founder of TIQM -

Total Information Quality Management

VAD ÄR MASTERDATA FÖR DEN HÄR BILEN?

3

INFORMATION VS DATA

Information är data

satt i ett

sammanhang.

Data är obearbetade

byggstenar.

5

- Avbrott i processer

- Långa ledtider

- Inkonsekvens mellan

system

- Frustrerande

slutanvändare

- Felaktig rapportering

- Lång tid för att

integrera verksamheter

TA ITU MED

BEFINTLIGA

UTMANINGAR

REDO FÖR

FRAMTIDEN

ÖKA

VERKSAMHETENS

KONKURRENSKRAFT

- Big data

- Automation

- Serviceorientering

- Internet of things

- Mobilitet

- Molntjänster

- In-memory computing

- Bolagsintegration

- Öka produktivitet och

effektivitet

- Kostnadssänkningar

- Minska komplexitet

- Förbättra riskhantering

- Förbättra efterlevnad

av krav

- Förbättra beslutsstöd

- Snabbare och öka

flexibilitet

01

03

02

VARFÖR

MASTERDATA

MANAGEMENT?

INNEHÅLL

6

VAD ÄR

MASTERDATA

MASTERDATA

MANAGEMENT

GOVERNANCE

OPERATIV MODELL

FÖR MDM

IMPLEMENTATIONS-

PROCESS

MDM TILLÄMPAD FÖR

AUTOMATION &

BESLUTSSTÖD

PIECES OF MDM COMPLEXITY

MDM strategyMDM Operating

Model

Data

ownershipTaxonomy

Integration/

distribution of

MDM

Data cleansing MDM KPI:sMaster data

quality

MDM

governance

Change

Management

Central vs.

local process

Maintenance

cost

Global

attributesProcesses

Continuous

Improvements

Information

architecture

Continuous

improvement

IT support

systemMDM maturity Global roll-out

Roles and

responsibility

Life Cycle

ManagementOrganization

Measure

process

adherence

Compliance

8

Data

Olika typer av data

• Data som är del av

verksamhetens kärna

• Exempel: kund,

produkt,

organisation,

personal

• Data som beskriver

en transaktion i

verksamheten

• Exempel: faktura,

kundorder,

underhållsplan

MasterdataTransaktions

-data

Beslutstöds-

data

• Data vars syfte är att

visa slutsatser och

hjälpa fatta beslut

• Vanligast en

kombination av

transaktioner och

masterdata

9

Masterdata

behöver

få fokus

KRITISK FÖR VERKSAMHETSPROCESSER

ÅTERANVÄNDS I FLERA SYSTEM

KRÄVS FÖR RAPPORTERING

DÅLIG KVALITET LEDER TILL MANUELLT ARBETE

OFULLSTÄNDIG DOKUMENTATION LEDER

TILL DYRA OCH UTDRAGNA PROJEKT

OLIKA KÄLLOR BESTÄMMER VÄRDEN PÅ MASTERDATA

• Verksamhetsrelaterad masterdata

− Input från verksamheten genom beställningar

eller källsystem (möjligen molntjänster,

maskingenererad data, etc).

− Masterdataförändring genererad genom

affärsprocesser.

• System/lösningsrelaterad masterdata

− Krav på specifik datauppsättning i en applikation

för att möjliggöra viss systemfunktionalitet.

− Out-of-the-box datamodell som ställer krav på

masterdataprocesser.

• Organisationsrelaterad masterdata

− Olika organisatoriska enheter kräver viss typ av

masterdata beroende på användning i ett system.

− Lagliga krav (och övriga bestämmelser).

Data

record

ERP

System

PROCUS

PLM

System

INNEHÅLL

11

VAD ÄR

MASTERDATA

MASTERDATA

MANAGEMENT

GOVERNANCE

OPERATIV MODELL

FÖR MDM

IMPLEMENTATIONS-

PROCESS

MDM TILLÄMPAD FÖR

AUTOMATION &

BESLUTSSTÖD

MASTERDATA VS MASTERDATA MANAGEMENT

• Företagsgemensam masterdata är en

tillgång som möjliggör:

− effektiva transaktioner

− beslutsfattning

− förenkla/standardisera

informationslandskapet.

• Masterdata Management (MDM) är

disciplinen kring förvaltning som skapar,

underhåller och säkrar

informationstillgångar.

− MDM etablerar ”enda källan till sanningen”

för verksamhetsprocesser och system.

− MDM är grundpelaren för kunna uppnå

informationsfokus och serviceorientering.

• Verksamheten och IT måste ta gemensamt

ansvar av denna tillgång.

12

RISKER UTAN TYDLIG MASTERDATA MANAGEMENT

•Opålitlig eller felaktig masterdata skadar verksamheten

•Avsaknad av gemensam terminologi mellan affärsenheter

•Problem vid konsolidering av informationVerksamhet

•Flera valbara källor för samma masterdata

•Verksamheten har lågt förtroende till IT pga. låg datakvalitet

•Dyra och långsamma utvecklingsprojektIT

•Multipla och ineffektiva masterdataprocesser

•Motsägelsefull masterdata mellan olika system

•Avsaknad av insikter kring behovet gällande kontinuerligt underhåll som säkerställer hög masterdatakvalitet

Masterdata

13

MASTERDATA MANAGEMENT BESTÅR AV…

14

För att möjliggöra skapande, underhåll, övervakning och för att säkerställa

fullständig masterdata inom och utanför verksamheten

Process Verktyg och system Definitioner av

verksamhetens

information

Organisation, Förvaltning

& Vision

ÖVERGÅNG FRÅN OORGANISERAD MDM TILL STANDARDISERAD MDM

15

Verktyg & system

• Implementering av valideringsregler och begränsningar för kritiska attribut

• Etablering av informationsmallar som stöd för att skapa och uppdatera

• Använda standardrapporter för kontroll av masterdata

• Etablering av arbetsytor för projekt rörande masterdata

Process:

• Etablering av regler och riktlinjer för masterdataobjekt

• Begränsa access till skapa och uppdatera masterdataobjekt

• Utbildning av resurser med behörigheter inom masterdata

• Etablering av mätetal för masterdatakvalitet

Organisation, Förvaltning & Vision:

• Definiera ägarskap över masterdata och förvaltningsstruktur

• Etablering av nätverk mellan nyckelanvändare av masterdata

• Etablering av beslutsforum för masterdata

• Definiera roller inom organisationen med rätt att uppdatera masterdata

Definition av verksamhetens information:

• Kartlätta attribut för masterdata och identifiera deras användning över hela verksamheten

• Definiera datastrukturen för verksamhetens nyckelobjekt

• Bestämma standardnivåer för kvalitet och identifiera avvikelser

• Införa standardmodeller där det är möjligt

Oorg

anis

era

d

Sta

ndard

isera

t

INNEHÅLL

16

VAD ÄR

MASTERDATA

MASTERDATA

MANAGEMENT

GOVERNANCE

OPERATIV MODELL

FÖR MDM

IMPLEMENTATIONS-

PROCESS

MDM TILLÄMPAD FÖR

AUTOMATION &

BESLUTSSTÖD

GARTNER SÄGER…

Governance is about making decisionsGovernance provides the means for an organization to make comprehensive

and balanced decision in the instances where independent groups cannot, or

should not, make them.

Not for the faint of heartGovernance is technically complex, organizationally challenging

and politically sensitive.

VILKEN DATA BEHÖVER GOVERNANCE?

1. Företagsgemensam masterdataGemensamma attribut som delas mellan flera

processområden och flera system.

2. Delad systemdataAttribut som delas mellan flera system men används

av en process eller samma attribut i enskilt system

som används av flera processer.

3. Enskild systemdataAttribut som är lokala i ett system och används av

enbart en process.

PR

IOR

ITET

• Funktion

− Säkerställa att beslut fattas och att rätt

saker blir genomförda

• Vad är det?

− ‘Säkerställa’ i motsats till ”utföra” (utföra är

underhålla, dvs management)

− Hålla samman alla intressenter

− Vad som måste finnas på plats för beslut ska

kunna fattas

− Göra det möjligt att få önskat beteende

GOVERNANCE

ÖVERVÄG ALLT SOM PÅVERKAR DIG OCH

ALLTING SOM DU PÅVERKAR

Data

Verksamhet

Intressent

Konsument

SystemsIntegration

Producent

Processer

• Vilka beslut måste fattas

− Fokusområde / Informationsområde

− Problemställning som måste lösas

• Vem tar besluten− Enhet / Grupp / Forum

− Roller

• Hur besluten fattas− Process / Aktivitet

− Ramverk & Standards

• Identifiera begränsningar− Legala eller annan regelefterlevnad

(compliance)

− Ägare (interna / externa)

NEDBRYTNING AV GOVERNANCE

INNEHÅLL

21

VAD ÄR

MASTERDATA

MASTERDATA

MANAGEMENT

GOVERNANCE

OPERATIV MODELL

FÖR MDM

IMPLEMENTATIONS-

PROCESS

MDM TILLÄMPAD FÖR

AUTOMATION &

BESLUTSSTÖD

Styrande och

stödjande

modeller/dokument

Processer

Vision &

Strategi

Mätetal

Tjänster &

Verktyg

Governance

Organisation

MDM OPERATIV MODELLSÄKERSTÄLLER HÖG MASTERDATAKVALITET ÖVER TIDEN

22

Vision & Strategi

Processer

Organisation

Governance

Tjänster & Verktyg

Mätetal

° Mål & fördelar

° Förändringsfaktorer & Syfte

° Kunder och Intressenter

° Processkartor & beskrivningar

° Checklistor, etc

° ex Arkitekturutveckling

° Roller & positioner

° Organisationstillhörighet

° Central/Federerad/Lokal

° Ägarskap & Beslut

° Forum & Grupper

° Tjänster som utförs, tex MD städning, kvalitetsmätningar..

° Verktyg som används för utförande av tjänst

° KPI:er

° Mognadsanalys

° Identifiera förbättringsområden

Styrande och Stöd

° Verksamhetsstrategier, principer, operativ modell

° Modeller & ramverk

° Standarder

TILLÄMPNING AV DEN OPERATIVA MODELLEN

• Den operativa modellen är en checklista på

områden som behöver går igenom och skapa en

helhet för den nivå man vill tillämpa den på.

− Det går lika bra att tillämpa den på uppbyggnaden

av en hel MDM organisation som att bara

implementera ett visst objekt som tex Kund

• Man ska börja med titta på sin strategi och sen gå

igenom ”blomman” som utgör operativa

modellen.

− Stegvis kommer man hitta luckor som behöver

fyllas, och när man gjort ett helt varv bör det

finnas tillräckligt på plats för att börja nästa varv.

• De viktiga stegen i början är Strategi, Process,

Organisation och Governance.

− Mätetal är något man lägger på när man kommit

en bit på vägen, du måste först hitta vilka

mätetal som främjar ditt mål.

Data

Creation

Data

Storage

Data

Movement

Data

Usage

Data

Retirement

MDMPrinciples

Request an update

Data Quality Control

Register

24

• Svagt fokus på

datakvalitet

• Ingen delad masterdata

• IT-perspektiv på MD

• Data är lokal

• Ingen styrning

• Ingen definierad standard

• Ingen MD-strategi

• Begränsat delad MD för

strategiska applikationer

• Insikt, men ingen strategi

• Verksamhets- eller

funktionellt perspektiv

• Ägandeskap utifrån

organisation eller system

• Vissa standarder, men inte

förankrade

• Processdefinierat

Reaktiv• Avdelningsvisa men också

tvärfunktionella initiativ

• Multipla dataobjekt

• Embryo till centralt MD-

nav

• Etablerade standards för

data

• Distribution av MD via

batch

• Datastrategi definierad

med inte etablerad

• Aktivt ägandeskap av MD

Proaktiv • Verksamhetsövergripande

• Multipla dataobjekt

• Verksamhetsregler,

policies och

datastandarder är

etablerade

• Definierade

kvalitetskrav/nivåer

• MD styrforum etablerade

• Automatiserad MD-

integration

• MD-strategi i linje med

strategiska mål

Kontrollerad• MD styrs som en strategisk

tillång

• MD är realtidsintegrerat

med strategiska

applikationer

• Proaktivt ägandeskap av

MD

• MD-strategi är fullt

tillämpad och stöds på

ledningsnivå

• MD ses som en naturlig del

av verksamhets-

processerna

• Fullt fokus på datakvalitet

Etablerad

MD är

prioriterat

med

helhetssynMD möjlig-

gör ökad

effektivitet/

produktivi-

tetFörbättra

Ingen

vision,

men insikt

kring

problemProblem?

Vilket

problem?

Inledande

FLYTTA ORGANISATIONENS MDM-MOGNAD

DIMENSIONER AV DATAKVALITET

• Datakvalitet kan mätas på flera olika sätt, valet (per masterdata) måste vara kopplat till nyttan

25

• Ett specifikt attribut får inte ha “blankt” som värdeCompleteness

• Uppfyllnad av en serie regler, tex viss data typ ska ha visst format och finnas inom vissa värdenConformity

• Värden ska vara konsekvent baserat på andra objekt eller mellan systemobjektConsistency

• Hur stor grad data korresponderar till “verkligt” värdeAccuracy

• Kravet att en entitet bara finns en gång och har en unik identifierareUniqueness

INNEHÅLL

26

VAD ÄR

MASTERDATA

MASTERDATA

MANAGEMENT

GOVERNANCE

OPERATIV MODELL

FÖR MDM

IMPLEMENTATIONS-

PROCESS

MDM TILLÄMPAD FÖR

AUTOMATION &

BESLUTSSTÖD

EXTERN REKOMMENDATION (MICROSOFT)

• Microsoft rekommenderar följande 11 steg, och påpekar att utan en helhetssyn på underhåll av sin

organisatoriska masterdata kommer man inte att lyckas:

1. Identifiera källor till masterdata

2. Identifiera producenter och konsumenter av masterdata

3. Samla och analysera metadata som bygger upp masterdatan (attributen)

4. Identifiera data stewards

5. Implementera ett program kring masterdataförvaltning och beslutsforum

6. Utveckla masterdatamodellen

7. Välj verktyg

8. Utveckla infrastrukturen

9. Generera och testa masterdata

10. Förändra producerande och konsumerande system

11. Implementera underhållsprocess

27

ÖVERGÅNG FRÅN OORGANISERAD MDM TILL STANDARDISERAD MDM

28

Verktyg & system

• Implementering av valideringsregler och begränsningar för kritiska attribut

• Etablering av informationsmallar som stöd för att skapa och uppdatera

• Använda standardrapporter för kontroll av masterdata

• Etablering av arbetsytor för projekt rörande masterdata

Process:

• Etablering av regler och riktlinjer för masterdataobjekt

• Begränsa access till skapa och uppdatera masterdataobjekt

• Utbildning av resurser med behörigheter inom masterdata

• Etablering av mätetal för masterdatakvalitet

Organisation, Förvaltning & Vision:

• Definiera ägarskap över masterdata och förvaltningsstruktur

• Etablering av nätverk mellan nyckelanvändare av masterdata

• Etablering av beslutsforum för masterdata

• Definiera roller inom organisationen med rätt att uppdatera masterdata

Definition av verksamhetens information:

• Kartlätta attribut för masterdata och identifiera deras användning över hela verksamheten

• Definiera datastrukturen för verksamhetens nyckelobjekt

• Bestämma standardnivåer för kvalitet och identifiera avvikelser

• Införa standardmodeller där det är möjligt

Oorg

anis

era

d

Sta

ndard

isera

t

BÖRJA SMÅTT, PLANERA STORT, VÄX KONTROLLERAT

29

2. UNDERSÖK

• Vad är redan gjort

• Nuvarande MDM organisation/process

• Tidigare & pågående initiativ

3. SÄKRA och DOKUMENTERA

• Policys

• Ägarskap (RASCI & CRUD)

• Processer

• Datastruktur

4. IMPLEMENTERA

• Standardisera processen

• Städa källsystem

• Utbilda

• Följ upp

5. AUTOMATISERA/MONITORERA

• Där det är möjligt/värdefullt

1. DETALJERA och DEFINIERA MDM STRATEGIN

• Definiera övergripande syfte och mål

• Fördelar med MDM, vision, målbild

BÖRJA SMÅTT

• Iterera cykeln flera gånger för att

behålla fokus och hastighet

INITIATION OF MDM WORK

As-Is and Concerns To-Be and GapsIdentify and

prioritize activities

Implementation plan and

methodology

• Identify and analyze

pain-points

• Identify and understand

current situation and MD

requirements

• Maturity assessment

• What are our goals, what

do we want to achieve?

• What MD measures are

needed to make sure the

projects can deliver?

• Gaps: As-is versus to-be?

• How to close the gaps?

• In which order?

• Any quick wins?

• Which are the most

urgent areas that need

prioritization?

• Implementation plan

• Methodology, approach

and forums

• Activity plan: quick wins

• Secure buy-in from all

stakeholders

Impact

Time Time

Activities

31

• Svagt fokus på

datakvalitet

• Ingen delad masterdata

• IT-perspektiv på MD

• Data är lokal

• Ingen styrning

• Ingen definierad standard

• Ingen MD-strategi

• Begränsat delad MD för

strategiska applikationer

• Insikt, men ingen strategi

• Verksamhets- eller

funktionellt perspektiv

• Ägandeskap utifrån

organisation eller system

• Vissa standarder, men inte

förankrade

• Processdefinierat

Reaktiv• Avdelningsvisa men också

tvärfunktionella initiativ

• Multipla dataobjekt

• Embryo till centralt MD-

nav

• Etablerade standards för

data

• Distribution av MD via

batch

• Datastrategi definierad

med inte etablerad

• Aktivt ägandeskap av MD

Proaktiv • Verksamhetsövergripande

• Multipla dataobjekt

• Verksamhetsregler,

policies och

datastandarder är

etablerade

• Definierade

kvalitetskrav/nivåer

• MD styrforum etablerade

• Automatiserad MD-

integration

• MD-strategi i linje med

strategiska mål

Kontrollerad• MD styrs som en strategisk

tillång

• MD är realtidsintegrerat

med strategiska

applikationer

• Proaktivt ägandeskap av

MD

• MD-strategi är fullt

tillämpad och stöds på

ledningsnivå

• MD ses som en naturlig del

av verksamhets-

processerna

• Fullt fokus på datakvalitet

Etablerad

MD är

prioriterat

med

helhetssynMD möjlig-

gör ökad

effektivitet/

produktivi-

tetFörbättra

Ingen

vision,

men insikt

kring

problemProblem?

Vilket

problem?

Inledande

FLYTTA ORGANISATIONENS MDM-MOGNAD

Fas 1

Fas 2

• Det finns många olika namn på roller som bör vara

inblandade i förvaltning av masterdata:

− Sponsor

− Projektledare

− Arkitekter (MDM, Verksamhet & IT)

− Utvecklare

− MDM ambassadörer/koordinatorer

− Registeransvariga, etc

• Processen kring masterdata management och

säkring av masterdatakvalitet är väsentlig för:

− Underhålla hög datakvalitet över tiden

− Tydliggöra för intressenter hur man beställer,

kontrollerar och uppdaterar masterdata

− Kontinuerligt förbättrar datakvaliteten genom att

förändra felet vid grundorsaken

EXEMPEL PÅ ROLLER

32

Financier

Ambassadors

MDM Cooridinator

Information Architect

Enterprise Architect

System Owner

Information Owner

Service Owner

Data Steward

INNEHÅLL

33

VAD ÄR

MASTERDATA

MASTERDATA

MANAGEMENT

GOVERNANCE

OPERATIV MODELL

FÖR MDM

IMPLEMENTATIONS-

PROCESS

MDM TILLÄMPAD FÖR

AUTOMATION &

BESLUTSSTÖD

Kund & Leverantör

Produkt/kostnad/priser

Tillgångar

Finansstruktur

Stora datavolymer

Frekventa & stabila processer

Värdeökande för verksamheten

Standiserade regler

När automatiseras?

NÄR OCH VAD SKA AUTOMATISERAS – MASTERDATA EXEMPEL

Automatisering av validering och

skapande av masterdata

Vad ska automatiseras?

MASTERDATA MÖJLIGGÖR FRIKTIONSFRIA TRANSAKTIONERINKÖPSPROCESSEN KAN AUTOMATISERAS MED STÖD FRÅN MASTERDATA

Material Master

Vendor Master

Quota

ArrangementSource list

Contracts

Purchasing

Info record

Purchase

RequisitionPurchase

RequisitionPurchase

Requisition

Purchase

RequisitionPurchase

RequisitionPurchase

Order

Purchase

RequisitionPurchase

RequisitionGoods

Reciept

Purchase

RequisitionPurchase

RequisitionInvoice

Verification

Purchase

RequisitionPurchase

RequisitionPurchase

Requisition

Purchase

RequisitionPurchase

RequisitionPurchase

Order

Purchase

RequisitionPurchase

RequisitionGoods

Reciept

Purchase

RequisitionPurchase

RequisitionPurchase

Requisition

Purchase

RequisitionPurchase

RequisitionPurchase

Order

Material number

Procurement type

…

Conditions

Item category

…

Financial posting

Goods issue

…

PO–GR–IV match

Accounting doc

…

Vendor number

Sourcing data

…

Subcontracting

Payment terms

…

GR based IV

Tolerance limits

…

Purchasing data

Partner functions

…

EXEMPEL PÅ DÅLIGT IMPLEMENTERED MASTERDATA MANAGEMENT

• Vid arbete av beslutsstöd är ett vanligt fall att man implementerar referensmatriser som del av ETL

från källsystem till någon del av beslutsstödet.

• Implementation i regel styrd via IT med lågt deltagande av verksamheten. Säkrar enbart rapportering

men även det genom manuellt arbete.

36

STAG

ING

AREA

STAGING

DATABASE

BI FRO

NT E

ND

DATA W

AREH

OU

SE A

REA DATA

VIEWS

DATA

VIEWS

DATA

VIEWS

SO

URCE S

YSTEM

S ERP

eSHOP

PLM

DATA

MAPPING

TABLE

MASTER

DATA

BLUEPRINT

GEMENSAMMA DIMENSIONER ENBART I RAPPORTERING, MANUELL MAPPNING AV MASTERDATA

EXEMPEL PÅ LYCKAD IMPLEMENTATION AV MASTERDATA MANAGEMENT

• Masterdata blueprint blir en del av hur verksamheten styr masterdatan i alla relevanta källsystem.

• Ger ökad verksamhetseffektivitet i transaktioner, minskat manuellt arbete och bättre datakvalitet

direkt i källorna. Förbereder att kunna implementera MDM verktyg för framtida effektivisering.

37

STAG

ING

AREA

STAGING

DATABASE

BI FRO

NT E

ND

DATA W

AREH

OU

SE A

REA DATA

VIEWS

DATA

VIEWS

DATA

VIEWS

SO

URCE S

YSTEM

S ERP

eSHOP

PLM

MASTER

DATA

BLUEPRINT

ÖKAD VERKSAMHETSEFFEKTIVITET, MINDRE MANUELLT ARBETE, HÖGRE DATAKVALITET MED RÄTT MASTERDATA

38

BUSINESS + IT

ANCHORING

CLEAR

GOVERNANCE

THINK BIG,

START SMALL

THREE SUCCESS FACTORS

for realization

PÅ ÅTERSEENDE!

Frågor, funderingar, djupdykningar:

Tobias NilssonMail: tobias.nilsson@acando.com

Telefon: 073-0825533

39

40